Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Phòng nội vụ huyện lạng giang

Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .............2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức...............................................................................2
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức.........................................12
Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, ....17
TỔ CHỨC .........................................................................................................17
2.1. Hoạt động quản lý ...............................................................................17
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................18
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .......................................................28
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả cần đạt được..................................................................................28
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.................................................................................................31
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................33
PHỤ LỤC


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đã biết công tác lưu trữ là một hoạt động đặc biệt trong đời
sống xã hội. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu hiệu quả
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đây là một ngành quan
trọng bao gồm công tác: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định
giá trị tài liệu;chỉnh lý tài liệu; thống kê và kiểm tra trong lưu trữ; xây dựng
công cụ tra cứu khoa học tài liệu... Công tác lưu trữ ra đời do nhu cầu đòi hỏi
khách quan của con người, việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để
phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các nước trên thế
giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm. Đây cũng là
nội dung của việc thực tập của tôi. Giúp tôi có thể đi sát vào thực tế hơn, hiểu
được giá trị của tài liệu.
Trong quá trình đi thực tập khó khăn đối với sinh viên đi thực tập nói
chung và tôi nói riêng là phương tiện đi lại, thời tiết, chỗ ăn ở, kiến thức về
chuyên ngành chưa được hoàn thiện.....
Bên cạnh những khó khăn còn có những thuận lợi là được đi sát vào thực
hành, tìm hiểu được sâu hơn về những kiến thức đã được học ở trường lớp, được
cơ quan tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể đi thực tập với thực tế nhiều hơn.
Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ tại
Phòng Nội Vụ huyện Lạng Giang đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn
thành tốt đợt thực tập này.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn, kinh nghiệm còn hạn chế nên bản báo cáo
không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định.
Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy các
cô cùng toàn thể các bạn sinh viên để bản báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!
Lạng giang, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Trần Thị Thanh Dung
1


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức
*Lịch sử hình thành
Lạng Giang là một vùng quê được hình thành và có tên gọi rất sớm trong
lịch sử các tên làng, tên xã Việt Nam. Qua nhiều giai đoạn biến đổi của đất
nước, ranh giới và tên gọi hành chính của Lạng Giang cũng nhiều lần thay đổi,
đã để lại trên mảnh đất này biết bao dấu tích lịch sử của cha ông ta trong quá
trình đấu tranh dựng nước và giữ nước. Từ những ngày đầu triều các vua Hùng,
Lạng Giang chưa thành tên gọi. Địa phận của huyện thuộc đất Kê Từ (bao gồm
địa giới hành chính các huyện Lạng Giang, LụcNam, Lục Ngạn ngày nay) nằm
trong Lộ Vũ Ninh. Tên Kê Từ tồn tại suốt gần một nghìn năm Bắc thuộc; đến
thế kỷ 11, được đổi là châu Lạng thuộc lộ Bắc Giang. Năm 1407, châu Lạng đổi
thành phủ Lạng Giang, gồm 02 châu: Châu Lạng Giang và châu Thượng Hồng,
cai quản 10 huyện, trong đó có huyện Bảo Lộc chính là đất Lạng Giang ngày
nay và một phần của huyện Lục Nam; trụ sở đặt tại làng Chu Nguyên (thị trấn
Vôi ngày nay). Năm 1889, chính quyền Pháp thành lập tỉnh Lục Nam, huyện
Bảo Lộc thuộc tỉnh Lục Nam. Ngày 8/9/1891, tỉnh Lục Nam giải thể, huyện Bảo

Lộc trả về tỉnh Bắc Ninh.

(Trụ sở UBND huyện Lạng Giang hiện nay)

2


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

Dưới triều Thành Thái nhà Nguyễn (1889-1907), huyện Bảo Lộc đổi
thành huyện Phất Lộc. Năm 1924, chính quyền Pháp đổi huyện Phất Lộc thành
phủ Lạng Giang, gồm 13 tổng: Cần Dinh, Đa Mai, Thọ Xương, Đào Quán, Dĩnh
Kế, Thịnh Liệt, Lan Mẫu, Trí Yên, Mỹ Cầu, Phi Mô, Mỹ Thái, Thái Đào, Xuân
Đám. Phủ lỵ đặt tại phủ Lạng Thương (phố Tiền Giang, phường Lê Lợi, thành
phố Bắc Giang ngày nay). Phủ Lạng Giang bao gồm toàn bộ lãnh thổ huyện
Lạng Giang ngày nay cùng các xã: Lan Mẫu của huyện Lục Nam; Lão Hộ, Song
Khê, Tân Mỹ, Hương Gián, Lãng Sơn, Trí Yên, Đức La, Tam Kỳ, Tân An, Xuân
Phú, Tân Tiến của huyện Yên Dũng; Thọ Xương, Dĩnh Kế, Mỹ Độ, Song Mai,
Đa Mai của thành phố Bắc Giang ngày nay...
Ngày 25/3/1948, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra Sắc lệnh
số 148-SL, bãi bỏ các danh từ, phủ, châu, quận để thống nhất gọi là huyện. Thực
hiện Sắc Lệnh của Chủ tịch nước, phủ Lạng Giang gọi là huyện Lạng Giang.
Trong lịch sử chống giặc phương Bắc xâm lược, mảnh đất này là địa bàn
chiến lược quan trọng, nằm trên con đường thiên lý Bắc - Nam, là phên dậu cho
thành Thăng Long, Đông Đô. Chiến thắng Cần Trạm-Hố Cát- Xương Giang
năm 1427, đánh tan 10 vạn quân xâm lược nhà Minh, là thắng lợi rực rỡ nhất
trong cuộc chiến tranh giành độc lập của nhân dân ta chống lại sự xâm lược của
phong kiến phương Bắc, góp phần cùng với quân dân cả nước chấm dứt 20 năm

đô hộ tàn bạo của Nhà Minh, mở ra những trang mới trong lịch sử dựng nước và
giữ nước vẻ vang của dân tộc.

(Tiết mục biểu diễn võ thuật tại lễ hội Cần Trạm-Hố Cát-Xương Giang
1427-2015)

3


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

Phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, Phủ Lạng Giang cũng là nơi
sớm tiếp thu ánh sáng của chủ nghĩa Mác- Lênin và con đường cách mạng vô
sản do đồng chí Nguyễn Ái Quốc lựa chọn và truyền bá về nước. Cuối năm
1938, chi bộ Phủ Lạng Thương được thành lập. Chi bộ Phủ Lạng Thương được
coi như một Ban cán sự Đảng của tỉnh Bắc Giang, lãnh đạo phong trào cách
mạng trên địa bàn tỉnh. Trong những năm thực hiện chương trình cứu nước của
Mặt trận Việt Minh, phong trào cách mạng ở Phủ Lạng Giang đã trưởng thành
nhanh chóng, tạo điều kiện bảo vệ và củng cố cơ sở cách mạng tiến tới giành
chính quyền. Bằng cuộc cách mạng Tháng Tám năm 1945, nhân dân các dân tộc
Phủ Lạng Giang đã cùng nhân dân cả nước đập tan xiềng xích của thực dân,
phong kiến, mở ra kỷ nguyên nhân dân lao động thực sự làm chủ đất nước; nước
ta từ một nước thuộc địa nửa phong kiến trở thành một nước độc lập, là Nhà
nước dân chủ nhân dân đầu tiên ở Đông Nam Á.
Trong 02 cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ, huyện
Lạng Giang đã có 2.745 liệt sỹ, 1.475 thương binh, 603 bệnh binh bỏ lại một
phần xương máu của mình ở chiến trường vì độc lập tự do của Tổ quốc; 57 bà
mẹ được phong tặng và truy tặng danh hiệu "Bà mẹ Việt Nam anh hùng", 09 xã,

thị trấn và 04 cá nhân được Đảng, Nhà nước phong, truy tặng danh hiệu "Anh
hùng lực lượng vũ trang nhân dân". Nhân dân và lực lượng vũ trang nhân dân
huyện được phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân". Lực
lượng Công an huyện được phong tặng danh hiệu "Anh hùng Lực lượng Công
an nhân dân".
Huyện Lạng Giang còn có di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh “Cây Dã
Hương” ngàn năm tuổi thu hút rất nhiều du khách trong và ngoài nước, các nhà
khoa học đến thăm quan và nghiên cứu.

4


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

(Cây Dã Hương ngàn năm tuổi)
*Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang
(Theo Luật số 11/2003/QH11 Luật tổ chức HĐND và UBND)
Điều 97
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân
1. dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;
tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong

5


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Điều 98
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.

Điều 99
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
6


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
Điều 100
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo

phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Điều 101
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Điều 102
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
7


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong

trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.
Điều 103
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
8


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa

phương.
Điều 104
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Điều 105
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
9

Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 106
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Điều 107
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng

nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
10


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠNG GIANG
Các cơ quan Quản lý nhà
nước,
đơn vị sự nghiệp thuộc
huyện

1

Văn phòng HĐND – UBND

huyện
2 Phòng Tài chính – Kế hoạch
3 Phòng Kinh tế - Hạ tầng

4 Phòng Nội vụ
5

12Phòng Giáo dục và Đào tạo
13 Ban quản lý dự án xây dựng
14 Đài Truyền thanh
Trung tâm phát triển quỹ đất - Cụm công
15
nghiệp

Phòng Tài nguyên và môi

16Trung tâm Văn hóa Thông tin - TDTT
trường
6 Phòng Nông nghiệp và PTNT 17Trạm khuyến nông
1
7 Phòng Văn hóa và Thông tin
Hội Chữ thập đỏ
8
8 Phòng Lao động - TBXH
9 Phòng Y tế
1
Phòng Tư pháp
0
11Thanh tra huyện

11


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức
*Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ
1. Đồng chí Nguyễn Văn Chức
Chức vụ: Trưởng phòng
SĐT: 0240.3638.767
Email:
2. Đồng chí Trần Ngọc Chi
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3881.030
Email:
3. Đồng chí Nghiêm Đình Tuân
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3786.289
Email:
4. Đồng chí Vũ Thị Lan
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
SĐT: 0240.3786.289
Email:
*Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác
Nội vụ, tôn giáo, dân tộc, thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ trên địa bàn và
tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

12


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

4. Về tổ chức, bộ máy:
4.1. Tham mưu giúp ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ và Sở quản lý ngành;
4.2. Trình ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định hoặc để ủy ban nhân dân
cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các
cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện;
4.3. Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
4.4. Tham mưu giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định
thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy
định của pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
5.1. Tham mưu giúp Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu
biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc;
5.2. Giúp ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử
dụng biên chế hành chính, sự nghiệp;
5.3. Giúp ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy
định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ

chức sự nghiệp cấp huyện và ủy ban nhân dân cấp xã.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
6.1. Giúp ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân
công của ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của ủy ban nhân dân tỉnh, Sở
Nội vụ;
6.2. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn
các chức danh lãnh đạo của ủy ban nhân dân cấp xã; giúp ủy ban nhân dân
huyện trình ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định
của pháp luật;
6.3. Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập
13


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để ủy ban nhân dân
trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện;
6.4. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, bản, tổ dân
phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó
thôn, bản, tổ dân phố.
7. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng
hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:

8.1. Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử
dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; khen thưởng, kỷ luật, thực
hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản
lý nhà nước đối với cán bộ, công chức, viên chức. Hướng dẫn và kiểm tra công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức
cấp xã.
8.2. Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý và chế độ chính sách đối với công
chức cấp xã, cán bộ không chuyên trách xã; cán bộ y tế cơ sở, khuyến nông cơ
sở theo phân cấp.
9. Về cải cách hành chính:
9.1. Giúp ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn và ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành
chính ở địa phương;
9.2. Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp
đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
9.3. Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo ủy ban
nhân dân huyện và cấp tỉnh.
10. Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
14


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
11.1. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp
hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
11.2. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ,

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn huyện và Lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
12.1. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
12.2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực
hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
13.1. Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các
phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và
Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện;
13.2. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Về công tác Dân tộc:
14.1. Giúp UBND cấp huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính sách
dân tộc; các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân
tộc trên địa bàn huyện; công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số;
14.2. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu
số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp
15


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

luật.
15. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi
phạm về công tác nội vụ, công tác dân tộc, tôn giáo, thi đua - khen thưởng, văn
thư lưu trữ theo thẩm quyền.
16. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân
dân cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác
nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua- khen thưởng, văn thư lưu trữ trên địa bàn
huyện, thành phố.
17. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội
vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua- khen thưởng, văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện,
thành phố.
18. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo
quy định của pháp luật và theo phân cấp của ủy ban nhân dân cấp huyện.
19. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của ủy ban nhân dân cấp huyện.
20. Giúp ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh
vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng
dẫn của Sở Nội vụ.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của ủy ban nhân dân
cấp huyện.

16


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của UBND huyện Lạng
Giang mỗi năm đều có rất nhiều văn bản ban hành về công tác lưu trữ , đồng
thời được sự trợ giúp của Phòng Nội vụ tham mưu về lưu trữ UBND đã có
những văn bản cụ thể cho công tác lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn thực
hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ, các quy định về nhà kho, việc khai thác, tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thanh tra,
kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ; hướng dẫn
phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ...
Quản lý phông lưu trữ của huyện hiện tại gồm có 5 phông lưu trữ:
-Phông lưu trữ Hội Đồng Nhân Dân
-Phông lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân
-Phông lưu trữ Phòng Tư Pháp
-Phông lưu trữ Phòng Kinh tế - Hạ tầng
-Phông lưu trữ Phòng Tài Nguyên và Môi trường
Công tác tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của huyện rất là tốt. Trong những năm qua UBND
huyện đã trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý công tác lưu trữ. Bộ phận lưu trữ của UBND huyện đã
thực hiện việc cập nhật lưu trữ trong máy tính, giúp cho việc quản lý hồ sơ, tra
cứu tài liệu thuận lợi. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào Biên mục hồ
sơ, chứng từ kết thúc, quản lý Danh mục hồ sơ. Cán bộ theo dõi công tác lưu trữ
tại cơ quan cũng đã thực hiện thành thạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
lưu trữ.

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ được thường
xuyên, mở các lớp tập huấn, hướng dẫn về các khâu nghiệp vụ lưu trữ, thống kê
số lượng, chất lượng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Từ năm 2012
17


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

đến nay, UBND huyện đã mở được 08 lớp đào tạo, bồ dưỡng tập huấn cho hơn
250 lượt cán bộ tham dự, đối tượng tham gia đào tạo, bồi dưỡng là Thủ trưởng,
cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn,
lãnh đạo UBND, công chức văn phòng thống kê, cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn và UBND các xã, thị trấn. Cử 04 lượt cán bộ
chuyên trách quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và 46 viên chức làm công tác
văn thư lưu trữ các trường Trung học cơ sở và tiểu học tham gia lớp tập huấn
quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức. Đặc biệt
năm 2012, UBND huyện đã tổ chức tập huấn và triển khai việc sử dụng phầm
mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc “Netoffice” nhằm từng bước hiện đại
hóa việc ứng dụng công nghệ công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ. Quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của huyện cũng được
đẩy mạnh. Mỗi năm đều phát động thi đua các cá nhân có sáng tạo trong lưu
trữ,tổng kết những cá nhân làm công tác lưu trữ tốt để khen thưởng trong huyện
nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý
các cá nhân vi phạm quy chế công tác lưu trữ trong cơ quan được chú trọng
quan tâm; từ năm 2012 đến nay, UBND huyện đã chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức
02 đợt kiểm tra chuyên ngành về công tác lưu trữ tại cơ quan chuyên môn và
UBND các xã, thị trấn.

UBND huyện Lạng Giang chưa có chương trình hợp tác quốc tế nào về
lưu trữ.
Nhìn chung các công tác về quản lý công tác lưu trữ của huyện luôn được
chú trọng, thường xuyên kiểm tra, rà soát về việc quản lý lưu trữ, ban hành
những quy định về công tác lưu trữ phù hợp với quy định của cấp trên của
UBND huyện nói chung và trên địa bàn huyện nói riêng.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
* Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Là một trong những nghiệp vụ đầu tiên của công tác lưu trữ, nhằm tập
hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổ chức để quản lý một cách tập trung
18


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

thống nhất.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ huyện bao gồm
công tác thu thập bổ sung tài liệu của huyện và công tác thu thập bổ sung tài liệu
của các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện.
Hàng năm, bộ phận lưu trữ đã xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập tài
liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ và tiến hành chỉnh lý đưa khối tài liệu
vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và tại điều
23 quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang. Cán bộ lưu
trữ chuyên trách có trách nhiệm tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hàng năm của huyện. Hiện tại UBND huyện
đã thu hồ sơ văn thư và chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản lưu trữ từ năm 2009
đến hết năm 2011 là 597 hồ sơ tương đương với 12 mét giá. Đây là sự quan tâm
của UBND huyện trong việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu

trữ.
Đối với lưu trữ thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là loại tài liệu sản
sinh trong quá trình hoạt động của chính cơ quan và các đơn vị trực thuộc. Đây
là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ
quan thu thập tài liệu từ những nguồn sau:
+ Thu thập tại bộ phận văn thư cơ quan đây là nơi lưu giữ văn bản đi và
một số văn bản đến sau đó sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan để bổ sung vào các hồ sơ
công việc, đảm bảo đầy đủ không hư hỏng mất mát.
+ Thu thập tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc đây là nơi hình thành hồ
sơ công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan sau một
năm kể từ khi công việc được giải quyết xong.
+ Lãnh đạo cơ quan cần đôn đốc, chỉ đạo cán bộ công chức viên chức
giao nộp tài liệu đúng thời hạn. Các tài liệu cơ quan thường xuyên kiểm tra và
đưa vào lưu trữ theo thứ tự.
Quá trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan năm nào cũng
được huyện thực hiện theo đúng quy chế về lưu trữ do UBND ban hành. Tài liệu
19


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

được thu thập từ bộ phận văn thư cơ quan, 18 phòng, ban và các đơn vị trực
thuộc được thực hiện nghiêm túc. Các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của cơ quan như:
a. Tài liệu chung
+ Tài liệu tổng hợp
+ Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

+ Tài liệu tổ chức, nhân sự
+ Tài liệu lao động, tiền lương
+ Tài liệu tài chính, kế toán
+ Tài liệu xây dựng cơ bản
+ Tài liệu khoa học công nghệ
+ Tài liệu hợp tác quốc tế
+ Tài liệu thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
+ Tài liệu thi đua khen thưởng
+ Tài liệu pháp chế
+ Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
b. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn
Đây là nhóm tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn nghiệp vụ được giao của từng cơ quan; phản ánh những vấn đề
mang tính chất đặc thù của cơ quan. Do tính đa dạng của tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ nên cơ quan chỉ đưa ra các nhóm hồ sơ, tài liệu mang tính định hướng
để các cơ quan cụ thể hóa cho phù hợp.
c. Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan
+ Tài liệu của tổ chức Đảng
+ Tài liệu của tỏ chức Công đoàn
+ Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên
Như vậy sự quan tâm của Phòng Nội vụ và sự chỉ đạo của UBND huyện,
công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ của Phòng Nội vụ ngày càng được coi
trọng và từ đó chất lượng hồ sơ ngày càng được nâng cao và hoàn thiện hơn nữa.
Vai trò của hoạt động lưu trữ ngày càng được nâng lên tầng cao mới được coi
20


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trọng hơn.
* Xác định giá trị tài liệu
Là khâu nghiệp vụ quan trọng nó quyết định đến số phận của tài liệu.
Trước khi xác định giá trị tài liệu cần phải nắm vững các điểm sau đây:
- Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn
diện và tổng hợp.
- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân
tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:
Nội dung của tài liệu;
Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
Hình thức của tài liệu;
Tình trạng vật lý của tài liệu.
Năm 2014, UBND huyện đã thực hiện rà soát, xác định giá trị những tài
liệu cần đưa vào bảo quản lưu trữ và loại những tài liệu hết giá trị và đưa vào
tiêu hủy theo quy định bao gồm: các bản trùng thừa, bản photo, dấu đen, dự
thảo, tài liệu tham khảo đã hết giá trị tại kho lưu trữ huyện. Tổng số tài liệu
mang tiêu hủy là 120 bó hồ sơ, tài liệu loại từ năm 2009-2011trong quá trình
chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ UBND huyện Lạng
Giang. Để việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đảm bảo đúng theo quy định, UBND
huyện đã đề nghị Sở Nội vụ; Chi cục văn thư lưu trữ - Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang
tiến hành thẩm tra và cho ý kiến để UBND uyện có cơ sở ra quyết định tiêu hủy
số tài liệu hết giá trị trên. Khi đã được Sở Nội vụ thẩm tra và đồng ý tiêu hủy số
tài liệu hết giá trị UBND huyện đã thành lập Hội đồng xác định tài liệu tại Quyết
Định số 3644/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Lạng Giang ngày 09
tháng 9 năm 2014 về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy tài
liệu; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội đồng xác định giá

trị tài liệu ngày 10 tháng 9 năm 2014, Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
21


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

trị của huyện Lạng Giang ngày 21 tháng 10 năm 2014 (chi tiết xem phần phụ
lục). Hình thức tiêu hủy là cho vào bể ngâm nước, nghiền nát bằng guồng sắt
đảm bảo 100% tài liệu được tiêu hủy không có khả năng phục chế lại.
*Chỉnh lý tài liệu
Là tổ chức lại hồ sơ, tài liệu theo một phương án khao học, trong đó tiến
hành chỉnh sửa, phục hồi hoặc làm mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống
hóa hồ sơ tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý. Hiện nay kho Lưu Trữ của UBND huyện không có tài liệu tích đống.
Hiện đã thu hồ sơ văn thư và chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản lưu trữ từ năm
2009 đến hết năm 2011 là 139 hộp = 597 hồ sơ = 12 mét giá.
Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng của các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện là 25 mét giá. Trong đó, thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu
hành chính.
Mức độ xử lý nghiệp vụ: Đa số khối tài liệu của các cơ quan đã được
phân loại và sắp xếp theo từng năm, nội dung công việc, được lưu trữ trên giá
sắt và trong tủ của cơ quan.
Hàng năm cơ quan đều thực hiện chỉnh lý tài liệu của các năm trước. Hiện
tại bộ phận lưu trữ đang chỉnh lý sắp xếp hệ thống văn bản của những năm tiếp
theo.
*Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống
kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01

đến hết ngày 31 tháng 12.Thống kê lưu trữ của UBND huyện hiện nay là:

22


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

Nội dung

Đơn vị tính

Số

Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo

Cơ quan, tổ

lượng
113

Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo

chức
Cơ quan, tổ

113

chức

I.Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
-Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Văn bản

113

-Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ

Văn bản

1

Tổ

1

-Tổng số:

Người

112

Trong đó: Nữ

Người

94

-Kiêm nhiệm công tác khác

Người

53

-Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

1

-Đại học chuyên ngành khác

Người

60

-Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

2

-Cao đẳng chuyên ngành khác

Người

3

-Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

18

-Trung cấp chuyên ngành khác

Người

29

-Từ 30 trở xuống

Người

60

-Từ 31 đến 40

Người

49

II.Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến
ngày 31/12 năm báo cáo)
1.Tổ chức lưu trữ
-Tổng số tổ lưu trữ
2.Nhân sự làm công tác lưu trữ

a)Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

b)Độ tuổi

-Từ 41 đến 50

4

III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo
cáo)
1.Tài liệu giấy
23


Sinh viên: TRẦN THỊ THANH DUNG

Lớp: Lưu trữ học K6

-Tổng số phông/sưu tập lưu trữ

Phông/sưu

5

Trong đó: phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh

tập
Phông/sưu

5

tập
Mét

75

Trong đó: +Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn

690

+Quy ra mét giá tài liệu

vị bảo quản
Mét

60

Lượt người

102

Tài liệu

102

-Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng

m2

70

Trong đó: +Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử

m2

9,12

-Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu

Mét

18

Trong đó: +Giá cố định

Mét

16

+Giá di động

Mét

2

-Bình chữa cháy khí, bọt,...

Chiếc

4

-Máy điều hòa nhiệt độ

Chiếc

2

-Máy hút ẩm

Chiếc

1

-Thiết bị thông gió

Chiếc

2

-Máy chủ

Chiếc

01

-Tổng số mét giá tài liệu

V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

-Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu
-Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
1.Kho lưu trữ

dụng để bảo quản tài liệu
2.Trang thiết bị dùng cho lưu trữ

Hiện tại cơ quan có các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như: sổ danh mục
hồ sơ, sổ mục lục hồ sơ và tra tìm trên máy tính.
*Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tại Điều 31 Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 8/11/2013 của
huyện Lạng Giang Ban hành Quy chế Công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn
24