BÁO cáo KIÊN tập quản trị văn phòng tại phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (682.36 KB, 40 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................3
B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP....................................................................................................6
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP........6
1.Vị trí và chức năng.......................................................................................................................6
2.Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................................................................7
2.1. Lãnh đạo Bộ............................................................................................................................8
2.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm:................11
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN
PHÒNG..........................................................................................................................................12
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc của lãnh đạo văn phòng.....12
1.1 Chức năng:..............................................................................................................................12
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:.............................................................................................................12
1.3. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................................................13
2. Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp................................................................................13
3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng..................................14
3.1. Chánh Văn phòng...................................................................................................................14
3.2. Phó Chánh Văn phòng...........................................................................................................15
3.3. Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng......................................................16
3.4. Công chức thuộc Văn phòng..................................................................................................17
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA.........................................................................19
BỘ TƯ PHÁP..................................................................................................................................19
1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan......................................................................................19
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp.......................................................19
2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư pháp..................................19
2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản..................................................................................20
2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.................................................................21
2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.............................................................21
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
1
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2. Nhận xét.............................................................................................................................22
2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn bản.................................................................................................22
2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản..................................................................................23
2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi ..........................................23
2.4.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................................23
2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:............................23
2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành..........................................................................................23
2.4.3.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan .............................................................................24
2.4.3.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành.........25
2.5. Công tác lưu trữ của cơ quan.................................................................................................25
2.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ......................................................................................25
2.5.2.Số lượng cán bộ.................................................................................................................25
2.5.3.Diện tích kho lưu trữ............................................................................................................26
2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho............................................................................................26
CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN....27
1.Tim hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng..........................27
2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng là việc của văn phòng
hiện đại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu......................................................................27
2.1. Sơ đồ hoá phòng làm việc của phòng Hành chính.................................................................27
2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc của Chánh Văn phòng...................................................................28
2.3. Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học. 28
CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG......................30
I) Ưu nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan........................................30
C.KẾT LUẬN...................................................................................................................................34
D. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ............................................................................................................37
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................40
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
2
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì
Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp
phần lớn vào công tác xây dựng đất nước .Công tác văn phòng là một công tác
quan trọng đối với bất kì một cơ quan, tổ chức nào, nó góp phần rất lớn đến hoạt
động của cơ quan đó.Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy
sự phát triển của cơ quan, đơn vị.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,
công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng
được nguồn cán bộ nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị văn
phòng.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực
tiễn của từng cơ quan, đơn vị, trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng
trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ
quan, tổ chức. Trường Đại học Nôi vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên
khoa Quản trị văn phòng được đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức,
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh
viên theo phương châm:’’Học thật đi đôi với làm thật’’ và ‘’Học đi đôi với
hành’’.
Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một
cách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách
làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng.
Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị văn phòng, cũng
như sự tiếp nhận của phòng Tổ chức-Hành chính(Văn thư bên trong) và phòng
Lưu trữ của Bộ Tư pháp, em đã được kiến tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày
20/4/2015 đến ngày 25/5/2015.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
3
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong suốt thời gian kiến tập, em đã được cán bộ phòng Tổ chức-Hành
chính( Văn thư bên trong), phòng Lưu trữ của Bộ Tư pháp tận tình chỉ dẫn.
Trong gần một tháng kiến tập ,mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túngnhưng em
đã được cán bộ tại phòng hướng dẫn tận tình và chỉ bảo nên em đã làm tốt công
việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được rất nhiều kinh
nghiệm và kiến thức thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằnggiảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới lãnh đạo cùng các cán bộ phòng Tổ chức-Hành chính (văn thư bên
trong), phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp, đặc biệt là chị Nguyễn Xuân Anh, anh
Dương Đình Thịnh đã giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy, cô trong khoa Quản trị văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến
thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích
lũy được kiến thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống. Với vốn kiến thức
đã được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng trong quá trình đi
thực tập mà để sau khi rời khỏi ghế nhà trường áp dụng lý luận vào thực tiễn
xem có sự khác nhau như thế nào từ đó trang bị cho em những nghiệp vụ cơ bản
để sau khi tốt nghiệp ra trường áp dụng vào công việc một cách hiệu quả, tự tin
và vững chắc hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn, sự quan tâm giúp đỡ của các cán sự văn thư lưu
trữ trong Bộ Tư pháp đã cho phép và tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc với
thực tế công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu sót mà mình
mắc phải.Em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả mọi người đã giúp đỡ em
hoàn thành tốt đợt kiến tâp của mình qua quá trình học tập cũng như những kinh
nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Cuối cùng em xin kính chúc các quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và gặt hái
được nhiều thành công trong sự nghiệp trồng người.Đồng kính chúc các cô, chú,
anh, chị trong Bộ Tư pháp luôn mạnh khỏe và đạt được nhiều thành công trong
công việc của mình.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
4
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại Phòng
Lưu trữ, Phòng Tổ chức-Hành chính (Văn thư bên trong) thuộc Văn phòng Bộ
Tư pháp. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm được
cũng như chưa làm được.Tuy nhiên do thời gian đi kiến tập có hạn mà số lượng
tài liệu và công việc của cơ quan thì nhiều. Một phần do trình độ, năng lực còn
hạn chế nên khi làm bài báo cáo em không thể tránh khỏi những sai sót, hạn nhất
định. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo trong
khoa để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
5
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP
1.Vị trí và chức năng.
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm
pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý
nhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổ
trợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thi
hành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tác
thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụ
công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM
- Địa chỉ: 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 04.62739718
- Fax: 04.62739730
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
6
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Nhiệm vụ, quyền hạn.
Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
-Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội….
-Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm, 5
năm.
-Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý Nhà nước của Bộ.
-Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản.
-Công tác xây dựng pháp luật:
+Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thông Pháp
luật.
+Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh…
-Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống
hoá văn bản quy phạm pháp luật.
-Phổ biến, giáo dục pháp luật:
+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dục
pháp luật …
+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản.
-Thi hành án dân sự:
+ Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước.
+ Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …
giấy tờ thi hành án dân sự.
-Hành chính Tư pháp:
+Hướng dẫn, giải quyết công tác chứng thực, quản lý, đăng ký hộ tịch…..
-Công tác con nuôi:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi và thực hiện quyền, lợi
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
7
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ích của con nuôi.
- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở.
-Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương.
-Hợp tác quốc tế:
+ Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định về dự án hợp tác với nước
ngoài về pháp luật.
- Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa học pháp lý.
- Tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
quản lý nhà nước.
- Cải cách hành chính.
+ Đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quả cải cách thể chế hành
chính nhà nước.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của Pháp luật.
-Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Văn phòng Bộ Tư pháp:
+ Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng và 4 Thứ trưởng.
+ 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.
+ 06 Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
2.1. Lãnh đạo Bộ
Lãnh đạo Bộ Tư pháp gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng:
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
8
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ trưởng: Hà Hùng Cường
- Thứ trưởng:
+ Đinh Trung Tụng
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
9
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nguyễn Thúy Hiền
+ Nguyễn Khánh Ngọc
+ Phan Chí Hiếu
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
10
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các nhiệm vụ được giao;
điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Bộ.
Các Thứ trưởng giúp việc cho Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng về lĩnh vực công tác được phân công.
2.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước gồm:
- Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật.
- Vụ Pháp luật hình sự - hành chính.
- Vụ Pháp luật dân sự - kinh tế.
- Vụ Pháp luật quốc tế.
- Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật.
-Vụ Tổ chức cán bộ.
- Vụ Hợp tác quốc tế.
- Vụ Kế hoạch - Tài chính
- Vụ Thi đua - Khen thưởng.
- Thanh tra.
- Văn phòng.
- Tổng Cục Thi hành án dân sự.
- Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
- Cục Kiểm soát thủ tục hành chính.
- Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
- Cục Con nuôi.
- Cục Trợ giúp pháp lý.
-Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.
- Cục Bồi thường nhà nước.
- Cục Bổ trợ tư pháp.
- Cục Công nghệ thông tin.
- Cục Công tác phía Nam.
- Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
- Viện khoa học pháp lý.
- Học viện tư pháp.
- Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.
- Báo Pháp luật Việt Nam
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
11
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc
của lãnh đạo văn phòng.
1.1 Chức năng:
-Văn phòng Bộ Tư pháp là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng có chức
năng tham mưu tổng hợp, tổ chức phối hợp các Cục, Vụ, Viện, Thanh tra Bộ,
Trường Đại học Luật Hà Nội, Phân hiệu Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh,
Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Báo pháp luật. Trong việc thực hiện quyết định
của Bộ trưởng; là đầu mối quan hệ với các Bộ, ngành ở trung ương và địa
phương theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý các công tác Văn phòng nhằm
bảo đảm mọi hoạt động của cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quy
định của pháp luật.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
* Theo quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ ( ban hành kèm
theo Quyết định số 935/QĐ-TC ngày 09/12/1994).
- Tổng hợp thông tin về các mặt công tác của các đơn vị thuộc Bộ, cơ
quan tư pháp các cấp.
- Thường trực Hội đồng thi đua của Bộ theo dõi, tổng hợp công tác thi
đua, khen thưởng của cơ quan Bộ và cơ quan tư pháp các cấp…
-Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị chương trình,
Kế hoạch công tác hàng tuần, quý, 6 tháng, hàng năm.
- Quản lý công tác Hành chính,Văn thư, Lưu trữ, in ấn tài liệu, thống kê
tư pháp, quản lý con dấu, công văn đến, công văn đi.
- Quản lý công tác Kế toán tài chính cấp cơ sở bao gồm: lập dự toán kinh
phí và quyết toán hàng quý, hàng năm của cơ quan Bộ.
- Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc phục vục
cho công tác của ngành theo sự phân công của lãnh đạo Bộ
- Bảo đảm in, phát hành Bản in Tư pháp đúng kỳ hạn.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
12
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng, 03 Phó chánh văn
phòng.
CHÁNH VĂN
PHÒNG
PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
- Bộ máy giúp việc Chánh văn phòng.
a. Phòng Tổng hợp.
b. Phòng Lưu trữ.
c.Phòng Hành chính ( Văn thư nằm trong).
d. Phòng Quản trị.
e. Phòng Kế toán.
f. Phòng Quản lý xe (Đội xe).
2. Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp
- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, nguyên tắc tập trungdân
chủ, bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thống nhất, thông suốt của Chánh Văn
phòng đối với các lĩnh vực công tác của Văn phòng.Mọi hoạt động của Văn
phòng phải tuân theo quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp.
- Thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy
tính chủ động, sáng tạo của mỗi công chức. Trong phân công công việc, một
người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều công việc nhưng mỗi công việc chỉ
do một đơn vị, một người chịu trách nhiệm chính. Công việc được giao cho đơn
vị nào thuộc Văn phòng thì Trưởng phòng hoặc tương đương (sau đây gọi là
Trưởng phòng) đó phải chịu trách nhiệm chính về công việc được giao.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
13
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công chức giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm được phân công; tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công
việc theo quy định của pháp luật, của Bộ và Lãnh đạo Văn phòng; chịu trách
nhiệm trước Lãnh đạo cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về việc thực hiện các
công việc được giao.
- Phát huy năng lực, sở trường của công chức, đề cao sự phối hợp công
tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
- Thực hiện cải cách hành chính, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch
và hiệu quả trong mọi hoạt động của văn phòng.
3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn
phòng
3.1. Chánh Văn phòng
- Chánh Văn phòng là người lãnh đạo, quản lý, điều hành văn phòng và
chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành
văn phòng. Chánh Văn phòng thực hiện các trách nhiệm theo quy định tại Điều
6 Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày
28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết các công việc sau đây:
+ Công việc thuộc lĩnh vực do Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý;
+ Công việc đã giao cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhưng thấy cần
thiết phải giải quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc do Phó chánh
Văn phòng được phân công vắng mặt; những việc các Phó Chánh Văn phòng
còn có ý kiến khác nhau;
+ Những công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ trưởng,
Thứ trưởng giao hoặc ủy quyền.
- Chánh Văn phòng đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòng
trước khi quyết định các vấn đề sau:
+ Chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết của Văn phòng;
+ Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; dự án, dự thảo văn
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
14
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản quy phạm pháp luật do văn phòng chủ trì xây dựng để Bộ trưởng trình cơ
quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền;
+ Dự toán, quyết toán ngân sách; các phương án đầu tư xây dựng cơ bản
đối với những công trình văn phòng được giao làm chủ đầu tư; chế độ chi tiêu
nội bộ; kế hoạch mua sắm tài sản của Văn phòng và của cơ quan Bộ;
+ Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật của
Văn phòng;
+ Những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc do Chánh Văn
phòng thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòng.
3.2. Phó Chánh Văn phòng
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành Văn
phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực, nhiệm vụ
công tác và tổ chức trực thuộc Văn phòng (sau đây gọi là Phòng); nhân danh và
sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng khi giải quyết các công việc thuộc
lĩnh vực được phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước
pháp luật về nhiệm vụ được giao.
- Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm:
+ Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng;
+ Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc viêc thực hiện công việc trong các lĩnh vực,
nhiệm vụ được phân công phụ trách;
+ Giao nhiệm vụ và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với Phòng
và lĩnh vực được phân công phụ trách;
+ Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản trong lĩnh vực được phân công
phụ trách và các văn bản khác theo ủy quyền của Chánh Văn phòng;
+ Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng khác trong Văn phòng giải quyết
công việc có liên quan;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
- Phó Chánh Văn phòng phải báo cáo Chánh Văn phòng những vấn đề
sau:
+ Những vấn đề pháp luật chưa quy định, chưa có trong chương trình, kế
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
15
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạch công tác của văn phòng hoặc mới phát sinh, nhạy cảm, quan trọng trong
quá trình thực hiên các nhiệm vụ được giao.Đối với những nhiệm vụ, công việc
do Lãnh đạo Bộ giao trực tiếp cho Ban Thư ký, Phó Chánh Văn phòng kiêm
Trưởng Ban Thư ký phải báo cáo kịp thời Chánh Văn phòng tiến trình và kết
quả thực hiện công việc;
+ Những vấn đề có liên quan đến từ hai Phó Chánh Văn phòng trở lên
nhưng các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau hoặc liên quan đến
lĩnh vực do Chánh Văn phòng phụ trách;
+ Những vấn đề khác khi Phó Chánh Văn phòng thấy cần thiết hoặc theo
yêu cầu của Chánh Văn phòng.
3.3. Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng
- Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc Văn phòng quản lý, điều hành hoạt
động của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyên
môn, nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước
Chánh Văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Trưởng phòng có trách nhiệm:
+ Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành và hướng dẫn trực tiếp của Lãnh đạo
Văn phòng trực tiếp phụ trách;
+ Xây dựng, trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách chương trình, kế hoạch
công tác của phòng và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt theo đúng trình
tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc;
+ Chỉ đạo, hướng dẫn và phân công công việc cho công chức thuộc phòng
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; theo dõi, hướng dẫn,
đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của công chức thuộc phòng;
+ Chủ động phối hợp với các phòng khác thuộc Văn phòng để giải quyết
các công việc có liên quan; báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về
các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhau
giữa các phòng;
+ Uỷ quyền cho một Phó Trưởng phòng quản lý, điều hành phòng khi
vắng mặt; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
16
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách;
+ Thực hiên chế độ thông tin, báo cáo theo quy định;
+ Quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của phòng được
giao theo quy định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh
Văn phòng phụ trách giao.
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng
và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
được phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về kết
quả thực hiện các nhiệm vụ đó; báo cáo Trưởng phòng về kết quả thực hiện
những nhiệm vụ được giao phụ trách hoặc trực tiếp thực hiện; trường hợp vắng
mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng phòng.
3.4. Công chức thuộc Văn phòng
- Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn, phân công công tác của Trưởng
phòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Trưởng phòng; trường
hợp được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách phòng trực
tiếp giao nhiệm vụ thì chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người đã giao
nhiệm vụ, có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng để theo dõi và điều hành công
việc của phòng.
- Chủ động thực hiên các nhiệm vụ được phân công theo đúng trình tự,
thủ tục, thời hạn giải quyết công việc. Phối hợp với công chức khác có liên quan
giải quyết công việc; báo cáo Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp
giao nhiệm vụ các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc còn có ý kiến khác nhau.
- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực
hiện nhiệm vụ được giao. Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật hiện
hành, nội quy, quy chế của Bộ Tư pháp, Văn phòng, sự chỉ đạo của Lãnh đạo
Văn phòng và Trưởng phòng; thường xuyên học tập, nghiên cứu để nâng cao
trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi phẩm chất chính trị, đạo đức công vụ.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
17
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc;
quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo
quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của công chức theo
quy định của pháp luật, cơ quan Bộ, Văn phòng và của phòng.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
18
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
BỘ TƯ PHÁP
1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.
- Bộ Tư pháp là một trong những Bộ có tiêu chuẩn chặt chẽ về mặt mẫu
các loại văn bản. Trước kia bộ phận Văn thư làm việc con thiếu nhiều kiến thức
chuyên môn, làm việc dựa vào kinh nghiêm lâu năm.
- Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN 69092001, nối mạng Lan và cài đặt phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến và
lập hồ sơ công việc, tiếp tục phát triển và hoàn thiện phần mêm đến năm 2010.
-Bộ đã có những quyết định số 145/QĐ-VP ngày 25/3/2004 quy định về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn thư – Lưu trữ.
-Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 Quy
chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của Văn
phòng.
-Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều đượ quy định
rõ ở những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâu
cuối. Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụng
con dẫu lẫn việc bảo quản công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ các đơn vị,
công tác lập Hồ sơ được thực hiện tốt.
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp.
2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư
pháp.
Xét nhu cầu công việc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Bộ Tư pháp mà có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau: Quyết
đinh, Thông tư, Thông tư liên tịch, Chỉ thị do Bộ Trưởng Bộ Tư pháp ký.
Ngoài ra Bộ Tư pháp còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Báo cáo,
công văn, góp ý kiến, Ủy thác tư pháp…
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
19
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của
Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của
Bộ trưởng Bộ Tư pháp;
Khi ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ
phai;
Văn bản đã ký, đóng dấu phải được phát hành đúng thời gian theo yêu cầu
của văn bản.
Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều được quy định rõ
rang, thống nhất, không có sự chồng chéo.
+Thẩm quyền ký của Bộ trưởng:
BỘ TRƯỞNG
HÀ HÙNG CƯỜNG
+ CácThứ trưởng ký thay Bộ trưởng những văn bản thuộc sự quản lý
được phân công phụ trách, ủy quyền:
KT.BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC
Hoàng Thế Liên
+ Chánh Văn phòng: ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản của Bộ trong
lĩnh vực được phân công theo thẩm quyền:
TL.BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Hồng Sơn
2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
- Bộ tư pháp áp dụng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP .
- Về thể thức bắt buộc có đầy đủ các thành phần ( 09 thành phần chính).
Ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn…
- Bên cạnh đó còn nhiều đơn vị làm trái với thể thức của Thông tư như:
Công văn sô, ký hiệu vẫn có Chữ “CV” ở văn bản không phải bên Đảng.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
20
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hành
trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm
vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số
93/2008/NĐ-CP nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các văn bản của Bộ
Tư pháp bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản
chuyên ngành và văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính phải tuân thủ các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật; Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
-Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11HD/VPTW của Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam. Thể thức
văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29/HD/VP
của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo thông lệ quốc tế.
2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.
2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.
B1: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
B2. Thu thập và xử lý thông tin.
-Thông tin có tư nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tin
pháp lý có trong những văn bản QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang
cần thông tin.
B3.Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề
cần nhắc tới.
B4.Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổ
chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
21
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B5 Duyệt bản thảo.
- Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng
đơn vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung văn bản.
Trình Chánh văn phòng phê duyệt ký nháy về mặt thể thức và tính pháp lý của
văn bản. Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản
được trình lên lãnh đạo Bộ ký ban hành.
B6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.
- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu,
đăng ký…
2.3.2. Nhận xét
* Ưu điểm.
- Các chuyên viên nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn
bản, từ ngữ và cách diễn đạt.
- Chuyên viên là người nắm thông tin và lấy thông tin tôt nhất nên các
chuyên viên nắm bắt tỉnh hình hoạt động của các phòng ban rất tốt.
* Nhược điểm.
- Việc xây dựng đề cương cần sửa chữa, hoàn thiện để khi trở thành bản
chính được đơn giản hoá và nhanh gọn hơn.
-Bản thảo có thể được Thủ trưởng đơn vị, Lãnh đạo văn phòng ký nháy
do vậy văn bản không được sửa lại.
2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
* Ưu điểm.
- Đảm bảo được đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước mang tinh
khoa học, trình tự logic và theo 1 khuôn mẫu nhất định.
- Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý.
- Ngôn ngữ khách quan, mạch lạc dễ hiểu, thể hiện quyền lực nhà nước, ý
chí nhà nước.
* Nhược điểm.
- Khả năng để một người có trình độ thấp đọc thì rất khó hiểu và ít tiếp
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
22
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thu, nắm bắt được nội dung chính.
2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tất cả các tài liệu trình lãnh đạo Bộ phải gửi kèm theo phiếu trình và
đăng ký trình Văn thư. Văn thư in ra, theo dõi gửi phòng Tổng hợp kiểm tra thể
thức,xin ý kiến lãnh đạo văn phòng và trình lãnh đạo Bộ. Sau khi lãnh đạo Bộ
xử lý, phòng Tồng hợp nhận Tài liệu trình, chuyển Văn thư trả đơn vị trình.
2.4.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Văn thư Bộ có nhiệm vụ nhận, bóc bì thư gửi cơ quan Bộ (trừ bì có dấu
cấp độ mật, A,B,C).
-Đóng dấu, ghi số công văn “đến” vào sổ công văn đến.
-Trình lãnh đạo Văn phòng Bộ công văn đã ký.
- Sau khi lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý, Văn thư Bộ nhận lại và gửi theo
địa chỉ đã được lãnh đạo có ý kiến.
- Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Bộ, phòng Tổng hợp chuyển lại Văn thư
để chuyển tiếp các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp tục xử lý.
2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan:
2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành
-Quy trình lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị;
+ Văn bản, tài liệu được thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải đảm bảo thứ tự
theo thời gian ban hành và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay
trình tự giải quyết công việc của đơn vị, cá nhân khi kết thúc công việc;
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
23
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Văn bản, tài liệu được thu thập, cập nhật vào hồ sơ phải có giá trị tương
đối đồng đều về nội dung và thời hạn bảo quản.
2.4.3.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong việc giao nộp tài liệu:
+ Cá nhân trong cơ quan, đơn vị phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá
trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đon vị theo thời hạn được quy định
tại Khoản 2 điều này;
+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị,
nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm;
+ Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác, mọi cán bộ,
công chức, viên chức đều phải bàn gioa lại hồ sơ, tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị
hoặc người kế nhiệm.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan được quy
định như sau:
+ Tài liệu hành chính: (hồ sơ giải quyết công việc hành chính) sau một
năm, kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ gồm
báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu, sau một
năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng, kể từ khi công trình được quyết
toán;
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-cro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: sau ba tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
- Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
02 bản “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành
của cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
24
Lớp ĐH QTVP K1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4.3.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho Bộ trưởng trong việc
chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành tại cơ quan và Trung tâm Lưu trữ quốc gia đối với các đơn vị
thuộc Bộ;
- Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiên hành đối với đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản
lý của mình;
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức,
viên chức phải lập hồ sơ về công việc của mình và nộp về Văn thư đơn vị;
- Văn thư đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, thu nhận hồ sơ, tài liệu của cán
bộ, công chức, viên chức trong đơn vị để nộp vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc
một năm công tác.
2.5. Công tác lưu trữ của cơ quan.
2.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ.
-Các văn bản quản lí công tác lưu trữ gồm có:
+Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
+Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+Nội quy ra vào kho lưu trữ.
+Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
2.5.2.Số lượng cán bộ.
-Nhân sự làm trong phòng lưu trữ là nữ, có trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ cao, trong đó:
+Trình độ chuyên môn nghiệp vụ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ
gồm có 3 người.
+Trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đẳng chuyên ngành văn thư lưu trữ
và cao đẳng chuyên ngành khác có 1 người.
+Trình độ chuyên môn nghiệp vụ trung cấp chuyên ngành văn thư lưu
trữ có 2 người.
Sinh viên Nguyễn Thị Quyên
25
Lớp ĐH QTVP K1A
