Báo cáo kiến tập QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (318.65 KB, 35 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
VŨ THỊ TRANG
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K12D
KHĨA HỌC ( 2012 – 2016)
Tên cơ quan: Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Địa chỉ: Số 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: PGĐ. Nguyễn Thị
Thúy Nga
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI – 2015
Sinh viên: Vũ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN I.......................................................................................................................................2
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP....................................................2
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm.......................................2
1.1Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn..........................................................................................2
1.1.1Chức năng..........................................................................................................................2
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................2
1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo...........................................................................................2
1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin.................................................................................4
1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao........................................................4
1.1.3 Ngành đào tạo..................................................................................................................4
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phòng của cơ quan
kiến tập......................................................................................................................................4
2.1 Tổ chức hoạt động của văn phịng.......................................................................................4
2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phịng Trung tâm........................4
2.1.2 Mơ tả việc phân cơng nhiệm vụ của các vị trí cơng việc trong văn phịng........................5
3. Tìm hiểu cơng tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức........................................................8
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức........................................................................................................................8
3.2 Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan.................................................................................9
3.3 Cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan........................................................9
3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan....................10
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.....................10
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy
định hiện hành, nhận xét và đánh giá......................................................................................11
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.........................................................13
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.(xem phụ lục 3)..................14
Sinh viên: Vũ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.....................................................15
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.............................................................15
4. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.....16
4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật chất của văn phịng.............16
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phịng
(hiện đại). Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối ưu..................................................................17
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính).
Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại .........................................................................19
PHẦN II....................................................................................................................................23
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................................................23
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan.
.................................................................................................................................................23
2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm.....................25
KẾT LUẬN.................................................................................................................................26
PHẦN III PHỤ LỤC....................................................................................................................27
Sinh viên: Vũ Thị Trang
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Kiến tập là nội dung quan trọng của quá trình đào tạo trong trường học
nói chung và trường Đại học Nội vụ nói riêng. Mục đích của đợt kiến tập là
trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tế, gắn lý luận vào thực tiễn, giúp
sinh viên củng cố kiến thức, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực
tiễn. Qua đó giúp sinh viên làm quen với các công việc liên quan dến chuyên
ngành học và có cái nhìn khái qt về nghề nghiệp của mình sau khi ra
trường. Kiến tập tốt sẽ giúp sinh viên có cơ hội rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp, đồng thời làm quen với phong cách làm việc của cán bộ cơng chức,
viên chức trong tương lai.
Theo chương trình đào tạo sinh viên sẽ có 5 tuần đi kiến tập tại các cơ
quan từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015. Khoảng thời gian tuy ngắn
nhưng là cơ hội quý báu để sinh viên thâm nhập thực tế, đem kiến thức được
học ở nhà trường vận dụng vào thực tế, đồng thời học hỏi thêm nhiều kinh
nghiệm giúp cho việc đi làm sau này thêm tự tin.
Sau gần 2 kiến tập tháng tại Trung tâm Tin học của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cơ trong Trung tâm, em
căn bản đã hồn thành đợt kiến tập. Trong quá trình kiến tập, bản thân em đã
cố gắng hồn thành cơng việc và hồn thành báo cáo. Do bước đầu đi làm
nên em chưa có kinh nghiệm chưa quen với cơng việc nên gặp khơng ít khó
khan, bỡ ngỡ. Bên cạnh đó do thời gian thực không nhiều, việc tiếp cận chưa
được sâu sắc nên báo cáo không tránh khỏi khuyết điểm và hạn chế, rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các bạn trong trường để báo cáo
được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà nội nói
chung và khoa Quản trị văn phịng nói riêng đã tạp điều kiện cho chúng em
được đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước và được học hỏi những kiến thức
thực tế mà chúng em được học tập ở trường. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới Trung tâm tin học trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tạo điều
kiện để em hồn thành tốt đợt kiến tập này. Kính chúc thầy cô luôn dồi dào
sức khỏe, thành công hơn nữa trong công tác giáo dục và trong cuộc sống.
Sinh viên: Vũ Thị Trang
1
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung
tâm
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
1.1.1 Chức năng
Trung tâm Tin học là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện quá trình
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp
hơn trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin và ngành nghề khác có liên quan;
công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của Trường; hợp
tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý.
Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo
dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo
các trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo
xây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo các bậc, hệ đào tạo;
Sinh viên: Vũ Thị Trang
2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên
môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu
trưởng phê duyệt;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các
lớp.Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho
sinh viên thuộc Trung tâm quản lý.
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
Trung tâm. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Trung tâm quản lý. Thực
hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định tại
Điều 6 Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo
Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
tồn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc
tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp
của Hiệu trưởng;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự
án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công
nghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản
xuất kinh doanh và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cơng tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung
tâm;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia
Sinh viên: Vũ Thị Trang
3
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của
Trường;
1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin
- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch năm, ngắn hạn và dài hạn
về phát triển công nghệ thông tin của Trường;
- Xây dựng văn bản quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin của Trưởng;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện hoạt động quản lý, xử lý dữ
liệu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin của Trường;
- Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm;
- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số
31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào
tạo về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữtin học;
1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.1.3 Ngành đào tạo
Trung tâm Tin học hiện đang đào tạo 01 chuyên ngành Tin học ứng
dụng.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành
chính văn phịng của cơ quan kiến tập
2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Trung tâm
2.1.1.1 Chức năng , nhiệm vụ
- Văn phòng của Trung tâm Tin học – Trường Đại học Nội vụ Hà nội,
có chức năng Tham mưu cho các cấp lãnh đạo tổ chức, chỉ đạo các hoạt động
chung của Trung tâm; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối thực hiện
chương trình, kế hoạch cơng tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng của
Trung tâm.
- Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các
Sinh viên: Vũ Thị Trang
4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chương trình, kế hoạch cơng tác và các hoạt động chung của Trung tâm.
- Giúp Giám đốc trung tâm xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột
xuất của Trung tâm.
- Giúp việc cho lãnh đạo Trung tâm.
- Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng của Trung tâm, giúp các
cấp lãnh đạo trung tâm quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của
Trung tâm.
- Giúp các cấp lãnh đạo chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ , pháp chế văn
bản, bảo mật các tổ chức trực thuộc Trung tâm và trực tiếp thực hiện công tác
này ở cơ quan Trung tâm.
- Giúp các cấp lãnh đạo tổ chức, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý của cơ quan Trung tâm.
- Tổ chức các cuộc họp giao ban trong Trung tâm, các hội nghị sơ kết,
tổng kết của Trung tâm, ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc
họp.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho các hoạt động của
cơ quan; bảo đảm vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Trung tâm.
- Xây dựng đề án, dự án về hiện đại hóa cơng sở và các cơng việc thuộc
chức năng của Văn phịng.
2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phịng
Văn phịng có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng và các bộ phận
Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng do các cấp lãnh đạo của Trung tâm
bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
Các bộ phận gồm:
• Bộ phận Tổ chức cán bộ
• Bộ phận Văn thư, Lưu trữ
• Bộ phận Hành chính
2.1.2 Mơ tả việc phân cơng nhiệm vụ của các vị trí cơng việc trong
Sinh viên: Vũ Thị Trang
5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn phịng.
Bản mơ tả cơng việc của từng vị trí trong Văn phịng Trung tâm tin.
2.1.2.1 Bản mơ tả cơng việc Trưởng phịng:
THƠNG TIN CHUNG
1. Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hương
2. Tên chức danh: Trưởng phòng
3. Mã chức danh: BD1/08
4. Đơn vị cơng tác: Văn phịng Trung tâm tin
5. Cấp trên trực tiếp: Phó Giám đốc Trung tâm tin học Trường Đại học
Nội vụ Hà nội
6. Cấp dưới: Nhân viên văn thư, chuyên viên.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
• Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ
theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo trung tâm.
• Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản, trang thiết bị Trung tâm.
• Tham mưu đề xuất cho các cấp lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc
lĩnh vực hành chính.
• Tham mưu cho các cấp lãnh đạo về công tác hành chính của Trung
tâm.
•
•
-
Hỗ trợ các bộ phận liên quan về cơng tác hành chính.
Quyền hạn:
Quản lý tồn bộ nhân viên trong Văn phịng
Giám sát thực hiện cơng việc, tiến độ của nhân viên trong Văn
phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển...đối với nhân viên
trong phòng
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cán bộ hay các
bộ phận khác dựa trên nội quy, quy định của Trung tâm và pháp luật hiện
hành.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong phòng báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để phịng hồn thành nhiệm vụ do các cấp lãnh đạo giao.
- Ký, in sao 1 số giấy tờ hành chính được được các cấp lãnh đạo ủy
quyền.
Sinh viên: Vũ Thị Trang
6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thừa ủy quyền của các cấp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chun mơn
của Văn phịng
• Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo cho các cấp lãnh đạo về công tác hành chính theo nhiệm vụ
được giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc các nhiệm vụ các lãnh đạo Trung tâm giao
- Khi vắng mặt thì ủy quyền cho một nhân viên trong Phịng thực hiện.
• Tiêu chuẩn:
- Trình độ học vấn/chun mơn:
Tốt nghiệp đại học quản trị, hành chính, luật trở lên
Vi tính văn phịng tương đương B trở lên
- Kỹ năng:
Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
Kỹ năng lập kế hoạch.
Kỹ năng giám sát và tổ chức công việc.
Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm:
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong cơng tác quản trị hành chính.
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Phẩm chất cá nhân:
Có khả năng chịu áp lực trong công việc.
Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác.
Sáng tạo trong cơng việc
2.1.2.2 2 Bản mơ tả cơng việc Phó phịng:
1. Họ và tên: Nguyễn ThịThúy Hoa
2. Tên chức danh
3. Đơn vị cơng tác: Văn phịng Trung tâm tin
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
• Phụ trách cơng tác kế tốn.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao.
• Thanh tốn, lập dự toán các khoản chị tiêu của cơ quan.
Sinh viên: Vũ Thị Trang
7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
2.1.2.3 Bản mô tả công việc Chuyên viên hành chính:
THƠNG TIN CHUNG:
1. Họ và tên: Nguyễn Thị Hằng
2. Tên chức danh: Chuyên viên hành chính
3. Mã chức danh: BD1/09
4. Đơn vị cơng tác: Văn phịng Trung tâm tin
5. Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương,
quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công.
Chuẩn bị báo cáo cho giám đốc Trung tâm;
+ Ghi biên bản các cuộc họp do các cấp lãnh đạo Trung tâm triệu tập và
các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Trung tâm;
+ Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác tuần của Trung tâm.
Thực hiện công tác lễ tân của Trung tâm;
+ Quản lý phịng họp;
+ Thực hiện in ấn
3. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
• Nhờ có đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ có
trình độ chuyên môn, trang thiết bị đầy đủ mà công tác quản lý về văn thư,
lưu trữ được tiến hành thuận lợi. Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước về văn
thư lưu trữ cịn gặp khó khăn do chưa có kho lưu trữ chun dụng gây khó
khăn cho cơng tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tào liệu.
• Để làm tốt chức năng này, Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ áp
dụng các văn bản văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư,
lưu trữ. Các văn bản đó là:
• Cơng văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định
Sinh viên: Vũ Thị Trang
8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về cơng tác văn thư
• Thơng tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên
môn các ngạch cơng chức chun ngành văn thư
• Cơng văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định
về cơng tác văn thư
• Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
• Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban
hành Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
• Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
• Cơng văn số 260/SNV-VTLT ngày 28 tháng 7 năm 2010 của Sở Nội
vụ về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị sử dụng.
• Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
• Hướng dẫn số 332/HD-SNV ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn xây dựng Danh mục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu
trữ.
• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư
3.2 Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan
- Là tổ chức văn thư, lưu trữ tập trung.
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Trung tâm tin nhìn chung đã
thực hiện đúng theo thẩm quyền, đúng trình tự và thể thức trình bày văn bản,
Tuy nhiên, vẫn cịn tồn tại một số văn bản sai về nội dung hay thể thức và kỹ
thuật trình bày do Nhà nước quy định.
Sinh viên: Vũ Thị Trang
9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơ quan.
Trung tâm tin học có quyền ban hành các hình thức văn bản:
-
Thơng báo
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy biên nhận hồ sơ
Công văn
Quy chế
Phương án
Kế hoạch
Giấy ủy quyền
Giấy đi đường
Phiếu gửi
Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ
quan, tổ chức
Một số hình thức văn bản mà cơ quan ban hành ( xem phụ lục )
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm tin Trường
Đại học Nội vụ Hà nội, em có nhận xét như sau:
Thể thức là yếu tố cần có của một văn bản và cách thức thể hiện những
yếu tố đó theo quy định. Việc đảm bảo về mặt thể thức của văn bản cung như
phương thức soạn thảo đúng nội dung, bố cục các phần, cách dùng từ, hình
thức, chính tả, đúng về thẩm quyền.. có tác dụng rất lớn mà bất cứ cá nhân, tổ
chức soạn thảo và ban hành nào đều phải nắm rõ. Vì vậy người soạn thảo
phải có trình độ chun môn nhất định về thể thức và kỹ thuật trinh bày văn
bản.
Tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội, công tác soạn thảo và
ban hành văn bản được thực hiện tốt, đảm bảo về thể thức cung như kỹ thuật
trình bày văn bản theo:
Sinh viên: Vũ Thị Trang
10
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/05/2011 của Bộ Nôi vụ về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, các hình thức mà Trung
tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội được ban hành là:
-
Thông báo
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy biên nhận hồ sơ
Công văn
Quy chế
Phương án
Kế hoạch
Giấy ủy quyền
Giấy đi đường
Phiếu gửi
Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận
Ngồi ra việc đảm bảo thể hiện đúng và đủ các yếu tố thể thức, văn bản
còn được ban hành đúng về nội dung, thẩm quyền và các yếu tố khác như yêu
cầu về người soạn thảo, yêu cầu trình tự, thủ tục ban hành văn bản.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số văn bản ban hành văn bản ban hành sai
hoặc thiếu về thể thức. Ví dụ, cơng văn ban hành thiếu phần trích yếu nội
dung, có văn bản thiếu chữ ký nháy ở cuối trang văn bản đã được kiểm tra về
thể thức. Những hạn chế này đã được khắc phục kịp thời.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm tin Trường Đại
học Nội vụ Hà nội được thực hiện với các bước như sau:
Bước 1. Phân cơng soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội giao cho
các cá nhân soạn thảo hoặc trực tiếp soạn thảo.
Bước 2. Các cá nhân được giao nhiệm vụ xác định mục đích, tính chất,
Sinh viên: Vũ Thị Trang
11
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tầm quan trọng của văn bản; xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của
văn bản soạn thảo. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với việc soạn thảo.
Bước 3. Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan. Khâu này được thực
hiện trong suốt quá trình soạn thảo văn bản. Căn cứ vào nội dung vấn đề mà
người soạn thảo tiến hành thu thập tài liệu từ các nguồn khác nhau như sách
báo, tài liệu từ các phòng ban khác nhau, từ văn bản chỉ đạo của cấp trên... Từ
đó chọn lọc ra các thơng tin có giá trị để đưa vào soạn thảo.
Bước 4.Xây dựng đề cương và viết bản thảo. Một số văn bản đã được
mẫu hóa thì trình bày theo mẫu. Trong trường hợp thấy cần thiết thì đơn vị, cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất với lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học
Nội vụ Hà nội tổ chức hội nghị để tham khảo ý kiến của cơ quan, cá nhận tổ
chức có liên quan, sau đó tiếp thu hồn chỉnh bản thảo.
Bước 5. Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo. Sau khi hồn thiện bản
thảo, trình văn bản cho trưởng đơn vị duyệt về nội dung, chuyển Trưởng
phòng duyệt về hình thức và thể thức..Tiếp theo, trình Phó Giám đốc Trung
tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội duyệt và ký ban hành văn bản. Bản
thảo phải do Phó Giám đốc Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội ký
bản duyệt. Nếu lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo và đóng góp cho văn bản thì ý kiến
vào bản thảo. Cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo tiếp tục chỉnh sửa, hồn
thiện bản thảo và trình duyệt văn bản về nội dung, hình thức. Trường hợp sửa
chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định.
Bước 6. Hoàn thiện và làm cac thủ tục ban hành. Việc đánh máy phải
đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo thì người
đánh máy phải hỏi lại người soạn thảo hoặc duyệt bản thảo đó. Sau khi đánh
máy thì tiến hành nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian theo quy định và
đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Trình người có thẩm quyền ký ban
hành văn bản, sau đó tiến hành đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác, vào sổ
văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Sinh viên: Vũ Thị Trang
12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận xét quy trình:
Với các bước trong quy trình soạn thỏa nêu trên, công tác soạn thảo và
ban hành văn bản quản lý của Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội
vừa có thể đảm bảo về thủ tục, thẩm quyền, nội dung theo quy định, góp phần
giải quyết nhanh chóng, dễ hiểu đối với cá nhân tiếp nhận.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm rà soát, xem
xét lại các văn bản ban hành trong một thời gian nhất định được tiến hành
theo chuyên đề,lĩnh vực hay theo nghành luật, phát hiện những quy định của
văn bản dưới luật có mâu thuẫn để có biện pháp khắc phục như sửa đổi, bổ
sung, bãi bỏ, hủy bỏ, thay thế. Tiếp sau quá trình kiểm tra, rà sốt văn bản là
việc hệ thống hóa văn bản, đó là thao tác nghiệp vụ nhằm tập hợp, phân loại
các văn bản theo thẩm quyền ban hành, loại văn bản, năm văn bản, theo trật
tự trong bảng chữ cái La-tinh nhằm tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, sử dụng
tào liệu khi cần thiết. Việc kiểm tra, rà soát văn bản cần được tiến hành
thường xuyên, định kỳ. Tuy nhiên chỉ mới có các văn bản quy định về việc
kiểm tra rà sốt, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật khiến cho công tác
kiểm tra, hệ thống hóa văn bản hành chính đối với những cơ quan khơng có
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật bị xem nhẹ.Tìm hiểu về
cơng tác rà sốt, hệ thống hóa các văn bản ban hành của Trung tâm tin
Trường Đại học Nội vụ Hà nội, em thấy rằng cơng tác này cịn chưa thực sự
trở thành một cơng việc có tính thường xun và sâu rộng.
Khâu nghiệp vụ kiểm tra, rà soát văn bản về thể thức, hình thức, nội
dung, thẩm quyền tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội được tiến
hành thường xuyên liên tục. Ngay từ khi soạn thảo văn bản hành văn bản các
cá nhân, Trưởng phòng, Ban lãnh đạo và nhân viên đã tiến hành kiểm tra về
thể thức, hình thức, nội dung, thẩm quyền.
Trong khi rà sốt, phát hiện văn bản do cơ quan ban hành có chứa quy
phạm pháp luật hoặc trái pháp luật thì tiến hành xử lý ngay theo Nghị định số
Sinh viên: Vũ Thị Trang
13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử
lý văn bản quy phạm pháp luật.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
(xem phụ lục 3)
- Văn bản đi
Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại
Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội. Có các loại văn bản như:
-
Thông báo
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy biên nhận hồ sơ
Công văn
Quy chế
Phương án
Kế hoạch
Giấy ủy quyền
Giấy đi đường
Phiếu gửi
Biên bản
Hướng dẫn
Tờ trình
Giấy chứng nhận
-Trong hoạt động hằng năm của Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ
Hà nội phải chứa nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất
tốt, đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lý văn bản được tổ chức rất
tốt ở tất cả các khâu.
- Văn bản đến (xem phụ lục 4)
Văn bản đến là toàn bộ các văn bản-tài liệu do cơ quan nhận được từ
nơi khác đến.
Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý
rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu
phục vụ cho các hoạt động thường ngày của cơ quan.
Hằng ngày Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội phải nhận các
Sinh viên: Vũ Thị Trang
14
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
loại công văn đến của Trường Đại học Nội vụ Hà nội, Bộ Nội vụ. Vì vậy,
cơng tác quản lý văn bản đi đến được tổ chức rất cụ thể, đúng quy định của
Nhà nước đề ra.
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
- Tổ chức quản lý công văn giấy tờ của một cơ quan nhằm phục vụ
thơng tin kịp thời nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những
ở khâu quản lý cơng văn Đi-đến mà cịn cơng tác lập hồ sơ hiện hành cũng
đóng 1 vai trị hết sức quan trọng.
- Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của cơng
tác Văn thư, là móc xích nối liền cơng tâc văn thư và cơng tác Lưu trữ.
-Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết cơng
việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản
nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu.
Nhận xét: Qua quá trình khảo sát thực tế tại Trung tâm tin Trường Đại
học Nội vụ Hà nội, em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện khá
tốt. Cán bộ Văn thư đã lập danh mục hồ sơ trước khi đưa và Lưu trữ cơ quan.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
- Tổ chức quản lý công văn giấy tờ trong 1 cơ quan nhằm phục vụ
thông tin kịp thời nhanh chóng, chính xác cho cơng tác quản lý không những
ở khâu quản lý công văn Đi – Đến mà cịn cơng tác lập hồ sơ hiện hành cũng
đóng vai trị hết sức quan trọng.
- Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của cơng
tác Văn thư, là móc xích nối liền cơng tâc văn thư và công tác Lưu trữ.
-Như chúng ta đã biết trong q trình giải quyết cơng việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết cơng
việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết cơng việc xong cần giữ lại bảo quản
nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu.
- Qua khảo sát này em thấy: công tác lập hồ sơ hiện hành của Trung
Sinh viên: Vũ Thị Trang
15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ
có sự liên kết chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc
nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lí.
Trong q trình lập hồ sơ thì Cán bộ văn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên
trong và bên ngồi bìa hồ sơ.
4. Tìm hiểu về cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật
chất của văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng là tổng thể các máy móc, dụng cụ, vật dụng
phục vụ cho cơng tac văn phịng nói chung và nhân viên văn phịng nói riêng.
Trang thiết bị văn phòng cũng phản ánh điều kiện vật chất của cơ quan, thể
hiện phong cách làm việc cũng như trình độ ứng dụng khoa học kĩ thuật của
cơ quan. Một văn phịng hiện đại có cách tổ chức, bố trí các trang thiết bị
khoa học, hợp lí cịn tạo nên tâm thế làm việc cho người lao động, tạo động
lực cho họ cống hiến cho công việc.
Trang thiết bị văn phòng là nơi làm việc của nhân viên văn phịng có
thể chia làm 3 nhóm:
- Các trang thiết bị chính
- Các trang thiết bị phụ
- Các dụng cụ văn phòng phẩm
Tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội, được sự quan tâm
của lãnh đạo cơ quan, các trang thiết bị văn phòng đều được trang bị tương
đôi đầy đủ phục vụ cho các cán bộ, cơng chức, nhân viên trong q trình làm
việc.
Hầu hết các văn phịng nói chung và phịng làm việc của tâm tin
Trường Đại học Nội vụ Hà nội đầy đủ các trang thiết bị nhằm nâng cao chất
lượng công việc. Những trang thiết bị văn phòng thường xuyên sử dụng trong
văn phòng tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội là :
Sinh viên: Vũ Thị Trang
16
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Máy tính; 04 cái
Máy in: 02 cái
Điện thoại bàn: 02 cái
Tủ lạnh: 01 cái
Tủ đựng tài liệu: 02 cái
Ngồi ra có thể kể đến những trang thiết bị văn phòng phụ khác như
bàn ghế, quạt, đèn điện...đây là những vật dụng nhỏ bé nhưng có một cơng
dụng rất lớn trong việc hỗ trợ tương đối lớn với các cán bộ văn phòng.
Các trang thiết bị này đều được khai thác và sử dụng hiệu quả, tiết
kiêm; phổ biến nhất là máy tính để bàn, hầu như nhân viên nào trong văn
phịng đều có máy tính riêng để làm việc. Tuy nhiên do ngân sách còn hạn
chế nên việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị như máy fax, máy in, máy
scan... cịn khó khăn. Đa số nhân viên văn phịng và nhân viên các bộ phận
khác sử dụng máy photo tại văn thư của Trường. Còn lại các trang thiết bị
khác đều đầy đủ, đặc biệt và bàn ghế, giấy bút hầu như bộ phận nào cũng có.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một
phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mơ hình văn phịng
mới tối ưu.
• Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phịng làm việc
của văn phịng (xem phụ lục 3).
• Nhận xét những ưu điểm và hạn chế:
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là việc phối hợp giữa các
trang thiết bị văn phòng với nhân viên văn phòng sao cho đạt hiệu quả tối ưu
nhất. Việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng cũng nhằm mục đích
tạo ra một mơi trường làm việc khoa học, thỏa mái, giữ gìn sức khỏe mà cịn
nâng cao chất lượng công việc cho cán bộ, công chức, đặc biệt là nhân viên
văn phịng. Do đó, cơng tác bố trí các trang thiết bị phải thể hiện tính khoa
học,làm tăng hứng thú với công việc mà không mất nhiều sức lực của nhân
viên. ở mỗi cơ quan nói chung và văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học
Nội vụ Hà nội nói riêng, các trang thiết bị có thể là giống nhau nhưng cách bố
trí sắp xếp các trang thiết bị đó lại khơng giống nhau và có ưu, nhược điểm
Sinh viên: Vũ Thị Trang
17
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hạn chế riêng.
Về ưu điểm:
Văn phịng được bố trí ở tầng 3, vị trí thuận tiện cho việc đi lại và liên
hệ công tác tại cơ quan.
Các trang thiết bị được trang bị tương đối đầy đủ, phù hợp với nhu cầu
cơng việc như máy tính, máy in, điện thoại bàn, các dụng cụ văn phòng.
Điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đảm bảo cho sự vận hành của máy móc,
tránh tiếng ồn, bụi, ánh sáng gay gắt như sức khỏe của nhân viên thông qua hệ
thống quạt trần, đèn điện, cửa sổ, rẻm...
Phòng làm việc được sơn màu hài hòa, dễ nhìn.
Bàn ghế được bố trí phù hợp với vóc dáng của nhân viên.
Bàn làm việc và bàn tiếp khách được đặt tương đối xa nhau, tránh ảnh
hưởng đến đồng nghiệp khác làm việc.
Mỗi bàn làm việc đều có giấy bút, ghim cặp tài liệu và đặt nơi dễ thấy,
dễ lấy.
Ghế làm việc trong văn phòng đều là ghế xoay và có thể điều chỉnh
theo độ cao tạo được tư thế làm việc thỏa mái cho nhân viên.
Về hạn chế:
Còn thiếu các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phịng, trừ
máy tính và các dụng cụ văn phịng phẩm, các thiết bị khác cần mua sắm bổ
sung.
Phòng àm việc của nhân viên văn thư chưa được đảm bảo, vẫn cịn
tiếng ồn vì khơng có vách ngăn riêng
Phịng làm việc chưa được bố trí theo hướng hiện đại-mơ hình văn
phịng mở, mơ hình văn phịng xanh.
Mặc dù bàn lam việc của nhân viên được bố trí gần nhau song chưa
đảm bảo về mặt thẩm mĩ cũng như làm giảm tiếng ồn từ đồng nghiệp
Tóm lại, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng tại văn phòng
Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã góp phần khơng nhỏ trong
Sinh viên: Vũ Thị Trang
18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc cũng như tâm lý, sức khỏe cho
nhân viên. Trong thời gian tới, hi vọng văn phòng Trung tâm tin Trường Đại
học Nội vụ Hà nội sẽ tiếp tục phát huy những ưu điểm đang có và khắc phục
những hạn chế để tạo nên mơ hình văn phịng làm việc khoa học, hiện đại và
thỏa mái.
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản
lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính). Nhận xét bước đầu những
hiệu quả mang lại .
Trong quá trình kiến tập tại Trung tâm, em được tìm hiểu về các phần
mềm mà Trung tâm đang sử dụng trong cơng tác văn phịng của trung tâm, cụ
thể như sau:
1. Phầm mềm Microsoft Office 2007
Hỗ trợ soạn thảo văn bản:
Word 2007 cung cấp rất nhiều công cụ hỗ trợ tạo mới và chỉnh sửa văn
bản như tùy chỉnh kích thước văn bản, màu chữ, định dạng font chữ, căn
chỉnh lề, phóng to thu nhỏ, chèn watermark, đánh dấu văn bản, tạo cột, chèn
bảng vào trong văn bản đang soạn thảo rất dễ dàng.
Hỗ trợ định dạng Docx, tất nhiên là bạn vẫn có thể lưu dưới định dạng
Doc một cách dễ dàng để mở ở Word 2003.
Tạo bảng tính dễ dàng:
Excel 2007 cung cấp các hàm, các phép tính để bạn dễ dàng tính tốn,
xử lý tốt cơng việc của mình. Cũng tại đây, bạn có thể tạo bất kỳ bảng tính
nào từ đơn giản đến phức tạp nhất.
Hỗ trợ tốt trong công việc quản lý số liệu, tính lương cho nhân viên,
tính giá thành sản phẩm... Sau đó được lưu dưới định dạng Xlsx hoặc Xls để
tiếp tục mở được trong Excel 2003.
Thiết kế bài thuyết trình ấn tượng:
PowerPoint 2007 cho phép thiết kế những bài thuyết trình thật ấn tượng
Sinh viên: Vũ Thị Trang
19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với rất nhiều chức năng hỗ trợ như: Chèn hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh,
ClipArt minh họa vào nội dung.
Những bài thuyết trình sau khi tạo xong được lưu dưới định dạng Pptx
hoặc Ppt để sử dụng dễ dàng trong PowerPoint 2003.
Quản lý email thuận tiện:
Outlook 2007 giúp bạn quản lý tất cả email, thông báo, lịch làm việc
cũng như thông tin khách hàng, hợp đồng một cách hiệu quả. Nhờ đó, chúng
ta dễ dàng theo dõi thơng tin và hoạt động của khác hàng.
Tích hợp rất nhiều ứng dụng khác:
Bộ ứng dụng văn phịng Office 2007 tích hợp sẵn rất nhiều ứng dụng
sẵn có trong hệ thống như: Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007,
Form Server và Office InfoPath, Project & Visio, PerformancePoint Server...
Tính năng bảo mật cao:
Tính năng bảo mật trong bộ ứng dụng văn phòng Office 2007 rất mạnh
mẽ, giúp bạn đảm bảo ann toàn tuyệt đối các thơng tin gửi và nhận. Sẽ khơng
có thơng tin nào bị lộ ra ngoài hoặc bị hacker đánh cắp nên bạn hãy yên tâm
vào độ bảo mật của bộ ứng dụng văn phòng này.
2. Phần mềm Dropbox
Dropbox là dịch vụ sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng
đồng bộ theo thời gian thực và tự động thực hiện sao lưu, hỗ trợ miễn phí
2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến trên máy chủ của họ.
• Các tính năng của Dropbox:
Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu
lưu trữ trực tuyến với máy tính của bạn 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến
miễn phí, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí
Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin
Đồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, Mac và
Linux
Sinh viên: Vũ Thị Trang
20
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện
Làm việc với các tập tin trên Dropbox của bạn ngay cả khi bạn đang
offline. Các dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ hóa ngay sau khi kết nối Internet
được thiết lập lại
Đồng bộ hóa hiệu quả – Khi có sự thay đổi nào đó, Dropbox sẽ chỉ
đồng bộ hóa phần bị thay đổi, khơng đồng bộ hóa tất cả dữ liệu – giúp tích
kiệm thời gian của bạn
Không lấn chiếm quá nhiều băng thông kết nối internet của bạn, bạn có
thể điều chỉnh giới hạn của băng thông bằng tay
Chia sẻ tập tin: Chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và
có thể hoàn thành chỉ với vài click chuột
Shared folders cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập
tin có trong thư mục đó
Bạn có thể ngay lập tức thấy được sự thay đổi của các tập tin do người
khác “gây ra”
Một thư mục “Public” cho phép bạn liên kết trực tiếp tới các tập tin
trong Dropbox của bạn
Kiểm sốt những người có thể truy cập vào các Shared folders (bao
gồm cả khả năng để trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy
tính của họ)
Tự động tạo phịng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh
trong Dropbox của bạn.
Sao lưu trực tuyến: Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà
không cần bạn phải suy nghĩ về nó
Tự động sao lưu các tập tin của bạn
Khơi phục lại các tập tin và thực mục bị xóa
Khơi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn 30 ngày để
quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí
Kết nối web: Một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu
Sinh viên: Vũ Thị Trang
21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ lại tại máy chủ an toàn của Dropbox. Điều này cho phép bạn truy cập vào
chúng từ bất kì máy tính hay các thiết bị di động khác của bạn một cách dễ
dàng
Thao tác với các tập tin giống y như đang làm việc trên máy tính của
bạn vậy – chỉnh sửa, xóa, đổi tên, di chuyển…
Hỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin trên Dropbox
“Recent Events” cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên
Dropbox của bạn
Tạo shared folders và mời những người xung quanh cùng sử dụng nó
Khơi phục lại các phiên bản trước của tập tin hoặc các tập tin đã bị xóa
Xem phịng trưng bày ảnh trực tuyến đã được tạo tự động từ những bức
ảnh trong Dropbox của bạn
An toàn & Bảo mât: Dropbox đảm bảo nghiêm túc sự an ninh cũng như
tính bảo mật cho các tập tin của bạn
Các Shared folder sẽ chỉ xem được khi bạn là người được mời sử dụng
nó
Tất cả q trình truyền tải dữ liệu tập tin và siêu dữ liệu sẽ được thực
hiện trong một kênh được mã hóa (SSL)
Tất cả các tập tin được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox sẽ được
mã hố (AES-256) và khơng thể tiếp cận được nếu khơng có mật khẩu của
bạn
Trang web và phần mềm của Dropbox được bảo vệ vững chắc nhằm
chống lại các cuộc tấn công từ tin tặc
Các nhân viên của Dropbox không thể xem được bất kì các tập tin nào
của người sử dụng
Kết nối trực tuyến đến các tập tin của bạn yêu cầu tên đăng nhập và mật
khẩu của bạn
Các tập tin “Public” chỉ có thể xem được bởi những người có liên kết
của tập tin đó. Các thư mục “Public” khơng có khả năng duyệt hoặc tìm thấy
Sinh viên: Vũ Thị Trang
22
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D
