Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

LỜI NÓI ĐẦU
Hòa chung với nền kinh tế đang trên đà phát triển, Việt Nam đang từng bước
thay đổi từng ngày, từng giờ về mọi mặt trên tất cả các lĩnh vực của đời sống, xã hội.
Đứng trước những cơ hội và đối phó với những thách thứcđòi hỏi Đảng và Nhà nước
ta phải đưa ra những chủ trương, chính sách, biện pháp cụ thể để phù hợp với bối
cảnh chung. Vì vậy, việc đưa ra những chủ trương chính sách, chính sách, biện pháp
đó không thể một sớm một chiều mà phải thông qua một quy trình cụ thể và sản phẩm
của chủ trương, chính sách, biện pháp đó là một hệ thống các văn bản, có giá trị pháp
lí. Một nhà lãnh đạo , nhà quản lý đứng đầu một cơ quan tổ chức có khả năng điều
hành mọi hoạt động của tổ chức phải dựa và các văn bản hướng dẫn có tính pháp lý,
do đó các lĩnh vực : Lãnh đạo, quản lý hành chính nhà nước … là lĩnh vực quan trọng
trong chiến lược phát triển đất nước cần được trú trọng và quan tâm.
Chợ Đồn là một huyện có vị trí đặc biệt của tỉnh Bắc Kạn, hoạt động kinh tế,
văn hóa, xã hội diễn ra sôi nổi và phức tạp. Do vậy, hoạt động quản lý hành chính nhà
nước đóng một vai trò quan trọng . Hoạt động hành chính nhà nước là hoạt động gắn
liền với các văn bản, giấy tờ, tài liệu… đòi hỏi phải có sự đổi mới , cập nhật và chính
xác. Việc giải quyết các giấy tờ cần phải theo một trình tự theo quy dịnh của Nhà
nước. Tuy nhiên, thông qua sự quan sát và khảo sát thực tiễn em nhận thấy rằng trên
địa bàn huyện Chợ Đồn nói chung và Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn nói riêng bên
cạnh những mặt đạt được còn tồn tại những mặt hạn chế về công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản chưa thực sự nghiêm túc. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng trong việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản cần phải
có những biện pháp chặt chẽ và nề nếp hơn
Xuất phát từ những nguyên do trên em xin trình bày thực trạng công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản trên địa bàn huyện Chợ Đồn nói chung và
1


phòng Nội huyện Chợ Đồn nói riêng ,đưa ra một số giải pháp mang tính cá nhân
thông qua đề tài :” nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản” .

2


MỤC LỤC

3


A PHẦN MỞ ĐẦU

4


1. Lý do chọn đề tài:

Dù ở bất kì thời đại nào thì việc phát triển kinh tế và cải thiện đời sống Xã Hội
là vấn đề luôn được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm. Để quản lý được tất cả các
lĩnh vực của đời sống Xã Hội thì Đảng và Nhà nước ta đã ra đời một hệ thống văn
bản để nhằm quản lý và quán triệt sâu rộng. Công tác lãnh đạo quản là một khoa
học ,đồng thời là một nghệ thuật. Trong Xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nói riêng, người cán bộ lãnh đạo, quản lý đang đối mặt với
những thách thức mới, phải đáp ứng những đòi hỏi ngày càng tăng lên của xã hội.
Công tác lãnh đạo quản lý bao giờ cũng bó chặt với thông tin và các quá trình thông
tin. Ở nước ta hệ thống quản lý đang là hệ thống nhiều cấp và vô cùng phức tạp, các
thành phần kinh tế khác nhau , có chức năng nhiệm vụ khác nhau, với những mục tiêu
khác nhau, với những chủ thể quản lý khác nhau, thuộc các cơ quan doanh nghiệp
khác nhau…. Tuy nhiên tất cả các cơ quan, tổ chức đều phải quản lý bằng hệ thống
các văn bản. Văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi tin và truyền đạt chủ
trương, chính sách , quyết định lãnh đạo , quản lý; là các hình thức cụ thể hóa pháp

luật, là công cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của cơ
quan nhà nươc,tổ chức Xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp đơn vị
vũ trang nhân dân,…… văn bản là phương tiện quản lý điều hành không thể thiếu,
đồng thời là sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý của mọi cơ
quan, tổ chức.

Nhận thức được vai trò quan trọng của văn bản trong hoạt động

lãnh đạo, quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Mà cụ thể công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản là một khía cạnh nâng cao hiệu quả của văn phòng. Trong thời gian
được khảo sát tại UBND huyện Chợ Đồn cụ thể tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
qua sự tìm hiểu từ thực tiễn thì em thấy đề tài “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả của
văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản “ là đề tài rất hay và
phù hợp với ngành nghề của em đang được đào tạo cho bài tiểu luận của môn Kỹ
5


năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng, giúp cho sinh viên có cái nhìn thực
tế và sâu sắc hơn về lĩnh vực đang được đào tạo tại nhà trường.
2. Lịch sử nghiên cứu

Nâng cao hiệu quả của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
văn bản là đề tài được khá nhiều độc giả và các nhà nghiên cứu quan tâm. Các đề tài
được nghiên cứu liên quan và cùng nghiên cứu về các vấn đề công tác kiểm tra, kiểm
soát văn bản của các cơ quan tổ chức.
3. Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận án là khảo sát công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện văn bản của UBND huyện Chợ Đồn, Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn đánh giá
những ưu điểm và những hạn chế còn tồn đọng đưa ra những biện pháp để khắc phục

và phát huy công tác kiểm soát và thực hiện văn bản của cơ quan.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi,
văn bản đến của cơ quan, tổ chức và các giải pháp chính sách của Nhà nước về quản
lý văn bản
Phạm vi nghiên cứu:
• Về mặt thời gian: Luận án tìm hiểu quá trình giải quyết văn bản đi đến của
•

Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn thông qua sự khảo sát thực tiễn.
Về mặt không gian: Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi huyện Chợ Đồn.

5. Vấn đề nghiên cứu

Luận án nghiên cứu về vấn đề “ nâng cao hiệu quả của văn phòng trong công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn”. Qua
đó rút ra đánh giá nhận xét ưu , nhược điểm và đưa ra các giải pháp khắc phục nhược
điểm; phát huy những mặt đạt được.
6. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
6


-

Phương pháp thu thập thông tin.
Phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá.

Phương pháp khảo sát, quan sát.

7. Ý nghĩa của đề tài

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn banrtrong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng là một vấn đề luôn
luôn tồn tại và được quan tâm trú trong phát triển. Trên thực tế hiện nay, công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong các cơ quan tổ chức đã và đàn được
quan tâm sát sao đem lại được những ưu điểm đáng kể. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn
không thể tránh được những sai xót, hạn chế còn tồn đọng mà cơ quan, tổ chức không
hề mong muốn. Và có thể nhận thấy rằng nghiên cứu đề tài này có ý nghĩa vô cùng
quan trọng cả về lý luận và thực tiễn:
• Ý nghĩa về mặt lý luận: Nghiên cứu đề tài và hoàn thiện luận án đã góp
phần đưa ra những ý kiến, quan điểm một cách khoa học và khái quát nhất
về nâng cao chất lượng hiệu quả của văn phòng trong công tác kiểm soát và
•

tổ chức thực hiện các văn bản.
Ý nghĩa thực tiễn: Nghiên cứu đề tài góp phần tạo nên một hệ thống cấc
biện pháp khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả văn phòng
trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của Huyện Chợ Đồn.

Riêng đối với bản thân em, nghiên cứu và hoàn thiện bài tiểu luận này giúp em
ôn lại được kiến thức đã học tị trường và có cái nhìn bao quát về thực tế hơn về công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan, tổ chức từ đó giúp bản
thân tự nhận thức và đưa ra được những biện pháp, giapr pháp riêng trong công tác
văn phòng.
8. Kết cấu đề tài

Đề tài nghiên cứu gồm : Lời nói đầu, mục lục, Phần mở đầu, phần nội dung, và

danh mục tài liệu tham khảo. Phần nội dung của bài tiểu luận gồm 3 chương :
7


-

Chương I . Khái quát chung về huyện, UBND huyện và phòng Nội Vụ

-

Huyện chợ Đồn.
Chương II. Thực trang công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn

-

bản.
Chương III. Đánh giá và nhận xét.

8


B. PHẦN NỘI DUNG

9


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN, ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VÀ
PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN
1.1 Khái quát chung về huyện Chợ Đồn

Theo lịch sử cũ, từ đời nhà Trần trở về trước, địa phận huyện Chợ Đồn ngày
nay là một phần đất của huyện Vĩnh Thông, thuộc phủ Thái Nguyên; thời thuộc Minh
(1407 - 1427) vẫn theo như thế. Đến thời nhà Lê, huyện Vĩnh Thông được đổi tên
thành châu Bạch Thông, thuộc phủ Thông Hóa, do phiên thần họ Hoàng nối đời cai
trị. Từ đó trở đi, Chợ Đồn vẫn thuộc châu Bạch Thông. Năm 1884, sau khi chiếm
được thành Thái Nguyên, thực dân Pháp bắt đầu mở rộng cuộc xâm lược lên các
huyện phía Bắc nước ta. Vấp phải sự phản kháng quyết liệt của nhân dân các dân tộc
cho nên sau 10 năm, thực dân Pháp mới đến được phủ lỵ Thông Hóa. Đến năm 1895,
một đạo quân Pháp tiến lên vùng thượng lưu sông Cầu, đánh chiếm các vùng rẻo cao
của phủ Thông Hóa, trong đó có phần đất của huyện Chợ Đồn ngày nay. Năm 1911,
châu Chợ Đồn được thành lập, gồm hai tổng: Đông Viên (gồm các xã hiện nay là
Đông Viên, Phương Viên, Rã Bản, Đại Sảo, Ngọc Phái, Bằng Lãng, Yên Thịnh, Yên
Thượng, Bản Thi) và Nhu Viễn (gồm các xã hiện nay là Quảng Bạch, Tân Lập, Đồng
Lạc, Nam Cường và Xuân Lạc). Đến năm 1914, chính quyền thực dân cắt tổng Nghĩa
Tá (gồm các xã hiện nay là Lương Bằng, Nghĩa Tá, Bình Trung, Phong Huân, Yên
Nhuận, Yên Mỹ) thuộc Thái Nguyên nhập vào châu Chợ Đồn thuộc tỉnh Bắc Kạn. Kể
từ đó, châu Chợ Đồn có 3 tổng với 16 xã. Ngày nay, huyện Chợ Đồn có 21 xã và 1 thị
trấn.
Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây của tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên
91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên của tỉnh Bắc Kạn. Huyện Chợ Đồn có
một thị trấn (Bằng Lũng) và 21 xã. Có ranh giới tiếp giáp như sau: phía Bắc giáp
huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện Bạch Thông;
phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang.
10


Trung tâm huyện lỵ là thị trấn Bằng Lũng cách thị xã Bắc Kạn khoảng 40km
theo tỉnh lộ 257. Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông khá đầy đủ với đường tỉnh
lộ 254, 254B, 255, 257 … các tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợi cho

huyện trong giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch…
Chợ Đồn là nơi đất đai màu mỡ, dồi dào tài nguyên khoáng sản, lâm sản. Các
khu rừng nguyên sinh của Chợ Đồn là nơi lưu giữ nhiều loại cây quý hiếm như Đinh,
Lim, Sến, Táu, Lát, Nghiến…; ngoài ra còn có nhiều loài động vật và các loại thảo
dược quý hiếm. Dưới lòng đất là nơi lưu giữ nhiều khoáng sản quý như vàng, chì,
đồng, kẽm. Riêng mỏ kẽm Bản Thi với chu vi khoảng 40km, thuộc Công ty khai
khoáng và luyện kim Đông Dương”, có số vốn là 16 triệu Fơrăng, do thực dân Pháp
đầu tư khai thác từ năm 1909. Đến năm 1925, khu mỏ có tới 1.000 công nhân, 80 thư
ký. Khu vực này là nơi mang lại lợi nhuận, làm giàu cho thực dân thống trị, đồng thời
cũng là nơi tập trung nhiều thành phần phức tạp, hay xảy ra cướp bóc, chém giết. Chỉ
trong vòng 27 năm (1914 - 1941), thực dân Pháp đã mang về nước tới trên 350.000
tấn quặng kẽm.
Chợ Đồn trong lịch sử cổ đại là mảnh đất sinh sống của người thượng cổ. Các
nhà khảo cổ đã tìm thấy những chiếc rìu đá, những chiếc búa, gáo múc bằng đồng tại
khu vực các xã Xuân Lạc, Tân Lập, Bản Thi… Bên cạnh đó, dấu vết các công trình
thủy lợi như mương, phai, ao, đập còn để lại ở nhiều nơi cũng là bằng chứng cho việc
từng có người tiền cổ sinh sống và sản xuất nông nghiệp (trồng lúa nước) nơi đây.
Như vậy, Chợ Đồn hội tụ khá đầy đủ các điều kiện, yếu tố cần và đủ về vị trí
địa lý, đặc biệt là đường bộ để phát triển kinh tế - xã hội nhanh và bền vững từng
bước phát triển trở thành đô thị trung tâm của tỉnh.

11


1.2 Khái quát chung về UBND huyện Chợ Đồn
1.2.1. Vị trí, chức năng
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND và UBND
năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan
nhà nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản

của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản
lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ
máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân
chủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp
chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch,
cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của
cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền huyện.
UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn. Hiệu quả
hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể UBND và
các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn. Trong hoạt động của
mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ Việt Nam và các thành
viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và bảo vệ lợi ích của người dân,
vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy
định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện.

12


1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thực
hiện các nhiệm vụ quyền hạn được quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể như sau:
-

Trong lĩnh vực kinh tế;

-

Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi;

-

Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp;

-

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;

-

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch;

-

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin và thể thao;

-

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;

-

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự và an toàn xã hội;

-

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;

-

Trong việc thi hành pháp luật;

-

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính;
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Chợ Đồn có cơ cấu tổ chức chính quyền như sau:

-

Phòng Nội vụ;

-

Văn phòng HĐND và UBND;

-

Phòng công thương;

-

Phòng Tài chính – Kế hoạch;

-

Phòng Kinh tế;

-

Phòng Dân tộc;
13


-

Phòng Văn hóa – Thông tin và Thể thao;

-

Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;

-

Phòng Tài nguyên – Môi trường;

-

Phòng Tư pháp;

-

Phòng Y tế;

-

Phòng Giáo dục;

-

Ban quản lý các dự án.
1.3 Khái quát về phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn
1.3.1. Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện Chợ Đồn, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội,
tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội
vụ tỉnh Bắc Kạn.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

14


Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và
tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

* Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp UBND huyện quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn của UBND tỉnh.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện.
Tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp
nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện.
* Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính,
sự nghiệp hàng năm.
Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành
chính, sự nghiệp.
Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự
chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc
huyện và UBND xã, thị trấn.
15


* Về công tác xây dựng chính quyền:
Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu
cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và hướng
dẫn của UBND tỉnh.
Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
lãnh đạo của UBND các xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê chuẩn
các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,

điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thông qua
trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý
hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo
quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, tổ dân phố.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
* Về cán bộ, công chức, viên chức
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo phân
cấp;
* Về cải cách hành chính:
16


Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương.
Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách
hành chính trên địa bàn huyện.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND huyện và
tỉnh.
Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của
hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
* Về công tác văn thư, lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ,
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện.

* Về công tác tôn giáo:
Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ
trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo
trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo quy
định của pháp luật.
* Về công tác thi đua, khen thưởng:

17


Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển
khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện;
làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng
theo quy định của pháp luật.
* Về công tác thanh niên:
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về
thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công

tác thanh niên được giao.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về
công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn.
Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBNDhuyện.
18


Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo
phân cấp của UBND.
Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy
ban nhân dân các xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được
giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
Như vậy, trong công tác ĐTBD CBCC, phòng Nội vụ đóng vai trò quan trọng
trong việc:
Xây dựng kế hoạch ĐTBD CBCC theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ.
Tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp cùng các sở, ban, ngành trong thực hiện
kế hoạch.
Tổ chức sơ kết đánh giá kết quả và tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ hàng
năm báo cáo Sở Nội vụ.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 thành viên bao gồm: 01
trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 chuyên viên viên:
1. Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái

2. Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thanh Hoài
3. Chuyên viên: 05
Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh
Đồng chí: Hứa Đức Thuận
Đồng chí: Mai Thanh Nghị
Đồng chí: Triệu Thị Hiền
Đồng chí: Ma Thị Nga
19


Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện, đồng
thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ về thực hiện các mặt công tác
chuyên môn và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công
tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công. Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm
điều hành các hoạt động của Phòng.
Chuyên viên: Làm các công việc được giao theo sự phân công của Trưởng
phòng.
Biên chế của Phòng Nội vụ do UBND huyện giao trong tổng biên chế hành
chính của UBND huyện được UBND tỉnh phân bổ hàng năm.

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
2.1 Khái quát về công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản
2.1.1 Khái niệm văn bản, công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản
Có nhiều định nghĩa khác nhau về Văn bản , dưới góc độ hành chính học Văn
bản được hiểu là các công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức.

Kiểm soát là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi của
quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong quá trình
tổ chức thực hiện thủ tục hành chính, nhằm kịp thời phát hiện để loại bỏ hoặc chỉnh
sửa thủ tục hành chính không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bổ sung thủ tục hành chính
cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế; bảo đảm quy định thủ tục hảnh chính đơn giản, dễ
20


hiểu, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của đối tượng và cơ quan
thực hiện thủ tục hành chính.
Thực hiện các văn bản là áp dụng các văn bản do cấp có thẩm quyền quy định
vào hoạt đông thực tiễn của cơ quan, tổ chức.
2.1.2 Vai trò của công tác kiểm soát và thực hiện văn bản
Giúp lãnh đạo cơ quan nhìn nhận, đánh giá về thực trạng công tác kiểm soát thủ
tục hành chính của đơn vị một cách khách quan; qua đó, nhận thấy rõ trách nhiệm của
lãnh đạo các cơ quan hành chính và cán bộ công chức thuộc các phòng,ban, ngành,
đơn vị trên địa bàn huyện, mà trước hết là Chủ tịch UBND Huyện, người đứng đầu cơ
quan, đơn vị cấp xã; từ đó đưa ra các biện pháp chỉ đạo sát sao các đơn vị khắc phục
những hạn chế và phát huy những ưu điểm để nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả
hoạt động của văn phòng.
Cơ sở pháp lý cho hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản được quy định tại
Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008, Luật Ban hành văn bản QPPL của Hội đồng
nhân dân, Uỷ ban nhân dân năm 2004 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Để nâng
cao chất lượng công tác này hơn nữa, ngày 06/02/2013, Chính phủ ban hành Nghị
định số 16/2013/NĐ-CP về rà soát, hệ thống hóa văn bản QPPL; Trên cơ sở đó ngày
15/6/2013, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 09/2013/TT-BTP quy
định chi tiết thi hành Nghị định số 16/2013/NĐ-CP. Ngày 08/6/2010 Nghị định
63/2010/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành đã tạo khung khổ pháp lý nền tảng cho
hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cán bộ, công chức của UBND huyện
cũng đã trực tiếp làm công tác rà soát, hệ thông hóa văn bản nắm vững được hệ thống

các quy định pháp luật về công tác rà soát, kiểm soát văn bản.
.

21


2.2 Khái quát về thực trạng kiểm soát tổ chức thực hiện các văn bản đi
2.2.1 Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.
2.2.2 Vai trò của văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan tổ chức là căn cứ và bằng chứng để cơ quan thực hiện ý
kiến chỉ đạo của mình tới các đơn vị trực thuộc về các về đề thuộc phạm vị chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
2.2.3 Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Khung quản lý và giải quyết văn bản đi được nhà nước quy định chung thực
hiện theo quy trình như sau:
•

Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu

•
•

ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Bước 2. Đăng ký văn bản.
Bước 3. Nhân bản văn bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác nếu

cần thiết.
• Bước 4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát.
• Bước 5. Lưu văn bản đi.

Các văn bản liên quan đến hướng quản lý và giải quyết văn bản đi như:
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm
2012 Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu
-

trữ cơ quan.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 4 năm
2011 thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành

-

-

chính.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004
hướng dẫn về công tác văn thư.
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13.
Và các nghị định của chính phủ về công tác kiểm soát: Nghị định số

40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
22


Hiện nay công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi của huyện Chợ
Đồn cũng được quan tâm trú trọng và đã đạt được những kết quả như mục tiêu đã đề
ra, nhưng chưa thực sự sát sao và nghiêm túc. Công tác kiểm soát chưa diễn ra thường
xuyên trong các phòng, ban trong đơn vị; việc chậm trễ về thời gian cho văn bản cần
giải quyết chưa thực sự được quan tâm.
Công tác kiểm soát văn bản đi và tổ chức thực hiện văn bản đi của UBND
huyện Chợ Đồn chưa thực sự đồng bộ và thống nhất. Nhiều văn bản còn sai xót về

thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; sai xót từ khâu soạn thảo chuẩn bị về mặt nội
dung, mục đích, yêu cầu, tính chất của văn bản. Đa số các văn bản đều được soạn thảo
áp dụng một khuôn mẫu chung có sẵn nên có việc hạn chế về sự thay đổi trong các
thủ tục, quy trình đã bị thay đổi theo luật định. Nhiều văn bản còn thiếu dấu của cơ
quan, dấu giáp lai, dấu treo khiến cho văn bản không có tính hiệu lực pháp lý; đội ngũ
cán bộ, công chức được đào tạo chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ; còn thiếu kỹ năng
xử lý văn bản; nhiều văn bản KHẨN, HỎA TỐC còn tồn đọng và chưa được chuyển
giao đi kịp thời đến nơi nhận. Bên cạnh đó việc lưu văn bản đi vẫn chưa thực sự làm
tốt, một số văn bản còn quên lưu vào tệp lưu văn bản và có sự nhẫm lẫn; lưu bị trùng
lặp về số kí hiệu; việc sắp xếp các văn bản lưu còn lộn xộn và thiếu khoa học; rất khó
cho việc tra tìm và mất nhiều thời gian; sắp xếp chỗ để chưa hợp lý, điều kiện thời tiết
độ ẩm, côn trùng có thể phá hoại vì vậy công tác bảo quản và sắp xếp tài liệu phải
được quán triệt hơn.
Công tác tổ chức thực hiện văn bản đi còn thực hiện thực hiện chưa tốt, các
khâu soạn thảo văn bản còn tiến hành lỏng lẻo và thiếu sự nghiêm túc, chưa kịp tiến
độ; nhiều văn bản còn kém trong khâu chuẩn bị soạn thảo văn bản như: phần nội dung
văn bản chưa quán triệt được hết nhiệm vụ, tính chất, yêu cầu của công việc đặt ra;
còn thiếu sự tìm hiểu nhiều thông tin khác nhau; và thiếu sự chắt lọc thông tin để đưa
vào nội dung của văn bản; đa số các văn bản đều áp dụng hình thức dập khuôn theo
23


một mẫu văn bản có sẵn, mà thiếu đi sự tìm hiểu, lập đề cương và cập nhập những
thông tin mới. Nhiều văn bản soạn thảo còn thiếu bản thảo và lấy ý kiến của các đơn
vị; xác định thông tin còn thiếu về cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn làm cho văn bản
chưa phát huy được chủ trương, yêu cầu về mặt thể thức và mục tiêu đề ra làm cho
tính chất công việc chậm tiến độ và kết quả đạt được chưa cao. Trước khi ban hành
văn bản thì bước đầu tiên là kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số,
ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản ở khâu này cán bộ văn thư chưa thực sự
chú ý, nhiều văn bản còn sai về năm có thể văn bản mẫu sẵn từ năm trước mà người

soạn thảo chưa chỉnh sửa; hoặc căn lề theo tiêu chuẩn chưa được chính xác, việc trình
bày các thành phần thể thức chưa đúng vị trí được quy định.Và nhiều văn bản còn sai
một số lỗi chính tả; trình bày thiếu ý không truyền đạt hết nội dung của văn bản dẫn
đến nơi nhận hiểu và thực hiện sai. Như vậy, ở khâu này cán bộ văn thư phải xem xét
kỹ lưỡng để giúp thủ trưởng cơ quan kịp thời giải quyết. Ở khâu phát hành văn bản và
theo dõi việc chuyển phát văn bản
Tóm lại, thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi của
phòng Nội Vụ chưa thực sự sát sao. Có nhiều nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo cơ
quan chưa thực sự quan tâm, chưa có văn bản nào thống nhất về việc kiểm soát văn
bản và tổ chức thực hiện văn bản đi vào nề nếp, dù đã có quy định từ nhà nước. Chưa
có chi phí để tổ chức kiểm soát và phân bố nhân sự để kiểm soát; vì vậy hệ thống văn
bản đi chưa đạt được những yêu cầu nhất định về độ nhanh chóng, chính xác và còn
nhiều nhược điểm còn tồn đọng.
2.2.5 Những ưu điểm, nhược điểm khi thực hiện công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản đi
Ưu điểm:
Nhiều văn bản sai thể thức và kỹ thuật đã được kịp thời sửa chữa, công tác soạn
thảo văn bản cũng được thực hiện đầy đủ, đúng trình tự theo quy định của pháp luật;
24


nhiều văn bản đã được tiến hành và đem lại hiệu quả nhất định. Các văn bản đi đã
được quản lý lưu lại lập hồ sơ và biên mục hồ sơ; nhiều văn bản quản lý của nhà nước
về văn bản hành chính đã được áp dụng và thực hiện từng bước được nâng cao. Công
tác kiểm soát văn bản cũng được diễn ra thường xuyên hơn khi có những văn bản
mang tính pháp lý cao.
Nhược điểm:
Bên cạnh những mặt đạt được thì phòng Nội Vụ còn tồn đọng những hạn chế
nhất định,tuy khi ban hành một văn bản đều thực hiện đầy đủ theo đúng trình tự nhà
nước đã quy định nhưng trong trình tự các bước đó chưa thực sự thực hiện một cách

cụ thể và chính xác như : Vị trí trình bày các thành phần thể thức của văn bản, tên loại
và trích yếu nội dung chưa nêu được bao quát toàn bộ nội dung chính của văn bản,
còn mắc lỗi chính tả; công tác lập hồ sơ cho văn bản còn chưa thực hiện nghiêm túc,
nhiều văn bản lưu còn sắp xếp lộn xộn chưa khoa học; việc theo dõi văn bản đi ít
được quan tâm sát sao; văn bản đôi khi còn bỏ xót số ký kiệu văn bản; đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư chưa được thường xuyên đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị
phương tiện quản lý văn bản chưa được đáp ứng tạo điều kiện khó khăn cho cán bộ
văn thư trong giải quyết một khối lượng lớn công việc.
2.3 Khái quát về thực trạng kiểm soát và tổ chức văn bản đến của Phòng Nội Vụ
huyện Chợ Đồn
2.3.1 Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản mà cơ quan, tổ chức khác gửi đến.
2.3.2 Vai trò của văn bản đến:
Văn bản đến là các văn bản chứa đựng những thông tin mang tính pháp lý, có
nhiều văn bản đến khác nhau tùy thuộc vào từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà xem
xét giải quyết văn bản đó cho thích hợp; văn bản đến có vai trò nhằm hướng cơ quan
tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi giới hạn được
25