tiểu luận kế toán quản trị

1. Tổ chức văn phòng và chức năng văn phòng.
Văn phòng trong một tổ chức là trung tâm thông tin và quản trị.
Những chức năng chung nhất trong văn phòng là mua hàng, nhân sự, quản lý chung,
tài chính, bán hàng và marketing.

1.1 Chức năng văn phòng.
Có một số lĩnh vực và chức năng đượcđiều hành và quản lý trong phạm vi doanh
nghiệp. Ví dụ như trụ sở chính của một ngành sản xuất, bán lẻ hay kinh doanh dịch
vụ có thể bao gồm những lĩnh vực sau.
* Mua hàng
* Nhân sự
* Quản lý chung
* Tài chính
* Bán hàng và chiêu thị.
Cho dù một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hay bán những sản phẩmđã mua hàng
cũng là một chức năng lớn, hoặc là mua nguyên vật liệu về sản xuất hoặc là mua sản
phẩm hoàn thànhđể bán lại. Chức năng của bộ phận mua hàng sẽđảm bảo rằng doanh
nghiệp sẽ mua hàng từ nhà cung cấp với giá cả, dịch vụ, thời gian giao hàng và chất
lượng tốt nhất. Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệmđảm bảo rằng chỉ có những sự
mua
hàng
cần
thiết
làđược
thực
hiện
bởi
doanh
nghiệp.
Bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng một số lượngđáng kể nhân viên đều có chức năng
nhân sự hay như trong những doanh nghiệp lớn hơn thường gọiđó là nguồn nhân lực.

Bộ phận này của văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về tuyển dụng và sa thải nhân viên,
đào tạo nhân viên và vì lợiích chung của nhân viên.
Chức năng quản lý chung nói chung là rất rộng nhưng có thể bao gồm hỗ trợ thư ký,
đối phó với những truy vấn qua điện thoại và sắp xếp vấnđề như là cho thuê bấtđộng
sản.
Chức năng tài chính cũng rất rộng. Hằng ngày bộ phận kế toán phải gửi hóađơn tới
khách hàng, nhận hóađơn từ nhà cung cấp, thanh toán cho nhà cung cấp, nhận tiền từ
khách hàng và những khoản thanh toán khác như là mua tài sản dài hạn và thanh toán
cho công nhân. Ở cấpđộ quản lý cao hơn trong chức năng kế toán có thể chịu trách
nhiệm về quản lý số dư tiền mặt và nguồn tài chính chung của tổ chức.
Bộ phận bán hàng và marketing sẽ chịu trách nhiệm vềđặt hàng, quảng cáo, nhân
viên bán hàng.
1.2 Sơđồ tổ chức.
Sơ đồ tổ chức là một cách truyền thống để mô tả những vai trò khác nhau và mối quan hệ
của cơ cấu chính thức. Đó là một cách đơn giản hóa và chuẩn hóa thể hiện qua:
a, Các bộ phận trong tổ chức và cách chúng liên quan với nhau.
b, Thông tin liên lạc chính thức và các kênh báo cáo.


c, Cấu trúc của cơ quan, trách nhiệm và đoàn đại biểu.
d, Bất cứ vấn đề nào trong các bộ phận, như là đường dây thông tin liên lạc quá dài, thiếu
sự phối hợp giữa các đơn vị hoặc không rõ ràng giữa các lĩnh vực của cơ quan.
Các hình thức phổ biến nhất của sơ đồ tổ chức là sơ đồ theo chiều dọc, minh họa sự sắp
xếp từ trên xuống dưới qua các cấp độ khác nhau, và hình dạng kim tự tháp của nhiều tổ
chức. Có thể có nhiều loại hình tổ chức, tuy nhiên được mô tả theo nhiều cách khác nhau.
Một ví dụ đơn giản dưới đây là một công ty nhỏ có chức năng nhân sự thuộc quản lý
chung:
Hội đồng quản trị

Bán hàng và

marketing

Tài chính

Tài chính

Tài chính

Tài chính


1.3 Tổ chức theo chức năng
Cơ quan chức năng liên quan đến việc thành lập bộ phận cho những người làm công
việc tương tự nhau. Chức năng chính trong một công ty sản xuất có thể là sản xuất,
bán hàng, tài chính và quản lý chung. Bộ phận tiếp thị có thể bán, phân phối và lưu
kho.

Giám đốcđiều hành

GĐ sản xuất

Quan lý bán
hàng

GĐ
marketing

QL quảng
cáo

GĐ tài chính

QL nghiên cứu thị
trường

GĐ kỹ thuật

kế toán quản
lý

GĐ nhân sự

Kế toán tài
chính

1.4: Geographical departmentation: ( ngành theo địa lý )
Where the organisation is structured according to geographic area, some authority is retained
at Head Office but day-to-day operatons are handled on aterritorial basis. Many sales
departments are organization territorially.
→ Trường hợp tổ chức được cấu trúc theo khu vực địa lý, một số cơ quan được lưu giữ
tại trụ sở nhưng hoạt động thường ngày được xử lý trên cơ sở lãnh thổ. Nhiều bộ
phận bán hàng là tổ chức lãnh thổ.
1.5: Product/brand departmentation: (Ngành sản phẩm/thương hiệu )
Some organisations group activities on the basis of products or product lines. Some
functional departmentation remains but a divisional manager is given responsibility for the
product or product line, with authority over personnel of different functions.
→ Một số hoạt động của nhóm tổ chức trên cơ sở các sản phẩm hay dòng sản phẩm. Một
số ngành chức năng vẫn còn nhưng một người quản lý phòng ban được giao trách
nhiệm cho các dòng sản phẩm hoặc sản phẩm, có quyền lực đối với nhân viên của các
chức năng khác nhau.

1.6: Centralisation/decentralization: ( tập trung/ phân cấp )
In many organisation, administrative functions are carried out at head office as much as
possible. When this is the case, the administration function is said to be centralized.
→ Trong nhiều tổ chức, chức năng hành chính được thực hiện tại trụ sở chính càng
nhiều càng tốt. Khi điều này là trường hợp, chức năng quản lý được cho là tập trung.


A centralised administration department involves as many administrative tasks as possible
being carried out at a single location, such as head office.
→ Một bộ phận quản lý tập trung bao gồm nhiều công việc hành chính có thể được thực
hiện tại một địa điểm duy nhất, chẳng hạn như trụ sở chính.
When administrative tasks are carried out at various separate locations, the administrations,
the administration function is said to be de-centralised. This may be appropriate when there
is a large geographical spread between local offices or where substantially different activities
are performed in separate locations.
→ Khi công việc hành chính được thực hiện tại các địa điểm riêng biệt khác nhau, chính
quyền, chức năng quản lý được cho là được tập trung. Điều này có thể thích hợp khi
có một lây lan địa lý rộng lớn giữa các văn phòng địa phương hoặc nơi hoạt động
khác nhau đáng kể được thực hiện tại các địa điểm riêng biệt.

2. Policy manual:
.
⇒ Một hướng dẫn chính sách cần giúp đỡ để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên
làm theo thủ tục và thực hành tốt nhất.
⇒ Như bạn sẽ bắt đầu nhận ra trong bất kỳ doanh nghiệp có kích thước hợp lý sẽ
có rất nhiều giao dịch khác nhau và vai trò được thực hiện bởi những người
khác nhau trong tổ chức. Như với bất kỳ tổ chức nào, để cho công tác quản lý để
giữ quyền kiểm soát các hoạt động sẽ phải có một số hình thức quy tắc và thủ
tục
⇒ Trong tổ chức nhỏ, nơi chỉ có một số ít các cá nhân có tham gia vào các giao

dịch của các thủ tục kinh doanh như vậy và thực hành tốt nhất có thể được
truyền bằng miệng bởi quản lý. Tuy nhiên trong các tổ chức lớn, nơi có rất nhiều
người thực hiện chức năng có thể tại một số vị trí địa lý khác nhau sau đó một
thủ tục chính thức hơn là cần thiết để đảm bảo rằng các chính xác.
⇒ Điều này thường có dạng của một chính sáchhướng dẫn mà sẽ đặt ra các thủ tục
cần thiết cho tất cả các chức năng khác nhau và chính sáchhướng dẫn nên luôn
luôn sẵn sàng cho việc tham khảo dễ dàng.
⇒ Mặc dù một chính sáchhướng dẫn là được khuyến cáo như là một hình thức
kiểm soát các hoạt động của nhân viên chăm sóc phải được thực hiện nghiêm
ngặt đó là tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc không tạo ra sự cứng nhắc và trong
các trường hợp có nghi ngờ một thành viên cao cấp nhiều nhân viên nên được tư
vấn.


3.Các kiểu giao dịch chính của một doanh nghiệp:
Các loại chính của giao dịch mà hầu hết các doanh nghiệp tham gia vào là bán hàng,
mua hàng, thanh toán chi phí, trả tiền nhân viên và mua tài sản dài hạn.
Nó đã được đề cập trước đó rằng kinh doanh có đủ hình dạng và hình thức tuy nhiên
sẽ có một số loại giao dịch này sẽ được phổ biến với hầu hết các doanh nghiệp:
• Việc bán hàng
• Phải trả nhân viên
• Việc mua hàng
• Mua tài sản dài hạn
• Thanh toán chi phí


•

Cho mỗi chức năng, chúng ta sẽ xem xét các nhân sự chủ chốt bao
gồm khởi xướng, xử lý và hoàn thành các giao dịch.

• 3.1. Việc bán hàng
•
• Trong một tổ chức bán lẻ được thực hiện trên sàn cửa hàng. Tuy
nhiên trong một tổ chức sản xuất thường có một bộ phận bán
hàng và tiếp thị có trách nhiệm là để tiếp thị sản phẩm của tổ chức
và nhận đơn đặt hàng từ khách hàng . Hàng ngày trách nhiệm nhận
đơn dặt hàng sẽ là của các nhân viên bán hàng nam nữ, điều này
có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc có thể là thông qua
chuyến thăm cá nhân cho khách hàng.
• Nếu bán được thực hiện cho một khách hàng hiện tại, khách hàng
được cung cấp mà không vượt quá dư nợ tín dụng của họ sau đó
các thủ tục sẽ được cho những người bán hàng để có chi tiết về
trình tự, chuyển qua những chi tiết cho bộ phận cửa hàng cho mau
lẹ và bộ phận kế toán cho hóa đơn của khách hàng.
• Tuy nhiên nếu bán cho một khách hàng mới thì một cấp cao hơn
của quản lý sẽ phải được tham gia bởi vì nếu bán được trên tín
dụng, tình trạng tín dụng của khách hàng mới phải được xác định
và ra quyết định có hay không bán hàng về tín dụng nên được thực
hiện cho khách hàng này.
• Một khi hàng hoá đã được gửi cho khách hàng, trách nhiệm sau đó
để bộ phận kế toán kế toán cho hóa đơn của khách hàng đối với
hàng hóa và đảm bảo rằng nhận được thanh toán.
• 3.2 Mua hàng
•
Việc mua ban đầu sẽ được bắt đầu bởi một trong hai bộ phận thu
mua hoặc các cửa hàng bách hóa. Nhu cầu mua nhiều hàng hoá
hơn sẽ được thông qua, ví dụ, người quản lý cửa hàng nhận ra
rằng một mục hàng tồn kho đang ở mức thấp. Sau đó, ông sẽ hoàn
thành việc trưng mua mà phải được ủy quyền và sau đó là bộ phận
thu mua sẽ xác định nhà cung cấp phù hợp nhất trên cơ sở các gía,

giao hàng, chất lượng. Một đơn hàng mới được đặt bởi bộ phận thu
mua và các cửa hàng bách hóa thường sẽ nhận được hàng.
• Sau này, trách nhiệm đi đến phòng kế toán và sẽ chờ đợi sự xuất
hiện của hóa đơn đối với hàng hóa từ các nhà cung cấp, sẽ kiểm tra
xem hóa đơn là chính xác và đối với hàng hóa có trong thực tế
được nhận và sau đó vào một lúc thích hợp trả số tiền đến hạn cho
nhà cung cấp.
• 3.3. Thanh toán chi phí
•


•

•

•
•

•

•
•

•

•

các tổ chức sẽ phải chịu chi phí nhiều như tiền thuê nhà và thuế
địa phương, bảo hiểm, hóa đơn điện thoại, hóa đơn năng lượng, chi
phí quảng cáo… Trong một số trường hợp này sẽ được phát sinh

bởi một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp chẳng hạn như bộ phận
tiếp thị vào đầu tư trong các chiến dịch quảng cáo hoặc nhận được
hóa đơn điện thoại sẽ là một phần của quản lý chung của kinh
doanh.
Khi nhận được hóa đơn các chi phí họ sẽ được chuyển đến bộ phận
kế toán sẽ kiểm tra xem các chi phí đã phát sinh hoặc là hợp lý và
sau đó sẽ xử lý các chi phí để thanh toán.
3.4. Phải trả nhân viên
Hàng tuần hoặc hàng tháng người lao động của doanh nghiệp phải
được trả lương.Về quá trình này xảy ra có rất nhiều sự tính toán
được thực hiện và rất nhiều thủ tục giấy tờ để được điền vào.
Trong doanh nghiệp lớn hơn sẽ có bộ phận lương đối phó với
điều này nếu không nó sẽ là trách nhiệm của nhân viên biên chế
trong các bộ phận kế toán.
Bộ phận lương sẽ xác định tổng tiền lương phải trả cho mỗi nhân
viên, căn cứ vào một loạt sự sắp xếp thù lao khác nhau, và sau đó
sẽ tính toán theo luật và các khoản khấu trừ được trừ và sau đó sẽ
tính toán được tiền lương ròng đến hạn cho người lao động. cuối
cùng bộ phận lương sau đó phải tổ chức các phương thức thanh
toán cho người lao động.
3.5. Mua tài sản dài hạn
Theo thời gian doanh nghiệp sẽ cần phải mua tài sản dài hạn. Đây
là những tài sản được sử dụng trong kinh doanh cho trung và dài
hạn chứ không phải là mua để bán lại. Điều này sẽ bao gồm các
hạng mục như máy móc, xe hơi, thiết bị máy tính, văn phòng Đồ
nội thất…
Để cho việc mua bán tài sản dài hạn được đưa vào hoạt động quản
lý của các bộ phận các tài sản trước hết phải điền vào tiêu chuẩn
mua. Vì hầu hết tài sản dài hạn tương đối đắt tiền này có thể sẽ
phải được ủy quyền bởi quản lý cấp cao hơn. Một việc trưng dụng

đã được ủy quyền thì bộ phận thu mua sau đó sẽ tìm các nhà cung
cấp thích hợp nhất cho tài sản.
Một khi các đơn đặt hàng đã được đặt các chi tiết sau đó sẽ được
thông qua với bộ phận kế toán mà sau đó sẽ xử lý và thanh toán
hóa đơn khi nhận được đơn. Nó sẽ là cần thiết để xác minh hay
kiểm tra xem nhân viên và số tiền trả có hợp lý trong quá trình này,
điều này được đề cập trong phần sau.


•
•
•

•

•
•

•

•

4. Kiểm soát các giao dịch
Để quản lý kiểm soát các giao dịch của kinh doanh thì phải có một
hệ thống ủy quyền giao dịch tại chỗ.
Như bạn có thể nhận thấy trong phần cuối bất kỳ giao dịch mà bạn
kinh doanh có liên quan đến sẽ có xu hướng liên quan đến một số
những người khác nhau trong tổ chức. Bạn cũng sẽ nhận thấy các
yêu cầu về giao dịch được ủy quyền.
Việc quản lý hợp lý một doanh nghiệp lớn không thể có thời gian

để cá nhân được tham gia vào tất cả các giao dịch của kinh doanh.
Tuy nhiên, để giữ quyền kiểm soát các nguồn thu nhập của doanh
nghiệp và các chi phí kinh doanh phải gánh chịu những điều quan
trọng là các giao dịch được ủy quyền bởi một thành viên có trách
nhiệm của đội ngũ quản lý .
Đặc biệt là quản lý phải có quyền kiểm soát các lĩnh vực sau:
(a)Bán hàng về tín dụng thực hiện cho khách hàng mới. Nếu việc
bán hàng được thực hiện về tín dụng hàng hoá được gửi đi với lời
hứa từ khách hàng phải trả trong tương lai do đó việc quản lý
doanh nghiệp phải được chắc chắn như họ có thể là khách hàng
mới này có thể và sẽ, thanh toán hàng hóa .Điều này có nghĩa rằng
người kiểm soát tín dụng phải hài lòng rằng khách hàng mới có
một tín dụng tốt và là khá chắc chắn để trả cho các hàng hoá.
(b) Mua hàng hóa hoặc tài sản dài hạn và thanh toán các chi phí.
Đây là tiền đi ra khỏi doanh nghiệp do đó nó phải là những chi phí
cần thiết và hợp lệ để một quản lý phải ủy quyền.
(c) Một trong những khoản thanh toán lớn nhất được thực hiện bởi
hầu hết các tổ chức là các hóa đơn tiền lương cho người lao động.
Điều quan trọng là chỉ có nhân viên chân thật được trả tiền cho các
giờ thực tế mà họ đã làm việc do sự cho phép trả lương là điều
quan trọng trong mỗi tổ chức.
•

5.Nguyên tắc nền tảng của ghi sổ kép

Nguyên tắc nền tảng của ghi sổ kép là cho tất cả các mục nợ nó
phải được tương ứng với một mục tín dụng.
•
Ghi mục nợ vào sổ cái là tăng Tài Sản hoặc Chi Phí và giảm Nợ
và Thu Nhập.

•
Ghi mục có vào sổ cái là tăng Nợ phải trả và Thu Nhập đồng
thời giảm Tài Sản và Chi Phí.
•
Trong các chương sau chúng ta sẽ được giải quyết với các mục
kế toán Nguyên vật liệu, lao động, tiền lương. Vì vậy, trong
chương này chúng ta nhắc nhở mình về nguyên tắc nền tảng ghi sổ
•


kép và đưa ra cái nhìn tổng quan về cách tính này được sử dụng
trong kế toán Chi phí.
•
Bạn có thể đã gặp ghi sổ kép trong việc học tập từ sớm. Bạn
nên nhớ rằng một trong các nguyên tắc nên tảng của kế toán kép là
cho tất cả các mục nợ và chúng sẽ có một mục tín dụng bằng nhau.
Cũng nên nhớ rằng Chủ sở hữu của Doanh nghiệp được giải thích
là một thực thể riêng biệt cho doanh nghiệp của mình và lượng tiền
mà CSH dưa vào doanh nghiệp thì được biết là một khoản phải trả
đặc biệt của doanh nghiệp được gọi là vốn. Hai điểm này nối với
nhau có nghĩa là phương trình kế toán sẽ luôn luôn là:
•
Tài sản – Nợ phải trả = Vốn + Lợi nhuận – (Thuế phải nộp)
• Với mục đích kế toán Chi phí chúng ta sẽ liên quan phần lớn với
việc bán các hàng hóa, mua Nguyên vât liệu, trả tiền lương và giải
thích các Chi phí. Vậy đây là một điều gợi nhớ nguyên tắc cơ bản
ghi sổ kép mà bạn có thể gặp qua. Bán các hàng hóa
• Nợngân hàng/các khoản phải thu
•
Có bán hàng hóa

•
Khoản nhận từ doanh thu
• Nợngân hàng
•
Có các khoản phải thu
•
Mua Nguyên vật liệu
• Nợkiểm soát nguyên vật liệu
•
Có ngân hàng/các khoản phải nộp
•
Thanh toán các khoản phải nộp
• Nợkhoản phải nộp
•
Có ngân hàng
•
Thanh toán lương
• Nợchi phí lương
•
Có ngân hàng
•
Đó là lương thực tế - tất cả hình ảnhthì hơi phức tạp hơn và nó sẽ
được giải quyết với Chương 6.
•
Thanh toán chi phí hoặc chí phí quản lí
• Nợcác chi phí/các chi phí quản lí
•
Có ngân hàng/các khoản phải nộp
•
•

Nếu không chắc chắn với việc ghi số kép ta hãy nhớ các quy tắc
dưới đây:
•
• Ghi nợ
Tăng tài sản
•
Giảm nợ phải trả


•
•

Tăng chi phí
Giảm thu nhập

•
•
•

Tăng nợ phải trả
Giảm tài sản
Tăng thu nhập
Giảm chi phí

•
• Ghi có

•
•
•

•
•
•

•

•
•

•
•

•
•

•

6. Hạch toán sổ cái chi phí
Nghiệp vụ này được ghi nhận ban đầu trên sổ của các khoản mục
được tính tổng và tổng số được đưa lên các sổ cái tài khoản
Kế toán chi phí là sự tích lũy chi phí xác định trị giá hàng tồn kho
để đáp ứng các yêu cầu của báo cáo bên ngoài và cũng để đo lường
lợi nhuận nội bộ. Nói cách khác nó tạo ra thông tin cho cả kế toán
tài chính và kế toán quản trị.
Từ các nghiệp vụ trong những cuốn sổ sách hằng ngày, ghi sổ kép
diễn ra. Ví dụ, trong cuốn sổ doanh thu ngày có thể có một danh
sách các hoá đơn bán hàng tổng cộng $ 1,487. Con số này sau đó
sẽ được đưa vào các tài khoản sổ kế toán như sau:
Hạch toán phải thu bên nợ $ 1,487
Hạch toán doanh thu bên có $ 1,487

Đối với mục đích kế toán chi phí có hai phương pháp có thể có của
cơ cấu các tài khoản sổ kế toán - một hệ thống tích hợp và hệ thống
lồng vào nhau.
Một hệ thống tích hợp là một trong những kết hợp hạch toán kế
toán và các chức năng kế toán tài chính trong một hệ thống tài
khoản sổ cái.

Một hệ thống lồng vào nhau có một sổ kế toán chi phí cho các
chức năng hạch toán chi phí và sổ kế toán tài chính cho các chức
năng kế toán tài chính
• 6.1 Hệ thống tích hợp
• Một hệ thống tích hợp kết hợp các chức năng kế toán chi phí và kế
toán tài chính thành một hệ thống tài khoản sổ cái. Điều này cho
phép tiết kiệm về thời gian và chi phí. Tuy nhiên nó có nhược điểm
•


•

là cố gắng để đáp ứng được hai mục đích với một tập hợp các tài
khoản sổ kế toán mặc dù sự khác biệt giữa kế toán tài chính và các
yêu cầu kế toán quản trị.

6.2 Hệ thống lồng vào nhau
Một hệ thống lồng vào nhau là một trong những nơi sổ riêng biệt
được lưu giữ cho các chức năng hạch toán (sổ kế toán chi phí) và
các chức năng tài chính (sổ kế toán tài chính). Các sổ kế toán chi
phí và sổ kế toán tài chính mỗi cái sẽ có một tài khoản kiểm soát.
Nhiều tổ chức sẽ có thẻ ghi nợ và có mục thông thường được thực
hiện với hệ thống kế toán tài chính, trong đó cũng có một tài khoản

sổ kế toán chi phí biên bản ghi nhớ này sẽ đã gửi tất cả các mục
được chuyển giao cho hệ thống kế toán chi phí.
• Trong sổ kế toán chi phí có một tài khoản quản lý để cung cấp một
nơi để ghi lại các chỉ tiêu có tính chất tài chính kế toán.
•
• Ví dụ khi một hóa đơn nhận được đối với nguyên liệu, quản lý tài
khoản vật liệu sẽ được ghi nợ nhưng thay vì bên có hạch toán các
khoản phải trả, như sổ kế toán chi phí không ghi lại các khoản phải
trả, bên có là để kiểm soát các tài khoản sổ kế toán chi phí.
•
• Việc sử dụng các tài khoản kiểm soát như mô tả ở trên có nghĩa là
mục kép có thể được thực hiện cho tất cả các nghiệp vụ. Điều này
bảo tồn tính toàn vẹn của hệ thống kép.
•
• Mặc dù một hệ thống lồng vào nhau cho phép truy cập dễ dàng
hơn để thông tin chi phí kế toán, nó là nhiều hơn tiêu thụ để chuẩn
bị hai bộ tài khoản sổ kế toán và hai sổ sẽ cần hòa giải một cách
thường xuyên để đảm bảo rằng họ đang có trong thỏa thuận thời
gian.
•
•
•
•

•
•
•
•

7. HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Một hệ thống kế toán trên máy vi tính sẽ cho phép ghi sổ nhanh hơn
và chính xác hơn đối với hệ thống kế toán.
Hầu hết tất cả các doanh nghiệp bây giờ sử dụng một số hình thức
của hệ thống kế toán trên máy vi tính.
Trong một hệ thống sổ kế toán đầy đủ trên máy vi tính của hệ thống
máy tính thông thường sẽ duy trì những sổ sau đây:


• Sổ cái tổng hợp ( cho tất cả các tài khoản tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi
phí)
• Sổ kế toán các khoản phải thu – các tài khoản cho mỗi khách hàng
• Sổ kế toán các khoản phải trả - các tài khoản cho nhà cung cấp
• Sổ quỹ tiền mặt – bao gồm sổ tiền mặt chính và sổ tiền mặt chi vặt.
•

Hệ thống cũng có thể chứa sổ chi tiết hàng tồn kho và một chương
trình để xử lý bảng lương.
• Kế toán sử dụng một hệ thống máy tính bao gồm dữ liệu vào, xử lý
chúng theo nguyên tắc kế toán chứa trong phần mềm và đưa ra đầu
ra.(‘tài khoản’ hoặc báo cáo quản lý khác). Do đó kế toán trên máy vi
tính theo sau là một chu trình xử lý đầu vào, xử lý và đầu ra.
(a) Dữ liệu được thu thập. nó phải có một hệ thống hoặc thủ tục để dảm bảo tất cả
các dữ liệu được yêu cầu được thu thập và làm sãn có để xử lý. Về chất lượng,
độ chính xá và sự đầy đủ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của thông tin được cung
cấp.
(b) Dữ liệu được xử lý vào thông tin, có lẽ bằng cách tổng hợp, phân loại hoặc phân
tích chúng. Ví dụ, một hệ thống sổ kế toán các khoản phải thu có thể xử lý dữ
liệu liên quan đến đơn đặt hàng để:
• Lập một báo cáo tổng lượng bán trong ngày/tuần
• Báo cáo tổng giá trị của các hóa đơn được lập qua tài khoản kiểm soát

khoản phải thu trong sổ nhật ký chung.
(c) Các tập tin được cập nhật để kết hợp các dữ liệu được xử lý. Cập nhật các tập
tin có nghĩa ghi chép theo thời gian các giao dịch hiện hành.Cập nhật sổ kế toán
cá nhân và tài khoản kiểm soát các khoản phải thu để sắp xếp các hoạt động
cập nhật nhằm giữ cho sổ kế toán các khoản phải thu ghi theo trình tự thời gian.
(d) Dữ liệu được truyền đi. Tiếp tcuj ví dụ cảu hệ thống sổ tài khoản các khoản phải
thu, đầu ra có thể gồm có bảng thông tin khách hàng và các báo cáo quản lý.

•

•
•

• Dữ liệu
• Thu thập dữ liệu
• Xử lý dữ liệu
• Truyền thông tin
• Sử dụng thông tin
• Tập tin cập nhật


•
•

• Về hệ thống kế toán và cơ sở dữ liệu, một tập tin dữ liệu là một tập
hợp các bút toán với những đặc trưng giống nhau. Ví dụ về các tập tin
dữ liệu gồm có sổ kế toán các khoảm phải thu, sổ kế toán các khoản
phải trả và sổ cái tổng hợp.
• Một bút toán trong một tập tin bao gồm dữ liệu liên quan đến một đơn
vị hợp lý có thể xác định trong thông tin kinh doanh. Tổng hợp các ghi

chép giống nhau làm thành một tập tin. Ví dụ, một bút toán trong tập
tin sổ kế toán các khoản phải thu sẽ là một tài khoản khách hàng.
• Một bút toán làm thành một số trường. một trường là một mục của dữ
liệu liên quan đến một bút toán. Ví dụ như, một bút toán khách hàng
sẽ bao gồm một trường cho số tài khoản của khách hàng, một cái cho
tên khách hàng, một cái cho hạn mức tín dụng của họ và v.v.
• Các bút toán trên một tập tin nên chứa ít nhất một khóa. Đây là một
mục của dữ liệu trong bút toán bởi nó có thể được xác định duy nhất.
một ví dụ sẽ là một mã duy nhất của mỗi khách hàng.
• Trong hệ thống cũ, các tập tin thông thường có thể phân loại vào các
tập tin giao dịch, và tập tin tổng thể. Nét đặc biệt này đặc biệt liên quan
đến các ứng dụng xử lý hàng loạt, được mô tả trong một thời điểm.
• Một tập tin giao dịch là một tập tin chứa các bút toán chúng liên quan
đến giao dịch cá nhân. Ví dụ như, khi một công ty bán hàng hóa,
doanh số bán hàng một ngày có thể được ghi nhận trong sổ bán hàng
ngày. Ghi sổ bán hàng ngày là ví dụ của việc ghi lại giao dịch trong
tập tin giao dịch.
• Tập tin tổng thể trong một hệ thống như vậy là một tập tin chứa các dữ
liệu tham khảo, như tên của khách hàng, địa chỉ, và cũng tích lũy dữ
liệu giao dịch như doanh số bán hàng so với đầu năm.
• Ví dụ như, trong một hệ thống sổ kế toán các khoản phải trả, dữ liệu
tập tin tổng thể sẽ bao gồm:
(a) Dữ liệu tham khảo “đứng” cho mỗi nhà cung cấp (tên và địa chỉ nhà cung
cấp, tổng nợ hiện tại,v.v
(b) Tổng giao dịch cho mỗi nhà cung cấp thể hiện qua sự mua vào, mua lại và
sự trả tiền.
•
Các mục tâp tin giao dịch và tập tin tổng thể không được sử dụng nhiều
trong việc sử lý hiện đại, chúng được nói nhiều hơn trong các mục của “cơ sở
dữ liệu”.

•
Các tập tin được sử dụng để lưu trữ dữ liệu và thông tin. Những loại
chính của hoạt động xử lý dữ liệu liên quan đến các tập tin là tập tin cập nhật,
tập tin bão trì và tập tin điều tra.


•
Cả hướng dẫn và xử lý dữ liệu máy tính có thể được chua thành hai loại
lớn: xử lý hàng loạt và xử lý thời gian thực.
•
7.1. Xử lý hàng loạt
•
Xử lý hàng loạt liên quan đến các giao dịch đang được tập hợp lại và dự
trữ trước khi xử lý điều đặn, như thể hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bởi
vì dữ liệu không vào nagy sau khi nó được nhận hệ thống sẽ luôn luôn không
được cập nhật.
•
Ví dụ như, xử lý bảng lương cho nhân viên làm công ăn lương luôn được
làm trong một hoạt động một tháng một lần. Để giúp cho việc tổ chức công việc,
bộ phận lương có thể thỏa thuận với từng bộ phận riêng biệt, và trả lương cho
bộ phận 1, sau đó là cho bộ phận 2, và cho bộ phận 3, v.v. Sau đó việc xử lý
hàng loạt sẽ được thục hiện bằng cách chia các bút toán giao dịch thành các lô
nhỏ hơn ví dụ: một lô cho một bộ phận.
• Các giao dịch sẽ được thu thập lên trên một khoảng thời gian, và sau
đó sẽ được xử lý cùng một lúc với nhau. Một vài chậm trễ trong việc
xử lý các giao dịch cần phải được chấp nhận sau đó.
• Hàng loạt đầu vào cho phép kiểm soát tốt hơn các dữ liệu đầu vào, bởi
vì dữ liệu có thể được tập hợp thành lô được đánh số. những lô được
gửi đi để xử lý và xử lý trong các lô, và được in ra thành danh sách
của giao dịch được xử lý thường được tổ chức trong đơn đặt hàng

hàng loạt.
• Nếu những bút toán “thất lạc” nó có thể xác định vị trí lô, chính là lô bút
toán thiếu thuộc về. các lỗi trong các bút toán giao dịch có thể xác
định vị trí một cách nhanh hơn bằng việc xác định số lô của nó. Kiểm
tra có thể được thực hiện đảm bảo với mỗi lô dữ liệu bị mất trong quá
trình xử lý cuối cùng được nhận lại từ việc xử lý, để toàn bộ các lô cảu
các bút toán không bị thất lạc.
• Thiếu thông tin cập nhật nghĩa là trong xử lý hàng loạt thường không
thích hợp cho các hệ thống liên quan đến liên lạc khách hàng. Xử lý
hàng loạt phù hợp cho nội bộ, các nghiệp vụ thường xuyên như trả
lương.
• Ví dụ: xử lý hàng loạt của ứng dụng trong sổ kế toán các khoản phải
thu khách hàng.
• Sổ kế toán các khoản phải thu trong một công ty đang sử dụng quy
trình xử lý hàng loạt căn của vào các bút toán trên giấy. các giai đoạn
chủ yếu của quá trình xử lý là:
• Bước 1: Hóa đơn bán hàng được viết bằng tay trong cuốn sổ hóa đơn
được đánh số (trong ba lần tức là ba bản sao một hóa đơn). Cuối ngày
tất cả các hóa đơn được kẹp lại với nhau và một lô phiếu kiểm soát
được đính kèm. Nhân viên bán hàng phân bổ số lô không sử sụng kế
tiếp từ cuốn kiểm soát lô. Anh hoặc chị ấy nhập số lô trên phiếu kiểm


soát, cùng với tổng số tài liệu và tổng giá trị của hóa đơn. Các chi tiết
đó cũng được nhập và sổ kiểm soát.
• Bước 2: Lô hóa đơn sau đó được đưa đến bộ phận kế toán để xử lý.
nhân viên kế toán ghi chép lô đã nhận.
• Bước 3: mã tài khoản có liên quan được viết trên các hóa đơn và
phiếu kiểm soát. Các mã được kiểm tra, và lô được khóa vào hệ thống
sổ kế toán các khoản phải thu trên máy tính.

• Bước 4: nhân viên điều chỉnh tổng số trên phiếu kiểm soát lô với tổng
số dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ.
• Bước 5: chương trình cập nhật sổ kế toán được chạy để gửi dữ liệu
đến các tài khoản liên quan.
• Bước 6: một báo cáo được in ra cho thấy tổng số hoá đơn được đưa
lên các sổ kế toán và nhân viên bán hàng thì hòa giải với tổng số hàng
loạt.
• Bước 7: Tất cả các bút toán giao dịch bi từ chối được theo dõi và điều
tra cẩn thận, luôm được sũa chữa và tái đầu vào sau với việc sử lý
hoạt động kế tiếp.
• 7.2. Thời gian thực tế, xử lý trực tuyến
• Thời gian thực, xử lý trực tuyến liên quan đến các giao dịch đang
được đưa vào và được xử lý ngay lập tức, trong thời gian thực tế.
• Trực tuyến đề cập đến một máy là dưới sự kiểm soát trực tiếp của bộ
vi xử lý trung tâm chính cho hệ thống đó. Một thiết bị đầu cuối được
cho là trực tuyến khi giao tiếp với bộ vi xử lý trung tâm.máy tính có bộ
vi xử lý riêng của chúng, đó là trực tuyến theo định nghĩa.( tuy nhiên,
mục trực tuyến đang ngày càng được sử dụng để diễn tả hoạt đông
kết nối Internet.)
• Trực tuyến, xử lý thời gian thực tế là thích hợp khi xử lý ngay lập tức
được yêu cầu, và trì hoãn tiềm ẩn trong xử lý hàng loạt sẽ không được
chấp nhận.
• Hệ thống trực tuyến là quy tắc tiêu chuẩn trong kinh doanh hiện đại. ví
dụ bao gồm:
(a) Bán hàng được thực hiện trong một cửa hàng bách hóa hoặc siêu thị, mã
vạch sản phẩm được quét trên điểm của thiết bị đầu cuối và biên bản kiểm kê
được cập nhật nagy lập tức.
(b) Trong hệ thống ngân hàng và tín dụng theo đó chi tiết khách hàng thường
được duy trì trong một môi trường thời gian thực tế. Điều này có thể truy cập
ngay lập tức số dư của khách hàng,tình trạng tín dungjv.v và ủy quyền cho

việc rút tiền( hoặc sử dụng một thẻ tín dụng).
(c) Các đại lý du lịch, các hãng hàng không và vé rạp chiếu phim tất cả sử dụng
hệ thống thời gian thực. mỗi một phòng khách sạn, chổ ngồi máy bay hoặc


chổ ngồi nhà hát được mọi người đặt trên hệ thống phải biết về nó ngay lập
để họ không bán vé kỳ nghĩ hoặc chổ ngồi cho hai khách hàng khác nhau.
•
Hoạt động của hàng loạt và phương pháp xử lý trực tuyến được thể hiện
trong sơ đồ sau đây:
•
Xử lý hàng loạt và xử lý trực tuyến
•
•
Xử lý hàng loạt
•
Các giao dịch
Đầu vào bàn phím
•
vvvv
được tập hợp
•
trong các lô
•
Tập tin giao
Tập tin chủ cũ
•
dịch
được
•

sắpxếp
•
•
Xác nhận và
•
cập nhật
•
Báo cáo lỗi
Tập tin chủ
•
mới
•
•
•
Báo cáo
•
•
•
Xử lý trực tuyến
•
•
Các giao dịch
•
Tập tin tổng thể
•
Xử
lý/cập
nhật
tập
Nhập trực tiếp

•
tin tổng thể
•
•
•
•
•
Đầu vào ngay lập tức
•
•
Xử lý ngay lập tức
Tập tin cập nhật ngay lập tức
•
Hầu hết gói phàn mềm kế toán hiện đại sử dụng quy trình xử lý thời gian
thực
•
Hầu hết hệ thống sổ kê toán trên máy vi tính được tích hợp đầy đủ điều
này có nghĩa là khi một giao dịch vào máy tính nó được ghi trong tất cả các tài
khoản và bút toán liên quan. Ví dụ như, nếu hóa đơn mau hàng là nguyên vật
liệu được nhập vào hệ thống máy tính, hệ thống tích hợp sẽ tự động các ghi
nhận sau:


• Ghi lại việc mua vào các tài khoản sổ cái tổng hợp
• Ghi lại hóa đơn vào các tài khoản của cá nhân người mua trong sổ kế
toán các khoản phải trả
• Tăng số du hàng tồn kho cho laoij nguyên vật liệu vào biên bản kiểm kê
•
một hệ thống máy tính cũng có thể lập một loạt các báo cáo khác nhau
cho quản lý bao gồm:

• Biên bản kiểm kê
• Danh sách thời gian các khoản phải thu
• Cân bằng thử nghiệm, báo cáo thu nhập và báo cáo tình hình tài chính
• Định giá hàng tồn kho
• Phân tích lương
•

những lợi thế của hệ thống kế toán trên máy tính:
• Nhanh hơn hệ thống hướng dẫn
• Nói chung là chính xác hơn, số lượng lớn các giao dịch có thể được xử lý
theo các quy tắc lập trình
• Có thể cung cấp quản lý với một loạt các báo cáo và phân tích

•
•
•