Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại HĐND – UBND huyện Đan Phượng

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC...............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND.......................3
HUYỆN ĐAN PHƯỢNG.......................................................................................3
I. Khái quát về UBND huyện Đan Phượng.................................................3
1. Tên cơ quan, đơn vị kiến tập...................................................................3
2. Vài nét về UBND huyện Đan Phượng....................................................3
2.1. Vị trí địa lý...........................................................................................3
2.2. Lĩnh vực kinh tế...................................................................................3
2.3. Lĩnh vực văn hóa..................................................................................3
2.4. Các đơn vị trực thuộc:..........................................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Đan Phượng.......................................................................................................4
1. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng..........4
1.1. Trong lĩnh vực kinh tế..........................................................................4
1.2. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch....................................4
1.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.......................................4
1.4. Trong lĩnh vực y tế, giáo dục, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao......5
1.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội................5
1.6. Trong việc thi hành pháp luật...............................................................6
1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.........6
1.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.........6
1.9. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính......7

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Cơ cấu tổ chức (viết tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy) của UBND
huyện Đan Phượng............................................................................................7
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng UBND huyện Đan Phượng.....................................................................7
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng...................................................7
3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của văn phòng....................................7
3.2. Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng.................10
3.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ..............................................................................................................10
3.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.............................................12
3.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản........................................13
3.2.4. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản..........................................15
3.2.5. Khảo sát về công tác lưu trữ của cơ quan.......................................27
4. Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng............................................29
4.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng.................................................29
4.2.Các phần mềm đang được sử dụng:....................................................30
PHẦN 2: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................31
I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng
của UBND huyện Đan Phượng:......................................................................31
1.Ưu điểm..................................................................................................31
2.Nhược điểm............................................................................................32
II. Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong
công tác văn phòng của UBND huyện Đan Phượng.......................................33

LỜI CẢM ƠN........................................................................................................36
PHỤ LỤC...............................................................................................................37

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong bộ máy hành chính nhà nước ta UBND các cấp nói chung và UBND
cấp huyện nói riêng có một vị trí vô cùng quan trọng là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương, có chức năng và nhiệm vụ quản lí tất cả các mặt về đời sống xã
hội, đảm bảo việc thi hành Hiến pháp và Pháp luật,bảo vệ quyền lợi chính đáng
đúng Pháp luật cho nhân dân.
Trong quá trình hội nhập và phát triển kinh tế Quốc tế, đặc biệt là quá trình
Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đòi hỏi chúng ta cần có một
cơ chế giải quyết thủ tục hành chính nhanh, gọn, linh hoạt để kêu gọi thu hút đầu
tư, đẩy mạnh phát triển công nghiệp, tạo đà phát triển kinh tế trong nước.
Để đáp ứng ngày càng cao về công tác giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” đối với một số lĩnh vực, trong giải quyết công việc tại UBND
huyện, nhằm tạo bước chuyển biến căn bản trong việc giải quyết công việc giữa
UBND huyện với các tổ chức,công dân được nhanh chóng kịp thời, chống phiền hà
cho tổ chức công dân, chống quan liêu tham nhũng, cửa quyền của cán bộ công
chức, nâng cao hiệu quả quản lí nhà nước của chính quyền địa phương.
Để tổ chức quán triệt các văn bản của Nhà nước về thực hiện quy chế “một
cửa” được nghiêm túc, hiệu quả trong quá trình thực hiện cần đảm bảo hoạt động

bình thường của UBND huyện, đồng thời nâng cao trách nhiệm, năng lực của cán
bộ công chức, nhất là những người thực hiện cơ chế một cửa.
Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở ra khoa Quản trị
văn phòng nhằm đào tạo độ ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong
công việc, có trình độ chuyên môn cao để phục vụ cho các cơ quan Nhà nước.Tuy
bước đầu gặp nhiều khó khăn nhưng nhà trường vẫn không ngừng đổi mới phương
pháp dạy và học nhằm nâng cao hiệu quả dạy học cho cả giảng viên lẫn sinh viên.
Là sinh viên năm 3, ngành Quản trị văn phòng và đã trải qua quá trình kiến
tập hơn 1 tháng. Dù chỉ trong thời gian ngắn nhưng em tin bản thân mình cũng như
các bạn khác đã tếp thu được rất nhiều kiến thức khi trải nghiệm thực tế.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

1 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Có thể nói, việc tổ chức kiến tập cho sinh viên năm 3 là hoạt động quan trọng
không thể thiếu trong chương trình đào tạo bậc Đại học. Vì nó giúp sinh viên biết
vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tiễn, tìm hiểu thực tế chuyên
ngành của mình tại cơ quan, đơn vị thực tập cũng như tạo điều kiện cho sinh viên
tìm hiểu về cơ hội nghề nghiệp và yêu cầu thực tế đối với chuyên ngành nhằm giúp
nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo. Qua đó tích lũy đượcnhững kiến thức từ
thực tế, rèn luyện tay nghề đểnâng cao kỹ năng nghề nghiệp cũng như giáo dục
lòng yêu nghề, lòng nhiệt tình, sự say mê, tận tụy với nghề và rèn luyện tác phong
của người cán bộ quản trị văn phòng. Được sự giúp đỡ của Khoa Quản trị văn
phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự đồng ý của Ban lãnh đạo UBND huyện

Đan Phượng, em đã được kiến tập tại phòng Nội vụ của huyện.
Trong quá trình kiến tập tại UBND huyện Đan Phượng em đã nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiện của các cấp lãnh đạo cơ quan. Đặc biệt là sự
quan tâm, chỉ dẫn nhiệt tình của cán bộ cơ quan. Tuy vậy, trong quá trình kiến tập
em vẫn gặp phải nhiều khó khăn trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tế. Em đã
có nhiều cố gắng, học hỏi song bài báo cáo của em vẫn còn những mặt hạn chế nên
em mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các
thầy, cô giáo để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô giáo trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng cùng toàn
thể ban lãnh đạo và các anh, chị, cô, chú trong UBND huyện Đan Phượng đã tạo
điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em trong suốt thời gian
kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

2 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
I. Khái quát về UBND huyện Đan Phượng
1. Tên cơ quan, đơn vị kiến tập.
HĐND – UBND huyện Đan Phượng
Địa chỉ:105 phố Tây Sơn - Thị trấn Phùng – Đan Phượng.

2. Vài nét về UBND huyện Đan Phượng
2.1. Vị trí địa lý
Đan Phượng là một trong 29 quận, huyện của thủ đô Hà Nội, phía Đông giáp
quận Bắc Từ Liêm, phía Bắc giáp huyện Mê Linh có dòng sông Hồng cắt ngang
làm ranh giới, phía Tây giáp huyện Phúc Thọ, phía Nam giáp huyện Hoài Đức;
tổng diện tích tự nhiên là 77,35km; cơ cấu hành chính gồm 15 xã và 1 thị trấn, 120
thôn, cụm dân cư, 06 tổ dân phố, dân số năm 2012 trên 156.000 người.
2.2. Lĩnh vực kinh tế
Chủ yếu là nông nghiệp và thủ công nghiệp. Các ngành tiểu thủ công nghiệp
rất phát triển trong đó nổi tiếng với làng nghề mộc Liên Hà và kinh doanh các dịch
vụ ở xã thôn, tạo điều kiện cho kinh tế hộ gia đình phát triển, giải quyết việc làm
cho người lao động ở địa phương.
2.3. Lĩnh vực văn hóa
Huyện là cái nôi của các loại hình nghệ thuật dân gian trong đó có hát ca trù ở
xã Thượng Mỗ, vật truyền thống ở xã Hồng Hà, thổi cơm thi ở hội Dầy, hát Chèo
tàu ở hội Gối, hát chèo trên sông của dân chài Vạn Vĩ...Trong đó còn có nhiều di
tích lịch sử như: chùa Liên Trung, đền Yên Sở...Hàng năm thôn làng tổ chức lễ hội
truyền thống để tưởng nhớ và ghi công lao của các bậc anh hùng dân tộc nhằm
khơi dậy truyền thống yêu nước thương dân của các bậc anh linh để cho con cháu
noi theo. Ở đây còn có đặc sản nổi tiếng là nem Phùng được nhiều người biết đến.
Trong những năm gần đây phong trào văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao của
huyện rất phát triển.
2.4. Các đơn vị trực thuộc:

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

3 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Gồm 15 xã và 1 thị trấn.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan
Phượng.
1. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng.
1.1. Trong lĩnh vực kinh tế
−

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân

dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, tổ chức
thực hiện kế hoạch đó.
−
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và dự án phân bổ ngân sách của mình, dự toán điều chỉnh ngân sách
địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo cho Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp.
−
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
−
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường
giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của
pháp luật.
−

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đàu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của huyện, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
1.2. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.
−

Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc

chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện.
−Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
1.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

4 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong huyện theo

phân cấp.
−
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và
xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
−
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường gian
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
−
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.4. Trong lĩnh vực y tế, giáo dục, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao.
−

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối hợp

với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa.
−
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ,lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
−
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh.
−
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao; tổ
chức các lễ hội truyền thống, bảo vệ phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
−
Thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có công với nhà nước theo quy định của pháp luật.

−
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
−
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
1.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

5 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng

làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
−
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
−
Thực hiện các biện phápđảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp

phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở
địa phương.
−
Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách
tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm
bảo thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
1.6. Trong việc thi hành pháp luật.
−

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
−
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
−
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất
và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện,
ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
1.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

6 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án
phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự
do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc khong theo một tôn giáo nào của công dân ở
địa phương.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo
hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.9. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện
- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét

quyết định.
Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân theo
hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định.
2. Cơ cấu tổ chức (viết tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy) của UBND huyện
Đan Phượng.
Phụ lục 1.
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng UBND huyện Đan Phượng.
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của văn phòng.
a. Chức năng
−
Văn phòng UBND huyện Đan Phượng là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp
việc của UBND và chủ tịch UBND.
−
Văn phòng có chức năng cơ bản là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần
cho hoạt động thường nhật của UBND.
−
Văn phòng thực hiện tham mưu, tham vấn công tác của một văn phòng
thống kê gồm các nhiệm vụ vhur yếu như: xử lý thông tin, dữ liệu thiết thực phục
vụ cho hoạt động quản lý; thực hiện quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều hành tốt

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

7 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các hoạt động của huyện, điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các ban
ngành trong UBND, đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật phục vụ cho các hoạt
động của UBND.
b. Nhiệm vụ
−
Giúp Ban Chấp Hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế
làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hòa chương trình
công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện quy chế
làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
−
Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lí của các văn bản do
Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các văn
bản, báo cáo của các cấp công đoàn,các cơ quan hữu quan và cán bộ công nhân
viên chức lao động trong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được ủy
quyền xử lý và chuyển văn bản đến các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện
pháp giải quyết.
−
Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực và
Ban Thường vụ. Theo dõi, đôn đốc các cấp công doàn thực hiện chế độ thông tin
báo cáo theo quy định.
−
Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp tình
hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và Công
đoàn. Chủ trì việc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản và một số
đề án do Ban Thường vụ giao. Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức thực
hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ. Phối hợp với
các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị
quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ.
−

Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các hội nghị sơ tổng kết... của công
đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan khác theo yêu
cầu của Chủ tịch công đoàn ngành.
−
Giúp các ban công đoàn ngành và các công đoàn cơ sở về nghiệp vụ soạn
thảo, thể thức văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.
−
Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và sử
dụng tài sản ở cơ quan công đoàn ngành. Phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo ở cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

8 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan cũng như của công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban Thường vụ và
Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng của các ban công
đoàn ngành theo kết luận của hội nghị giao ban hàng tháng.
−
In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động của công
đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự Đảng, Bộ GTVT
hàng tháng.
−
Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất cho

các hội nghị của công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho các đại
biểu về dự hội họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ công đoàn ngành
hoặc Ban tổ chức hội nghị.
−
Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công tác
nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu, giao dịch
với các cơ quan trong và ngoài ngành.
−
Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện nơi làm việc cho các ban trong cơ
quan công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý sắp xếp các phương
tiện đi công tác theo quy chế công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế mối quan hệ
ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo
công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban Thường vụ đầu
tuần.
−
Phối hợp với công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế hoạt
động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
c. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
−
Phòng Nội vụ có trưởng phòng, phó trưởng phòng và cán bộ công chức.
•
Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
•
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

9 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng.
3.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ.
STT

1

2

3

4

Tên văn
bản

Cơ quan
ban hành

Số văn
bản

Quyết định

UBND
huyện Đan
Phượng

320/QĐUB

Quyết định

Chủ tịch
UBND
huyện Đan
Phượng

203/QĐUBND

Kế hoạch

UBND
huyện Đan
Phượng

47a/KHUBND

Báo cáo

UBND
huyện Đan

Phượng

67/BCUBND

5

Kế hoạch

6

Kế hoạch

7

Quyết định

UBND
huyện Đan
Phượng
UBND
huyện Đan
Phượng
Văn phòng
HĐND và

Ngày/thán
g/năm
ban hành

4/9/2003

24/3/2006

24/4/2012

30/5/2012

Nội dung

Ban hành bản quy
định về công tác
quản lý hồ sơ,tài
liệu lưu trữ tại
huyện Đan Phượng
Ban hành danh
mục số 01 các cơ
quan tổ chức thuộc
diện nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ huyện
Kiểm tra công tác
cải cách hành
chính, văn phòng
và văn thư lưu trữ
trên địa bàn huyện
năm 2012
Tổng kết 5 năm
thực hiện Chỉ thị
số 05/2007/CT –
TTg ngày
02/3/2007 của Thủ

tướng Chính phủ
về tăng cường và
phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ.

57/KHUBND

31/5/2012

Công tác văn thư,
lưu trữ năm 2012

20/KHUBND

04/2/2013

Công tác văn thư,
lưu trữ 2013

01/QĐVP

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

8/9/2003

V/v ban hành Quy
định về công tác

Người ký

Ghi
chú

T/M UBND
huyện Đan
Phượng,
Chủ tịch

Nguyễn
Huy
Tưởng

Chủ tịch

Nguyễn
Huy
Tưởng

TM. UBND
huyện,KT.
Chủ tịch,
Phó Chủ
tịch

Bùi
Xuân
Sách

KT. Chủ
tịch, Phó

Chủ tịch

Bùi
Xuân
Sách

KT. Chủ
tịch, Phó
Chủ tịch
TM. UBND
huyện, Chủ
tịch
Chánh Văn
Phòng

Bùi
Xuân
Sách
Đinh
Hữu
Hạnh
Nguyễn
Hữu

10Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND
huyện

8

9

Báo cáo

Văn phòng
HĐND và
UBND
huyện

29/BC –
VP

22/12/
2006

Báo cáo

UBND
huyện Đan
Phượng

150/BCUBND

01/8/2013

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

quản lý hồ sơ tài
liệu của văn phòng
HĐND và UBND
huyện Đan Phượng
Khảo sát tình hình
tổ chức cán bộ văn
thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ
Kết quả thực hiện
quản lý nhà nước
về công tác văn
thư, lưu trữ 6 tháng
đầu năm, phương
hướng, nhiệm vụ 6
tháng cuối năm
2013

HĐND và
UBND
huyện

Hoàng

Chánh Văn
phòng

Nguyễn
Văn

Thế

11Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ
thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước
ta đã có những quy định cụ thể về công tác này.
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
−
−

Xây dựng văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản: quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản

đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
−
Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ phạm vi
hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ chức
công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức công tác văn
thư: văn thư tập trung; văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.
Trong quá trình kiến tập, em thấyUBND huyện Đan Phượng đã áp dụng hình

thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, nghĩa là vừa có văn thư chung của toàn cơ
quan (văn thư cơ quan), vừa có văn thư ở các đơn vị. Giữa văn thư cơ quan và văn
thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể để xử lý các văn bản.
Ví dụ: văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi tới,
chuyển giao văn bản đúng đối tượng, theo dõi việc giải quyết những văn bản quan
trọng, còn văn thư các đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửi riêng
cho đơn vị mình, theo dõi.
−

Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND huyện Đan Phượng, do tính chất công tác văn thư là hoạt động đảm

bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức.
a.

Ưu điểm:
Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công công việc

giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đã giúp cho quá trình giải quyết công

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

12Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc được nhanh chóng, hạn chế tối đa sự chồng chéo, đổ lỗi trong công việc. Từ
đó hiệu quả công việc được nâng cao.
b.

Nhược điểm:
Do văn bản giấy tờ không tập trung tại một đầu mối nên việc tra tìm tài liệu sẽ

mất nhiều thời gian.
3.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
a. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.
•
Trình tự, thủ tục, soạn thảo, ban hành quyết định, chỉ thị của UBND huyện
thực hiện theo đúng quy định tại Điều 41, 41, 43, 44 Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2004:
•
Dự thảo quyết định, chỉ thỉ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện do Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân phân công và trực tiếp chỉ đạo cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân soạn thảo. Cơ quan soạn thảo có trách nhiệm xât dựng dự thảo và tờ trình
dự thảo quyết định, chỉ thị.
•
Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, chỉ thị, cơ quan
soạn thảo tổ chức lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức hữu quan, đối tượng chịu sự tác
động trực tiếp của quyết định, chỉ thị.
•
Cơ quan tổ chức hữu quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn
bản trong thời hạn ba ngày kể từ ngày nhận được dự thảo, quyết định, chỉ thị.
•
Trong trường hợp lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của
quyết định, chỉ thỉ cơ quan lấy ý kiến có trách nhiệm xác định những vấn đề cần
lấy ý kiến, địa chỉ nhận ý kiến và dành ít nhất năm ngày, kể từ ngày tổ chức lấy ý

kiến để các đối tượng được lấy ý kiến vào dự thảo quyết định, chỉ thị.
•
Dự thảo quyết định, chỉ thị thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Uỷ
ban nhân dân biểu quyết tán thành.
b. Thể thức và kỹ thuật trình báy văn bản.
−
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Đan
Phượng đã được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước và pháp luật. Chấp
hành nghiêm Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

13Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Đan Phượng ban hành các

văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn
không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
−
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: các văn bản đảm bảo đầy đủ các
thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BVN ban hành
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày ngày càng hoàn thiện hơn,
đúng hơn.

Ví dụ: quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản, địa danh
ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày theo đúng quy định:
ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN ĐAN PHƯỢNG

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /KH-UBND

Đan Phượng, ngày tháng năm 2015

c. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Đan Phượng.
−

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện nghiêm túc theo

đầy đủ các bước:
Ví dụ: để soạn thảo một văn bản, cán bộ soạn thảo phải nghiên cứu thực tế,
xác định nội dung, tính chất, phạm vi, đối tượng áp dụng, xác định tên loại văn
bản, thu thập và xử lí thông tin để chuẩn bị xây dựng bản thảo, tiếp đó trình văn
bản cho người có thẩm quyền phê duyệt và kí ban hành, cuối cùng là hoàn thiện
các thủ tục hành chính để ban hành văn bản.
−

Kỹ thuật soạn thảo văn bản: được chú trọng hơn, hầu hết các cán bộ trong

văn phòng đều nắm được những quy định về soạn thảo văn bản nên những thao tác

nghiệp vụ của họ tương đối thành thạo, hầu như không mắc khuyết điểm.
Tuy vậy, vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức và kỹ thuật trình bày chưa
đúng với quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV. Ví dụ:
−

Có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản, dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

14Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với công văn, cụm từ “kính gửi” vẫn còn in đậm, gạch chân.
Chữ “nơi nhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12, thành phần nhận

văn bản không để đúng cỡ chữ 11.
3.2.4. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
a. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Đan Phượng
UBND HUYỆN
ĐAN PHƯỢNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm 2015

Từ ngày...............đến ngày............
Từ số...................đến số.................
Quyển số:.................

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

15Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng của văn bản
Đăng ký văn bản đi
Đóng dấu văn bản đi
Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
−

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ Văn thư cần

kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện sai sót

phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
−
Tuy nhiên, tại UBND huyện Đan Phượng hiện nay có nhiều văn bản do các
đơn vị chức năng soạn thảo sai về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày.
−
Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại Thông tư
01/2011/TT-BNV.
−
Ghi số và ngày tháng văn bản: mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng
nhất định bằng chữ số Ả - rập
−
Ghi số văn bản: văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ
thống số chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả
văn bản và được đánh số liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày
31 tháng 12 hàng năm.
Tại UBND huyện Đan Phượng áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn
bản hành chính như: thông báo, quyết định, công văn...
•

Ghi ngày tháng văn bản: khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư

thì ngày tháng đó là ngày tháng chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lí. Ngày

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

16Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, đối với những ngày nhỏ hơn 10
và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
•
Trình ký văn bản:
Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩm quyền lý
chính thức. Trước khi trình ký, cán bộ văn thư hoặc cán bộ soạn thảo kiểm tra lại
thể thức và nội dung văn bản để sửa chữa những thành phần còn thiếu hoặc sai,
người phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản xem xét và ký nháy trước. Các văn bản
khi trình ký được thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi kiểm
tra, quản lý.
Ở UBND huyện Đan Phượng có các thể thức ký như ký thay mặt (TM), ký thay
(KT), ký thừa lệnh (TL).
•
•

Đóng dấu văn bản đi
Việc đóng dấu văn bản đi được quy định cụ thể tại Nghị định 58/2001/NĐ-

CP ngày 24/8/2011. Khi đóng dấu văn bản phải được thức hiện theo đúng quy định
của pháp luật
•
Dấu cơ quan chỉ được đóng khi có chữ ký.
•
Việc đóng dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản được thực
hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
•
Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơ quan
đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3

chữ ký về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước.
•
Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn bản. Đăng ký
văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan.
Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng số) và đăng
ký văn bản bằng máy vi tính.
•

Chuyển giao văn bản

Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến đối tượng có liên quan.
Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận, văn bản chuyển giao
trong nội bộ cơ quan không cần bao gói.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

17Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lập sổ chuyển giao văn bản đi.

Văn bản sau khi được chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn bản được
chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện đều phải được lập sổ chuyển giao văn

bản đi.
•

Phần đăng ký bên trong:

Ngày chuyển
1

Số, ký hiệu văn bản
2

Nơi nhận văn bản
3

Ký nhận
4

Ghi chú
5

Mẫu sổ chuyển giao đi nội bộ:
UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI NỘI BỘ
NĂM 2015
Từ ngày 01/01 đến 20/5
Từ số 01 đến số 80
Quyển số: 01

•

Chuyển giao văn bản đi bưu điện

Chuyển giao văn bản đi bưu điện tương tự như sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ
nhưng tên sổ là “ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” và phần đăng
ký bên trong có thêm cột “Số lượng” sau cột “Nơi nhận văn bản”.
•

Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký hiệu

Nơi nhận

chuyển

văn bản

văn bản

Số lượng bì

Ký nhận

Ghi chú

và dấu bưu
điện

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

18Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
+ Sắp xếp văn bản lưu: tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên

mục (đánh số tờ, viết mục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu).
+ Có hai cách sắp xếp văn bản lưu: sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản
hoặc sắp xếp theo tên loại văn bản.
+ Bảo quản và phục vụ sử dụng.
+ Tập lưu được bảo quản tại văn thư cơ quan, sau khi tập lưu văn bản được
sắp xếp theo một trật tự nhất định thì được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá.
Tất cả các cán bộ, công chức trong UBND huyện Đan Phượng đều được
nghiên cứu sử dụng tại phòng đọc của cơ quan, không được đem tài liệu ra ngoài
cơ quan khi không được sự đồng ý của thủ trưởng.
Nhận xét ưu, nhược điểm:
- Ưu điểm:
+ Cán bộ văn phòng thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, kịp thời theo đúng quy
định của Nhà nước và pháp luật.
+ Việc đăng ký văn bản đi được làm cẩn thận, mỗi loại văn bản được đăng ký
vào sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng.
- Nhược điểm:
+ Việc đưa thư, công văn, giấy mời đôi khi còn hạn chế, không kịp.
+ Việc đăng ký văn bản còn thiếu chính xác (thiếu số 0 ở trước đối với những

ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2), cách trình bày sổ đăng ký văn bản chưa được đẹp
và khoa học.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

19Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Quy trình giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và
đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Nghị định 110
của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW
ban hành về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến.


Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Đăng ký văn bản đến

Sao văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến
Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

20Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
−

Văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ làm công tác văn thư của cơ

quan, tổ chức tiếp nhận. Trường hợp văn bản chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc
vào ngày nghỉ người nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng từ nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có) đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện tình trạng không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian trên bì, đối với bì có đóng dấu “hỏa tốc”
hẹn giờ, phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn
thư. Nếu cần phải lập biên bản với người đưa văn bản.
−
Đối với văn bản chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư

phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản. Trường hợp phát hiện thấy
sai sót phải kịp thời thông báo cho người gửi biết hoặc báo cáo cho người phụ
trách xem xét giải quyết.
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong cơ quan, tổ chức và các bì gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho
nơi nhận. Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để vào sổ đăng ký.
+ Loại bóc bì: đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và đăng
ký vào sổ.
−

Đối với văn bản mật: mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các

nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến
người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
đến mà bì có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu
ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi
vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được
bóc bì. Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị
bóc, mở bao bì, lộ, bí mật nhà nước hoặc tài liệu bị tráo, đổi, mất, hư hỏng... thì

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

21Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

người nhận phải báo cáo ngay tới thủ trưởng cơ quan, đơn vị có biện pháp xử lí kịp
thời.
−
Bóc bì văn bản đến: văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho
cơ quan. Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn bóc trước để giải quyết kịp
thời. Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số ký, hiệu văn
bản. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, phát
hiện có sai sót cần thông báo cho người gửi biết. Nếu văn bản có đính kèm phiếu
gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác
nhận và trả lại phiếu gửi cho nơi chuyển.
−
Đối với đơn thư, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra xác
minh thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
−
Đóng dấu đến: tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều
được đóng dấu đến trừ những văn bản đăng ký riêng như các hóa đơn, chứng từ kế
toán. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng trường hợp cần thiết in ra,
bản fax chụp lại làm thủ tục đóng dấu đến
•
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu, dưới trích yếu nội dung (đối với công văn).
−
Cách ghi nội dung thông tin trên dấu đến:
+ Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục bắt đầu từ số
01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Ngày, tháng, năm đến là ngày, tháng , năm cơ quan nhận được văn bản; đối với
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng 2 chữ
số.
Đăng ký văn bản đến.

Mọi văn bản đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
−
•
•

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của huyện Đan Phượng
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn, có kích thước 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu:
UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

22Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm 2015
Từ ngày..............đến ngày....................
Từ số..................đến số........................
Quyển số:....................

•

Nội dung đăng ký bên trong:

Ngày

Số đến

đến

Tác

Số, ký

Ngày

Tên

Đơn vị

Ký

Ghi

giả

hiệu

tháng

loại và

hoặc

nhận

chú

văn

văn

văn

trích

người

bản

bản

bản

yếu

nhận

8

9

nội
1

2

3

4

5

dung
6

7

Đăng ký văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm của cơ quan, tổ
chức mà quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Những cơ quan, tổ
chức hàng năm liên tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì phải lập sổ đăng
ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo riêng. Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng,
chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt, cụm từ không
thông dụng.
Ngoài ra UBND huyện Đan Phượng còn áp dụng phương pháp đăng ký văn
bản đến bằng máy vi tính.
* Trình văn bản đến.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

23Lớp: Quản trị Văn phòng K1D