Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (262.28 KB, 43 trang )

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

MỤC LỤC
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT.................................................................................2
Phần I.............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.....................................................3
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......................................................................3
I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ......................................................................3
1. Tổng quan về UBND quận Tây Hồ...........................................................3
1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận
Tây Hồ...........................................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................4
1.2.1. Chức năng............................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ...............................................5
1.4. Các phòng ban chuyên môn...................................................................6
II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ........................7
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND
quận Tây Hồ..................................................................................................7
1.1.1. Chức năng của văn phòng...................................................................7
1.1.2. Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...........................................................9
1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng..12
III – CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.

.....................................................................................................................14
1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn
phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ........................................................15
2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ.................................17
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan............................17
3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND quận
Tây Hồ.........................................................................................................17
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận
Tây Hồ.........................................................................................................18
3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.......................23
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan................................24
4.1. Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến...............27
4.2. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Tây Hồ......................27
5. Tìm hiều về tổ chức Lưu trữ tại Văn phòng UBND & HĐND quận Tây
Hồ................................................................................................................29
5.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ.....................................................29
Nguyễn Thị Phương Dung

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

5.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ:..........29
5.3. Công tác chỉnh lý tài liệu:....................................................................29
5.4. Công tác bảo quản tài liệu...................................................................30
5.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu........................30
IV – TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT

BỊ VĂN PHÒNG.........................................................................................31
1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn
phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ........................................................31
2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc..............................................................................................................32
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm được sử dụng trong công tác
văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. .32
Phần 2..........................................................................................................34
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..................................................34
I – ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ...........................................34
1.Ưu điểm....................................................................................................34
2. Nhược điểm.............................................................................................35
II – ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU
ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG KHUYẾT ĐIỂM................................36
1. Đề xuất....................................................................................................36
2. Gỉải pháp.................................................................................................36
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Phương Dung

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

LỜI MỞ ĐẦU

Kiến tập là thời gian quan trọng trang bị cho sinh viên những kiến thức về
thực tế, bổ ích, qua đó có thể nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng
như hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong thực tế. Có thể nói kiến tâp là một
“cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên sắp ra trường.
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”
nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học để
tận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi kiến tập tại các cơ quan.
Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng nỗ lực không ngừng
học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn
phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học. Qua quá trình kiến tập
em đã rút được cho mình những điểm mạnh cũng như điểm yếu của bản thân, từ
đó rút ra được cho mình phương hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc
của mình trong tương lai.
Dưới đây là báo cáo kiến tập quá trình kiến tập của em tại Văn phòng
UBND quận Tây Hồ. Trước hết em xin trân thành cảm ơn các quý thầy cô trong
khoa Quản trị văn phòng đã tận tình dạy bảo em trong thời gian em học trên
giảng đường. Em xin trân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, công chức tại UBND
quận Tây Hồ đã tạo điều kiện và cung cấp tài liệu cho em trong quá trình kiến
tập và nghiên cứu đề tài này.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện bài báo cáo bằng tất cả sự
nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót,
em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Phương Dung
Nguyễn Thị Phương Dung

1

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

-

UBND: Uỷ ban nhân dân

-

QLNN: Quản lý nhà nước

-

CVP: Chánh văn phòng

-

HĐND&UBND: Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

-

BNV: Bộ Nội vụ

-

TT: Thông tư

-

TTLT: Thông tư liên tịch

-

VPCP:Văn phòng chính phủ

-

CP: Chính phủ

-

QLNN: Quản lý nhà nước

Nguyễn Thị Phương Dung

2

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
1. Tổng quan về UBND quận Tây Hồ.
1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND
quận Tây Hồ.
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của Thăng Long Hà Nội.
UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị
định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành
phố Hà Nội giao nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm
1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh thiên nhiên đẹp
của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hoá - Lịch Sử có giá trị của thủ đô Hà Nội và cả nước.

Nguyễn Thị Phương Dung

3

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm
Dịch vụ – Du lịch và Văn hoá của Thủ đô Hà Nội.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
1.2.1. Chức năng.
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên, an ninh, xã hội , quốc
phòng. Cụ thể như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quân Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản ký thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà
nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm

chủ của nhân dân địa phương.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch

Nguyễn Thị Phương Dung

4

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân

do UBND quận trực tiếp quản lý;
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo;
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm;
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch
và 12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:
* Chủ tịch UBND quận: Nguyễn Phúc Quang
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làm
việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo Quy
Định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND quận.
- Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều
hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và đôn
đốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên
môn thuộc quận.
- Chủ tịch UBND quận là người chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm
vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên trong
cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.
Nguyễn Thị Phương Dung

5

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

* Các Phó Chủ tịch quận: 03
- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệm
quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng
HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính – Kế hoạch thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận.
- Phó chủ tịch Văn hoá – Xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐTB&XH, phòng
VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT.
- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chịu trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài
nguyên môi trường.
* Khối nội chính
Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn
lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.
* Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao
tuổi, Hội nông dân, Đội quản lý môi trường, Đội thanh tra giao thông công
chính và Đội thi hành án.
Các ban chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật. Góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
1.4. Các phòng ban chuyên môn.
Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyên
môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của
mình.
1. Văn phòng HĐND&UBND quận

2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Thanh tra
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
Nguyễn Thị Phương Dung

6

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Văn hoá thông tin – Thể dục thể thao
7. Phòng Quản lý đô thị
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Giáo dục – Đào tạo
10. Phòng Y tế
11. Phòng Tài chính – Kế hoạch
12. Phòng Tài nguyên và Môi trường
Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,
Hội nông dân, Đoàn thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động.
Bên cạnh đó các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thi hành
án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng, Viện
kiểm sát nhân dân và Toà án nhân dân tối cao.
( Phụ lục 01) sơ đồ bộ máy của cơ quan.
II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.

1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND –
UBND quận Tây Hồ
1.1.1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị
chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo , quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời
chịu sự chỉ đạo kiểm tra của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội.
Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện
các chức năng chung của văn phòng là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức
năng hậu cần.
* Chức năng Tham mưu:
-Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với
Nguyễn Thị Phương Dung

7

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo
đưa ra những quyết định kịp thời nhất.
-Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo.
Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình

công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao, đề xuất các phương án chủ trương,
chính sách và cơ chế quản lý của UBND quận Tây Hồ.
* Chức năng Tổng hợp:
- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra
quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.
- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể
đưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất. Vì vậy bộ phận văn phòng
tổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến hay
nhất.
* Chức năng hậu cần:
- Công tác hậu cần trong văn bản góp phần quan trọng vào việc xây dựng
cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;
nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: máy
tính, máy in, điện thoại…
- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm
việc tốt nhất cho các chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh thái nơi
làm việc lành mạnh, hài hoà, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của họ
trong quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất.
1.1.2. Nhiệm vụ của văn phòng.
Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp
UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ
khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Cụ thể các công việc sau:

Nguyễn Thị Phương Dung

8

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý , năm, và
lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức
việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp
UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân
cùng cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành
thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND
quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân
chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận lợi vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp
HĐND-UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND
triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp sếp nơi làm việc, đảm
bảo điều kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán bộ
công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu trữ tài liệu, văn
bản theo quy định của công tác lưu trữ.

- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điều
hành trong cơ quan. Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quần
chúng. Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn
an ninh trật tự cho cơ quan.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
Nguyễn Thị Phương Dung

9

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng
trong hoạt động của văn phòng.
* Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐNDUBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc
sau:
- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính, tham
mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu – Tổng hợp, Kế toán –
Thủ quỹ.
- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng lực,
trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực
Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quận. Truyền đạt các

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo.
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND thành phố.
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c: Võ Bích Thuỷ
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; giúp
chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin;

Nguyễn Thị Phương Dung

10

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo

điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,
giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách;
- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ
tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ
tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai, trật
tự xây dựng đô thị và tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: Công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn
thư – Lưu trữ, quản tri điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyết
đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân của
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận;
- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng
chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây
dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và
các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị – Đ/c
Dương Văn Trường
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các
bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thông, in ấn, đánh máy, lái
Nguyễn Thị Phương Dung

11

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

xe, trực tổng đài, quản lý phòng hội họp, hội trường , phục vụ, nấu ăn, bảo vệ,
chăm sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, ban
thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND –
UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý
tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện
phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo
điều hành công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đến giao
dịch tại quận, công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực
hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành nấu
ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ
sinh môi trường;
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần được phân
công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị, họp
kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.
1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
* Bộ phận Tham mưu – Tổng hợp:
Các chuyên viên của bộ phận này được Chánh văn phòng phân công theo
dõi; giúp việc Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận

trên các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản lý xây
dựng đô thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo.
* Bộ phận Kế toán – Tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND quận, lập các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương văn phòng quản lý;
- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán công như
các dự án mua sắm, sửa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;

Nguyễn Thị Phương Dung

12

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Quản lý nhập xuất tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài khoản theo
định kỳ để báo cáo lên cơ quan cấp trên.
* Bộ phận Tư pháp:
- Thực hiện quản lý thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND, UBND quận;
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy theo sự phân công
của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật trên địa bàn quận;
- Thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;
- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở.
* Bộ phận tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:

- Thường trực, hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó văn phòng
phụ trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND quận;
- Phối hợp các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý,
trả lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
* Bộ phận Thi đua – Khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác cũng như các hoạt động khác của
các bộ, nhân viên. Theo dõi các phong trào mà UBND quận tổ chức để xác định
mức khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và
cá nhân qua hàng năm.
* Bộ phận Hành chính – Quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND quận
chấp hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;
- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị đảm bảo phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ các hoạt đông của UBND;
- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;
- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;

Nguyễn Thị Phương Dung

13

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn
và bí mật nội dung các văn bản.
* Bộ phận Văn thư – Lưu trữ:
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND và
UBND đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện QĐ số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/6/1998 của UBND quận
Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký ban hành và
quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường;
- Quản lý và sử dung con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/ NĐ
– CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND và UBND quận;
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
bằng số thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng và hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa
vào kho lưu trữ; tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị, sử dụng theo đúng quy
định.
III – CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt
xích nối liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện
tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.

Nguyễn Thị Phương Dung

14

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn
phòng. Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản
được đảm bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu
kiểm tra thể thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về
tệ nạn quan liêu giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt
động của cơ quan, cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy công tác văn thu đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một
cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên UBND
và Văn phòng HĐND quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công
tác văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa
học.
1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
Cũng như lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Văn phòng HĐND
& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản
quản lý.
Qua quá trình kiến tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng
cho thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do cơ quan như: Chính

phủ, Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ban hành nhằm quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn bản sau:
- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về quy định và quản
lý sử dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 32/TT – LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ – Ban
tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày
22/9/1993;
- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
Nguyễn Thị Phương Dung

15

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Văn bản số 64/VTLTNN – VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và
sách nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;
- Quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây
Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và
quản lý văn bản thuộc thẩm quyền UBND quận;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 91/2006/NĐ – CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ về quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân;
- Văn bản số 139/VTLTNN – TTTH ngày 04/03/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ
sơ trong môi trường mạng;
- Nghị định số 31/2009/NĐ – CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 1060/VTLTNN – TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư
và lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của Cục VTLTNN;
- Nghị định số 16/2013/NĐ – CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật.

Nguyễn Thị Phương Dung

16

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng, kịp
thời và khoa học thì Văn phòng UBND quận cũng có quy định và quy chế làm
việc cho bộ phận văn thư – lưu trữ.
Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu
biết về nghiệp vụ, vạn dụng vào công việc để có hiệu quả cao.
2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ
Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ được bố trí
phòng làm việc theo kết cấu mô hình khép kín hay còn gọi là mô hình tập trung.
Đây là kiểu mô hình văn phòng cổ điển. Phòng văn thư được tách riêng biệt với
các phòng khác, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín hoặc khoá
chặt lại. Không những UBND quận Tây Hồ còn áp dụng kiểu mô hình văn
phòng này mà hiện nay nhiều cơ quan cả nhà nước và doanh nghiệp tư nhân vẫn
áp dụng xây dựng kiểu văn phòng đó trong cơ quan.
Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộ công việc liên quan đến
việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan của các
lãnh đạo hay việc trao đổi thông tin của cơ quan với các cơ quan sự nghiệp bên
ngoài và phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước.
Phòng văn thư của UBND quận Tây Hồ được tổ chức như sau: Phòng văn
thư có 02 cán bộ được phân công theo và bố trí theo chuyên môn và sự chỉ đạo
của lãnh đạo, phòng làm việc theo cá nhân và hai người hợp tác với nhau, hỗ trợ
cho nhau trong công việc để công việc được hoàn thiện một cách tốt nhất.
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
quận Tây Hồ.
Văn bản của UBND quân Tây Hồ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà

nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
UBND và Văn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
Nguyễn Thị Phương Dung

17

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

- Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo
chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chính thông thường.
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền theo đúng quy định.
Văn bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
quận Tây Hồ
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản chính là một quy trình mà trong
đó có trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo văn bản để
ban hành. Tại UBND quận Tây Hồ việc soạn thảo văn bản tại UBND quận Tây
Hồ được thực hiện theo đúng với các văn bản hiện nay: Thông tư số 01/2011/TT
– BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc “Hướng dẫn thể thức trình bày
văn bản hành chính” và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP

ngày 05/6/2005 của Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phòng chính phủ “Hướng dẫn
về thể thức và cách trình bày văn bản”.
Gồm thành phần:
+ Quốc hiệu là khái niệm dùng để chỉ tên nước. Ngày nay ở nhiều quốc
gia Quốc hiệu vừa chỉ tên nước vừa chỉ chế độ chính trị và mục tiêu cách mạng
của nước đó.
Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” và “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày ở góc phải trang đầu của
văn bản.
Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng
chữ in hoa cỡ chữ 12 đên 13, kiểu chữ đứng đậm.
Nguyễn Thị Phương Dung

18

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Dòng chữ “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường
cỡ chữ 13 đến 14 chữ đứng đậm được đặt canh giữa dòng thứ nhất, giữa cụm từ
có dấu gạch nối, có cách chữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tác giả của văn bản giúp
người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó là của cơ quan nào ban
hành.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và được
trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu của văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày cùng cỡ chữ của
Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ.
Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HÔ

+ Số ký hiệu văn bản: có tác dụng cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê,
phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì: Đánh số thứ tự theo năm ban
hành cho từng loại văn bản và mỗi loại có ký hiệu riêng theo kết cấu.
Số: ..... năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản- nhóm chữ viết
tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Văn bản của UBND: 200/2010/QĐ – UBND
Văn bản của Văn phòng: 25/2014/TB – VP
Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:
Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm pháp
luật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hành

Nguyễn Thị Phương Dung

19

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau “số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: số 06/2006/QĐ – UBND
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: Được trình bày cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh các chữ cái đầu của địa danh
phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt
dưới Quốc hiệu.
Ví dụ: Hà Nội, ngày... tháng... năm
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản được trình bày ở phía
dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ in hoa cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng đậm.
Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH
BÁO CÁO

Trích yếu nội dung văn bản là câu văn tóm tắt nội dung của văn bản giúp
cho người giải quyết, người đọc nhanh chóng nắm bắt được một cách khái quát
nội dung của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng cỡ chữ in thường cỡ chữ
13, 14, kiểu đứng đậm được ghi dưới số ký hiệu văn bản.
+ Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản toàn bộ
thông tin của văn bản được thể hiện, phản ánh ở nội dung văn bản. Vì vậy nội
dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu như:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
Được trình bày ngắn gọn, chính xác, rõ ràng;
Sử dụng ngôn từ chữ viết dễ hiều;
Nguyễn Thị Phương Dung

20

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Dùng từ ngữ Việt Nam phổ thông;
Chỉ được viết tắt những cụm từ thông dụng ;
Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường; cỡ chữ 13, 14
khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,27cm.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký là một trong những yếu tố quan trọng của văn bản nhằm đảm bảo
hiệu lực pháp lý của văn bản
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” thay mặt
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:

TM. UBND QUẬN TÂY HÔ
CHỦ TỊCH

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thỉ phải ghi chữ viết
tắt “KT” ký thay vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
Ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chưc viết tắt “TL” thừa lệnh vào
trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người
ký. Không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như; Cấp phó thường trực,
cấp phó phụ trách…
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày ở cuối văn bản về phía
bên phải cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm. Họ và tên của người ký văn bản được
trình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ
đứng đậm và được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
+ Dấu cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu lên văn bản phải được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
và Khoản 3 Điều 26 của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên quan;
việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ kèm theo

thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 của Nghị định 110.
Nguyễn Thị Phương Dung

21

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái bằng mực đỏ tươi chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền; không được đóng vào giấy trắng…
+ Nơi nhận
Là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân gửi tới. Yếu tố thông tin này
góp phần giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản được nhanh
chóng, chính xác vì vậy cần phải chú ý:
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bả; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một
số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung
- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “ Nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản.
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất
“ Kính gửi” sau đó là tên cơ quan, tổ chức; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”
phía dưới từ “ Như trên” tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên
quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản có tên gọi được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái và
được trình bày bằng cơ chưc 12, kiểu chữ đậm nghiêng. Sau “ Nơi nhận” có dấu

hai chấm (:). Phía dưới ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phần này
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan,
tổ chức, đơn vị cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch
đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu hai chấm; riêng dòng cuối cùng bao gồm
chữ “ Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “ Văn thư” .
+ Các thành phần khác
Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật ( tuyệt mật, tối
mật hoặc mật), dấu thu hồi … được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8
của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh văn
bản được xác định độ khẩn theo bốn mức như sau. Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,
hỏa tốc hẹn giờ…..
Nguyễn Thị Phương Dung

22

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo kiến tập

Về kỹ thuật trình bày thì đối với con dấu chỉ mức độ mật ( TUYỆT MẬT,
TỐI MẬT, MẬT) và thu hồi thực hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/
2002/ TT- BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/
2002/ NĐ- CP năm 2000.
Tất cả các văn bản được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản so với các quy định của Nhà nước như: khổ giấy, cỡ chữ, phông chữ,
khoảng cách giữa các dòng, Quốc hiệu tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm của

văn bản, số, ký hiệu trong văn bản, cách đóng dấu, chức vụ của lãnh đạo, nơi
nhận…
3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản chính là một quy trình mà trong
đó là trình tự các bước để có thể ban hành một văn bản đúng yêu cầu pháp luật
và có tính hiệu lực cao sau khi ban hành văn bản đó.
Để tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản cần phải thực hiện đầy đủ 09
bước sau:
B1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
B2: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác
định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
B3: Chọn tên loại văn bản
B4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo
B5: Thu thập và xử lý thông tin
B6: Xác định đề cương văn bản và viết bản thảo
B7: Duyệt bản thảo
B8: Nhân văn bản
B9: Kiểm tra, xử lý kỹ thuật, ký, hoàn thiện văn bản để ban hành văn bản.
Tại UBND quận Tây Hồ đã thực hiện đầy đủ và đúng tuần tự các bước
soạn thảo văn bản trên để đảm bảo tính pháp lý cho văn bản khi văn bản được
ban hành.
Nguyễn Thị Phương Dung

23

Lớp Quản trị văn phòng K1C

Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về