Nghiên cứu khoa học: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là: Bùi Văn Hùng tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học
với tên đề tài: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ".
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua,
Tôi xin hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng…..năm 2015
Ký tên

Bùi Văn Hùng


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tập lớn này,trong quá trình tìm hiểu và thu thập, tổng
hợp thông tin tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý nhiệt tình của
quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước tiên, em xin chân thành cám ơn các quý thầy cô Khoa quản trị văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là nhứng thầy cô đã tận tình dạy
bảo cho em suốt thời gian học tập.
Em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến cô T.S. Bùi Thị Ánh Vân đã dành rất
nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và đưa ra nhiều lời khuyên
bổ ích giúp em hoàn thành bài tập này.
Đồng thời, em cũng xin cám ơn ban giám đốc và các anh chị công ty cổ
phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hỗ trợ em trong quá trình nghiên cứu cũng như
tạo điều kiện cho em tìm hiểu để có dữ liệu viết bài.
Trong quá trình nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình
độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng làm
song đề tài nhưng không tránh khỏi những thiều sót và hạn chế. Vì thế, tôi rất
mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô trong Hội đồng bảo vệ đề tài, các
thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc.

Những đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi
có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu
sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBCNV

Cán bộ công nhân viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................3
CBCNV Cán bộ công nhân viên......................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lí do chọn đề tài........................................................................................1
2.Mục đích nghiên cứu..................................................................................1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
5.Kết cấu đề tài.............................................................................................2
CHƯƠNG I..........................................................................................................3
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG...............................................3
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI
DOANH NGHIỆP............................................................................................3

1.1.1.Một số khái niệm..................................................................................3
1.1.1.1. Khái niệm văn phòng........................................................................3
1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng..........................................................4
1.1.1.3. Các nội dung của quản trị văn phòng..............................................4
1.1.1.4. Mục tiêu của quản trị văn phòng.....................................................5
1.1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng...............6
1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG..............................................................................................................7
1.2.1. Chức năng của văn phòng...................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................9
1.2.2.1. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.................9


1.2.2.2. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách
nhiệm về tính pháp lý của văn bản............................................................10
1.2.2.3. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng...........................10
1.2.2.4. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp.....11
1.3. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIÊP
11
1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp..............................11
1.3.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp...............................12
1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp............................................................13
1.3.3.1. Công tác tham mưu..........................................................................13
1.3.3.2. Công tác tổng hợp............................................................................13
1.3.4. Công tác hậu cần................................................................................13
1.3.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị........................................................14
1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ....................................................................14
1.3.6.1. Công tác văn thư..............................................................................14
1.3.6.2. Công tác lưu trữ. .............................................................................15
TIỂU KẾT ......................................................................................................15

CHƯƠNG II.......................................................................................................16
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ.............................................................16
2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ....16
3.Quá trình hình thành và phát triển.........................................................16
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty....................................................17
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ...........17
2.1.4. Hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Nam Đình Vũ .........18
2.1.4.1. Tình hình lao động của công ty....................................................18
2.1.4.2. Hoạt động kinh doanh.....................................................................19
2.2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN NAM ĐÌNH VŨ.................................................................................20


2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT
Nam Đình Vũ...............................................................................................21
2.2.2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.22
2.2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp.........................................................22
2.2.2.2. Công tác thông tin, báo cáo.............................................................22
2.2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc..................................................24
2.2.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ................................................................26
2.2.2.4.1. Công tác văn thư...........................................................................27
2.2.2.4.2. Công tác lưu trữ............................................................................39
2.2.2.5. Công tác hậu cần.............................................................................42
2.2.2.6. Công tác tổ chức hội nghị...............................................................44
2.2.2.7. Công tác bảo vệ và công tác phục vụ...........................................46
2.2.2.7.1. Công tác bảo vệ............................................................................46
2.7.2. Công tác phục vụ................................................................................46
TIỂU KẾT..........................................................................................................48
CHƯƠNG III.....................................................................................................49

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ..........................................49
3.1. Giải pháp về cơ cấu..............................................................................49
3.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công
nhân viên văn phòng.....................................................................................49
3.2.1. Đối với người lãnh đạo.....................................................................50
3.2.2. Đối với nhân viên văn phòng............................................................52
3.2.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật.........................53
3.3.3. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng..........................................55
3.3.1. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty...56
3.3.2. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý 57
3.3.3. Đơn giản hóa thủ tục làm việc.........................................................57


3.4. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng
tạo của đội ngũ CBCNV..............................................................................58
3.5. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng
ban..................................................................................................................59
3.6. Giải pháp về hoạt động........................................................................59
3.6.1. Công tác tham mưu tổng hợp.............................................................59
3.6.2. Công tác thông tin, báo cáo................................................................60
3.6.3. Công tác văn thư lưu trữ....................................................................61
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................65
PHỤ LỤC...........................................................................................................66
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng. Không ngoại trừ một doanh nghiệp
hay một tổ chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu
quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần đầu tư Nam
Đình Vũ cũng không phải là ngoại lệ. Để duy trì sự phát triển lâu dài, bền vững
thì bắt buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp
các mối quan hệ và cũng như vậy bộ phận văn phòng công ty cổ phần đầu tư
Nam Đình Vũ luôn góp phần giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng
luôn được coi như bộ mặt của toàn công ty.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu
quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cũng như công
ty Nam Đình Vũ nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng
đó là thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm
quan trọng của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản
đi, văn bảnđến. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếp
nhận xử lý và giải quyết số văn bảnđó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó
khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng.
Đó là lí do em chọn và nghiên cứu đề tài:" Một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ".
2. Mục đích nghiên cứu.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn
phòng, từ đó phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng của công
ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của công
tác văn phòng tại công ty nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, xem xét và
cần giải quyết đối với công tác văn phòng công ty. Bên cạnh đó em cũng xin phép
1

được đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
-

Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của

văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ.
-

Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công

ty và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
-

Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác

văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần,.....
-

Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm,

mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng
tại công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây.
-

Phương pháp duy vật biện chứng.

-

Phương pháp phân tích tổng hợp.

-

Phương pháp thống kê.

-

Phương pháp điều tra khảo sát.

-

Phương pháp so sánh.

-

Phương pháp mô tả.

5. Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu Tiểu luận
gồm 3 chương.
Chương I: Những vấn đề cơ bản về văn phòng.
Chương II: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư
Nam Đình Vũ.
Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2

CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI
DOANH NGHIỆP.
1.1.1.Một số khái niệm.
1.1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ
quandoanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hoà nhập với
sự phát triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều cơ quan, doanh nghiệp ra đời
kéo theo sự hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với
mục đích đảm bảo cho sự tồn tại phát triển của mình.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ
trưởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó.Ngoài ra văn phòng còn được
hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội.
Như vậy thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:" Văn phòng là thực
thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt động
quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và
đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông
suốt, hiệu quả". [2; Tr. 20]

3


1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng.
Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị
( con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật
chất...) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh
nghiệp. Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ
liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong
muốn.[2; Tr. 30]
Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi.Sôi nổi vì các
doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng
nhiều đòi hỏi cao của xã hội, phải đương đầu với nhiều thách thức ngày càng
gay gắt hơn.Trong thời đại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển
các nhà quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng nhiều lý
thuyết mới về quản trị doanh nghiệp.
1.1.1.3. Các nội dung của quản trị văn phòng
1. Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức
- Muốn hoạtđộng của văn phòng theo hướng phát triển vá hiệnđại hoáđòi
hỏi các nhà quản lý phải phân tíchđược thực trạng về văn phòng,tiềm năng về
các nguồn lực có thể huy độngđược và nghiên cứu phát triển của văn phòng
trong tương lai.
- Kết quả phân tíchđược dùngđể dự báo mục tiêu phát triển và dự báo
những thuận lợi,kho khăn trong quá trình thựchiện.
2. Xây dựng kế hoạch chương trình hànhđộng.
- Kế hoạch hànhđộng của văn phòng bao gồm: kế hoạch mục tiêu, kế
hoạch tổ chức, kế hoạch về nguồn lực, kế hoạch tiếnđộ.- Những mục tiêu dài
hạn phảiđược cụ thể hoá bằng những chương trình hànhđộngđể tập trung nguồn
lực thực hiện trong một thời gian nhấtđịnh.
3. Lãnhđạođiều hành thực hiện chương trình kế hoạch.

Chương trình kế hoạchđược xây dụng mới chỉ là chúý,định hướng nội
dung hoạtđộng việc thực hiện kế hoạchđó còn có sự tham gia của các cấp và
4


toàn thể cán bộ công chức của cơ quan tổ chức cho nên cần chuyển tải nội dung
đến từng bộ phận từng cá nhân để họ thực hiện thống nhất mục tiêu, biện pháp
và tự giác thựchiện .
Các nhà quản trị phải sát sao chỉđạođiều hành việc thực hiện các nội dung
đã xây dụng.
4. Phân công phối hợp trong thực thi công vụ
+ Khi triển khai thực hiện kế hoạch chương trình từng phòng ban đơn vị
và cá nhân phảiđược phân giao cụthể theo nguyên tắc:
+ Giao nhiệm vụ cho cá nhân phải dựa vào năng lực, trìnhđộ và sở trường
của họ.
+ Đối với phòng ban đơn vị phải dựa vào chức năng.
+ Giữa hệ thống chức năng cũng phải có cơ chế phối hợpđể tạo thành một
quy trình hànhđộng thống nhất và gắn trách nhiệm trong thực hiện công việc.
5. Cung cấp nguồn lực
+ Quản trị văn phòng là quá trình tiêu hao các nguồn lựcđểđạtđược mục
tiêu của tổ chức muốn duy trìđược hoạtđộng của tổ chức thì quản trị văn phòng
cần cung cấp kịp thờiđầyđủ nguồn lực theo yêu cầu.
+ Nguồn lực cần cho quá trình quản trị khong giống nhau vì vậy phải căn
cứ vào chương trình,kế hoạch vàđiều kiện thực tế của tổ chứcđể cung ứng cho
hợp lý.
1.1.1.4. Mục tiêu của quản trị văn phòng
+ Quản trị văn phòng trước hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng
trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con người. Sự thành công
hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con người. vì vậy mục tiêu hàng đầu
của quản trị văn phòng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong

doanh nghiệp. Thông qua đó phát huy được khả năng, năng lực làm việc của
từng nhân viên trong văn phòng.
+ Quản trị văn phòng hướng tới khẳng định và nâng cao uy tín của người
lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng
5


tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ
quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm
cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân
viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không
cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
+ Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát
huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân
đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.
+ Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một
cách khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.
+ Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa
học, chuyên nghiệp.
+ Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành
văn phòng nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính
sách phát triển của doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong
mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân,
doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ.
Văn phòng và phòng hành chính là " bộ nhớ " của thủ trưởng, là tai, là mắt
của doanh nghiệp. Nếu văn phòng làm việc có lề nếp, kỷ cương và khoa học thì
công việc của doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có
hiệu quả

Trong thời đại " bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến
việc thu thập, sử dụng thông tin để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và
hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội.
Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có lợi thế
về thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh
nghiệp. Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt
6


động văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng không ngoại trừ doanh nghiệp nào.
Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi
công việc của cơ quan.Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản
xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề
thưởng phạt đối với các CBCNV trong doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh
nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại.Ví dụ như Giám đốc ra quyết định
về việc khen thưởng đối với những CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được
giao thì quyết định đó sẽ được chuyển đến bộ phận văn phòng, sau đó bộ phận
văn phòng có nhiệm vụ thông báo cụ thể xuống từng cá nhân được khen thưởng.
Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có
liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng
giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách nhanh chóng kịp
thời và đạt hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng
như: giải quyết nghỉ phép cho CBCNV, giải quyết những thắc mắc của khách
hàng...thì văn phòng có thể giúp lãnh đạo giải quyết nhằm giảm bớt gánh nặng
công việc cho lãnh đạo.
Văn phòng cung ứng các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương
tiện, máy móc, công cụ tài chính... đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Tuỳ
vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng phải cung ứng
đủ đúng và kịp thời trang thiết bị cho các đơn vị, cá nhân.[3; Tr. 44]

1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG.
1.2.1. Chức năng của văn phòng.
Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà
văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo
cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều
7


yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy muốn có những
quyết định đúng đắn, khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố
khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ
giúp tham mưu. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra
những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin,
phương án kịp thời và hợp lý.
Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập
hợp được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết
định đúng đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà
quản lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt
chính xác.
-

Chức năng tổng hợp.
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả

những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng
mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng

lọc, phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong
từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng
trong việc ra các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao...
Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân
thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và
chọn lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết
thực cho doanh nghiệp.
-

Chức năng hậu cần.
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà

cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính...Các điều kiện ấy được quản lý sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho
nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức
năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn
8


phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện,
nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý
sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng.Chi phí thấp nhất để đạt
hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp
xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện
môi trường cụ thể cho dù các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng
cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một
môi trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu
quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ phòng Tổ

chức - Hành chính phải giao tiếp với khách, đối tác, các CBCNV trong công ty
nhiều đòi hỏi phải được bố trí ở vị trí lối ra vào thuận tiện và rộng rãi có chỗ đỗ
xe..
Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt
động của doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu
dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Ví dụ như máy đếm tiền của phòng kế toán được sử
dụng trong 5 năm thì sau 5 năm văn phòng phải cung cấp máy đếm tiền cho
phòng kế toán.[2; Tr. 27]
1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng.
Từ chức năng chung của mỗi tổ chức, người ta phân thành các chức năng cụ
thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại tồn tại trong từng điều kiện không
gian, thời gian, lĩnh vực, tích chất, hình thức cũng như nội dung cụ thể nên còn
gọi là nhiệm vụ. Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định
nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng như sau:
1.2.2.1. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định
sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu
thập cũng như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự
9


trợ giúp của văn phòng.
Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" của doanh nghiệp vì mọi
nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn
phòng. Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo
kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong
doanh nghiệp, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của
doanh nghiệp. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt
về văn thư lưu trữ khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu
thông tin được thu thập một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm

túc, khoa học đáp ứng yêu cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ só được
những quyết định sáng suốt và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo sẽ
không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.2.2. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách
nhiệm về tính pháp lý của văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn
bản bao gồm: Các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý....Mọi
doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và
truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý và
lưu trữ văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội
dung và hình thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng
dẫn thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó nhân viên
văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai
sót trong văn bản của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định chung của nhà
nước.
1.2.2.3. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân
văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức, hợp lý, năng động và hiệu quả.
Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức
chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên
10


hoạt động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần phải tổ chức bộ
máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp
một cách cao nhất.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây
dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại
hoá công tác văn phòng. Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì
doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho

doanh nghiệp mình, đồng thời cũng phải tổ chức cho CBCNV đi học thêm các
lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các khoá học ngắn hạn để nâng cao năng lực, trình độ
chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn.
1.2.2.4. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp.
Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải
hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh
trật tự và bảo quản tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm hoạt động này của văn
phòng là xuất phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảo tiếp nhận được
mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể
ngày đêm ngay cả lúc doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày
nghỉ lễ tết, thứ bẩy chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt.
Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn
liền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc
thực hiện mục tiêu.Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phối
hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
1.3. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG DOANH
NGHIÊP
1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh
11


giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm
bảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin
cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao
nhất.

Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh
nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp.
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.3.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh
để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng hệ
thống quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng
thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của
CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định
cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có
hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
12


- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp.
1.3.3.1. Công tác tham mưu.

Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là
khi xuất hiện các hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và
phân công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có
quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không
gian, thời gian khác nhau. Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến
mọi đối tượng trong đơn vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau
một cách nhịp nhàng và khoa học. Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh
thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định
chính xác, kịp thời mọi vấn đề,... điều đó đã vượt qua khả năng thực hiện của
nhà quản lý.
Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà
quản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu.
Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau:
" Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý
nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có
hiệu lực hiệu quả" .[2; Tr. 50]
1.3.3.2. Công tác tổng hợp
Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng
quan trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng các phương án
hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ
chức điều hành việc thực hiện mục tiêu... Để thực hiện được chức năng này, văn
phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn
tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét đánh
giá thông tin thu thập được.
1.3.4. Công tác hậu cần.
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh nghiệp,
13


nơi làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động,

các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải
cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như
cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của
cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời
điểm.
1.3.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh.
Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ
của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công
việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm,
thông tin...Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính
công việc để đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc
họp.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp
và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng
của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các
hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả.
1.3.6.1. Công tác văn thư.
" Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh
14

nghiệp".[7; Tr. 39]
1.3.6.2. Công tác lưu trữ.
" Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết". [7; Tr. 45]
TIỂU KẾT
Để công ty hoạt động tốt đi vào khuân mẫu nhất thiết hoạt động quản trị văn
phòng phải hợp lý, để duy trì hoạt động trong công việc phải có sự sắp xếp và bố
chí công việc làm sao cho hoài hòa không bị sáo chộn. và công ty đầu tư cổ phần
Nam Đình Vũ đã làm khá tốt điều đó, phân chia thành các phòng ban và các
chức năng nhiệm vụ khác nhau đề đảm nhiệm công việc, tuy nhiên còn có
những mặt thiếu sót nhưng vấn đề này có thể khắc phục được.Có thể nói, Văn
phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp,
hậu cần… Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn
phòng.

15


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ CỔ PHẦN NAM ĐÌNH VŨ
3. Quá trình hình thành và phát triển.
•

Tên công ty:
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ

Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINT

STOCK COMPANY
Tên viết tắt: NDV
•

Trụ sở chính:
Số 5 Hồ Xuân Hương, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố

Hải Phòng
Số điện thoại: 0313569301
Số fax: 0313569300
Số vốn điều lệ: 600.000.000.000 đồng
Tài khoản số 34784539 tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh tại Hải Phòng
Mã số thuế 0200756782.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thành lập theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số 0203003559 ngày 16/10/2007 và chính thức đi vào hoạt
động ngày 18/2/2008.
Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, phát
triển và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ. Đây là
sự kế thừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân trong
lĩnh vực đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển.Công ty cổ
phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khu công nghiệp phía
nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha. Hiện nay dự
án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thi công và
16


chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng. Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đã tương đối
hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công. Đây là dự án lớn với

tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ.
Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đối
tác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết
như tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư. Bên cạnh đó
Công ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và
Hàn Quốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng
tại dự án.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khu
công nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:
- Xây dựng nhà các loại.
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng.
- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ
thuật khu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du
lịch, khu vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp,
giao thông , thuỷ lợi.
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng.
- Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương;
- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương;
- Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa;
- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
- Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty
cổ phần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việc
cho đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội
17

đồng quản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng.
2.1.4. Hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Nam Đình Vũ
2.1.4.1. Tình hình lao động của công ty.
BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG
Năm 2008
STT

Tiêu chí

Số lượng

Tỷ lệ

( người)

( %)

Tổng số lao động 11
Giới tính

1

2

3

100

Quý 1 năm 2009
Số lượng
Tỷ lệ
Tỷ lệ
( %)
( người)
14
100

Nam

6

54,5

8

57,1

Nữ
Độ tuổi

5

45,5

6

42,9

18 - 35t

8

72,7

11

78,6

35 - 45t
Trình độ

3

27,3

3

21,4

Đại học

7

63,6

9

64,3

Cao đẳng

1

9,1

2

14,3

Trung cấp

3

27,3

3

21,4

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính.)
Qua bảng cơ cấu lao động trên ta thấy số lượng lao động của công ty là
tương đối ít nhưng so với thực trạng công việc là phù hợp. Quy mô về nguồn
nhân lực của công ty có xu hướng tăng lên 3 nhân viên tương ứng với 27,3% so
với năm 2008. Sự thay đổi về nhân lực là do các nguyên nhân sau:
- Do nhu cầu công việc của công ty ngày càng nhiều và tương lai đến cuối
năm 2009 còn tuyển thêm nhiều nhân viên nữa, dần dần sẽ đầy đủ những vị trí
như sơ đồ 1.
-

Trong công ty có sự sắp xếp, bố trí lại đội ngũ.
18