Báo cáo kiến tập Quản Trị Văn Phòng tại Công ty CPĐT Kaila Việt Nam

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đang trong quá trình thực hiện Công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước với mong muốn được sánh vai cùng các cường quốc năm châu.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài cũng như doanh nghiệp trong
nước được xây dựng và phát triển mạnh mẽ. Trong bối cảnh đó, con người là
yếu tố trung tâm quyết định đến sự thành công hay thất bại, hay nói cách khác
trình độ đội ngũ nhân viên văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp đó. Vì văn phòng là một bộ phận không thể
thiếu ở bất kỳ cơ quan nào, văn phòng đóng vai trò quan trọng để duy trì mọi
hoạt động của mọi cơ quan ,hiện nay nhân viên văn phòng không đơn giản chỉ
là làm những công tác giấy tờ, công việc hành chính… Bởi vậy, để thực hiện
được mong muốn ấy chúng ta phải nâng cao hơn nữa trình độ đội ngũ cán bộ,
nhân viên văn phòng để họ vừa chuyên nghiệp, thành thạo trong công việc, nắm
bắt kịp thời với sự thay đổi của xã hội, vừa phải có thái độ giao tiếp tận tình, lịch
sự, có ý thức cộng đồng, trách nhiệm trong công việc cũng như trong các quan
hệ giao tiếp hàng ngày.

Nắm bắt được nhu cầu thực tiễn của xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà
Nội đã nhanh chóng bắt tay thực hiện công tác đào tạo những cán bộ Quản Trị
Văn Phòng có kỹ năng và chuyên môn để đáp ứng nhu cầu của công việc, xã hội
và tương lai cho đất nước. Lớp Đại học Quản Trị Văn Phòng K1C đã được nhà
trường tuyển sinh đào tạo từ năm 2012 đến nay về mặt đào tạo lý thuyết tại
trường cơ bản đã hoàn thành, để lý thuyết không xa vời với thực tế nhà trường tổ
chức cho sinh viên đi kiến tập tiếp xúc với thực tế công việc nhằm củng cố vận
dụng những kiến thức đã học ở trường vào làm công việc cụ thể. Trong quá trình
kiến tập sinh viên sẽ được tiếp xúc với các lại thiết bị thiết yếu để phục vụ cho
công tác văn phòng như máy chiếu, máy in, máy photo, máy fax và các loại thiết
bị khác…. Cũng như rèn luyện phong cách làm việc. Tác phong nhanh nhẹn,
giao tiếp ứng xử, khả năng làm việc độc lập của mỗi người làm công tác văn
phòng.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bố cục bài báo cáo gồm có ba phần như sau:
Phần I lời nói đầu
Phần II nội dung thực tập
Phần III kết luận
Nhờ kì kiến tập cuối năm 3 của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng, cùng
sự tiếp nhận và hướng dẫn tận tình của CTHĐQT Nguyễn Văn Quân và cán bộ
Trịnh Thị Huyền, sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của công ty CPĐT Kaila
Việt Nam em được kiến tập tại Phòng Hành Chính-Tổng hợp của quý công ty,

thời gian từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến hết ngày 25 tháng 5 năm 2015. Em
đã học hỏi được nhiều điều và đúc kết ra được nhiều kinh nghiệm cho bản thân.
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị văn
phòng, và nhất là cô Nguyễn Thị Kim Chi là giáo viên chủ nhiệm lớp Đại học
Quản trị văn phòng k1C đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập
và kiến tập tại trường. Em xin trân trọng cảm ơn công ty CPĐT Kaila Việt Nam
đã tạo điều kiện cho em được tham gia kiến tập, cảm ơn chú Nguyễn Văn Quân
và chị Trịnh Thị Huyền đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu
thập thông tin về công ty để em hoàn thành tốt bài báo cáo của mình, đó cũng là
một phần hành trang nhỏ giúp cho em trong công việc sau khi ra trường.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em
rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo cùng các cán bộ
trong quý công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp
với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh Viên KT

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NỘI DUNG KIẾN TẬP
PHẦN I.

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT KAILA VIỆT NAM
I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
CPĐT Kaila Việt Nam
1. Vài nét về công ty
Công ty CPĐT Kaila Việt Nam hoạt đong trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ,
khách sạn nhà hàng…
Là một doanh nghiệp trẻ cùng với sự lãnh đạo điều hành của Chủ tịch hội
đồng quản trị Nguyễn Văn Quân và sự lao động sáng tạo hết mình vì sự phát
triển của công ty của toàn thể nhân viên trong công ty đến nay công ty đã từng
bước phát triển mạnh mẽ.
Công ty có trụ sở chính tại: Ngõ 310 Nghi Tàm - Tây Hồ - Hà Nội
Người đại diện: Chủ tịch hội đồng quản trị Nguyễn Văn Quân
Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho sự phát triển kinh
doanh, dịch vụ. Nằm cạnh con đường Nghi Tàm, nên việc giao của khách hàng
đến với công ty tương đối thuận lợi.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
CPĐT Kaila Việt Nam
2.1. Chức năng
Công ty hoạt động kinh doanh về du lịch, khách sạn, nhà hàng và dịch vụ
khác liên quan đến du lịch…mọi hoạt động của công ty luôn tuân thủ Theo quy
định của pháp luật nhà nước. Với đặc thù về lĩnh vực hoạt động công ty có
nhưng chức năng sau:
- Tổ chức các tours du lịch trong nước và các tours du lịch quốc tế.
- Tổ chức tư vấn cho khách hàng về thủ tục pháp lý
- Kinh doanh về khách sạn, nhà hàng các dịch vụ khác…

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, quảng bá các sản phẩm du
lịch trong nước và quốc tế.
- Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phát triển đội ngũ cán bộ
có trình độ chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về văn hóa từng quốc gia, và thành
thạo nhiều ngôn ngữ khác nhau.
- Quản lý giám sát, các hợp đồng và các dịch vụ liên quan đến khách
hàng.
- Phấn đấu đưa công ty trở thành một công ty lớn có sức cạnh tranh cao.
2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Kaila Việt Nam.
Căn cứ vào đặc thù của công ty, cơ cấu tổ chức gồm:
+ CT HĐQT : Nguyễn Văn Quân
+ Giám đốc: Trịnh Thị Huyền
• Các bộ phận phòng ban bao gồm:
1 Phòng hành chính – tổng hợp
2 Phòng kế toán.
3 Phòng quản trị- kỹ thuật
Ngoài ra còn có các bộ phận khác như đội xe, đội bảo vệ, bộ bộ tạp vụ,
bộ phận lễ tân, bộ phận hướng dẫn viên du lịch… bộ phận chăm sóc khách hàng
…
• Chức năng của từng phòng trực thuộc công ty.
1. Phòng hành chính - tổng hợp giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân sự, tổ
chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực hiện việc điều hành và các công việc
hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất của công ty.
2. Phòng tài chính kế toán: là bộ phận giúp lãnh đạo công ty quản lý về

mặt tài chính kế toán.
3. Phòng quản trị - kỹ thuật giúp lãnh đạo cũng như văn phòng quản lý
trang thiết bị sửa chữa bảo dưỡng tất cả những trang thiết bị thuộc quyền sở hữu
của công ty.
4. Các bộ phận khác thực hiện nhiệm vụ của mình theo đúng lịch trình có
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sẵn của công ty đã sắp sếp.
(Như phụ lục 1)
II. Tình hình tổ chức, quản lý hành chính văn phòng của công ty
1. Về tổ chức văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của phòng HC-TH trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty.
-

Hoạt động của công ty trong những năm qua đem lại hiệu quả về mặt

kinh doanh dịch vụ, tạo uy tín cho khách hàng trong ngành du lịch và dịch vụ,
làm hài lòng bất cứ khách hàng trong và ngoài nước. Lợi nhuận của công ty năm
sau luôn cao hơn năm trước. Với quá trình phát triển, công ty được sở văn hóa
thể thao và du lịch Hà Nội đánh giá rất cao và trao tặng danh hiệu có thành tích
trong việc phát triển du lịch và chất lượng dịch vụ….
-

Để có được nhưng kết quả như ngày hôm nay phải cần nhiều yếu tố

góp phần thành công đó:
+ Thứ nhất: sự lãnh đạo tài tình của Chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Thứ hai: sự lao động nhiệt tình của các bộ phận, đặc biệt là bộ phận
thông tin và quảng bá hình ảnh công ty.
+ Thứ ba: sự hiểu biết thực sự và làm việc không ngừng học hỏi của bộ
phận hướng dẫn viên.
+ Thứ tư: để có được sự thành công đó cũng không thể thiếu được vai trò
của phòng HC-TH. Hoạt động HC_TH góp phần không nhỏ vào sự phát triển
của toàn công ty, nhận thức rõ và đúng vị trí của văn phòng HC-TH trong giai
đoạn phát triển hiện nay giúp chúng ta nâng cao nhận thức giải quyết tốt công
việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị mình.
Sau một thời gian tuy không dài kiến tập tại Phòng HC-TH của Công ty
CPĐT Kaila Việt Nam, nhưng đã giúp em nhận thức được tầm quan trọng của
công tác văn phòng đối với sự phát triển của công ty.
Thực hiện vai trò tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo công ty, phòng
HC-Tổng hợp đã chủ động xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch làm việc hàng
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tháng, quỹ, 6 tháng, năm. Chương trình làm việc bảo đảm khoa học, hiệu quả
phù hợp với yêu cầu của từng đơn vị công ty. Trong tổ chức thực hiện đã phối

hợp chặt chẽ với các đơn vị các cá nhân. Qua đó giúp mối quan hệ giữa lãnh đạo
công ty với Phòng HC-TH và các đơn vị khác thuộc công ty, phòng tổ chức HC
–TH luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực trong các hoạt động lấy ý kiến xây dựng
nội quy, quy chế công ty hiệu quả, chất lượng: Phòng HC- TH giao cho tổ kiểm
soát giờ làm của nhân viên và những khách hàng ra vào công ty, nhằm tạo tác
phong làm việc đúng với phong cách phục vụ chuyên nghiệp và giữ gìn an ninh
trật tự trong công ty. Đồng thời tham mưu đổi mới phương thức hoạt động kinh
doanh theo nhu cầu của khách hàng.
Đặc biệt Phòng HC-TH quan tâm công tác tham mưu, phục vụ hoạt động
giám sát các hợp đồng khách hàng đang tham gia các hợp đồng dịch vụ của công
ty, và các đối tác, các cộng tác đang làm việc dán tiếp cho công ty. Để làm được
điều đó, trưởng phòng HC-TH phải chỉ đạo đào tạo hướng dẫn nâng cao chất
lượng phục vụ cho toàn thể nhân viên phòng và làm việc theo sự hướng dẫn chỉ
đạo của giám đốc.
Với chức năng hậu cần cho công ty Phòng HC-TH cũng đảm nhiệm vụ
hậu cần chu đáo và khoa học không chỉ đối với toàn thể nhân viên trong công ty
mà cả những nhân viên thời vụ lẫn khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công
ty.
Với phương pháp làm việc như vậy phòng HC- TH luôn nhận được sự
đánh giá cao từ phía CTHĐQT và các đơn vị trong công ty cũng như từ phía
khách hàng.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dụng chương trình công tác
thường kỳ của công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác là kế hoạch, nhiệm vụ của cơ quan trong một
khoảng một khoảng thời gian nhất định, là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo
điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến các mặt công tác, vừa nắm
chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Ý nghĩa của xây dựng chương trình công tác.
- Làm việc có chương trình là yếu tố đầu tiên làm việc có khoa học, thể
hiện phong cách làm việc của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói
riêng.
- Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt
động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát
huy được trí tuệ tập thể của toàn thể cơ quan.
- Làm việc theo chương trình công tác giúp cơ chủ động trong việc chủ
động công việc biết làm gì trước, làm gì sau, không bỏ sót công việc …
- Điều hành là hoạt động chương trình và theo dõi chương trình là biện
pháp quan trọng nâng cao hiệu xuất quản lý, nó giúp lãnh đạo cơ quan phân bổ
và sử dụng quỹ thời gian, huy động được các đơn vi giúp việc, bố trí nhân sự tập
chung theo một kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng bộ nhịp nhàng các đơn vị
thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ đề ra.
- Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận
trong văn phòng như: bộ phận Quản trị, Hành Chính…đảm bảo cơ sở vật chất và
phương tiện được chủ động.
Hiện nay công ty CPĐT Kaila Việt Nam có các loại chương trình sau đây:
+ Chương trình công tác năm;
+ Chương trình công tác quý (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm);
+ Lịch công tác tháng;
+ Lịch công tác tuần;
+ Lịch làm việc hàng ngày.
1.2.1 Chương trình công tác năm

* Yêu cầu:
- chương trình công tác năm cần nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng
phải bao quát toàn bộ các lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, chú ý thích đáng
đến các vấn đề cơ bản mang tính chiến lược, xác định những đề án lớn để trình
lãnh đạo phê duyệt.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các phòng, ban, đơn vị phối hợp cùng đơn vị chủ trì tiến hành thực hiện
các mục tiêu đã đề ra trong chương trình công tác.
* Nội dung:
- Phần 1: đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm 2014.
- Phần 2: thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm
công tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ và các biện pháp thực hiện.
- Phần 3: xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành một đề án và lịch hội
họp để thảo luận, thông qua và đi đến quyết định vấn đề đó.
* Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác:
- Trình tự:
+ Phòng HC- TH đề nghị các phòng, đơn vị đăng ký nội dung công việc;
+ Dựa vào các căn cứ lập chương trình, các tài liệu thu thập được, phòng
HC- TH trực tiếp xây dựng các bản thảo công ty;
+ Sau khi dự thảo xong Phòng HC –TH gửi bản thảo đến các phòng ban,
đơn vị lấy ý kiến đóng góp;
+ Sau khi nhận được ý kiến đóng góp của các phòng, đơn vị, phòng HC –

TH hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối trình lãnh đạo phê duyệt và ban hành.
- Thời gian:
Chương trình công tác năm được chuẩn bị từ tháng 10 năm trước đó.
Phòng HC-TH xây dựng chương trình công tác năm, phân công nhiệm vụ cho
từng phòng để phối hợp chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
1.2.2 Chương trình công tác quý
* Yêu cầu:
- Nội dung chương trình phải bám sát mục tiêu chung của công ty;
- Phải xác định rõ đơn vị thực hiện các mục tiêu đó;
- Sắp sếp các đơn vị theo thứ tự ưu tiên;
- Chương trình công tác quý phải dựa trên cơ sở chương trình năm và
những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định rõ các trọng
tâm công tác, nhiệm vụ trong quý.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nội dung:
- Phần 1: đánh giá tình hình thực chương trình công tác của quý trước.
- Phần 2: thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm
công tác, mục tiêu, nhiệm vụ chính, và các biện pháp thực hiện.
- Phần 3: xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp
để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định đó.
* Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác
- Trình tự:

Phòng HC- TH đề nghị các đơn vị đăng ký nội dung công việc;
+ Dựa vào các căn cứ lập chương trình, các tài liệu thu thập được, các hợp
đồng mới, phòng HC-TH tổng hợp trực tiếp xây dựng bản thảo chương trình
công tác quý của công ty;
+ Sau khi dự thảo xong, phòng HC-TH gửi bản dự thảo đến các phòng
ban để lấy ý kiến đóng góp;
+ Sau khi nhận được ý kiến đóng góp của các phòng, đơn vị, phòng HCTH hoàn chỉnh dự thảo lần cuối và trình CTHĐQT phê duyệt, ban hành.
- thời gian:
Chương trình công tác quý chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước
đó. Phòng HC-TH xây dựng chương trình công tác, phân công nhiệm vụ cho
từng phòng, đơn vị để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện
1.2.3 Chương trình công tác tháng
- Trình tự và nội dung như chương trình công tác quý.
- Chương trình công tác phải dựa trên cơ sở chương trình năm và vấn đề
phát sinh trong quá trình điều hành để xác định rõ các trong tâm công tác, nhiệm
vụ trong tháng.
- chương trình công tác tháng chuẩn bị từ 25 của tháng trước, phòng HCTC xây dựng chương trình công tác, trình giám đốc duyệt và phân công nhiệm
vụ cho từng phòng, đơn vị để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện.
1.2.4 Lịch công tác tuần
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- căn cứ chương trình công tác tháng, sự chỉ đạo của giám đốc, khả năng
tiến độ chuẩn bị dự án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp hoặc lịch

đi công tác cho phù hợp.
1.2.5 Lịch làm việc hàng ngày
Căn cứ vào lịch công tác tuần, các phòng các đơn vị xây dựng lịch công
tác hàng ngày, cụ thể hóa chương trình công tác của công ty.
• nhận xét:
- Trong phạm vi cả công ty phòng HC –TH có quản lý theo dõi, đôn đốc
tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của công ty.
-

Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan

trọng và khó khăn đối với Phòng HC-TH. Hiện tượng thường xảy ra là có những
công việc khi thực hiện đã không tuân thủ chương trình, không bám sát chương
trình, thay đổi chương trình. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là
không bám sát chương trình thực tế, không dự kiến hết tình hình thực tế.
-

Ngoài ra hạn chế trên, cũng có những ưu điểm để phát huy như: quá

trình tổng hợp thông tin nhanh nhạy, kịp thời, chính xác, biết sắp xếp thứ tự ưu
tiên công việc, thường xuyên báo cáo với cấp trên tiến độ thực hiện chương trình
kịp thời nhận được sự chỉ , điều hàn từ giám đốc.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị
Tại công ty CPĐT Kaila Việt Nam công tác tổ chức hội nghị hội thảo,
cuộc họp được tiến hành như sau:
- Sau khi được CTHĐQT phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, phòng
HC-TH là đơn vị chủ trì làm những công tác sau:
+ Gửi giấy mời đến khách mời;
+ Chuyển bản kế hoạch cho các phòng, đơn vị liên quan;
+ Kiểm tra và thực hiện của các phòng đơn vị;

+ Báo cáo kịp thời cho giám đốc các vấn đề giải không được giải quyết để
xin ý kiến chỉ đạo;
+ Phối hợp với các cá nhân liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị
- Phối hợp với các đơn vị cá nhân liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại
toàn bộ các hạng mục để tổ chức hội nghị theo kế hoạch;
- Chỉ dạo bộ phận văn thư, và các đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu;
- Trường hợp nội dung chưa thực hiện được phải kết hợp với các bộ
phận đưa ra giải pháp, thời gian thực hiện và thực hiện việc kiểm tra lại. trường
hợp vẫn chưa được giải quyết thì báo cáo ngay lên giám đốc xin ý kiến chỉ đạo;
- Đối với trường hợp phải đón khách trước phải làm thủ tục lưu trú cho
khách thì phải cử nhân viên đến đón và hướng dẫn khách làm thủ tục trước khi
tham gia hội nghị và thông tin điều kiện ăn, nghỉ , giải trí..
• Tổ chức hội nghị
- Chuẩn bị:
+ Trước khi diễn ra hội nghị khoảng 2 đến 3 giờ, trưởng phòng HC-TC
chỉ đạo kiểm tra lại toàn bộ nội dung chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra;
+ Xem xét, kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp, bố trí sắp xếp khách ngồi
theo quy định;
+ Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu, hệ thống thông tin, âm thanh ánh sáng,
nước uống và các trang thiết bị khác phục vụ hội nghị;

+ Liên hệ với chủ tọa hôi nghị có thay đổi gì để bổ sung kịp thời.
- Khi hội nghị đang diễn ra:
+ Quan sát hội nghị, thông báo cho chủ tọa số lượng khách mời đến tham
dự;
+ Phát tài liệu cho khách hàng;
+ Đôn đốc nhắc nhở các nhân viên tập trung vào công việc của mình;
+ Thường trực bên ngoài, giải quyết các vấn đề phát sinh;
+ Ghi biên bản hội nghị.
- Khi kết thúc hội nghị:
+ Tổ chức tiến khách, quà lưu niệm (nếu có);
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thông báo kết quả hội nghị lên ban lãnh đạo và các phòng ban đơn vị;
+ Bổ sung kết quả hội nghỉ vào chương trình công tác (nếu cần thiết);
+ Quyết toán kinh phí;
+ Lập hồ sơ hội nghị, đưa vào lưu trữ công ty.
-Mục lục văn bản hồ sơ gồm:
STT

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

2. Khảo sát về công tác văn thư- lưu trữ
2.1. Khảo sát về công tác văn Thư
2.1.1. Tìm hiểu mô hình văn Thư của công ty
Công tác văn Thư là công tác nhằm đảo bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. làm tốt công tác văn thư sẽ
góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, hiệu quả
bảo đảm giữ đầy đủ các bằng chứng hoạt động của cơ quan, cá nhân và đảm bảo
giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho công tác lưu trữ. Nội dung công tác văn thư
này bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tốt chức, lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp vào lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu.
Qua quá trình kiến tập tại công ty CPĐT Kaila Việt Nam đã nhận thấy
công tác văn Thư ở đâu cũng được coi trọng ở công ty cũng vậy. do đặc thù hoạt
động của công ty nên công tác văn thư càng được coi trọng hơn. Công tác văn
thư ở công ty được quản lý bởi Phòng HC-TH và thực hiện theo quy định tại
nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công
tác văn thư, thực hiện theo quy chế bảo vệ bí mật nhà nước và một số quy định
của công ty.
Phòng HC-TH có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên văn Thư
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tại công ty hiện có ba nhân viên văn thư
chuyên trách( 2 có trình độ cao đẳng và một có trình độ trung cấp, được đào tạo
bài bản và có kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, trực
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuộc bộ phận hành chính tổng hợp.
Do điều kiện của công ty còn hạn hẹp về cơ sở hạ tầng nên bộ phận văn
thư được đặt ngay trong phòng HC-TH nhưng vẫn được trang bị đầy đủ các
trang thiết bị hiện đại được bố trí theo kiểu văn phòng mở. đảm bảo cho việc
cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong phòng HC-TH nhanh chóng,
chính xác đặc biệt tạo sự thoải mãi khi làm việc của nhân viên văn thư làm tăng
năng suất lao động góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan.
Tại công ty hàng ngày tiếp nhận với rất nhiều loại hồ sơ giấy tờ khác
nhau, tất cả các loại hồ sơ giấy tờ này điều qua bộ phận văn Thư xử lý mới có
thể gửi đi hoặc ban hành trong công ty. Để thuận tiện cho công tác văn thư công
ty đã lập ra 08 quyển sổ chính, sổ đăng ký văn bản đi, sổ chuyển giao văn bản
đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản
đến, sổ giải quyết văn bản đến, sổ theo dõi khách hàng du lịch trong nước, sổ
theo khách du lịch nước ngoài. Ngoài ra do chức năng đặc thù của công ty nên
văn Thư còn là nơi giao dịch các hợp đồng, các khách hàng đặt sử dụng dịch vụ
của công ty…
Với mô hình tổ chức văn thư như hiện tại tại công ty đem lại hiệu quả
kinh tế cho công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo
công ty một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật làm cho hoạt động kinh doanh
ngày càng phát triển, đẩy mạnh quá trình hội nhập hóa của công ty.
Tuy nhiên, công tác văn Thư còn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục
1 Việc theo dõi xử lý văn bản ở các khâu văn Thư còn lỏng lẻo, nhiều khi
không kịp thời.
2. Tính bảo mật của các văn bản hồ sơ không cao
3. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề
nếp Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh.
2.1.2 Nhận xét đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong

việc chỉ đạo thực hiện công tác văn Thư của công ty
Công tác văn Thư có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển lâu dài
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của công ty. Nhận thức được điều này, công ty đã phân công nhiệm vụ cho
trưởng phòng HC-TH quản lý chặt chẽ công tác văn thư tại công ty nhằm cung
cấp thông tin một cách nhanh chóng đầy đủ, chính xác, quản lý các văn bản đi,
tài liệu quan trọng để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Giám đốc cùng trưởng
phòng hành chính đã ra quy chế quản lý chặt chẽ công tác này.
Sau khi quy chế được ban hành trưởng phòng hoặc phó phòng HC-TH có
nhiệm vụ triển khai, hướng dẫn mọi người trong công ty thực hiện đúng quy chế
đã ban hành, đồng thời cũng kiểm tra việc thực hiện. Và dựa vào việc thực hiện
quy chế trưởng phòng sẽ nhận xét đánh giá công tác thi đua khen thưởng.
2.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản là một nhiệm vụ quan trọng
của các cơ quan tổ chức, làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp công ty có được những
tài liệu lưu trữ có chất lượng. Để thực hiện được công tác lưu công ty có một
nhân viên lưu trữ. Thực hiện Theo quy chế thực hiện về công tác lưu trữ tại công
ty
Do điều kiện công ty nên bộ phận lưu trữ hiện tại chỉ có hai nhân viên phụ
trách cùng với sự giúp sức của tổ văn thư.
Nhân viên văn Thư có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cũng như
trưởng phòng trong các công việc sau:

- Xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ;
- Soạn thảo các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ;
- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tư vấn cho lãnh đạo về trang thiết bị
phương thiện bảo quản, làm báo cáo tổng kết công tác lưu trữ.
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho theo
phạm vi và quyền hạn đã được nhà nước quy định.
Tài liệu lưu trữ công ty chủ yếu là các tài liệu hình thành trong quá trình
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động của công ty của phòng, đơn vị thuộc công ty.
Sau một năm kể từ khi các công việc liên quan tới công hồ sơ lưu trữ kết
thúc, thì tài liêu lưu trữ có thể lưu vào kho lưu trữ hoặc có thể tiêu hủy tùy theo
từng loại tài liệu.
Các phòng, đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình để thu thập
tài liệu đày đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ
công ty.
Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ sau:
- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu tập;
- Hướng dẫn các đơn vị, các nhân chuẩn bị hò sơ tài liệu, giao nộp thống

kê vào mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Chuẩn bị kho tàng và phương tiện chuẩn bị tiếp nhận tài liêu;
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản bàn giao tài liệu.
Thu tập, bổ sung tài liệu góp phần hoàn chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ,
đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tác quản lý tập trung, thống nhất tài
liệu lưu trữ.
2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu là một khâu quan trọng. Đó là
bước sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc xác định giá trị tài
liệu để đưa vào lưu trữ tiếp và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy và
khai tác sử dụng.
Việc chỉnh lý tài liệu giao cho phó phó Phòng HC-TH phụ trách. Bộ phận
lưu trữ trình kế hoạch chỉnh lý cho phó phòng xem xét, sau đó trình lên trưởng
phòng duyệt, sau khi phê duyệt, bộ phận lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu do
các đơn vị giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau khi đã lập hồ sơ ban đầu
• quy trình chỉnh lý được tiến hành theo các bước sau:
1. Phân loại tài liệu
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ theo các năm;
- Phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ theo tên loại văn bản.
2. Lập hồ sơ
Sau khi sắp sếp các loại văn bản thành thành tùng tập thì tiến hành kiểm

tra lại lần nữa và loại những tài liệu không thuộc phong chỉnh lý thì kết thúc
công việc thì mỗi nhóm này là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được sắp sếp
theo ngày tháng năm ban hành từ nỏ đến lớn, trong trường hợp hồ sơ quá nhiều
thì phân chia thành từng nhóm cho phù hợp.
1. Đánh sồ hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp
- Số hồ sơ được đánh bằng bút chì màu đen, liên tục trong toàn phông từ
01 đến hết.
- Viết và dán nhãn hộp: được in bằng giấy bền màu, rõ ràng dễ đọc, giấy
ghi thông tin hồ sơ được ghi thông tin của hồ sơ và dán vào gáy hộp đựng hồ sơ.
Sau đó tiến hành sắp xếp các cặp, hộp hồ sơ lên giá theo tứ tự các năm ghi ở
nhãn hộp, sắp sếp lần lượt từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
2. Ghi biên mục hồ sơ
Ghi biên mục hồ sơ là một công việc vô cùng quan trọng, nó giúp tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu và tra tìm tài liệu lưu trữ sau này.
3. Đánh số tờ nhằm cố định thứ tự của mỗi văn bản trong mỗi hồ sơ. Cán
bộ chỉnh lý dùng bút chì mềm, đen và đánh chữ số Ả Rập từ phía trên bên phải
của tài liệu.
4. Viết mục lục văn bản
Viết từng thông tin của văn bản, tài liệu và tờ mục lực văn bản đã được in
sẵn, hồ sơ mà dày thì viết 3 hoặc 4 tờ mục lục. Cho đầy đủ thông tin, sau khi
biết xong tờ mục lục văn bản cũng được theo tứ tự 1, 2, 3…và được kẹp vào tài
liệu lưu trữ, đặt trước trang đầu hồ sơ để tiện tra cứu.
5. Viết chứng từ kết thúc
Ghi tất cả các thông tin càn thiết của bìa hồ sơ theo mẫu có sẵn, trong đó
ghi rõ tình trang vật lý của tài liệu hồ sơ.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8. Viết bìa hồ sơ
Sau khi viết xong mục lực hồ sơ cho tài liệu lưu trữ vào bìa hồ sơ và tiến
hành biết bìa hồ sơ, khi kết thúc chúng tiến hành cho hồ sơ vào cặp hộp.
9. Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ.
Công ty hiện tại vẫn quản lý và tra cứu hồ sơ theo kiểu thủ công, truyền
thống là bằng sổ đăng ký và mục lục hồ sơ, chưa có hệ thống tra tìm hiện đại
nên việc tra tìm tài liệu chưa đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động
kinh doanh của công ty.
2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là một công việc rất quan trọng nhằm mục đích
kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu, giúp cho tài liệu lưu trữ, giúp cho tài liệu không
hỏng, mất mát...Để phục vụ nghiên cứu nhu cầu tra tìm khi cần thiết.
Các tài liệu chủ yếu được đưa ra khai thác tại bộ phạn lưu trữ là những
văn bản có liên quan đến việc thành lập công ty, thành lập tổ chức và hoạt động
kinh doanh, và các phòng ban bộ phận của công ty.
* Nhận xét
Nhìn chung việc thực hiện công tác lưu trữ công ty chưa được thực sự
khoa học và hiệu quả, do điều kiện công ty còn hạn chế, cơ sở vật chất còn thiếu
tốn, chưa có đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu làm công tác lưu trữ.
Bên cạnh hạn chế về mặt khách quan thì việc quan tâm tới công tác lưu trữ của
lãnh đạo chưa được sâu sắc, nhân viên làm công tác lưu trữ còn thiếu so với khối
lượng công việc hiện tại của công ty. Trong thời gian sắp tới lãnh đạo công ty
đang lên phương án tuyển thêm nhân sự và đang cố gắng đầu tư thêm trang thiết
bị hiện đại để phục vụ công tác lưu trữ tại công ty.

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II.
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN
1. Soạn thảo văn bản
1. 1 Hệ thống văn bản:
Hệ thống văn bản trong các doanh nghiệp bao gồm các quy chế quy trình,
quy định các văn bản mang tính chất bắt buộc trung trong từng doanh nghiệp
từng lĩnh vực hoạt động, từng phạm vi cụ thể. Quy phạm nội bộ được xem là
hành lang pháp lý rất quý trọng trong công tác điều hành quản lý, giúp các cấp
lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô không can thiệp quá sâu vào công việc từng người,
bởi chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người
trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ hành vi,
quá trình thực hiện công việc..
Công ty CPĐT Kaila Việt Nam là một doanh nghiệp tư nhân nên các loại
văn bản hành chính chủ yếu là các văn bản thông thường phạm vi quản lý, đối
tượng của văn bản chủ yếu là toàn thể nhân viên trong công ty và khách hàng
đứng tên trên văn bản đó: các loại văn bản chủ yếu là công văn, hợp đồng, tờ
trình, nội quy, quy chế của công ty, báo cáo, biên bản… các loại văn bản trên
được phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Hoặc trong
quá trình quản lý thành lập phát sinh những đối tượng quản lý mới.
Các loại văn bản hành chính của công ty là các loại văn bản thông thường
nên chỉ có giá trị đối với nhân viên đang làm việc, hoặc khách hàng của công ty
trong một thời hạn nhất định, đối với một số loại văn bản khác như biên bản thì

đối tượng của văn bản chủ yếu là một cá nhân hay tập thể nhân viên, hay một số
khách hàng nào đó để ghi lại một sự việc nào đó..
Tất cả các loại văn bản mà công ty phát hành đều tuân thủ theo thông tư
55/2005/TTLL-BNV-VPCP về mặt thể thức và tuân thủ pháp luật nhà nước về
thẩm quyền ban hành.
1.2 Một số mẫu văn bản tiêu biểu hiện hành tại công ty.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Công văn:
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công việc… giữa các chủ thể có thẩm quyền có
nhiệm vụ liên quan.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc là văn bản đến đi với nhiều nội
dung khác nhau. Nhưng tại công ty CPĐT Kaila Việt Nam công văn chủ yếu có
những nội dung chính sau; công văn mời, công văn hướng dẫn giải quyết một sự
việc, để trình bày về một sự việc với cơ quan chức năng quản lý, công văn cảm
ơn, phúc đáp…
Mẫu chung của công văn tại cơ quan như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY CPĐT KAILA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VIỆT NAM
–––––––

Số .../HTMH(2)
Hà Nội (3), ngày… tháng ... năm ...
v/v…(4)
Kính gửi………… (5)……..
………………………… (6)…………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
Nơi nhận:
…………..
…………..
Lưu: Vt.
Chú giải: (1) tên công quan

GIÁM ĐỐC(7)
(chữ ký)
Trịnh Thị Huyền

(2) Viết tắt tên cơ quan, số ký hiệu văn bản.
(3) Địa danh
(4) Viết tắt nội dung công văn
(5) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. Không
ghi những tổ chức, cá nhân để biết quan hệ, phối hợp báo cáo, lưu; các chủ thể
đố để ở mục” nơi nhận”.
(6) Nội dung công văn: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết luận về những
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin gửi đến các cơ quan chức năng liên quan để giải quyết.
(7) Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan ban hành ký hoặc các bộ phận. có
thẩm quyền của cơ quan tùy theo chức năng nhiệm vụ. quyền hạn ký thay (KT)
ký thừa ủy quyền (TUQ), hoặc ký thừa lệnh (TL).
b. Biên Bản:
Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại nhưng sự việc đã xảy
ra hoặc đang xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức do những
người chứng kiến thực hiện, trong đó có thể là biên bản hội nghị, biên bản họp
là lại văn bản hành chính dùng để ghi chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo
luận của hội nghị. Hoặc có thể biên bản ghi lại những hoạt động khác của công
có thể là văn bản vi phạm, hay biên bản về một sự việc nào đó…
Mẫu biên bản như sau:
CÔNG TY CPĐT KAILA
VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số…(2)/BB-HTMH

… (3)…., ngày….tháng… năm….
BIÊN BẢN
Về việc … (4)………..

-

Thời gian………………….tại (địa điểm)…………….

- Thành phần tham gia lập biên bản gồm:
-

Diễn biến sự việc xảy ra.

……………… (5) …………………………………………….
…… (6)……………………………………………………….
……………………………………………………… (7)……
Nơi nhận:

……… (6)……

………

(Ký tên, đóng dấu nếu có)

………

Họ tên đầy đủ

Lưu:
Chú giải:
(1) Tên cơ quan
(2) Số văn bản viết tắt tên cơ quan

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(3) Địa danh
(4) Trích yếu: tóm tắt nội dung chủ yếu để lập biên bản
(5) Kết thúc nội dung biên bản tùy theo nội dung được trình bày thích hợp
(6) Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp hoặc các bên tham gia
(7) Thẩm quyền ký:

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu
khác.
2. Xây dựng quy chế (quy chế về công tác văn Thư lưu trữ)
- Công tác văn thư- lưu trữ rất quan trong trong mọi cơ quan, làm tốt công tác
này sẽ thúc đẩy sự phát triển của công ty. Đồng thời đây cũng là mặt giao tiếp
chủ yếu giữa cơ quan với khách hàng, ở công ty CPĐT Kaila Việt Nam quy chế
công tác văn Thư lưu trữ được xây dựng như sau

CÔNG TY CPĐT KAILA
VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

… (3)…., ngày….tháng… năm….
QUY CHẾ
Về công tác văn Thư lưu trữ
––––––––––––––
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định về công tác văn thư của Công ty CPĐT Kaila Việt
Nam được áp dụng trong văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Công tác văn Thư - lưu trữ: Là các công việc về soạn thảo văn bản, ban
hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu hình thành
trong hoạt động của Công ty và các đơn vị.
2. Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền
duyệt.
3. Bản chính văn bản: là bản thảo hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn
bản được Công ty và các đơn vị ban hành. Bản chính có thể có nhiều bản và có
giá trị pháp lý như nhau.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (một số) đặc điểm chung như tên
loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm
khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hay của một cá nhân.
5. Văn bản đến: là toàn bộ văn bản (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng) và đơn, Thư do các cơ quan, tổ chức hay cá nhân bên ngoài gửi đến
Công ty, đơn vị.
6. Văn bản đi: là toàn bộ các văn bản (kể cả điện, fax) do Công ty, đơn vị
gửi đi.
7. Bản sao y hành chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được
thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được
thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Bản trích
sao phải được thực hiện từ bản chính.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư- lưu trữ
1. Trưởng phòng HC-TH có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc trong việc thực hiện công tác văn Thư của Công ty, đơn vị.
2. Tất cả các cá nhân trong Công ty, đơn vị trong quá trình giải quyết
công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy
định tại Quy chế này và các quy đinh khác của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ.
Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn Thư Công ty, đơn vị
1. Tại Công ty theo tình hình và khối lượng công việc thì bố trí nhân viên
văn thư chuyên trách, tại các phòng, đơn vị có thể bố trí nhân viên làm công tác
văn thư kiêm nhiệm.
2. Văn Thư Công ty và các đơn vị có những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Giúp Trưởng phòng (ban) Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu
mức độ khẩn, mật;
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Điều 5. Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác văn Thư
1. Nhân viên làm công tác văn Thư của Công ty phải đáp ứng đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ các ngạch về văn Thư và phải được đào tạo nghiệp vụ về văn
thư. Nhân viên văn Thư các đơn vị thì theo hình thức kiêm nhiệm.
2. Nhân viên làm công tác văn Thư chuyên trách được hưởng chế độ phụ
cấp nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Chế độ thống kê, báo cáo tình hình công tác văn Thư
1. Văn Thư Công ty và các đơn vị phải thường xuyên thống kê, kiểm tra
văn bản, tài liệu, hồ sơ do mình quản lý.
2. Thống kê văn Thư phải được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu
thống kê được tính từ 00 giờ ngày 01/01 đến 24h ngày 13/12 cùng năm. Các đơn

vị gửi báo cáo thống kê về Công ty trước ngày 05/01 năm sau để tổng hợp báo
cáo với giám đốc công ty.
3. Văn Thư Công ty và các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê định
kỳ theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ
nội vụ về chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ.
Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn Thư, lưu trữ
Mọi hoạt động của công tác văn Thư tại Công ty và các đơn vị phải thực
hiện đúng quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp