Luận văn một số vấn đề hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá minh khai

LI M U
***
Đảm bảo vật t cho sản xuất là một vấn đề quan trọng rất phức tạp bản thân nó
bao hàm nhiều quá trình kinh tế và giữa chúng lại có một mối quan hệ mật thiết với
nhau.
Ngày nay việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trờng, ở Việt nam đã khiến cho mọi doanh nghiệp phải tự chịu trách
nhiệm từ kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trên thực tế không ít các doanh
nghiệp đã gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong công tác đảm bảo vật t cho sản xuất,
nh tình trạng d thừa ứ đọng vật t, không tìm đợc nguồn vật t, sử dụng lãng phí vật t...Do vậy việc phải làm sao cho công tác đảm bảo vật t cho sản xuất, đáp ứng đợc các
yêu cầucủa quá trình sản xuất kinh doanh nh; Cung ứng đầy đủ các loại vật t về số lợng, chất lợng đúng quy cách phẩm chất, kịp thời gian và đồng bộ. Việc kinh doanh
vật t phải đảm bảo đợclợi thế cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trờng,là những đòi hỏi
rất cấp thiết .
Để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp công ty khoá Minh
Khai hoàn thiện công tác tổ chức, đảm bảo vật t cho công ty một cách khoa học,nhàm
thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng hiện nay.Tôi xin
nghiên cứu đề tài "Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật t cho sản xuất của công
ty khoá Minh Khai"
Các nội dung chủ yếu của đề tài bao gồm
Chơng I:Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật t cho sản xuất
củaDNSXCN.
ChơngII:Thực trạng và công tác đảm bảo vật t cho sản xuất ở công ty khoá Minh
Khai
ChơngIII:Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác đảm bảo vật t cho sản xuất.
Kết luận:

1


Chơng I
Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật t

cho sản xuất của DNSXCN

I. Đảm bảo vật t cho sản xuất là điều kiện tất yếu
của quá trình sản xuất
1.Hàng hoá vật t
- Là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất ra sản phẩm, đó là nguyên nhiên
liệu,vật liệu điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ và phụ tùng.
- Vật t là sản phẩm của lao động đợc trên dùng cho sản xuất. Nó là một yếu tố
không thể thiếu đợc đối với bất kỳ nền sản xuất nào.
- Vì vậy chúng ta phải làm rõ hai thuộc tính của hàng hoá đó là:
Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá.
- Sản xuất hàng hoá tồn tại nhiều hình thái kinh tế xã hội.
- Trong lịch sử đã tồn tại ba loại sản xuất hàng hoá.
+ Sản xuất hàng hoá giản đơn.
+ Sản xuất hàng hoá t bản chủ nghĩa.
+ Sản xuất hànghoá xã hội chủ nghĩa.
- Sản xuất hàng hoá trong mỗi hình thái kinh tế xã hội có bản chất khác nhau,
nhng đó là hàng hoá thì chúng phải có hai thuộc tính sau:
* Giá trị sử dụng: Do công dụng của vật thể đó quy định nó dùng để thoả mãn
nhu cầu tiêu dùnh cho sản xuất. Công cụ của vật phẩm nó chở thành giá trị sử dụng
Giá trị sử dụng do thuộc tính tự nhiên chứ không phải do thuộc tính xã hội của
vật phẩm đó quyết định. Vì vậy giá trị sử dụng là một phạm trù vĩnh viễn.
Mác nói: "Giá trị sử dụng cấu thành các nội dung vật chất của cải chẳng kể hình
thái xã hội đó nh thế nào
- Giá trị sử dụng là một thuộc tính hàng hoá gắn liền với vật thể hàng hoá, nhng
đó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân ngời sản xuất hàng hoá, mà là một giá
trị sử dụng cho ngời sử dụng chúng.
- Nhờ thuộc tính đó của hàng hoá nên các hàng hoá đó có thể trao đổi đ ợc với

2

nhau chẳng qua là trao đổi lao động của mình ẩn dấu trong những hàng hoá đó.
* Giá trị: Giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị, là nội dung, là cơ sở
của giá trị trao đổi. Hàng hoá là sản phẩm của lao động, nó có hai thuộc tính giá trị và
giá trị sử dụng. Vậy thì vật t hàng hoá có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng.
Cần chú ý rằng hai thuộc tính này cũng kết tinh trong hàng hoá, điều đó có nghĩa
là giá trị sử dụng và giá trị thống nhất với nhau nhng không hoàn toàn tách lập một
cách biệt lập thô thiển.
Một giá trị bao giờ cũng đi liền với một giá trị sử dụng nhất định. Một giá trị
sử dụng đợc sản xuất để trao đỏi đã là cái chứa đựng trong hàng hoá. Nh vậy khi
chúng ta sử dụng một hàng hoá nào đó làm hao mòn giá trị sử dụng, thì cũng có nghĩa
là chúng ta đã tiêu tốn một lợng giá trị để mua một giá trị sử dụng đó phải xứng đáng,
phải phù hợp với lợng giá trị đã bỏ ra bằng một lợng giá trị nhất định. Chúng ta có thể
mua đợc những giá trị sử dụng nhất định phù hợp với nó.
Quan hệ giữa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc biểu hiện ở quy luật
giá trị. Đây là quy luật của nền sản xuất hàng hoá và trao đổi hàng hoá phải đợc tiến
hành trên cơ sở ngang giá hay nói cách khác nó yêu cầu giá trị sử dụng của một hàng
hoá luôn thống nhất với nhau và phù hợp với nhu cầu của xã hội.
Đại hội Đảng cộng sản Việt nam lần thứ VI đã thừa nhận nền kinh tế Việt nam
là xã hội.
Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Vật t là sản phẩm của lao động, đợc
tiêu dùng trong sản xuất nh vậy trong nền kinh tế hàng hoá thì vật t là hàng hoá, vật t
có hai thuộc tính nh các hàng hoá khác đó là giá trị và giá trị sử dụng. Điều đó có ảnh
hởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh thơng mại vật t.
2.Sự cần thiết của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật t.

Để

quá trình sản xuất có thể diễn ra, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba yếu tố; vật t,

lao động, tiền vốn.
Vật t là sản phẩm của lao động, nó đợc trao đổi thông qua mua bán để phục vụ
cho sản xuất. Vật t là yếu tố quan trọng trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trực
tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Nh vậy vật t là cần thiết không thể thiếu đợc
trong bất kỳ nền sản xuất nào. Để có vật t cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ
chức quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất, chính là bảo đảm quá trình sản xuất đợc
thực hiện liên tục và bảo đảm sự tồn tại phát triển của đơn vị sản xuất. Để có vật t kịp
thời cho sản xuất theo đúng tiến độ đòi hỏi mỗi đơn vị phải tổ chức một cách khoa
3


học từ xác định nhu cầu đến tổ chức thu mua, quản lý nhu cầu phù hợp với yêu cầu
sản xuất. Để giảm giá thành sản phẩm, tuỳ lợi nhuận và thu nhập. Nh vậy vấn đề tổ
chức đảm bảo vật t cho sản xuất là cần thiết không thể thếu đợc, nó là cơ sở cho quá
trình sản xuất diễn ra một cách thờng xuyên liên tục trong nhịp độ khác nhau với
những biến động khác nhau của thị trờng.
3. ý nghĩa của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất.
Để thực hiện quá trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thờng xuyên nguyên
nhiên vật liệu và thiết bị máy móc...chỉ có đảm bảo đủ số lợng, đúng mặt hàng và chất
lợng vật t cần thiết với thời gian quy định thì sản xuất mới có thể tiến hành bình thờng
đợc và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả.
Ngợc lại nếu vật t mua về quá số lợng quy định, chất lợng không đúng với yêu
cầu dẫn đến tồn đọng vốn, sản phẩm sản xuất ra không bán đợc, hiệu quả sản xuất
kinh doanh kém đi và nếu vật t mua về không kịp thời dẫn tới sản xuất bị ngừng trệ,
dẫn tới tăng giá thành sản phẩm .
Tóm lại trong điều kiện hiện nay nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng,
vấn đề đảm bảo vật t cho sản xuất cần bám sát thị trờng. Lập kế hoạch cung ứng vật t
phải bám sát kế hoạch sản xuát và tiêu thụ. Giải quyết tốt mối quan hệ Tiền-HàngTiền theo quy luật giá trị để định hớng ổn định vật t thờng xuyên cho quá trình sản
xuất.
4.Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật t và quá trình sản xuất.

Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật t và tiêu dùng
vật t đợc thể hiện ở những điểm sau.
Tên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật t cụ thể là:
Nhu cầu vật t
= (Sản lợng kế hoạch
nhân với định mức tiêu chuẩn ).

n

n

i =1

i =1

Mi = QiXmi

Kế hoạch cung ứng vật t càng sát với kế hoạch bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu,
nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật t mua về thừa hoặc thiếu đều ảnh hởng trực tiếp
đến tình hình sản xuất kinh doanh.
Cân đối nguồn tài chính mua vật t đa vào số lợng vật t theo kế hoạch, để tránh
tình trạng mất cân đối nguồn vốn.
Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung ứng

4


vật t. Nhng nếu tiêu dùng vật t không đúng với yêu cầu công nghệ sẽ làm tăng chi phí
sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, gây khó khăn
về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật t.

Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật liệu,
dới tác dụng máy móc con ngời, giá trị vật t đợc chuyển dần vào giá trị của sản phẩm.
Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật t đúng với yêu cầu kỹ thuật là
nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu t khoa học kỹ thuật cải tiến công nghệ, giảm định
mức tiêu hao vật t, tăng hiệu quả sản xuất, tăng nguồn vốn và nhu cầu vật t đợc đảm
bảo.
Sản xuất tiêu dùng vật t phải đợc qua lu thông hàng hoá, sản xuất bảo đảm tiêu
thụ sản phẩm, tránh khê đọng sản phẩm là tránh ứ đọng vật t. Việc thanh toán với
khách hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh doanh khác bằng sản
phẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải đợc thị trờng chấp nhận.
Ngoài ra việc tiêu dùng vật t trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí lu thông
vật t để đảm bảo sản xuất có hiệu quả.

II.Nội dung của quá trình đảm bảo vật t cho sản
xuất ở doanh nghiệp sản xuất.
1.Nghiên cứu thị trờng và lập kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của kế hoạch
sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp
thời và có chất lợng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản xuất một cách có hiệu quả
nhất. Lập kế hoạch mua sắm vật t là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bớc và
nhiều công việc phải làm nh:
Nghiên cứu thị trờng các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh thị trờng,
xác định đợc thị trờng đáp ứng đợc nhu cầu vật t cho doanh nghiệp cả về số lợng, chất
lợng, thời gian và giá cả.
Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sản
phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật t trong năm báo cáo.
Xác định lại bảng danh mục vật t dùng trong năm, kế hoạch, xây dựng và
chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử
dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật t.
Tính toán nhu cầu vật t trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công

5


việc.
Tính toán nguồn vật t, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật t và biểu cân đối vật t.
1.1Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật t là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-Kỹ
thuật - Tài chính doanh nghiệp. Chúng có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác nh
kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế hoạch tài chính...Trong
mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật t bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế
hoạch , còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật t. Thật
vậy chẳng hạn nh mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế
hoạch vật t không thể xa rời những chỉ tiêu trong những kế hoạch này, để xác định
nhu cầu vật t. Vì một sự xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu
thụ, kế hoạch mua sắm vật t sẽ đa đến tình trạng ứ đọng vật t, ứ đọng vốn hoặc tình
trạng không đảm bảo vật t cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất.
Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua sắm
vật t ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lợng của kế hoạch xây dựng nhằm phục
vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua sắm vật t có những đặc điểm sau:
Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật t, sẽ dự kiến trực tiếp thời
gian của qúa trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các t liệu sản xuất sẽ phát sinh trong
doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất phức tạp của
nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật t với rất nhiều quy cách, chủng
loại rất khác nhau và phơng pháp cơ bản để lập kế hoạch này, là phơng pháp cân đối.
Kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao
độ của kế hoạch mua sắm vật t. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất là
bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật t phải rất chi tiết cụ thể,

phải đặt mua những vật t thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất, tính chất cụ thể và
nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số
lợng mua sắm , sẽ đợc phân chia ra cho từng phân xởng, nhất định trong từng thời kỳ
nhất định.
1.2Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t.
a)Nội dung của kế hoạch mua sắm vật t;

6


- Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài
liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật t
và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật t. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật
t một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật t phải xác định, cho
lợng vật t cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lợng, chất lợng và thời gian.
Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua, kế hoạch mua sắm vật t còn phải
xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch
mua vật t thờng phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây:
Một là phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch nh
nhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ.
Hai là phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho
đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài.
b)Trình tự lập kế hoạch mua sắmvật t :
Trình tự lập kế hoạch là những bớc công việc phải làm để có đợc kế hoạch đối
với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật t chủ yếu là do phòng kinh
doanh lập, nhng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành
doanh nghiệp.
Các giai đoạn lập kế hoạch vật t gồm có:
Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lợng và
nội dung của kế hoạch vật t, ở giai đoạn này, cán bộ thơng mại doanh nghiệp phải

thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trờng, các
yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phờng án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu
thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sản
xuất và của doanh nghiệp.
Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh
nghiệp sản xuất, để có đợc kế hoạch mua vật t chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác
định đầy đủ các loại nhu cầu vật t cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định
lợng vật t cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trờng, với cơ chế tự
trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu
cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.
Giai đoạn xác định số lợng vật t tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp số lợng vật t này thờng đợc xác định theo phơng pháp "Uớc
tínhvà phơng pháp "Định mức".
7


Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật t là xác định số lợng vật t hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp
đợc xác định theo phơng pháp cân đối nghĩa là:

(1)


i, j

N = P
i, j

Trong đó:
là nhu cầu về loại vật t i N dùng cho mục đích j.
i, j

tổng nguồn về loại vật t i đáp P ứng bằng nguồn j
i, j

Trong cơ chế thị trờng, yêu cầu

của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các

doanh nghiệp, phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật t kỹ thuật. Nhu
cầu mua sắm phải đợc tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng doanh nghiệp.
Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc nên kế hoạch mua vật t là làm so với số lợng
vật t cần phải mua về ở mức tôí thiểu mà đảm bảo đợc yêu cầu của sản xuất kinh
doanh. Các bộ phận của cân đối trên (1) đợc gọi là các chỉ tiêu của kế hoạch mua sắm
vật t.
Để quản lý hoạt động thơng mại doanh nghiệp ngời ta thờng dựa trên cơ sở hệ
thống các định mức kinh tế kỹ thuật.

8


Căn cứ định mức của kế hoạch hoá và
quản lý Thơng mại doanh nghiệp

Các mức điều tiết quá
trình sản xuất kinh
doanh và QLTM

Các mức tiêu dùng và sử
dụng vật t kỹ thuật

Mức
tiêu
dùng
NVL

Mức
dự trữ
sản
xuất

Mức
sử
dụng
thiết
bị
máy
móc

Mức
dự trữ
vật t
cho
sản
xuất
nửa
TP

Mức
điều
tiết

thơng
mại
đầu
vào

Mức

Mức

Mức

Mức

Mức

Giá cả

Mức

tiêu

tiêu

tiêu

tiêu

chuyển

vật t

hao hụt

dùng

dùng

dùng

dùng

thẳng

hàng

tự

nguyên

nguyên

nhiên

điện

đặt

hoá

nhiên

vật liệu

vật liệu

liệu

chính

phụ

hàng
giao
hàng

2.Tổ chức mua sắm vật t.
Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật t và kết qủa nghiên cứu thị trờng, doanh
nghiệp nên đơn hàng vật t và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật t cho sản xuất, lên đơn
hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại
hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lợng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian
nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật t,
và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể
dẫn đến đặt mua những vật t mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so
với nhu cầu, với ý nghĩa nh vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công
9

Các
mức
khác

tác lập đơn hàng. Để lập đơn hàng đợc chính xác bộ phận đơn hàng cần tính đến các
cơ sở lập đơn hàng nh nhiệm vụ của sản xuất , hệ thốnh định mức tiêu dùng vật t, định
mức dự trữ vật t, lợng tồn kho vật t, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật t quý tháng.
Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt mua những loại vật
t, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức mua sắm vật t ở doanh nghiệp đợc thực
hiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết.
2.1.Dự báo nhu cầu vật t.
Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trờng trong và
ngoài nớc có nhiều thay đổi ảnh hởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực
hiện. Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trờng về mặt hàng mà công ty sẽ kinh
doanh, về giá cả, về phí lu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác.
Để từ đó củng cố thay đổi phơng thức kinh doanh của công ty. Công ty cần nghiên
cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó công ty biết các vật t mà công
ty cần là bao nhiêu, chất lợng ra sao, số lợng vật t đó mua ở đâu. Qua dự báo này công
ty có thể mở rộng thị trờng và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm
đợc tình hình tiêu thụ sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật t
trong nớc và nớc ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lợng giá trị ổn định, thuận tiện để
bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật t cũng cho công ty
biết đợc, những biến đổi của chất lợng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc những
nguồn hàng mà công ty vừa khai thác, nắm vững đợc yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu
cầu của các bộ phận.
+ Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật t.
- Diễn biếncủa thị trờng.
- Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nớc.
- Khả năng cung cấp vật t trong nớc.
- Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.
+ Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật t.
- Xác định chi phí sản xuất.
- Khả năng trong nớc (cung cấp +khai thác).

- Cơ chế kinh tế.
- Những đòi hỏi về nâng cao chất lợng sản phẩm.
2.2.Các nguồn hàng và đặc điểm.
10


Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc
khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo
nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất
đặc điểm, phơng thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu
lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho
công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình
thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai
thành phần cơ bản; nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa.
+Nguồn nhập khẩu:
Đây là nguồn đợc sản xuất tại nớc ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai
thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nớc.
Thị trờng nớc ngoài mà ta vẫn quan hệmua bán trớc đây chủ yếu là các nớc
Đông âu thuộc phe XHCN nhng sau khi biến động kinh tế chính trị ở Đông âu, tình
hình mua bán có phần giảm xuống, về số lợng cũng nh cơ cấu. Hiện nay thị trờng mở
rộng ra các nớc láng giềng nh; TrungQuốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Inđônêxia...và nhất
là từ khi Mỹ xoá bỏ cấm vận thì thị trờng càng đợc mở rộng, nguồn hàng lại càng
phong phú, rồi rào hơn. Thị trờng ở các nớc t bản phát triển thờng ổn định, cạnh tranh
gay gắt do vậy hoạt động ở các thị trờng này, đòi hỏi phải có sự điều tra nghiên cứu tỉ
mỉ cộng với sự am hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng thời không cho phép các tổ chức
kinh doanh của ta đã có ít cơ hội mà lại mắc sai lầm ở thị trờng, thì có ít cơ hội để làm
lại. Tuy nhiên nếu có hiểu biết nhiều thì hoạt động của các thị trờng này, lại có những
thuận lợi nh thanh toán sòng phẳng, không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng hợp
đồng. Do điều kiện phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của nớc ta hiện
nay, thị trờng nớc ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm bảo vật t, cho tiêu dùng

sản xuất trong nớc đợc tiến hành bình thờng, liên tục và nâng cao chất lợng sản phẩm,
góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao và thúc đẩy nền kinh tế ngày
càng phát triển.
Hoạt động ở thị trờng quốc tế phải tuân theo các điều kiện thơng mại chung, luật
pháp và các chính sách buôn bán ở nớc bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán,
điều kiện vận tải và tình hình giá cớc. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nớc
ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ
ngoại tệ ra mua hàng.
+ Nguồn nội địa:

11


Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật t hàng hoá trong nớc mà doanh nghiệp
có thể khai thác đợc. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận; nguồn từ các
đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.
Nguồn thu mua trực tiếp từ các đon vị sản xuất trong nớc có nhiều điểm tích
cực nh đảm bảo chất lợng, tính chất thờng xuyên và khối lợng lớn, chi phí lu thông
thấp.
Nhng bên cạnh đó còn nhiều nhợc điểm nh là vật t kinh doanh không đồng bộ,
nhng thờng phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác.
Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có.
- Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.
- Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy; đặc điểm của ngồn hàng này là ít và
không đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lu thông hàng hoá, thấy phù
hợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài loại vật t hàng hoá
không quan trọng để kinh doanh.
- Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.
- Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết; Đó là nguồn hàng mà các tổ
chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá nhân sản

xuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh.
- Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trờng
hợp các doanh nghiệp là ngời cung ứng nguyên liệu, vật t kỹ thuật cho sản xuất.
- Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm.
2.3.Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng.
a)Mua hàng; Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức
mua hàng khác nhau.
+ Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh
sau khi tìm đợc nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp
đồng mua.
+ Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm đợc
nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật t tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về
giá cả và các điều kiện có liên quan nh vận chuyển, phơng thức thanh toán, thì tiến
hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế.
b)Các hình thức tạo nguồn khác:
12


+ Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lợng hàng hoá còn lại cuối kỳ
báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch.
Số lợng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12,
nhng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho đợc xác định trớc thời gian kiểm
kê.
Vì vậy ngời ta phải ớc tính đợc lợng vật t hàng hoá tồn kho. Kết quả ớc tính
càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó.
Thông thờng khi xác định lợng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của
một mặt hàng nào đó ta dùng công thức.

Ođk = Ott + Nh - X

Trong đó:
-Ođk : Tồn kho ớc tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
-Nh : Lợng hàng hoá ớc nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo.
-X :

Lợng hàng ớc xuất cũng trong thời gian đó.
+ Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thờng

phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lợng,
chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và
ký kết các hợp đồng mua bán cha tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào
không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật t hàng hoá
dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một
lợng vật t hàng hoá vợt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự
trữ. Những lợng vật t hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lu thông để tiêu
dùng cho sản xuất.Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai nguyên nhân
hàng hoá đợc huy động trong kế hoạch không chính xác, luôn thay đổi hoặc nguồn
nhập do hạn chế về ngoại hay hạn chế về ngoại tệ nên cha tiêu thụ đợc ngay.
Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác
nh;
+Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lu
thông kinh doanh vật t tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật t, tièn vốn(vật t ở
13


đây là vật t ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua đợc). Hình thức
này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động d thừa và tăng vật t cho lao
động xã hội, thực hiện đợc tiết kiệm.
+Nguồn nhờ liên doanh liên kết:

Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu t về vật
t,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về
lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc
nhiều bên nhng không chi phối nhau về sản phẩm.
+Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm
sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì
nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay
đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật t cho
các nghành sản xuất khác. Để tận dụng đợc nguồn này các tổ chức kinh doanh phải
tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu đợc nguồn hàng này thông qua việc
bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết đợc đầu ra,thông qua hội chợ với khách
hàng.
+ Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho
yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán
hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc hởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất
định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên
giao nhận đại lý.
Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thơng mại là toàn bộ
hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lợng tốt, thoả mãn mâu thuẫn
các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục phức tạp từ khâu đầu
tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, đến tìm hiểu tiềm năng sản xuất,
từ các vật liệu trong và ngoài nớc, lao động và trình độ lao động trong nớc, đến khâu
ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất, vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá, đến đáp
ứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi nhuận đáp
ứng nhu cầu kinh doanh và các tổ chức kinh doanh hàng hoá.
Không thể hiểu thuần tuý mua là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh hàng
hoá mà phải hiểu mua gắn liền với bán(bán đợc mới mua) tạo đợc nguồn hàng tốt hay
xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và ảnh hởng tới quá trình phát

14


triển của nền kinh tế quốc dân. Vì vậy đây là nhiệm vụ quan trọng của các tổ chức
kinh doanh hàng hoá,trong việc làm ổn định và phát triển thị trờng Việt nam.
Để làm tốt công tác này các tổ chức kinh doanh phải thực sự am hiểu sản xuất,
nắm vững nhu cầu của sản xuất. Trong tình hình hiện nay các đơn vị sản xuất đợc
phép tiêu thụ thẳng sản phẩm, của mình đã đặt các tổ chức kinh lu thông vào một thế
đứng khó khăn mới.
2.4 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật t phục vụ sản xuất
Sau khi xây dng kế hoạch vật t công ty căn cứ vào đó xác định vật t còn thiếu
phải mua ngoài ,Công ty có thể cử cán bộ thơng mại đi giao dịch tìm mua, ở các tổ
chức kinh doanh vật t hay các đơn vị sản xuất khai thác vật t. Hoặc có thể đặt mua ở
nớc ngoài nếu nh nguồn vật t có ở trong nớc không đảm bảo việc mua bán phải thông
qua các hợp đồng mua bán vật t.
Hợp đồng mua bán vật t là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp
đồng mua báncó tính chất pháp lý, ngời đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là
ngời có t cách pháp nhân, vì hợp đồng kinh tế là cơ sở,là căn cứ của trọng tài kinh tế
xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua
bán là cơ sở cho việc thực hiện thơng mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những
khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và
ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật.
Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau.
-Tên đơn vị ký hợp đồng.
-Số tài khoản.
-Tên chức vụ của ngời đứng ra đại diện ký kết.
-Các điều khoản cam kết giữa hai bên
-Thời hạn thực hiện hợp đồng.
-Trách nhiệm vật chất giữa hai bên.
Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các đièu khoản cam

kết giữa hai bên bao gồm ba loại.
Những điều khoản chủ yếu nh nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lợng khối lợng, số lợng quy cách kích thớc mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phơng thức
giao nhận, phơng thức thanh toán.
Những điều khoản thờng lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhng vẫn đợc
15


hai bên công nhận.
Những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản cha có quy định của nhà nớc
đợc vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều
luật, của nhà nớc nh giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn).

Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nớc ngoài, doanh nghiệp phải
nghiên cứu kỹ lỡng thị trờng quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua
bán quốc tế.
3.Tổ chức tiếp nhận,vận chuyển và bảo quản vật t.
3.1.Tổ chức tiếp nhận: làm tốt công tác tiếp nhận vật t sẽ bảo đảm điều kiện,
thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lu thông, qua việc giải phóng
nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phơng tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất
mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện
thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lợng vật t, nguồn nhập là cơ sở để xây
dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành.
+ Nhiệm vụ:
-Tiếp nhận đúng về số lợng,chất lợng vật t,thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh
tế hoặc các chứng từ giao nhận vật t, bảo đảm đúng chính sách chế độ.
-Giải phóng nhanh phơng tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đa nhanh vật t về kho
an toàn.
+ Nội dung công tác tiếp nhận:
-Công tác chuẩn bị: chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế,
thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phơng tiện vận chuyển, phơng tiện cân đong,

chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.
+ Phơng tiện tiếp nhận:
-Tiếp nhận về số lợng: dùng các phơng tiện cân đong để kiểm tra số lợng vật t
nhập kho.
-Tiếp nhận về chất lợng: ngời nhận cùng với ngời giao trực tiếp xác định chất lợng vật t hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lợng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong
lô.

16


Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ).
Mức độ h hỏng biến chất vật t hàng hoá.
Hình dáng kích thớc mầu sắc.
Tính chất cơ lý hoá.
Việc tiếp nhận hàng hoá đợc tiến hành theo hai phơng pháp. Phơng pháp tiết
kiệm toàn bộ và phơng pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào
điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng nh
các thông lệ hiện hành.
+Một số trờng hợp cần sử lý khi tiếp nhận:
-Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất ngời giao và ngời nhận cùng nhau
lập biên bản, hàng hoá vật t đợc tiếp nhận bình thờng ghi chép theo đúng biểu mẫu.
-Hàng hoá đã về kho nhng cha có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm
tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có
đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng
nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng cha có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ
tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn.
-Hàng cha về kho nhng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp
nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đờng
đi.Nếu cha chấp nhận thanh toán thì lu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ
chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thờng.

3.2.Tổ chức chuyển vật t về kho:
Tổ chức vận chuyển vật t về kho,của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật t
nhằm đảm bảo,vật t cho sản xuất, vì vậy lam tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung
ứng vật t kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tấc vận chuyển
cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí
cần thiết trên cơ sở khối lợng vật t cần mua, địa điểm giao hàng.
3.3.Tổ chức bảo quản vật t;
Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong viẹc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu
về số lợng, chất lợng vật t về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và
giá trị sử dụng của vật t hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi
phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho.
+Nhiệm vụ:
17


- Bảo quản tốt về số lợng và chất lợng vật t hàng hoá,không ngừng phấn đấu
giảm hao hụt tự nhiên.
-Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng.
+ Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:
-Quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc
điểm của từng loại vật t hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian
kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật t hàng hoá khác nhau.
-Định vị định lợng vật t hàng hoá: xác định vị trí tợng đói ổn định của một loại
vật t nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản
tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lợng vật t trong mỗi đơn vị đã đợc
định vị.
-Kê lót chất xếp vật t hàng hoá trong một đơn vị đã đợc định vị,làm tốt công tác
này bảo đảm đợc nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trớc xuất trớc, hàng nhập sau
xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.
-Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hởng của môi trờng đến vật t hàng hoá.

-Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
-Thờng xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lợng vật t, xây dựng chế độ kiểm tra,
trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những h hỏng, hao hụt từ đó đề ra các
biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.
-Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.
4.Tổ chức cấp phát vật t cho nhu cầu sản xuất.
Tổ chức cấp phát vật t đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện
pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật t ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm
bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lợng tạo điều kiện trong quá
trình sản xuất tiến hành đợc nhịp nhàng.
Đảm bảo tính đồng bộ của vật t góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ
rút ngắn thời gian chuẩn bị vật t cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao
động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, tiền vốn giảm lực lợng dự trữ ảnh hởng đến tài
chính của doanh nghiệp.
+ Nhiệm vụ:
-Xuất vật t đúng số lợng, đúng chất lợng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc.

18


-Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật t.
+ Nội dung của công tác cấp phát;
-Công tác chuẩn bị cấp phát: vật t trớc khi đa vào tiêu dùng cần đợc chuẩn bị tốt
về số lợng, chất lợng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát.
Chuẩn bị lợng vật t về số lợng chất lợng về sổ sách theo dõi chứng t xuất kho.
Chuẩn bị phơng tiện cân đong,đo đếm phơng tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn
bị về lao động.
Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lợng dự trữ ở trong kho ở
doanh nghiệp,tiết kiệm đợc chi phí bảo quản,đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất, cần đến
loại vật t nào thì có ngay loại vật t đó mà không cần phải dự trữ trớc. Để làm tốt khâu

này cán bộ vật t phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phơng tiện
vận chuyển, bốc xếp...Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đa vật t về kho của doanh
nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện.
Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật t cho tiêu
dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật t hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính
thống nhất. Xây dựng phơng án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù
hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả.
-Cấp phát vật t cho yêu cầu sản xuất ,cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức
cấp phát, đợc xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật t
với số lợng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức
nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lợng vật t
thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh
trong việc thực hiện kế hoạch vật t, nâng cao trách nhiệm của ngời làm công tác kế
hoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều
cho công tác hạch toán

Hạn mức đợc xác định theo công thức:
H = Nsx Ndd + D - 0
H: Hạn mức cấp phát vật t
Nsx: Nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm
Ndd: Nhu cầu vật t cho sản phẩm dở dang
D: Nhu cầu vật t cho dự chữ phân xởng
19


O: Tồn kho thực tế đầu kỳ
Trên cơ sở hạn mức đợc xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật t theo
hạn mức cho phân xởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật t. Thủ kho
phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất.
Để giao vật t cho các phân xởng, tổ đội sản xuất ngời ta tiến hành theo hai phơng pháp sau:

Một là: giao vật t tại kho của doanh nghiệp là phơng thức giao trong đó phân xởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của ngời mang phơng tiện đến để nhập vật
t từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phơng pháp nàythì phân xởng, tổ đội phải có bộ
phận tiếp liệu và phơng tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phơng tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh
khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phơng pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật t với
số lợng ít và không ổn định.
Hai là: Giao vật t tại nơi làm việc. Đây là phơng thức giao nhận vật t căn cứ vào
lịch cấp phát vật t, tự tổ chức chuyển đa vật t đến nơi làm việc bằng phơng tiện và
nhân lực do phân xởng quản lý. áp dụng phơng pháp này phải có bộ phận cấp phát
thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán.
5. Kiểm tra tình hình sử dụng vật t và thanh quyết toán:
*Kiểm tra tình hình sử dụng vật t:
Vật t cấp cho phân xởng (tổ, đội sản xuất ) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết
thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không
đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này lại đem
dùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và có
nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật t đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật t
và ảnh hởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngợc lại nếu phân xởng sử dụng vật t
đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế
liệu và giảm phế phẩm thì có ảnh hởng tốt đến kinh tế kinh doanh.
Vì vậy phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật t là trách nhiệm của phân xởng, tổ đội sản xuất, của công nhân của các phòng và nói chung của toàn doanh
nghiệp. Phòng quản trị vật t là ngời chịu trách nhiệm quản lý vật t ở doanh nghiệp,
không phải chỉ lo mua vật t vào còn cấp phát chỉ số vật t cho phân xởng là song mà
còn phải có trách nhiệm thờng xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật t trong doanh
nghiệp.
20


Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát , số liệu hạch
toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xởng,
về tình hình sử dụng vật t, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùng

ở tổ, đội sản xuất và ngời công nhân sử dụng.
Lợng vật t xuất từ kho doanh nghiệp thờng là khớp với hạn mức, với các phiếu
lĩnh vật t. Nhng thực tế có nhiều trờng hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các
chứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phải
xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ ra để bớt lại một ít,
hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng phòng vật t phải đối chiếu
giấy tờ. Sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật t theo hạn mức ở
phòng tài vụ.
Lợng vật t thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp phát đã
duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật t hay vì thay đổi loại vật t khác. Khi có
yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật t riêng, và phải đợc hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm vật t do phân xởng (tổ đội sản xuất) đề nghị trởng
phòng kế hoạch và trởng phòng vật t ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin
cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vợt mức kế
hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do
không tuân thủ mục tiêu dùng vật t. Ngời quyết định cấp thêm cho phân xởng là giám
đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp.
Trong trờng hợp phải thay thế loại vật t dự định trong kế hoạch bằng loại vật t
khác, phân xởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong phiếu cần ghi rõ nội
dung thay thế, ảnh hởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu. Vì bất kỳ một sự
thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm và tiến độ của quá
trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng
cóliên quan nh phòng vật t, phòng thiết kế phòng kỹ thuật và đợc giám đốc hoặc phó
giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt.
Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật t là các
báo cáo của phân xởng trởng, thủ trởng các bộ phận trong kỳ qua (thờng là một
tháng). Trong báo cáo nêu rõ lợng vật t tồn kho đầu kỳ, lợng vật t đã nhận trong kỳ, lợng vật t sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trờng hợp vợt kế hoạch) lợng
phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác phòng vật t cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu

21


dùng vật t. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định đợc sử dụng đúng đắn của
các tài liệu báo cáo và mới hiểu đợc rõ ràng tình hình qua báo cáo.
Sau khi đã có tình hình và số liệu đợc xác định và tính toán chính xác, để xác
minh đợc phân xởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trớc hết cần phải
đối chiếu số lợng các loại vật t mà phân xởng thực tế nhận trong kỳ với số lợng các
loại vật t quy định trong các phiếu hạn mức.
Nếu có trờng hợp đối với một số loại vật liệu, phân xởng không nhận hết số quy
định trong hạn mức, nhng đối với một số loại vật liệu khác phân xởng lại nhận quá số
quy định trong hạn mức, trong lúc chơng trình sản xuất hoàn thành bình thờng, điều
độ chứng tỏ phân xởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục đích, hoặc không
thực hiện đúng các mục tiêu dùng đã định. Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứ
vào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác.
Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân xởng
(có kể cả cấp vợt hạn mức) với việc phân xởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kể cả
sản phẩm dở dang).
Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhng số vật liệu quy định trong hạn
mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xởng đã bội chi vật
liệu. Ngợc lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vợt mức, nhng số
vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xởng
trong kỳ báo cáo đã đạt đợc thành tích nhất định về tiết kiệm vật t.
* Các phơng pháp quyết toán:
- Phơng pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xởng
đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lợng vật t xuất trong kỳ để xác định thực tế
vật t chi phí cho sản xuất sản phẩm:
C = 0đk + X - 0CK
C: Lợng vật t thực tế chi phí
Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê

Ock: Lợng vật t tồn kho cuối kỳ.
X: Lợng vật t thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xởng.
Số lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lợng vật t thực chi bằng số
lợng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lợng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lợng
sản phẩm dở dang cuối kỳ.

22


Mức tiết kiệm hay bội chi đợc xác định
E=Q.M-C
E: Mức tiết kiệm hay bội chi
Q: Số lợng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ
M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Kết quả của phép tính nếu là số dơng k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi.
- Phơng pháp nghiên cứu hiện trờng: Phơng pháp này chủ yếu thu thập thông tin
từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thơng nhân và ngời tiêu dùng. Phơng pháp
này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó ngời ta thờng sử dụng phơng
pháp này sau khi có kết quả của phơng pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phơng pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng.
- Phơng pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật t cấp
phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu
hồi nhập kho.
Giám sát việc cấp phát vật t cho sản xuất trên các mặt đồng bộ kịp thời đầy đủ.
Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật t.
Chấp hành các định mức dự trữ vật t, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật t
để giải quyết nhanh chóng.

III. Các nhân tố ảnh hởng đến quá trình đảm bảo
vật t cho sản xuất của doanh nghiệp sản xuất:

1. Nhân tố thuộc về môi trờng kinh doanh.
* Chính trị và pháp luật: Để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp phải
phân tích dự đoán về chính trị và pháp luật cùng xu hớng vận động của nó bao gồm:
Sự ổn định về chính trị đờng lối ngoại giao.
Sự cân bằng các chính sách của Nhà nớc
Vai trò và chiến lợc phát triển kinh tế Đảng và Chính phủ.
Sự điều tiết và khuynh hớng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế.
Sự phát triển các quyết định bảo vệ quyền lợi của ngời tiêu dùng
Hệ thống luật pháp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành chúng.
*Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế bao gồm các nhân tố tác động đến sức mua

23


của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá "là máy đo nhiệt độ của thị trờng, quy định
cách thức doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực của mình".
Sự tăng trởng kinh tế
Sự thay đổi về cơ cấu sản xuất và phân phối
Tiềm năng kinh tế và sự gia tăng đầu t
Lạm phát thất nghiệp, sự phát triển ngoại thơng
Các chính tiền tệ, tín dụng
*Kỹ thuật và công nghệ
Yếu tố kỹ thuật và công nghệ làm cơ sở cho yếu tố kinh tế là sức mạnh 'tàn phá sáng
tạo" dẫn đến sự ra đời sản phẩm mới sẽ tác động vào mô thức tiêu thụ và hệ thống bán
hàng. Ngợc lại yếu tố kỹ thuật bị ảnh hởng của cách thức vĩ mô.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân
Tiến bộ kỹ thuật và khả năng áp dụng kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh.
Chiến lợc phát triển kỹ thuật, công nghệ nền kinh tế.
* Yếu tố văn hoá xã hội: ảnh hởng trực tiếp đến cuộc sống và hành vi của con ngời,
qua đó ảnh hởng đến hành vi mua sắm của khách hàng bao gồm:

Dân số và xu hớng vận động
Các hộ gia đình và xu hớng vận động
Sự di chuyển của dân c
Thu thập của dân c và xu hớng vận động: phân bố thu nhập giữa các nhóm ngời và
các vùng địa lý.
Việc làm và các vấn đề phát triển việc làm.
Dân tộc và các đặc điểm tâm sinh lý
Các giá trị văn hoá cốt lõi có tính lâu bền cao. Nhng các niềm tin thứ hai và của
giá trị rất thờng thì dễ thay đổi.
* Môi trờng tự nhiên và cơ sở hạ tầng
Doanh nghiệp cần lu ý đến các mối đe dọa và tìm cơ hội phối hợp với các khuynh
hớng của môi trờng tự nhiên.
Sự thiếu hụt của nguồn nguyên liệu thô gồm các nguyên liệu vô tận, nguyên liệu tái
sinh và nguyên liệu không thể tái sinh đợc.

24


Sự gia tăng chi phí năng lợng
Mức tăng ô nhiễm buộc các doanh nghiệp tìm kiếm cách thay thế để sản xuất và
đóng gói sản phẩm không tác hại đến môi trờng.
Sự thay đổi vai trò Nhà nớc trong bảo vệ môi trờng, trình độ hiện tại của cơ sở hạ
tầng sản xuất đờng xá giao thông, thông tin liên lạc.
2. Nhân tố thuộc về môi trờng doanh nghiệp.
*Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ
khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật t nh chế tạo những máy móc
thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả
nguồn vật t.
* Quy mô sản xuất ở các ngành các doanh nghiệp: Nhân tố này ảnh hởng trực tiếp
tới khối lợng vật t tiêu dùng và do đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t. Quy mô sản

xuất càng lớn thì khối lợng vật t càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế , quy mô sản xuất
ngày càng gia tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật t ngày càng lớn trong nền kinh
tế.
* Cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất
Cơ cấu khối lợng sản phẩm thay đổi theo nhu cầu thị trờng và sự tiến bộ khoa học kỹ
thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật t tiêu dùng và cải tiến chất lợng sản
phẩm từ những vật t tiêu dùng. Điều này ảnh hởng tới cơ cấu của vật t tiêu dùng và do đó
cơ cấu của nhu cầu vật t
* Quy mô thị trờng vật t. Quy mô thị trờng phổ biến số lợng doanh nghiệp tiêu dùng
vật t và quy cách chủng loại vật t mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trờng
quy mô của thị trờng càng lớn thì nhu cầu vật t càng nhiều.
* Cung vật t- hàng hoá có trên thị trờng. Cung vật t thể hiện khả năng vật t có trên thị
trờng và khả năng đáp ứng nhu cầu vật t của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật t tác động đến
cầu vật t thông qua giá cả và cho đến toàn bộ nhu cầu
Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều nhân tố khác ảnh hởng đến nhu cầu vật
t nhỏ.
Các nhân tố xã hội phản ảnh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành
sản xuất, ảnh hởng của những nhân tố này đợc xác định bằng những chỉ tiêu nh trình độ cơ
giới hoá, tự động hoá sản xuất, và cải thiện điều kiện lao động....
Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật t
Giá cả vật t hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh
Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật t đợc thực hiện theo từng
nhóm và cho từng loại vật t, cũng nh cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác
25