Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn, Thanh Hóa

LỜI CẢM ƠN
Được Nhà trường đã tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm 3 ngành quản
trị văn phòng được đi tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn kiến
thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn nữa được lãnh đạo
văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để
em có cơ hội được khảo sát, kiến tập về công tác văn phòng của cơ quan trong thực
tế
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng và các
giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiêm
quý báu và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập và hoàn thành tốt bài
báo cáo.
Với thời gian thực tế là 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015)
thời gian thực tế tuy ngắn nhưng với sụ giúp đỡ cán bộ hướng dẫn Lê Thị Nga phụ
trách bộ phận văn thư của cơ quan các anh, chị cán bộ trong văn phòng đã nhiệt
tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào
thực tiễn công tác tại cơ quan, bước đầu em dã được thực hành vào công tác văn
phòng và những việc đơn giản như scan văn bản, vào sổ văn bản đi, đến trên phần
mềm máy tính và sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi số đến; trực điện thoại và
đóng dấu giáp lai vào văn bản...Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc,
nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, giúp em có thêm kiến
thức thực tiễn và tác phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng.
Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn đã đã tạo
điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có cơ hội được kiến tập, làm quen với thực tiễn
công việc về công tác văn phòng tại cơ quan.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình
của cán bộ hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp và kỹ năng
giao tiếp nơi công sở, cá nhân em đã cảm nhận được sự tiến bộ rõ rệt của bản thân
về trình độ cũng như kỹ năng cần có của một người nhân viên văn phòng trong
tương lai - Đó là kết quả mà em đã đạt được qua đợt kiến tập này.

[Type text]

Page 1


Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn
phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô phụ trách bộ môn chuyên
ngành để em hoàn thiện về chuyên môn của mình trong đợt thực tập sau và cả quá
trình làm việc sau này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vì
vậy kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện tốt hơn bài
báo cáo của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
A.

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với
sự phát triển của toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động Chính
trị, văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia, Hiện nay nước
ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, các khu công
nghiệp đang dần dần phát triển. Cùng với sự phát triển đó, công tác hành chính văn
phòng đang dần khẳng định vị thế của mình đối với cơ quan tổ chức và cũng từ đó
khẳng định vai trò của người nhân viên văn phòng trong thời hiện đại. Là nhiệm vụ
then chốt của nhiều cơ quan đơn vị văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối
hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận trong tổ chức, là đầu mối
thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp và phân tích thông tin của cơ quan, văn phòng
còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội và đối ngoại của cơ quan thông
qua văn bản giao dịch. Không chỉ vậy, văn phòng còn được ví như người dịch vụ
tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng...
bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Do đó các

văn phòng ở các cơ quan đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, các tổ chức từ Trung
ương đến địa phương, việc củng cố và hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng
văn phòng là một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động cơ quan.
Nắm bắt được tình hình phát triển và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai
của công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa Quản trị văn
phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu
nhân lực của xã hội về chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng. Với phương châm:
Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường đã tổ chức cho sinh
[Type text]

Page 2


viên năm 3 đi khảo sát, kiến tập tại các cơ quan nhằm giúp sinh viên áp dụng các
kiến thức được học tại trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp
sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau này khi ra trường không bị bỡ ngỡ
với công việc chuyên môn.
Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn, bản thân em luôn tìm
tòi, nghiên cứu những tài liệu có liên quan đến công tác hành chính văn phòng để
tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm về ngành nghề và lĩnh vực mà mình đã lựa
chọn, từ đó em nhận thấy bản thân mình cần cố gắng, hoàn thiện nhiều hơn nữa để
khi ra trường em không còn bị bỡ ngỡ mà có thể tự tin khẳng định bản thân trước
những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Bài báo cáo là kết quả của chuyến đi kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn đã
giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn
phòng
Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn em
muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác văn
phòng trong công cuộc cải cách hành chính và hiên đại hóa về công tác văn phòng
của cơ quan cho phù hợp với tình hình chung

Bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn
Phần 2:
Phần 3:

[Type text]

Page 3


B. NỘI DUNG
PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TRIỆU SƠN
Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông
Sơn, phía

Đông

Nam giáp

huyện Nông

Cống, phía

Namgiáp

huyện Như

Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ

Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa
nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài
con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở
phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở
xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã
Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái.
Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam.
Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) - huyện lỵ và 35 xã (An
Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng
Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu,
Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành
[Type text]

Page 4


, Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ
Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ).
Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã:
Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ
Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20 xã:
Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn,
Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông,
Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc
1.

huyện Nông Cống.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Triệu Sơn.
Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp

huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo quy định
của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm
2003 số: 11/2003/QH11 như sau:
Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội

1.1.

đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.2.
1.2.1.
-

Nhiệm vụ, quyền hạn:
Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm

-

tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa

phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
[Type text]

Page 5


-

Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

-

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách
và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách

-

địa phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

[Type text]

Page 6


- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
[Type text]

Page 7


bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia
đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực

hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
[Type text]

Page 8


- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
1.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
[Type text]

Page 9


- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan
UBND huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
gồm:1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 5 ủy viên và 12 phòng ban chuyên môn giúp việc
cho UBND (Phụ lục 01)
2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng HĐND UBND huyên Triệu Sơn.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu
Sơn.
2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND
và UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân
dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các
phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp Thường
trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạt
động trên địa bàn huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn, có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.1.1.2. Nhiệm vụ.
- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện, chương
trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua.
- Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;

[Type text]

Page 10


- Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của

Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện;
- Giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch, chương trình công
tác của Thường trực HĐND, UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến
chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định
của pháp luật.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh
tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng, quý,
6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn
phòng UBND tỉnh.
Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện.
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định.
Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết
định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban
và UBND xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành chính của
UBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khai
thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh; Hướng dẫn Văn
phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lý hành
chính nhà nước theo quy định.

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủ
tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện;
[Type text]

Page 11


thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo các
điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ giữ
mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND
huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban MTTQ huyện,
các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung ương đóng trên địa
bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc
hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.

2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu
Sơn.
Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn là một đơn vị, là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, nó là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan. Là
cầu nối trong quan hệ công tác giữa thường trực HĐND và UBND; giữa Chủ tịch,
các Phó chủ tịch UBND huyện với các xã, thị trấn; Phòng ban, đoàn thể cấp huyện.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng gồm: Chánh văn phòng; hai phó chánh văn
phòng phụ trách công tác tổng hợp thông tin và phụ trách công tác hành chính quản
trị; Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận tổng hợp;

•

Bộ phận dân tộc; Bộ phận một cửa; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyên Triệu Sơn (Phụ lục 2 )
2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng
Chánh văn phòng: Trần sỹ Bình phụ trách về công tác văn phòng, phụ trách công
tác tổ chức cán bộ. Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết định, Chỉ thị, Kế
hoạch… ở các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội.
Tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lập chương
trình công tác năm, 6 tháng, quý của Ủy ban nhân dân trình Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện, đồng thời theo dõi, đôn đốc các cơ quan có liên quan thực hiện các
chương trình đó.
[Type text]

Page 12


Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã
hội của Ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện duy trì và kiểm điểm việc thực hiện
quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động của Ủy ban
nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn cấp huyện và
của chính quyền cấp xã.
Thẩm tra các dự thảo văn bản pháp quy của các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo yêu cầu, phạm vi đã quy định, về mặt pháp chế
hành chính trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký
ban hành.
Tổ chức phổ biến, truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyên môn,

Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của
Ủy ban nhân dân huyện theo sự phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch huyện.
Giúp Chủ tịch , Phó Chủ tịch tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa Ủy ban
nhân dân huyện với Hội đồng nhân dân, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam huyện và các Đoàn thể theo quy định
Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng Hội đồng
nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, đảm bảo điều kiện làm việc cho các hoạt động
chung của Ủy ban nhân dân huyện, Thường trực Hội đồng nhân dân huyện.
Các quyết định giải quyết công việc của từng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện phải được Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
thông báo kịp thời cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch khác biết.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới
thông tin thuộc huyện; quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Ủy ban
nhân dân huyện, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các thông tin cho báo chí,
đài phát thanh, đài truyền hình; lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà
nước.
Tiếp nhận, phân loại các đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân gởi đến, báo
cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền
giải quyết.
[Type text]

Page 13


Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân
dân các xã, thị trấn trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao.
Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trả lời cho các đơn vị có đơn

•

thư khiếu nại, tố cáo.
Phó chánh văn phòng - Trần Quốc Nam phụ trách công tác tổng hợp thông tin.
Giúp chánh văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác,
quy chế làm việc củaUBND, soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các văn bản, ghi
biên bản các hội nghị của các cuộc họp của UBND
Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạt
động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và công
tác dân vận. Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý những vấn đề
cần thiết.
Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo UBND huyện
Biên tập, chỉnh lý văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành.
Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn vị được phân công.
Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúng
quy định.
Thay chánh văn phòng điều hành cơ quan khi chánh văn phòng đi vắng.
Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng và
theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến. Tiếp nhận tài liệu các nơi
gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên
tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp lưu, phát hành
sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.
Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ cấp uỷ, các ban đảng HĐND –
UBND.
Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và chuyển
giao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý. Nhập dữ liệu thông tin định
kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng HĐND – UBND.
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ yếu
trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu.

Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng

•

phụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ.
Phó chánh văn phòng - Lê Công Tâm phụ trách công tác hành chính quản trị
Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ, đảng viên và khách đến Văn phòng.
[Type text]

Page 14


Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theo quy định và chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Văn phòng. Tổ chức thăm, viếng gia đình
cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng khi cán bộ ốm đau hoặc có thân nhân
(bố, mẹ, vợ, chồng, con) qua đời. . . trong điều kiện cho phép.
Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của Thường trực HĐND –UBND
các ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ tài chính,
thanh quyết toán, báo cáo theo quy định.
Tổ chức các điều kiện vật chất phục vụ các hội nghị Ban Thường vụ, Ban
Chấp hành, hội nghị do HĐND - UBND triệu tập và hội nghị của Văn phòng; phục
vụ các đoàn khách của UBND (bố trí địa điểm làm việc, ăn nghỉ, tham quan, giải
trí. . .).
Bảo đảm phương tiện làm việc cho Thường trực HĐND – UBND.
Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong cơ quan.
Tổ chức bảo vệ an toàn cho cơ quan.
• Bộ phận văn thư, lưu trữ.
Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính
xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường
trực HĐND, UBND và Văn phòng;

Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND
huyện, UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các
loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt
chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
• Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ
Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua
sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng
như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở
làm việc của HĐND và UBND huyện;
Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị
và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong
cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
[Type text]

Page 15


Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơ
quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng;
quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức
tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy
định;

Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy
định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm
bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài
sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán
bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên
tắc, chế độ quy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
thuộc Văn phòng.
Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và
Văn phòng;
Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm xăng
dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế
phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;
Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh
Văn phòng biết trước khi đi.
• Bộ phận tổng hợp.
Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác
của UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các đề
án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc chỉ đạo
các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thực hiện nhiệm vụ kính tế, văn
hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tại
Điều 2 của Quy định này.
Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõi
một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
[Type text]

Page 16


Bộ phận dân tộc.
Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về công tác dân tộc , thực hiện các
•

chính sách về dân tộc, các chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước.
• Bộ phận một cửa.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có chức năng giúp UBND huyện tiếp
nhận, hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ những công việc được quy định giải
quyết theo cơ chế một cửa, nhận hồ sơ đủ thành phần, đúng số lượng theo quy
định, chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng chuyên môn, đơn vị liên quan để xem
xét giải quyết (gọi chung là phòng chuyên môn) và trả kết quả cho tổ chức, cá
nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng
HĐND và UBND huyện, có quan hệ phối hợp với các phòng chuyên môn trong
việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả do Chánh Văn phòng HĐND và UBND
huyện kiêm Trưởng bộ phận. Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và
trả kết quả do Chánh Văn phòng phân công đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao.
• Bộ phận lái xe
Thực hiện nhiệm vụ đưa đón Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện
và các đồng chí lãnh đạo cán bộ khác đi công tác, hội họp… đúng giờ, an toàn và
đúng lịch trình, không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi không được
phép. Chấp hành các quy định về an toàn giao thông và đầy đủ các giấy tờ quy
định của luật giao thông.
Thực hiện các quy trình bảo dưỡng xe của cơ quan để đảm bảo an toàn.
• Bộ phận bảo vệ

Đảm bảo an toàn cho cơ quan, xây dựng lịch trực và lịch làm việc 24/24.
Thực hiện tốt các công viêc khi lãnh đạo phân công.
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
công tác quản lý của cơ quan. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của UBND.
Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với
[Type text]

Page 17


hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả
hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác
văn thư làm tốt hay không tốt.
Bên cạnh đó công tác văn thưcòn được xác định là một mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động
của Văn phòng. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác
những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị nói chung và UBND huyện Triệu Sơn nói riêng.
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành
Hiện nay tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có văn bản nào được ban hành về
quản lý công tác văn thư. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư đều dựa vào các
văn bản của cơ quan cấp trên
3.2. Mô hình tổ chức văn thư
Bộ phận văn thư của UBND huyện Triệu Sơn thuộc sự quản lý trực tiếp của

văn phòng. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức
năng nhiệm vụ của UBND mà bộ phận văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình
thức văn thư hỗn hợp. Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp
vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức
chung ở một nơi,còn khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn bản, lưu
văn bản được thực hiện ở các bộ phận, đơn vị khác
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơquan
Nhìn chung việc ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Triệu Sơn là đúng thẩm quyền
Văn phòng có trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND & UBND huyện,
chủ tịch UBND huyên không quá hai ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày văn bản
được ký, bảo đảm thực hiện đúng trình tự, thủ tục các bước theo quy định của nhà
nước

[Type text]

Page 18


Chánh văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc quản lý, cập nhật, lưu trữ,
khai thác thực hiện các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan theo quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và quy chế làm việc của UBND huyện
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Triệu Sơn cụ thể như sau
Chủ tịch ký ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật của UBND huyện,
Tờ trình, các baó cáo, công văn hành chính gửi cho cơ q uan nhà nước cấp trên và
HĐND huyện; Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết dịnh của UBND huyện. Chủ
tịch UBND huyện thường thay mặt tập thể UBND huyên ký các văn bản do UBND

huyện ban hành
Ví dụ:

-

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Trần Quang Hùng
Các phó chủ tịch ký thay Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh vực đươc phân công
phụ trách hoặc do Chủ tịch ủy quyền khi chủ tịch đi vắng.
Ví dụ:
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Hồ Trường Sơn
- Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện các văn bản thông
báo, báo cáo, kết luận của Chủ tịch, phó chủ tịch trong các phiên họp của UBND
huyện và các văn bản giấy tờ khác khi chủ tịch giao.
Ví dụ:
TL.CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký, dấu)
Trần Sỹ Bình
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Triệu Sơn
Các công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn thực hiện đúng
về thể thức và kỹ thuật trình bày của Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày





19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản gồm:
Quốc hiệu;
[Type text]

Page 19










Tên cơ quan ban hành văn bản;
Số, ký hiệu văn bản;
Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Chức vụ, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan;
Nơi nhận.
Ngoài ra, đối với những văn bản mật, khẩn còn có thêm thành phần bổ sung
đó là dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản


•

Vị trí trình bày các thành phần thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản:
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự

•

Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm); Các
văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ

•

A5).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm.
Bên cạnh những cái đã thực hiện đúng thì công tác soạn thảo văn bản còn
nhiều sai sót như:





Đánh máy sai phần số và ký hiệu văn bản (ví dụ: phụ lục 03)
văn bản quên chưa ghi ngày tháng
một số câu từ sử dụng sai chính tả
Bên dưới phần trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên loại ) không

gạch dưới
Để quá trình soạn thảo văn bản đúng nội dung, thể thức thì quá trình soạn
thảo phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình soạn thảo văn bản của Thông tư
01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chín
3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Phụ lục 04)
[Type text]

Page 20


Quá trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn gồm các bước sau:
Bước 1:Xác định nội dung yêu cầu
Xác định mục đích, nội dung, xác định tên loại văn bản, giới hạn, đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 2:Thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập và xử lý thông tin ảnh hưởng đến nội dung yêu cầu của văn
bản bao gồm về độ chính xác, tính pháp lý của thông tin
Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Là trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản. Đề
cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề đã được xác định.
Bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng
chương, mục, đoạn hợp lý.
Bước 4: Duyệt bản thảo
Khi đã soạn thảo văn bản xong phải kiểm tra về mặt thể thức và nội dung và
theo nguyên tắc phải trình cấp có thẩm quyền duyệt.
Bước 5: Nhân số lượng văn bản
văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản
để chuẩn bị ban hành, có thể nhân bản bằng các hình thức photo hoặc đánh máy

tuy nhiên để tiết kiệm thời gian và công sức thì các cán bộ ở UBND huyện triệu
sơn chọn hình thức photo.
Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành
sau khi văn bản được nhân bản, người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
đọc lại văn bản xem có gì sai sót không, sau đó chuyển cán bộ văn thư làm thủ tục
chuyển giao văn bản.
Qua công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý Nhà nước của
UBND huyện Triệu Sơn cho thấy, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước của huyện
được ban hành đảm bảo về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy
định hiện hành của nhà nước, đảm bảo độ chính xác,tin cậy của văn bản tạo hiệu
ứng tốt đối với cơ quan tiếp nhận đặc biệt là đối với các UBND cấp xã trực
thuộc.Thực hiện đúng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tránh được các sai sót

[Type text]

Page 21


không đáng có phục vụ tốt cho quá trình quản lý, hỗ trợ vào mục tiêu phát triển
kinh tế xã hội trên địa bàn huyện.
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến.
 Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, băn
bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát
hành.
Văn bản là công cụ, phương tiện giao tiếp, trao đổi cơ bản giữa các cơ quan
chính vì vậy, UBND huyện Triệu Sơn phải thường xuyên ban hành các văn bản
hành chính như Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy giới thiệu,
giấy mời…để trao đổi, truyền đạt thông tin, giải quyết công việc với các cơ quan,

tổ chức cấp dưới, cùng cấp và cơ quan cấp trên.
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi của UBND huyện Triệu Sơn gồm 5
bước
Bước 1: Kiểm tra văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót kịp
thời báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét và giải quyết
Ghi số ngày, tháng văn bản
Nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
Bước 2: Đóng dấu
Đóng dấu cơ quan, chức vụ người ký (dấu mật, khẩn, hỏa tốc, dấu hẹn giờ)
Bước 3: Đăng ký văn bản đi vào sổ truyền thống và phần mềm quản lý
văn bản & Hồ sơ công việc
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
Chuyển phát văn bản đi
Theo dõi việc chuyển phát văn bản
Bước 5: Lưu văn bản đi
Văn bản lưu tại văn thư có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
Sơ đồ quy trình giảiquản lý và giải quyết văn bản đi ( Phụ lục 5)
 Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, băn bản
hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức
Với đặc điểm của công tác hành chính là làm việc, trao đổi, giải quyết công
việc đều thông qua văn bản giấy tờ bởi vậy, hàng ngày UBND Huyện Triệu Sơn
phải tiếp nhận vài chục văn bản bản đến từ các cơ quan, tổ chức cấp trên về việc
[Type text]

Page 22

thông báo, chỉ đao…và văn bản từ các đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế và UBND
các xã, thị trấn trên địa bàn huyện qua đường bưu điện, gửi trực tiếp tại cơ quan và
văn bản đến qua đường mạng
Văn bản đến của UBND huyện Triệu Sơn được thực theo trình tự các bước
theo quy định của pháp luật
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của UBND huyện Triệu Sơn được
thực hiện theo3 bước
Bước 1: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: UBND huyện Triệu Sơn thường tiếp nhận các loại
văn bản như: Giấy mời, công văn, Tờ trình, Quyết định, báo cáo của các cơ quan,
đơn vị, cá nhân bên ngoài
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn đến
Chuyển giao văn bản đến
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giả quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bẩn đến các đơn vị,cá nhân có trách
nhiệm chuyển và giải quyết văn bản kịp thời
Theo dõi, đôn đốc việc giả quyết văn bản đến
Sơ đồ quy trình giải quản lý và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục 6)
3.4.2. Thực trạng về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Triệu Sơn
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giả quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp
nhất định
Đối với UBND huyện Triệu Sơn công tác lập hồ sơ hiện hành không được
thực hiện đầy đủtheoNghị định 110/2004/NĐ-Cp ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, do thiếu nguồn nhân lực và chưa được quan tâm chú trọng.
Trong quá trình giải quyết công việc của mình thì các bộ phận mới chỉ sắp xếp tài
liệu theo thứ tự số và tên loại văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao vào lưu trữ
Việc quả lý hồ sơ chỉ được thực hiện đơn giản bằng cách lập sổ quản lý văn
bản. Vì thế việc lưu trữ tài liệu và các loại văn bản khác sẽ rât khó khăn và khó

kiểm soát
Trong khi UBND huyện Triệu Sơn vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể
về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan nên việc giao nộp tài liệu theo định kỳ
còn chưa được thực hiện. Bởi vậy tài liệu lưu trữ của cơ quan cò phân tán ở các
phòng ban, tài liệu chưa được chỉnh lý và bảo quản đảm bảo
3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan
[Type text]

Page 23


Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi( bản chính) và những hồ
sơ, tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
Hiện tại, UBND huyện Triệu Sơn chưa có kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài
liệu, chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của công tác lưu trữ là: Thu thập, xử lý và sắp
xếp các tài liệu; đánh giá, thống kê, bảo quản tài liệu vì thế việc khai thác và sử
dụng tài liệu của cơ quan còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Triệu Sơn chưa được tập trung và bảo
quản tốt, tài liệu để phân tán ở các phòng ban chuyên môn chưa được thu thập đầy
đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong khiến cho diện tích của phòng làm
việc trở nên chật hẹp, tài liệu được xếp cao dễ đổ có thể gây nguy hiểm cho cán bộ
làm việc trong phòng, làm hư hỏng tài liệu và các trang thiết bị khác ( Phụ lục 07)
Hồ sơ tài liệu chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng
tài liệu chưa đáp ứng kịp thời
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công
cuộc hiện đại hóa văn phòng,bao gồmcác phương tiện kỹ thuật làm văn bản máy
tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn

bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu; Các phương tiện thiết bị truyền
tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông
được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và
toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi; Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ
bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng.
Các trang thiết bị này hỗ trợ cho hoạt động của công tác văn phòngcó hiệu
quả hơn, tiết kiệm được thời gian công sức cho người làm công tác văn phòng.Tuy
nhiên muốn sử dụng tốt các trang thiết bị này đòi hỏi người sử dụng trang thiết bị
văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp
vụ, kỹ thuật
4.1.Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất

[Type text]

Page 24


Cùng với sự phát triển của công nghệ số và công nghệ thông tin thì công tác
văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn cũng được công nghệ hóa nhờ những thiết
bị văn phòng hiện đại . Đó là những máy móc
Qua sự quan sát trong thời gian kiến tập tại UBND em thấy Văn phòng
UBND huyện Triệu Sơn được trang bị gần như đầy đủ về cơ sở vật chất, trang thiết
bị văn phòng, gồm có:
•

máy vi tính:có kết nối mạng dùng cho việc tra cứu thông tin, đánh văn bản,
tiếp nhận văn bản đến qua đường mạng một cách nhanh chóng, kịp thời,

•
•

phục vụ nhu cầu trong cơ quan
Máy in: là vật dụng cần thiết để thường xuyên in văn bản trực tiếp khi cần.
Máy photocopy: việc sử dụng máy photo đã gia tăng nhanh chóng và trở
nên phổ biến, rộng rãi. Máy photo còn được sử dụng một số nguyên tắc khác

•

nhau để tạo ra những bản sao phóng to hoặc thu nhỏ.
May Scan:Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy
tính để lưu hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng đối

•

với nhân viên văn phòng của UBND huyện.
Điện thoại bàn: Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được
thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng. Là
một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa các cơ
quan, đơn vị với nhau, điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng
đầu về mức độ tiện dụng nhanh chóng, dễ sử dụng.
Các vật dụng văn phòng phẩm: là các vật dụng cần thiết và bắt gặp thường

xuyên trong văn phòng như giấy, bút, cặp tài liệu, biểu mẫu,… và các trang thiết bị
khác. Ngoài ra văn phòng UBND huyện Triệu Sơn còn trang bị các thiết bị khác
như bàn ghế, quạt, đèn, tủ đựng tài liệu… phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
Tuy đã được trang bị gần như đầy đủ nhưng chất lượng của các trang thiết bị
văn phòng chưa được tốt, như máy photocopy của cơ quan đã bị hỏng và hiện tại
không sử dụng, mạng wifi và mạng nội bộ không ổn định đường truyền đôi khi làm
gián đoạn công việc ảnh hưởng đến chất lượng và quá trình làm việc của người
nhân viên

[Type text]

Page 25