Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại TAND THÀNH PHỐ UÔNG bí

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC ......................................................................................................2
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................3
A.LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.5
1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân
Thành phố Uông Bí.........................................................................................................................5
1.1.Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí..................................................................5
1.2.Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí.................................................................................6
1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí............................................................6
1.4.Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí.(sơ đồ xem phụ lục số 1)..................................7
2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ TAND
Thành phố Uông Bí.........................................................................................................................9
1.5.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng TAND Tp Uông Bí......9
1.6.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ..........................................................10

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND
THÀNH PHỐ UÔNG BÍ..................................................................................11
2. Hoạt động quản lý.....................................................................................................................11
2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.................................................................11
2.2. Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí..................................................................12
2.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ của
TAND TP Uông Bí..........................................................................................................................12
2.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen

thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí................................................................12
2.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của TAND Thành
phố Uông Bí..................................................................................................................................12
2.6. Hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ......................................................................................12
3. Hoạt động nghiệp vụ.................................................................................................................13

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ......................................................................13
3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu.............................................................................................13
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu........................................................................................................14
3.4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. ............................................14
3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................15
3.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................15
4. CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”.............................................................................................16

CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ
XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................................................24
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được................................24
3.2. Nhận xét công tác lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí. .........................................................24
3.2.1. Ưu điểm..............................................................................................................................24
3.2.2. Nhược điểm........................................................................................................................25
3.3. Đề xuất giải pháp..................................................................................................................25

3.3.1. Về cơ chế, chính sách .........................................................................................................25
3.3.2. Về tổ chức cán bộ ..............................................................................................................26
3.3.3. Về đầu tư cơ sở vật chất.....................................................................................................26
3.4. Một số kiến nghị....................................................................................................................26
3.4.1. Đối với Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí......................................................................26
3.4.2. Đối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. ....................................................................................27

C. KẾT LUẬN...................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
D. PHỤ LỤC................................................................................................32
D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TA
TAND
TAND Tp
ĐTN
CĐ
VT-LT
CNTT

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

Tòa án
Tòa án nhân dân
Tòa án nhân dân thành phố
Đoàn thanh niên
Công đoàn
Văn thư-Lưu trữ
Công nghệ thông tin

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, nguồn nhân lực
có chất lượng đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa đất nước phát triển. Vì vậy
vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm hàng
đầu. Bên cạnh sự quan tâm của Đảng và Nhà nước thì thế hệ trẻ không ngừng
học tập, rèn luyện và tu dưỡng bản thân để đáp ứng nhu cầu phát triển của đất
nước. Nhất là khi nước ta đang thực hiện nền cải cách hành chính Quốc gia thì
việc đào tào và bồi dưỡng cán bộ nghiệp vụ Lưu trữ đã đóng góp một phần quan
trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới đất nước.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực chuyên môn trong hoạt động quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Ở nước ta, công tác
lưu trữ thực hiện 2 nhiệm vụ sau:
Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung
tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ
an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ
quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Chính vì thế, trong đợt thực tập này thì em
đã chọn chuyên đề: “Chỉnh lý tài liệu” làm chuyên đề báo cáo chính cho bản
báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,
xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với xã hội nói chung và Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí nói
riêng thì công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Đầu tiên, là
tổ chức, sắp xếp tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, thứ hai là tạo điều

kiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng sử dụng tài liệu. Cuối
cùng, là cơ sở để loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu
hủy, góp phần tiết kiệm được kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu.
Trong quá trình thực tập em đã gặp không ít khó khăn và thuận lợi, đặc
biệt là về khâu nghiệp vụ “ Chỉnh lý tài liệu”.
- Thuận lợi:
+ Đã vận dụng được một số kiến thức đã học vào thực tế.
+ Được cơ quan tin tưởng cho tham gia vào công tác chỉnh lý tài liệu tại
cơ quan.
+ Khối tài liệu về cơ bản được đầy đủ, đã được thu thập về kho.
+ Nhận được sự hướng dẫn, bảo ban, uốn nắn nhiệt tình của cán bộ Văn
Phòng kiêm Lưu trữ tại Tòa án.
- Khó khăn:
+ Lượng kiến thức được vận dụng vào công việc còn hạn chế.
+ Khối tài liệu đưa ra chỉnh lý tương đối nhiều, tài liệu xếp chồng chất
lên nhau nên gây khó khăn cho việc thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ
quan.
Nhận thức được tầm quan trọng trong công tác lưu trữ của Đảng và Nhà
nước hiện nay. Cùng với thực tế tại các cơ quan còn rất thiếu nguồn nhân lực
vừa có chuyên môn vừa có trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ. Đồng thời
cũng xuất phát từ như cầu thực tế của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà
truờng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo chuyên ngành Lưu
trữ học.
Có thể nói, chuyên ngành Lưu trữ học em đang theo học chiếm một vị trí
vô cùng quan trọng và phải được đòi hỏi đặt ngang tầm với các ngành khoa học
khác.
Ba năm học dưới mái Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thời gian không
phải là nhiều nhưng cũng không phải là ít cho những ai muốn nghiên cứu và học
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tập. Qua sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt của các thầy, cô
giáo trong nhà trường đã cung cấp cho em một phần không nhỏ những kiến thức
về xã hội, con người đất nước ta cũng như trên thế giới và đặc biệt là công tác
Lưu trữ.
Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh có nói: “học phải đi đôi với hành, lý
thuyết phải gắn liền với thực tiễn”. Thực hiện câu nói ấy của Bác với phương
châm gắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư-Lưu trữ trong đó có ngành Lưu trữ
học nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và
ngược lại từ thực tiễn kiểm chứng đúng đắn cho lý thuyết, bổ sung những kiến
thức mới, cập nhật, làm phong phú kho tàng lý luận chuẩn bị những bước cần
thiết cho công việc sau này. Nhận thấy tầm quan trọng của thực tập cuối khóa,
thực hiện mục tiêu sinh viên ra trường không chỉ có tầm bằng trên tay mà còn có
năng lực chuyên môn vững vàng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho
sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị… Theo chương trình đào
tạo của Trường vào năm học thứ 3, sau khi học xong phần lý thuyết các môn học
đại cương cũng như môn học chuyên ngành sinh viên sẽ được tham gia vào một
đợt thực tập thực tế nhằm mục đích:
-Tìm hiểu thực tế tình hình công tác Lưu trữ. Qua đó sẽ có điều kiện liên
hệ giữa kiến thức lý luận và tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức
nghề nghiệp;

- Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công
tác Lưu trữ nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc
của cán bộ Lưu trữ;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tiếp thu các kiến thức thuộc lĩnh
vực ở giai đoạn sau;
Là một sinh viên năm cuối của lớp Cao đẳng Lưu trữ học K6, dưới sự
hướng dẫn của cô Trịnh Thị Kim Oanh cùng toàn thể các thầy cô giáo, giảng
viên trong Khoa và trong nhà trường. Được sự đồng ý và giúp đỡ của lãnh đạo
cơ quan, em đã được cử đến thực tập tại Tòa án nhân dân Thành phố Uông BíSinh viên: Nguyễn Thị Lan

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tỉnh Quảng Ninh từ ngày 2 tháng 3 đến ngày 24 tháng 4 năm 2015. Khi được
thực tập tại đây bản thân em đã được tiếp cận nghiên cứu, học tập, rèn luyện và
tích lũy vốn kiến thức làm hành trang sau này trên con đường lập nghiệp.
Để có được đợt thực tập này với những bài học bổ ích trong thời gian qua.
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong Ban Giám
Hiệu nhà trường, khoa Văn thư –Lưu trữ và đặc biệt là cô giáo chủ nhiệm Trần
Thị Mai, và các thầy cô trong khoa đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản
về chuyên ngành Lưu trữ học và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong những
ngày tháng em theo học tại trường.
Em xin trân trọng cảm ơn Chi bộ Đảng, ĐTN, CĐ thuộc TAND Thành
phố Uông Bí và đặc biệt là Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên tại TAND

Thành phố Uông Bí-tỉnh Quảng Ninh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có
được những tư liệu phục vụ cho nội dung thực tập và hoàn thành thời gian thực
tập đã đề ra.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Văn Bắc
trưởng Văn phòng và chị Trần Thị Như Quỳnh cán bộ Văn Phòng kiêm nhiệm
VT-LT đã quan tâm, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt
đợt thực tập này. Mặc dù đã rất cố gắng song với điều kiện thời gian và sự hiểu
biết của bản thân còn hạn chế vì vậy bài báo cáo này của em không tránh khỏi
những sai sót kính mong được sự chia sẻ, giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên
Nguyễn Thị Lan

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
1.1. Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí.

Uông Bí là một Thành phố nằm ở phía tây của tỉnh Quảng Ninh, Việt
Nam, thuộc Vùng duyên hải Bắc Bộ. Nằm dưới chân dãy núi Yên Tử và
giáp sông Đá Bạc.
Trải qua những thăng trầm của lịch sử, quá trình hình thành và phát triển
của Tòa án nhân Thành phố Uông Bí. Gắn liền với lịch sử xây dựng và hoàn
thiện của hệ thống Tòa án nước nhà. Từ một đơn vị nằm trong hệ thống Tòa án
quân sự tỉnh Quảng Ninh, qua hai cuộc kháng chiến trường kỳ chống thực dân
Pháp và đế quốc Mỹ, bước vào giai đoạn cách mạng mới: xây dựng và bảo vệ
vững chắc Tổ quốc Việt Nam.
Tháng 10 năm 1950 Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được thành lập
với tên gọi là Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng. Được căn cứ theo điều 7 Sắc lệnh
số 13 ngày 24/1/1946 của Chủ tịch nước về Tổ chức các Tòa án.
Ngày 28 tháng 10 năm 1960, Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hòa ra
Nghị định 181/CP thành lập thị xã Uông Bí trực thuộc Khu Hồng Quảng ( tỉnh
Quảng Ninh hiện nay). Việc thay đổi địa giới hành chính như vậy cũng đồng
nghĩa với việc thay đổi tên gọi của Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng.
Ngày 31 tháng 10 năm 1960 Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng được đổi tên
thành Tòa án nhân dân Thị xã Uông bí. Căn cứ theo điều 1 của Sắc lệnh số 85SL ngày 22/5/1950 có quy định như sau: “Tòa án sơ cấp nay gọi là Tòa án nhân
dân huyện”.
Ngày 25 tháng 2 năm 2011, thị xã Uông Bí chính thức trở thành thành
phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh. Uông Bí được thủ tướng Chính Phủ công nhận
là đô thị loại II. Cùng với sự thay đổi này thì chỉ sau hai ngày các cơ quan ban
ngành trực thuộc trên địa bàn thành phố cũng được đổi tên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày 27 tháng 2 năm 2011 TAND Thị xã Uông Bí được đổi tên thành
TAND Thành phố Uông Bí.Căn cứ theo Nghị quyết số 10/NQ-CP của Chính
phủ.
Thành phố Uông Bí nằm ở phía tây tỉnh Quảng Ninh, cách Thủ đô Hà
Nội 130 km, cách Hải Phòng gần 30 km, và cách thành phố Hạ Long 45 km. Có
toạ độ địa lý từ 20o58’ đến 21o9’ vĩ độ bắc và từ 106o41’ đến 106o52’ kinh độ
đông. Địa giới hành chính Uông Bí ở phía đông giáp huyện Hoành Bồ và thị
xã Quảng Yên, phía tây giáp huyện Đông Triều, vùng đất ở phía nam giáp
huyện Thuỷ Nguyên, phía bắc giáp huyện Sơn Động. Uông Bí có vị trí đặc biệt
quan trọng về quốc phòng, an ninh, là tuyến phòng thủ phía đông Bắc của Việt
Nam
Với diện tích là 256,3m2 hiện nay có 174.768 người hiện đang cư trú tại 9
phường và 2 xã với mật độ dân số là 681 người/km.
Nơi đây có nguồn nhân lực dồi dào và nguồn tài nguyên khoáng sản
tương đối lớn, đồng thời có di tích chùa Yên tử, chùa Ba vàng… với một diện
tích và có điều kiên tự nhiên thuận lợi như vậy, có thể nói Thành phố Uông Bí là
một nơi phát triển cả về kinh tế và văn hóa.
1.2. Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí.
Nằm trong hệ thống Tòa án nhân dân, Tòa án nhân dân Thành phố
Uông Bí là cơ quan quyền lực ở cấp địa phương,cơ quan xét xử của nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp.
Tòa án nhân dân TP Uông Bí có chức năng xét xử những vụ án hình sự,
dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh thương mại, hành chính và
giải quyết những vụ việc khác theo quy định của pháp luật, trên địa bàn Thành
phố Uông Bí.
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí.

TAND thành phố Uông Bí được tổ chức và hoạt động theo cơ chế tập
quyền, theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Có sự phân công của cơ quan lập
pháp.
Trong phạm vi chức năng của mình, thì TAND Thành phố Uông Bí có
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm vụ bảo vệ công lý, bảo vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế
độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của
tổ chức, cá nhân.
Bằng hoạt động của mình, Tòa án góp phần giáo dục công dân trung
thành với tổ quốc, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, tôn trọng những quy tắc
của cuộc sống xã hội, ý thức đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm, các vi
phạm pháp luật khác.
TAND Thành phố Uông Bí thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ
chức TAND được căn cứ theo luật số 62/2014/QH13 ngày 24 tháng 11 năm
2014 với quyền hạn được quy định như sau:
- Tòa án xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ để giải quyết các vụ việc
dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động, hành chính và
thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của luật tố tụng.
- Xử lý vi phạm hành chính; xem xét đề nghị của cơ quan quản lý nhà
nước và quyết định áp dụng các biện pháp xử lý hành chính liên quan đến quyền

con người, quyền cơ bản của công dân theo quy định của pháp luật.
- Ra quyết định thi hành bản án hình sự, hoãn chấp hành hình phạt tù, tạm
đình chỉ chấp hành hình phạt tù, giảm hoặc miễn chấp hành hình phạt, xóa án
tích, miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhà
nước; thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của Bộ luật hình sự, Luật thi
hành án hình sự, Luật thi hành án dân sự.
- Ra quyết định hoãn, miễn, giảm, tạm đình chỉ chấp hành biện pháp xử lý
hành chính do Tòa án áp dụng và thực hiện các quyền hạn khác theo quy định
của Luật xử lý vi phạm hành chính.
- Bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử
1.4. Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí.(sơ đồ xem phụ
lục số 1)
TAND Thành phố Uông Bí là cơ quan quyền lực nhà nước ở cấp địa
phương. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo Luật tổ chức
Tòa án nhân dân ngày 24 tháng 11 năm 2014. Bộ máy TAND Thành phố gồm
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có:
- Chánh án là người đứng đầu cơ quan. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
sau:
+ Tổ chức công tác xét xử của Tòa án, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện

nguyên tắc Thẩm phán, Hội thẩm xét xử độc lập và chỉ tuân theo pháp luật;
+ Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân có thẩm quyền theo luật định
và Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của luật tố tụng; giải
quyết việc khác theo quy định của pháp luật.
- Phó chánh án là người:
+ Trực tiếp giúp Chánh án thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của
Chánh án. Khi Chánh án vắng mặt, Phó Chánh án được Chánh án ủy nhiệm lãnh
đạo công tác của Tòa án.
+ Phó Chánh án chịu trách nhiệm trước Chánh án về nhiệm vụ được giao.
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của luật tố tụng.
- Hội thẩm nhân dân thực hiện chức năng và quyền hạn sau:
+ Hội thẩm nhân dân thực hiện nhiệm vụ xét xử những vụ án thuộc thẩm
quyền của Tòa án theo phân công của Chánh án Tòa án nơi mình được cử làm
Hội thẩm nhân dân.
+ Hội thẩm có nghĩa vụ thực hiện sự phân công của Chánh án Tòa án,
trường hợp không thực hiện được thì phải nêu rõ lý do.
- Thẩm phán có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
+ Thẩm phán có nhiệm vụ xét xử những vụ án và giải quyết những công
việc khác thuộc thẩm quyền của Tòa án theo sự phân công của Chánh án Tòa án
nơi mình công tác.
+ Thẩm phán có quyền yêu cầu cơ qua, tổ chức, cá nhân thi hành những
quyết định có liên quan đến việc giải quyết vụ án hoặc những việc khác theo quy
định của pháp luật.
- Thư ký Tòa án có chức năng và nhiệm vụ như sau:
+ Hỗ trợ hoặc phụ giúp thẩm phán tiến hành các công việc liên quan đến
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

8

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quá trình giải quyết vụ án như : tống đạt các quyết định của tòa, ghi lời khai của
đương sự, hướng dẫn đương sự bổ sung chứng cứ, ghi biên bản các phiên hòa
giải, phiên tòa.
+ Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên toà.
+ Thư ký tòa phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chánh án về hành
vi của mình.
-

Bộ máy giúp việc Tòa án: Phòng tổ chức cán bộ, Phòng kế toán-tài

chính, Văn phòng.
+ Các phòng này đều hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình,
giúp việc cho Chánh án và các Phó Chánh án.
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí.
1.5. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng TAND Tp Uông Bí.
a. Vị trí, chức năng của văn phòng TAND Tp Uông Bí.
Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ Hành chính trong
cơ quan. Văn phòng TAND Tp Uông Bí là cơ quan chuyên môn thuộc TAND
Thành phố giúp việc trực tiếp cho Chánh án, các Phó chánh án TAND Tp . Cung
cấp những thông tin về hoạt động của TA, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của TA. Đồng thời văn phòng TA chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm

tra về chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng TAND Thành phố và văn phòng
TAND tỉnh.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng TAND Tp Uông Bí.
Văn phòng TAND Tp thực hiên nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tham mưu, tổng
hợp, báo cáo, hành chính, quản trị, lưu trữ thông tin về thi hành án theo sự phân
công của Chánh án TAND.
+ Bên cạnh đó còn giúp TA tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư
kiếu nại, tố cáo công dân chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
+ Quản lý và sử dụng con dấu, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động của TAND Tp.
c. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng TAND Thành phố Uông Bí ( xem
phụ lục số 2).
1.6. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu không để mất mát, thất lạc hư hỏng theo quy
định.
- Không được tự ý mang hồ sơ tài liệu của cơ quan về nhà khi có ý kiến
của lãnh đạo văn phòng.
- Tiếp nhận, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ.

- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết
gía trị theo đúng quy định của pháp luật.
- Trình lãnh đạo phê duyệt về Kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh, TAND Tỉnh, TAND tối cao.
- Lập kế hoạch và thu tài liệu đã đến hạn nộp của các phòng chuyên môn
vào lưu trữ cơ quan.
- Viết bảng danh mục hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên ngoài và bên trong
hồ sơ.
- Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra
tìm tài liệu lưu trữ, lập sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu
- Ngoài ra, còn phải thường xuyên kiểm tra tình trạng kho và các trang
thiết bị bảo quản tài liệu của cơ quan. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu, hồ sơ,
theo quy định.
- Báo cáo, thống kê về tình hình công tác Lưu trữ cho lãnh đạo cơ quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND
THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.

2. Hoạt động quản lý.
2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Để phát huy cao nhất giá trị của tài liệu lưu trữ và xuất phát từ vị trí, tầm
quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của ngành Tòa án nói chung
và của TAND Tp Uông Bí nói riêng, nên từ khi thành lập đến nay TAND luôn
chú trọng quán triệt thực hiện các văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu
trữ đối với đơn vị trực thuộc.
TAND Thành phố Uông Bí đã thực hiện tốt các văn bản của các cấp chỉ
đạo của nhà nước về công tác lưu trữ như:
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011.
- Thông từ 09/2011/TT – BNV ngày 03/09/2011 Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan tổ chức.
- Công văn số 283/ VTLTNN – NVTW ngày 19/05/2014 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
- Quyết định số 128/ QĐ – VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục văn thư
Lưu trữ về việc ban hành quy trình “ Chỉnh lý tài liệu giấy” TCVN ISO 9001:
2000.
- Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xác định cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các
cấp.

Ngoài ra còn có các văn bản do ngành quy định về công tác Lưu trữ.
- Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 12/8/2004 của Bộ trưởng

Bộ Công an về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án.
- Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chán án Tòa
án nhân dân tối cao về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của
ngành Tòa án nhân dân.

- Chỉ thị số 03/2008/CT-TANDTC ngày 09/7/2008 của Chánh án Tòa án
nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong
ngành Tòa án nhân dân.
Trong quá trình tìm hiểu thì TAND Thành phố Uông Bí chưa có văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản nào do cơ quan ban hành về công tác Lưu trữ. Cơ quan chỉ áp dụng các văn
bản của ngành và Nhà nước quy định.
2.2. Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí.
Phông lưu trữ là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Qua thực tế cho thấy phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông
Bí được quản lý thống nhất, và thực hiện theo quy định của nhà nước.
2.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong
hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.
Nhìn chung cơ quan chưa tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động
lưu trữ. Việc ứng dựng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vẫn chưa được
áp dụng phổ biến. Hồ sơ chỉ được lưu trữ theo phương pháp truyền thống.
2.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức trong hoạt động lưu trữ.

Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí luôn cử cán bộ phụ trách về công
tác lưu trữ đi dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Lưu trữ do ngành cấp
trên tổ chức. Tạo điều kiện để cán bộ phụ trách công tác lưu trữ được cập nhập
thông tin, trau dồi kiến thức để từ đó nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng
yêu cầu thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan.
* Công tác quản lý thi đua, khen thưởng trong hoạt động lư trữ.
TAND Tp Uông bí đã có chính sách tuyên dương, khen thưởng đối với
cán bộ làm công tác lưu trữ.
2.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu
trữ của TAND Thành phố Uông Bí.
Tòa án Thành phố đã áp dụng quy chế của Tòa án tỉnh trong việc Thanh
tra, kiểm tra công tác lưu trữ theo định kỳ 6 tháng một năm. Đồng thời cũng áp
dụng quy chế trong việc xử lý vi phạm về công tác lưu trữ.
2.6. Hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ.
Do đặc thù là Tòa án Thành phố thuộc Tỉnh, chỉ là cơ quan quyền lực ở
địa phương. Chính vì vậy, cơ quan chưa thực hiện nghiên cứu, tham gia góp ý
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiến xây dựng, quản lý hoạt động hợp tác quốc tế.
3. Hoạt động nghiệp vụ.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này, vì đó là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý Nhà nước đồng thời là mắt xích không
thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Công tác lưu trữ tại TAND Thành phố Uông Bí được thực hiên một cách
nghiêm ngặt, đúng quy trình nghiệp vụ.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi quy định của Nhà nước.
Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung tài liệu của TA diễn ra tương đối đúng
thời hạn giao nộp theo quy định của cơ quan. Kho lưu trữ của cơ quan đã thu
thập được số lượng hồ sơ giải quyết các loại án như: Hình sự, dân sư, hành
chính, kinh doanh thương mại…. Hàng quý, sau khi hoàn tất công tác kiểm tra
hồ sơ của ngành cấp trên, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí thực hiện nhập
kho, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan.
Trong năm 2014 lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí thu thập được 30
mét hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Số mét giá tài liệu đến hạn thu thập nhưng chưa
thu thập được là 10 mét.
3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá
trị của chúng về các mặt. Và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện
để tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Thực tế, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí chưa có bảng thời hạn bảo
quản tài liệu lưu trữ cho riêng cơ quan mình nên vẫn được xác định dựa trên
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông Tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
trước khi giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan và kho lưu trữ Tỉnh
Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu của Tòa án đã tiến hành đúng
nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể,
chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn , lâu dài và tạm thời.
Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị,
bao hàm, trùng thừa, hết giá trị chưa được thống kê, lập danh mục tài liệu loại và
đưa ra hội đồng xác định giá trị tài liệu để thực hiện việc tiêu hủy tài liệu.
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học. Trong đó tiến hành chỉnh lý, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm công cụ tra
tìm đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Chỉnh lý tài liệu là một
khâu rất quan trọng cơ bản trong công tác lưu trữ.
Việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo công văn 283/VTLTNNNVTW ngàyy 19/05/2004 của Cục văn thư lưu trữ nhà
Tài liệu lưu trữ của Tòa án đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh, kết
thúc mỗi năm công tác. Cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các
đơn vị, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa theo phương án phân loại đã
chọn.
Theo số liệu thống kê trong năm 2014 TAND Thành phố Uông Bí đã
chỉnh lý hoàn chỉnh 6.659 hồ sơ quy ra được 39 mét giá tài liệu Chuyên môn.
Ngoài ra, đợt vừa qua cơ quan đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Hành

chính giai đoạn (2011-2014) của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố
Uông Bí. Số hồ sơ đưa ra chỉnh lý là 150 hồ sơ quy ra được 06 mét giá tài liệu (4
hộp 1 mét).
3.4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên
môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và
hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kê.
Kho lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí sử dụng công cụ tra cứu, tìm
kiếm tài liệu bằng phương pháp truyền thống. Tài liệu lưu trữ được thống kê chủ
yếu bằng mục lục hồ sơ, mục lục hồ sơ được lập theo năm. Tài liệu sau khi
chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, buộc thành tập theo số hồ sơ đưa lên giá
sắp xếp môt cách khoa học giúp cho việc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng.
Ngoài ra, cơ quan còn xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ sơ, các bản
án được xếp theo số thứ tự và đóng thành quyển. Còn một số phương tiện khác
chưa được xây dựng ( thẻ tra tìm, sách hướng dẫn nội dung tài liệu…).
3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai

thác sử dụng tài liệu.
TAND Thành phố Uông Bí đã quan tâm đến việc bố trí kho tàng, trang
thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ như: bố trí kho lưu trữ không chuyên
dụng với diện tích 35m2 được đặt ở tầng hai của Tòa án, trang bị giá cố định với
chiều dài là 40m một giá giá làm bằng kim loại và bằng gỗ, hòm, bìa hồ sơ, điều
hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, thiết bị phòng chống cháy, thuốc chống
dán và mối. Tòa án hàng tháng vẫn bố trí vệ sinh kho tàng, lau chùi giá để tài
liệu, vệ sinh tài liệu, 3 tháng tiến hành diệt mối, mọt một lần. Nhằm bảo quản
an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Kho lưu trữ được bố trí hợp lý tránh
được ánh nắng mặt trời.
3.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin trong tài liệu, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên
cứu hiện hành của cơ quan, tổ chức
Kho lưu trữ Tòa án vẫn chưa xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu
và nội quy mượn tài liệu, Tòa án vẫn áp dụng quy chế chung của ngành ban
hành.
Quy chế quy định rõ trách nhiệm của người cung cấp tài liệu và người sử
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dụng tài liệu.

Việc thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng tài liệu
chủ yếu vẫn là tra cứu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để
quản lý và phục vụ khai thác tài liệu; hình thức sử dụng tài liệu chỉ là đọc và sao
chụp tài liệu, xác nhận các thông tin có liên quan, người đến khai thác phải trình
giấy giới thiệu của cơ quan.
Theo báo cáo thống kê thì trong năm 2014 có 209 lượt người đến khai thác,
sử dụng tài liệu. Và tổng số tài liệu được sao chụp là 170 trang.
4. CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”
Trong quá trình thực tập, bản thân em cùng với cán bộ Văn phòng kiêm Lưu
trữ tại TAND TP Uông Bí đã chỉnh lý được một số tài liệu Hành chính trong giai
đoạn từ năm 2011 - 2014 của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
Việc chỉnh lý tài liệu của Tòa án thực hiện theo công văn 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19/05/2004 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành và hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Cụ thể như sau:
* Phần 1: Chuẩn bị chỉnh lý:
1.Giao nhận tài liệu.
Cơ quan không thực hiện bước này. Vì toàn tài liệu đưa ra chỉnh lý được để
trong kho và do cán bộ cơ quan tự chỉnh lý.
2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu, cơ quan đã dùng chổi lông gà để quét
bụi bẩn trên các cặp, giá, hộp đựng tài liệu.
3. Khảo sát tài liệu
Nhằm thu thập những thông tin cần thiết về tình hình khối tài liệu giai đoạn
2011 -2014 để biên soạn bản Lịch sử hình thành phông và lịch sử phông; chọn và
xây dựng phương án phân loại phù hợp; làm cơ sở biên soạn bản hướng dẫn phân
loại lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Giúp cho việc chỉnh lý được
thuận lợi.
Nội dung việc khảo sát cụ thể như sau:
+ Tên phông : Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Giới hạn thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm (2011 -2014).
+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý 150 hồ sơ.
+ Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản chỉ đạo của TAND Tối
cao, chương trình, kế hoạch của TAND Thành phố Uông Bí, tài liệu về tổ chức cán
bộ, kế toán tài chính.
+ Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đã được thu về kho đầy đủ và đã
được phân loại sơ bộ, tài liệu không bị mối mọt cắn.
4. Thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thực
hiện chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau.
Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của Tòa án thì hồ sơ, tài liệu
về các vấn đề, sự việc cụ thể đã được các cán bộ thu thập rất đầy đủ, nên bước
này không phải tiến hành góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý.
5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. (Xem
phụ lục).
+ Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của Tòa
án nhân dân Thành phố Uông Bí.
+ Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của khối tài liệu giai

đoạn 2011- 2014 phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
+ Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo 1 phương án phân
loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ.
Phương án phân loại là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và
trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu.
Bản này được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực
hiện việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 được thống nhất.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm 2 phần chính: hướng
dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ:
* Bản hướng dẫn phân loại tài liệu:
Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở
chọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu.
Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài liệu chủ yếu
của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá
trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà Bộ Nội Vụ

quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV) .
Dựa vào 4 phương án phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước,
thì phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được phân loại theo
phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được dùng để phân lại
tài liệu của phông mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng
không ổn định. Cơ quan đang hoạt động tronh thực tiễn.
* Bản hướng dẫn lập hồ sơ
Hướng dẫn một cách chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành
hồ sơ đối với những tài liệu còn trong tình trạng lộn xộn theo các đặc trưng vấn
đề, tên gọi, địa danh… thành hồ sơ và cách chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những
hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ và cách viết tiêu đề, sắp
xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ.
- Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ( Xem phụ lục).
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được biên soạn chi tiết. Nội
dung gồm 2 phần chính là phần bản kê các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản và
phần hướng dẫn cụ thể. Nó là căn cứ để những người tham gia chỉnh lý tiến
hành xác định giá trị của từng hồ sơ, tài liệu một cách cụ thể, thống nhất và
chính xác.
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
Cơ quan không thực hiện lập kế hoạch chỉnh lý.
* Phần 2: Thực hiện chỉnh lý:
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào đặc điểm của phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài
liệu chủ yếu của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu
không có giá trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà
Bộ Nội Vụ quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV) . Dựa vào 4 phương án
phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước.
Căn cứ vào đặc điểm của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được phân
loại theo phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được áp dụng
cho cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định cơ quan đang hoạt
động trong thực tiễn.
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài
liệu thành các nhóm theo thứ tự:
- Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng
với 1 thời gian.
- Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa.
- Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
- Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn ( tương
ứng với hồ sơ/đvbq).
Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí giai đoạn (20112014) được phân loại cụ thể như sau:
- Bước 1: Phân loại tài liệu của nhóm lớn theo đặc trưng thời gian.
1. Năm 2011
2. Năm 2012
3. Năm 2013
......................
- Bước 2: Phân chia tài liệu về từng lớn về nhóm vừa dựa vào cơ cấu tổ
chức.
1. Năm 2011

1.1. Văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Phòng Tổ chức-cán bộ
1.3. Phòng Kế toán-tài chính
2. Năm 2012
.......................
- Bước 3: Phân chia tài liệu của từng năm về từng lĩnh vực hoạt động của
các đơn vị tổ chức.
1. Năm 2011
1.1. Văn phòng
1.1.1. Vấn đề chung
1.1.2 Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên về công tác chung của
tòa án
1.1.3. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi hành án hàng năm của
Tòa án và các đơn vị trực thuộc.
1.1.4. Sổ ghi biên bản các vụ án
1.1.5 Tài liệu về đảng, đoàn.
1.2.

Phòng Tổ chức-cán bộ

1.2.1. Công tác tổ chức.
1.2.2. Công tác cán bộ.
…………………………….
Bước 4: Phân loại tài liệu trong một năm về các nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối
cùng tương đương với 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản)
1. Năm 2011
1.1 Văn phòng
1.1.1 Vấn đề chung
1.1.2 Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên về công tác chung của
tòa án.
1.1.3. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi hành bản án hàng năm
của Tòa án và các đơn vị trực thuộc.
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị triển khai công tác năm thi hành bản án của Tòa
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

án.
1.1.4. Sổ ghi biên bản các vụ án
……………..
1.2.

Phòng tổ chức-cán bộ

1.2.1. Công tác tổ chức
1.2.1.1. Tài liệu về kiện toàn, sắp xếp các đơn vị, tổ chức
1.2.1.2. Tài liệu về thành lập các đơn vị, tổ chức mới
………..
1.2.2. Công tác cán bộ
1.2.2.1. Tài liệu về quản lý, thuyên chuyển và điều động cán bộ
1.2.2.2. Tài liệu về đề bạt và bổ nhiệm cán bộ
1.2.2.3. Tài liệu về tiếp nhận, sắp xếp cán bộ
Ví dụ: Hồ sơ về việc tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm cán bộ,
công chức cơ quan TAND Tp Uông Bí.
1.2.2.4. Tài liệu về việc cử cán bộ đi học , tham gia các lớp tập huấn
nghiệp vụ, dự hội nghị
1.2.2.5. Tài liệu về nâng lương, điều chỉnh lương, phụ cấp cho cán bộ
1.2.2.6. Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật cán bộ
1.2.2.7. Tài liệu về việc cán bộ nghỉ hưu, mất sức
………………..
1.3. Phòng Kế Toán-tài chính
1. Năm 2011
………………
2. Lập hồ sơ tài liệu.
Sau khi thực hiện xong công tác phân loại tài liệu, em cũng cán bộ cơ
quan tiến hành lập hồ sơ. Trong mỗi hồ sơ thì các văn bản được sắp xếp theo
ngày ban hành, số bé xếp trước, số lớn xếp sau và cố định thứ tự sắp xếp bằng
cách đánh số thứ tự các trang bằng bút chì vào phần cuối mép phải của văn bản.
3. Hệ thống hóa hồ sơ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sau khi lập hồ sơ em và cán bộ tại cơ quan hệ thống hóa hồ sơ theo
phương án phân loại. Tài liệu của Văn phòng được hệ thống theo năm, sau đó
trong từng năm tài liệu được hệ thống theo cơ cấu tổ chức. Tương tự đối với tài
liệu Tổ chức- cán bộ và các tài liệu khác.
2. Biên mục hồ sơ:
a) Biên mục bên trong.
Hồ sơ được đánh số tờ và viết mục lục hồ sơ.
b) biên mục bên ngoài.
Trên bìa hồ sơ được ghi đầy đủ các thông tin sau:
- Tên Phông lưu trữ; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; tố tờ;
thời hạn bảo quản
5.Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Sau khi biên mục xong, hồ sơ được thông kê lại. Các tài liệu trùng thừa, hết
giá trị đều được được vào hồ sơ tài liệu loại và bó gói cho vào kho. Cơ quan không
được tiến hành làm thủ tục tiêu hủy.
6. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, hộp, viết và dán nhãn
Số chính thức được đánh lên bìa hồ sơ bằng chữ số Ả Rập. Số hồ sơ được
đánh liên tục bắt đầu từ hồ sơ đầu tiên của Văn phòng đến Phòng Tổ chức cán
bộ, Phòng Kế toán-tài chính….
Sau đó vào bìa hồ sơ và đưa vào cặp (hép), cuối cùng tiến hành viết và
dán nhãn hộp. Nhãn hộp được viết bằng mực đen. Nhãn được in sẵn theo mẫu
nhà nước quy định.

7. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:
Khi thực hiện chỉnh lý xong cơ quan chỉ thực hiện viết bảng chỉ dẫn mục
lục, đánh máy và in bản thống kê hồ sơ của tài liệu.

Sinh viên: Nguyễn Thị Lan

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6