Tiểu luận thiết kế cơ cấu tổ chức

Lời Giới Thiệu
Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự
phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang,các bộ phận đó bao
gồm sự chặt chẽ,hài hoà trong tổ chức.Việc xác lập và xử lý đúng đắn các mối
quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp
nhàng,tạo ra hiệu lực của tổ chức.Khi đề cập khái niệm tổ chức ở trạng thái
động,ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực kỳ quan trọng của các mối quan hệ về tổ
chức,nếu xử lý đúng sẽ tạo đợc động lực và kỷ cơng cho tổ chức,ngợc lại sẽ gây
vớng mắc ,xung đột trong nội bộ tổ chức,có thể làm rối loạn,vô hiệu hoá tổ chức
1/Khái niệm tổ chức quản lý
Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến
phức tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nhng ở
đây chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản

Lý:Tổ chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)đợc xây dựng có chủ
định về vai trò và chức năng(đợc hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó
thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới
mục tiêu chung
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:
-Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đợc khái quát
từ các nhiệm vụ chính phải làm thờng xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức
-Cơ cấu là phơng tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp
thành tổ chức
-Cơ chế vận hành là phơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức
năng.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản

lý phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng
mục tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không
phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu
2/Cơ Cấu Tổ Chức
Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm
cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức,bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức
không thể thực hiện đợc đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng
trong quản lý.Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền
móng cho hoạt động quản lý
1

a/Cơ cấu chính thức:
-Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong
các văn bản pháp lý,điều lệ tổ chức của doanh nghiệp;cũng có trờng hợp không
đợc ghi thành văn bản song đợc hợp thức hoá theo truyền thống,đợc mọi ngời
ghi nhận nh là một thể chế
-Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò,vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ngời
trong tổ chức;với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức(bao gồm
quyền hạn,trách nhiệm,chế độ làm việc)để thực hiện sự phân công,phân cấp và
liên kết trong tổ chức,bảo đảm kỷ cơng và hiệu lực tổ chức,phục vụ mục tiêu của
doanh nghiệp
-Trong cơ cấu chính thức,thực hiện chế độ thủ trởng và chế độ bổ nhiệm
cán bộ bằng quyền lực hành chính.Giữa ngời phụ trách và ngòi thừa hành có

quan hệ điều khiển-phục tùng theo chức vụ,bằng phơng pháp cỡng chế chấp
hành.Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp đợc quy định rõ
ràng,không tuỳ tiện theo cảm tính và cũng phải chịu trách nhiệm khi thiếu phối
hợp dẫn đến hậu quả xấu
b/Cơ cấu không chính thức:
-Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức"phi hình thể"nhằm
thực hiện những mối liên hệ"mềm"trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa
các nhóm ngời có đặc điểm,lợi ích riêng cần đợc điều hoà để phục vụ mục tiêu
chung.Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao
chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính
-Cơ cấu không chính thức cũng có ngời chủ trì hoạt động do các thành
viên cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình

độ hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ không chính thức,tạo đợc
sự đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp
ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý
-Cơ cấu không chính thức không đợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có
trờng hợp đợc ghi nhận nh một phân hệ bổ sung.Thờng đó là các Hội đồng t
vấn về từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia......Các tổ chức đó không
cần biên chế chuyên trách,mà sử dụng những ngời trong bộ máy làm kiêm
nhiệm;hoạt động thờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết quả
hoạt động của cơ cấu không chính thức đợc ngời điều hành tổ chức quản lý
tham khảo,tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý

2

Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính
thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản
lý đợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực kỳ
quan trọng là phải xác định đợc mức độ tối u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ
chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là việc
kết hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý.
3/Cn c thit k c cu t chc
Khi thit k c cu t chc thng da vo nhng cn c sau:
-Trình độ chuyên môn hoá:
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải dựa vào trình độ chuyên môn hoá trong

quản trị để tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng quản trị viên và từng nhóm
công tác, đồng thời phân chia các phòng ban thông qua việc phối hợp và hợp tác
giữa các quản trị viên và nhóm công tác trong từng bộ phận, phòng ban và cấp
quản trị.
-Tiêu chuẩn hoá các hoạt động trong tổ chức:
Khi thiết cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thờng đa ra những tiêu hoá nhằm đảm
bảo các hoạt động đợc tiến hành nh đã định. Nhiều loại tiêu chuẩn đợc thiết lập
nhăm hợp thức hoá các hoạt động và những mối quan hệ trong nội bộ doanh
nghiệp.Tiêu chuẩn hoá tạo ra sự thống nhất và sự nhất quán trong toàn doanh
nghiệp. Các doanh nghiệp thờng quy điịnh rõ những công việc, nhiệm vụ và cơ
chế điều hành quyền hạn của các cán bộ và bộ phận trong hệ thống nội quy, quy
định nhằm tiêu chuẩn hoá công việc của đơn vị mình. Bằng cách đó doanh

nghiệp có thể hợp thức hoá các chơng trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự để
tiêu chuẩn hoá các kĩ năng cảu lực lợng nhân sự trong toàn bộ doanh nghiệp và
nhiều hoạt động trong tổ chức.
-Phối hợp các hoạt động trong tổ chức:
Khi phân công công việc càng sâu thì đòi hỏi sự hợp tác càng rộng, đòi hỏi sự
phối hợp các hoạt động của nhiều phòng ban chức năng và các bộ phận trong
nội bộ doanh nghiệp. Các cơ chế tiêu chuẩn hoá giúp cho việc phối hợp các hoạt
động trong tổ chức trong tổ chức đợc dễ dàng hơn, đặc biệt trong các tổ chức
đơn giản. Tuy nhiên, khi công việc càng trở nên phức tạp với yêu cầu chuyên
môn hoá cao thìg tiêu chuẩn hoá không thôi khó có thể giúp cho việc phối hợp
hoạt động đạt hiệu quả mong muốn.
Cơ chế phối két hợp hoạt động biểu thiện phơng cách mà một doanh nghiệp nỗ

lực phối hợp con ngời trong tổ chức với các bộ phận chức năng để hoàn thành
3


nhiệm vụ của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức đảm bảo vđựoc phối hợp chặt
chẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức thực hiện chiến lợc. Bởi vì nó giúp cho
công tác quản trị đánh giá thành tích, kiểm soát và điều chỉnh các sai lệch trong
quá trình thực hiện chiến lợc.
-Mức độ phân cấp và phân quyền trong tổ chức:
Trong cơ cấu tổ chức tập quyền thì chỉ có quản trị viên cao cấp mới có quyền
tham gia vào quá trình ra quyết định, them chí có khi quyền hành tập trung vào
một cá nhân lãnh đạo. Trong khi đó trong cơ cấu tổ chức phân quyền thì nhiệm

vụ ra quyết định đợc giao cho các quản tri viên trung gian và quản trị viên cơ sở
tuỳ theo những nhiệm vụ mà họ đảm nhận và theo đó những quyền hạn chính
thức cũng đợc giao cấp dới trong cơ cấu tổ. Do ođó mức độ phân quyền và tập
quyền cũng chi phối đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
-Tầm quan trị:
Tầm quan trị còn đợc gọi là số lợng cấp dới mà một nhà quản trị cấp trên có thể
trực tiếp quản lý. Phạm vi và tầm quản trị có ý nghĩa trong việc xác định ssố cấp
và quy mô của các bộ phận quản trị trong khi thiét kế cơ cấu tổ chức cho doanh
nghiệp.
-Ngoài ra,. Khi thiết kế cơ cấu tổ chức còn phải căn cứ vào quy mô hoạt đông.,
đặc điểm kinh tế- kĩ thuật và mục tiêu chiến lợc đặt ra
4/Những nội dung cơ bản trong thiết kế cơ cấu tổ chức:

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thờng bắt đằu từ việc phân cấp và phân quyền
để hình thành các bộ phặn cơ bản của kết cấu tổ chức
-Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn lực vào
từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị cơ sở trong doanh nghiệp.Một
tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các chức năng và các đơn vị
cơ sở khác nhau có thể phối hợp với những hoạt động của mình nhằm theo đuổi
chiến lợc của công ty một cách có hiệu quả
Phân quyền đề cập đến cách mà công ty phân chia quyền lực cho các chức năng
và các đơn vị cơ sở và tập trung hoá đề cập đến cách kết hợp các bộ phận lại với
nhau.Hai quá trình này quy định đến cơ cấu tổ chức sẽ vận hành nh thế nào với
nhau.Hai quá trinh này quy định đến việc cơ cấu tổ chức sẽ vận hành nh thế nào
trong quá trình thực hiện chiến lợc đã lựa chọn của họ.

Việc thiết kế tổ chức củng tác động đến thu nhập của công ty.Nếu các nhà quản
trị chiến lợc chọn đúng cơ cấu tổ chức cho việc phối hợp các hoạt động tạo ra
giá trị,nó sẽ nâng cao khả năng tạo giá trị của công ty;có thể bán đợc giá cao và
4


vì thế thu nhập của công ty sé tăng.Chính vì vậy,việc thiết kế cơ cấu tổ chức là
vấn đề sống còn của công ty.Trong môi trờng cạnh tranh ngày nay càng nhiều
doanh nghiệp đang cải tổ và sắp xếp lại tổ chứac của họ để nâng cao kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý.
-Phân cấp:mục đích của phaan cấp là đặc trng hoá mối quan hệ báo cáo mà nó
cho phép liên kết mọi thành viên,nhiệm vju và các chức năng ở tát cả các cấp

của doanh nghiệp.Vấn đề cơ bản là doanh nghiệp phải lựa chọn số lợng các cấp
quản trị hợp lý và xác định tầm quản lý chính xác để thiết kế cơ cấu tổ chức hợp
lý nhất.Các cách tổ chức từ trên xuống hình thành cơ cấu trách nhiệm từ trên
xuống.
-Xác định số cấp của cơ cấu tổ chức hợp lý :pkhi doanh nghiệp tăng trởng và đa
dạng hoá,thì số cấp quản trị trong cơ cấu tổ chức cũng tăng cho phếp công ty có
thể điều khiển và phối hợp các hoạt động của nhân viên một cách hiêu quả
nhất.Mặc dù số cấp quản trị phụ thuộc vaò quy mô,nhng khi thiết kế cơ cấu tổ
chức các doanh nghiệp thòng cố gắng giữ cơ cấu tổ chức với số cấp ít nhất theo
nguyên tắc tối thiểu hoá các mắt xích ra quy dịnh cần thiết để đạt đợc chiến lợc
của mình.
-Một vấn đề nữa thờng đề cập khi thiết kế cơ cấu tổ chức là tập trung hoá hay

phi tập trung hoá
Quyền lực đợc tập trung hoá khi các nhà quản lý ở cấp cao hơn trong cơ cấu tổ
chức giữ quyền ra các quy đinh quan trọng nhất.Khi quyền lực đợc phi tạp trung
hoá là nó đợc phân cấp cho các đơn vị cơ sở,các phòng chức năng và quản trị
viên ở cấp thấp hơn của cơ cấp tổ chức.

5


Kết luận
Thiết kế cơ cấu tổ chức đóng vai trò khá quan trọng nhằm đa ra một cơ chế mà
qua đó các quuản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng

trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình quản trị chiến lợc
2. Giáo trình tổ chức kinh doanh
3. Giáo trình quản lý kinh doanh

Mục lục

6

Lời giới thiệu

1

1. Khái niệm

1

2. Cơ cấu tổ chức

2

a. Cơ cấu chính thức

2

b. Cơ cấu không chính thức

3

3. Căn cứ thiết kế cơ cấu tổ chức

3

4.Những nội dung cơ bản trong thiết kế cơ cấu tổ
chức

5

Kết luận

6
7

Tài liệu tham khảo

7