Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh chương 5 PGS TS đoàn thị hồng vân

Chương 5
KỸ NĂNG VIẾT
PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN


NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
• Cách viết các thư tín trong kinh doanh.
• Cách viết các báo cáo.
• Cách viết các tài liệu hướng dẫn.


5.1. Viết và sự cần thiết phải có
kỹ năng viết tốt
• Viết, theo nghĩa đen, là tạo thành chữ
bằng những nét vạch ra (Nguyễn Lân, Từ
điển Từ và Ngữ Việt Nam, tr. 2025). Viết
là dùng chữ để nói lên ý kiến của mình
trên giấy/ trên máy, trên màn hình,… để
người đọc hiểu được mình muốn gì? Cần
gì?
• Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan
trọng.


Tầm quan trọng của kỹ năng viết:
Sản phẩm của viết là văn. Văn chính là
người. Đọc một bài viết của bạn, dù là
một bài văn, một bài báo, một bức thư,
một bản báo cáo hay kế hoạch, một thông
báo hay tài liệu hướng dẫn,… người đọc
có trình độ, tinh tế sẽ đốn biết được bạn

là ai? Trình độ ra sao? Những điều bạn
viết ra có đáng tin cậy khơng? Có nên làm
theo không?


Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):
• Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được
sự cảm tình của cấp trên, của người có
quyền tiếp nhận và sắp xếp cơng việc
cho bạn(xem tr.150-151).
• Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt
qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150).
• Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và
giữ được khách hàng (xem tr.151-152).


Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):
Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao
tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong
các trường hợp sau:
• Thơng tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng
trong tương lai (Các báo cáo, các đề án, kế hoạch,
thơng báo,…).
• Thơng tin (các hợp đồng, bản ghi nhớ, thoả thuận, các
thư thương mại, bản hướng dẫn,…) cần được lưu giữ
để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát cơng việc và
giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này.
• Thơng tin cần được kiểm sốt chính xác ngày giờ, địa
điểm nhận được thông tin (các thông báo, tài liệu hướng
dẫn,…).

• Các thơng tin cần giữ bí mật (các số liệu, tài liệu,…)…


Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):
• Hãy ln nhớ những gì bạn viết ra là
hình ảnh của chính bạn, nên khi viết bạn
phải hết sức cẩn thận, cần nắm vững và
vận dụng tốt nguyên tắc 7C (Clear,
Concise, Correct, Complete, Consistency,
Courteous và Cautious) đã được trình bày
ở chương 2.


Kết cấu một bài viết:
• Phần I (Mở bài): nêu vấn đề, xác định rõ mục
đích, lý do viết bài và các câu hỏi cần được giải
quyết.
• Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải
quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy
những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bình
luận về những luận điểm đó.
• Phần III (Kết luận): Tóm tắt những luận điểm đã
được trình bày ở phần II và trả lời cho những
câu hỏi đã được đặt ra ở phần I.


Các bước để thực hiện một bài viết:
• Phân tích người đọc/ người sử dụng bài
viết, xác định rõ mục tiêu họ đến với bài
viết, họ cần gì, muốn gì, bài viết có thể

giúp ích được gì cho họ.
• Xác định rõ mục tiêu bài viết. Trên cơ sở
xác định được người đọc, cần xác định
mục tiêu, chiến lược viết bài và gắn kết ba
yếu tố này với nhau.


Các bước để thực hiện một bài viết(tt):
• Phác thảo bài viết: Thu thập tài liệu,
chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương
chi tiết, viết bản thảo.
• Rà sốt và kiểm tra bản thảo: đọc lại bản
thảo thật kỹ, tốt hơn hết là nhờ người có
trình độ cao hơn đọc hộ, phát hiện những
sai sót, thiếu hụt, trên cơ sở đó tiến hành
sửa chữa, bổ sung, hồn thiện lại bài viết.
• Hồn chỉnh bài viết và phát hành/ gửi đến
người đọc.


5.2. Cách viết các thư tín
trong kinh doanh.
• Thư, theo nghĩa đen, là giấy của một người gửi
cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình
cảm của mình (Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ
Việt Nam, tr.1779).
• Malcolm Forbes, Chủ tịch và Tổng biên tập của
Tạp chí Forbes đã nói: “Một bức thư tốt có thể
giúp bạn có được vị trí làm việc ưng ý, giúp bạn
thốt khỏi những cạm bẫy đen tối, mang lại bạc

tiền, của cải cho bạn. Thật là dại dột, nếu ai đó
đã tự vứt đi cơ hội của mình bằng cách viết một
bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ”.


Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
(Business Mail Writing Process –
BizMailWP).
Quy trình 5D:
• Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được
mục đích (Determing the End(s) and the Means).
• Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên
quan (Defining the Reader and the Situation).
• Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the
Message).
• Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai
sót (Detecting Deficiencies).
• Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the
Message).


Bước 1: Xác định mục đích và
cách đạt được mục đích.
• Trước khi viết một bức thư, bức điện hay
một thông báo,… bạn cần phải xác định
rõ: bạn viết văn bản này để làm gì? Hay
nói cách khác, phải xác định rõ: mục đích
của việc mình làm.
• Khi đã xác định được rõ mục đích, thì bạn
dễ dàng lựa chọn được thể loại thư, giọng

văn, mạch văn và phương tiện thể hiện
thích hợp.


Bước 2: Xác định người đọc
và bối cảnh có liên quan.
Công việc hết sức quan trọng là phải xác định rõ:
• Người đọc của bạn là ai? (Xác định được tiểu
sử của người đó thì càng tốt).
• Trình độ văn hố, ngoại ngữ, chính trị - xã hội,
pháp luật,… của họ ra sao?
• Đặc biệt trình độ chun mơn có liên quan đến
lĩnh vực bạn viết thư, điện, thông báo như thế
nào?
• Những mối quan tâm, kỳ vọng của họ đối với
lĩnh vực bạn viết thư tín, thơng báo…?
• Bạn mong muốn gì từ người đọc, sau khi họ đã
đọc xong bức thư/ điện/ thông báo của bạn?


Bước 2: Xác định người đọc
và bối cảnh có liên quan (tt).
• Khi xác định được người đọc, bạn hãy đừng quên
xem xét bối cảnh diễn ra sự kiện (Thời điểm, tình
hình kinh tế, chính trị - xã hội,… vào thời điểm ấy)
và chọn cách xưng hơ phù hợp.
• Chú ý: Nếu có nhiều người đọc thì bạn càng phải
cẩn trọng hơn, ngay cả khi xếp thứ tự tên và địa chỉ
của người nhận bạn cũng phải lưu tâm đến thứ
hạng, cấp bậc, địa vị của họ. Nếu sai sót, bạn có

thể làm mất lịng một số người và điều đó sẽ gây
bất lợi cho bạn.
• Hãy ln nhớ: khả năng thành công trong giao tiếp
tỷ lệ thuận với mức độ hiểu biết về đối tác của bạn.
Vì vậy, càng hiểu biết sâu sắc, đầy đủ về người
đọc càng tốt.


Bước 3: Viết bản thảo.
• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề: trong phần này cần
nêu rõ mục đích, lý do viết thư, nêu các câu hỏi mà bạn
đang muốn cùng người đọc tìm lời giải đáp.
• Phần thân bài: đây là phần dài nhất, quan trọng nhất
của bức thư. Trong phần này, bạn hãy dùng những lý lẽ,
lập luận, những số liệu, tài liệu, sự kiện, hiện tượng,…
để chứng minh cho những luận cứ của mình và thuyết
phục người đọc làm theo ý mình. Để bức thư có chất
lượng tốt, mang lại hiệu quả cao, bạn có thể sử dụng
chiến lược GIRO để trình bày bức thư
• Phần kết luận: Tóm tắt lại những luận điểm đã được
trình bày ở phần thân bài; Nhấn mạnh những vấn đề
mong muốn được giải đáp; Cám ơn, hứa hẹn, cam kết,
kính chào,…


Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những
thiếu hụt, sai sót và sửa chữa lại.
Sau khi viết xong bản thảo, cần đọc, kiểm tra
kỹ lưỡng từng chữ để phát hiện những thiếu
hụt, sai sót và sửa chữa lại. Hãy nhớ: đây là

công việc rất quan trọng, không thể thiếu. Gary
Blake, một chun gia nổi tiếng về thư tín, đã
từng nói: Trong viết thư, nếu khơng kiểm tra kỹ,
bạn có thể mắc phải những sai lầm, thiếu sót
đáng tiếc, gây cho bạn nhiều điều khó xử. Nếu
những sai sót ấy là nhẹ, nó có thể làm cho bạn
phải lúng túng, bối rối vì bị đối tác hiểu lầm, cịn
những sai sót nặng có thể làm cho bạn phải mất
thời gian, tiền bạc, cơ hội kinh doanh, thậm chí
làm đổ vỡ cả uy tín của cơng ty và chính bạn.
(Những lỗi cần sửa, xem tr.159)


Bước 5: Phát hành bức thư.
• Bức thư đã hồn thành, trước khi đóng
dấu, dán phong bì (đối với thư truyền
thống) hoặc nhấn nút “send” (đối với thư
điện tử) hãy nhìn lại một lần nữa xem bức
thư đã được ký chưa? Đã điền ngày,
tháng năm đầy đủ chưa? Tài liệu gửi kèm
theo đã sẵn sàng chưa?... Nếu mọi việc
đã sẵn sàng, đầy đủ hãy phát hành (gửi)
bức thư.


Chiến thuật GIRO.
• Gaining attention (Tạo sự chú ý).
• Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/
Khơi nguồn khát vọng).
• Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn,

trở ngại).
• Orchestrating action (Lên kế hoạch).
(xem chi tiết tr. 160-164)


Những điểm cần lưu ý
khi sử dụng chiến thuật GIRO
• Ln giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa hão,
nói bừa.
• Biết cách thu hút người đọc nhưng khơng phóng
đại q mức, khơng nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn.
• Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy
sức thuyết phục, nhưng khơng áp đặt, dồn ép
đối tác.
• Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học,
hợp lý thì mới có sức thuyết phục.
• Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc,
văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân) đến cách
viết thư.


Ngun tắc STARS.
•
•
•
•
•

S – Specific (Chính xác, cụ thể).
T – Thoughtful (Cẩn trọng).

A – Affirmative (Khẳng định, quả quyết).
R – Respectful (Kính trọng).
S – Simple (Đơn giản).
(xem tr. 164 – 172)


Cách trình bày thư tín trong kinh doanh.

(xem tr. 172- 183)


5.3. Cách viết các báo cáo.
Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản
thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn
Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, tr.92).
Còn với các nhà quản trị thì báo cáo là
một loại văn bản mà họ phải thường
xuyên bận rộn để viết ra nó trong suốt q
trình làm việc của mình. Nói cách khác,
viết báo cáo là một phần không thể thiếu
trong cuộc đời làm việc của các nhà quản
trị.


Các loại báo cáo:
– Báo cáo tính khả thi.
– Báo cáo quá trình phát triển.
– Các đề án.
(xem tr. 185-186)

Quy trình viết đề án (PropWP – The
Proposal Writing Process).
Theo tác giả J.E. Lisa Meyer, PropWP gồm 8
bước :
– Phân tích yêu cầu đối với đề án
(Analyse the RFP).
– Tiến hành nghiên cứu (Do research).
– Thiết kế mẫu thử (đối với đề án khoa
học kỹ thuật) hoặc lập đề cương (đối với
khoa học xã hội) (Design prototype).