Báo cáo thực tập Văn thư Lưu trữ tại Viện STTNSV

Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp đất nước, công tác này đòi hỏi phải
được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác. Trong những năm
qua, nhờ làm tốt công tác lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt
động của đơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần
thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn
đến công tác lưu trữ. Đây là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin
lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên
nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội …
Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong
hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện
tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý
xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói
chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ
nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. Theo cách hiểu thông
thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng
nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội...Như vậy, tài liệu
lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm
về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát
triển của xã hội con người.
Trong thời gian đi thực tập với mục đích giúp em hiểu rõ hơn về công tác
lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến thực tập đã tạo điều kiện, cơ hội cho em có
dịp cọ xát với thực tiễn, vận dụng những kiến thức lý luận mà mình đã được học
để giải quyết một số vấn đề cụ thể trong công tác lưu trữ vẫn còn đang vướng mắc
tại cơ quan đến thực tập. Từ đó giúp cho em có thể nâng cao ý thức và trách nhiệm

~1~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

hơn trong công việc với một phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ trong
tương lai.
Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường, qua sự liên hệ của bản thân
em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc
Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từ ngày 2/3/2015 đến hết
ngày 24/4/2015. Trong thời gian thực tập em đã tiếp cận được với rất nhiều loại
hình khác nhau trong thực tế và tham gia vào rất nhiều khâu nghiệp vụ trong công
tác lưu trữ. Đây được coi là khâu nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa đối với mọi
cơ quan, tổ chức. Vì nó sẽ trở thành nguồn thông tin hữu ích cho mọi người để
phục vụ khai thác và nghiên cứu tìm hiểu trong công việc của mình.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, em đã nhận được sự quan
tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu
trữ của Trường và các cán bộ của Viện sinh thái và TNSV. Đặc biệt với sự quan
tâm và hướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga
(cán bộ làm công tác văn thư của Viện) đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và
làm báo cáo thực tập và giải đáp một cách rất cụ thể, chi tiết rõ ràng, tỉ mỉ cho em
về những vấn đề còn thắc mắc.
Trong thời gian thực tập hơn 2 tháng em xin trình bày “Báo cáo thực tập
ngành nghề”. Báo cáo thực tập gồm có 3 phần chính như sau:
Chương I. Giới thiệu tổng quan về Viện ST&TNSV

Chương II. Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV
Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Viện ST&TNSV và đề xuất,
khuyến nghị.
Dưới đây là bài báo cáo của em đã khái quát lại kết quả trong quá trình đi
thực tập tại Viện ST&TNSV. Bài báo cáo của em không tránh được điều thiếu xót,
~2~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

tuy nhiên đây cũng là kết quả tu dưỡng học hành trong ba năm rèn luyện và cố
gắng hết sức mình để đánh giá khả năng của bản thân mình khi bước ra trường.
Em rất mong nhận được chỉ bảo tận tình, được sự nhận xét và đóng góp ý kiến của
thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như Ban lãnh đạo cùng các Cán bộ chuyên
môn trong Viện ST&TNSV để cho bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện
hơn nữa và đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực trong cuộc sống cũng
như công việc sau này mà em đã lựa chọn cho chính bản thân.
Qua bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ, công chức
tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã quan tâm, tạo điều kiện cho em rất
nhiều trong quá trình thực tập và giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Thu Huyền

~3~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ
VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và
Tài nguyên Sinh vật.
1.1.1.Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện Sinh
thái và Tài nguyên Sinh vật.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam(nay là
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam), trên cơ sở Trung tâm Sinh thái
học và Tài nguyên sinh vật được thành lập theo Quyết định số 65/CT ngày
5/3/1990 của Thủ tướng Chính phủ và là đơn vị nghiên cứu khoa học - công nghệ,
có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, hoạt động theo cơ chế nhà
nước cấp kinh phí cho các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học-công nghệ được phép
mở tài khoản tiền Việt và ngoại tệ tại Ngân hàng trong nước.Là một Viện đầu
ngành của Nhà nước về nghiên cứu sinh thái học, tài nguyên sinh vật và bảo vệ
môi trường.
Trong thời gian qua,viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã thực hiện tốt chức
năng nhiệm vụ của mình được giao. Cụ thể đã tiến hành thực hiện nhiều đề án, đề
tài trọng điểm của Nhà nước như: Chương trình bảo vệ và sử dụng hợp lý tài
nguyên thiên nhiên; chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc; Chương trình cây
thuốc, cây tinh dầu, cây đặc sản ở Việt Nam; Chương trình phát triển lâm nghiệp

xã hội…
Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán bộ của Viện đã và đang tham gia đào tạo
cán bộ trong lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho các trường Đại học,
Viện nghiên cứu và một số địa phương khác.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu, Viện đã mở rộng sự
hợp tác với một số tổ chức quốc tế và các nước trong lĩnh vực của mình như:
WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không những thế, Viện còn là một thành viên
~4~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trong chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật ở Đông Nam Á (PROSEA);
thành viên trong tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên quốc tế (IUCN);
là đầu mối liên kết và Bảo tồn thiên nhiên và đa dạng sinh học của Việt Nam,
thành viên Ban điều hành ASEANET và Hội đồng chuyên gia ARCBC của Đông
Nam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên của các nước Hoa Kỳ, Paris; các trường Đại học
trên thế giới…Sự hợp tác này đã góp phần tạo điều kiện cho việc nâng cao chất
lượng nghiên cứu, đào tạo cán bộ và thu được những dẫn liệu mới cho khoa khọc
cũng như cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệ nguồn tài nguyên độc đáo có tầm quan
trọng của thế giới và các hệ sinh thái nhiệt đới ở nước ta.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh
thái và Tài nguyên Sinh vật.
Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật

như sau:
1.1.2.1.Chức năng của Viện.
Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, đào
tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực sinh thái học, đa dạng sinh
học và tài nguyên sinh vật theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện.
- Điều tra cơ bản khu hệ sinh vật, lưu giữ tiêu bản sinh vật; soạn thảo Thực vật
chí, Động vật chí Việt Nam
- Kiến nghị và thực hiện các biện pháp bảo vệ, phục hồi, bảo vệ và phát triển
các loài sinh vật, các nguồn gen thiên nhiên quý hiếm; Soạn thảo sách Đỏ Việt
Nam, Danh lục đỏ Việt Nam; tham gia xây dựng các Khu Bảo tồn thiên nhiên
của nước ta.

~5~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Điều tra cơ bản, đánh giá tổng hợp nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam trong
cả nước;
- Nghiên cứu sử dụng và phát triển nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam;
- Nghiên cứu các hệ sinh thái đặc trưng của Việt Nam, dự báo sinh thái, đề
xuất phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý, cải tạo, phục hồi các hệ sinh
thái bị suy thoái;
- Nghiên cứu, đánh giá tác động của môi trường, của biến đổi khí hậu lên các
hệ sinh thái và đa dạng sinh thái;

- Dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực sinh thái học và tài nguyên sinh
vật và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức của
đơn vị theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam;
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam giao.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán bộ trong biên chế và trên
40 cán bộ hợp đồng. Với đội ngũ cán bộ khoa học đông đảo, đã trưởng thành
nhanh chóng về chuyên môn nghiệp vụ. Đến nay Viện có 04 Giáo sư-Tiến sĩ khoa
học,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38 Tiến sĩ, 08 Thạc
sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên trong đó có 04 nghiên cứu viên cao cấp,
21 nghiên cứu viên chính và 90 nghiên cứu viên. Ban lãnh đạo Viện gồm: Viện

~6~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trưởng và 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01 Phòng QLTH (Văn phòng) và
01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh:
-Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng)
-Phòng Sinh thái môi truờng đất
-Phòng Sinh thái côn trùng

-Phòng Sinh thái thực vật
-Phòng Tài nguyên thực vật
-Phòng Bảo tàng động vật
-Phòng Động vật học có xương sống
-Phòng Kí sinh trùng học
-Phòng Thực vật dân tộc học
-Phòng Thực vật học
-Phòng Hệ thống học côn trùng
-Phòng Hệ thống học phân tử và di truyền bảo tồn
-Phòng Tuyến trùng học
-Phòng Côn trùng học thực nghiệm
-Phòng Sinh thái viễn thám
-Phòng Sinh thái môi trường nước
-Trạm nghiên cứu đa dạng sinh học Mê Linh-Vĩnh Phúc

~7~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Ngoài cơ cấu tổ chức bộ máy như trên của Viện, còn có Hội đồng khoa học là tổ
chức tư vấn khoa học của Viện trưởng về phương hướng, chiến lược, xét duyệt đề
cương các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học, chương trình hợp tác
quốc tế, chương trình đào tạo cán bộ, đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện của
các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học và đào tạo cán bộ. Hội đồng
khoa học của Viện được tổ chức theo quy định của nhà nước và Viện Khoa học và

Công nghệ Việt Nam.
Viện trưởng là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các các hoạt động của
Viện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ và quan hệ công tác của các đợn
vị thuộc cơ cấu tổ chức của Viện.Viện phó là người giúp việc cho Viện trưởng
trong lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về công
việc mà mình được giao.
Mỗi phòng nghiên cứu: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng.
1.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh thái và Tài
nguyên Sinh vật.
Hoạt động văn thư – lưu trữ là một mặt hoạt động cấu thành nên hoạt động của
phòng Quản lý Tổng hợp và là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong công
tác quản lý của viện. Bên cạnh đó phòng Quản lý Tổng hợp còn có các công tác
sau:
- Hoạt động hành chính văn phòng
- Hoạt động văn thư
- Hoạt động lưu trữ
- Hoạt động tài chính
- Hoạt động đào tạo
- Hoạt động kế hoạch
Ngoài ra có hợp đồng: lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
~8~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VIỆN ST&TNSV ( PHỤ LỤC 02)

1.2.1. Chức năng của phòng Quản lý Tổng hợp.
Căn cứ Chỉ thị số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ
và Quyết định số 324/QĐ-VHL 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt về tổ chức và hoạt động của Viện Sinh thái và Tài
nguyên sinh vật, ngày 20/8/2013 của Viện trưởng Viện Sinh thái và Tài nguyên
sinh vật ban hành Quyết định số 27/QĐ qui định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý tổng hợp như sau:
Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng giúp Ban lãnh đạo Viện tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ như: tư vấn cho lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ, quản lý kế
hoạch khoa học, quản lý tài chính, công tác văn thư trong phạm vi ở cơ quan và
chỉ đạo trực tiếp nghiệp vụ công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn
- Công tác hành chính, tổ chức cán bộ: Tuyển dụng, thu nhận, thuyên chuyển.
- Tập hợp, lập kế hoạch khoa học, công nghệ, tiến độ triển khai các dự án, đề án,
đề tài nghiên cứu khoa học…
- Quản lý các dự án, đề tài, hợp đồng nghiên cứu khoa học, nghiêm thu, quyết
toán.
- Quản lý công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các hoạt động lập hồ sơ, giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài
liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Quản lý các vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
- Hàng năm tổ chức thi tuyển học viên cao học và nghiên cứu sinh theo chỉ tiêu
đã được duyệt…

~9~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Làm thủ tục cho các cán bộ đi công tác ngoài nước và trong nước theo quyền
hạn được phân cấp.
Cơ cấu, tổ chức.
Phòng Quản lý tổng hợp gồm:
01 - Trưởng phòng Quản lý tổng hợp
01 - Phó phòng Quản lý tổng hợp
01 - Kế toán trưởng
01 - Thủ quỹ
01 - Cán bộ văn thư
01 - Cán bộ đối ngoại, đào tạo sau đại học
02 - Lái xe (1 HĐ)
0 2 - Hợp đồng Bảo vệ
01 - Hợp đồng theo dõi điện nước
01 - Hợp đồng Tạp vụ
Các cán bộ chuyên môn đều có trình độ đại học, trên đại học,. Mỗi cán bộ được
phân công theo từng chuyên môn của mình trong quá trình làm việc trực tiếp với
Ban lãnh đạo Viện.

** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức của Văn Phòng Viện ST&TNSV ( phụ lục 03).

~ 10 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮVIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT
2.1. Giới thiệu khái quát về tình hình tổ
chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.1.1. Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
Viện ST&TNSV là cơ quan thuộc Viện Hàn lâm KHCN, hàng năm văn bản,
tài liệu trong Viện phản ánh các mặt hoạt động của Viện để thực hiện chức năng
nghiên cứu khoa học về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, cung cấp luận
cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và các chính sách, chiến
lược phát triển kinh tế - xã hội, để đào tạo ra nhân lực cho nhà nước theo đúng quy
định của pháp luật.

~ 11 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Từ đó xây dựng giúp Chánh Văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo và
quản lý công tác văn thư – lưu trữ trong những nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy,
để đôn đốc thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước theo từng năm tiến tới kết
quả tốt. Vì vậy, công tác lưu trữ luôn gắn liền với công tác văn thư và công tác văn
phòng đây là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, là nơi tập trung hầu hết các
văn bản, giấy tờ, công văn đi và đến của cơ quan. Vì vậy, một trong những nhiệm
vụ hàng đầu của Văn phòng là tổ chức công tác lưu trữ một cách khoa học và hợp
lý hơn, từ đó có thể giúp ta tra cứu và bảo quản tài liệu theo một hệ thống quy

định riêng.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.
Bộ phận cán bộ lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm văn thư- lưu trữ và có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá
trị của tài liệu lưu trữ của từng phòng ban nộp lưu cụ thể. Tiếp đó là phòng kho
lưu trữ được riêng biệt với diện tích hơn 50m 2, được trang bị các thiết bị như: đèn
điện, tủ đựng tài liệu, …... để phục vụ cho công tác lưu trữ trong khâu nghiệp vụ
bảo quản tài liệu lưu trữ được hiệu quả trong công việc.
Kho lưu trữ Viện ST&TNSV ( phụ lục 04)
2.1.3. Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Theo sự hướng dẫn của Nhà nước và Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉ
ban hành được quy chế về công tác lưu trữ mà còn vận dụng, triển khai các văn
bản chỉ đạo của Nhà nước trong công tác lưu trữ nói chung và Viện Hàn lâm nói
riêng.Qua đó, Viện ST &TNSV đã thực hiện theo đúng quy định chung thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước và Viện Hàn lâm
KHCN ban hành nhằm thống nhất lại hệ thống công tác văn thư, lưu trữ trong toàn
phạm vi cơ quan.

~ 12 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã ban hành ra Quyết định
số 2097/QĐ-KHCNVN về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu
trữ vào ngày 31 tháng 10 năm 2006.

- Quyết định số 1380/QĐ-KHCNVN ngày 18/7/2006 của Chủ tịch Viện Khoa
học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng
tài liệu mật.
Các văn bản của Nhà nước quy định về các khâu nghiệp trong công tác văn thư –
lưu trữ được Viện ST&TNSV áp dụng như sau:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Thông tư số 02/2010/ TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
- Công văn số 319/VHLTNN- NVTW ngày 01 tháng 06 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ Quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV được tổ chức một cách thống nhất, tập
trung và thuộc vào cơ cấu tổ chức của Viện. Với cách tổ chức nhanh chóng và
đem lại hiệu quả cao trong công việc đang được diễn ra đạt chất lượng.

~ 13 ~

Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.2. Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.2.1. Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ.
*Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản danh sách tên các hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong
một năm của từng cán bộ chuyên môn, của từng đơn vị và các hồ sơ của cả đơn vị.
Mỗi năm Viện ST&TNSV sẽ có một danh mục hồ sơ được lập vào đầu năm
trên cơ sở kế hoạch công tác năm dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị. Căn cứ
theo nhiệm vụ được giao, Cán bộ sẽ dự kiến những hồ sơ sẽ phải lập trong năm,
xem xét, kiểm tra danh mục hồ sơ rồi gửi về Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN.
Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN là nơi tổng hợp danh mục hồ sơ của
các đơn vị, tổ chức để xem xét, thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt bản danh
mục đó và sau đó sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện.
Cuối năm, Viện ST&TNSV nộp lại bản danh mục hồ sơ đã bổ sung cho
Văn phòng Viện.
*Quy trình lập hồ sơ:
Quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước như sau: mở hồ sơ, thu thập sắp xếp
tài liệu vào hồ sơ, kết thúc và viết chứng từ kết thúc.
Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được lập, mà cán bộ Văn thư hoặc lưu trữ
của Viện sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ trong đơn vị. Sau khi được cấp bìa hồ sơ,
các cán bộ có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin hồ sơ theo đúng quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc Cán bộ có trách nhiệm phải thu thập
các văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ. Tài
liệu trong sắp xếp trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau đây:

~ 14 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Trình tự giải quyết công việc.
+ Tác giả văn bản.
+ Mức độ quan trọng của văn bản.
+ Vần chữ cái.
Sau khi giải quyết xong công việc, cán bộ có
trách nhiệm kiểm tra tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu tài liệu phải tiếp tục bổ
sung vào hồ sơ. Hồ sơ phải phản ánh được quá trình, kết quả giải quyết công việc.
Sau khi hồ sơ được lập, tài liệu trong hồ sơ đã
được thu thập, sắp xếp và bổ sung đầy đủ thì cán bộ viết các thông tin cần thiết
trên bìa hồ sơ, ghi mục lục tài liệu có trong hồ sơ vào bản kê văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ và cuối cùng xem xét giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản
vĩnh viễn hoặc có thời hạn.
Tuy nhiên, hồ sơ sau khi được lập phải đảm bảo
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ và phải có các mối liên hệ
với nhau giữa các văn bản. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức, biên
mục đầy đủ và cẩn thận chính xác.
*Giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
Khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ phải nộp
hồ sơ đã hoàn thiện cho cán bộ văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm của cơ quan,
đơn vị để thống nhất quản lý. Thời hạn giao nộp hồ sơ là trong vòng 1 năm kể từ

khi công việc kết thúc và khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nộp hồ sơ”.

~ 15 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là
quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN và
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu
trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Cùng đó nhằm đảm
bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn hoặc giá trị lịch sử để
bảo quản và phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với
những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành như: an ninh, quốc phòng, ngoại
giao,…. Thì thời hạn lưu trữ tại cơ quan sẽ được quy định riêng sau khi bàn bạc và
thống nhất giữa Viện Hàn lâm KHCNVN và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại
tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị
thuộc Viện Hàn lâm KHCN. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất
của các lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHCN. Cụ thể, Lưu trữ Viện thu thập tài liệu từ
các nguồn sau:
- Văn thư Viện là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ
quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở Văn thư cơ quan, sau một thời
gian sẽ nộp vào lưu trữ.

- Các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị
trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào Lưu trữ tại Viện Hàn lâm
KHCN sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành
trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ
chuyên môn. Theo Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6
năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và
các cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công

~ 16 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Đối với công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV thì có thể bổ sung từ các
nguồn khác như:
- Tài liệu của các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại
cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn
bản, giấy tờ trao đổi công việc với Viện ST&TNSV.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ
sung vào lưu trữ Viện là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục
vụ nghiên cứu lâu dài.
Hiện nay, kho Viện ST&TNSV đã thu thập được khoảng 639 hồ sơ, tương
đương với khoảng hơn 60m giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm 1990 trở

lại đây. Nguồn thu chủ yếu là các Quyết định, Công văn, các đề tài nghiên cứu
khoa học,… các văn bản đi đến khác có giá trị của Văn phòng và các đơn vị thuộc
khối chức năng của Viện ST&TNSV.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa
vào bảo quản với những tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp của ngành lưu trữ
để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó việc lựa chọn để thu thập, bổ sung
những tài liệu có giá trị cho Viện ST&TNSV và loại ra những tài liệu hết giá trị để
được tiêu hủy.
Căn cứ vào thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội Vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Khi tài liệu được xác định là hết giá trị cần được loại ra
và tiêu hủy theo Quyết định hiện hành. Ta cần xác định giá trị tài liệu được bảo
quản theo thời gian “vĩnh viễn” hoặc bảo quản “có thời hạn, Văn phòng và các
~ 17 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

đơn vị thuộc Viện ST&TNSV; các phòng, ban thuộc Viện đều phải được xây dựng
“Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” của các đơn vị và phòng, ban để làm căn
cứ cho việc xác định giá trị tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cùng với
những tài liệu, hồ sơ này được phân chia ra thành những nhóm nhỏ tương ứng với
các mặt hoạt động và lĩnh vực khác nhau để sắp xếp mang tính đặc thù riêng của

từng công việc cụ thể hơn như:
- Tài liệu văn phòng: Từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…
- Tài liệu tổ chức cán bộ: từ hồ sơ số…..đến hồ sơ số….
- Tài liệu tổng hợp- kế hoạch: từ hồ sơ số…..đến hồ sơ số….
Trong từng đơn vị, tổ chức được sắp xếp theo năm, tài liệu có ngày tháng
năm trước thì được xếp trước theo vấn đề chung, những vấn đề cụ thể xếp sau: từ
khách quan đến từng chi tiết, tài liệu của Viện ST&TNSV được xếp theo vần chữ
cái ABC. Những tài liệu từ các năm cũ nếu còn thiếu có thể bổ sung và chỉnh sửa
theo từng năm và có phương án hợp lý để chỉnh lý tài liệu không làm trở ngại đến
công việc sau này.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý là khâu quan trọng của công tác lưu trữ.
Đó là bước chuyển mình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ. Công việc
chỉnh lý đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và
có kinh nghiệm thì mới đảm bảo yêu cầu. Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực
hiện ở khâu cuối của công tác văn thư. Đến bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ dựa
vào đặc điểm, yêu cầu nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu.
Cách thường được áp dụng để chỉnh lý tài liệu là: Thời gian-mặt hoạt động.
Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau:
- Phân loại tài liệu
- Lập hồ sơ

~ 18 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Biên mục hồ sơ
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn, cặp, hộp
Tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật, các đơn vị có trách nhiệm chỉnh lý
tài liệu của mình. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại, lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; Xác định tài liệu hết giá trị cần
loại huỷ.
- Hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để loại huỷ.
Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu
trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khai thác
triệt để, toàn diện. Công tác chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ theo nguyên tắc chỉnh lý
theo phông. Tại Viện ST&TNSV đang áp dụng phương án phân loại là “Thời gian
– Cơ cấu Tổ chức” để nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy. Tránh tình trạng phân tán Phông lưu trữ, tài liệu của từng đơn vị
trong Viện ST&TNSV và được sắp xếp riêng biệt, phản ánh được hoạt động của
đơn vị hình thành tài liệu. Sau khi chỉnh lý, những tài liệu trừng thừa, hết giá trị sẽ
được loại ra và tiến trình văn bản xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng đối
với khối tài liệu đó.

~ 19 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Trong việc lập kế hoạch chỉnh lý văn phòng đã xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để
hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý tạo nên độ chính xác trong khâu chỉnh lý
giúp cho việc chỉnh lý được thuận lợi hơn.
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
a. Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên
môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và
hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào các phương
tiện thống kê. Công việc thống kê thực hiện tốt sẽ giúp cho cơ quan quản lý lưu
trữ, kho lưu trữ xây dựng được kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế hơn.
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Cán bộ làm công tác lưu trữ, tài liệu
lưu trữ, kho lưu trữ và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
Số liệu công tác thống kê lưu trữ được thực hiện định kỳ hàng năm và được
tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 theo biểu mẫu số 02 tại
Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ. Bản
thống kê sẽ thống kê toàn bộ về tài liệu, trang thiết bị, cán bộ làm lưu trữ để báo
cáo Lãnh đạo. Báo cáo hàng năm gửi về Văn phòng Viện HLKH&CNVN chậm
nhất vào ngày 15/01 năm sau.
Lưu trữ Viện ST&TNSV và các đơn vị lập hồ sơ thống kê theo dõi và quản
lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
Tại Viện ST&TNSV vẫn sử dụng phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ
truyền thống, đó là sử dụng các loại sổ truyền thống:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Sổ nhập tài liệu lưu trữ được lập theo Quyết định
số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Mục lục hồ sơ: Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số 72/QĐKHKT ngày 02/8/1997.
~ 20 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV cần triển khai áp dụng phương pháp
thống kê hiện đại, xây dựng các phần mềm hỗ trợ hoạt động lưu trữ và thực hiện
song song giữa hai phương pháp để quản lý tốt khối lượng tài liệu có trong kho
cũng như tài liệu được bổ sung hàng năm vào kho lưu trữ.
b. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những
phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu cho các cán bộ trong Viện
ST&TNSV còn được dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho
lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách
nhanh chóng, dễ dàng theo yêu cầu của họ. Như vậy, trong kho lưu trữ tại Viện
ST&TNSV, với những hồ sơ tài liệu, người nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt
được những thông tin tài liệu mình đang cần tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể
là hồ sơ nào thông qua hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ của kho.
Từ những nội dung nêu trên ta có thể thấy được công cụ tra cứu tài liệu
trong Viện ST&TNSV đóng góp vai trò quan trọng. Đặc biệt là phục vụ công tác
khai thác và sử dụng tài liệu của cán bộ trong Viện. Thông qua hệ thống công cụ
tra cứu tài liệu lưu trữ tại Viện, các Cán bộ, nhân viên chưa cần tiếp cận với các
loại hồ sơ, tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành
phần tài liệu. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người và phục vụ khai thác,
sử dụng tài liệu tốt hơn nữa tránh làm mất mát tài liệu sau này.

2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là vận dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên
tiến nhất để kéo dài tuổi thọ và bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng nấm mốc và các tác nhân
gây hư hỏng cho tài liệu.
~ 21 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Những tài liệu bị hỏng hoặc có nguy cơ hỏng được tu bổ phục chế kịp thời.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt
quý, hiếm.
- Lưu trữ Viện có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ và thực hiện chế độ
bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho.
Viện ST&TNSV đã thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ như kiểm tra
chuyên môn nghiệp vụ và xây dựng kho tàng đảm bảo nhu cầu cơ bản về tổ chức
và chỉ đạo công tác lưu trữ. Nhưng vẫn phải quan tâm hơn nữa đến công tác lưu
trữ như kho lưu trữ phải đảm bảo ánh sáng, có máy điều hoà nhiệt độ, giá để tài
liệu…
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về công tác phục vụ độc giả đến nghiên cứu tài liệu, để tra tìm tài liệu được
nhanh chóng, kịp thời, bộ phận lưu trữ đã làm công cụ tra cứu truyền thống như
mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, với các công cụ tra cứu này đã giúp độc giả đến

nghiên cứu tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả tài liệu nộp về lưu trữ
nếu cần tra cứu đều tìm thấy dễ dàng. Nếu trong hoạt động của một cơ quan mà
không có phòng lưu trữ hoặc không hoạt động tốt sẽ gây khó khăn cho việc nghiên
cứu sử dụng và bảo quản tài liệu, không đáp ứng được nhu cầu cần thiết khi sử
dụng. Vì vậy, lãnh đạo Trung tâm và lãnh đạo Viện đã rất chú trọng, quan tâm đến
công tác lưu trữ, thường xuyên đôn đốc chỉ đạo.
* Đối tượng:
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cơ
quan, đơn vị và nhu cầu riêng chính đáng của cá nhân trong và ngoài Viện.
* Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy định như
sau:

~ 22 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

+ Đối với người trong Viện, đơn vị có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải
có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị
+ Người ngoài Viện phải cơ chứng minh thư, văn bản đề nghị hoặc giấy giới
thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc có chứng nhận của chính quyền địa phương
đang quản lý.
+ Người nước ngoài phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới
thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức quản lý có
thẩm quyền.
+ Các cá nhân, tổ chức khi yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu có mức độ

mật phải nêu rõ mục đích, nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được sự
đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Tóm lại, công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Viện ST&TNSV
rất tốt và quan trọng trong công việc và hoạt động của cơ quan. Nhưng vẫn còn có
một số vấn đề dẫn đến sự thất lạc tài liệu.

CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN ST&TNSV
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
Những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện ST&TN như sau:
Tuần 1: từ ngày 2/3 đến ngày Tìm hiểu Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
6/3/2015
tổ chức của Viện ST&TNSV
Tuần 2: từ ngày 9/3 đến ngày Viết sơ lược báo cáo thực tập và làm các
13/3/2015

công việc được giao như: photo tài liệu,
~ 23 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

chuyển giao văn bản, sắp xếp kho.
Tuần 3: từ ngày 16/3 đến ngày Sắp xếp tài liệu năm 2004, 2010 – 2012
20/3/2015

và chỉnh lý tài liệu năm 2010-2012
Tuần 4: từ ngày 23/3 đến ngày Chỉnh lý tài liệu
27/3/2015
Tuần 5: từ ngày 30/3 đến ngày Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm
3/4/2015
Tuần 6: ngày 6/4 đến 10/4/2015

tài liệu trên máy tính
Làm những công việc được giao và viết

báo cáo thực tập.
Tuần 7: ngày 13/4 đến 17/4/2015 Viết báo cáo thực tập
Tuần 8: ngày 20/4 đến 24/4/2015 Hoàn thành báo cáo thực tập và xin xác
nhận của Cơ quan.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả về công tác lưu trữ em xin có một số đề xuất sau đối
với Viện ST&TNSV:
- Tăng cường những biện pháp cần thiết và đề ra những quy định của cụ thể
để thực hiện nghiêm túc luật lưu trữ quốc gia.
- Thực hiện hướng dẫn nghiệp vụ chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, nâng cao tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với từng phòng ban để kết hợp tạo nên sự thống
nhất và hiệu quả trong công tác lưu trữ của Viện HLKH&CNVN chỉ đạo.
- Củng cố thêm số lượng cán bộ chuyên trách lưu trữ, về chất lượng và trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm lưu trữ. Nâng cao hơn nữa về trình độ
đào tạo, mở các lớp tập huấn cán bộ về công tác lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu
chuyên môn và nghiệp vụ.
-Quan tâm hơn đến các yêu cầu cơ bản để đảm bảo việc hoạt động xuyên
suốt, nếu còn tài liệu chưa được chỉnh lý thì đầu tư kinh phí để hoàn thành.
- Tổ chức triển khai đến các đơn vị để nghiên cứu thực hiện phần mềm lưu

trữ.
- Văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo về việc cơi nới hoặc chuyển phòng
~ 24 ~


Phạm Thị Thu Huyền

Lưu trữ học K6

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

để có nơi thuận tiện hơn cho việc lưu trữ tài liệu vào các thời gian sau này.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.
a. Ưu điểm:
- Sau khi được trực tiếp tìm hiếu và được tiếp xúc với khối tài liệu của Viện
ST&TNSV, em nhận thấy được tầm quan trọng và vai trò của công tác lưu trữ đối
với toàn bộ các bộ phận trong cơ quan. Được sự quan tâm, chỉ đạo của Nhà nước,
của lãnh đạo Viện ST&TNSV, lãnh đạo văn phòng nên công tác lưu trữ có sự đáp
ứng được kịp thời các công tác sử dụng và tra cứu tài liệu của cán bộ.
- Đã có phòng kho lưu trữ riêng và thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ
đạo về công tác lưu trữ.
- Viện ST&TNSV đang dần phát triển áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động quản lý và bảo quản tài liệu.
b. Nhược điểm
-

Chưa biên soạn được các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và các văn bản

hướng dẫn nghiệp vụ đó là bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông,

bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu……
- Do Cơ quan, tổ chức nhỏ nên cán bộ lưu trữ chưa được tách riêng mà vẫn
phải kiêm nhiệm chuyên môn khác. Trình độ của cán bộ còn yếu nên vẫn cần đến
sự hướng dẫn của cán bộ chuyên môn nghiệp vụ cao để hoàn thành công việc.
- Việc rà soát thu thập bổ sung tài liệu vẫn chưa được triệt để, việc giao nộp
hồ sơ tài liệu của các cán bộ trong bộ phận khác và cán bộ lưu trữ chưa được chặt
chẽ. Hồ sơ giao nộp vẫn còn ở dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây khó khăn cho
công tác lưu trữ.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn như: chưa có
diện tích rộng để chỉnh lý riêng, thiếu các dụng cụ vệ sinh tài liệu, không gian hẹp,
diện tích kho không đủ rộng để chứa nhiều khối tài liệu.
- Chưa có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ.
~ 25 ~