Kinh nghiem quyet toan thue

A.

KINH NGHIỆM QUYẾT TOÁN

1/ Vấn đề tiền lương:
Khi làm bảng lương, chúng ta thường hay chia ra 2 phần: LƯƠNG CƠ
BẢN và PHỤ CẤP và nghĩ rằng có bảng lương, có hợp đồng lao động là
ổn, nhưng nếu không chú ý kỹ, phần này cũng có nguy cơ bị loại ra. Và
công ty mình đã bị như thế. Mình có bảng lương, và hợp đồng đầy đủ,
nhưng mình bị lỗi ở điểm này: trong hợp đồng mình ghi :”Các khoản
phụ cấp được hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại theo quy
chế lương và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty”. Nhưng trong
bảng lương, mình lại phân phụ cấp ra thành: phụ cấp trách nhiệm,
phụ cấp trượt giá, phụ cấp sản xuất. Thật ra là mình thừa hưởng mẫu
hợp đồng + bảng lương này từ kế toán trước, mình chỉ sửa lại thông tin
và số liệu thôi và mình đã không nhận ra sự bất nhất này. (Lần quyết
toán năm trước, mình không bị thuế loại ra khoản này nên cũng không
biết luôn)
Thế là cơ quan thuế đã loại ra hết tất cả khoản phụ cấp trượt giá + phụ
cấp sản xuất, lý do: không được ghi trong hợp đồng lao động.
Khắc phục: Mình làm ngay Quy chế tài chính + Quy chế lương thưởng.
Trong đó ghi rõ ràng danh sách phần phụ cấp bao gồm nhiều khoản,
trong đó có 3 khoản phụ cấp mình đã ghi trên bảng lương.
Cơ sở pháp lý: Trích dẫn Thông tư 78/2014, Thông tư 96/2015
2.5. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc
một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao
động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo
quy định của pháp luật.
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được

ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong
các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế
thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy
định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Như vậy, tuy hợp đồng lao động mình “lỡ” không ghi các phụ cấp này,
nhưng trong các quy chế khác mình có đủ thì mình vẫn đủ lý lẽ để phản
bác.




Rút kinh nghiệm, các bạn cần làm đầy đủ các hồ sơ trên, và cần
NHẤT QUÁN giữa BẢNG LƯƠNG, QUY CHẾ TÀI CHÍNH, QUY
CHẾ LƯƠNG THƯỞNG, HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG.

2/ Chi phí không có chứng từ:
Như lần trước mình có nói, các chi phí không có chứng từ, khi hạch toán
thì mình đã phân loại ra ngay vào 1 tài khoản con 6423, và mình ghi
thẳng vào là “không có hóa đơn”, để phân biệt ngay với chi phí có hóa
đơn hợp lệ, nên mình rất chắc chắn các chi phí mình đã phân vào là
hợp lệ thì không thể nào bị loại ra được. Nhưng cơ quan thuế vẫn loại ra
của mình một số chi phí, rất nhỏ thôi, mấy trăm ngàn hoặc vài triệu một
mục thôi, (vì ko lẽ ko loại được gì cả thì kỳ quá, và có thể do họ nghĩ
chắc là mình ko đủ giấy tờ chứng từ đâu…) nhưng mình vẫn phản bác
đến cùng, vì mình có đủ hồ sơ, giấy tờ. Tuy mình có photo hóa đơn kẹp
vào phiếu chi hay UNC, nhưng họ ko chịu, thế là mình đã mang hóa đơn
bản gốc đến cho họ xem, chi phí nào có bộ hồ sơ gồm nhiều giấy tờ
chứng minh thì mình vẫn mang đủ, và thế là họ không thể nào loại được
khoản nào của mình cả.



Các bạn nên phân ra chi phí hợp lệ và chi phí không hợp lệ
ngay từ ban đầu. Khi đã là chi phí hợp lệ thì phải chắc chắn có
đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ, thiếu gì thì bổ sung ngay, đừng để
đến khi bị hỏi tới thì mới lục tìm, bổ sung hoặc “bùa chú”, lúc đó
thế nào cũng sai sót và lòi cái đuôi ra cho người ta nắm.

3/ Chi phí không phục vụ:
Chi phí không phục vụ là chi phí có hóa đơn, chứng từ nhưng theo thuế
là không phục vụ sản xuất kinh doanh. Phần này, thực tế công ty các
bạn có phát sinh, các bạn hãy chứng minh đến cùng là có, và quan
trọng là bạn phải có đầy đủ chứng từ để thể hiện điều đó và có đủ lý lẽ
để phản bác. Ở đây có những điều rất rất bực bội mà mình nêu sơ sơ ra
đây, để các bạn tham khảo:
-

Chi phí công tác: tiền phòng, tiền ăn tiếp khách, vé máy bay…
Theo thông tư của Nhà nước thì yêu cầu bạn có hóa đơn hợp lệ,
quyết định công tác, nếu vé máy bay, tàu xe gì đó thì cần có thêm
vài yêu cầu (theo thông tư 78/2014, thông tư 96/2015) là đủ,
nhưng khi bạn gặp cơ quan thuế họ sẽ yêu cầu và hỏi bạn đủ thứ
thượng vàng hạ cám như:
+ Đối với vé máy bay: Vé máy bay này đi nước ngoài làm gì?
Thư mời của bên kia đâu? Phải có xác nhận của bên kia đàng


hoàng? Ký được hợp đồng nào? Hợp đồng đó đâu?….-> Các bạn
sẽ dễ bị điên khi giải trình cái này nhất…Có những câu hỏi mà bạn
sẽ chẳng ngờ tới. Tuy mình đã có chuẩn bị đầy đủ cả: thư mời (in

từ email của đối tác) + quyết định công tác + lịch trình công tác +
vé điện tử + hóa đơn (nếu có) + cùi vé + chứng từ thanh toán. Thế
mà họ còn hỏi vì sao thư mời là sang Trung Quốc, mà vé máy bay
là sang Singapore. Và mình đã giải thích miệng là vì công ty bên
kia họ ở Singapore, 2 người cùng gặp nhau ở Sing trước, rồi mới
cùng nhau sang TQ, phí sang TQ thì họ sẽ bao công ty mình.
Nhưng bên thuế nhất định ko chịu và nói là có điều gì chứng minh
điều đó không? Và tại sao họ đã bao chi phí từ Sing qua TQ rồi
mà ko bao luôn từ VN sang Sing? (Botay.com!.. Vậy cũng hỏi
được!). Mình phải show cho họ email của 2 bên cùng bàn về việc
đó. Cuối cùng thì họ cũng phải chịu.
+ Đối với tiền phòng, tiền tiếp khách: dù có hóa đơn + quyết
định + giấy đi đường, mà còn bị hỏi là: Đi công tác làm gì? Nếu là
ký hợp đồng thì hợp đồng đâu? Đơn hàng đâu? Bản đối chiếu
công nợ đâu? Nếu mình nói là mang sản phẩm đi chào hàng, gặp
các đại lý mới để tạo khách hàng mới, đòi công nợ, đi tìm khách
hàng bỏ trốn, v.v…thì họ lại loại ra, lý do: ko chứng minh được là
có thật. Những cái này thực tế ở ngoài ai cũng hiểu, làm gì có
chuyện đi công tác là lúc nào cũng sẽ có đầy đủ những gì họ đòi,
ví dụ như đi đòi tiền nợ chẳng hạn, đi cãi lộn thấy bà luôn, ở đâu
ra mà khách hàng nó ký cho cái biên bản? Chuyện đùa à? Hay đi
tìm một khách hàng cà chớn, nó lấy hàng nợ nhiều quá giờ chuồn
mất, công ty phải đi tìm tung tích để kiện ra tòa, thì đào đâu ra
mấy thứ biên bản mà họ đòi? Nhưng nếu bạn ko có những gì họ
đòi thì miễn nhé -> Bị loại ngay, luật bất thành văn là thế, lần nào
mình cũng bị, cãi không lại nổi.
Biện pháp: Họ muốn cái gì thì bạn show cho họ thấy cái đó, đỡ mất
công giải thích dài dòng mất thời gian, muốn có biên bản, thì bạn làm ra
biên bản, ví dụ: biên bản làm việc, đối chiếu công nợ, đơn hàng,…còn
thực tế có hay không thì chỉ có bạn biết thôi. Hiii



Bất cứ chi phí gì bạn đã đưa vào chi phí hợp lý thì bạn phải
hiểu rõ nó, phải thu thập đầy đủ chứng từ nhất có thể để chứng
minh, không nên bỏ qua cái gì cả, cái gì bị thiếu sót không có
thì “tìm cách làm cho nó có”, và phải nghĩ sẵn các câu trả lời và
lý lẽ phản biện cho các câu hỏi mà cơ quan thuế có thể sẽ vặn
vẹo bạn, dù nó rất vô lý và đi quá sâu vào nội bộ công ty bạn.





Tóm lại, bạn phải xác định là: khi đã đưa vào chi phí hợp lý,
phải chuẩn bị đủ bằng chứng thể hiện việc đó.
Mình vẫn còn vướng mắc về cái quyền của thuế khi quyết toán:
họ có quyền đi sâu vào nội bộ công ty như thế không? (Ví dụ
như đòi xem email thư mời của đối tác). Họ loại bỏ các chi phí
công tác nếu không có được những chứng từ đi kèm thuyết
minh thì là đúng hay sai? (như những trường hợp mình nói ở
trên)…Các bạn nào có hiểu biết về vấn đề xin chỉ bảo mình
giúp.

4/ Chi phí thuê nhà:
-

Năm 2014, chi phí thuê nhà cần đáp ứng đủ điều kiện sau đây thì
mới được tính vào chi phí hợp lý:
+ Có hợp đồng.
+ Có hóa đơn (hóa đơn bán hàng của Thuế cấp)

+ Nếu trên 20 triệu/ tờ hóa đơn (1 lần thanh toán) thì phải chuyển
khoản qua ngân hàng (Điều 6 thông tư 78/2014)

Trường hợp của mình thì hóa đơn xuất 1 lần trên 20 triệu (xuất 1 lần 5
tháng) mà lại thanh toán bằng tiền mặt, và họ đã lấy lý do này mà đòi
loại ra, may mà có một anh đàn anh mách nước cho mình là nếu khoản
chi trước khi thời điểm thông tư có hiệu lực thì vẫn được. Và mình đã
xem lại thông tư, có một câu sau: (trước đây mình có xem nhưng không
để ý câu này, nay mới thấy nó hữu ích thế nào)
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền
mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành
thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.
Đây là điều mà mình cũng không để ý, mình cứ nghĩ hóa đơn trên 20
triệu phải thanh toán qua ngân hàng chỉ áp dụng khi khấu trừ thuế
GTGT đầu vào thôi. Đến khi quyết toán đợt này thì mình mới biết. Thế
nên các bạn lưu ý là TẤT CẢ CÁC HÓA ĐƠN TRÊN 20 TRIỆU ĐỀU
PHẢI THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG hết nhé, không kể là hóa đơn
GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường.
Năm 2015, chi phí thuê nhà dưới 100 triệu/năm thì chỉ cần:
+ Hợp đồng (không cần công chứng)
+ Mẫu 01/TNDN
+ Phiếu chi (không cần chuyển khoản, vì không có hóa đơn).
-

5/ Hàng tặng:


Khi có cho, biếu, tặng hàng hóa cho khách hàng thì xuất hóa
đơn ghi rõ là “hàng cho, biếu, tặng”, không ghi là “khuyến mãi”
nhé. Vì biếu, tặng thì được tính vào chi phí hợp lý, còn khuyến mãi

thì bắt buộc phải có đăng ký với sở thương mại thì mới được tính
vào chi phí hợp lý.
-

6/ Vấn đề hàng hóa, giá vốn:
Vấn đề này tùy vào đặc thù mặt hàng mà mỗi công ty kinh doanh hay
sản xuất, nên mình chỉ nói chung chung, không đi vào chi tiết được.
Mình chỉ khuyên các bạn một số vấn đề:
Nên nắm rõ cách tính giá vốn, nếu là tính tay thì phải chắc
chắn là đúng và hợp lý, nếu là phần mềm tính thì bạn phải nắm rõ
cách tính của phần mềm, sau đó tự tính lại xem có đúng không?
Đừng quá tin vào phần mềm, vì phần mềm được tạo nên theo
những quy trình và quy tắc đã định sẵn, nó sẽ đúng khi bạn làm
đúng theo quy trình đó, nhưng khi bạn lỡ sai ở một lỗi nào đó mà
không phát hiện ra, thì chắc chắn nó sẽ sai.
•
Có thể sẽ có những phát sinh Nhập - Xuất rắc rối một chút,
ví dụ: hàng bán rồi, khách hàng lại trả về, rồi lại bán đi cho khách
khác…Với những trường hợp này, phần mềm sẽ dễ sai khi tính
giá vốn, nhất là nếu công ty có nhiều kho. Khi tự tính tay lại, nếu
phát hiện sai thì bạn nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm
đang dùng để hỏi cho kỹ mà khắc phục ngay.
•
Riêng mình thì mình dùng MISA, và mình khá rành phần
mềm này rồi, (do mình dọc phá nó cả chục lần rồi) mà cũng còn bị
một lỗi nhỏ. Và thuế đã phát hiện ra (họ cũng siêu lắm) nhưng
mình đã giải thích được vì sao có lỗi đó, và cơ bản là không sai về
mặt chi phí tính thuế. Thế là không sao cả.
•
Phần xuất - nhập hàng cũng dễ bị phạt. Họ kiểm tra nhập

xuất tồn trên sổ kho của mình và đối chiếu với hóa đơn xuất bán.
Nếu bạn có trường hợp xuất kho mà không có hóa đơn thì chuẩn
bị sẵn lý do thuyết phục để giải trình với thuế nhé.
•

B.

KẾT QUẢ:

1/ Chi phí công ty mình bị loại:
3 tờ hóa đơn sót lại của năm 2014, năm 2015 mới hạch
toán. Lý do: thuế nói chi phí năm nào hạch toán năm đó.

Nhưng mình vẫn chưa hiểu vì sao hóa đơn năm 2014 sót
thì mình kê khai thuế GTGT đầu vào được, vì không còn bị giới
-


hạn thời gian, nhưng lại không cho tính vào chi phí? Ai biết vui
lòng chỉ cho mình với.
Thuế phân bổ lại chi phí 2 khoản mục mà mình đã cho thẳng
vào chi phí 1 năm thôi, vì giá trị nhỏ xíu.

Họ kiểm khá kỹ, dù là chi phí nhỏ xíu chỉ vài triệu, nên các
bạn phân bổ chi phí cho kỹ nhé.
Kết quả:
•
Bị loại: Chi phí bị loại 2 năm cộng lại gần 10 triệu. Và một khoản
bán hàng dưới giá vốn do hàng bị lỗi kỹ thuật. Họ lấy lý lẽ là chi phí
không tương ứng với doanh thu, và công ty phải tự chịu khoản lỗ này.

Bên mình cãi đến cùng, nhưng sau do không muốn phiền đi lên đi xuống
nên sếp đành chịu.

Mình vẫn còn thắc mắc khoản này. Vì sao công ty bán có lời thì
chả ai hỏi, bán lỗ do hàng lỗi thì họ nói là lỗ ít thì cho, lỗ nhiều quá thì ko
cho. Có ai có kinh nghiệm về vấn đề bán lỗ này thì chỉ mình với.
•
Phạt hành chính: 2.520.000 VND (Có chi phí bị loại là có bị
phạt, tội kê khai sai).
2/ Các điều cần chuẩn bị để sẵn sàng quyết toán.
-

-

-

Bảng kê mua vào, bán ra file Excel. (Bạn nào quên chưa kết xuất
thì kết xuất lưu lại trước, hoặc đã mất dữ liệu thì nhập lại trước
cho khỏe, vì khi quyết toán thì đây là cái đầu tiên họ yêu cầu, lúc
đó mới loay hoay làm thì mệt lắm.)
Danh sách chi phí bạn đã tự loại ra. (Theo cách mình làm, thì đây
chính là sổ cái 6423 mà mình đã tự loại ngay khi hạch toán, nên
ko mất nhiều thời gian)
Nhật ký chung. (File Excel)
Hóa đơn mua vào, bán ra.
Chứng từ xuất nhập khẩu.
Sổ phụ ngân hàng.
Các khế ước vay nợ ngân hàng, vay cá nhân.
Hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương, quy chế tài
chính.

CHÚC MỌI NGƯỜI QUYẾT TOÁN THÀNH CÔNG!