Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Gia Bình Tỉnh Bắc Ninh

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B
MỤC LỤC

Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho
những phần trên


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B
LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác văn
phòng sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước
của mỗi cơ quan, đơn vị; góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, kịp thời, đúng chính sách, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng
và Nhà nước.
Góp phần phục vụ công tác điều hành của các nhà lãnh đạo được hiệu
quả, lý luận và thực tiễn công tác hành chính văn phòng và công tác Văn thư lưu trữ những năm gần đây đã có những bước tiến vượt bậc. Công tác văn phòng
ngày càng có một vị trí quan trọng trong công cuộc phát triển nền kinh tế đất
nước. Để đảm bảo nguyên tắc gắn liền việc học ở trường với thực tiễn xã hội, lý
luận với thực tế, nhà trường đã tiến hành tổ chức thời gian kiến tập giúp sinh
viên có cái nhìn thực tế đối với ngành Quản trị văn phòng đang theo học. Kiến
tập ngành nghề tai cơ quan, doanh nghiệp rất cần thiết, giúp nâng cao năng lực
vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong
cách làm việc của cán bộ văn phòng.
Kiến tập ngành nghề có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo
cũng như trong đánh giá chất lượng học tập và tiếp thu kiến thức của sinh viên.

Hơn thế nữa, nó giúp sinh viên củng cố kiến thức và nghiệp vụ đã học; đồng
thời giúp sinh viên nắm, hiểu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, tích lũy kiến
thức, kinh nghiệm thực tế.
Trong thời gian kiến tập từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 tại
UBND huyện Gia Bình - Tỉnh Bắc Ninh em nhận thấy rằng đây là thời gian rất
thiết thực đối với sinh viên đang theo học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói
chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng. Để hoàn thành tốt kế hoạch kiến
tập của trường đề ra, bản thân em đã phải nỗ lực không ngừng để có thể hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao của cơ quan kiến tập và vận dụng các lý thuyết đã
học vào công việc thực tế đạt hiệu quả cao nhất. Với thời gian kiến tập không
dài nhưng được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo và các cán bộ HĐND-UBND
2


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

huyện Gia Bình, đặc biệt là chị Trịnh Thị Tuyên đã tạo điều kiện hướng dẫn em
nhiệt tình và cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết trong quá trình em kiến
tập.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Quản trị văn phòng,
các lãnh đạo, cán bộ HĐND - UBND huyện Gia Bình và đặc biệt là chị Trịnh
Thị Tuyên đã tận tình trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian kiến tập. Mặc dù
bản thân đã có nhiều cố gắng, song thời gian có hạn và vốn kiến thức còn hạn
chế nên bản báo cáo kiến tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất
mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bản báo cáo của em đạt kết quả tốt
nhất.
Em xin chân thành cảm ơn./.

3


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
KIẾN TẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập
1.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
*Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách

địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần
thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban

4


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi
vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

*Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất
sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ
sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở
theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

5


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện

những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo
vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa
phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

6


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia
đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn
chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công
tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện

các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ

7


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân
dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự
án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc

chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích
hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.

8


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp
trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở

địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.

1.3 Cơ cấu tổ chức
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Huyện Gia Bình (Phụ lục 1)
*Ban lãnh đạo UBND huyện:
- Chủ tịch UBND huyện: Ông Lê Tuấn Hồng
- Phó Chủ tịch 1: Ông Trịnh Đình Quỹ
- Phó Chủ tịch 2: Ông Nguyễn Văn Định
*Các phòng, ban đơn vị chuyên môn:
- Văn phòng UBND huyện
- Phòng Văn hóa
- Phòng Nội vụ
- Phòng Công thương
- Phòng Nông nghiệp
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Tài nguyên - Môi trường
- Phòng Thanh tra
- Phòng Y tế
- Phòng LĐTB-XH
9


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

-Phòng Tư pháp
- Phòng Giáo dục - Đào tạo
UBND huyện Gia Bình là cơ quan hành chính Nhà nước làm việc theo

nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá
nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, phó Chủ tịch, các cán bộ
công, viên chức. Mỗi lĩnh vực được giao chỉ một người phụ trách và chịu trách
nhiệm chính. Mỗi thành viên UBND huyện Gia Bình chịu trách nhiệm cá nhân
về lĩnh vực được phân công phụ trách. UBND huyện Gia Bình thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Đứng đầu UBND là Chủ tịch UBND là người phụ trách, lãnh đạo chung,
điều hành mọi lĩnh vực công tác của UBND huyện.
Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể
HĐND-UBND huyện về những quyết định, ý kiến chỉ đạo, điều hành những kết
quả công việc và những lĩnh vực được phân công. Đồng thời cùng với tập thể
UBND huyện chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND huyện trước UBND
tỉnh Bắc Ninh.
Dưới là 12 Phòng, Ban chuyên môn phụ trách những lĩnh vực chuyên
môn riêng do các cán bộ được phân công chịu trách nhiệm về lĩnh vực mình
đảm nhận. Các cán bộ chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và Phó Chủ tịch về các
lĩnh vực mình phụ trách.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan kiến tập
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
2.1.1.1 Chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Gia Bình có
chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

10

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

trên các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà
nước; cải cách hành chính, chính quyền địa phương, cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, hội, tổ chức phi chính phủ, văn
thư lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thanh niên và công tác thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
* Nhiệm vụ, quyền hạn chung:
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của UBND tỉnh, Sở Nội
vụ, Bộ Nội vụ.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về
công tác Nội vụ, kế hoạch về cải cách hành chính Nhà nước trên địa bàn; hướng
dẫn và kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin lưu trữ phục vụ cho công tác Nội vụ.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về đánh giá tình
hình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trên địa bàn với Chủ tịch UBND huyện,
Sở Nội vụ
- Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết
khiếu nại, tố cáo về công tác Nội vụ trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ công chức của cơ quan theo quy định của pháp luật.
11

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.
* Nhiệm vụ - quyền hạn cụ thể đối với từng lĩnh vực công tác:
- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn cơ quan, đơn vị, các xã, phường trên địa
bàn thực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo sự phân
công của UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh.
- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch và tổ chức, hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban và
UBND xã, phường trên địa bàn.
- Trình UBND huyện quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ
thể cho các cơ quan chuyên môn của huyện theo hướng dẫn của tỉnh.
- Giúp UBND huyện theo dõi, hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, các xã,
phường xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế làm việc nhằm đảm bảo sự hoạt
động của các cơ quan chuyên môn và phát huy hiệu lực của chính quyền cơ sở.
- Giúp UBND huyện quản lý công tác tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, điều
động, luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm, nâng lương, kỷ luật và thực hiện các chế
độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ cơ sở
theo phân cấp và theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND huyện đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới
hành chính trên địa bàn để UBND huyện trình HĐND huyện thông qua trước
khi trình cấp trên xem xét, quyết định; chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc chỉ
giới, bản đồ địa giới hành chính huyện.
- Tham mưu giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn, UBND các xã, phường về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, nhằm

thực hiện tốt chương trình cải cách hành chính của tỉnh và của huyện đề ra.
12


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

- Thường trực, tổng hợp và xử lý các nội dung về công tác thi đua khen
thưởng của huyện.
- Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện công tác tôn giáo của huyện theo
quy định.
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng
Nội vụ
*Sơ đồ bộ máy Phòng Nội vụ (Phụ lục II)
* Số biên chế có mặt: 06 biên chế (05 công chức,01 viên chức).
* Phân công nhiệm vụ: Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế được giao, Trưởng phòng là
chủ tài khoản được quyền chủ động sử dụng, sắp xếp và phân công hợp lý cán
bộ, công chức trong nội bộ đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn để thực
hiện đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị, cụ thể như sau:

STT

Họ và tên

1

Nguyễn
Đức Luyến

Chức vụ

Nhiệm vụ, quyền hạn

Trưởng phòng Chủ tài khoản, phụ trách chung.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ
chức bộ máy, biên chế;
- Giải quyết đơn thư khiếu nại thuộc
lĩnh vực trực tiếp phụ trách;
- Chịu trách nhiệm trước Huyện ủy,
HĐND, UBND huyện, Sở Nội vụ và
trước pháp luật vể tổ chức, hoạt động
của Phòng Nội vụ huyện.

13


Báo cáo Kiến tập
2

Nguyễn Thị Nhàn K1B

Lưu Trung

Phó Trưởng

Kết

phòng

Chịu trách nhiệm trước Trưởng
phòng và pháp luật về những việc
được phân công theo dõi, phụ trách.
Cụ thể:
- Công tác cải cách hành chính;
- Công tác cán bộ, công chức, viên
chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, kỷ luật, tiền lương, các
chế độ chính sách và đào tạo, bồi
dưỡng); việc thực hiện pháp luật về
dân chủ ở các cơ quan QLNN, đơn vị
sự nghiệp;
- Công tác thi đua, khen thưởng;
- Công tác nội vụ cơ quan;
- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác
và giải quyết đơn thư khiếu nại thuộc
lĩnh vực trực tiếp phụ trách;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do
Trưởng phòng phân công.

3

Nguyễn

Phó Trưởng

Chịu trách nhiệm trước Trưởng

Khắc Lộc

phòng

phòng và pháp luật về những việc
được phân công theo dõi. Cụ thể:
- Công tác tổ chức chính quyền,
14


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B
chính quyền cơ sở (tuyển dụng, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, tiền lương, các
chế độ chính sách và đào tạo, bồi
dưỡng), việc thực hiện pháp luật về
dân chủ ở cơ sở;
- Công tác thanh niên, quản lý Hội và
tổ chức phi chính phủ;
- Công tác quản lý nhà nước về tôn
giáo;
- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác
và giải quyết đơn thư khiếu nại thuộc
lĩnh vực trực tiếp phụ trách;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do
Trưởng phòng phân công.

4

Nguyễn
Xuân Hưng

Chuyên viên

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
phòng và pháp luật về những việc
được phân công tham mưu. Cụ thể:
- Công tác cải cách hành chính;
- Công tác cán bộ, công chức, viên
chức;
- Công tác thi đua, khen thưởng;
- Công tác tổ chức chính quyền,
15


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B
chính quyền cơ sở;
- Kiêm thủ quỹ cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo phòng phân công.

5

Trịnh Thị

Chuyên viên

Tuyên

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
phòng và pháp luật về những việc
được phân công tham mưu. Cụ thể:
- Công tác văn thư, lưu trữ;
- Công tác quản lý nhà nước về tôn
giáo;
- Công tác hành chính, văn thư, xử lý
công văn đi - đến, giữ dấu cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo phòng phân công.

6
6

Đỗ Thị
Tuyết

Chuyên viên

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
phòng và pháp luật về những việc
được phân công tham mưu. Cụ thể:
- Công tác thanh niên, quản lý Hội và
tổ chức phi chính phủ;
- Công tác kế toán cơ quan;
- Công tác nội vụ cơ quan. tổng hợp
báo cáo tuần, tháng, quý, năm... ghi

16

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B
sổ giao ban cơ quan;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo phòng phân công.

3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức
Tại phòng Nội vụ huyện Gia Bình đã ban hành văn bản quản lý về công
tác văn thư - lưu trữ:
- Quyết định số 01/2015/QĐ-PNV ngày 25/03/2015 của Trưởng phòng
Nội vụ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Gia Bình.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác Văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và các cán bộ, viên
chức trong cơ quan. Tuy nhiên, hình thức tổ chức Văn thư ở mỗi cơ quan có thể
giống hoặc khác nhau. Hình thức tổ chức là cách tổ chức các đơn vị, bộ phận
hoặc cán bộ chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác Văn thư mang
tính nghiệp vụ như: Soạn thảo văn bản, vào sổ văn bản đến - đi, đóng dấu cơ
quan, chuyển giao văn bản, ... Vì vậy ,công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo quản lý, điều hành
công việc của cơ quan.
Công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện Gia Bình đã áp dụng hình
thức tổ chức công tác Văn thư phân tán nghĩa là ở mỗi đơn vị, bộ phận đều có
Văn thư kiêm nhiệm giữa những công việc chính được giao và cả công tác Văn

17

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

thư - Lưu trữ. Các công việc như: Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản đi đến, lập hồ sơ hiện hành và các khâu khác đều được thực hiện ở các phòng, ban
chứ không tập trung ở cán bộ chuyên trách ở bộ phận văn phòng riêng.
* Nhận xét và ưu điểm, nhược điểm:
Ưu điểm:
Với hình thức tổ chức công tác Văn thư phân tán của cơ quan sẽ tạo thuận
lợi cho các phòng, ban chủ động hơn, các thủ tục diễn ra nhanh chóng đảm bảo
kịp tiến độ công việc. Các cán bộ Văn thư không có sức ép với công việc vì số
lượng văn bản ít, tiết kiệm nguồn nhân lực cho cơ quan.
Nhược điểm:
Các văn bản không tập trung mà phân tán tại nhiều phòng gây khó khăn
cho việc tra tìm tài liệu, tốn kém diện tích lưu trữ tài liệu. Đồng thời, do kiêm
nhiệm nên tính chuyên môn của cán bộ không cao, đôi khi dẫn đến chất lượng
công tác Văn thư - Lưu trữ chưa hiệu quả.

18


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan

- Tại UBND huyện Gia Bình được ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hành chính thông thường. Mỗi hình thức văn bản lại do lãnh đạo có
thẩm quyền ban hành và ban hành đúng thẩm quyền nhằm thiết lập hệ thống văn
bản quản lý cơ quan.
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình
bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,
cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản
soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các
phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy
mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp
chí và các loại ấn phẩm khác.
Thông qua việc soạn thảo các văn bản của cơ quan có thể thấy: đa số các
văn bản của UBND huyện Gia Bình đều được ban hành đúng về mặt thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính. Văn bản được ban hành đảm bảo hiệu lực pháp lý.

19


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

Bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản vẫn còn sai về thể thức và kỹ thuật
trình bày do tính kiểm tra, rà soát chưa chặt chẽ mang lại chất lượng văn bản
không được tốt, chưa được áp dụng đầy đủ các quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
- Ký văn bản
Nhận xét:
Nhìn vào quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan có thể thấy
được các bước trong soạn thảo văn bản đã tương đối phù hợp với quy định, làm
đúng theo quy trình. Các văn bản được soạn thảo nghiêm ngặt, được kiểm tra
chặt chẽ để hạn chế tối đa việc sai sót, nhầm lẫn.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi (Phụ lục III)

20

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

* Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến
Bước 1: Nhân viên văn thư ( NVVT) tiếp nhận công văn đến theo trình tự
sau:
- NVVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản đó gửi
cho phòng Nội vụ hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại
cho nhân viên Bưu điện.
- Sau đó NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
tin, ... không phải vào sổ công văn đến thì chuyển trực tiếp cho cá nhân. Đối với
văn bản gửi đến phòng đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai
loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên của phòng, không
có dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì
NVVT phải chuyển ngay đến trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng nếu trưởng
phòng đi vắng, trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”
cho lãnh đạo phòng và vào sổ đăng ký văn bản
Bước 2: Sau khi bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày
đến, vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển xử lý cho Lãnh đạo phòng
Bước 3: Lãnh đạo phòng xem nội dung văn bản và phân cho phó phòng
xử lý công việc. Lãnh đạo phòng xác định xem lĩnh vực công việc do chuyên
viên nào phụ trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết. Nếu văn bản nào cần
phải sao gửi cho các đơn vị khác thì lãnh đạo phòng gửi yêu cầu xuống cho
NVVT xử lý và thực hiện.
Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng NVVT có trách nhiệm
21

Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

lập sổ đăng ký công văn đến
* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi (Phụ lục IV)
* Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi
Bước 1: Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý công việc có trách
nhiệm xây dựng văn bản dự thảo, rồi chuyển cho Trưởng phòng xem xét và cho
ý kiến.
Bước 2: Trưởng phòng xem xét cho ý kiến, nếu cần chỉnh sửa thì chuyển
lại cho chuyên viên và quay lại bước 1. Nếu không tham gia ý kiến thì chuyển
văn bản dự thảo cho chủ tịch. Dự thảo không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại
đơn vị soạn thảo để bổ sung (quay lại bước 2). Văn bản đi và xác định số lượng
văn bản để nhân bản, đóng dấu. NVVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản
lần cuối về thể thức văn bản; Tuyệt đối không để tình trạng ban hành văn bản sai
về thể thức, không rõ chữ, ngược trang, không đóng dấu...
Bước 3: Chủ tịch duyệt, xem xét các văn bản dự thảo, trường hợp văn bản
Bước 4: Sau khi chủ tịch ký duyệt, NVVT có trách nhiệm vào sổ đăng ký
Bước 5: Sau khi đã hoành thành bước 4, NVVT căn cứ nơi nhận gửi văn
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị
Trong quá trình em tham gia kiến tập tại phòng Nội vụ huyện Gia Bình
em đã được trải nghiệm các công việc liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hàng
của cơ quan và nó đã đem lại cho em cái nhìn thực tế về công việc này. Tại cơ
quan đã tiến hành việc lập hồ sơ hiện hành như sau:
*Nội dung việc lập hồ sơ công việc:
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc
được giao cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công
việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
- Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm ly tập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên
quan đến sự việc vào hồ sơ.

22


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

+ Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo
đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ
cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung nhưng văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ. Đối với các hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục
hồ sơ đầy đủ.
*Trong quá trình lập hồ sơ cán bộ làm luôn phải đáp ứng yêu cầu:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải có giá tị bảo quản tương đối đồng đều.
Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan được tiến hành đúng như trong quy
định:
- Các văn bản đi được cơ quan ban hành đều thực hiện đầy đủ theo quy

trình soạn thảo văn bản đi. Sau đó được đăng ký thủ tục chuyển giao văn bản đi.
Việc đăng ký ghi đầy đủ cả tên văn bản, ngày tháng nắm, số văn bản đi, nơi
nhận... đảm bảo cho văn bản được quản lý chặt chẽ, các văn bản đi đều được lưu
lại bản gốc để thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu.
- Các văn bản đến của cơ quan sau khi văn thư nhận được đăng ký vào sổ
văn bản đến, đóng dấu và ghi số văn bản đến và sau đó cán bộ văn thư xin ý
kiến trưởng phòng để chuyển giao văn bản đến. Tên, số ký hiệu, cơ quan ban
hành... của các văn bản đến được ghi đầy đủ vào sổ văn bản đến theo đúng quy
định. Việc quản lý văn bản được tiến hành liên tục, chặt chẽ, góp phần hạn chế
tối đa những sai sót có thể xảy ra trong việc chuyển giao văn bản, và người chịu
trách nhiệm nếu có xảy ra sơ suất với văn bản.
Nhận xét:
Nghiệp vụ Hành chính văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới trong
23


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

công tác Văn thư - Lưu trữ đã phát huy tốt hiệu quả đối với công việc nói chung
của toàn cơ quan.Trong đó, các văn bản đi của UBND huyện Gia Bình ngày
càng được hoàn thiện về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tính pháp lý được đảm bảo. Trước khi
chuyển giao văn bản đi, cán bộ Văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các
thành phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi
chuyển giao văn bản. Chính vì vậy, tình trạng văn bản gửi đi không có ngày,
tháng, năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký... được hạn chế tối đa. Các văn bản
của cơ quan được giữ lại bản gốc tại văn thư sau đó được sắp xếp theo trình tự

nhất định để tiến hành lưu trữ về sau.
Các văn bản đến của cơ quan sau khi được kiểm tra bóc bì văn bản thì các
cán bộ văn thư trình lên thủ trưởng ký và xin ý kiến chỉ đạo, sau đó tiến hành
đóng dấu đến cho văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi - đến, lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định. Việc
lập hồ sơ trước hết phải được thực hiện ở các phòng, ban do các cán bộ Văn thư
đảm nhận. Văn phòng cơ quan lập hồ sơ danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ
chức góp ý kiến cách lập như vậy sẽ tiết kiệm về mặt thời gian, chi phí, công
sức.
Bên cạnh những ưu điểm thì cũng còn một số lưu ý cần khắc phục như:
Tiến độ theo dõi, giải quyết văn bản, chuyển giao văn bản còn chậm, đôi khi
chưa đáp ứng được yêu cầu, làm giảm chất lượng công việc.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
* Văn bản quản lý công tác lưu trữ: Phòng Nội vụ huyện Gia Bình ban hành
Quyết định số 01/QĐ-PNV ngày 25/03/2015 về việc ban hành Quy chế công tác
văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình.

24


Báo cáo Kiến tập

Nguyễn Thị Nhàn K1B

25