Báo cáo thực tập Văn thưc lưu trữ tại VIỆN SINH THÁI và tài NGUYÊN SINH vật

Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................1
Chương I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI
NGUYÊN SINH VẬT........................................................................................3
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện........................................................................5
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức..........................................................................................8
CHƯƠNG II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ-............9
VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT........................................9
2.1. Giới thiệu khái quát về tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu
trữ tại Viện ST&TNSV................................................................................9
2.1.1. Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV...............9
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ..................................................9
2.1.3. Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ..............10
2.2. Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV...........11
2.2.1. Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ...............................................................................................................11
2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ..............................12
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.............................................14
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu ....................................................................................15
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.......................16
a. Thống kê tài liệu lưu trữ.............................................................................16
b. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..................................................17
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................18
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................18

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN ST&TNSV..........................................20
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được...............................................................................................20
Những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện ST&TN như
sau:

20


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Tuần 1: từ ngày 2/3 đến ngày 6/3/2015..........................................................20
Tìm hiểu Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Viện ST&TNSV........20
Tuần 2: từ ngày 9/3 đến ngày 13/3/2015........................................................20
Viết sơ lược báo cáo thực tập và làm các công việc được giao như: photo
tài liệu, chuyển giao văn bản, sắp xếp kho.....................................................20
Tuần 3: từ ngày 16/3 đến ngày 20/3/2015......................................................20
Sắp xếp tài liệu năm 2010 – 2011 và chỉnh lý tài liệu năm 2010-2011.........20
Tuần 4: từ ngày 23/3 đến ngày 27/3/2015......................................................20
Chỉnh lý tài liệu ...............................................................................................20
Tuần 5: từ ngày 30/3 đến ngày 3/4/2015........................................................20
Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu trên máy tính......................20
Tuần 6: ngày 6/4 đến 10/4/2015......................................................................20
Làm những công việc được giao và viết báo cáo thực tập............................20
Tuần 7: ngày 13/4 đến 17/4/2015 ...................................................................20
Viết báo cáo thực tập.......................................................................................20

Tuần 8: ngày 20/4 đến 24/4/2015....................................................................20
Hoàn thành báo cáo thực tập và xin xác nhận của Cơ quan.......................20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức. 20
3.3 Một số khuyến nghị....................................................................................21
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức........................................................................21
a. Ưu điểm:.......................................................................................................21
b. Nhược điểm..................................................................................................21
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường..................................................22
KẾT LUẬN.......................................................................................................24
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................25
PHỤ LỤC..........................................................................................................26


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

01

Viện KHCN

Viện Khoa học và Công nghệ

02

Viện ST&TNSV

Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật

03

M

Mét

04

M2

Mét vuông


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử, với truyền thống đấu tranh

kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách nô lệ
của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ đem lại cuộc sống ấm no tự do, hạnh phúc
cho dân tộc. Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng thành đó thì tài
liệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển.
Xã hội ngày càng phát triển và nhu cầu trao đổi thông tin của con người
ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là
một điều rất cần thiết. Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài
liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt động trong
xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng được bảo quản từ
thế hệ này sang thế hệ khác. Nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng,
thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ và đào tạo được những cán bộ văn thư lưu trữ
có đủ kiến thức, năng lực, trình độ trong công tác văn thư lưu trữ và kết hợp
giữa lý thuyết và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thư lưu trữ
trong cả nước.
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian vô cùng quan trọng. Giúp cho quá
trình học tập của sinh viên đi từ lý thuyết đến thực hành được vận dụng một
cách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi đựơc nhiều kinh
nghiệm quý cho công việc sau này. Được sự giới thiệu của nhà trường và qua
sự liên hệ của bản thân em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tài
nguyên sinh vật thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từ
ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015. Trong quá trình thực tập em đã trau dồi cho
mình đựơc nhiều kinh nghiệm quý báu trong việc thu nhận kiến thức trong
công tác nghiệp vụ.
Sau hơn 2 tháng thực tập ở Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật được sự
chỉ bảo tận tình và quan tâm của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư – Lưu
trữ của Trường và các Cán bộ của Viện sinh thái và TNSV. Đặc biệt với sự
hướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga (cán
~1~

Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

bộ làm công tác văn thư – kiêm lưu trữ của Viện) đã giúp đỡ em hiểu thêm và
nắm bắt căn bản về công tác lưu trữ, tạo điều kiện tốt cho chúng em thực tập ở
cơ quan.
Quá trình thực tập 2 tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi
đựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp và
tính sáng tạo.
Sau đây em xin trình bày “báo cáo thực tập ngành nghề”. Báo cáo thực tập
gồm có 3 phần chính như sau:
Chương I. Giới thiệu tổng quan về Viện STTNSV.
Chương II. Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện
STTNSV
Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Viện STTNSV và đề xuất,
khuyến nghị.
Dưới đây là bài báo cáo của em đã khái quát lại kết quả trong quá trình
đi thực tập tại Viện STTNSV. Bài báo cáo của em không tránh được điều thiếu
xót, tuy nhiên đây cũng là kết quả tu dưỡng học hành trong ba năm rèn luyện
và cố gắng hết sức mình để đánh giá khả năng của bản thân mình khi bước ra
trường. Em rất mong nhận được chỉ bảo tận tình, được sự nhận xét và đóng góp
ý kiến của thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như Ban lãnh đạo cùng các
Cán bộ chuyên môn trong Viện STTNSV để cho bài báo cáo thực tập của em
được hoàn thiện hơn nữa và đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực trong
cuộc sống cũng như công việc sau này mà em đã lựa chọn cho chính bản thân.
Qua bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô

trong Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ,
công chức tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã quan tâm, tạo điều kiện
cho em rất nhiều trong quá trình thực tập và giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội,

ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh Viên
Hoàng Minh Nhật

~2~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Chương I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI
NGUYÊN SINH VẬT
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và
Tài nguyên Sinh vật.
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện
Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt
Nam(nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam), trên cơ sở
Trung tâm Sinh thái học và Tài nguyên sinh vật được thành lập theo Quyết định
số 65/CT ngày 5/3/1990 của Thủ tướng Chính phủ và là đơn vị nghiên cứu
khoa học - công nghệ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch,

hoạt động theo cơ chế nhà nước cấp kinh phí cho các đề tài, đề án nghiên cứu
khoa học-công nghệ được phép mở tài khoản tiền Việt và ngoại tệ tại Ngân
hàng trong nước.Là một Viện đầu ngành của Nhà nước về nghiên cứu sinh thái
học, tài nguyên sinh vật và bảo vệ môi trường.
Trong thời gian qua,viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã thực hiện
tốt chức năng nhiệm vụ của mình được giao. Cụ thể đã tiến hành thực hiện
nhiều đề án, đề tài trọng điểm của Nhà nước như: Chương trình bảo vệ và sử
dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên; chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc;
Chương trình cây thuốc, cây tinh dầu, cây đặc sản ở Việt Nam; Chương trình
phát triển lâm nghiệp xã hội…
Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán bộ của Viện đã và đang tham gia đào
tạo cán bộ trong lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho các trường
Đại học, Viện nghiên cứu và một số địa phương khác.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu, Viện đã mở
rộng sự hợp tác với một số tổ chức quốc tế và các nước trong lĩnh vực của mình
như: WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không những thế, Viện còn là một
thành viên trong chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật ở Đông Nam Á
(PROSEA); thành viên trong tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên
~3~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

quốc tế (IUCN); là đầu mối liên kết và Bảo tồn thiên nhiên và đa dạng sinh học
của Việt Nam, thành viên Ban điều hành ASEANET và Hội đồng chuyên gia
ARCBC của Đông Nam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên của các nước Hoa Kỳ,

Paris; các trường Đại học trên thế giới…Sự hợp tác này đã góp phần tạo điều
kiện cho việc nâng cao chất lượng nghiên cứu, đào tạo cán bộ và thu được
những dẫn liệu mới cho khoa khọc cũng như cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệ
nguồn tài nguyên độc đáo có tầm quan trọng của thế giới và các hệ sinh thái
nhiệt đới ở nước ta.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh
thái và Tài nguyên Sinh vật.
Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ
tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên
sinh vật như sau:
1.1.2.1 Chức năng của Viện.
Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công
nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực sinh thái học, đa
dạng sinh học và tài nguyên sinh vật theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện.
- Điều tra cơ bản khu hệ sinh vật, lưu giữ tiêu bản sinh vật; soạn thảo
Thực vật chí, Động vật chí Việt Nam
- Kiến nghị và thực hiện các biện pháp bảo vệ, phục hồi, bảo vệ và phát
triển các loài sinh vật, các nguồn gen thiên nhiên quý hiếm; Soạn thảo sách Đỏ
Việt Nam, Danh lục đỏ Việt Nam; tham gia xây dựng các Khu Bảo tồn thiên
nhiên của nước ta.
- Điều tra cơ bản, đánh giá tổng hợp nguồn tài nguyên sinh vật Việt
Nam trong cả nước;
- Nghiên cứu sử dụng và phát triển nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam;
- Nghiên cứu các hệ sinh thái đặc trưng của Việt Nam, dự báo sinh thái,
đề xuất phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý, cải tạo, phục hồi các hệ
~4~

Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

sinh thái bị suy thoái;
- Nghiên cứu, đánh giá tác động của môi trường, của biến đổi khí hậu lên
các hệ sinh thái và đa dạng sinh thái;
- Dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực sinh thái học và tài
nguyên sinh vật và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức
của đơn vị theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam;
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam giao.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán bộ trong biên chế
và trên 40 cán bộ hợp đồng. Với đội ngũ cán bộ khoa học đông đảo, đã trưởng
thành nhanh chóng về chuyên môn nghiệp vụ. Đến nay Viện có 04 Giáo sưTiến sĩ khoa học,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38
Tiến sĩ, 08 Thạc sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên trong đó có 04
nghiên cứu viên cao cấp, 21 nghiên cứu viên chính và 90 nghiên cứu viên. Ban
lãnh đạo Viện gồm: Viện trưởng và 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01
Phòng QLTH (Văn phòng) và 01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh:
-Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng)
-Phòng Sinh thái môi truờng đất
-Phòng Sinh thái côn trùng
-Phòng Sinh thái thực vật
-Phòng Tài nguyên thực vật

-Phòng Bảo tàng động vật
-Phòng Động vật học có xương sống
-Phòng Kí sinh trùng học
-Phòng Thực vật dân tộc học
-Phòng Thực vật học
~5~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

-Phòng Hệ thống học côn trùng
-Phòng Hệ thống học phân tử và di truyền bảo tồn
-Phòng Tuyến trùng học
-Phòng Côn trùng học thực nghiệm
-Phòng Sinh thái viễn thám
-Phòng Sinh thái môi trường nước
-Trạm nghiên cứu đa dạng sinh học Mê Linh-Vĩnh Phúc
Ngoài cơ cấu tổ chức bộ máy như trên của Viện, còn có Hội đồng khoa
học là tổ chức tư vấn khoa học của Viện trưởng về phương hướng, chiến lược,
xét duyệt đề cương các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học,
chương trình hợp tác quốc tế, chương trình đào tạo cán bộ, đánh giá, nghiệm
thu kết quả thực hiện của các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học
và đào tạo cán bộ. Hội đồng khoa học của Viện được tổ chức theo quy định của
nhà nước và Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Viện trưởng là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các các hoạt
động của Viện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ và quan hệ công tác

của các đợn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Viện.Viện phó là người giúp việc cho
Viện trưởng trong lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Viện
trưởng về công việc mà mình được giao.
Mỗi phòng nghiên cứu: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng.
1.2

Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh

thái và Tài nguyên Sinh vật.
Hoạt động văn thư – lưu trữ là một mặt hoạt động cấu thành nên hoạt
động của phòng Quản lý Tổng hợp và là hoạt động quan trọng không thể thiếu
được trong các hoạt động khoa học nghiên cứu của Viện. Phòng Quản lý tổng
hợp (bao gồm các hoạt động) sau:
- Hoạt động hành chính (văn thư, lưu trữ, tổ chức cán bộ)
- Hoạt động tài chính
- Hoạt động đào tạo
- Hoạt động kế hoạch
~6~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Ngoài ra có có các hoạt động hỗ trợ: lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
1.2.1 Chức năng của phòng Quản lý Tổng hợp.
Căn cứ Chỉ thị số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của
Chính phủ và Quyết định số 324/QĐ-VHL 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt về tổ chức và hoạt động của Viện
Sinh thái và Tài nguyên sinh vật, ngày 20/8/2013 của Viện trưởng Viện Sinh
thái và Tài nguyên sinh vật ban hành Quyết định số 27/QĐ qui định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý tổng hợp như
sau:
Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng giúp Ban lãnh đạo Viện tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ như: tư vấn cho lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ,
quản lý kế hoạch khoa học, quản lý tài chính, công tác văn thư: tiếp nhận công
văn của cấp chuyển đến, các công văn, quyết định, báo cáo đề tài… của Viện
do bộ phận văn thư chịu trách nhiệm.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn
- Công tác hành chính, tổ chức cán bộ: Tuyển dụng, thu nhận, thuyên
chuyển.
- Tập hợp, lập kế hoạch khoa học, công nghệ, tiến độ triển khai các dự
án, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học…
- Quản lý các dự án, đề tài, hợp đồng nghiên cứu khoa học, nghiêm thu,
quyết toán.
- Quản lý công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các hoạt động lập hồ sơ,
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, thu thập,
bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Quản lý các vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
- Hàng năm tổ chức thi tuyển học viên cao học và nghiên cứu sinh theo
chỉ tiêu đã được duyệt…
- Làm thủ tục cho các cán bộ đi công tác ngoài nước và trong nước
theo quyền hạn được phân cấp.
~7~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

1.2.3 Cơ cấu, tổ chức.
Phòng Quản lý tổng hợp gồm:
01 - Trưởng phòng Quản lý tổng hợp
01 - Phó phòng Quản lý tổng hợp
01 - Kế toán trưởng
01 - Thủ quỹ
01 - Cán bộ văn thư
01 - Cán bộ đối ngoại, đào tạo sau đại học
02 - Lái xe (1 HĐ)
0 2 - Hợp đồng Bảo vệ
01 - Hợp đồng theo dõi điện nước
01 - Hợp đồng Tạp vụ
Các cán bộ chuyên môn đều có trình độ đại học, trên đại học,. Mỗi cán
bộ được phân công theo từng chuyên môn của mình trong quá trình làm việc
trực tiếp với Ban lãnh đạo Viện.
** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức của VIỆN ST&TNSV (xem phụ lục 02).
** Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện ST&TNSV (xem phụ lục
03)

~8~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮVIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT
2.1. Giới thiệu khái quát về tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác
lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.1.1. Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
Viện ST&TNSV là cơ quan thuộc Viện Hàn lâm KHCN, hàng năm văn
bản, tài liệu trong Viện phản ánh các mặt hoạt động của Viện để thực hiện chức
năng nghiên cứu khoa học về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, cung
cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và các chính
sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, để đào tạo ra nhân lực cho nhà nước
theo đúng quy định của pháp luật.
Từ đó xây dựng giúp Chánh Văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo
và quản lý công tác văn thư – lưu trữ trong những nhiệm vụ được giao. Chính
vì vậy, để đôn đốc thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước theo từng năm
tiến tới kết quả tốt. Vì vậy, công tác lưu trữ luôn gắn liền với công tác văn thư
và công tác văn phòng đây là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, là nơi tập
trung hầu hết các văn bản, giấy tờ, công văn đi và đến của cơ quan. Vì vậy, một
trong những nhiệm vụ hàng đầu của Văn phòng là tổ chức công tác lưu trữ một
cách khoa học và hợp lý hơn, từ đó có thể giúp ta tra cứu và bảo quản tài liệu
theo một hệ thống quy định riêng.
Kho Lưu Trữ Viện ST&TNSV (xem phụ lục 04)
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.
Bộ phận cán bộ lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm văn thư- lưu trữ và có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định
giá trị của tài liệu lưu trữ của từng phòng ban nộp lưu cụ thể. Tiếp đó là phòng
kho lưu trữ được riêng biệt với diện tích hơn 50m 2, được trang bị các thiết bị
như: đèn điện, tủ đựng tài liệu, …... để phục vụ cho công tác lưu trữ trong khâu
nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ được hiệu quả trong công việc.
~9~

Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.1.3. Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Theo sự hướng dẫn của Nhà nước và Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉ
ban hành được quy chế về công tác lưu trữ mà còn vận dụng, triển khai các văn
bản chỉ đạo của Nhà nước trong công tác lưu trữ nói chung và Viện Hàn lâm
nói riêng.Qua đó, Viện ST &TNSV đã thực hiện theo đúng quy định chung
thông qua các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước và Viện
Hàn lâm KHCN ban hành nhằm thống nhất lại hệ thống công tác văn thư, lưu
trữ trong toàn phạm vi cơ quan.
- Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã ban hành ra Quyết
định số 2097/QĐ-KHCNVN về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu
trữ vào ngày 31 tháng 10 năm 2006.
- Quyết định số 1380/QĐ-KHCNVN ngày 18/7/2006 của Chủ tịch Viện
Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý và sử
dụng tài liệu mật.
Các văn bản của Nhà nước quy định về các khâu nghiệp trong công tác
văn thư – lưu trữ được Viện ST&TNSV áp dụng như sau:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính

phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Thông tư số 02/2010/ TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
- Công văn số 319/VHLTNN- NVTW ngày 01 tháng 06 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
~ 10 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

và nộp hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ Quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV được tổ chức một cách thống nhất,
tập trung và thuộc vào cơ cấu tổ chức của Viện. Với cách tổ chức nhanh chóng
và đem lại hiệu quả cao trong công việc đang được diễn ra đạt chất lượng.
2.2. Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.2.1. Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ.
*Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản danh sách tên các hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong

một năm của từng cán bộ chuyên môn, của từng đơn vị và các hồ sơ của cả đơn
vị.
Mỗi năm Viện ST&TNSV sẽ có một danh mục hồ sơ được lập vào đầu
năm trên cơ sở kế hoạch công tác năm dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị.
Căn cứ theo nhiệm vụ được giao, Cán bộ sẽ dự kiến những hồ sơ sẽ phải lập
trong năm, xem xét, kiểm tra danh mục hồ sơ rồi gửi về Văn phòng Viện Hàn
lâm KHCNVN.
Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN là nơi tổng hợp danh mục hồ sơ của
các đơn vị, tổ chức để xem xét, thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt bản danh
mục đó và sau đó sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện.
Cuối năm, Viện ST&TNSV nộp lại bản danh mục hồ sơ đã bổ sung cho
Văn phòng Viện.
*Quy trình lập hồ sơ:
Quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước như sau: mở hồ sơ, thu thập sắp
xếp tài liệu vào hồ sơ, kết thúc và viết chứng từ kết thúc.
Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được lập, mà cán bộ Văn thư hoặc lưu trữ
của Viện sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ trong đơn vị. Sau khi được cấp bìa hồ sơ,
~ 11 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

các cán bộ có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin hồ sơ theo đúng quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc Cán bộ có trách nhiệm phải thu thập
các văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ.
Tài liệu trong sắp xếp trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau đây:

+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Trình tự giải quyết công việc.
+ Tác giả văn bản.
+ Mức độ quan trọng của văn bản.
+ Vần chữ cái.
Sau khi giải quyết xong công việc, cán bộ có trách nhiệm kiểm tra tài
liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu tài liệu phải tiếp tục bổ sung vào hồ sơ. Hồ sơ
phải phản ánh được quá trình, kết quả giải quyết công việc.
Sau khi hồ sơ được lập, tài liệu trong hồ sơ đã được thu thập, sắp xếp
và bổ sung đầy đủ thì cán bộ viết các thông tin cần thiết trên bìa hồ sơ, ghi mục
lục tài liệu có trong hồ sơ vào bản kê văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và cuối
cùng xem xét giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc có
thời hạn.
Tuy nhiên, hồ sơ sau khi được lập phải đảm bảo đúng chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ và phải có các mối liên hệ với nhau giữa
các văn bản. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức, biên mục đầy đủ
và cẩn thận chính xác.
*Giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
Khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ phải nộp hồ sơ đã hoàn thiện
cho cán bộ văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm của cơ quan, đơn vị để thống
nhất quản lý. Thời hạn giao nộp hồ sơ là trong vòng 1 năm kể từ khi công việc
kết thúc và khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nộp hồ sơ”.
2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là quá trình thực hiện
các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài
liệu thuộc diện nộp vào Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN và Phông lưu
~ 12 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trữ Quốc gia Việt Nam, để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Cùng đó nhằm đảm
bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn hoặc giá trị lịch sử để
bảo quản và phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu. Đối
với những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành như: an ninh, quốc phòng,
ngoại giao,…. Thì thời hạn lưu trữ tại cơ quan sẽ được quy định riêng sau khi
bàn bạc và thống nhất giữa Viện Hàn lâm KHCNVN và Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các
loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các
đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHCN. Đây là nguồn thu quan trọng và thường
xuyên nhất của các lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHCN. Cụ thể, Lưu trữ Viện thu
thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư Viện là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến
của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở Văn thư cơ quan, sau
một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào Lưu trữ tại
Viện Hàn lâm KHCN sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong.
Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công
việc của các cán bộ chuyên môn. Theo Nghị định 142/CP của Chính phủ ban
hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan
đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác,
nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ

sơ công việc mình làm”.
Đối với công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV thì có thể bổ sung từ các
nguồn khác như:
- Tài liệu của các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc
tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
~ 13 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn
bản, giấy tờ trao đổi công việc với Viện ST&TNSV.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ
sung vào lưu trữ Viện là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,
phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Hiện nay, kho Viện ST&TNSV đã thu thập được khoảng 639 hồ sơ,
tương đương với khoảng hơn 60m giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn
năm 1990 trở lại đây. Nguồn thu chủ yếu là các Quyết định, Công văn, các đề
tài nghiên cứu khoa học,… các văn bản đi đến khác có giá trị của Văn phòng và
các đơn vị thuộc khối chức năng của Viện ST&TNSV.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình lựa chọn những tài liệu có giá trị để
đưa vào bảo quản với những tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp của ngành
lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị về mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó việc lựa chọn để thu

thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Viện ST&TNSV và loại ra những tài
liệu hết giá trị để được tiêu hủy.
Căn cứ vào thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội Vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khi tài liệu được xác định là hết giá trị cần
được loại ra và tiêu hủy theo Quyết định hiện hành. Ta cần xác định giá trị tài
liệu được bảo quản theo thời gian “vĩnh viễn” hoặc bảo quản “có thời hạn, Văn
phòng và các đơn vị thuộc Viện ST&TNSV; các phòng, ban thuộc Viện đều
phải được xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” của các đơn vị và
phòng, ban để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu được nhanh chóng,
dễ dàng hơn. Cùng với những tài liệu, hồ sơ này được phân chia ra thành những
nhóm nhỏ tương ứng với các mặt hoạt động và lĩnh vực khác nhau để sắp xếp
mang tính đặc thù riêng của từng công việc cụ thể hơn như:
- Tài liệu văn phòng: Từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…
~ 14 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Tài liệu tổ chức cán bộ: từ hồ sơ số…..đến hồ sơ số….
- Tài liệu tổng hợp- kế hoạch: từ hồ sơ số…..đến hồ sơ số….
Trong từng đơn vị, tổ chức được sắp xếp theo năm, tài liệu có ngày
tháng năm trước thì được xếp trước theo vấn đề chung, những vấn đề cụ thể
xếp sau: từ khách quan đến từng chi tiết, tài liệu của Viện ST&TNSV được xếp
theo vần chữ cái ABC. Những tài liệu từ các năm cũ nếu còn thiếu có thể bổ
sung và chỉnh sửa theo từng năm và có phương án hợp lý để chỉnh lý tài liệu

không làm trở ngại đến công việc sau này.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý là khâu quan trọng của công tác lưu trữ. Đó là bước chuyển
mình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ. Công việc chỉnh lý đòi hỏi
người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh
nghiệm thì mới đảm bảo yêu cầu. Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực hiện ở
khâu cuối của công tác văn thư. Đến bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ dựa vào
đặc điểm, yêu cầu nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu.
Cách thường được áp dụng để chỉnh lý tài liệu là: Thời gian-mặt hoạt động.
Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau:
- Phân loại tài liệu
- Lập hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn, cặp, hộp
Tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật, các đơn vị có trách nhiệm
chỉnh lý tài liệu của mình. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu
sau:
- Phân loại, lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; Xác định tài liệu hết giá
trị cần loại huỷ.
- Hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để loại huỷ.
~ 15 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khai
thác triệt để, toàn diện. Công tác chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ theo nguyên tắc
chỉnh lý theo phông. Tại Viện ST&TNSV đang áp dụng phương án phân loại là
“Thời gian – Cơ cấu Tổ chức” để nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra những
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Tránh tình trạng phân tán Phông lưu trữ, tài liệu
của từng đơn vị trong Viện ST&TNSV và được sắp xếp riêng biệt, phản ánh
được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu. Sau khi chỉnh lý, những tài liệu
trừng thừa, hết giá trị sẽ được loại ra và tiến trình văn bản xin ý kiến chỉ đạo
của Lãnh đạo Văn phòng đối với khối tài liệu đó.
Trong việc lập kế hoạch chỉnh lý văn phòng đã xin ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo để hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý tạo nên độ chính xác trong khâu
chỉnh lý giúp cho việc chỉnh lý được thuận lợi hơn.
Một số hình ảnh Chỉnh lý tài liệu (xem phụ lục 04)
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
a. Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào
các phương tiện thống kê. Công việc thống kê thực hiện tốt sẽ giúp cho cơ quan
quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng được kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác
định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng
thực tế hơn.
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Cán bộ làm công tác lưu trữ, tài
liệu lưu trữ, kho lưu trữ và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

Số liệu công tác thống kê lưu trữ được thực hiện định kỳ hàng năm và
được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 theo biêu mẫu số
~ 16 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

02 tại Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ
Nội vụ. Bản thống kê sẽ thống kê toàn bộ về tài liệu, trang thiết bị, cán bộ làm
lưu trữ để báo cáo Lãnh đạo. Báo cáo hàng năm gửi về Văn phòng Viện
HLKH&CNVN chậm nhất vào ngày 15/01 năm sau.
Lưu trữ Viện ST&TNSV và các đơn vị lập hồ sơ thống kê theo dõi và
quản lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan.
Tại Viện ST&TNSV vẫn sử dụng phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ
truyền thống, đó là sử dụng các loại sổ truyền thống:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Sổ nhập tài liệu lưu trữ được lập theo Quyết
định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Mục lục hồ sơ: Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số
72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997.
Công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV cần triển khai áp dụng phương
pháp thống kê hiện đại, xây dựng các phần mềm hỗ trợ hoạt động lưu trữ và
thực hiện song song giữa hai phương pháp để quản lý tốt khối lượng tài liệu có
trong kho cũng như tài liệu được bổ sung hàng năm vào kho lưu trữ.
b. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và

thông tin tài liệu cho các cán bộ trong Viện ST&TNSV còn được dùng
để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ
từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, dễ
dàng theo yêu cầu của họ.
Như vậy, trong kho lưu trữ tại Viện ST&TNSV, với những hồ sơ tài liệu, người
nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mình đang cần
tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể là hồ sơ nào thông qua hệ thống tra tìm
tài liệu lưu trữ của kho.
Từ những nội dung nêu trên ta có thể thấy được công cụ tra cứu tài liệu
trong Viện ST&TNSV đóng góp vai trò quan trọng. Đặc biệt là phục vụ công
tác khai thác và sử dụng tài liệu của cán bộ trong Viện. Thông qua hệ thống
~ 17 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Viện, các Cán bộ, nhân viên chưa cần tiếp
cận với các loại hồ sơ, tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội
dung và thành phần tài liệu. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người và
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tốt hơn nữa tránh làm mất mát tài liệu sau
này.
Một số hình ảnh về công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ( xem phụ lục 05)
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là vận dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật
tiên tiến nhất để kéo dài tuổi thọ và bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, trang bị đầy đủ các thiết

bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng nấm mốc và các tác
nhân gây hư hỏng cho tài liệu.
- Những tài liệu bị hỏng hoặc có nguy cơ hỏng được tu bổ phục chế kịp
thời.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm.
- Lưu trữ Viện có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ và thực hiện
chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho.
Viện ST&TNSV đã thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ như
kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ và xây dựng kho tàng đảm bảo nhu cầu cơ bản
về tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ. Nhưng vẫn phải quan tâm hơn nữa đến
công tác lưu trữ như kho lưu trữ phải đảm bảo ánh sáng, có máy điều hoà nhiệt
độ, giá để tài liệu…
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về công tác phục vụ độc giả đến nghiên cứu tài liệu, để tra tìm tài liệu
được nhanh chóng, kịp thời, bộ phận lưu trữ đã làm công cụ tra cứu truyền
thống như mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, với các công cụ tra cứu này đã giúp
độc giả đến nghiên cứu tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả tài liệu
nộp về lưu trữ nếu cần tra cứu đều tìm thấy dễ dàng. Nếu trong hoạt động của
~ 18 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

một cơ quan mà không có phòng lưu trữ hoặc không hoạt động tốt sẽ gây khó

khăn cho việc nghiên cứu sử dụng và bảo quản tài liệu, không đáp ứng được
nhu cầu cần thiết khi sử dụng. Vì vậy, lãnh đạo Trung tâm và lãnh đạo Viện đã
rất chú trọng , quan tâm đến công tác lưu trữ, thường xuyên đôn đốc chỉ đạo.
* Đối tượng:
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của
cơ quan, đơn vị và nhu cầu riêng chính đáng của cá nhân trong và ngoài Viện.
* Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy
định như sau:
+ Đối với người trong Viện, đơn vị có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu
phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị
+ Người ngoài Viện phải cơ chứng minh thư, văn bản đề nghị hoặc giấy
giới thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc có chứng nhận của chính quyền địa
phương đang quản lý.
+ Người nước ngoài phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy
giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức
quản lý có thẩm quyền.
+ Các cá nhân, tổ chức khi yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu có mức độ
mật phải nêu rõ mục đích, nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được sự
đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Tóm lại, công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Viện
ST&TNSV rất tốt và quan trọng trong công việc và hoạt động của cơ quan.
Nhưng vẫn còn có một số vấn đề dẫn đến sự thất lạc tài liệu.

~ 19 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN ST&TNSV
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện ST&TN như
sau:
Tuần 1: từ ngày 2/3 đến ngày Tìm hiểu Chức năng, nhiệm vụ, cơ
6/3/2015
cấu tổ chức của Viện ST&TNSV
Tuần 2: từ ngày 9/3 đến ngày Viết sơ lược báo cáo thực tập và làm
13/3/2015

các công việc được giao như: photo
tài liệu, chuyển giao văn bản, sắp xếp

kho.
Tuần 3: từ ngày 16/3 đến ngày Sắp xếp tài liệu năm 2010 – 2011 và
20/3/2015
chỉnh lý tài liệu năm 2010-2011
Tuần 4: từ ngày 23/3 đến ngày Chỉnh lý tài liệu
27/3/2015
Tuần 5: từ ngày 30/3 đến ngày Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm
3/4/2015
Tuần 6: ngày 6/4 đến 10/4/2015

tài liệu trên máy tính
Làm những công việc được giao và

Tuần 7: ngày 13/4 đến 17/4/2015
Tuần 8: ngày 20/4 đến 24/4/2015

viết báo cáo thực tập.
Viết báo cáo thực tập
Hoàn thành báo cáo thực tập và xin
xác nhận của Cơ quan.

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả về công tác lưu trữ em xin có một số đề xuất sau
đối với Viện ST&TNSV:
-Lãnh đạo Viện thường xuyên đôn đốc, kiểm tra các phòng ban lập hồ sơ
khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, để làm tốt công tác lưu trữ
tránh tình trạng bó gói, thất thoát văn bản, tài liệu. Nếu công việc chưa làm
xong mà đến thời hạn cần phải trả lời thì cũng cần được đon đốc để giả quyết
~ 20 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

công việc kịp thời.
-Kho lưu trữ cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu: cần lắp đặt
thêm rèm cửa để bảo về tài liệu khỏi ánh nắng với nhiệt độ cao của mùa hè.
-Cơ quan nên có những đợt bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ nâng cao trính
độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư- lưu trữ của Viện.

-Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công tác
văn thư- lưu trữ để rút ra kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được ,
những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá
nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục những
hình thức xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần
nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán bộ.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.
a. Ưu điểm:
- Qua quá trình khảo sát thực tế ở Viện ST&TNSV, kết hợp vận dụng lý
thuyết đã học em nhận thấy công tác lưu trữ tại Viện được thực hiện khá tốt, có
sự đáp ứng được kịp thời các công tác sử dụng và tra cứu tài liệu của cán bộ.
Đã tham mưu cho thủ trưởng cơ quan rất kịp thời, hợp lý.
- Đã có phòng kho lưu trữ riêng và thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ
đạo về công tác lưu trữ.
-Cán bộ Văn thư-Lưu trữ ở đây rất nhanh nhẹn nhiệt tình trong công
việc, có tinh thần trách nhiệm cao. Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước
và pháp luật về công tác Văn thư-Lưu trữ.
- Viện ST&TNSV đang dần phát triển áp dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu.
b. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác Lưu trữ ở Viện
ST&TNSV còn có những hạn chế nhất điịnh cần được khắc phục kịp thời như:
- Chưa có cán bộ chuyên trách mà còn tổ chức kiêm nghiệm nên nghiệp
vụ công tác Lưu trữ còn yếu.
~ 21 ~


Hoàng Minh Nhật

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

-Công tác giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ còn chậm.
-Công tác xác định giá trị tài liệu còn gặp một số bất cập khi tài liệu sau
khi được xác định giá trị và được đưa vào kho lưu trữ cơ quan để bảo quản và
khai thác sử dụng lại không phát huy được giá trị sử dụng. Nhiều tài liệu không
còn giá trị nhưng vẫn được đưa lên kho bảo quản dẫn tới tình trạng trật kho,
thiếu diện tích để bảo quản những tài liệu thật sự có giá trị.
-Vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu vẫn còn gặp một số khó khăn như: số
lượng độc giả đến tra cứu tài liệu trên kho được thỏa mãn nhu cầu chưa nhiều bởi
lẽ khâu thu thập và bổ sung tài liệu hàng năm của các phòng ban chưa được tốt.
- Việc rà soát thu thập bổ sung tài liệu vẫn chưa được triệt để, việc giao
nộp hồ sơ tài liệu của các cán bộ trong bộ phận khác và cán bộ lưu trữ chưa
được chặt chẽ. Hồ sơ giao nộp vẫn còn ở dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây
khó khăn cho công tác lưu trữ.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn như: diện
tích kho chưa đạt yêu cầu, thiếu các trang thiết bị bảo quản nhứ: cặp, hộp, giá
để tài liệu, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, các dụng cụ vệ sinh
tài liệu, thiết bị phòng cháy chưa cháy trong kho.
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành”, “lý thuyết đi liền với
thực tế” em mong rằng ban lãnh đạo nhà trường thường xuyên tạo điều kiện và
cơ hội như thế này, để chúng em được cọ sát với thực tế sớm hơn. Và thông
qua đó chúng em sẽ xác định được tầm quan trọng của các môn học mà nhà
trường đã và đang cố gắng chuyền đạt, giảng dạy trên gảng đường. Hơn nữa
qua thực tế thì em không còn phải hình dung về thực tế qua các bài giảng lý
thuyết nữa, làm việc tiếp thu bài học của thầy cô được tốt hơn.
Thường xuyên mở các đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp

xúc với môi trường bên ngoài nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả năng thực
hiện công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ.
Tổ chức thực hiện các buổi tham quan học tập rút kinh nghiệm đến các
cơ quan điển hình về phong các kỹ năng làm việc, về việc bố trí phòng làm
~ 22 ~