BÁO cáo KIẾN tập Quản trị văn phòng tại huyện ủy huyện Văn Lâm Hưng Yên

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT......................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN...............2
KIẾN TẬP...........................................................................................................2
1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm......2
1.1. Chức năng....................................................................................................................2
1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn.....................................................................................................2
1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm.............................................................3
2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của
UBKT huyện Văn Lâm.......................................................................................................3
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm....................................3
2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT huyện Văn
Lâm.....................................................................................................................................3
2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy:.................................................................5
3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy:..............................................................5
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng chí cán bộ
trong UBKT........................................................................................................................6
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..............................................................8
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..............8
2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.................................................................................9
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.................................................9
2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan............9
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan............................10
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBKT. So sánh với
quy định hiện hành và nhận xét đánh giá..........................................................................13
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản..................................................15

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.....................................15
2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:........................................................15
2.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................................21
2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị...............................................25
2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức......................................................27
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan..........28
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng....29
3.1.1Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan:..................................................................29
3.1.2 Nhận xét...................................................................................................................30
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.................................................31
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác
văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại........................31

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................32
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ
quan...................................................................................................................................32

Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Ưu điểm..........................................................................................................................32
2.Nhược điểm....................................................................................................................34
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược điểm...........35

PHẦN III : PHỤ LỤC.......................................................................................39
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................45

Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1.

UBKT

Uỷ ban Kiểm tra

2.

GVHD

Giáo viên hướng dẫn

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

5.

QPPL

Quy phạm pháp luật

Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo .Có thế nói Văn phòng luôn được
xác định là một tổ chức không thể thiếu,gắn liền với sự tồn tại và phát triển của
cơ quan ,đơn vị.
Ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan,tổ chức nào .Tuy nhiên ,nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng ,vừa có trình độ quản lý
tại các cơ quan còn rất thiếu .Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp
ứng của của Nhà trường ,năm 1971 Trường trung học Văn thư- Lưu trữ được

thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng phủ
Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng ,công tác văn
thư ,công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn cán
bộ ,nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị văn phòng .Lấy lý
luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những
kiến thức mới ,cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận với phương
châm này khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức
một đợt kiến tập tại các cơ quan ,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau
khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh viên . Việc thực tế này giúp cho sinh
viên vận dụng những kiến thức đã học tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại
các cơ quan ; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan kiến tập tự tin trong giao
tiếp ,và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của mình . Thông qua việc
kiến tập này giúp sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực
hành ,nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt công việc
được giao .

Trần Thị Quyên

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
KIẾN TẬP.
1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện
Văn Lâm
1.1. Chức năng

Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ
Đại hội ,có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ
thống chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp.
Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy ,trước Đảng bộ và nhân dân
trong huyện về lãnh đạo ,chỉ đạo thực hiện đường lối ,chính sách của Đảng
,pháp luật của nhà nước ;các chỉ thị ,nghị quyết của TW ,của tỉnh và nghị quyết
Đại hội Đảng bộ huyện ,đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với của tỉnh
và cả nước ;nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với nhà nước ; lãnh
đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn huyện
Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là
ban thường vụ và thường trực huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh
đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; là
trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện uỷ.
Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện uỷ và bảo đảm cơ sở vật chất
cho các hoạt động của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ và các cơ
quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ.
1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn
a.Nghiên cứu, đề xuất:
Chương trình công tác của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện
uỷ.
Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng huyện uỷ.
b.Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:
Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác
tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ quan đảng trực
Trần Thị Quyên

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc huyện uỷ.
Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở
đảng.
Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
c.Thẩm định, thẩm tra:
Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyện uỷ, ban
thường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền
ban hành và thể thức văn bản.
Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn
bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được thường trực, ban thường
vụ huyện uỷ giao trước khi trình huyện uỷ, ban thường vụ huyện uỷ.
d.Phối hợp:
Các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công tác của
huyện uỷ.
Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa
đổi, bổ sung Quy chế làm việc của huyện uỷ, ban thường vụ huyện uỷ giao.
1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm
a.Lãnh đạo: Gồm Chủ nhiệm, không quá 2 phó Chủ nhiệm. Riêng văn phòng
các quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ: không quá 3 phó Chủ
nhiệm.
b.Biên chế: Có từ 11-13 người (không bao gồm thường trực huyện uỷ)
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của huyện ủy huyện Văn Lâm
( Xem phụ lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBKT huyện Văn Lâm
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm

2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT
huyện Văn Lâm
Trần Thị Quyên

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Chức năng
UBKT Huyện ủy là cơ quan kiểm tra, giám sát chuyên trách của Ban chấp
hành Đảng bộ huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn do Điều lệ Đảng quy
định và các quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng; tham mưu
giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy thực hiện và lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong toàn Đảng bộ
huyện.
UBKT Huyện ủy do Ban Chấp hành Đảng bộ huyện bầu, gồm một số
đồng chí trong Ban chấp hành Đảng bộ huyện và một số đồng chí ngoài Ban
Chấp hành Đảng bộ huyện. Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ban Chấp
hành Đảng bộ huyện bầu trong số các thành viên Ủy ban Kiểm tra; các phó Chủ
nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy bầu trong số
các thành viên Ủy ban Kiểm tra; các thành viên Ủy ban Kiểm tra, chủ nhiệm và
các phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy được Ban Thường vụ Tỉnh ủy.
Chủ nhiệm và các phó chủ nhiệm là tập thể thường trực của Ủy ban Kiểm tra
Huyện ủy. Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy phân công một đồng chí phó Chủ nhiệm
Thường trực.
Tổ chức bộ máy cơ quan Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ban Thường vụ
Huyện ủy quyết định.

b. Nhiệm vụ
1.Nhiệm vụ của UBKT huyện ủy :
Thực hiện và giải quyết những công việc thuộc nhiệm vụ ,quyền hạn đã
được quy định tại Chương VII, Chương VIII của Điều lệ Đảng khóa X quy định
Xem xét ,kết luận và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình Ban Thường vụ huyện
ủy ,Ban Chấp hành Đảng bộ huyện quyết định việc kỷ luật đảng viên,cán bộ
thuộc thẩm quyền quản lý của Ban Thường vụ và Ban Chấp hành Đảng bộ
huyện .
Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức Đảng trong Đảng bộ ,UBKT cấp dưới và
đảng viên,thực hiện những quy định tại Chương VII , Chương VIII Điều lệ
Đảng.
Chuẩn bị nội dung và tham gia các kỳ họp của Ban Thường vụ huyện ủy
Trần Thị Quyên

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bàn về công tác kiểm tra ,giám sát và công tác xây dựng Đảng có lien quan đến
nhiệm vụ kiểm tra, giám sát ;tham dự các kỳ họp của BCH Đảng bộ huyện
Phối hợp cùng với các ban ,ngành có liên quan tham mưu giúp Cấp ủy thực
hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các tổ chức đảng và đảng viên chấp hành
Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và thực hiện
Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện.
Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ công tác kiểm tra, về xây
dựng bộ máy giúp việc và bồi dưỡng cán bộ UBKT cấp dưới.
2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy:

Chỉ đạo, giải quyết những vấn đề nảy sinh hàng ngày trong việc thực hiện
nhiệm vụ của UBKT giữa hai kỳ họp UBKT; quyết định triệu tập và chuẩn bị
nội dung các kỳ họp UBKT huyện ủy.
Chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan UBKT huyện ủy.
Giải quyết các công việc do UBKT huyện ủy ủy nhiệm và báo cáo kết quả
với UBKT vào phiên họp gần nhất về những nội dung được UBKT ủy nhiệm,
cũng như công việc đã giải quyết theo thẩm quyền trong khoảng thời gian giữa
hai kỳ họp của UBKT huyện ủy.
3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy:
Chủ nhiệm UBKT huyện ủy chủ trì mọi công việc của UBKT, trực tiếp chỉ
đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm trong từng thời gian. Giữ mối quan hệ
công tác của UBKT huyện ủy với UBKT tỉnh ủy, Ban Thường vụ huyện ủy,
Thường trực huyện ủy và các ban ngành của huyện, cấp huyện và UBKT cấp
dưới . Chuẩn bị nội dung và duy trì cuộc họp của UBKT ; kết luận các vấn đề đã
được hội nghị thảo luận; ký các văn bản do UBKT kết luận, quyết định. Đồng
thời, duy trì chế độ làm việc hội họp của UBKT; giải quyết các công việc được
ủy quyền giữa hai kỳ họp, sau đó, báo cáo lại trước tập thể UBKT trong phiên
họp gần nhất.
Chủ nhiệm UBKT huyện ủy quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn đối với
cán bộ chuyên trách trong cơ quan UBKT huyện ủy.
Phó Chủ nhiệm thường trực ( huyện ủy viên) giúp Chủ nhiệm điều hành bộ
máy giúp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các quyết định của
tập thể UBKT; thay Chủ nhiệm khi Chủ nhiệm ủy quyền giải quyết các công
5
Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc hàng ngày thuộc về nội bộ cơ quan kiểm tra; giải quyết các công việc được
phân công phụ trách.
Phó Chủ nhiệm tích cực tham gia vào sự chỉ đạo chung của Thường trực
UBKT; Chủ động tham mưu giúp Chủ nhiệm thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác và các quyết định của tập thể UBKT; giải quyết các công việc được
phân công phụ trách.
Ủy viên UBKT huyện ủy tích cực tham gia vào sự chỉ đạo chung, chủ động
đóng góp vào việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của UBKT theo quy định
tại Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng. Đồng thời, thực hiện những nhiệm
vụ cụ thể do UBKT phân công. Ủy viên UBKT dự các cuộc họp của cấp ủy
huyện
c. Cơ cấu tổ chức của UBKT huyện ủy
Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm bao gồm 01 Chủ nhiệm, 02 Phó chủ
nhiệm, 01 nhân viên, 01 ủy viên.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBKT huyện Văn Lâm
( Xem phụ lục 02)
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng
chí cán bộ trong UBKT.
a. Đồng chí Chủ nhiệm UBKT:
Là Thủ trưởng cơ quan UBKT huyện ủy, phụ trách chung, chịu trách
nhiệm trước cấp Ủy huyện và UBKT cấp trên về toàn bộ hoạt động của cơ quan
UBKT trong công tác kiểm tra, giám sát do Điều lệ Đảng quy định. Thường
xuyên đảm bảo tốt mối quan hệ công tác của cơ quan UBKT với các ban, ngành
của huyện, cấp ủy và UBKT các cấp.
b. Đồng chí Phó chủ nhiệm Thường trực UBKT:
Là Phó Thủ trưởng cơ quan UBKT, giúp việc Thủ trưởng cơ quan, trực
tiếp phụ trách chuyên môn nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát của Đảng.
Thay mặt Thủ trưởng giải quyết những công việc được Thủ trưởng ủy quyền sau
đó phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng vào ngày gần nhất về những việc đã
giải quyết những việc chưa được giải quyết và đề xuất phương pháp giải quyết

Trần Thị Quyên

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiếp theo.
Chủ động cụ thể hóa bằng kế hoạch kiểm tra, giám sát theo chương trình
hàng năm, chuyên đề, cũng như nhiệm vụ mà cấp ủy giao. Những kết luận theo
chuyên đề kiểm tra, kết luận giải quyết vụ việc đều phải có sự bàn bạc, thảo
luận, thống nhất chung của tổ công tác. Mặt khác, những kết luận đó nhất thiết
phải được thông qua tập thể lãnh đạo cơ quan UBKT huyện ủy trước khi trình
UBKT xem xét kết luận, là người chịu trách nhiệm chính về những vấn đề
chuyên môn đưa ra để đi đến kết luận.
Chỉ đạo cán bộ văn phòng cơ quan UBKT tổng hợp, soạn thảo văn bản
báo cáo hàng tháng, quý, 06 tháng và cả năm trước cấp ủy và UBKT cấp trên.
Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung kiểm tra, giám sát 06
tháng, 01 năm, báo cáo đồng chí Chủ nhiệm để thống nhất trước khi trình cấp ủy
và UBKT xem xét quyết định, cũng như một số công việc khác trong hoạt động
của cơ quan UBKT, bảo đảm thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với các
ban xây dựng đảng và các ngành, đoàn thể của Huyện ủy, cấp ủy và UBKT cấp
dưới.
Thực hiện tốt chế độ đi cơ sở nắm tình hình hoạt động của UBKT cấp
dưới, phát hiện kịp thời để uốn nắn những nơi làm chưa tốt về công tác kiểm tra,
giám sát thuộc thẩm quyền cá nhân. Những vấn đề khó khăn, phức tạp, lien quan
đến nhiều lĩnh vực nhất thiết phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng cơ quan để
cho ý kiến giải quyết.

c. Đồng chí phụ trách văn phòng cơ quan UBKT:
Là người chịu trách nhiệm về công tác văn phòng của cơ quan UBKT,
cùng đồng chí Phó chủ nhiệm tổng hợp theo dõi tiến độ kiểm tra, giám sát để
báo cáo kịp thời với UBKT cấp trên và cấp ủy theo tháng, quý, 06 tháng, 01
năm. Quản lý tài liệu, hồ sơ, tài sản thuộc cơ quan UBKT đảm bảo khoa học.
Tổng hợp phân loại các văn bản, đơn thư tố cáo, khiếu nại gửi đến cơ
quan, sau đó báo cáo hoặc chuyển đến Thủ trưởng cơ quan trước khi giao đến
các bộ phận và các đồng chí đảm nhiệm nhiệm vụ đó.
Được dự họp theo định kỳ của UBKT để ghi nghị quyết và cùng với lãnh
Trần Thị Quyên

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo, tổ phụ trách chuyên đề, hoàn thành văn bản để phát hành kịp thời theo nghị
quyết của UBKT đã thống nhất.
d. Các đồng chí chuyên viên cơ quan UBKT:
Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi đồng chí được phân công
theo dõi phụ trách địa bàn ( gồm một số đảng bộ xã, thị trấn, cơ quan). Chủ động
trong công tác, phối kết hợp chặt chẽ để cùng cơ quan UBKT hoàn thành
chương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý kiến giải quyết các vụ việc khi xảy
ra tại địa bàn được phân công phụ trách. Báo cáo bằng văn bản kết quả thẩm tra,
xác minh của mỗi vụ việc để trình UBKT cho ý kiến kết luận. Đồng thời phải
chịu trách nhiệm trước cấp trên về những văn bản xác minh được phân công giải
quyết.
Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp ủy,

UBKT đảng ủy trong địa bàn mình phụ trách. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo
hoặc tập thể cơ quan UBKT những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải
quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức Đảng trực thuộc
Huyện ủy trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
Ngoài chức năng, nhiệm vụ của mỗi đồng chí đã được UBKT phân công,
mỗi đồng chí cán bộ trong cơ quan thường xuyên học tập nghiên cứu để không
ngừng nâng cao nhận thức, nghiệp vụ chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm vụ với
chất lượng cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan UBKT và thực
hiện nhiệm vụ cấp ủy giao. Xuất phát từ tình hình cụ thể trong từng thời gian,
lãnh đạo cơ quan có thể phân công cán bộ trong cơ quan đảm nhiệm công việc
cần thiết nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan.
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
- Công văn số 60/VTLTNN – NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Công văn số 298/VTLTNN – NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ.
8
Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 09/2013/TT- BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ quy định chế
độ báo cáo thống kê công tác Văn thư, Lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan
Có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư:

Văn thư tập trung: là tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao
và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu,
vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều
tập trung ở Văn phòng cơ quan.
Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ở
Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn.
Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một số công việc như đánh
máy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ
quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vửa ở các đơn
vị chuyên môn.
Qua quá trình khảo sát thực tế ở Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm, em
nhận thấy UBKT huyện Văn Lâm được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp
nghĩa là vừa có văn thư chung của toàn cơ quan vừa có văn thư ở các đơn vị.
Ưu điểm : Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công
công việc giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị giúp cho quá trình giải quyết
công việc được nhanh chóng, đem lại hiệu quả công việc cao cho cơ quan, đơn
vị.
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm hình thức tổ chức công tác văn thư này
vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cụ thể như sau:
- Các văn bản, giấy tờ không tập trung tại một đầu mối nên việc tra tìm tài
liệu gặp rất nhiều khó khăn.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan.
Số 88 – QĐ/UBKTTU ngày 24/10/2014 của Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh ủy
Hưng Yên Quyết Định ban hành”Hệ thống mẫu văn bản nghiệp vụ về công tác
kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng”, áp dụng cho ủy ban kiểm tra huyện
9
Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy.
Dựa trên Quyết định đó UBKT Huyện Văn Lâm thực hiện theo. Cụ thể
như sau:
Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm ký và ban hành các văn bản như: Quyết
định, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo
VD:

T/M ỦY BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM HOẶC PHÓ CHỦ NHIỆM
( ký, ghi rõ họ và tên, đóng dấu)
……………………………

2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.
Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy
định có trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Nhận xét:
Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt theo đúng quy định từ khâu
soạn thảo cho tới đóng dấu phát hành văn bản
Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan:
Thường xuyên kiểm tra, theo dõi ,đôn đốc,giải quyết công việc.

Các chuyên viên hầu như là được đạo tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ.
Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền kí của từng lãnh đạo được qui định
rõ ràng không có sự chồng chéo
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác soạn thảo văn bản còn có tồn tại cần khắc
phục :
Việc soạn thảo văn bản được giao cho các phòng ban chức năng tự soạn
thảo, tức là văn bản của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo và nội dung
văn bản được Trưởng phòng kí nháy để thể hiện tính chân thực sau đó đưa
10
Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuống văn thư đóng dấu.Vì vậy,nhiều văn bản còn sai chưa được chú ý nhiều về
thể thức, kĩ thuật trình bày. Cần phải qua bộ phận chuyên viên tổng hợp chỉnh
sửa trước khi ban hành.

Trần Thị Quyên

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

20-25 mm

15

11

2

1

3

4

5b

5a

10a

9a

10b

12

30-35 mm

115-20 mm

6

7a

9b
8

7c

13
7b
14

Trần Thị Quyên

20-25 mm

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ghi chú:
Ô số
1
2
3
4

5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn hành chính
Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax

2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBKT. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động (7 bước):
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản.
Cán bộ chuyên môn cần xác định mục đích ban hành văn bản là để làm gì?
Gồm mấy mục đích? Giới hạn của nó đến đâu? Đối tượng giải quyết và thực
hiện là ai? (Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xác định đối
tượng giải quyết và thực hiện văn bản). Từ đó sẽ xác định được loại văn bản cần
ban hành.

Bước 2. Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất
những nội dung trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của UBKT
huyện và của đơn vị soạn thảo văn bản đó.
Có một số căn cứ để chọn loại văn bản sau:
- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành.
Trần Thị Quyên

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nắm được công dụng của từng loại văn bản.
- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản.
- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 3. Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.
• Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau:
- Tùy từng loại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp.
- Bên cạnh đó thu thập các thông tin thực tế: Báo cáo, Tờ trình, quá trình
hoạt động…
• Xử lý văn bản:
- Đọc các thông tin mà đã thu thập được.
- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin.
- Nếu thông tin thiếu phải bổ sung thêm.
- Chọn lọc các thông tin có liên quan đến nội dung của văn bản. (Tránh đưa
các thông tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản).
Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.
Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: những

văn bản quan trọng và những văn bản dài. Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,
nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý. Đồng thời
sắp xếp nội dung được logic.
Viết bản thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vảo đề cương đã có viết bản dự
thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan.
Bước 5. Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn
thiện văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm) duyệt nội
dung bản thảo.
- Trưởng phòng Hành chính tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thể thức
và tính pháp lý.
- Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành.
- Có 3 chữ ký: ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung, ký về thể thức của văn
bản và chữ ký của người có thẩm quyền.
Bước 6. Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.
- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để ghi số văn bản, ngày,
tháng, năm.
Trần Thị Quyên

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt.
- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu
sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắt
vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng (Chánh văn phòng) kiểm
tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành.
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của quản lý của UBKT huyện Văn
Lâm cho thấy được công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên
văn phòng chú trọng và tuân thủ đúng theo quy trình. Có thể thấy được sự hiệu
quả trong công tác soạn thảo văn bản của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm,
chất lượng văn bản khá cao, ít sai phạm, đội ngũ nhân viên trong văn phòng có
trình độ cao và tuân thủ tốt những quy tắc cơ bản trong quá trình soạn thảo văn
bản. Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành ra cơ bản là tốt và đáp
ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan đề ra.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến
2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản
mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Nghị định
110 của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại công văn 425/VTLTNNNVTW ban hành về hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Trần Thị Quyên

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra
bì văn bản đến

Phân loại, bóc bì,
đóng dấu đến

Đăng ký văn bản đến

Sao văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giao
văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến

Trần Thị Quyên

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
a. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.

- Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn
thư thuộc văn phòng UBKT huyện Văn Lâm.
- Khi tiếp nhận các văn bản do các cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan kiểm
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn bản mật đến thì
kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Khi phát hiện thiếu
hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn thì nhân viên văn phòng báo ngay cho Chủ
nhiệm biết để xử lý.
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến được xử lý sơ bộ.
+ Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào
thì gửi thẳng cho họ. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực
tiếp mà không bóc bì.
+ Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì
và đăng ký vào sổ.
Bóc bì văn bản đến: Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung
cho cơ quan. Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn được bóc bì trước
để giải quyết kịp thời.
- Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều
………………………………
được đóng dấu đến.………………………………
- Mẫu dấu đến, nguyên………………………………
tắc đóng đến và cách ghi các nội dung trên dấu đến
của UBKT huyện Văn Lâm.
c. Đăng ký văn bản đến.

SỔ ĐĂNG KÝ

VĂN BẢN ĐẾN

Mọi văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.

Cơ quan:
UBKT
huyện
ủyVăn Lâm
Mẫu sổ đăng ký văn bản
đến của
UBKT
huyện
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn có kích thước 210mm x 297mm.
NĂM:…..
Bìa và trang đầu

Trần Thị Quyên

Quyển số: 01
Bắt đầu ngày:
17 01/09/2010
Kết thúc ngày: ………….
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày

Số

Tác giả

Số,

Ngày

đến

văn

ký

tháng văn

trích yếu

bản

hiệu

bản

nội dung

3
Văn

bản
4
02-

5

03/11/201

6
V/v xây

phòng

KH

0

dựng cơ sở

tháng năm

Tên loại và Chuyển Lưu
cho ai

hồ

Ghi
chú

sơ

văn
1
05/111/201

2

07

0

Tỉnh

dữ liệu văn

ủy

kiện Đảng

7

8
x

giai đoạn
27/12/2010

19

Tỉnh

02-

01/12/201

2006-2011
Quy chế

ủy

QC

0

làm việc

Hưng

của UBKT

Yên

tỉnh ủy
Hưng Yên

31/12/2010

24

VBKT

02-

khóa XVII
23/12/2010 Chương

tỉnh ủy

CTr

trình kiểm
tra giám sát
của UBKT

Trần Thị Quyên

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

9


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh ủy
Hưng Yên
khóa XVII
( nhiệm kỳ
2010 –
21/01/2011

38

Ban

50-

05/01/201

2015)
Chỉ thị của

chấp

CT

1

ban chấp

hành

hành về

TW

lãnh đạo
cuộc bầu
cử đại biểu
HĐND các
cấp nhiệm
kỳ 2011 -

…

…

…

…

…

2016
…

…

…

…

Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBKT huyện Văn Lâm bao gồm: Sổ
đăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; Sổ đăng ký văn bản của các cơ quan
ngang cấp; Sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; Sổ đăng ký
văn bản mật.
d. Trình văn bản đến.
Cán bộ văn phòng trình văn bản đến cho Chủ nhiệm để lấy ý kiến phân
phối và hướng giải quyết. Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủ
trưởng cơ quan.
e. Sao văn bản đến.
Sauk hi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ
quan hoặc của Chủ nhiệm, cán bộ văn phòng thực hiện việc sao văn bản. Tại
UBKT huyện Văn Lâm thường áp dụng hình thức sao y bản chính. Ngoài ra,
Trần Thị Quyên

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
một số văn bản cũng đươc sao lục hoặc trích sao.
f. Chuyển giao văn bản đến.
Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thời
gian ngắn nhất. Các văn bản chỉ mức độ “khẩn” sau khi đã có ý kiến của người
có thẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm
nhất là 30’ trong giờ hành chính và 60’ ngoài giờ hành chính.
Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận
tài liệu.
Đối với văn bản mật, nếu nhân viên văn phòng không được giao phụ trách
văn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ những thông tin ở bên ngoài bì, sau đó
chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao ( người nhận ký).
Nếu cán bộ văn phòng được giao phụ trách văn bản mật thì sẽ thực hiện các
công việc xử lý như văn bản thường.
g. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Giải quyết văn bản đến ở UBKT huyện Văn Lâm thuộc trách nhiệm của
Chủ nhiệm UBKT
- Việc theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến thuộc về trách
nhiệm của cán bộ văn phòng, thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng đơn vị.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
a. Ưu điểm.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện nghiêm
túc theo quy định.
- Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận.

- Sau khi đăng ký vào sổ thì văn bản đến được đăng ký trên máy vi tính, từ
đó giúp cán bộ văn phòng tiết kiệm thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản
đến; lưu giữ được khối lượng tài liệu lớn trong một thời gian dài.
b. Nhược điểm.
- Việc đăng ký văn bản đến trên máy vi tính vẫn còn trong giai đoạn thử
nghiệm nên hiệu quả đạt được chưa cao.
Trần Thị Quyên

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao ngay trong ngày.
2.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBKT huyện Văn Lâm.
………………………
………………………
………………………
SỔ ĐĂNG KÝ

VĂN BẢN ĐI
Sss
Cơ quan: UBKT Huyện ủy

NĂM:…..

Quyển số: 01

Bắt đầu ngày: 01/09/2010
Kết thúc ngày:………….

*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Trình ký văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng
Trần Thị Quyên

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của văn bản
Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản cán bộ văn phòng
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu
phát hiện ra sai sót phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
- Tuy nhiên, tại UBKT huyện Văn Lâm hiện nay có nhiều văn bản do các

đơn vị chức năng soạn thảo sai về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại thông
tư 01/2011/TT-BNV
- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng
nhất định bằng chữ số Ả- rập.
• Ghi số văn bản: Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả văn
bản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày
31 tháng 12 hàng năm.
Tại UBKT huyện Văn Lâm áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại
văn bản hành chính như: thông báo, quyết định, công văn…
• Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới Quốc
hiệu; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi them số 0 ở
Trần Thị Quyên

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D