Báo cáo kiến tập văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội vụ UBND huyện Thuận Thành

BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Tên chữ, cụm từ viết tắt
BC
BTHBQ
CT
CV
CCHC
HĐND
MLHS
NQ
QĐ
TB
TĐ – KT
TLLT

UBND
VTLL
XDCQCS

A.

Giải thích chữ, cụm từ viết tắt
Báo cáo
Bảng thời hạn bảoquản
Chỉ thị
Cơng văn
Cải cách hành chính
Hội đồng nhândân
Muc lục hồ sơ
Nghị quyết
Quyết định
Thông báo
Thi đua – khenthưởng
Tàiliệulưutrữ
Ủy ban nhân dân
Văn thư lưu trữ
Xây dựng chính quyền cơ sở

PHẦN MỞ ĐẦU


Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã
ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về cơng tác cơng văn, giấy
tờ, trong đó người đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia” và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng

rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng
chương trình kế hoạch cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó việc lưu trữ cơng văn,
tài liệu là một cơng tác hết sức quan trọng”.
Đối với các cơ quan, tổ chức; cơng tác văn thư – lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn
bản giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ , bảo quản
an tồn.
Văn thư – lưu trữ là cơng tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là cơng tác
thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là cơng tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thơng qua
các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
Bác Hồ đã từng nói “ Học đi đơi với hành”, đó là một chân lý mn thuở
được các thế hệ vận dụng có hiệu quả và kết hợp với phương châm của nhà
trường là “ Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền
giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm
điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những
kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ đi kiến
tập tại các cơ quan, tổ chức.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo Phòng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, tơi đã được tiếp nhận kiến tập
tại Phịng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2015

đến hết ngày 22 tháng 5 năm 2015.
Qua thời gian 4 tuần kiến tập được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và
tạo điều kiện của Phòng Nội vụ; tơi có thêm kinh nghiệm trong thực tế cơng
việc, củng cố thêm phần kiến thức còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý
luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn và rèn luyện


kỹ năng chun mơn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để thực hiện
cho công việc hiện tại của bản thân.
Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây
là lần đầu tiên tôi được tiếp xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập
không nhiều nên bài báo cáo này của tơi cịn nhiều thiếu sót và khơng tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Vì vậy, tơi rất mong nhận được sự giúp đỡ, những
đóng góp ý kiến, nhận xét từ q thầy, cơ trong nhà trường; sự đóng góp xây
dựng của các cơ, chú, anh, chị trong cơ quan để tơi có thể hồn thành tốt báo cáo
kiến tập của mình.
Qua bài báo cáo kiến tập tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô
trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ đã giảng dạy, giúp
đỡ và truyền đạt tới tôi những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ cơng tác của
mình để có thể tự tin khi ra trường làm việc trong thực tế.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành
cùng tồn thể các chú, anh, chị đã giúp tơi có niềm tin và lòng say mê nghề
nghiệp cũng như nhận biết được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ sau
khi ra trường công tác; tạo điều kiện để tôi hồn thành đợt kiến tập này.
Tơi xin chân thành cảm ơn.
Thuận thành, ngày 22 tháng 5 năm 2015
Sinh viên kiến tập

Nguyễn Thị Hoài Thu

B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức.
1.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Thuận Thành.
1.1.1: Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND huyện Thuận Thành là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phịng,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hố,
giáo dục. dịch vụ y tế, cơng nghiệp môi trường,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp.

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an tồn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng tồn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ qn sự.
- Phịng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của Huyện.
- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ viên chức của Huyện.
UBND huyện Thuận Thành thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.


1.1.3: Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND huyện Thuận Thành gồm:
+) Chủ tịch UBND huyện : 01
+) Phó Chủ tịch : 03
+) 14 phịng chun môn
+) 5 đơn vị sự nghiệp
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, hiện nay UBND huyện Thuận Thành có 14 phòng và 5 đơn vị sự
nghiệp.
* 14 phòng chuyên mơn là:
1. Văn phịng HĐND-UBND huyện Thuận Thành
2. Phịng Nội vụ huyện
3. Phịng Tài ngun và Mơi trường
4. Phịng Tài chính - Kế hoạch

5. Phịng Giáo dục và Đào tạo
6. Phịng Văn hóa - Thơng tin
7. Phịng Tư pháp
8. Phịng Thanh tra huyện
9. Phòng Y tế
10. Phòng Lao động - Thương binh và xã hội huyện
11. Phịng Cơng Thương
12. Phịng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13. Chi cục Thống kê
14. Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình
* 5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Thuận Thành:
1. Đài phát thanh - truyền hình
2. Trung tâm Thể dục thể thao
3. Trung tâm dậy nghề
4. Trạm khuyến nông
5. Trung tâm Giáo dục thường xun
Các phịng chun mơn thuộc UBND huyện Thuận Thành giúp UBND
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực
trên địa bàn huyện theo quy định của Pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quan
lý của ngành hoặc lĩnh vực cơng tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phịng chịu sự quản
lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn
về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh. Mỗi phịng có 01 Trưởng
phịng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và các viên chức giúp việc.
Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân công
nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Thuận Thành: (Phụ lục số
01)

1.2: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành.
1.2.1: Lịch sử hình thành.
Phịng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
Thuận Thành được thành lập theo quyết định của UBND Tỉnh. Ban đầu ,Phịng
có tên là Phịng Tổ chức – Lao động, Thương binh và xã hội; sau đổi tên thành
Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và xã hội.
Năm 2008, Phòng Nội vụ tách thành cơ quan chuyên môn riêng thuộc
UBND huyện Thuận Thành.
1.2.2: Vị trí, chức năng:
Phịng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thuận Thành,
được thành lập theo quyết định của UBND tỉnh Bắc Ninh; có chức năng tham
mưu, giúp UBND huyện Thuận Thành quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, vị
trí việc làm, biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan,
tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập;
tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập; cải cách hành chính; chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ , cơng chức, viên chức; cán bộ,
cơng chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội,
tổ chức phi chính phủ; văn thư – lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen
thưởng; cơng tác thanh niên.
Phịng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm,
biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND huyện
Thuận Thành, đông thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh.
1.2.3: Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch UNBD huyện Thuận Thành ban hành
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương
trình, biện phap tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước

thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quan rlys được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:
+) Trình UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành văn bản quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ theo quy định và
hướng dẫn của UBND tỉnh Bắc Ninh.;
+) Tham mưu, giúp UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định việc thành
lập, sáp nhập, giải thể, chia tách các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;


+) Thẩm định nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc UBND huyện;
+) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp
liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện theo quy
định của Pháp luật.
- Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp cơng lập:
+) Thẩm định, trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện kế hoạch biên chế
công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ quan, đơn vị
sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện;
+) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp
luật.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+) Tham mưu, giúp UBND huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu
cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn
theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của UBND tỉnh Bắc Ninh;

+) Tham mưu, giúp UBND huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện các
đề án, van bản liên quan đến địa giới hành chính, phân loại đơn vị hành chính
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+) Tham mưu, giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã
trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án lien quan đến công tác xây
dựng nông thôn mới theo sự phân công của UBND huyện và theo quy định của
Pháp luật.
- Về cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức:
+) Trình UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế
độ cơng vụ, công chức ở địa phương;
+) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế độ
công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
- Về cơng tác văn thư, lưu trữ:
+) Phịng Nội vụ có trách nhiệm đơn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn
vị, các cơ quan của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện, các xã, thị
trấn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của huyện. Trong
quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị
phản ánh về Phòng Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải
quyết
+) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư lưu trữ
của UBND huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;
+) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
Pháp luật.


Về công tác thi đua – khen thưởng:
+) Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển
khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng của

huyện;
+) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của Pháp luật.
- Về công tác tôn giáo:
+) Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ
trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công tác tôn
giáo trên địa bàn;
+) Tham mưu, giúp UBND huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo
theo quy định của Pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh.
- Về công tác thanh niên:
+) Tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,
chương trình kế hoạch phát triển thanh niên và cơng tác thanh niên;
+) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công
tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên,
công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp.
1.2.4: Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành (Phụ lục số 02)
Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành gồm có:
- 01 Trưởng phịng: Đ/c Hà Văn Thúy
- 01 Phó trưởng phịng: Đ/c Nguyễn Chính Bảo
- 05 cơng chức:
+) Đ/c Nguyễn Mạnh Đạt – công tác Tổ chức cán bộ
+) Đ/c Nguyễn Thế Huấn – công tác TĐ - KT
+) Đ/c Nguyễn Văn Quản – công tác Tôn giáo - XDCQCS
+) Đ/c Nguyễn Văn Thành – công tác VT - LT
+) Đ/c Vũ Thị Bích Ngọc – cơng tác Thanh niên và CCHC
• Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện Thuận Thành và trước Pháp luật về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và tồn bộ hoạt động

của Phịng Nội vụ;
• Phó trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp trưởng phòng phụ trách và theo
dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và
trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân cơng. Khi Trưởng phịng vắng
mặt, Phó Trưởng phịng được Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành các
hoạt động của phịng.
• Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá khen
thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính
-


sách khác đối với Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Nội vụ do CHủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định.
1.3: Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện
Thuận Thành
Công tác văn thư – lưu trữ là một trong các lĩnh vực chuyên môn thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ.
Bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí một phịng riêng biệt thuộc đơn vị
Phòng Nội vụ. Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính,
máy in, máy photo coppy, mạng internet… phục vụ cho các nghiệp vụ của cơng
tác văn thư – lưu trữ. Ngồi ra, cịn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo quản
tài liệu được tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ của Phịng Nội vụ do đồng chí Nguyễn Văn
Thành – tốt nghiệp bậc đại học khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường
Đại học Khoa học xã hội và nhân văn phụ trách.
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ của Phịng Nội vụ;
+) Đơn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, các cơ quan của Trung
ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện, các xã, thị trấn trong việc thực hiện
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của huyện. Trong quá trình tổ chức thực hiện

nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Phòng Nội vụ để
tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải quyết;
+) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư lưu trữ
của UBND huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;
+) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
Pháp luật.
•

Chương 2: Cơng tác văn thư – lưu trữ của Phịng Nội vụ huyện Thuận
Thành.
2.1: Cơng tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng
Nội vụ huyện Thuận Thành; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
*Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư:
+) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư;
+) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư;


+) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+) Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
+) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+) Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu
trữ nhà nước;
+) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
2.1.1: Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản quản lý: Là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý và
lãnh đạo nói chung, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý và các thơng tin cần thiết hình thành trong q trình quản lý của
các cơ quan địi hỏi cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của mình.
2.1.1.1: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a) Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần áp dụng chung đối với các loại văn bản và thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 04 năm 2004
của Chính phủ về cơng tác văn thư hướng dẫn tại Nghị định này.
Bằng sự hiểu biết của mình thì tơi thấy thấy cơng tác soạn thảo văn bản
của Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành cơ bản là thực hiện đúng với quy trình,
thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định trong Thông tư số 01/2011/TT –
BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức văn bản quản lý của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần
thể thức sau:
 Quốc hiệu
 Tên cơ quan, tổ chức ban hành
 Số, ký hiệu văn bản
 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
 Nội dung văn bản

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
 Dấu của cơ quan, tổ chức
 Nơi nhận
Đối với những loại văn bản khẩn, mật thì văn bản phải được đóng dấu chỉ
mức độ khẩn, mật.


Đối với các công văn, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển,… Ngồi
các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung thêm địa chỉ cơ quan,
địa chỉ Email, số điện thoại, số Fax của cơ quan.
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên
máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp
dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ
thuật khác hoặc đối với được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với
văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
* Kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Phòng là đúng so với quy định hiện
hành, thể hiện ở:
- Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
+ Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được
trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc
trên giấy mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo
chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành

các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang
giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
Trang mặt sau:

Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
- Khi soạn thảo văn bản thì người đánh máy cũng không thể tránh được
một số sai sót. Trong đó, lỗi chính tả là phổ biến nhất trong khi đánh máy. Tuy
nhiên, tất cả những lỗi đó hầu như đều được phát hiện và sửa chữa sớm trước
khi trình kí với lãnh đạo. Chính vì vậy các văn bản của phòng ban hành cơ bản
là tốt và đảm bảo chất lượng văn bản đồng thời đáp ứng được mọi mục đích yêu
cầu của cơ quan đề ra.
2.1.1.2: Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản


Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; cơng bố
các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng
ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong q trình lãnh đạo, chỉ
đạo cơng tác.
Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành chủ yếu ban hành các văn bản hành
chính thông thường (Công văn, Kế hoạch, Báo cáo...). Căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của phòng để ban hành các văn bản. Quy trình soạn thảo
văn bản của Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì
lãnh đạo sẽ chỉ định cho mỗi cá nhân phụ trách công tác chuyên môn, nghiệp vụ
của mình soạn thảo. Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị
đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo
phịng thơng qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên
quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự
thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản và bố cục, cách hành
văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.
Sau đó trình lãnh đạo phịng kiểm tra, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau
đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phịng ký.
Bước 3: Bộ phận Văn thư – lưu trữ nhận được dự thảo trình ký của phịng
dự thảo phải cử người sốt xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp
ý, kiểm tra bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu cần thiết phải
chỉnh sửa tiếp thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa
lần cuối cùng trước khi trình ký. Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu
lãnh đạo quyết định ban hành hoặc phê duyệt.
Bước 4: Lãnh đạo căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban
hành hoặc phê duyệt văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội
dung chưa phù hợp, khơng khả thi thì chuyển trả lại phịng dự thảo chỉnh sửa
cho phù hợp và trình ký lại.
Bước 5: Sau khi lãnh đạo phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành
thì sẽ chuyển cho nhân viên Văn thư để đăng ký văn bản.
- Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số
lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có) .
- Văn thư căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn bản và
phát hành đầy đủ, kịp thời. Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi.
Sau khi được quan sát, tôi thấy việc soạn thảo văn bản ở Phòng Nội vụ cơ
bản thực hiện đầy đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản.
Cán bộ soạn thảo tuân thủ đúng theo quy trình soạn thảo mà cơ quan đề ra.

2.1.2: Quản lý và giải quyết văn bản
*Nguyên tắc chung:


Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành
phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư của phòng để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá
nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản
mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước.
* BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG 05 NĂM
CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN THUẬN THÀNH:
Năm
2010
2011
2012
2013
2014

Số lượng
Văn bản đi
Công văn

Báo cáo
12
27
18
31
23
39
36
44
29
57

Văn bản đến
148
152
168
233
180

Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của Phòng Nội vụ trong 05
năm gần đây; tôi thấy số lượng văn bản đi, đến của phịng khơng nhiều, sự
chênh lệch qua các năm khá nhỏ.
2.1.2.1: Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Theo công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản
fax, văn bản truyền qua mạng …) và các loại đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến.
*Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội vụ:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến;
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư của phịng sẽ kiểm tra số

lượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với văn
bản mật), phải kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.


Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, cơng
chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo
Bước 2: Trình lãnh đạo phịng, xin ý kiến chỉ đạo
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin
ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Trưởng phịng Phịng Nội vụ sẽ trực tiếp bóc bì, ghi ngày đến và cho ý
kiến giải quyết (ai là người chỉ đạo? ai là người thực hiện?).
Bước 3: Đăng ký và chuyển giao văn bản đến
Sau khi lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn
bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển giao văn bản đến cán bộ có trách
nhiệm giải quyết theo sự phân cơng của lãnh đạo.
• Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục số 03)
Bước 4: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo phòng theo thời hạn yêu
cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến khơng có u cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn
giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo với lãnh
đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.1.2.2: Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn

bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
• Văn bản đi của phịng được quản lý theo trình tự sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản;
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
+) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.


- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
* Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi;
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Phòng Nội vụ
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền
(đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (Phụ lục số 04)
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn;
* Nhân bản
+) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở Văn thư;
+) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức
thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
+) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
+) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Phịng Nội vụ
huyện
* Đóng dấu cơ quan
+) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
+) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
đơn vị hoặc tên của phụ lục.
+) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu khơng q 05 trang.
* Đóng dấu độ khẩn, mật
+) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV.
+) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày
13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
+) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ
LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn
bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
* Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư Phịng Nội vụ huyện tiến hành các cơng việc sau đây khi phát
hành:
+) Lựa chọn bì;
+) Viết bì;
+) Vào bì và dán bì;
+) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Mẫu bì chuyển phát văn bản đi của Phòng Nội vụ (Phụ lục số 05)
* Chuyển phát văn bản đi

+) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày, kể từ ngày ký văn bản.
+) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",
"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
+) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;


+) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
+) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngàylàm việc
phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và
quy định tại Khoản 3 Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ Công an.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
+) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu
của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn
vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
+) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,

thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại bộ phận Văn thư
Phòng Nội vụ huyện và 01 bản chính lưu trong hồ sơ cơng việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư Phịng Nội vụ huyện phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
Tại Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành, văn bản đi vừa được lưu trong sổ
đăng ký văn bản đi, vừa được lưu trong phần mềm quản lý văn bản đi trên máy
tính.
2.1.3: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Khái niệm hồ sơ:
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất
chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình
thành trong q trình giải quyết, theo dõi cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.


Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.
* Tác dụng của việc lập hồ sơ:
- Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết cơng việc và
tra tìm khi cần thiết.

- Giúp mỗi cơ quan quản lý tồn bộ cơng việc và tài liệu của cơ quan, tra
tìm tài liệu nhanh chóng.
- Chọn ra được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh
bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao và tránh giữ những giấy tờ hết giá trị, không
cần thiết.
2.1.3.1: Các loại hồ sơ hình thành
Hồ sơ hình thành chủ yếu của Phịng Nội vụ:
+) Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành
trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, đơn vị.
Ví dụ: : Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ gồm các văn bản:
- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.
- Tài liệu về q trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.
- Các tài liệu về lý lịch và qua trình cơng tác của các cán bộ.
- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán bộ
đề nghị bổ nhiệm.
- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm
cán bộ đề nghị bổ nhiệm.
+) Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp
lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
Ví dụ: +) Các tập văn bản quy định về công tác văn thư
+) Tập văn bản quy định về công tác lưu trữ
+) Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ
thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)
Ví dụ: +) Hồ sơ cán bộ của đồng chí Hà Văn Thúy
+) Hồ sơ cán bộ của đồng chí Nguyễn Chính Bảo
+) Hồ sơ cán bộ của đồng chí Nguyễn Mạnh Đạt
+) Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ cơng trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ

thiết kế thi công…..
2.1.3.2: Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành theo từng
năm. Các văn bản đã được giải quyết trong một năm kể từ khi công việc kết
thúc, 03 tháng với tài liệu xây dựng cơ bản, 01 tháng với tài liệu phim ảnh. Khi


giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư phải thống kê tài liệu hồ sơ vào
mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.
*Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Phụ lục số 06)
Để thực hiện tốt công tác Văn thư – Lưu trữ và dần đưa công tác văn thư
lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Thuận Thành đi vào nề nếp và có sự thống nhất
trong tồn huyện, UBND Huyện đã ban hành công văn số 1250/UB –VP ngày
24 tháng 8 năm 2009 về việc thực hiện chế độ “Lập và giao nộp hồ sơ hiện
hành” của cán bộ công chức cơ quan. Công việc lập hồ sơ của Phòng Nội vụ là
do cán bộ văn thư của phòng lập;
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư đơn vị, được thực
hiện ngay sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã được giải quyết xong.
Văn bản được hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm: Văn bản do cơ
quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc các cá nhân gửi tới, khi
công việc đã được giải quyết xong cần phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng
trong hoạt động quản lý của phòng và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu
Đối với văn bản đến sẽ được văn thư phân loại văn bản theo cấp để lập
thành hồ sơ phục vụ cho việc quản lý tra tìm và nộp vào lưu trữ sau này: Sau khi
văn bản được phân loại xong thì cán bộ văn thư phải sắp xếp văn bản theo số
đến để lập hồ sơ, số đến được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
Đối với văn bản đi thì cán bộ văn thư phân loại văn bản theo loại văn bản
để lập hồ sơ và sắp xếp theo số của từng loại văn bản.
Công tác quản lý, tham mưu giải quyết công việc công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ công

chức trong cơ quan. Được xem là một căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng
công việc của từng cán bộ công chức hàng năm và là một trong những căn cứ để
đánh giá kết quả công tác quản lý, điều hành của thủ trưởng
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm
theo Nghị định 142/NĐ – CP ngày 28 tháng 3 năm 1993 của Hội đồng Bộ
trưởng, tại điều 21 “ Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư giấy tờ và cán bộ,
đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ cơng việc thuộc thẩm quyền nhiệm vụ
của mình.
Để quản lý được công văn, giấy tờ hàng năm theo quy định của Phòng Nội vụ
đã tiến hành lập hồ sơ hiện hành cơ quan. Đối với văn bản đi, đến cơ quan thì
văn thư chủ động lưu sau một năm thì hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của Phòng Nội vụ giúp cho lãnh đạo cũng
như cán bộ trong phịng tìm kiếm thơng tin trong các văn bản được nhanh
chóng, đầy đủ, dễ dàng và chính xác
+) Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp;
+) Giúp cho việc bảo vệ các thơng tin cần giữ gìn bí mật trong văn bản;


+) Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ những tài liệu
phản ánh đúng hoạt động của cơ quan đơn vị để cán bộ lưu trữ có thể lựa chọn
những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
2.1.4: Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và được khẳng định trên văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu của
Phòng Nội vụ được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ theo Nghị định số
58/2011/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐCP về công tác văn thư.
* Quản lý con dấu.
Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư cơ quan và nhân
viên có trách nhiệm quản lý con dấu của phịng dưới sự chỉ đạo, giám sát của
Trưởng phòng, là người giữ khoá tủ để dấu và sử dụng con dấu theo quy định.

Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Trưởng phòng
và phải có biên bản giao nhận.
* Sử dụng con dấu.
- Con dấu được đóng lên văn bản của đơn vị ban hành.
- Đóng dấu đúng theo các quy định của Nhà nước và cơ quan: Chỉ đóng dấu khi
văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; Đóng dấu trên
văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trường hợp
đóng dấu nhầm hoặc khơng rõ ràng thì khơng được đóng đè lên dấu cũ mà phải
in và đóng lại; Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan hoặc tên của phụ lục, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp
lai; Khơng được đóng dấu khống chỉ lên văn bản.
2.2: Công tác lưu trữ
* Hệ thống văn bản QPPL về công tác Lưu trữ:
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011;
2. Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012, thông tư
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp luu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
3. Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
4. Thông tư số 10/2014/TT-BNV, ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc củ các lưu trữ lịch sử;
5. thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.


Công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và khơng thể thiếu
trong q trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị. Công tác lưu trữ là

một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận thực
tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu cũng như bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và
các nhu cầu chính đáng của cơng dân. Cơng tác lưu trữ là một mắt xích quan
trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung và Phịng Nội vụ huyện
Thuận Thành nói riêng.
2.2.1: Sự chỉ đạo về cơng tác Lưu trữ
Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành là một bộ phận thuộc UBND huyện;
Phòng Nội vụ là một trong những phịng chun mơn, trực tiếp tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan về các mặt hoạt động như: công tác tổ chức cán bộ, công tác
xây dựng chính quyền cơ sở, cơng tác thanh niên, tơn giáo…trong đó, khơng thể
khơng nhắc đến cơng tác văn thư – lưu trữ.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng và do
Phòng Nội vụ chỉ là một bộ phận chun mơn thuộc UBND huyện nên Phịng
khơng đủ điều kiện thành lập Phông lưu trữ và không tiến hành xây dựng, bố trí
kho lưu trữ; tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động, quản lý và giải quyết
cơng việc của phịng được các cán bộ cơng chức lập hồ sơ và lưu tại phòng trong
vòng 1 năm kể từ ngày cơng việc kết thúc sau đó tiến hành thủ tục giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các văn
bản, quy chế quy định về công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
trong toàn huyện nói chung và UBND huyện nói riêng.
Tuy nhiên, trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phịng trong vịng 1
năm thì cán bộ văn thư – lưu trữ của phịng cũng tiến hành những cơng việc
trong cơng tác lưu trữ nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách
khoa học và tối ưu nhất, phục vụ cho cơng tác tra tìm khi cần thiết.
2.2.2: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận
tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Nguồn thu tài liệu của Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành:

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng
- Cơ quan cấp trên:
+) HĐND – UBND Tỉnh Bắc Ninh
+) Sở Nội vụ Tỉnh Bắc Ninh
+) Ban Tuyên giáo Tỉnh Bắc Ninh
+) Ban Trị sự
+) HĐND – UBND huyện Thuận Thành
……..
- Cơ quan ngang cấp :
+) Các Phòng ban thuộc UBND huyện


Cơ quan cấp dưới:
+) UBND cấp xã, thị trấn
+) Các phòng, ban thuộc UBND xã, thị trấn
+) Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn huyện
…………
* Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Phòng Nội vụ:
- Tổ chức:
+) Hồ sơ về việc thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, sắp xếp
lại tổ chức bộ máy của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc huyện (mỗi
đơn vị một hồ sơ);
+) Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND huyện chủ trì;
+) Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách nhiệm,
lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND huyện, các phịng ban chun mơn
và các đơn vị trực thuộc huyện;
+) Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàng
năm của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc.
- Bầu cử:
+) Hồ sơ về tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp ở huyện (mỗi

cấp một hồ sơ);
+) Hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc bầu cử.
- Cán bộ:
+) Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm của
UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc;
+) Văn bản của cơ quan cấp trên giao chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương hàng
năm cho UBND huyện, xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc;
+) Báo cáo của UBND huyên, xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc về thực hiện
chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương;
+) Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch cán bộ của huyện;
+) Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ, lãnh đạo,
chuyên viên thuộc UBND huyện;
+) Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác đào tạo tại các trường, cơ sở dạy nghề
thuộc UBND huyện;
+) Hồ sơ, tài liệu về thực hiện công tác nội bộ cơ quan UBND huyện;
+) Sổ thống kê cán bộ của UBND huyện hàng năm.
- Thi đua khen thưởng:
+) Tập quy định, quy chế của UBND huyện về công tác thi đua khen thưởng;
+) Hồ sơ hội nghị về công tác thi đua khen thưởng do UBND huyện tổ chức;
+) Báo cáo về các phong trào thi đua trên địa bàn huyện;
+) Báo cáo công tác thi đua, khên thưởng của UBND huyện, các ngành và các
xã, thị trấn do UBND huyện phát động;
+) Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể và cá nhân;
+) Các sổ vàng khen thưởng.
- Văn thư – lưu trữ:
-


+) Các văn bản cảu tỉnh quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ hàng
năm;

+) Tập văn bản của UBND huyện quy định, hướng dẫn về công tác Văn thư –
lưu trữ trên địa bàn huyện;
+) Chương trình, kế hoạch và báo cáo của UBND huyện về công tác Văn thư –
lưu trữ hàng năm;
+) Mục lục hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài;
+) Sổ đăng ký công văn đi, đến của UBND huyện;
+) Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của huyện, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi
âm, ghi hình, tranh ảnh triển lãm (nếu có).
- Tơn giáo:
+) Kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo hàng năm của UBND huyện;
+) Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vụ điển hình về tơn giáo.
2.2.3: Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một
phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: chỉnh sửa, hồn thiện, phục
hồi hoặc làm mới hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; Xây dựng công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Do Phòng Nội vụ là một bộ phận chuyên môn trực tiếp tham mưu, giúp
việc cho UBND huyện nên không xây dựng, bố trí phịng, kho lưu trữ. Vì vậy,
Phịng khơng tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, trong quá trình
quản lý và giải quyết cơng việc của Phịng, cán bộ văn thư – lưu trữ cũng đã xác
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của phòng sản sinh ra trong quá trình hoạt
động trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
*Mẫu Bảng THBQ (Phụ lục số 07)
Công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Thuận Thành được cán bộ
văn thư cơ quan thực hiện sơ bộ các công việc như: thu thập, bổ sung tài liệu;
XĐGTTL; lập bảng thời hạn bảo quản… Sau khi đưa vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ
kiểm tra lại và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ không qua quá trình chỉnh lý lại
tài liệu.
2.2.4: Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ

thuật nhằm bảo quản an toàn và keo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ để phục vụ
các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Hiện nay, tại kho lưu trữ của UBND huyện nói chung và cơng tác bảo
quản tài liệu của Phịng Nội vụ nói riêng đã trang bị một số thiết bị bảo quản cơ
bản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu. Trong kho lưu trữ của UBND huyện đã
bố trí lắp đặt máy điều hịa nhiệt độ, tạo nhiệt độ thích hợp cho tài liệu trong kho
nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.


Tuy nhiên, do điều kiện về kinh phí nên các trang thiết bị bảo quản bị hạn
chế, cơ quan chưa thực sự quan tâm sâu sắc đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ là
việc quan trọng và cần thiết.
2.2.5: Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu của Phòng Nội vụ là phương pháp truyền
thống, sử dụng sổ Mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu.
*Mẫu sổ mục lục hồ sơ (Phụ lục 08)
2.2.6: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Do chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ chủ yếu về mặt tổ chức cán
bộ, quản lý nguồn lực cán bộ của toàn huyện; cho nên, khi tài liệu vẫn thuộc thời
gian Phịng quản lý mà có độc giả có nhu cầu khai thác thì phải có sự đồng ý của
Trưởng Phịng Nội vụ thì cán bộ văn thư – lưu trữ của phòng mới làm thủ tục
cho độc giả khai thác,sử dụng tài liệu.
Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu của Phòng chủ yếu là các cán bộ, nhân
viên trong cơ quan.
* Đối với UBND huyện: Do là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương nên các tài liệu lưu trữ của UBND huyện Thuận Thành không chỉ phục
vụ việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, các cán bộ, nhân viên
trong cơ quan mà còn phục vụ nhu cầu tìm kiếm văn bản, tài liệu của đơng đảo
nhân dân trong huyện. Vì vậy, cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải
được thực hiện theo các quy định của UBND huyện và sự quản lý của cán bộ

lưu trữ.
- Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đã cung cấp đầy đủ
thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND huyện, đồng thời cũng đáp ứng được
nhu cầu của nhân dân khi cần tìm kiếm các tài liệu của cơ quan liên quan đến
các vấn đề của dân.
- Tuy nhiên, tại UBND huyện chưa xây dựng hệ thống phòng đọc cho
phục vụ cho những người cần tra cứu tài liệu tại chỗ. Do việc quản lý chưa
nghiêm nên nhiều văn bản bị thất lạc, hệ thống hồ sơ tra cứu cịn lộn xộn.
Nhìn chung, cơng tác lưu trữ của Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành nói
riêng và UBND huyện nói chung vẫn chưa thật sự được chú trọng, quan tâm.
Các trang thiết bị hỗ trợ cịn ít và đơn giản.
Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư –
lưu trữ
3.1: Điểm giống và khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành
3.1.1: Điểm giống nhau
* Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Nhìn chung, Phịng Nội vụ đã thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ,


ngày 10 tháng 01 năm 2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
Việc soạn thảo văn bản đáp ứng đầy đủ 09 thành phần thể thức:
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu của văn bản
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

6. Nội dung văn bản
7. Quyền hạn, chức vụ họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan, tổ chức
9. Nơi nhận
Ngồi ra, cịn có các thành phần khác như: Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ
khẩn….
- Đối với việc ban hành văn bản: Phòng Nội vụ đã thực hiện theo
đúng với quy trình nghiệp vụ chung của Nhà nước quy định.
Tóm lại, Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành đã có sự quan tâm,
quản lý chặt chẽ cơng tác văn thư; thực hiện các quy trình, nghiệp vụ theo sự
hướng dẫn chung của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về cơng tác văn thư và thực hiện theo Quyết định số
263/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2014 của UBND huyện Thuận
Thành về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ.
Nhờ có sự quan tâm sát sao và sự chỉ đạo của lãnh đạo Phịng cho nên
cơng tác Văn thư của phòng dần đi vào nề nếp, các trang thiết bị được đầu tư
khá đầy đủ: máy tính, máy in, máy photo copy, máy scan, mạng internet… Hơn
nữa, phòng làm việc của cán bộ văn thư – lưu trữ cũng được lắp hệ thống điều
hòa nhiệt độ, giúp cho cán bộ văn thư có điều kiện tốt nhất để nâng cao chất
lượng và hiệu quả công việc.
3.1.2: Điểm khác nhau
Trong quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến, cán bộ văn thư khơng
trực tiếp bóc bì mà chuyển cho lãnh đạo Phịng bóc bì và cho ý kiến chỉ đạo.
Ngồi ra, vẫn cịn một số trường hợp văn bản chuyển đến khơng dán bì
nhưng cán bộ văn thư vẫn tiếp nhận và trình lãnh đạo.
Giấy mời, kế hoạch do đơn vị ban hành không được đăng ký vào sổ đăng
ký công văn đến, mà chỉ đăng ký Công văn, báo cáo vào sổ.
Các loại dấu của Phòng vẫn chưa được quản lý chặt chẽ, vẫn còn trường
hợp khi sử dụng dấu xong không cất dấu vào tủ và khóa lại.

Bên cạnh đó, cơng tác tham mưu cho lãnh đạo để ban hành các quy chế,
quy định về văn thư lưu trữ còn bị hạn chế. Chưa có những biện pháp nghiêm
khắc để xử lý những những vi phạm trong cơng tác văn thư. Vì vậy, vẫn còn một
số trường hợp chưa thực hiện theo quy định Nhà nước.