Luận văn kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty văn phòng phẩm hồng hà

Phần thứ nhất

Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh
nghiệp công nghiệp
I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản
xuất.
1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất.
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm
là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. Dới tác động của lao động, vật liệu thay
đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị
của sản phẩm đợc sản xuất ra.
Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá
thành của sản phẩm nên thông thờng trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu
thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản
phẩm. Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp
đến một số chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng
sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu chi phí.
Do vị trí quan trọng của vật liệu trong cấu tạo của giá thành sản phẩm, các
doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu thu
mua ,bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Vật liệu tham gia thờng xuyên vào quá trình sản xuất, biến động liên tục.
Các doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động của vật liệu từ
đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm
và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải
đảm bảo đủ về số lợng, đúng về chất lợng, quy cách, chủng loại. Giá mua, chi
phí thu mua phải hợp lý sao cho đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh
nghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu là phải tổ chức tốt kho tàng

bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản
đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
Ngoài ra việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, trên cơ sở
các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 1


về vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất
kinh doanh. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình
hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, tránh
tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t ảnh hởng đến tình hình tài chính nh lãng
phí vốn do dự trữ nhiều hoặc việc cung ứng và thu mua không kịp thời nhằm
đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục cũng là một trong các
yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
2. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lí vật liệu.
Vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu
thành nên giá trị sản phẩm. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu một
cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lí và
kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, tránh h hỏng mất mát, lãng phí vật liệu trong
quá trình sản xuất. Hơn nữa nó tạo điều kiện kiểm soát có hiệu quả đợc chi phí
và giá thành sản phẩm do cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ những vật liệu cần
thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm.
Tổ chức công tác kế toán vật liệu là việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế
toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong
doanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp tình hình hiện có, tăng, giảm
của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: số lợng,
chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Bên cạnh đó công tác kế toán
vật liệu cũng phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm. Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu cũng phải
phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và
quản lý vật liệu.
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ
chi tiết đến tổng hợp số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình
hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Đồng thời, kế toán vật liệu cũng cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thực
hiện định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu,
phát hiện những vật liệu kém phẩm chất để có những biện pháp nâng cao hiệu
quả sử dụng, dự trữ vật liệu.

II.
Phân loại và tính giá vật liệu
1. Phân loại vật liệu
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 2


Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại có công dụng
khác nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản , dự trữ
trên những địa bàn khác nhau. Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch
toán và quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp, căn cứ dùng để phân loại vật liệu
công dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trng
này vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên liệu và vật liệu tham gia
trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm.
Nguyên liệu, vật liệu chính này bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục
đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá. Ví dụ: giấy đợc mua
từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành vở cũng đợc coi là vật liệu chính.

- Vật liệu phụ: Vật liệu phụ là các loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật
liệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tính năng, tác dụng của sản phẩm và
các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại t liệu lao
động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân.
- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục vụ cho
sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Thực
chất đây là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng do việc
sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc
dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại
vật liệu phụ thông thờng.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà
doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên
nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Các doanh nghiệp có thể phân chia từng loại vật liệu nêu trên thành từng thứ,
từng loại chi tiết hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu
của đơn vị mình. Trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm
vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số của vật liệu tạo điều
kiện thuận lợi trong công tác quản lý và cơ giới hoá công tác kế toán.
2. Tính giá vật liệu
Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình
hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh. Lựa chọn phơng pháp tính giá
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 3

trong kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác giá trị của vật liệu dự
trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đúng đắn chi phí về vật liệu trong giá thành sản
phẩm. Nh vậy, đánh giá vật liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức kế toán
vật liệu và là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu
dùng, dự trữ.
Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng là phải tiện lợi, phù
hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo những
nguyên tắc mà Nhà nớc quy định.
a) Giá thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xây dựng
theo từng nguồn nhập:
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực
tế VL
=
nhập kho

Giá mua
ghi trên
hoá đơn

Thuế
+ nhập khẩu +
(nếu có)

Chi phí
thu mua

-

Giảm giá
hàng mua
đợc hởng

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí
bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc
khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế.
Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giá
mua ghi trên hoá đơn ngời bán là giá không có thuế giá trị gia tăng.
Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giá
mua là giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.
Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật
liệu.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị
vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến,
chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt trong định mức...).
Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia
liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi
phí tiếp nhận (nếu có).
Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị
thu hồi tối thiểu.
Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Giá các loại vật liệu và chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 4


mua... nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Trờng hợp vật liệu là sản
phẩm nông, lâm, thuỷ sản... mua của ngời trực tiếp sản xuất không có hoá đơn
thì ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, số lợng hàng

hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp
duyệt chi.
b) Giá thực tế xuất kho:
Việc sử dụng các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho trong từng doanh
nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cơ cấu, chủng loại vật liệu của doanh nghiệp đó
cũng nh trình độ quản lý, trình độ kế toán. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn
một trong các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sau:
Giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá trị
bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp này thì
giá vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá thực
tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho

= Số lợng xuất kho

*

Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ

- Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho khá đơn giản và phản ánh
kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
- Nhợc điểm: không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật
liệu kỳ này.
Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ).
Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định trên cơ sở bình
quân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho
Đơn giá thực

tế bình quân

= Số lợng xuất kho

*

Đơn giá thực tế bình quân

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
= Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

- Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất
nhập xuất trong kỳ.
- Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối tháng, do đó
công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực hiện các
khâu kế toán khác.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 5


số lần nhập, xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi lần
nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu.
Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế
tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.
- Ưu điểm: Phơng pháp này đã khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp
trên, việc tính giá đợc chính xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu
trong kỳ. Công việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.
- Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tính

toán nhiều.
Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập chỉ thích hợp áp dụng với
các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực
hiện kế toán bằng máy vi tính.
Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO):
Theo phơng pháp này, giả định rằng số vật liệu đợc nhập kho trớc thì xuất
kho trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế xủa từng số
hàng xuất. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính
giá thực tế vật liệu xuất trớc. Phơng pháp này thích hợp khi giá cả của vật liệu ổn
định hoặc có xu hớng giảm.
- Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm và gần đúng với luồng nhập_xuất
vật liệu trong thực tế.
- Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều.
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít loại vật liệu,
số lần nhập kho của mỗi loại vật liệu không nhiều.
Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO):
Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định rằng những loại vật liệu đợc nhập
vào kho sau cùng sẽ đợc xuất ra trớc tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập
trớc. Phơng pháp này phù hợp trong trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lên
vì khi đó số xuất theo giá mới sẽ cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm do đó số thuế
thu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm. Doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí
hiện tại.
- Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm hơn so với phơng pháp FIFO .
- Nhợc điểm: Phơng pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất hàng trong thực tế.
Trờng hợp giá cả thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên
thiếu chính xác.
Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần
suất nhập, xuất của các loại vật liệu không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 6

thời hạn bảo quản.
Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá trị xuất kho của vật liệu
đợc xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Việc tính giá vật liệu xuất kho
chính xác tuy nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ
mỉ. Phơng pháp này thích hợp cho cho các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản
riêng từng lô vật liệu nhập kho, khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lô
đó.
Phơng pháp giá hạch toán:
Đối với phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế
toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở chênh lệch
giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức:
Giá thực tế vật
=
Giá hạch toán vật
*
Hệ số giá
liệu xuất kho
liệu xuất kho
vật liệu

Hệ số giá
vật liệu

=

Giá thực tế vật liệu
+

tồn kho đầu kỳ
Giá hạch toán vật liệu +
tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế vật liệu
nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu
nhập kho trong kỳ

- Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch
toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của
các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối
kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập,
xuất kho vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin
về giá không kịp thời.

III.

Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu
1. Khái niệm
Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thờng rất đa dạng, nhiều chủng loại và
chiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất diễn
ra đợc liên tục và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc cung cấp
nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ. Do đó nhiệm vụ cấp bách của kế toán là phải
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 7

theo dõi, kiểm soát đợc tình hình biến động của vật liệu.
Bên cạnh đó, vật liệu là một trong những tài sản của doanh nghiệp, kế toán
phải hạch toán và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể
cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị, không chỉ ở từng kho, từng nhóm, từng thứ mà có
thể còn phải chi tiết tỉ mỉ theo từng chủng loại, chất lợng, quy cách... tuỳ theo
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng
từ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản
lý vật liệu nói riêng.
2. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu.
Việc quản lý vật liệu đợc thực hiện bởi rất nhiều bộ phận khác nhau có liên
quan, tuy nhiên kế toán và thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình
nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để
hạch toán chi tiết từng loại vật liệu. Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hành
bởi kế toán và thủ kho bao gồm các yêu cầu sau:
Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức ở từng kho và ở bộ
phận kế toán của doanh nghiệp.
Kế toán và thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của
từng thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu gồm cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Đồng thời, số liệu giữa Sổ kế toán chi tiết và số liệu ghi chép của thủ kho tại
kho phải đảm bảo khớp đúng về nội dung, chỉ tiêu, giá trị. Số liệu kế toán tồng
hợp cũng phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.
Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp một cách kịp
thời, đầy đủ các thông tin về vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, các doanh
nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho
phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất. Tuy nhiên, cơ sở để kế toán và
thủ kho tiến hành ghi chép vào các sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu đó là các

chứng từ kế toán.
Chứng từ các doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất
vật liệu là các chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài chính ban hành. Đó có thể là các
chứng từ mang tính chất bắt buộc hoặc các chứng từ có tính chất hớng dẫn, tự
lập.
Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu gồm các
loại:
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 8


- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn (GTGT) khi mua hàng.
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH)
Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ các
yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ
để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ,
kiểm tra của kế toán.
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh
nghiệp lựa chọn, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
sau:
- Sổ (thẻ) kho.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số d...
Trong đó sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) đợc dùng dể theo dõi số lợng nhập,

xuất, tồn kho từng thứ vật liệu. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên,
nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm, hàng hoá, sau đó giao
cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Sổ này đợc dùng cho cả 3 phơng pháp hạch
toán chi tiết vật liệu.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc
dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số
lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong
doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên có thể mở thêm các Bảng kê
Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục
vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
a) Phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, ở kho
phải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật
liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho từng
danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 9


kho.
Tại kho:
Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành
kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lợng thực nhập, thực xuất
vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho
trên thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số
lợng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho trên thẻ kho với số lợng

vật liệu thực tế tồn trong kho để đảm bảo đã ghi chép đầy đủ. Hàng ngày hoặc
định kỳ 3, 5 ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã đợc phân loại theo
từng thứ, từng nhóm vật liệu cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán:
Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi
tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu: số lợng
và giá trị.
Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi
cả về giá trị của vật liệu. Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho
chuyển đến, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ
có liên quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển...), ghi
đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ
sở các chứng từ đó kế toán ghi vào các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với
thẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng của các
sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp
chi tiết nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị.
Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song theo sơ đồ 1.1:
Thẻ kho
Chứng từ nhập

Chứng từ xuất
Sổ kế Sơ
toán
đồchi
1.1tiết

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

(1)

(1)
Bảng tổng hợp N- X- T
(3)

Sổ kế toán tổng hợp
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 10


(2)

(2)
(4)

(5)

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm
bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho
quản trị hàng tồn kho.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lợng.
Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó làm

hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng
loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không thờng xuyên. Phơng pháp này rất tiện lợi đối với các doanh nghiệp sử dụng máy vi
tính để xử lý số liệu kế toán và hiện nay đang đợc áp dụng phổ biến tại các
doanh nghiệp.
b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một
bớc phơng pháp thể song song.
ở kho:
Theo phơng pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho vẫn sử dụng các
thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại vật liệu về
mặt số lợng. Cách lập và ghi thẻ kho đã đợc trình bày ở trên.
ở phòng kế toán:
Sau khi nhận đợc các chứng từ đã đợc phân loại do thủ kho chuyển lên, kế
toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Để theo dõi từng loại vật liệu
nhập, xuất về khối lợng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ
đối chiếu luân chuyển không đợc ghi chép hàng ngày nh trong hạch toán chi tiết
theo phơng pháp thẻ song song mà đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 11


một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng.
Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi một dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển.
Kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất để tổng hợp số liệu làm cơ sở
ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối
chiếu chỉ tiêu số lợng vật liệu ở Sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng vật liệu ở
thẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển
với số liệu kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

chuyển đợc khái quát theo sơ đồ 1.2:
Sơ đồ 1.2
Kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

(1)

(1)

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

(4)

(2)
Bảng kê nhập

(2)
(3)

Sổ đối chiếu
luân chuyển

(3)

Bảng kê xuất

(5)

Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực
hiện, số lợng ghi chép có bớt so với phơng pháp thẻ song song.
+ Nhợc điểm: ở phơng pháp này vẫn tồn tại sự ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu
số lợng, khối lợng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợng khác
nhau. Mặt khác, nếu không lập Bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp
chứng từ nhập, xuất trong các tháng để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh
nhầm lẫn, sai sót. Nếu nhập Bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp không có nhiều
nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do đó
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình biến động vật liệu hàng ngày.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 12


c) Phơng pháp sổ số d.
Phơng pháp sổ số d đã có một sự thay đổi so với 2 phơng pháp trên và đợc sử
dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu
nhập, xuất, tồn kho. Đặc điểm của phơng pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu
về số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị. Phơng pháp sổ số d là sự
kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế
toán. Từ đó phơng pháp này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thờng xuyên giữa
công tác hạch toán của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác,
kịp thời. Công việc hạch toán đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán theo trình tự

sau:
ở kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập, xuất, tồn trên
cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định
thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho
phải đợc thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật
liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo
các chứng từ nhập, xuất. Trong phiếu giao nhận chứng từ, thẻ kho phải ghi rõ số
lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu: lập riêng cho phiếu nhập kho và
phiếu xuất kho.
Ngoài ra, vào cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ
kho để ghi vào Sổ số d. Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho vào
ngày cuối tháng để ghi sổ. Sổ số d đợc mở cho từng năm (theo dõi tổng hợp theo
loại vật t) và vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng
nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.
ở phòng kế toán:
Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, nhân viên kế toán có trách nhiệm xuống
kho để kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đã
đợc thủ kho phân loại. Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứng
từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận đợc, kế toán tiến hành đối chiếu với
các chứng từ khác có liên quan (Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua bán...). Trên
cơ sở giá hạch toán đang sử dụng kế toán tính giá theo từng chứng từ và tổng
cộng số tiền ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số
tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng luỹ kế
nhập, Bảng luỹ kế xuất vật liệu.
Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi các phần
nhập, xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu và tính ra số tồn kho
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 13

cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu rồi ghi vào cột tồn kho cuối tháng của
Bảng kê này. Đồng thời, cuối tháng nhận đợc Sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế
toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số d cột thành tiền. Sau
đó kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu cột tồn kho cuối tháng của nhóm,
loại vật liệu tơng ứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số d
và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
Nội dung, trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát nh
sau (Sơ đồ 1.3):
Sơ đồ 1.3
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

(1)

(1)
Thẻ kho

Chứng từ nhập
(2)
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

(5)

(4)

Ghi chú:

(2)

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất

Sổ số dư

(3)
Bảng luỹ kế nhập

Chứng từ xuất

(6)

Sổ kế toán
tổng hợp

Bảng tổng hợp
N-X-T

(3)
Bảng luỹ kế xuất
(4)

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Phơng pháp sổ số d hạn chế đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho
và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép ở kho, đảm bảo
số liệu kế toán đợc chính xác, kịp thời.

+ Nhợc điểm: Theo phơng pháp này, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên
khi đợc yêu cầu cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình tăng, giảm của
từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn
nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 14


+ Phạm vi áp dụng: Phơng pháp sổ số đ đợc áp dụng cho những doanh
nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị hàng tồn kho. Phơng pháp này
thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất lớn, thờng
xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng danh điểm vật liệu, trình độ
chuyên môn của kế toán cao. Đồng thời, nó sẽ phát huy đợc nhiều u điểm trong
trờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.
IV.

Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu
1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Khi có phiếu báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có thể lập
Ban kiểm nhận hàng để kiểm nghiệm đối với một số loại vật liệu có tính chất
phức tạp về chất lợng, quy cách hoặc số lợng hàng lớn, rời hay phát sinh những
sai lệch so với chứng từ. Sau khi chứng thực về số vật liệu thực tế giao nhận về cả
số lợng, chất lợng, quy cách, mẫu mã, kết quả đợc ghi vào Biên bản kiểm
nghiệm vật t.
Sau đó, trên cơ sở Hoá đơn, Phiếu báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm,
bộ phận cung tiêu sẽ lập Phiếu nhập kho vật liệu và chuyển cho thủ kho. Thủ
kho nhập vật liệu, ghi số thực tế nhập kho và chuyển lên phòng kế toán làm căn
cứ ghi sổ. Trong trờng hợp thừa, thiếu vật liệu thủ kho phải báo cho bộ phận
cung tiêu và ngời giao hàng cùng lập biên bản.
2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên theo dõi và phản ánh một cách thờng
xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên tài
khoản kế toán và sổ kế toán. Do đó phơng pháp này có độ chính xác cao, có thể
cung cấp thông tin về giá trị của vật t, hàng hoá nhập, xuất, tồn kho tại bất kỳ
thời điểm nào. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản
xuất (công nghiệp, xây lắp...) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị
lớn, hàng hoá có kỹ thuật, chất lợng cao.
Đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp,
thờng xuyên biến động thì áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.
a) Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu.
Tài khoản đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các
nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ...
tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 15


Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có: Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Trị giá thực tế vật liệu thiếu khi kiểm kê.
Giảm giá hàng mua, trị giá vật liệu trả lại ngời bán.
Số d Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Tài khoản 152 đợc chi tiết theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh
nghiệp.
- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng.
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng
hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ.
Bên Nợ:
Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về nhập kho
Bên Có:
hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng.
Số d Nợ: Giá trị vật liệu đã mua nhng còn đang đi trên đờng.
Ngoài các tài khoản nói trên trong quá trình hạch toán vật liệu còn sử dụng
một số tài khoản liên quan khác nh: 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642, 133(1,
2)...
b) Phơng pháp hạch toán.
Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ bao gồm các trờng hợp sau:
Trờng hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.
Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, kế
toán ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 152:
Giá mua cha có thuế GTGT.
Nợ TK 133(1331):
Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331, 141...: Tổng giá thanh toán.
- Nếu đợc hởng chiết khấu thanh toán trớc hạn:
Nợ TK 111, 112, 331...:
Số chiết khấu hàng mua đợc hởng.
Có TK 711:
- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Nếu nhập kho toàn bộ:
Nợ TK 152:
Giá mua cha có thuế của toàn bộ số nguyên vật liệu.
Nợ TK 133(1331):
Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn.

Có TK 111, 112, 331,...:
Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381- TS thừa chờ giải quyết:
Trị giá vật liệu thừa.
Khi xuất trả lại cho ngời bán:
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 16


Nợ TK 3381:
Giá trị vật liệu xuất trả lại do ngời bán giao thừa
Có TK 152:
Nếu nhập kho theo số trên hoá đơn, số hàng thừa đợc coi nh giữ hộ ngời bán,
khi nhập ghi đơn bên Nợ TK 002, khi xử lý ghi đơn bên Có TK 002.
Trong trờng hợp doanh nghiệp đồng ý mua nốt số hàng thừa thì nhập kho ghi
tơng tự nh trên.
- Trờng hợp hàng thiếu so với Hoá đơn:
Kế toán phản ánh theo số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào Biên bản đã
lập sẽ thông báo cho bên bán biết.
Nợ TK 152:
Trị giá vật liệu thực nhập.
Nợ TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Số thiếu so với hoá đơn.
Nợ TK 133(1331):
Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn.
Có TK 111, 112, 331, ...:
Tổng giá thanh toán.
Nếu do ngời bán giao thiếu và hoàn trả số thiếu nhập kho:
Nợ TK 152:
Ngời bán giao tiếp số thiếu.
Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý:

Xử lý số thiếu.
Nếu ngời bán hết hàng và đồng ý trả lại tiền hoặc ghi giảm số nợ phải trả:
Nợ TK 111, 112, 331: Nhận lại tiền hoặc ghi giảm số phải trả.
Có TK 133(1331):
Thuế GTGT của số hàng thiếu.
Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý:
Xử lý số thiếu.
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc ngời bán chấp nhận giảm giá:
Nợ TK 111, 112, 331:
Số giảm giá hàng mua đợc hởng.
Nợ TK 152:
- Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh trong hợp
đồng, trả lại cho ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, 138:
Tổng giá thanh toán của số hàng bị trả lại.
Có TK 152:
Giá trị vật liệu bị trả lại.
Có TK 133(1331):
Ghi giảm số thuế GTGT đầu vào.
Trờng hợp 2: Hoá đơn về nhng hàng cha về.
Kế toán lu Hoá đơn vào hồ sơ hàng đi đờng. Nếu trong kỳ hàng về thì ghi sổ
nh bình thờng. Trong trờng hợp cuối kỳ hàng cha về thì coi đó là hàng đang đi đờng và ghi sổ nh sau:
Nợ TK 151:
Trị giá hàng mua theo giá cha có thuế.
Nợ TK 133(1331):
Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331, 141:
Tổng giá thanh toán vật liệu mua.
Sang kỳ sau, khi hàng về:
Nợ TK 152:

Hàng đi đờng về nhập kho.
Nợ TK 621, 627: Xuất thẳng cho bộ phận sử dụng.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 17


Có TK 151:
Trị giá hàng đi đờng về đến doanh nghiệp.
Trờng hợp 3: Hàng về nhng hoá đơn cha về.
Khi hàng về, làm thủ tục nhập kho nhng cha ghi sổ kế toán. Nếu đến cuối kỳ
mà hoá đơn về thì kế toán ghi sổ bình thờng nh trờng hợp 1, còn nếu hoá đơn cha
về thì ghi sổ theo giá tạm tính, kỳ sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giá
tạm tính về giá thực tế.
Nếu giá thực tế > giá tạm tính:
Ghi bổ sung số chênh lệch.
Hoặc xoá bỏ giá tạm tính, ghi lại theo giá thực tế.
Nếu giá thực tế < giá tạm tính:
Điều chỉnh giảm (ghi âm) số chênh lệch.
Hoặc xoá bỏ giá tạm tính và ghi theo giá thực tế.
Trờng hợp 4: Nhập kho vật liệu do thuê ngoài gia công hoặc tự chế:
Nợ TK 152:
Giá thành sản xuất thực tế.
Có TK 154:
Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế.
Trờng hợp 5: Tăng nguyên vật liệu do đợc cấp, đợc tài trợ hoặc nhận vốn
góp liên doanh.
Nợ TK 152:
Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Có TK 411: Giá trị vật liệu đợc cấp,tài trợ,nhận vốn góp liên doanh.
Trờng hợp 6: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu t dài hạn.

Nợ TK 152:
Giá thực tế vật liệu tăng thêm.
Có TK 128, 222:
Trị giá vật liệu nhận lại vốn góp liên doanh.
Trờng hợp 7: Nhập lại vật liệu cho sản xuất nhng dùng không hết:
Nợ TK 152:
Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Có TK 621, 627:
Ghi giảm chi phí SXKD trong kỳ.
Trờng hợp 8: Vay mợn tạm thời từ đơn vị nội bộ, đơn vị khác.
Nợ TK 152:
Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Có TK 336, 3388:
Trị giá vật liệu vay mợn.
Trờng hợp 9: Nhập kho phế liệu thu hồi.
Từ thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 152:
Giá trị vật liệu tăng thêm.
Có TK 721:
Trị giá phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ.
Từ sản xuất:
Nợ TK 152:
Giá trị vật liệu tăng thêm.
Có TK 154:
Trị giá phế liệu thu hồi từ sản xuất.
Trờng hợp 10: Đánh giá tăng vật liệu:
Nợ TK 152:
Giá trị vật liệu tăng thêm.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 18

Có TK 412:
Giá trị vật liệu tăng do đánh giá lại.
Khi mua nguyên vật liệu, chỉ nhập kho những vật liệu đúng quy cách,
phẩm chất, đúng với số thực tế kiểm nhận. Trờng hợp có hao hụt thì số hao hụt
trong định mức đợc tính vào giá thực tế, còn số hao hụt ngoài định mức thì cần
tìm nguyên nhân và xử lý.
Nợ TK 152:
Trị giá thực tế vật liệu nhập kho.
Nợ TK 1381:
Phần hao hụt ngoài định mức.
Nợ TK 133(1331):
Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 331:
Số tiền phải thanh toán cho ngời bán.
Có TK 111, 112, 141, ...: Số tiền đã trả.
Khi xử lý:
Nợ TK 111, 112, 334, 1388:
Ngời vận chuyển bồi thờng.
Nợ TK 331:
Thiếu do ngời bán chuyển thiếu.
Có TK 1381:
Xử lý phần hao hụt ngoài định mức.
3. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định
kỳ.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi,
tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ đợc
xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.
Phơng pháp này có thể giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán, tuy nhiên do

việc xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất ra phụ thuộc vào chất lợng công tác
quản lý vật t. Phơng pháp này có độ chính xác không cao, chỉ thích hợp áp dụng
với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị
thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán...
Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ, việc nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá
không đợc theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật t,
hàng hóa mua nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, ghi chép trên tài khoản riêng là
tài khoản Mua hàng.
a) Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- Mua nguyên, vật liệu).
Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, dụng cụ...
theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).
Bên Nợ: Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Giá thực tế vật liệu thu mua trong kỳ và những trờng hợp tăng
vật liệu khác.
Bên Có: Các khoản giảm giá hàng mua, hàng trả lại ngời bán.
Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 19


Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Tài khoản 611- không có số d cuối kỳ.
b) Phơng pháp hạch toán.
Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiềm kê định kỳ và
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ bao gồm:
Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:
Nợ TK 611 (6111): Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho, đang đi đờng.
Có TK 152: Trị giá vật liệu tồn kho.
Có TK 151: Trị giá vật liệu đang đi đờng.

Trong kỳ, tiến hành thu mua vật liệu, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331, ...: Tổng giá thanh toán.
Các trờng hợp tăng vật liệu khác:
Nợ TK 611 (6111):
Giá thực tế vật liệu tăng trong kỳ.
Có TK 411:
Nhận vốn góp liên doanh, tặng thởng, viện trợ.
Có TK 336, 3388: Vay cá nhân, đơn vị nội bộ hoặc đơn vị khác.
Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu t ngắn hạn.
Có TK 338 (3381): Phát hiện thừa khi kiểm kê, chờ xử lý.
Việc hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho vật liệu ở doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và ở doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phơng pháp trực tiếp chỉ khác nhau trong trờng hợp tăng vật liệu do mua
ngoài nhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu khác (nh tự gia công chế biến,
nhận vốn góp liên doanh...) thì đợc phản ánh tơng tự trong cả hai phơng pháp
tính thuế. Cụ thể, đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT
theo phơng pháp trực tiếp, khi mua vật liệu nhập kho đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 151, 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT,
Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).
Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT,
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
Có TK liên quan 111, 113, 331...
V.

Kế toán xuất kho vật liệu.
1. Chứng từ sử dụng.
Để phù hợp và dễ dàng cho việc theo dõi, ghi chép tình hình xuất kho vật
liệu, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại chứng từ xuất kho trong từng tr ờng hợp khác nhau.

Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 20


Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT) đợc lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật liệu
xuất kho cho các bộ phận sử dụng, có giá trị luân chuyển một lần. Phiếu này do
các bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên: 1 liên lu ở bộ phận
lập phiếu, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán, còn
một liên do ngời nhận giữ.
Trong trờng hợp vật t xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng và
doanh nghiệp đã xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu cho sản phẩm thì sử
dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04- VT). Phiếu này đợc lập thành
2 liên: 1 liên ngời nhận vật t giữ, 1 liên giao cho thủ kho. Sau mỗi lần xuất, thủ
kho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho. Sau khi đã xuất hết hạn mức hoặc đến
cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của bộ phận sử dụng, kiểm tra, đối chiếu với thẻ
kho, ký và chuyển lên phòng cung ứng 1 liên, liên còn lại chuyển cho phòng kế
toán.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập Hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho (mẫu số 02- BH) thành 3 liên: 1 liên lu tại phòng cung ứng, 1
liên giao cho khách hàngvà 1 liên để thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên cho
phòng kế toán.
Trong trờng hợp chuyển vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh
nghiệp hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, đại lý, gia công chế biến... phòng
cung ứng sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2. Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Trờng hợp 1: Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản.
Nợ TK 621:
Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.
Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xởng, bộ phận sản xuất.
Nợ TK 641:

Xuất phục vụ cho bán hàng.
Nợ TK 642: Vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.
Có TK 152:
Trị giá vật liệu xuất dùng.
Trờng hợp 2: Vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến:
Nợ TK 154:
Giá thực tế vật liệu xuất chế biến.
Có TK 152:
Trị giá vật liệu xuất dùng.
Trờng hợp 3: Xuất vật liệu góp vốn liên doanh.
Nợ TK 128, 222:
Giá trị góp vốn liên doanh.
Nợ (hoặc Có) TK 412:Phần chênh lệch giảm (hoặc tăng) khi đánh giá lại.
Có TK 152:
Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh.
Trờng hợp 4: Xuất bán vật liệu.
Nợ TK 632:
Trị giá vật liệu xuất bán.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 21


Có TK 152:
Giá thực tế vật liệu xuất kho.
Trờng hợp 5: Đợc hởng giảm giá, bớt giá khi mua:
Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền đợc hởng.
Có TK 152:
Số giảm giá, bớt giá.
Trờng hợp 6: Đánh giá giảm vật liệu:

Nợ TK 412:
Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại.
Có TK 152:
Giá trị vật liệu giảm.
3. Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Giảm giá hàng mua đợc hởng:
Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền đợc hởng.
Có TK 611 (6111):
Giảm giá hàng mua.
Hạch toán hàng trả lại:
Nợ TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán của hàng trả lại.
Có TK 133:
Thuế GTGT của hàng trả lại.
Có TK 611 (6111):
Giá mua cha có thuế của hàng trả lại.
Cuối kỳ căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho, kế toán kết chuyển:
Nợ TK 152: Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua đang đi đờng cuối kỳ.
Có TK 611 (6111):
Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Kế toán tính ra số vật liệu xuất trong kỳ và ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642:
Trị giá vật liệu xuất cho SXKD.
Có TK 611 (6111):
Sơ đồ 1.4
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên (tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 111, 112,

TK 621, 627 ,

331, 141 ...

TK 152

VL mua ngoài nhập kho

641, 642
Vật liệu xuất dùng
cho SXKD

TK 133(1331)

Thuế GTGT
TK 241

đầu vào
TK 333

Xuất dùng cho XDCB
Thuế nhập khẩu của
VL nhập kho

TK 151
Nhập kho VL đi đờng

TK 154
NVL xuất thuê ngoài
gia công hoặc tự chế

Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 22


TK 331,111,112

kỳ trớc
TK 411

Giảm giá hàng mua, trả lại NB

Nhận góp vốn liên doanh,

TK 133
Thuế GTGT
của hàng trả lại

nhận cấp phát, tặng thởng...
tk 154

TK 128,222

VL chế biến nhập kho,
hoặc phế liệu thu hồi từ SX

Xuất kho NVL góp
vốn liên doanh

tk 222, 128

TK 412

nhận lại vốn góp liên doanh
CL tăng
tk 3381

CL giảm
TK 1381,334,642

Vl thừa phát hiện khi
kiểm kê

VL thiếu phát hiện qua
kiểm kê

Tk 412

TK 412
Đánh giá tăng vật liệu

Đánh giá giảm vật liệu

Sơ đồ 2.5
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 152, 151

TK 611 (6111)

Kết chuyển trị giá
VL tồn đầu kỳ

tk 111,112,331

Giảm giá hàng mua,
hàng trả lại
TK 133

TK 111,112,331

Thuế GTGT

VL mua ngoài nhập kho

của hàng trả lại

TK 133
Thuế GTGT
đầu vào
TK 333
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 23

TK 152,151
Kết chuyển trị giá
VL tồn kho cuối kỳ

Thuế nhập khẩu của

TK 621, 627

vl nhập kho

641, 642
Vật liệu xuất dùng

TK 411

cho SXKD
Nhận vốn góp liên doanh,
tặng thởng, viện trợ

TK 128, 222
Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 3381
VL phát hiện thừa khi
kiểm kê

VI.

Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng

giảm giá hàng tồn kho.
1. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê.
Với mục đích đánh giá tình hình bảo quản vật t ở từng kho, tính chính xác về
số lợng, chất lợng, chủng loại vật t với sổ sách, chứng từ kế toán, các doanh
nghiệp thờng tiến hành kiểm kê vật liệu hiện có ở trong kho. Công việc này có

thể đợc thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất bởi Hội đồng kiểm kê tài sản của
đơn vị và đợc ghi vào Biên bản kiểm kê. Đây là công việc rất cần thiết nhằm
nâng cao công tác bảo quản vật t, tránh việc mất mát, hao hụt đồng thời phát
hiện đợc các sai sót trong việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp.
Sau khi kiểm kê nếu phát hiện vật liệu thiếu hoặc kém phẩm chất, doanh
nghiệp phải tìm nguyên nhân và có những biện pháp giải quyết kịp thời. Tuỳ
theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán
tiến hành ghi sổ nh sau:
- Nếu vật liệu thiếu là do cân, đong, đo, đếm sai, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642:
Ghi tăng chi phí SXKD trong kỳ.
Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 24


Có TK 152:
Giá trị vật liệu thiếu.
- Nếu giá trị vật liệu thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc có
quyết định xử lý số thiếu hụt của cấp có thẩm quyền đợc tính vào chi phí SXKD,
kế toán ghi:
Nợ TK 642:
Ghi tăng chi phí SXKD.
Có TK 152:
Trị giá vật liệu thiếu tính vào chi phí SXKD.
- Nếu ngời phạm lỗi bồi thờng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 334, 1388:
Số tiền bồi thờng.
Có TK 152:
Trị giá vật liệu thiếu.
- Nếu cha phát hiện đợc nguyên nhân, chờ xử lý:

Nợ TK 1381:
Số thiếu sau kiểm kê.
Có TK 152:
Trị giá vật liệu thiếu.
Khi kiểm kê phát hiện thừa, doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là
của mình hay do nhà cung cấp giao thừa.
+ Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình
hình thực tế đợc xác định để ghi:
Nợ TK 152
Có TK liên quan.
+ Nếu thừa nhng cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán căn cứ giá trị thừa
để ghi:
Nợ TK 152:
Trị giá hàng thừa.
Có TK 3381- TS thừa chờ giải quyết.
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:
Nợ TK 3381:
Xử lý số thừa.
Có TK 721, 642...: Trị giá vật liệu thừa.
+ Nếu vật liệu thừa là của đơn vị khác:
Ghi đơn Nợ TK 002, khi giao trả ghi Có TK 002.
2. Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho.
- Dự phòng giảm giá vật liệu là việc ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút
so với giá ghi sổ của vật liệu tồn kho nhng cha chắc chắn, từ đó phản ánh giá trị
thực của vật liệu tại thời điểm cuối năm.
- ý nghĩa:
Việc lập dự phòng nhằm để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự
phát sinh.
Phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu.
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phản ánh doanh thu và chi phí phù hợp

Trờng Đại học Kinh tế Quốc Dân
Trang 25