Báo cáo kiến tập văn thư và lưu trữ tại Công ty lưới điện Cao thế Miền Bắc

BÁO CÁO KIẾN TẬP
LỜI NÓI ĐẦU
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn
thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo,
ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý,
sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ
bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung
công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mặc dù công tác văn thư,
lưu trữ đã có từ rất lâu, Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác
này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ
đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú
trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư lưu trữ cần được nhìn nhận lại. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức
Trong thời gian từ ngày 20/4 đến ngày 22/5/2015, tôi đã được tạo điều kiện để
đi kiến tập tại Công ty lưới điện Cao thế Miền Bắc. Thời gian này tôi đã được làm
quen và tiếp cận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty, được so sánh, vận
dụng kiến thực được học tập tại trường với thực tế công tác văn thư lưu trữ tại Công
ty. Tôi đã tự liên hệ và rút ra được cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá nhờ
được học hỏi kinh nghiệm thực tế và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn thư- Lưu
1

trữ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc.Đồng thời cũng củng cố , phát huy được
tác phong làm việc đúng giờ , công tác làm việc khoa học.
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu tổ chức
của Công ty lưới điện cao thế Miền Bắc.
1.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành.
- Ngày 01/10/2004 Thành lập Xưởng QLVH lưới điện 110kV trực thuộc công
ty Điện lực 1.
- Ngày 26/10/2005 Thành lập Xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc trực thuộc
Công ty Điện lực 1.
- Ngày 14/04/2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam có quyết định số 225/QĐEVN đổi tên xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc thành Công ty Lưới điện cao thế miền
Bắc trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc.
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc.
- Quản lý, vận hành, sửa chữa đường đây và trạm biến áp cấp điện áp 110kV;
- Sửa chữa, thí nghiệp các thiết bị điện đến 110kV;
- Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật và tổng dự toán sửa chữa lớn lưới điện
110kV;
- Chủ trì hoặc tham gia xét duyệt, nghiệp thu về công tác kỹ thuật, an toàn của
các công trình mới, các sản phẩm mới: các công trình sửa chữa, phục hồi, cải tạo các
thiết bị lưới điện 110kV;
- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng và phát triển các phần mềm, tiến bộ khoa học
kỹ thuật và công nghệ, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quản lý, vận hành và sửa
chữa lưới điện 110kV;

2


- Tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nguyên liệu và vật liệu trong

nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Tư vấn giám sát thi công các công trình điện đến 110kV;
- Đại lý kinh doanh các dịch vụ viễn thông, internet và quảng cáo;
- Sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng ( dầm cầu thép, xà, thanh giằng, các
cột thép) và các sản xuất các sản phẩm khác từ thép;
- Xây lắp đường dây và trạm điện;
- Tư vấn thiết kế, lập dự toán và thẩm định các công trình lưới điện đến 110kV;
- Sửa chữa đường dây và trạm.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức

3


4


1.2.Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty.
- Về tổ chức : Bộ phận công tác văn thư của Công ty lưới điện cao thế miền
Bắc trực thuộc Văn phòng chứ không có phòng văn thư riêng.Đây là đầu mối thông
tin có chức năng tiếp nhận công văn đến, và chuyển giao công văn cho các phòng ,
các cá nhân có liên quan để giải quyết xử lý văn bản đó cho kịp thời , đảm bảo đúng
tiến độ quy định.
-

Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm cụ thể là :

+ Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của cơ
quan.
+ Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các bản đánh máy... để trình lãnh

đạo ký (theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan).
+ Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình
luân chuyển văn bản theo địa chỉ.
+ Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức
Chuyển giao văn bản, tài liệu.
+ Kiểm tra thể thức văn bản và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp về các văn bản
sai thể thức.
+ Bảo quản và sử dụng con dấu
Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
+ Bảo quản bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu.
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
5


2.1. Thực tiễn công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
2.1.1. Nội dung công tác văn thư
2.1.1.1. Quản lý văn bản
a. Quản lý văn bản đi
*Lưu đồ quy trình:

Đơn vị, cá nhân soạn
thảo văn bản
-Trưởng phòng chịu trách
nhiệm về văn bản,ký

nháy

Bộ phận tổng hợp
-Kiểm soát văn bản
-Trình ký

Văn thư
Vào sổ,phát hành văn
bản
Nơi nhận, người nhận

-Kèm theo các tài liệu
liên quan

* Trình tự quản lý văn bản đi:
- Khi nhận được văn bản từ các cá nhân, đơn vị chuyển đến để trình ký, nhân
viên tổng hợp phải kiểm tra lại về hình thức , thể thức trình bày văn bản, đảm bảo
đúng qui định của pháp luật, của ngành và của Công ty, kiểm tra các tài liệu kèm theo
văn bản và tổng hợp hóa các nội dung thông tin liên quan.
- Trước khi cấp số cho văn bản đã được ký duyệt để phát hành, văn thư cơ
quan có trách nhiệm thẩm tra lại thể thức trình bày, chữ ký,bản gốc có ký tắt và các
phụ lục kèm theo nếu có. Nếu văn bản không đáp ứng các yêu cầu qui định về thể
thức trình bày văn bản, văn thư cơ quan gửi trả lại ban đã soạn thảo văn bản để yêu
cầu hoàn chỉnh và trình ký lại.
- Cấp số công văn đi và nhân bản văn bản theo đúng số lượng nơi nhận.Văn
thư sao chụp chỉ nhân bản theo đúng số lượng như ghi trong nơi gửi của văn bản.
6


- Đóng dấu văn bản, con dấu sử dụng trong Công ty Lưới điện cao thế miền

Bắc là con dấu đã được Công an Thành phố Hà Nội , Công an các Tỉnh cấp giấy phép
khắc dấu và giấy phép chứng nhận đăng ký mẫu dấu.Vì vậy , con dấu thể hiện vị trí
pháp lý của các văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch của Công ty với
các cơ quan, tổ chức bên ngoài Công ty.Văn bản có đủ thể thức, đã có chữ ký và con
dấu mới có giá trị.
- Con dấu được đóng vào chỗ có chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty,
chữ ký của người được Ủy quyền hoặc Thừa lệnh, dấu được đóng phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.
- Cán bộ Văn thư, người được Chánh văn phòng giao trách nhiệm giữ dấu và
chịu trách nhiệm trực tiếp việc tiếp nhận và đóng dấu văn bản theo quy định.
- Phát hành văn bản
+ Cán bộ văn thư cơ quan đã ghi sổ theo dõi tất cả các công văn giấy tờ gửi đi
các nơi để khi tra cứu sẽ được chính xác nhanh chóng ; Lựa chọn loại bì và kích
thước bì cho phù hợp với kích thước và độ dày của văn bản đi;trình bày và viết bì
ngay ngắn và chính xác.
+ Khi gửi văn bản ra các cơ quan bên ngoài,đơn vị soạn thảo cung cấp đầy đủ
thông tin về địa chỉ cho cán bộ văn thư phát hành.
+ Tất cả các văn bản của Công ty đều được scans trên máy tính để phục vụ cho
việc giải quyết công việc, lưu trữ dưới dạng bản mềm file và phổ biến nội dung
nhanh chóng trên chương trình Văn phòng điện tử E-office.
+ Văn bản chuyển theo đường bưu điện, cán bộ văn thư ghi đầy đủ biên mục
văn bản theo mẫu của bưu điện, dán bì , dán tem, ghi phiếu phát chuyển nhanh…
- Phân loại văn bản gửi đi và yêu cầu nơi soạn thảo fax, nếu thời gian gấp.
- Scan văn bản, nhập thông tin văn bản đi vào chương trình E-office.
- Lưu văn bản đi theo qui định :
+ Công ty lưới điện cao thế miền Bắc và các đơn vị, chi nhánh trực thuộc công
ty đều sử dụng chương trình phần mềm E.office để quản lý văn bản đi, văn bản đến
và hàng tháng phải in ra và đóng quyển lưu công văn đi, công văn đến.

7

+ Đối với các đơn vị không sử dụng phần mềm quản lý văn bản thì sẽ có số
công văn đi, đến và lưu trữ theo quy định.
+ Cán bộ Văn thư cơ quan có trách nhiệm đăng ký số cho tất cả các văn bản
theo trình tự phát hành.
+ Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký số tại văn thư, có ghi chú rõ với loại
văn bản khẩn, mật, thượng khẩn…. Với hợp đồng kinh tế đã lấy số của đơn vị khác
thì khi đóng dấu cán bộ văn thư sẽ ghi đầy đủ nội dung và ghi chú vào cột ghi chú.
+ Tất cả các văn bản đi và đến cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm lưu trữ
bản gốc.Các văn bản là các thành phần của hồ sơ công việc, các đơn vị lưu bản sao y
bản chính để lập hồ sơ công việc.
b. Quản lý văn bản đến
* Lưu đồ quy trình

Văn bản đến

Văn thư

Chánh văn phòng:

-Kiểm tra, bóc
bì,phân loại

Kiểm tra sự tiếp nhận

-Nhập

Đơn vị , cá nhân

Bộ phận tổng hợp

GIÁM ĐỐC

Liên quan giải quyết

-Trình BGĐ

(thủ trưởng
đơn vị)

-Nhập chỉ đạo giải quyết
và đôn đốc thực hiện

* Trình tự quản lý văn bản đến

8

Bút phê,chỉ đạo
giải quyết


Tất cả mọi văn bản gửi đến cơ quan Công ty bất kỳ từ nguồn nào (bưu điện,
gửi tay, fax, qua E-office) kể cả đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến Công ty phải
được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự:
- Tiếp nhận, lấy số đăng ký văn bản đến, Scan văn bản ( bản cứng ) đính kèm
vào chương trình E- office. gắn và điền thông tin văn bản đến vào phiếu xử lý văn
bản.
- Chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng có
nhiệm vụ ghi phiếu xử lý văn bản đến để trình lãnh đạo Công ty.

- Trình Giám đốc phê duyệt ( trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì trình văn
bản đến Phó giám đốc được ủy quyền ).
- Scan văn bản ( bản cứng ) đính kèm vào chương trình E- office hoặc sử dụng
văn bản đã được Tổng Công ty gửi trên E- office.Chuyểnvăn bản đến theo bút phê
của lãnh đạo Ban Giám đốc.
- Theo dõi, dôn đốc việc giải quyết văn bản :
+ Công văn đến được phân loại, lấy số công văn đến theo các loại: Cấp trên;
trong ngành; ngoài ngành và được Scan, nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống E.office.
Công văn đến được lưu và vào sổ theo dõi công văn đến theo các phân loại trên.
+ Công văn đến được gắn Phiếu xử lý văn bản để trình lãnh đạo Công ty. và
bản chính được chuyển xuống nơi giải quyết chính. Sau khi có bút phê của lãnh đạo
Công ty vào Phiếu xử lý văn bản, cán bộ tổng hợp sẽ cập nhật bút phê của lãnh đạo
vào E-ofice và chuyển cho văn thư để chuyển tiếp bản chính đến phòng ban giải
quyết chính, các phòng ban phối hợp (nếu có) nhận văn bản qua hệ thống E-office.
2.1.1.2. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Căn cứ vào chức năng , nhiệm vụ và kết quả thực hiện các hoạt dộng được
phân công , trước 20/12 hàng năm , Phụ trách các đơn vị tổ chức lập Danh mục hồ sơ
công việc năm sau của đơn vị mình theo biểu NGC- P1.QT.01/B.01 ,trình Giám đốc
phê duyệt và gửi P1 một bản.P1 căn cứ vào khối lượng, danh mục hồ sơ lập của các
đơn vị, có kế hoạch chuẩn bị phương tiện , dụng cụ cần thiết cho việc tổng hợp nộp
lưu hồ sơ của các đơn vị lên kho lưu trữ khi hồ sơ hết hạn lưu trữ tai các đơn vị.

9


- Trong thời gian công tác có phát sinh, thay đổi nội dung trong Danh mục hồ
sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật và phê duyệt lại kịp thời theop trình tự như trên,
người giữ Danh mục hồ sơ cũ phải hủy an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.
- Sau một năm kể từ năm kết thúc công việc, hồ sơ , tài liệu phải được nộp vào
kho lưu trữ của Công ty.Trường hợp do yêu cầu công việc không thể nộp lưu theo

thời hạn quy định, các đơn vị phải giải trình rõ lý do và phải được Giám đốc phê
duyệt.
- Hồ sơ tài liệu là tài sản của nhà nước.CBCNV không tự ý tiêu hủy tài liệu để
làm của riêng hoặc tự ý mang sang cơ quan khác nếu không được phép của câp có
thẩm quyền.
- Hồ sơ nộp lưu phải là bản gốc, bản chính, việc nộp bản sao chỉ thực hiện khi
không có bản gốc, bản chính.
- Việc giao nhận hồ sơ được thực hiện thông qua Biên bản nộp lưu.
- Việc giao nộp hồ sơ từ lưu trữ Công ty vào lưuu trữ cấp trên thực hiện theo
quy định, hướng dẫn của cấp trên.
2.1.2. Nhiệm vụ của Văn thư Công ty
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.
-Trình Lãnh đạo văn bản đến và chuyển các văn bản đã được xem xét, phân
loại cho các Ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Lãnh đạo.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủ
tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộp
bản lưu vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên cơ quan.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo qui
định của pháp luật.
- Thực hiện việc scan văn bản đi – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý,
tra cứu và lưu trữ trên chương trình E-office.
- Thực hiện việc ký nhận văn bản đi – đến;
10


- Phối hợp với các ban chức năng bồi dưỡng cán bộ là công tác văn thư;
- Cụ thể hóa các văn bản của Nhà nước về quản lý công tác văn thư cho phù

hợp với tình hình thực tế của cơ quan;
- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị.
2.1.3. Công tác tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
- Tổ chức, biên chế và trình độ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc:
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Đơn vị tính Số lượng

- Tổng số:

Người

05

+ Tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn bản đến

Người

01

+ Quản lý con dấu

Người

01

+ Chuyển phát và theo dõi văn bản đi, văn bản nội Người
bộ

01

+ Vào E.office và lưu văn bản đi

Người

01

+ Nhân viên lưu trữ

Người

01

+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

00

+ Đại học khác

Người

03

+ Trung cấp văn thư, lưu trữ

Người

01

+ Trung cấp khác

Người

01

- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

- Tại các phòng ban, đơn vị, chi nhánh trực thuộc đều có bố trí 01 cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ
2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
2.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu của văn phòng Công ty lưới điện cao thế miền Bắc
phải đạt được yêu cầu sau:
11


- Xác định những tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo
quản có thời hạn tính bằng số lượng năm cụ thể;
- Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ theo quy định.
Lưu trữ cơ quan phối hợp với các phòng ban, đơn vị, chi nhánh trong NGC để
xây dựng “Danh mục hồ sơ” nộp lưu hàng năm của NGC theo biểu (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.01). Việc lập “Danh mục hồ sơ” được thực hiện vào tháng 12 của mỗi
năm. Văn phòng Công ty tổng hợp và trình Lãnh đạo NGC phê duyệt để thực hiện.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ của công ty, Lãnh đạo công ty
phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho

Giám đốc về việc:
• Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
• Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
+ Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của công ty:
• Phó Giám đốc - Thủ trưởng cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;
• Chánh Văn phòng (Phó Chánh Văn phòng phụ trách): Phó chủ tịch Hội đồng;
• Trường các phòng ban, đơn vị, chi nhánh có hồ sơ: Uỷ viên;
•Phụ trách lưu trữ cơ quan: Uỷ viên kiêm thư ký.
+ Phương thức làm việc của Hội đồng:
• Từng thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản,
danh mục tài liệu hết giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ
(nếu cần);
• Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
• Thông qua biên bản, trình người có thẩm quyền quyết định.
2.2.1.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty.
Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định
của Nhà nước tại kho Lưu trữ của Công ty lưới điện cao thế miền Bắc.
- Hàng năm, bộ phận lưu trữ cơ quan căn cứ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ
do công ty quy định, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn

12


nộp lưu từ các phòng ban, đơn vị, chi nhánh và các cá nhân vào lưu trữ cơ quan, cụ
thể là:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, phối hợp với các phòng ban, đơn
vị, chi nhánh và các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập (biểu NGCP1.QĐ.05/B.01);
+ Hướng dẫn các phòng ban, đơn vị, chi nhánh và các cá nhân chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ nộp lưu” (biểu NGCP1.QĐ.05/B.02);

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu (biểu NGCP1.QĐ.05/B.09);
- Bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập
thành 02 bản, phòng ban, đơn vị, chi nhánh nộp hồ sơ lưu 01 bản, lưu trữ cơ quan lưu
01 bản.
- Tài liệu lưu trữ của Công ty được hiểu là bản gốc, bản chính, bản sao hợp
pháp các loại tài liệu hành chính, tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ
thuật, tài liệu ảnh,tài liệu điện tử.
- Các nguồn bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Công ty Lưới điện Cao thế miền Bắc:
+ Nguồn tài liệu chủ yếu được bổ sung là tài liệu đã giải quyết xong ở Văn thư
hiện hành, đã được lập hồ sơ.
+ Nguồn bổ sung từ các phòng, các đơn vị, cá nhân trực thuộc Công ty.
+ Từ cơ quan cấp trên gửi xuống.
+ Từ các đơn vị các nhân bên ngoài cơ quan.
- Hiện tại kho Lưu trữ của Công ty đang bảo quản hồ sơ tài liệu của Văn
phòng, Phòng kế hoạch và đầu tư, Phòng Tổ chức và Nhân sự , Phòng Kỹ thuật,
Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Vật tư, Phòng Vận hành, Phòng Quản lý Xây dựng,
Phòng Quản lý đo đếm và Công nghệ thông tin, Phòng Chuẩn bị sản xuất, Phòng An
toàn .

13


-Thời hạn giao nộp tài liệu : Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc
làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ
sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết
giá trị của tài liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì
hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp
khó khăn trong việc tra tìm. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được

quy định như sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ,
tài liệu xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình
được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan và thời
gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan
2.2.2.1.Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan
- Công ty có văn bản pháp quy thành lập cơ quan, quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
- Có tổ chức biên chế riêng.
- Có ngân sách độc lập, có đủ tư cách pháp nhân để giao dịch, thanh toán tài
chính với các cơ quan khác.
- Cơ quan có văn thư, con dấu và địa chỉ làm việc
2.2.2.2. Các loại hình tài liệu của cơ quan
Tài liệu ở công ty Lưới điện cao thế miền Bắc bao gồm:
- Tài liệu hành chính như : thông tư,công văn, báo cáo thông báo,quyết định,
giấy mời, hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy đi đường, giấy giới thiêu, chứng từ…
- Ngoài ra còn có các bản vẽ kỹ thuật về chuyên ngành và những tài liệu điện
tử được lưu giữ dưới dạng file lưu giữ trên phần mềm E-office của Công ty.
2.2.2.3. Phương án phân loại tài liệu
Công tác Lưu trữ ở Công ty Lưới điện Cao thế miền Bắc rất được chú trọng, vì
vậy công tác chỉnh lý cũng đã được thực hiện.Công ty đã đầu tư kinh phí để trang bị
14


trang thiết bị như cặp, hộp, bìa hồ sơ, giá tủ .. cũng như bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ
chỉnh lý đối với cán bộ lưu trữ.
- Lưu trữ cơ quan thuộc Văn phòng Công ty có trách nhiệm tổ chức việc chỉnh
lý tài liệu sau khi tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các phòng

ban, đơn vị, chi nhánh và các cá nhân nộp vào lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông , Công ty
Lưới điện Cao thế miền Bắc là đơn vị có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định nên
phương án phân loại tài liệu phông sẽ là “ Cơ cấu tổ chức – Thời gian”
Theo phương án phân loại, tài liệu chia ra các phòng , sau đó chia tiếp ra thời gian là
năm.
Dưới đây là các bước phân loại tài liệu của Phòng Tài chính – Kế toán .
2.2.2.4.Thực hiện chỉnh lý
a. Phân loại tài liệu
Bước 1: Tài liệu toàn phông được chia ra tài liệu của từng Phòng
Bước này đã được kết hợp trong khi thu thập tài liệu ( tài liệu thu về được để
riêng theo từng Phòng )
1. Văn Phòng
2. Phòng Kế hoạch và Đầu tư
3. Phỏng Tổ chức Nhân sự
4. Phòng Kỹ thuật
5. Phòng Tài Chính Kế toán
6. Phòng Vật tư
7. Phòng Vận hành
8. Phòng Quản lý Xây dựng
9. Phòng Quản lý đo dếm và Công nghệ thông tin
10.Phòng Chuẩn bị sản xuất
11.Phòng An toàn
Bước 2 : Tài liệu mỗi nhóm được phân tiếp vào đặc trưng thời gian.
1.Văn phòng
1.1 Năm 2009
15


1.2 Năm 2010

1.3 Năm 2011
1.4 Năm 2012
1.5 Năm 2013
2.Phòng Kế hoạch và Đầu tư
2.1 Năm 2009
2.2 Năm 2010
2.3 Năm 2011
2.4 Năm 2012
2.5 Năm 2013
3.Phòng Tổ chức Nhân sự
3.1 Năm 2009
3.2 Năm 2010
3.3 Năm 2011
3.4 Năm 2012
3.5 Năm 2013
……
11. Phòng An toàn
11.1 Năm 2009
11.2 Năm 2010
11.3 Năm 2011
11.4 Năm 2012
11.5 Năm 2015
Bước 3: Chia tài liệu Phòng TC- KT ra các nhóm lớn như sau
5. Phòng Tài chính Kế toán
5.1 Năm 2009
5.1.1 Chứng từ
5.1.2 Hồ sơ Sửa chữa lớn
5.1.3 Thuế giá trị gia tăng
5.1.4 Hồ sơ Sửa chữa thường xuyên
16

Bước 4 : Tài liệu các nhóm lớn được chia ra các nhóm vừa
Tài liệu Chứng từ được chia ra :
5.Phòng Tài chính Kế toán
5.1 Năm 2009
5.1.1 Chứng từ
5.1.1.1 Chứng từ hoàn ứng
5.1.1.2 Chứng từ lương
5.1.1.3 Chứng từ tiền gửi
5.1.1.4 Chứng từ tiền mặt
5.1.1.5 Chứng từ Đầu tư Xây dựng
5.1.5.6 Chứng từ Sản xuất khác ….
Bước 5: Tài liệu các nhóm vừa được chia ra các nhóm nhỏ
Tài liệu Chứng từ hoàn ứng được chia ra các nhóm nhỏ như sau
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Bắc Giang
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Cao Bằng
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Hưng Yên
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Phú Thọ
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Điện Biên
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Lai Châu
- Chứng từ hoàn ứng tỉnh Thái Nguyên ….
b. Lập hồ sơ, viết thẻ tạm
- Sau khi chia tài liệu ra các nhóm nhỏ, ta tiến hành lập hồ sơ
- Sau khi lập xong từng hồ sơ, tiến hành viết thẻ tạm
- Thẻ tạm được thể hiện đầy đủ , chính xác tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu kết
thúc của tài liệu bên trong hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, sau đó ta đánh số tạm
cho hồ sơ cụ thể ( số thẻ trùng với hồ sơ )
c. Biên mục hồ sơ
- Sau khi lập xong hồ sơ, ta tiến hành biên mục hồ sơ bao gồm : Viết bìa hồ

sơ , sắp xếp tài liệu bên trong hồ sơ, đánh số tờ, thống kê tài liệu bên trong hồ sơ, viết
chứng từ kết thúc
17


- Bìa hồ sơ cần được viết đẹp, ngay ngắn, không tẩy xóa, rõ ràng, chính xác…(
theo tiêu đề trên thẻ tạm )ghi đầy đủ các thông tin đã được in sẵn trên bìa hồ sơ
- Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng của văn bản.Tài liệu
có ngày tháng ban hành ra trước được xếp trước, ban hành sau xếp sau.
- Số tờ của tài liệu được đánh bằng bút chì, đánh số liên tục từ số 01, mỗi tờ
đánh một số, các số từ 1 đến 9 phải đánh thêm số 0 phái trước ( 01 , 02 , 03… ) các tờ
bị đánh thiếu có thể đánh thêm ký hiệu ( 11a , 20a ) và cần phải viết rõ vào tờ chứng
từ kết thúc
- Thống kê tài liệu bên trong hồ sơ và chứng từ kết thúc cần viết đầy đủ, chính
xác theo mẫu in sẵn
d. Hệ thống hóa hồ sơ , đánh số chính thức vào hộp, viết và dán nhãn hộp,
xếp hôpk lên giá, tủ
Hệ thống hóa hồ sơ tức là hệ thống hóa thẻ tạm. Căn cứ vào phương án phân
loại để lập phương án hệ thống hóa cho phù hợp với thực tế tài liệu.Sau khi hệ thống
hóa phương án đã chọn, ta đánh số hồ sơ chính thức lên thẻ và lên bìa hồ sơ. Sau đó
hồ sơ được vào bìa cho vào hộp, viết nhãn hộp và xếp hộp lên giá.
e. Lập công cụ tra tìm tài liệu
Có 2 loại công cụ tra tìm tài liệu :
- Công cụ tra tìm truyền thống : Mục lục hồ sơ
- Công cụ tra tìm hiện đại : Trên máy tính
Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc sử dụng cả 2 công cụ trên để thuận tiện
cho cán bộ tìm tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.
f. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tài liệu loại là tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa loại ra trong quá trình lập
hồ sơ

Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: Giám đốc Công ty lưới
điện cao thế miền Bắc quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ tại lưu
trữ cơ quan công ty sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của Tổng Công ty Điện
lực miền Bắc ( EVN NPC )
- Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại lưu trữ cơ quan NGC:
18


+ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản của Giám đốc công ty;
+ Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin có trong tài liệu;
+ Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người
thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu;
+ Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị kèm theo bảng kê Hồ sơ loại bỏ;
• Danh mục tài liệu hết giá trị;
• Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
• Văn bản thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị của EVN NPC;
• Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị của Giám đốc NGC;
• Biên bản tiêu huỷ tài liệu và các tài liệu có liên quan (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.06).
- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Bộ phận lưu trữ cơ
quan trong thời gian ít nhất là 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2.2.2.5. Kết thúc chỉnh lý
Sau khi hoàn tất công việc chỉnh lý, phải bàn giao hồ sơ và viết báo cáo tổng
kết chỉnh lý, báo cáo được tóm tắt về kết quả chỉnh lý và những nhận xét đánh giá rút
kinh nghiệm của đợt chỉnh lý

2.2.3. Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên
môn để áp dụng rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần nội dung tình
hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi
vào phương tiện thống kê
- Công ty Lưới điện Cao thế miền Bắc chủ yếu có khối lượng tài liệu văn bản
hành chính nên công cụ thống kê và tra tìm tài liệu gồm:
19


- Sổ thống kê lưu trữ : Sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ cho
từng phông, cố định trật tự các phông lưu trữ và phản ánh tình hình tài liệu trong
phông.Nội dung sổ thống kê không phản ánh số phông, tên phông, ngày tháng bắt
đầu và kêt thúc của phông, số lượng tài liệu đã chỉnh lý, số lượng tài liệu chưa chỉnh
lý
- Mục lục hồ sơ:Là phương tiện dùng để thống kê tất cả các hố sơ của một
phông hoặc một bộ phận trong phông cố định trật tự các hồ sơ theo phương án phân
loại giúp cho việc tra tìm địa chỉ các hồ sơ được chính xác.
2.2.4. Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu
2.2.4.1. Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong
đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ
của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương
lai.Nhận thấy công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng nên Công ty Lưới
điện Cao thế miền Bắc cũng đã đầu tư kinh phí cho công tác này.
- Để bảo quản khối tài liệu hành chính chủ yếu của cơ quan mình, Công ty đã
bố trí kho lưu trữ ở tầng 6, diện tích phòng tương đối rộng rãi đáp ứng đầy đủ các yêu
cầu kỹ thuật của một kho lưu trữ: Kho ở vị trí yên tĩnh, thuận tiện, kín đáo và tương
đối cách biệt, thoáng khí. Hạn chế được những tác động của khí hậu, môi trường
- Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ:

+ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Công ty được tập trung bảo quản trong kho lưu
trữ; được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; tài liệu được làm vệ sinh
thường xuyên, có đầy đủ các phương tiện và trang thiết bị bảo quản cần thiết như:
giá, tủ, điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, quạt thông gió, các thiết bị chiếu sáng,
phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoại của côn
trùng, môi trường…để bảo quản tốt, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
+ Được biết theo định kỳ CBCNV thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ,
tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị
hư hỏng, đồng thời Công ty cũng tiến hành phun thuốc chống mối mọt, côn trùng ,

20


chống sự xuống cấp của tài liệu.Do đó tài liệu được bảo quản an toàn trong kho lưu
trữ , có giá trị sử dụng cao và phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu của độc giả
Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo giúp bảo quản tài liệu
hiệu quả như : điều hòa, máy hút ẩm , quạt thông gió, các thiết bị chiếu sáng… để
bảo quản tốt, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
+ Hồ sơ , tài liệu được bảo quản trong hộp cặp có ghi nhãn và ký hiệu; mã số
theo mục lục hồ sơ và sắp xếp trên giá theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
2.2.4.2. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu, giải quyết
nhiệm vụ hiện hành cảu các cơ quan tổ chức, cá nhân
- Đối tượng được khai thác hồ sơ , tài liệu của Công ty là :
+ Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh và các cá nhân trong NGC cần khai thác
hồ sơ, tài liệu để giải quyết công việc của cơ quan;
+ Các cơ quan, tổ chức, các nhân bên ngoài cần khai thác, sử dụng tài liệu
phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học và các mục đích chính đáng khác.
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:

+ Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh và các cá nhân trong NGC cần khai thác
hồ sơ, tài liệu phải làm giấy đề nghị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng hoặc
Phó Chánh Văn phòng phụ trách;
+ Các cơ quan, tổ chức, các nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu phải có văn bản đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và phải
được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc công ty hoặc Phó Giám đốc Thủ trưởng
cơ quan;
+Lưu trữ cơ quan phải mở sổ cho mượn hồ sơ theo biểu (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.03).
- Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo
các hình thức sau: nghiên cứu tại chỗ; cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ.

21


+ Nghiên cứu tài liệu tại chỗ : Người sử dụng tài liệu chỉ được tham khảo tài
liệu theo danh mục các tài liệu đã được duyệt không được sao chụp, ký nhận tài liệu
vào sổ cho mượn tài liệu, hoàn trả tài liệu trước khi ra về.
+ Cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ : Người sử dụng tài liệu chỉ được tham
khảo tài liệu theo danh mục, các tài liệu đã duyệt không được sao chụp, ký nhận tài
liệu vào sổ cho mượn tài liệu, hoàn trả tài liệu khi hết hạn thời gian cho phép.
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Điểm giống nhau
Ở công ty Lưới điện Cao thế miền Bắc thì nghiệp vụ văn thư và lưu trữ được
thực hiện khá tốt, theo quy định của nhà nước.Việc kiểm tra thể thức văn bản và đăng
ký số vào sổ đúng với lý thuyết đã học.Các quy trình nghiệp vụ thực hiện một cách
thận trọng để tránh sai sót.Nhờ biết các quy trình nên cán bộ lưu trữ nắm chắc thành
phần tài liệu trong kho, sắp xếp một cách ngăn nắp khoa học để khi độc giả có nhu
cầu nghiên cứu tài liệu , cán bộ lưu trữ có thể cung cấp được dễ dàng và nhanh chóng

tài liệu mà độc giả cần.
3.2.Điểm khác nhau
- Cán bộ nhân viên chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định gây khó khăn cho
nghiệp vụ lưu trữ.
- Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị vẫn chưa được hoàn thiện.Những tài liệu
đã hết giá trị nhưng không được loại bỏ nên đã chiếm khá lớn diện tích của kho Lưu
trữ.
-Thời hạn nộp lưu tài liệu thường kéo dài hơn so với quy định cũng như trên lý
thuyết do cán bộ chuyên môn phối hợp chưa tốt.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức các văn bản ban
hành của Công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu ở phần nơi nhận và
ký vào góc phải bên dưới của trang giấy.
3.3. Một số giải pháp kiến nghị, đề xuất.
Để phát huy tốt công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty lưới điện Cao thế miền
Bắc, Công ty cần phải :
22


- Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ của cán bộ văn thư lưu trữ.
- Đề nghị lãnh đạo Văn phòng cùng Cán bộ Lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài
liệu vào cơ quan mình.
- Cần đôn đốc cán bộ lập hồ sơ công việc hoàn thiện hồ sơ để nộp vào lưu trữ cơ
quan theo đúng quy định và thời hạn nộp lưu. Đây là tiền đề cho công tác Lưu trữ.
Cần có hình thức xử lý đối với các đơn vị, cá nhân không thực hiện theo quy định.
- Tiếp tục thông tin, tuyên truyền, phổ biến các quy định hiện hành của công tác
văn thư, lưu trữ (thông qua các hình thức như: Tổ chức hội nghị, hội thảo, mở các lớp
tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có văn bản hướng dẫn cụ thể) để nâng cao
nhận thức của lãnh đạo cũng như CBCNV về ý nghĩa, giá trị, tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ, từ đó thực hiện việc giao nộp, quản lý hồ sơ theo đúng quy định.
- Tiếp tục nâng cao, củng cố năng lực cho cán bộ làm văn thư, lưu trữ của Công

ty.Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể,
rõ ràng, phù hợp với trình độ để phát huy được năng lực của mình và đem lại được
hiệu quả cao nhất cho công việc.
- Ngoài ra ưu tiên bố trí người văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên môn
nghiệp vụ; tăng cường tổ chức đào tạo , tuyển dụng hoặc bồi dưỡng tập huấn nghiệp
vụ cho những cán bộ bố trí không đúng chuyên môn.
- Đề nghị thực hiện đầy đủ và triệt để công tác chỉnh lý tài liệu và công tác tiêu
hủy tài liệu theo đúng các quy định của Nhà nước, của ngành điện và của Công ty đã
ban hành
- Vì Công ty có khối tài liệu văn bản hành chính nhiều nên khối tài liệu lưu trữ
sẽ ngày càng nhiều hơn, vì thế cần mở rộng diện tích kho lưu trữ, đồng thời ngoài
những trang thiết bị đã có cần tăng cường đầu tư, bổ sung số lượng trang thiết bị để
đảm bảo an toàn và nâng cao tuổi thọ của khối tài liệu được tốt hơn.
- Cần nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc Công ty
Lưới điện cao thế miền Bắc
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu
trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không

23


riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước
tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của mọi người.
Hà Nội, ngày
tháng 5 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Hương Ly

24