Tiểu luận: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (167.81 KB, 26 trang )
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình thực tế hiện nay của đất nước, trong
công cuộc đổi mới, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định
và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà nhập vào xu thế đó những
năm gần đây công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành
Quản trị văn phòng. Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng
đường, hàng năm Khoa đều tổ chức cho sinh viên đi khảo sát, kiến tập, thực tập.
Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho mỗi sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của các cơ quan, đơn vị. Lý luận và thực
tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên cơ sở nhận thức đó nhằm giúp
cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn thành thạo các nghiệp vụ được
học.
Nắm rõ được sự quan trọng của việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong mỗi khóa học được sự quan tâm của lãnh đạo
nhà trường và khoa, sinh viên đã có cơ hội tiếp xúc thực tế.
Sau khi được học tập tại trường với các kiến thức cơ bản về ngành Quản trị văn
phòng, khoa đã sắp xếp cho tôi tiến hành khảo sát cùng đợt kiến tập. Được sự đồng
ý của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi và khoa Quản trị
văn phòng, tôi đã được đến khảo sát tại công ty trong thời gian từ 20/04/2015 đến
ngày 25/05/2015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản. Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp
vụ, kinh nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn
trong công tác sau này.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi kết thúc thời gian khảo sát, tôi viết tiểu luận này để trình bày kết quả
quá trình khảo sát mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách quan, đầy đủ, trung
thực nhất.
Bài tiểu luận có bố cục như sau:
Phần I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quốc tế
Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Để hoàn thành tốt đợt khảo sát và bài tiểu luận này, tôi xin chân thành cảm ơn
sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trong khoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của
thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa Quản trị văn phòng. Bên cạnh đó, chúng
tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Tổ
chức – Hành chính và một số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu
tư và Thương mại Phúc Lợi.
Song do còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian khảo sát cùng một số nguyên
nhân khách quan khác nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn..
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Hoa Thùy Dung
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
Phần I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ
phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi thuộc sở hữu của
các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt
động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà
nước.
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI PHÚC LỢI
Tên giao dịch quốc tế: PHUC LOI CONSTRUCTION, TRADING AND
INTERNATIONAL
MANPOWER
SERVICE
JOINT
–
STOCK
CORPORATION
Tên viết tắt: PHÚC LỢI
Trụ sở chính: Số 19, phố Thụy Khê, phường Thụy Khê, quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
+ Điện thoại: 04-37910317
Fax: 04-37981520
+ Email:
Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc công ty:
+ Thành phố Hà Nội:
- Địa chỉ: Số 19, phố Thụy Khê, phường Thụy Khê, quận Tây Hồ, thành phố Hà
Nội.
- Điện thoại: 04-37910317
Fax: 04-37981520
+ Thành phố Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: Số 38 Bầu Cát 3- Phường 12- Quận Tân Bình- TP.HCM
- Điện thoại: 08-9492350
Fax: 08-8492753
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Trung tâm đào tạo lao động Xuất khẩu:
- Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội
Phạm vi hoạt động:
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi hoạt động trên phạm
vi lãnh thổ Việt Nam, có thể có văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị thành viên
đặt tại các Tỉnh, Thành phố trên toàn lãnh thổ Việt Nam cũng như tại Nước ngoài
phù hợp với Nghị quyết HĐQT và quy định của Pháp luật.
II.Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ
phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại
Phúc Lợi.
Lãnh đạo công ty gồm có:
- 01 Tổng Giám đốc
- 01 Giám đốc
- 01 Phó Giám đốc
- 01 Trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp
- 01 Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
- 01 Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại
Phúc Lợi.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Kế hoạch –
Tổng hợp
Ghi chú:
Phòng Tổ chức – Hành
chính
Phòng Tài chính –
Kế toán
Mối quan hệ chỉ đạo
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu
tư và Thương mại Phúc Lợi.
2.1 Chức năng
Không ngừng nâng cao lợi ích của Nhà nước, của cổ đông và người lao động.
tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
Huy động và sử dụng vốn của các cổ đông để hoạt động sản xuất kinh doanh có
hiệu quả. Góp phần thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước.
2.2 Nhiệm vụ
- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đông đóng
góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt để thực
hiện các chức năng trên của công ty.
- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy định
của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp
với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty.
- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh doanh
của công ty.
- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công ty
ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thị trường
hoạt động.
- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một
phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp luật với
mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả
năng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất
trong kinh doanh.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các khách
hàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằm nâng cao lợi
ích của khách hàng và người lao động.
- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho người lao
động. thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và
năng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động, tăng cường
hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả, đáp ứng được
các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc công nghiệp hóa - hiện
đại hóa đất nước.
- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác của
công ty và các Quy định của Nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC
VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI PHÚC LỢI
Là cơ quan doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội về các lĩnh vực đầu tư
và thương mại. Mỗi ngày công ty tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến
thẩm quyền cần giải quyết . Hàng năm, Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và
Thương mại Phúc Lợi tiếp nhận một lượng văn bản trung bình khoảng 3000 văn
bản và ban hành khoảng văn bản 1700 văn bản.
Văn thư thuộc văn phòng của doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp
và mang tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp điều hòa mối quan hệ và chịu sự chỉ
đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Quản lí văn bản đi- đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.
- Phân loại văn bản đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng kí văn bản
đi-đến vào sổ.
- Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rối đóng
dấu ban hành.
- Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
văn bản trực tiếp chuyển cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty, thì cán bộ văn thư phải thực hiện
tốt các nhiệm vụ trên.
Chính vì thế những năm qua, công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi đã có những bước
phát triển to lớn. Nhờ vào sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi
vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cũng chính vì điều đó mà công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Mọi văn bản,giấy tờ trên danh nghĩa công ty, đơn vị nào đó để gửi ra ngoài hoặc
trong nội bộ công ty đều phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền
hay người có thẩm quyền kí chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận văn thư
đăng kí, đóng dấu. Tất cả các văn bản đi phải lấy số riêng cho từng loại.
Khi nhận được các văn bản hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về Công tác
Văn thư – lưu trữ, Văn phòng công ty đã kịp thời sao gửi đến các phòng, ban, đơn
vị phụ thuộc. Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn đến các đơn vị.
Tháng 8/2014, công ty đã tổ chức lớp tập huấn và mời Giảng viên đến
hướng dẫn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản cho toàn thể cán bộ
công nhân viên các phòng, ban và cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ các đơn vị
phụ thuộc.
Ngày 29, 30, 31/8/2014 Công ty đã mời Giảng viên đến trực tiếp hướng dẫn
cho chuyên viên các phòng, ban về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản và lập hồ sơ hiện hành.
Ngày 1/11/2013 Công ty ban hành Thông báo số 1312/TB-CT về việc triển
khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban. Trên cơ sở Thông báo này,
cán bộ Văn thư – lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên các phòng, ban
việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
Công tác tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản luôn được sự quan
tâm chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo Công ty. Để công tác tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản được triển khai đồng nhất, Văn phòng công ty đã sao gửi các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn vị phụ
thuộc công ty.
Ngày 09/12/2010, Công ty ra Thông báo số 2151/TB-CT về việc Thông báo
ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của các đơn vị phụ thuộc công ty.
Ngày 27/04/2012, công ty ban hành Thông báo số 586/TB-CT về việc thông
báo gửi Giấy mời họp, Lịch tuần và một số văn bản khác của công ty qua hòm thư
điện tử.
Ngoài việc ban hành văn bản thì công ty cũng áp dụng các văn bản quy định
về công tác lưu trữ của Nhà nước như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành ngày
04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng;
- Công văn số 897/VTLT-NVLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng
12/2006 của Cục Văn thư – lưu trữ về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của cấp trên đến chuyên viên các
phòng, ban và đơn vị phụ thuộc. Cụ thể, Văn phòng công ty đã sao gửi:
- Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP của Chính phủ Quản lý
công tác Văn thư – lưu trữ;
- Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng
Chính phủ về Soản thảo văn bản và thể thức trình bày văn bản;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về quy định thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
I. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Công ty đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật, theo
dõi và thực hiện công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản theo quy định,
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức
trình tự trước khi ban hành. Tại công ty đã xây dựng và ban hành quy chế phân
công vai trò trách nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ
trách công tác tổng hợp, phụ trách quản lí công tác hành chính và phụ trách công
tác văn thư lưu trữ.
1.Bước 1: Kiểm tra văn bản
* Phần lớn các văn bản của công ty đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một
số phòng ban thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các văn bản được
phát hành thì các văn bản đó phải tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư kiểm tra
thể thức và kĩ thuật trình bày.
+ Ghi số, ngày tháng của văn bản: Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên
loại của văn bản
+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm
quyền kí và đóng dấu.
- Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số
“0” trước số đó
- Nhưng nhìn chung việc đánh số của công ty là đúng thể thức, số kí hiệu đầy
đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản sai sót về thể thức trình bày.
* Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ
kí của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản
là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.
2.Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở công ty cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ kí của
người kí có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay
chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc tính chất của văn bản cũng
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
như nội dung để ta đóng dấu giáp lai.
3.Bước 3: Đăng kí văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, kí
hiệu, ngày,tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu….nhằm làm cơ sở dữ
liệu quản lí văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lí văn bản của công ty, giúp cho
việc quản lí và tra tìm văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng.
- Việc đăng kí văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kì văn bản nào nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lí số lượng văn bản trong năm.
Thực tế hiện nay công ty chưa có phần mềm quản lí văn bản cho nên việc quản lí
văn bản chủ yếu là bằng số. Hiện nay, công ty đang triển khai phần mềm quản lí
văn bản, công ty đã cử cán bộ văn thư đi học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến trong
năm 2015 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lí văn bản.
- Văn bản được ban hành ngày nào thì cán bộ văn thư đăng kí ngày đó.
- Công ty không có sổ đăng kí theo dõi văn bản “khẩn”, mật.
- Phần đăng kí nội dung bên trong sổ còn thiếu một số nội dung so với mẫu sổ theo
quy định như: Người kí, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng
bản. Phần đăng kí bên trong sổ đăng kí văn bản đi của công ty có thêm cột “ Người
vào sổ” nhằm quản lí văn bản, không bị thất lạc văn bản.
4.Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát.
-Sau khi đăng kí văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của công ty là bì
thư có mẫu riêng, có tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax. Để văn bản vào bì,
dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa chọn bì cho phù hợp
sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mĩ, trang trọng
và bí mật.
- Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại công ty sẽ bỏ bì thư cẩn thận,
bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân gửi và nhận.
5.Bước 5: Lưu văn bản đi.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở công ty sẽ giữ lại bản chính và
được lưu ở văn phòng công ty.
- Mỗi văn bản do công ty làm ra để phục vụ cho hoạt động điều chỉnh, quản lí đều
được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành lưu tại đơn vị hoặc
người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp
lí và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và
được sắp xếp theo số, kí hiệu
- Bên cạnh đó, tại công ty còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn bản thì cán bộ
văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó sẽ không có
hiệu lực pháp lí, về cơ bản là sai và thiếu sót.
- Văn bản lưu của công ty được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập văn bản
tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước
và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.
II. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi
đến cơ quan qua nhiều hình thức khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang
về hoặc qua đường bưu điện, fax, mail…
Văn bản đến tại công ty được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy
định tại các văn bản quy phạm pháp luật.
1. Quy trình tiếp nhận văn bản đến của công ty
- Hàng ngày, công ty thường tiếp nhận các loại văn bản của các cơ quan bên ngoài,
đoàn thể và của cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản
của các cơ quan khác.
Tất cả vản bản, giấy tờ tài liệu, thư chuyển đến công ty đều phải tập trung tại văn
thư để kiểm tra, đóng dấu đến, đăng kí, trình lên Lãnh đạo cơ quan.
- Trong năm 2014, công ty đã tiếp nhận 2975 văn bản đến, riêng văn bản mật là 18
văn bản, đối với văn bản mật công ty chỉ đạo cán bộ văn phòng lập sổ quản lí riêng
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo quy định bảo vệ bí mật công ty.
- Loại văn bản trả lại nơi gửi: gồm văn bản không đúng thủ tục hành chính (thiếu
dấu, chữ kí…), văn bản chưa được xử lí liên ban, nghành, văn bản nhàu nát, khó
đọc hoặc không đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết.
Văn bản có 2 loại:
+ Loại không đăng kí: là tất cả thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…
+ Loại phải đăng kí: là tất cả vản bản gửi đến công ty, văn phòng công ty,
văn bản gửi đích danh Lãnh đạo, văn bản khẩn, mật gửi cho đơn vị, tổ chức, đoàn
thể trong công ty.
- Đối với văn bản không đăng kí thì được cán bộ văn thư gửi trực tiếp đến đối
tượng ghi trên phong bì. Bóc bì không làm rách văn bản bên trong, mất số, kí hiệu.
Nếu trường hợp bóc bì văn bản xong, nếu thấy tài liệu đi kèm văn bản, quên không
đóng dấu cơ quan gửi đi thì phải báo cho Lãnh đạo biết để có cách xử lí.
- Ngoài ra các đơn, thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty
đều được cán bộ tiếp nhận, xử lí đơn theo đúng quy chế.
+ Đóng dấu “ văn bản đến”, ghi số, ngày đến vào sổ rồi chuyển đến Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền phiếu trình xem.
- Đối với fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”
- Dấu đến được đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống dưới số, kí hiệu đối với
văn bản có tên loại.
- Đối với văn bản là công văn thì việc đóng dấu “ đến” được đóng dấu dưới
phần trích yếu nội dung.
- Nếu văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải
chuyển ngay đến Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu giám
đốc đi vắng.
- So với mẫu sổ đã quy định thì về cơ bản công ty đã làm đúng theo thể thức
và có thêm cột “ ngày xử lí ” đã được cập nhật.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Trình và chuyển giao văn bản
- Sau khi tiếp nhận văn bản, bóc bì, cán bộ văn thư sẽ trình cho Lãnh đạo cơ quan
có ý kiến xem xét.
- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng là người trực
tiếp bút phê vào phiếu trình xem xét để phân phối văn bản đến cho các phòng ban,
cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết.
- Văn thư nhận văn bản đến từ Lãnh đạo cơ quan để đóng dấu văn bản xong chuyển
sang photocopy nhân bản theo yêu cầu, khi photo xong văn thư chuyển cho các
phòng ban, cá nhân theo chỉ đạo của Lãnh đạo đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản.
Nếu vản bản có liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photo ra
nhiều bản để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban,
cá nhân chủ trì giải quyết công việc, được giữ bản gốc, và kí nhận văn bản tại sở
của văn thư.
Văn bản đến công ty ngày nào thì chuyển ngay trong ngày hôm đó, không để chậm
chễ.
Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì
người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi gải quyết.
3. Giải quyết và theo dõi văn bản đến
- Khi nhận văn bản đến, cá nhân, phòng ban có liên quan phải có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn mà Lãnh đạo công ty quy định, đối với những phong bì
có đề “ khẩn “ sẽ được ưu tiên bóc trước, đăng kí, cho số đến chuyển lãnh đạo giải
quyết trước.
- Hàng ngày can bộ văn thư công ty còn tiếp nhận một số văn bản đến, bên ngoài
phong bì có đóng dấu kí hiệu văn bản mật thì không được bóc bì mà chuyển ngay
đến cho lãnh đạo công ty giải quyết.
- Tất cả văn bản đến đều ấn định thời gian xử lí nên theo dõi nhắc nhở giải quyết
văn bản cho đúng thời hạn quy định. Thực tế tại công ty, cán bộ văn thư lập sổ
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản lí văn bản đến có thêm cột “ngày xử lí” để dễ dàng trong việc theo dõi và giải
quyết văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến của công ty đều được cán bộ văn thư đăng kí trên máy tính và
sổ quản lí văn bản đến.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐÈ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và
Thương mại Phúc Lợi
1.Ưu điểm:
- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, của công ty, xây dựng các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ đối với các Ban, các đơn vị, tổ chức
thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc công ty.
- Hàng năm, công ty đều cử cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ tham dự đầy đủ
các lớp tập huấn do Sở Nội vụ, chi cục Văn thư – lưu trữ Thành phố Hà Nội.
-Hệ thống các văn bản do công ty ban hành ra để chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công
tác lưu trữ khá đầy đủ; các văn bản này có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó là hành
lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động được thống nhất và tạo thuận lợi cho cán
bộ văn thư – lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình giải quyết công
việc.
- Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ hiện hành
của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sở danh mục hồ
sơ, cán bộ Văn thư – lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng, ban lập hồ sơ
hiện hành.
- Bộ phận Văn thư của cơ quan công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếp nhận,
xử lý văn bản kịp thời phục vụ cho việc chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty cũng như
hoạt động chung của toàn công ty.
- Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản cơ quan được giải quyết một
cách nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan
được lưu thông. Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường
lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức
cho cán bộ, công chức trong quá trình thừa hành công vụ.
- Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan được thực
hiện một cách khoa học và chính xác. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu
năm, thường xuyên được cử đi học các lớp tại chức để bồi dưỡng them kiến thức
nghiệp vụ và tay nghề. Cán bộ văn thư luôn luôn học hỏi các đồng nghiệp và cập
nhật các quy định mới của Nhà nước, vì vậy mà công tác văn thư ngày càng đạt
được hiệu quả cao.
- Đã lựa chọn các cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng nhu cầu
của công việc. Bên cạnh đó, lãnh đạo công ty cũng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để
cán bộ lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình.
- Công văn đi, đến và công tác quản lý và sử dụng con dấu của công ty được thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
-Trong phòng Lưu trữ được trang bị các phương tiện đầy đủ và hiện đại nhằm phục
vụ tốt nhất cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, giá để
tài liệu, xe chở tài liệu và những văn phòng phẩm khác. Trong thời gian gần đây
lãnh đạo công ty đã chú trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ đúng quy
chuẩn…
- Công ty luôn quan tâm chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản như:
+ Trang thiết bị đầy đủ các loại máy photocopy, máy in, máy vi tính,
máy Fax….để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lí, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ. Cụ thể
đã trang bị 03 máy tính, 01 máy photocopy, 01 máy scand để lưu và gửi mail cho
các đơn vị trực thuộc công ty, 01 máy điện thoại, 01 máy Fax…
+ Các trang thiết bị: 60 giá sắt + 11 tủ gỗ để đựng tài liệu, 500 hộp carton,
bìa hồ sơ, điều hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm…
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nhìn chung các trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt
công việc.
+ Ngoài ra còn có tủ đựng hồ sơ và những văn phòng phẩm thiết yếu: cặp
ba dây, sổ sách, kẹp giấy…
- Đặc biệt, chú trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cá cán bộ trong
công ty và cán bộ làm công tác văn thư nói riêng.
- Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực,
giúp loại bỏ bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực,
văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành….
- Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đã tiến hành các bước đồng
bộ nhịp nhàng, nhận, chuyển giao các văn bản đi – đến được thực hiện nhanh
chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn
phòng đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và cơ bản đảm bảo các quy định về công
tác công văn giấy tờ.
- Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản luôn được Lãnh đạo quan
tâm chú trọng trang bị về trang thiết bị và hàng năm cử cán bộ đi học lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư. Chính nhờ sự quan tâm của Lãnh đạo công ty nên công tác văn
thư từng bước hoàn thiện.
2.Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản vẫn còn gặp một số hạn chế như sau:
- Công ty cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi không có Phòng lưu trữ
riêng biệt, bộ phận văn thư, lưu trữ của công ty thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính (trực
thuộc Văn phòng công ty) trực tiếp quản lý.
- Do Công ty cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi là một công ty lớn
hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất khẩu lao động. Dù công tác lưu trữ vô cùng quan
trọng nhưng cũng chỉ là một hoạt động bổ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, nên
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác lưu trữ tại công ty chưa được chú trọng nhiều.
- Công ty chưa ban hành đầy đủ các văn bản quản lý về công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản. Công ty cần sớm nghiên cứu và ban hành các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể hơn về công tác văn thư lưu trữ sao cho phù hợp
với tình hình thực tế của công ty. Những văn bản đã ban hành hầu như chỉ dựa
vào các quy định của Nhà nước, chưa có sự nghiên cứu để sát với thực tiễn công
tác của công ty, điều này cũng dễ hiểu bởi vì công ty mới được thành lập nên
việc nghiên cứu tình hình thực tiễn công tác chưa được tiến hành.
- Hiện nay ở công ty chưa có phần mềm quản lí văn bản, việc quản lí văn bản chỉ là
thủ công sẽ dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn bản còn chậm.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của công ty còn rất hạn chế, mục lục hồ sơ chỉ được cán bộ lưu giữ trên
máy tính chứ không có chức năng tra tìm. Chưa có hệ thống tra tìm tài liệu trên máy sẽ
làm hạn chế rất nhiều trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ và tốc độ phục vụ nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu. Toàn bộ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ đều được
tiến hành một cách thủ công, không được tin học hóa ở bất kỳ một nghiệp vụ nào.
- Thiếu nhân lực do cán bộ công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ.
- Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho các cán bộ
công chức vẫn chưa đạt yêu cầu.
- Nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cán bộ công chức còn yếu.
- Nhận thức về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản chưa đúng với
thực tế của một số cán bộ trong cơ quan
- Kinh phí trong chỉnh lí tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản còn hạn hẹp.
- Do công ty có diện tích còn khá nhỏ so với nhu cầu công việc, cho nên cơ sở vật
chất còn hạn chế.
- Việc quản lí công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiều phòng ban thực hiện chưa tốt. Do đó văn bản nằm rải rác ở phòng ban nghiệp
vụ khi cần tìm không có hoặc mất nhiều thời gian. Riêng ở từng bộ phận cán bộ
văn thư chưa lập hồ sơ nên việc quản lí công văn, giấy tờ của công ty còn gặp nhiều
khó khăn. Công tác lập hồ sơ của từng phòng, ban cũng chưa thực hiện đúng theo
quy chế ban hành.
- Việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Công ty vẫn thực hiện theo phương
pháp truyền thống. Việc đăng ký văn bản bằng số truyền thống có ưu điểm là bảo
đảm an toàn dữ liệu, không sợ mất dữ liệu khi xảy ra các sự cố về điện, máy tính,
hay bị virust thâm nhập, tuy nhiên lại gây khó khăn cho công tác tra tìm văn bản
khi cần thiết.
- Trong việc lưu trữ công văn, giấy tờ thì cán bộ lưu trữ sắp xếp chưa khoa học,
không phân loại nên khi tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu còn mất
nhiều thời gian.
- Sổ đăng kí văn bản đi – đến được đăng kí theo 1 nhiệm kì nên sẽ khó khăn hơn
trong việc tra tìm văn bản.
- Bên cạnh đó vẫn còn nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp bảo quản tài liệu
lưu trữ. Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ
còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản vẫn chưa được thực hiện đồng
bộ.
II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan.
Để hướng tới xây dựng công ty hiện đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước, qua quá trình tìm hiểu công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản tại công ty, cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là
cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán bộ chuyên
môn. Để giải quyết một số vấn đề còn tồn tại: sau đây là một số giải pháp nhằm
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản tại công ty:
1.Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết.
- Ngoài việc trang bị các loại máy móc, trong thời gian tới công ty nên tăng thêm số
lượng máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư và lưu trữ.
- Nên trang bị phần mềm quản lí văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lí và giải
quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời.
- Công ty thường tiếp nhận một lượng văn bản khá lớn vì vậy hệ thống phòng kho
lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp,
kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài…. Thường xuyên vệ
sinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kế, thống kê tài liệu.
2.Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công nhân viên.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp Lãnh đạo công
ty và cán bộ, công nhân viên trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên văn thư, lưu
trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản để thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn và các văn
bản khác có liên quan đến công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
nhằm quản lí văn bản đi – đến và hiểu rõ vai trò của văn thư.
- Thường xuyên phổ biến, cập nhật hóa các quy định của nhà nước về công tác tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản cũng như các kiến thức có liên quan
đến nhiệm vụ của công tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có
ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực cao hơn trong công việc của mình.
- Sự quan tâm, động viên của lãnh đạo là một động lực rất lớn giúp các cán bộ văn thư
lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do đó, lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến điều kiện làm việc của cán bộ lưu trữ, cần có chế độ bồi dưỡng, khen thưởng hợp
lý.
3.Nhân sự.
- Nhân sự là vấn đề rất quan trọng,cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ cho nên
tiếp nhận một khối công việc lớn. Ngoài công việc nhận công văn đến,
photocopy các tài liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm
cho văn phòng và cho các phòng ban khác. Vì vậy, công ty nên bố trí thêm
nhân sự phụ trách về công tác văn thư để tránh công việc bị tồn đọng.
- Cán bộ văn thư chưa đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện chuyên
môn gặp khó khăn. Vì vậy công ty thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán bộ
đi học, nâng cao trình độ chuyên môn văn thư.
- Khuyến khích cán bộ công nhân viên tự học nâng cao trình độ, năng lực.
- Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ.
4.Úng dụng Công nghê thông tin trong quản lí văn bản.
- Ứng dụng công nghệ thông tin là việc làm cần thiết đối với công tác lưu trữ của công
ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng, cán
bộ lưu trữ và các bộ phận chức năng cần lập kế hoạch xây dựng và ứng dụng phần
mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ trong
công tác lưu trữ được nhanh gọn, chính xác và khoa học.
- Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản là rất cần thiết, mọi khâu nghiệp vụ đều nhờ
vào sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là
hạn chế nạn quan liêu giấy tờ.
- Để đáp ứng yêu cầu trên, trước hết công ty cần trang bị phần mềm quản lí văn
bản, riêng với cán bộ văn thư phải được đào tạo và sử dụng thành thạo các phần
mềm về công tác quản lí văn bản.
- Ứng dụng công nghệ thông tin là việc làm cần thiết đối với công tác lưu trữ của công
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng, cán
bộ lưu trữ và các bộ phận chức năng cần lập kế hoạch xây dựng và ứng dụng phần
mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ trong
công tác lưu trữ được nhanh gọn, chính xác và khoa học.
+ Chương trình công bố mục lục hồ sơ trên mạng của công ty cần triển khai trong
thời gian gần nhất để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó đẩy
mạnh công tác lưu trữ của công ty ngày càng hoàn thiện, phát triển hơn.
+ Công ty cần nghiên cứu, ban hành bản lịch sử đơn vị hình thành phông tạo
điều kiện cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và quản lý tài liệu được hiệu
quả.
5. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, nhân viên trong công ty
Đây là một việc làm hết sức quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả của công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên
trong công ty có tốt thì công tác văn thư , lưu trữ mới được thực hiện suôn sẻ. Để nâng
cao được nhận thức của lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong công ty thì phụ thuộc rất lớn
vào người làm công tác văn thư, lưu trữ. Người làm công tác văn thư, lưu trữ cần ra
sức làm việc, chứng tỏ được vai trò của tài liệu lưu trữ để lãnh đạo công ty, và các cán
bộ nhận thấy được tầm quan trọng của công tác này. Từ đó, lãnh đạo sẽ đưa ra các
quyết sách nhằm phát triển công tác văn thư, lưu trữ của công ty.
6. Ban hành các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu
trữ
Cán bộ văn thư, lưu trữ cần nghiên cứu tình hình thực tiễn của công ty để tham
mưu cho lãnh đạo công ty ban hành các văn bản mới sát với tình hình thực tiễn của
công ty và phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước. Các văn bản đã ban
hành ra cần có các quy định về chế độ khen thưởng, kỷ luật trong công tác văn thư,
lưu trữ và phải có sự theo dõi kiểm tra thường xuyên. Bên cạnh đó, hiện nay các văn
bản hướng dẫn về nghiệp vụ của công tác lưu trữ chưa được công ty ban hành nhiều.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Bài tiểu luận
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đây là những văn bản quan trọng nhằm hướng dẫn các cán bộ thực hiện công tác lưu
trữ. Nếu chưa ban hành được thì cần phải tuyên truyền áp dụng các văn bản đã ban
hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Bên cạnh đó, cần nghiên cứu biên soạn
các công cụ tra cứu tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu như: bản lịch sử
đơn vị hình thành Phông, bản lịch sử Phông...
Ngoài ra, cần tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các công
việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ trong công ty. Có chế độ khen
thưởng kỷ luật rõ ràng, nghiêm minh. Cần đôn đốc các cán bộ chuyên môn lập hồ sơ
công việc một cách nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
