Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại bộ UBND huyện Yên Lập Phú thọ

MỤC LỤC
MỤC LỤC...............................................................................................................1
..................................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
Phần I.......................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA....................................................3
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẬP...........................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên
Lập...........................................................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập.........................3
1.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập.....................................................7
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Ủy ban nhân dân
huyện Yên Lập........................................................................................................................7
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng...............................................................................7
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện Yên Lập........................................................................................................................7
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng...................9
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập.........................9
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
tổ chức.....................................................................................................................................9
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập....................................10
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập...........10
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý.................................................10
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản....................................................12
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Ủy ban. So sánh với quy
định hiện hành và nhận xét đánh giá.....................................................................................13
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.....................................................14
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.......................................14
3.4.1.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi..............................................................14
3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................17
3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Yên Lập.........................................19

3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập...............................23
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ủy ban nhân dân
huyện Yên Lập......................................................................................................................24
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.........24
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng
Ủy ban huyện........................................................................................................................26
4.3. Các công cụ, phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.
Nhận xét................................................................................................................................28

Phần II...................................................................................................................29
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................29
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn
phòng của UBND huyện Yên Lập........................................................................................29
1. Ưu điểm:............................................................................................................................29
2. Nhược điểm:......................................................................................................................31


II. Đề xuất những giải pháp phát huy ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính Văn
phòng của UBND huyện Yên Lập........................................................................................31
1. Trang thiết bị cơ sở vật chất..............................................................................................31
2. Đội ngũ cán bộ, công chức................................................................................................32
3. Đề xuất về nghiệp vụ văn thư...........................................................................................32
4. Đề xuất về việc đăng ký văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản............................................32
5. Đề xuất về công tác lưu trữ :.............................................................................................33

KẾT LUẬN............................................................................................................34
PHỤ LỤC...............................................................................................................36


LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ
Công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp
phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng là một công tác
quan trọng đối với bất cư một cơ quan nào,nó góp phần rất lớn đến hoạt động của
cơ quan. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển
của cơ quan, đơn vị.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng, công
tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn
cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị Văn phòng.
Quản trị văn phòng là một nghành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực
tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ
năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động và quản lý điều hành
của cơ quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tổ chức một đợt cho sinh
viên khoa Quản trị văn phòng được đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh
viên sau khi ra trường là “ Học thật đi đôi với làm thật” và ‘ Học đi đôi với hành”.
Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một cách
hiệu quả nhất,được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc
của một cán bộ khoa học nghành Quản trị văn phòng.
Kiến tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu
tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để sinh
viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệp. Thông
qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ
năng thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhận được sự giúp đỡ của Nhà trường và khoa Quản trị văn phòng, cũng
1

như sự đồng ý của Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập, em đã được tiếp nhận kiến
tập tại cơ quan, bắt đầu từ ngày 20-4-2015 đến hết ngày 25-5-2015.
Trong suốt thời gian kiến tập, em đã được các cán bộ văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện tận tình chỉ dạy và giúp đỡ. Trong hơn một tháng kiến tập tại Văn
phòng ủy ban huyện Yên Lập,mặc dù còn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong
công việc nhưng em đã được các cán bộ tại phòng tận tình hướng dẫn và chỉ bảo
nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tịch lũy
được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằnggiảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Yên Lập, nhất là chị Nguyễn
Thị Thức - cán bộ văn phòng UBND huyện Yên Lập đã giúp đỡ em hoàn thành tốt
đợt kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn.
Yên Lập, ngày 25 tháng 5 năm 2015
Sinh viên

Đinh Thị Thu Thủy

2


Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân huyện Yên Lập.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của uỷ ban nhân dân huyện Yên
Lập

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003,
Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
+ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành;
+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
3


+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân các
xã;
+ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.

* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ trong việc xây dựng quy
hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện
Yên Lập;
+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã;
+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú
Thọ.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng;
+ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
+ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
4


+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
+ Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương

mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin…và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế;
+ Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
+ Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
+ Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
5


huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa

phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân;
+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự;
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của
công dân ở địa phương;
+ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
+ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;

6

+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
+ Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dân
huyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
+ Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng
và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông
nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
+ Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện
thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh do huyện quản lý.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụ quản
lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Các Phó chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện. Có
3 phó chủ tịch huyện: phó chủ tich thường trực, phó chủ tịch kinh tế và phó chủ
tịch văn xã.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Sơ đố tổ chức bộ máy cơ quan tại phụ lục 01
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Yên Lập.
* Vị trí, chức năng:

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
7


chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện về hoạt động của HĐND, UBND;
tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và
các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở, vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND & UBND huyện.
Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác dân tộc.
Văn phòng HĐND & UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của HĐND, UBND
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND Tỉnh.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo
quy định của pháp luật.
Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực
HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể huyện và các cơ quan, tổ
chức của Trung ương, của Tỉnh đóng trên địa bàn.
Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách
hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND & UBND huyện.
Công tác văn thư lưu trữ: Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của
UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND huyện; hướng dẫn, kiểm tra
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật
về công tác văn thư lưu trữ; hướng dẫn UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của
8


pháp luật.
Tiếp dân, tham mưu văn bản giao nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồ dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập tại phụ lục 02

2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng.
Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
được kèm theo tại phụ lục số 06
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên
Lập
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước quy định về công tác văn

thư. Để giúp Chủ tịch UBND huyện thực hiện việc chỉ đạo về công tác Văn thư
của UBND huyện Yên Lập, lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho Chủ tịch
UBND huyện ban hành một số văn bản để chỉ đạo về công tác văn thư như:
Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Yên Lập (Ban
hành kèm theo Quyết định số 28/2013/QĐ-UBND ngày 17/2/2013 của UBND
huyện Yên Lập).
Hướng dẫn số 35/HD-VP ngày 17/2/2013 về việc thực hiện các nội dung
công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Yên Lập.
Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập (Ban hành kèm theo
Quyết định số 223/2013/QĐ-UBND ngày 16 tháng 6 năm 2013 của UBND huyện
Yên Lập)
Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Lập (Ban
hành kèm theo Quyết định số 69/QĐ-UBDN ngày 22/2/2012 của UBND huyện
9


Yên Lập)
Những văn bản này đều đã được đưa vào kho lưu trữ của UBND huyện để
quản lý.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn thư vô
cùng quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nó là một phần không
thể thiếu và chiếm một phần lớn trong nội dung của công tác văn phòng.
Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên lập được xây dựng theo
mô hình tập trung. Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụ
trách. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và
quản lý và sử dụng con dấu của UBND. Tất cả các văn bản đến và đi đều phải qua
bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi) hoặc chuyển
giao đến các đơn vị (đối với văn bản đến).

Ưu điểm:
Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND được
đảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời ,
chính xác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Nhược điểm:
Mô hình công tác văn thư của UBND huyện gần như không bộc lộ mặt hạn
chế. Tuy nhiên, năng lực thực hiện công tác văn thư cũng như cũng như việc áp
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản còn nhiều hạn chế. Công
tác đào tạo bề dưỡng nghiệp vụ về văn thư cho các cán bộ chưa đạt yêu cầu
chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn nên kỹ năng nghiệp vụ còn yếu.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân
huyện Yên Lập
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý Nhà nước của UBND
huyện Yên Lập được thực hiện theo Quyết định số 08/2012/QĐ-UBND ngày
25/2/2012 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành quy chế làm việc của
UBND huyện Yên Lập.

10


UBND huyện Yên Lập ban hành văn bản QPPL được dựa theo điều 19 Luật
ban hành Văn bản QPPL năm 2004 và điều 11, điều 41 của Luật tổ chức HĐND&
UBND các cấp ngày 26/11/2003.
HĐND&UBND còn ban hành các loại văn bản hành chính thông thường
như: Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Hợp đồng, Biên bản, Tờ trình, Giấy phép xây
dựng, Phiếu chuyển đơn
Chủ tịch UBND huyện là người thay mặt UBND huyện ban hành các văn
bản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Chủ tịch
UBND Huyện ký ban hành các văn bản: Chỉ thị, các Quyết định cá biệt như:

Quyết định khen thưởng, Tờ trình. Trong trường hợp Chủ tịch đi vắngvà Ủy quyền
cho Phó chủ tịch Thường trực ký các văn bản trên.
Phó chủ tịch UBND huyện được phép ký thay văn bản pháp quy và văn bản
hành chính khác của UBND huyện thuộc phạm vi phân công.
Uỷ viên UBND huyện phụ trách, Văn phòng HĐN&UBND huyện được Uỷ
quyền ký thay một số văn bản theo quy định của UBND huyện, Chánh văn phòng
được phép ký thừa lệnh các Văn bản hành chính thông thường.
Văn bản của các phòng, ban, cơ sở, đơn vị gửi đến UBND Huyện đề xuất ý
kiến hoặc kiến nghị giải quyết công việc đều phải được tập trung tại bộ phận văn
thư. Trong thời hạn 02 ngày Chánh (Phó) văn phòng phải có trách nhiệm nghiên
cứu đề xuất ý kiến trình Chủ tịch, Phó chủ tịch hoặc chuyển ngay tới bộ phận liên
quan xem xét, giải quyết Văn bản.
Các thành viên của UBND huyện được ký các văn bản hành chính thông
thường, các Báo cáo của UBND huyện thuộc phạm vi công tác phụ trách khi được
chủ tịch UBND huyện Uỷ quyền
Nhìn qua về thẩm quyền ban hành Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày,
quy trình soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản của UBND huyện Thanh Xuân thì
huyện đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn
bản đảm bảo đúng giá trị pháp lý cũng như hiệu lực văn bản khi ban hành.

11


3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo
quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này; thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn và trình
bày thể thức văn bản hành chính.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy
vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối
với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác
hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với văn
bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với quy
định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản.UBND huyện Yên Lập
chủ yếu ban hành các văn bản về quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
- Thể thực văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của cơ quan
bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức như sau:
•

Quốc hiệu;

•

Tên cơ quan , tổ chức ban hành

•

Số, ký hiệu của văn bản;

•

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

•

Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

•

Nội dung văn bản;

•

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

•

Dấu của cơ quan, tổ chức;

•

Nơi nhận;

12


•

Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản loại khẩn, mật)

+ Các yếu tổ thể thức bổ sung khác.
- Đối với các công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển,
…. Ngoài các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung thêm địa chỉ
của cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Fax.
- Công tác soạn thảo văn bản của cơ quan đều đúng trình tự, thể thức theo

quy định của pháp luật hiện hành.
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Ủy ban.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
* Các bước trong quy trình soạn thảo
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn
thảo văn bản, quy tình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được
xây dựng trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.
Thời gian kiến tập tại cơ quan, cũng như em đã được lãnh đạo giao cho trực
tiếp soạn thảo văn bản và tham gia trong cả quá trình từ soạn thảo đến lúc ban
hành, em xin được trình bày khái quát các bước để ban hành được một văn bản tại
cơ quan mà em đã từng được trải nghiệm như sau :
Bước 1 . Chuẩn bị soạn thảo.
+ Xác định mục đích, lý do của việc ban hành văn bản ;
+ Lựa chọn tên loại văn bản cho phù hợp cho văn bản ;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo ;
Bước 2. Xây dựng đề cương chi tiết và viết bản thảo.
+ Đề cương là những ý chính có trong văn bản thể hiện ở các gạch đầu
dòng, viết bản thảo hay dự thảo cho văn bản cần soạn thảo ;
+ Sửa chữa và bổ sung vào bản thảo;
Bước 3. Duyệt bản thảo.
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ
quan ký và ban hành ;
Bước 4. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản.
+ Hoàn thành dự thảo lần cuối, đánh máy, in ấn, kiểm tra lại văn bản và
13


trình ký chính thức (nếu khi duyệt bản thảo lãnh đạo không có ý kiến chỉnh sửa
hoặc thay đổi).
+ Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, cán bộ văn thư

có nhiệm vụ hoàn thiện thể thức, kỹ thuật và làm thủ tục ban hành văn bản theo
quy định của phát luật.
* So sánh và nhận xét, đánh giá
Nhìn chung các bước soạn thảo văn bản được tiến hành theo đúng quy định
hiện hành của pháp luật, quy trình thực hiện theo thứ tự các bước logic, hợp lý và
rõ ràng theo từng khâu, từng vị trí cấp bậc và qua nhiều giai đoạn thì văn bản mới
được ban hành.
Văn bản của ủy ban soạn thảo và ban hành đều tiến hành theo một trình tự
nhất định theo nguyên tắc chung để mỗi văn bản được ban hành đều đều đảm bảo
về mặt nội dung và thể thức.
Công tác soạn thảo của UBND Huyện rất được chú trọng và toàn bộ công tác
soạn thảo do các chuyên viên. Quy trình soạn thảo có một số Ưu nhược điểm sau:
* Ưu điểm: Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng các quá
trình soạn thảo như sau:
- Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản
- Thu thập xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
-Duyệt văn bản
- Hoàn thiện văn bản
* Nhược điểm: Đối với văn bản không có tính chất quan trọng đơn giản các
chuyên viên trong quá trình soạn thảo bỏ qua một số bước: Bước thu thập xử lý
thông tin hoặc xây dựng đề cương và viết bản thảo nhưng khâu duyệt văn bản và
hoàn thiện văn bản là phải đầy đủ.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
3.4.1.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
* Phân công soạn thảo văn bản
14

Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởng các phòng ban đơn vị
phân công đơn cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo
quy chế phân công hoạt động của các phòng ban, đơn vị.
* Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc
Huyện khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tuân thủ theo Thông tư
01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc huyện được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng phần nội dung văn bản đồng thời
phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
* Kiểm tra
- Chuyên viên văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung
các văn bản do các phòng, ban chuyên viên chuyển đến. Đối với các văn bản đạt
yêu cầu chuyên viên văn phòng trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01
ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh văn phòng
ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu
cầu và trình lãnh đạo UBND Huyện ký phê duyệt
- Đối với văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần sửa đổi
Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi chuyên viên văn
phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho Trưởng phòng soạn thảo
để hoàn thiện lại
* Phê duyệt
- Lãnh đạo UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được Uỷ quyền ký
thừa lệnh, phải kiểm tra nội dung, hình thức và ký chính thức với văn bản đạt yêu
cầu.
- Đối với văn bản mà không đạt yêu cầu thì sẽ trả lại Thủ trưởng đơn vị soạn
thảo văn bản để chỉnh sửa chữ ký chính thức của người có thẩm quyền
* Đăng ký văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của
người có thẩm quyền có hợp lý. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản,

15


Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa
theo đúng quy định. Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương
trình quản lý công văn đi trên hệ thóng phần mềm quản lý văn bản của UBND
huyện để lấy số ký hiệu ngày tháng năm vào văn bản gốc.
* Gửi văn bản đi
- Đối với các đơn vị nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm nhân bản theo
nơi nhận và đóng dấu. Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi
theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ họ tên cơ quan nơi nhận,
địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký vào sổ bàn giao công văn với nhân viên giao
thông
- Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật”
lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc
- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ bàn giao
công văn
- Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03
ngày làm việc kể từ ngày ký
- Đối các phòng ban, đơn vị thuộc huyện có nối mạng Lan văn thư có trách
nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm wed
chỉ đạo. Khi văn bản đã có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư
và 01 bản tại đơn vị soạn thảo để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
Nhận xét
* Ưu điểm:
+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Huyện Yên Lập
được quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu do đó mà các khâu xử lý văn bản đi
không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bản cho
đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ
+ Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng chuyên viên đơn vị

phụ trách lĩnh vực. Do vậy người soạn thảo có thể nắm chắc được chức năng
nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt động tránh được tình trạng sai lệch
nội dung văn bản
16


+ Chuyên viên văn phòng trình văn bản và kiểm tra thể thức, nội dung văn
bản. Như vậy có thể theo dõi, giải quyết công việc nhanh, bám sát được công việc
+ Chuyên viên nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản do đó văn bản có độ
chính xác cao
+ Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống phần mềm quản lý văn
bản. Vì vậy khi tìm kiếm văn bản ở bất kỳ nội dung dữ liệu nào cũng tìm thấy văn
bản. Như vậy đăng ký trên máy vi tính nhanh, chính xác, bí mật cao
+ Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định và có
kèm thêm một thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm văn bản
sao nhanh.
+ Khi văn bản chưa đạt đề nghị Chánh văn phòng cho ý kiến xử lý vào
phiếu xử lý văn bản.
+ Chuyển giao văn bản được làm bằng nhiều cách, thuận lợi, gọn nhẹ, ít
kính phí vừa đảm bảo an toàn kịp thời giải quyết công việc
+ Cách lưu hồ sơ theo tên loại văn bản khi tìm văn bản nhanh, chính xác.
* Nhược điểm:
+ Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội
dung văn bản phải qua lại giữa các bước mất thời gian và tiến độ giải quyết công
việc chậm
+ Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đi
theo từng tên loại văn bản nên tính bí mật thấp, sai với qui định nhà nước ban hành
+ Tất cả các văn bản đi phát hành được đăng ký theo từng sổ riêng. Tuy
nhiên việc đăng ký bên trong sổ của văn thư rất sơ sài
+ Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể do sơ xuất

số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với bản gốc.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại phụ lục số 03
3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản
Văn thư là đầu mối tiếp nhận tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND
Huyện.
17


+ Đối với đơn thư khiếu nại tố cáo thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến bộ phận
tiếp công dân (một cửa)
+ Đối với văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên phòng, ban tên cá nhân
thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó
+ Đối với văn bản “khẩn” hoả tốc văn thư bóc bì và chuyển ngay đến Lãnh
đạo Văn phòng.
+ Đối với loại công văn khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử
lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản để chuyển tới Lãnh đạo Văn phòng cho ý
kiến xử lý giải quyết Văn bản.
* Ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng
Các văn bản do văn thư chuyển đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét những
văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền được phân công và đề xuất lên Chủ tịch và các
phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc.
* Đăng ký văn bản đến
Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của Lãnh đạo Văn phòng sẽ được chuyển
lại cho văn thư đề cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi, đến lấy số đến,
ngày, tháng văn bản đến và chuyển lên Lãnh đạo uỷ ban cho ý kiến chỉ đạo. Dấu
văn bản đến được đóng lề bên trái, trang đầu của văn bản dưới số ký hiệu của văn
bản.
* Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Căn cứ nội dung văn bản đến Lãnh đạo UBND huyện xem xét và ghi ý kiến

chỉ đạo, phân công phòng, ban, đơn vị thực hiện vào phiếu xử lý văn bản đến
* Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND huyện
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Uỷ ban, Văn thư cập nhật ý kiến xử
lý của Lãnh đạo UBND huyện vào chương trình quản lý văn bản đi, đến và chuyển
cho các phòng, ban, đơn vị liên quan.
Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc huyện nối mạng Lan văn thư có
trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình web chỉ đạo
Đối với các phòng, ban, đơn vị không nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm
nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện và ký
18


vào sổ bàn giao công văn với bên giao thông khi cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp
thì ký nhận bàn giao văn bản vào sổ bàn giao công văn.
Nhận xét
* Ưu điểm:
+ Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO
vào chương trình quản lý văn bản.
+ Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi
khi tra tìm nhanh, chính xác
+ Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ
biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc
+ Văn bản đến được lưu theo từng cấp (có 3 cấp: cấp Tỉnh, cấp huyện, cấp
các đơn vị khác) khi tra tìm văn bản dễ dàng.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý cách làm mới này
rất khoa học
* Nhược điểm:
+ Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại nhiều lần
+ Văn thư quận sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó
khó theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc

+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào phiếu xử lý do sơ suất phiếu xử lý sẽ bị rơi
và mất ý kiến xử lý, phải trình lại mất thời gian
+ Khi đăng ký văn bản đến theo 03 cấp thì sẽ có 03 số đến trùng nhau. Do
vậy văn bản thất lạc thì số văn bản ở từng cấp có thể điều chỉnh thêm hoặc bớt số
đến ở mỗi cấp
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại phụ lục số 04
3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Yên Lập
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng có vị trí quan trọng trong quá trình giải
quyết công việc nó là mắt xích gắn liền công tác Văn thư và công tác Lưu trữ. Quy
trình lập hồ sơ hiện hành được thực hiện như sau:
* Lập hồ sơ hiện hành
- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên phòng đơn
19


vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao và dự kiến các việc sẽ triển khai
trong năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo
cáo Thủ trưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ
- Mở hồ sơ : căn cứ vào danh mục hồ sơ, các chuyên viên cán bộ ghi tên hồ
sơ vào bìa hồ sơ. Mỗi một hồ sơ dùng một tờ bìa bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu vào
tiêu đề hồ sơ
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: trong quá trình giải quyết công việc, nếu
nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc
công việc gì thì cán bộ chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ
sơ đó.
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Cuối năm hoặc sau khi kết thúc công
việc mỗi cán bộ chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ
sơ. Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ. Các tài liệu được sắp
xếp theo một trật tự nhất định: thời gian, theo trình tự giải quyết công việc, theo
địa cư

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục
vụ tra tìm. Biên mục gồm các công việc như thống kê các văn bản có trong hồ sơ,
ghi đầy đủ thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ.
b) Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ đã giải quyết xong sau khi kết thúc được để lại ở nơi làm việc của
cán bộ, chuyên viên, đơn vị một năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành
- Từ ngày 02 tháng 1 đến 30 tháng 6 hàng năm các đơn vị căn cứ vào Quyết
định số 1023/QĐ-UBND ngày 30 tháng 08 năm 2013 của UBND Huyện ban hành
danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp vào lưu trữ cơ quan có trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải
quyết xong vào kho lưu trũ UBND Huyện. Hồ sơ tài liệu cần giữ lại để nghiên cứu
hoặc tiếp tục xử lý phải báo cáo UBND Huyện (bằng văn bản) qua Văn phòng
HĐND&UBND Huyện và được sự chấp nhận bằng văn bản của UBND Huyện.
* Quy trình giao nộp gồm các bước sau:
Bước 1. Lập kế hoạch thu thập và tiếp nhận hồ sơ
20


+ Vào tháng 01 hàng năm, bộ phận lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch thu
thập hồ sơ, tài liệu chuẩn bị kho để hồ sơ
+ Hết quí II bộ phận lưu trữ phối hợp cùng các phòng, đơn vị để hoàn thành
việc thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong. Trường hợp cần giữ lại để
nghiên cứu thì phải báo cáo lại UBND Huyện qua văn phòng HĐND& UBND
huyện bằng văn bản thời hạn giữ lại không quá 2 năm.
Bước 2. Khảo sát và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
+ Khảo sát
Sau khi thu thập hồ sơ của các đơn vị về kho Lưu trữ huyện, bộ phận Lưu
trữ nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ các đơn vị, cán bộ để
nắm được thông tin ban đầu về tài liệu, nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào
Lưu trữ.

+ Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
Sau khi đã tiến hành khảo sát, bộ phận lưu trữ tham mưu lãnh đạo Văn
phòng danh sách các thành viên tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu và trình
lãnh đạo UBND huyện ký
+ Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Bước 3. Tiến hành chỉnh lý
Hàng năm vào quí III, bộ phận lưu trữ phối hợp trung tâm lưu trữ thành phố
xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời) và lập
bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị, chuyên viên khi chuyển
đến (phông số, cặp số).
+ Làm nhãn dán
Kết thúc đợt chỉnh lý bộ phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong đó
nêu những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm
Bước 4. Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng các phương tiện
21


bảo quản tài liệu như bìa, hộp
* Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ của UBND
Huyện Thanh Xuân được thực hiện theo Nghị định 110/NĐ-CP của Chính phủ và
có một số ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
+ Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dàng
hơn, độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 1
năm.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ sẽ theo dõi, giải quyết công việc

+ Sắp xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản, giải quyết công
việc nhanh chóng
+ Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan
+ Văn thư, các đơn vị, chuyên viên quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật
của cơ quan
+ Xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư
* Nhược điểm:
+ Văn thư không lập Danh mục hồ sơ thì không tổng hợp và theo dõi từng
công việc của các đơn vị, thời gian lập danh mục sẽ lâu hơn, mang tính thụ động
+ các đơn vị chưa xem trong viêc lập hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu
thập, sắp xếp tài liệu đang tồn đọng, văn bản còn lộn xộn
+ Đối với văn bản phát hành, văn thư không lập mục lục văn bản mà in
trong máy tính các nội dung có sự điều chỉnh và khó tra tìm văn bản
+ Khi nộp hồ sơ sai 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các đơn
vị không thống kê các hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu
+ Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề cho công
tác lưu trữ. Lập hồ sơ đánh dấu năng suất, quá trình giải quyết công việc của cơ
quan.
Lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Yên Lập tại phụ lục số 05
22


3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ ra
đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục

vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt
động của bộ máy Nhà nước.
Hiện nay công tác lưu trữ vẫn đang được áp dụng, thực hiện theo Quy chế
văn thư lưu trữ của cơ quan ban hành năm 2013 và hướng dẫn chi tiết về công tác
lưu trữ tại công văn số 75/VP ngày 29 tháng 4 năm 2013 của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Yên lập.
* Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật kéo
dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
- Về kỹ thuật xây dựng: Để đảm bảo tài liệu Lưu trữ, kho Lưu trữ được bố
trí ở tầng 4 thoáng mát đạt tiêu chuẩn với diện tích hơn 200m 2. Nền móng nhà cao
ráo, nước không thấm qua vào nền nhà, hệ thống điện trong kho sử dụng toàn bộ
cáp ngầm, có hệ thống đèn chiếu sáng. Ngoài ra còn có giá và tủ đựng tài liệu hồ
sơ để tránh bụi.
- Về trang bị: Kho lưu trữ được trang bị tự động hồ sơ ngoài ra phông lưu
trữ còn được trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và tác động
bên ngoài. Phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín.
- Kho lưu trữ còn có các thiết bị: quạt thông gió, máy điều hoà, quạt chống
ẩm, các thiết bị chống cháy...
- Có quy định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho khá nghiêm ngặt
Như vậy công tác bảo quản tài liệu được lãnh đạo cơ quan trang bị khá đầy đủ
về trang thiết bị giúp công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu được tốt hơn.
* Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
23