CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

Phụ lục 3
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch kinh doanh :
 Chức năng :
- Thực hiện tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác :
Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng, giám sát và báo cáo kết quả thực hiện kế
hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng hóa do Công ty sản xuất, kết quả kinh doanh
hàng tháng, quý, năm theo quy định;
- Chủ trì và phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc đàm phán,
soạn thảo và theo dõi báo cáo tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh do lãnh đạo Công ty giao.
 Nhiệm vụ :
- Phát triển thị trường và hoạt động Maketing :
+ Chủ động tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm trên phạm vi toàn
quốc
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án mở rộng thị trường tiêu thụ sản
phẩm trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
+ Tập trung khai thác triệt để thị trường mà công ty có nhiều tiềm
năng to lớn như : Vật liệu san lấp đá xây dựng và đá phụ gia xi măng.
+ Đề xuất Giám đốc Công ty các biện pháp nâng cao năng lực sản
xuất và chất lượng sản phẩm.
+ Phối hợp với các phòng ban chức năng tăng cường công tác Xây
dựng thương hiệu, tăng cường công tác tìm đầu ra cho sản phẩm.


+ Đề xuất với Giám đốc Công ty về ngân sách marketing sao cho cân
đối hiệu quả với mục tiêu lợi nhuận.
+ Tập trung vào những thị trường trọng điểm để giữ thị phần.
+ Đề xuất Giám đốc Công ty kế hoạch quảng cáo và tiếp thị linh hoạt,
mềm dẻo, đặc biệt quan tâm lợi thế của internet, điện thoại hay các

kênh truyền hình tương tác...
- Công tác bán hàng và tiêu thụ sản phẩm
+ Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức tiếp thị, tìm kiếm thị trường tiêu
thụ và tổ chức bán hàng.
+ Chủ động đàm phán và soạn thảo các hợp đồng mua bán và giá bán
sản phẩm trình Giám đốc Công ty quyết định.
+ Phối hợp với phòng TC-KH đối chiếu, thu hồi công nợ và thanh
quyết toán với khách hàng theo qui định hiện hành.
+ Trực tiếp theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng đã ký, đối chiếu
khối lượng hàng hoá thực hiện theo hợp đồng và thanh lý các HĐKT
đúng quy định hiện hành Định kỳ lập báo cáo thống kê kết quả kinh
doanh theo quy định của Công ty.
- Thực hiện chính sách hậu mãi và chăm sóc khách hàng :
Luôn luôn lắng nghe ý kiến khách hàng từ đó đề ra các chính sách
phục vụ khách hàng sao cho hiệu quả nhất.
+ Tạo sự thân thiện và nồng ấm trong giao tiếp với khách hàng
+ Năng động, linh hoạt trong mọi tình huống khi giao tiếp với khách
hàng.
+ Phục vụ khách hàng với thái độ lịch sự, hòa nhã ân cần
+ Xây dựng giá cả hợp lý, thực hiện chính sách ưu đãi trong những
ngày lễ lớn của dân tộc.


2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán :
 Chức Năng:
- Phòng Tài chính –Kế toán là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán, thống kê của Công ty
theo quy định của pháp luật, chuẩn mực kế toán hiện hành và Điều lệ hoạt
động của Công ty TNHH MTV ĐT & KD khoáng sản VinaconeX, nay là

(Công ty TNHH MTV Khoáng sản Bà Rịa – Vũng Tàu).
 Nhiệm Vụ:
- Tổ chức, chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chính kế toán theo chế độ chính
sách phát luật Nhà nước, theo Điều lệ, quy chế tài chính của Công ty và
SCIC;
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm trình SCIC phê duyệt;
- Đề xuất các phương án sử dụng linh hoạt toàn bộ số vốn Nhà nước
giao,các loại vốn khác, các quỹ do Công ty quản lý để phục vụ các hoạt
động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn;
- Làm các thủ tục huy động vốn, vay tín dụng,vay ngân hàng, các tổ chức
tài chính khác….chuẩn bị vốn đầu tư theo kế hoạch, tiến độ đầu tư cho các
dự án, công trình của Công ty;
- Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng năm hoặc định kỳ theo quy định
của phát luật và quy chế tài chính của SCIC. Tổng hợp các báo cáo theo chứ
năng, nhiệm vụ của phòng và theo yêu cầu Lãnh đạo của Công ty;
- Nộp thuế và các khoản phải đóng góp khác theo quy định của phát luật;
- Tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất
các biện pháp quản lý tài chính thích hợp trong công tác hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty;
- Mở sổ sách kế toán, thực hiện luật kế toán theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện công tác kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm và kiểm toán
nhà nước theo quy định;


- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các quyết toán hợp đồng kinh tế và các
khoản công nợ, đề xuất phương án và thu hồi các khoản nợ tồn đọng, dây
dưa, khó đòi
- Tổ chức kiểm kê tài sản sau khi kết thúc năm tài chính, phản ánh kết
quả kiểm kê vào sổ sách kế toán.
- Tổ chức kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quy định của pháp luật và

trong trường hợp cần thiết;
- Thường xuyên kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra việc chấp
hành Luật kế toán, thống kê, kiểm tra việc chấp hành quy chế tài chính;
- Thực hiện việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán theo yêu cầu của các cơ
quan quản lý chuyên ngành;
- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ
của phòng;
- Lưu giữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng
nhiệm vụ của phòng;
3. Chức năng và nhiệm vụ của phòng TC – HC :
 Chức năng :
- Thực hiện tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh
vực : Tổ chức bộ máy, nhân sự, công tác quản lý lao động tiền lương, công
tác quản lý hành chính quản trị văn phòng; công tác cung ứng vật tư, thiết bị
cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực công tác khác của Công ty
TNHH một thành viên Đầu tư và kinh doanh Khoáng sản Vinaconex theo
Điều lệ Công ty, nay là (Công ty TNHH một thành viên Khoáng sản Bà Rịa
– Vũng Tàu), quy định của Tổng công ty và pháp luật hiện hành.
 Nhiệm vụ :
- Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự :


+ Phối hợp cùng các phòng, ban trong Công ty việc xây dựng các quy
định quản lý và điều hành hoạt động của Công ty.
+ Tham mưu đề xuất Giám đốc trong việc xây dựng phương án, đề án
sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty và đề xuất việc thành lập, sát
nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Giúp Giám đốc Công ty trong việc thực hiện công tác quy hoạch
cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng và bố trí, sắp xếp, điều động,
ký kết hợp đồng lao động , chấm dứt hợp đồng lao động đối với CB-CNV

theo yêu cầu phát triển của Công ty trong từng thời kỳ nhất định.
+ Tham mưu đề xuất thực hiện công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỹ luật, nâng bậc lương và các chính sách khác đối với CB-CNV
Công ty theo quy định của Điều lệ Công ty và quy định của Tổng công ty.
+ Hàng năm, căn cứ vào chức danh và quy hoạch cán bộ theo nhu cầu
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tham mưu cho Giám đốc Công
ty chọn hoặc cho phép CB-CNV đi đào tạo theo đúng kế hoạch sử dụng,
đảm bảo tính kế thừa trong công tác đào tạo cán bộ.
+ Hàng năm phối hợp với phòng kỹ thuật lập kế hoạch để tổ chức thực
hiện việc huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, tổ chức thi nâng bậc
lương cho CB-CNV trong Công ty.
+ Phối hợp với BCHCĐ tham mưu cho BGĐ Công ty tổ chức, phát
động, theo dõi, đôn đốc, sơ tổng kết rút kinh nghiệm, đánh giá kết quả các
phong trào thi đua, tổng hợp hình thức khen thưởng đối với các cá nhân và
tập thể đạt thành tích trong lao động SXKD, phố biến, hướng dẫn các đơn vị
trực thuộc trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác thi
đua khen thưởng.
+ Cùng với BCHCĐ chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực
thuộc thực hiện thanh tra, kiểm tra và lập biên bản về hành vi vi phạm kỷ
luật lao động, giải quyết đơn thư tố cáo, khiếu nại của CB-CNV, tập hợp hồ
sơ trình Hội đồng thi đua, khen thưởng và kỷ luật Công ty xem xét quyết


định hình thức kỷ luật theo quy định của pháp luật lao động và quy chế của
Công ty.
+ Quản lý hồ sơ CB-CNV Công ty và đề xuất việc giải quyết các chế
độ chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật .
- Công tác quản lý lao động tiền lương và chế độ bảo hiểm :
+ Công tác quản lý lao động tiền lương :
Hàng năm chủ trì phối hợp với các phòng chức năng và giúp Hội đồng

nâng bậc lương Công ty tổng hợp danh sách đề nghị xét nâng bậc lương đối
với công nhân trực tiếp sản xuất.
Hàng năm trên cơ sở định mức lao động và các chỉ tiêu về tiền lương
do Nhà nước quy định, tham mưu giúp Giám đốc Công ty xây dựng đơn giá
tiền lương của Công ty trình Tổng công ty thẩm định và phê duyệt.
Chủ trì phối hợp với phòng Tài chính Kế toán và các phòng ban, đơn
vị có liên quan đề xuất Giám đốc Công ty giao quỹ tiền lương khoán hoặc
quỹ tiền lương năng xuất cho các đơn vị trực thuộc trên cơ sở đơn giá của
Công ty đã được Tổng công ty phê duyệt, theo dõi tổng hợp tình hình thực
hiện lương của toàn Công ty.
Quản lý lao động và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện công tác định
mức lao động, đơn giá tiền lương, tăng giảm lao động, chất lượng lao động,
tiền lương và thu nhập của người lao động theo quy định.
Lập bảng tính toán tiền lương của toàn Công ty, hướng đẫn, kiểm tra,
giám sát việc chi trả lương tại các đơn vị trực thuộc theo quy định.
Tham gia phối hợp cùng với các phòng chức năng tổ chức xây dựng
định mức tiêu hao nguyên, nhiên liệu….điều chỉnh, kiểm tra định mức theo
quy định hiện hành.
+ Công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp:
Theo dõi và lập số lao động, sổ BHXH, BHYT, BHTN.


Chịu trách nhiệm quyết toán BHXH, BHYT và giải quyết các chế độ
về BHXH, BHYT của người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Công tác hành chính quản trị:
+ Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ theo quy chế.
+ Tham mưu đề xuất Giám đốc trong việc quản lý, biên tập nội dung
và cập nhật thông tin đăng trên Website Công ty đảm bảo nhanh chóng,
chính xác, kịp thời.
+ Quản lý việc sử dụng điện thoại, máy Fax, photo đúng quy định của

Công ty, kịp thời, tiết kiệm, bí mật an toàn.
+ Công tác đánh máy in ấn, sao chụp và phát hành tài liệu, báo chí
theo quy chế và sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
+ Theo đõi, quản lý việc sử dụng nhà tập thể, nhà làm việc, máy móc,
văn phòng, trang thiết bị làm việc, CCDC phục vụ công tác văn phòng .
+ Trực tiếp quản lý và điều động xe ô tô con, xe máy hiện có của
Công ty, để phục vụ công việc SXKD, quan hệ công tác chung của Công ty
với tinh thần tiết kiệm, hiệu quả và đúng theo quy định của Công ty ban
hành
+ Lập và trình Giám đốc Công ty phê duyệt kế hoạch mua sắm văn
phòng phẩm, trang thiết bị, CCDC, tài sản phục vụ công tác SXKD tại Công
ty.
+ Tổ chức trực ban, tuần tra canh gác, bảo vệ cơ quan, phòng chống
cháy nổ đảm bảo an toàn về người và tài sản tại văn phòng Công ty.
- Cung ứng vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh:
+ Lập kế hoạch, dự trù khối lượng nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất
kinh doanh trong toàn Công ty.
+ Thực hiện việc mua sắm nguyên, nhiên liệu, CCDC theo kế hoạch
được duyệt


+ Cập nhật danh sách các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên, nhiên, vật
liệu, CCDC tiến hành đành giá, lựa chọn, thương thảo để tổ chức mua hàng
nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm và giảm chi phí đảm bảo quy chế của Công
ty đã ban hành.
+ Thực hiện công tác giao nhận vật tư, hàng hóa với bộ phận kho và
tổng hợp quyết toán theo quy định
+ Nguyên cứu tổng hợp giá cả thị thường về vật tư, thiết bị.
+ Báo cáo việc cung ứng vật tư, nguyên, nhiên liệu, hàng hóa theo
đúng định kỳ hàng tháng, quý, năm và đột xuất khi có yêu cầu.

+ Hướng dẫn các bộ phận trực thuộc Công ty thực hiện các quy định
của Nhà nước, quy chế của Công ty và công tác xuất nhập vật tư.
4. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kỹ thuật :
 Chức năng :
- Phòng Kỹ thuật có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công
ty về các lĩnh vực công tác :
+ Quản lý kỹ thuật khai thác mỏ; quản lý kỹ thuật xe máy thiết bị; an
toàn vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ;
+ Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, công tác khoán nội bộ;
+ Quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác đầu tư ngoài
công ty con, công ty liên kết;
+ Các lĩnh vực công tác khác của Công ty TNHH một thành viên Đầu
tư và Kinh doanh Khoáng sản Vinaconex theo Điều lệ Công ty, quy định của
Tổng công ty và pháp luật hiện hành.
 Nhiệm vụ :
- Công tác quản lý kỹ thuật khai thác mỏ.
+ Quản lý hồ sơ khai thác mỏ (thiết kế khai thác; biện pháp khai thác;
hộ chiếu khoan, nổ mìn, ranh giới, chủ quyền mỏ vv..).


+ Giám sát, theo dõi quá trình khai thác theo thiết kế, biện pháp khai
thác đã được duyệt.
+ Nghiên cứu áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ mới, sáng kiến
cải tiến kỹ thuật khoan nổ mìn trong khai thác mỏ.
- Công tác quản lý kỹ thuật xe máy thiết bị :
+ Trực tiếp quản lý công tác sữa chữa xe máy bao gồm: Khảo sát,
thiết kế, dự trù, giám sát sửa chữa và nghiệm thu khi hoàn thành.
+ Kiểm tra kiểm soát công tác bảo dưỡng các loại xe, máy trong Công
ty, xử lý các tình huống phát sinh sau khi bảo dưỡng.
+ Kiểm tra kiểm soát công tác quản lý sử dụng xe, máy trong toàn

công ty: Lên lịch kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất và tổ chức thực hiện.
+ Kiểm soát quy trình sửa chữa, bão dưỡng và sử dụng máy móc thiết
bị cho các loại máy móc hiện có trong Công ty theo quy trình bảo dưỡng sửa
chữa;
+ Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty trong công tác mua sắm máy
móc thiết bị và thay đổi công nghệ.
+ Tham gia công tác kiểm soát chất lượng đầu vào.
+ Cải tiến máy móc thiết bị sao cho phù hợp nhất, tiêu tốn nhiên liệu ít
nhất, tuổi thọ cao nhất góp phần làm tăng lợi nhuận cho Công ty;
+ Tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong công tác thanh lý tài sản
và vật tư hư hỏng, lạc hậu do thay đổi công nghệ.
+ Quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật trong sản xuất, kiểm soát
việc sử dụng tiêu hao vật tư theo định mức ban hành.
+ Chủ trì cải tiến các máy nghiền theo hướng dẫn sản phẩm đa dạng,
chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường.


+ Tham mưu trong việc thuê xe máy thiết bị đáp ứng nhu cầu xản xuất
đồng thời cho thuê xe máy thiết bị của Công ty nhằm khai thác tối đa năng
lực hiện có;
- Công tác quản lý vật tư:
+ Hướng dẫn lập, tiếp nhận, trình duyệt kế hoạch sử dụng vật tư hàng
hóa, vật liệu nổ công nghiệp theo tháng, quý, năm hoặc theo đơn hàng do
các đơn vị lập.
+ Tham gia công tác kiểm soát chất lượng vật tư đầu vào.
+ Hướng dẫn, theo dõi công tác quyết toán vật tư sử dụng theo định
mức được duyệt.
+ Định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm lập báo cáo sử dụng vật liệu
nổ công nghiệp theo quy định.
- Công tác an toàn và vệ sinh lao động- phòng chống cháy nổ :

+ Tập hợp các quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn vệ sinh lao động
-PCCN hiện hành của Nhà nước để áp dụng vào hoạt động SXKD của Công
ty.
+ Chủ trì phối hợp với các đơn vị và tổ chức học tập, phổ biến giám
sát việc chấp hành các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn quy phạm an toàn vệ
sinh lao động - PCCN của Nhà nước và các quy chế, nội quy an toàn của
Công ty ban hành.
+ Lập kế hoạch, theo dõi, cấp phát bảo hộ lao động hàng năm của
Công ty và kiểm tra việc sử dụng bảo hộ lao động của người lao động.
+ Theo dõi thực hiện công tác đo môi trường lao động, tổ chức khám
sức khoẻ định kỳ cho người lao động.
+ Báo cáo định kỳ công tác bảo hộ lao động. Tham gia điều tra, thống
kê các tai nạn lao động. Đề xuất xử lý các trường hợp tai nạn lao động xảy
ra.


+ Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác an toàn VSLĐ-PCCN ở các
đơn vị.
+ Hàng năm phối hợp với phòng TC-HC lập kế hoạch và trực tiếp tổ
chức thực hiện việc huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, tổ chức thi
nâng bậc cho công nhân trong Công ty.
+ Lập báo cáo về ANTT, báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của cơ
quan chức năng.
- Công tác định mức, khoán :
+ Tham gia khảo sát và là đầu mối thiết lập trình duyệt hệ thống định
mức kinh tế kỹ thuật trong sản xuất: định mức tiêu hoa vật tư, định mức hao
hụt trong khâu chế biến…;
+ Tham mưu trong công tác khoán: quyết định giao khoán, nghiệm
thu khối lượng giao khoán và quyết toán vật tư, quyết toán lương khoán;
- Công tác đầu tư :

+ Quản lý các dự án đầu tư trong công ty: Lập báo cáo đầu tư, lập hồ
sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu, giám
sát thực hiện, thanh quyết toán cho nhà thầu theo tiến độ hợp đồng hoặc theo
bản nghiệm thu. Đánh giá hiệu quả sau đầu tư;
+ Quản lý hồ sơ, theo dõi hoạt động đầu tư tại công ty con, công ty
liên kết