Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN 4: PHỤ LỤC............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
PHẦN 1.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TRIỆU SƠN..........................................................................................4
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn......5
1.1.Chức năng:................................................................................................................................6
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................................................6
1.2.1.Trong lĩnh vực kinh tế............................................................................................................6
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai............................6
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp................................................................7
1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.........................................................................7
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.......................................................................8
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao.......................8
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường...........................................9
1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.............................................9
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.........................................10
1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật...........................................................................................10
1.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.....................................10
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan........................................................................................11
2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng HĐND - UBND huyên Triệu
Sơn................................................................................................................................................11
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................................................11
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu Sơn................................11

Sinh viên: Quách Thị Thơm
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1.1. Chức năng........................................................................................................................11
2.1.1.2. Nhiệm vụ..........................................................................................................................12
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn..................................13
2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng......................................................14
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan........................................................................19
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành...............................20
3.2. Mô hình tổ chức văn thư.......................................................................................................20
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................................................20
3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơquan......................20
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn...............22
3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Phụ lục 04)..............................................................24
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.................................................................................25
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến.................................................25
3.4.2. Thực trạng về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Triệu Sơn..........................................27
3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan.................................................................................................27
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan...........................................28
4.1.Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất ................................................................................28
4.2. Cách bố trí,sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc...........................................29
4.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn...........30

PHẦN 2...............................................................................................................32
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................32
2.1. Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan..........32

2.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................32
2.1.2. Nhược điểm........................................................................................................................33
2.2. Giải pháp................................................................................................................................34

PHẦN 3: KẾT LUẬN........................................................................................35
PHẦN 4: PHỤ LỤC............................................................................................1
PHẦN 4: PHỤ LỤC
Sinh viên: Quách Thị Thơm
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Được Nhà trường đã tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm 3 ngành
quản trị văn phòng được đi tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn
kiến thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn nữa được
lãnh đạo văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ,
tiếp nhận để em có cơ hội được khảo sát, kiến tập về công tác văn phòng của cơ
quan trong thực tế
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng và các
giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiêm
quý báu và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập và hoàn thành tốt bài
báo cáo.
Với thời gian thực tế là 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày
25/5/2015) thời gian thực tế tuy ngắn nhưng với sụ giúp đỡ cán bộ hướng dẫn
Lê Thị Nga phụ trách bộ phận văn thư của cơ quan các anh, chị cán bộ trong văn
phòng đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết
được trang bị vào thực tiễn công tác tại cơ quan, bước đầu em dã được thực
hành vào công tác văn phòng và những việc đơn giản như scan văn bản, vào sổ

văn bản đi, đến trên phần mềm máy tính và sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi
số đến; trực điện thoại và đóng dấu giáp lai vào văn bản...Qua đó em đã tự rèn
luyện được kỹ năng làm việc, nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ, giúp em có thêm kiến thức thực tiễn và tác phong làm việc chuyên
nghiệp của nhân viên văn phòng. Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban
nhân dân huyện Triệu Sơn đã đã tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có cơ
hội được kiến tập, làm quen với thực tiễn công việc về công tác văn phòng tại cơ
quan.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình
của cán bộ hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp và kỹ
năng giao tiếp nơi công sở, cá nhân em đã cảm nhận được sự tiến bộ rõ rệt của
bản thân về trình độ cũng như kỹ năng cần có của một người nhân viên văn
phòng trong tương lai - Đó là kết quả mà em đã đạt được qua đợt kiến tập này.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị
văn phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô phụ trách bộ môn
chuyên ngành để em hoàn thiện về chuyên môn của mình trong đợt thực tập sau
và cả quá trình làm việc sau này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế
vì vậy kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện tốt hơn
bài báo cáo của mình
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Quách Thị Thơm

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với sự phát triển của toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động
Chính trị, văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia, Hiện
nay nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, các
khu công nghiệp đang dần dần phát triển. Cùng với sự phát triển đó, công tác
hành chính văn phòng đang dần khẳng định vị thế của mình đối với cơ quan tổ
chức và cũng từ đó khẳng định vai trò của người nhân viên văn phòng trong thời
hiện đại. Là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan đơn vị văn phòng được coi là
vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận
trong tổ chức, là đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp và phân tích thông
tin của cơ quan, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội và
đối ngoại của cơ quan thông qua văn bản giao dịch. Không chỉ vậy, văn phòng
còn được ví như người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung
và các nhà lãnh đạo nói riêng... bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực hiện
công tác văn thư lưu trữ. Do đó các văn phòng ở các cơ quan đơn vị sự nghiệp,
các doanh nghiệp, các tổ chức từ Trung ương đến địa phương, việc củng cố và
hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng văn phòng là một đòi hỏi cần thiết
cho quá trình tổ chức hoạt động cơ quan.
Nắm bắt được tình hình phát triển và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương
lai của công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa Quản trị
văn phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu

cầu nhân lực của xã hội về chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng. Với phương
châm: Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường đã tổ chức cho
sinh viên năm 3 đi khảo sát, kiến tập tại các cơ quan nhằm giúp sinh viên áp
dụng các kiến thức được học tại trường vào quá trình thực tế công việc và với
mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau này khi ra trường
không bị bỡ ngỡ với công việc chuyên môn.
Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn, bản thân em luôn tìm
tòi, nghiên cứu những tài liệu có liên quan đến công tác hành chính văn phòng
Sinh viên: Quách Thị Thơm

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
để tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm về ngành nghề và lĩnh vực mà mình đã lựa
chọn, từ đó em nhận thấy bản thân mình cần cố gắng, hoàn thiện nhiều hơn nữa
để khi ra trường em không còn bị bỡ ngỡ mà có thể tự tin khẳng định bản thân
trước những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Bài báo cáo là kết quả của chuyến đi kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn
đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác
văn phòng
Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn em
muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác
văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính và hiên đại hóa về công tác văn
phòng của cơ quan cho phù hợp với tình hình chung

B. NỘI DUNG
PHẦN 1

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TRIỆU SƠN
Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông
Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như
Sinh viên: Quách Thị Thơm

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ
Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa
nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với
vài con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu
Hóa, ở phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như
núi Nưa ở xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực
Đông là xã Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh,
Mường, Thái.
Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam.
Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) - huyện lỵ và 35 xã
(An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng,
Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh
Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông,
Triệu Thành , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn,
Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân
Thọ).
Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã:
Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ

Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20
xã: Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh
Sơn, Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến
Nông, Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi
thuộc huyện Nông Cống.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân huyện Triệu Sơn.
Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp
huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo quy
định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003 số: 11/2003/QH11 như sau:
Sinh viên: Quách Thị Thơm

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1. Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.

1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
- Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định
và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
- Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực
hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về
thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai

Sinh viên: Quách Thị Thơm

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển

dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;

Sinh viên: Quách Thị Thơm

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng

cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
Sinh viên: Quách Thị Thơm

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào

của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
1.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Sinh viên: Quách Thị Thơm

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan
UBND huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
gồm:1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 5 ủy viên và 12 phòng ban chuyên môn giúp
việc cho UBND (Phụ lục 01)
2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng
HĐND - UBND huyên Triệu Sơn.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện
Triệu Sơn.
2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trực
HĐND và UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân
dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm
bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân.
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các
phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp
Sinh viên: Quách Thị Thơm

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành
các hoạt động trên địa bàn huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn, có
tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.1.1.2. Nhiệm vụ.
- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện,
chương trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua.
- Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;
- Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm
của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện;
- Giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch, chương trình
công tác của Thường trực HĐND, UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị,
ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo
quy định của pháp luật.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo
tháng, quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực

hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng
Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh.
Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện.
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết
định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng,
ban và UBND xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành
chính của UBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ,
vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh;
Hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin
học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định.
Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách
thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND
huyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”.

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo
các điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ
giữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch
UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban
MTTQ huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung
ương đóng trên địa bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu
Sơn.
Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn là một đơn vị, là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, nó là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan.
Là cầu nối trong quan hệ công tác giữa thường trực HĐND và UBND; giữa Chủ
Sinh viên: Quách Thị Thơm

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện với các xã, thị trấn; Phòng ban, đoàn thể cấp
huyện.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng gồm: Chánh văn phòng; hai phó chánh văn
phòng phụ trách công tác tổng hợp thông tin và phụ trách công tác hành chính
quản trị; Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận
tổng hợp; Bộ phận dân tộc; Bộ phận một cửa; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyên Triệu Sơn (Phụ lục 2 )

2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng
• Chánh văn phòng: Trần sỹ Bình phụ trách về công tác văn phòng, phụ
trách công tác tổ chức cán bộ. Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết
định, Chỉ thị, Kế hoạch… ở các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội.
Tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lập chương
trình công tác năm, 6 tháng, quý của Ủy ban nhân dân trình Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, đồng thời theo dõi, đôn đốc các cơ quan có liên quan thực hiện
các chương trình đó.
Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội của Ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện duy trì và kiểm điểm việc thực
hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động của Ủy ban
nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn cấp huyện
và của chính quyền cấp xã.
Thẩm tra các dự thảo văn bản pháp quy của các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo yêu cầu, phạm vi đã quy định, về mặt
pháp chế hành chính trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện ký ban hành.
Tổ chức phổ biến, truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyên
môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ
thị của Ủy ban nhân dân huyện theo sự phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch huyện.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giúp Chủ tịch , Phó Chủ tịch tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa Ủy ban
nhân dân huyện với Hội đồng nhân dân, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam huyện và các Đoàn thể theo quy định
Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng Hội đồng
nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, đảm bảo điều kiện làm việc cho các hoạt
động chung của Ủy ban nhân dân huyện, Thường trực Hội đồng nhân dân
huyện.
Các quyết định giải quyết công việc của từng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện phải được Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
thông báo kịp thời cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch khác biết.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới
thông tin thuộc huyện; quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Ủy ban
nhân dân huyện, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các thông tin cho báo
chí, đài phát thanh, đài truyền hình; lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật
Nhà nước.
Tiếp nhận, phân loại các đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân gởi đến,
báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm
quyền giải quyết.
Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban
nhân dân các xã, thị trấn trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao.
Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trả lời cho các đơn vị có đơn
thư khiếu nại, tố cáo.
• Phó chánh văn phòng - Trần Quốc Nam phụ trách công tác tổng hợp
thông tin.
Giúp chánh văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công
tác, quy chế làm việc củaUBND, soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các văn bản,
ghi biên bản các hội nghị của các cuộc họp của UBND

Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội,
hoạt động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và
công tác dân vận. Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý
những vấn đề cần thiết.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo UBND huyện
Biên tập, chỉnh lý văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành.
Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn vị được phân công.
Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và
đúng quy định.
Thay chánh văn phòng điều hành cơ quan khi chánh văn phòng đi vắng.
Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng và
theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến. Tiếp nhận tài liệu các
nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo,
chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp
lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.
Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ cấp uỷ, các ban đảng HĐND –
UBND.
Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và
chuyển giao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý. Nhập dữ liệu
thông tin định kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng
HĐND – UBND.

Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ
yếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu.
Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách nhiệm trước Phó Chánh Văn
phòng phụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ.
• Phó chánh văn phòng - Lê Công Tâm phụ trách công tác hành chính
quản trị
Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ, đảng viên và khách đến Văn phòng.
Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theo quy định và chăm lo đời
sống vật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Văn phòng. Tổ chức thăm, viếng
gia đình cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng khi cán bộ ốm đau hoặc
có thân nhân (bố, mẹ, vợ, chồng, con) qua đời. . . trong điều kiện cho phép.
Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của Thường trực HĐND –
UBND các ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ
tài chính, thanh quyết toán, báo cáo theo quy định.
Tổ chức các điều kiện vật chất phục vụ các hội nghị Ban Thường vụ, Ban
Chấp hành, hội nghị do HĐND - UBND triệu tập và hội nghị của Văn phòng;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ các đoàn khách của UBND (bố trí địa điểm làm việc, ăn nghỉ, tham
quan, giải trí. . .).
Bảo đảm phương tiện làm việc cho Thường trực HĐND – UBND.
Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong cơ quan.
Tổ chức bảo vệ an toàn cho cơ quan.
• Bộ phận văn thư, lưu trữ.

Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách
chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của
Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng;
Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND
huyện, UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các
loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
• Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ
Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan;
mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định
hiện hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại
trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị
và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong
cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực
cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn
phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định
và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản
theo đúng quy định;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy
định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm
bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài
sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho
cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo
nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ
bản thuộc Văn phòng.
Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và
Văn phòng;
Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm
xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay
thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách
tắc;
Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh Văn phòng biết trước khi đi.
• Bộ phận tổng hợp.
Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công
tác của UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập

các đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc
chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thực hiện nhiệm vụ
kính tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của
Văn phòng tại Điều 2 của Quy định này.
Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõi
một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
• Bộ phận dân tộc.
Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về công tác dân tộc , thực hiện
các chính sách về dân tộc, các chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước.
• Bộ phận một cửa.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có chức năng giúp UBND huyện tiếp
nhận, hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ những công việc được quy định
giải quyết theo cơ chế một cửa, nhận hồ sơ đủ thành phần, đúng số lượng theo
quy định, chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng chuyên môn, đơn vị liên quan để
xem xét giải quyết (gọi chung là phòng chuyên môn) và trả kết quả cho tổ chức,
cá nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý toàn diện của Văn
phòng HĐND và UBND huyện, có quan hệ phối hợp với các phòng chuyên môn
trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả do Chánh Văn phòng HĐND và UBND
huyện kiêm Trưởng bộ phận. Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả do Chánh Văn phòng phân công đảm bảo trình độ chuyên môn,

nghiệp vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao.
• Bộ phận lái xe
Thực hiện nhiệm vụ đưa đón Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện
và các đồng chí lãnh đạo cán bộ khác đi công tác, hội họp… đúng giờ, an toàn
và đúng lịch trình, không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi không
được phép. Chấp hành các quy định về an toàn giao thông và đầy đủ các giấy tờ
quy định của luật giao thông.
Thực hiện các quy trình bảo dưỡng xe của cơ quan để đảm bảo an toàn.
• Bộ phận bảo vệ
Đảm bảo an toàn cho cơ quan, xây dựng lịch trực và lịch làm việc 24/24.
Thực hiện tốt các công viêc khi lãnh đạo phân công.
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho công tác quản lý của cơ quan. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của UBND.
Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền
Sinh viên: Quách Thị Thơm

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu
quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào
công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
Bên cạnh đó công tác văn thưcòn được xác định là một mặt hoạt động của

bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của Văn phòng. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ,
chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của
mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và UBND huyện Triệu Sơn nói riêng.
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành
Hiện nay tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có văn bản nào được ban hành
về quản lý công tác văn thư. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư đều dựa
vào các văn bản của cơ quan cấp trên
3.2. Mô hình tổ chức văn thư
Bộ phận văn thư của UBND huyện Triệu Sơn thuộc sự quản lý trực tiếp
của văn phòng. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng nhiệm vụ của UBND mà bộ phận văn thư của cơ quan được tổ chức
theo hình thức văn thư hỗn hợp. Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bản được tổ chức chung ở một nơi,còn khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải
quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, đơn vị khác
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơquan
Nhìn chung việc ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
huyện Triệu Sơn là đúng thẩm quyền
Sinh viên: Quách Thị Thơm

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng có trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND & UBND
huyện, chủ tịch UBND huyên không quá hai ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày
văn bản được ký, bảo đảm thực hiện đúng trình tự, thủ tục các bước theo quy
định của nhà nước
Chánh văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc quản lý, cập nhật, lưu trữ,
khai thác thực hiện các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan theo quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và quy chế làm việc của UBND huyện
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện
Triệu Sơn cụ thể như sau
Chủ tịch ký ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật của UBND huyện,
Tờ trình, các baó cáo, công văn hành chính gửi cho cơ q uan nhà nước cấp trên
và HĐND huyện; Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết dịnh của UBND huyện.
Chủ tịch UBND huyện thường thay mặt tập thể UBND huyên ký các văn bản do
UBND huyện ban hành
Ví dụ:

-

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Trần Quang Hùng
Các phó chủ tịch ký thay Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh vực đươc

phân công phụ trách hoặc do Chủ tịch ủy quyền khi chủ tịch đi vắng.
Ví dụ:
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)

Hồ Trường Sơn
- Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện các văn bản thông
báo, báo cáo, kết luận của Chủ tịch, phó chủ tịch trong các phiên họp của UBND
huyện và các văn bản giấy tờ khác khi chủ tịch giao.
Ví dụ:
TL.CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký, dấu)
Trần Sỹ Bình
Sinh viên: Quách Thị Thơm

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Triệu Sơn
Các công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn thực hiện
đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày của Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày
19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản gồm:
 Quốc hiệu;
 Tên cơ quan ban hành văn bản;
 Số, ký hiệu văn bản;
 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
 Chức vụ, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền;
 Dấu của cơ quan;

 Nơi nhận.
Ngoài ra, đối với những văn bản mật, khẩn còn có thêm thành phần bổ sung
đó là dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản
Vị trí trình bày các thành phần thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản:
• Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ
mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
• Khổ giấy Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm); Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy
mẫu in sẵn (khổ A5).
• Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm.
Bên cạnh những cái đã thực hiện đúng thì công tác soạn thảo văn bản còn
nhiều sai sót như:
Sinh viên: Quách Thị Thơm

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Đánh máy sai phần số và ký hiệu văn bản (ví dụ: phụ lục 03)
 văn bản quên chưa ghi ngày tháng
 một số câu từ sử dụng sai chính tả
 Bên dưới phần trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên loại ) không
gạch dưới

Để quá trình soạn thảo văn bản đúng nội dung, thể thức thì quá trình soạn
thảo phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình soạn thảo văn bản của Thông tư
01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chín

Sinh viên: Quách Thị Thơm

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B