Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Bộ nông nghiệp PTNT

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................... 1
PHẦN IV. PHỤ LỤC.................................................................................................. 2
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
PHẦN I....................................................................................................................... 3
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NƠNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN............................................................................................................. 3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn..................3
1. Sơ lược về lịch sử hình thành Bộ nơng nghiệp & PTNT..................................................................................3
2. Vị trí và chức năng............................................................................................................................................3
3. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................................................3
4. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và PTNT...................5
1. 1. Vị trí, chức năng...........................................................................................................................................5
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................................................................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................................................................6
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng của Văn phịng Bộ Nơng
nghiệp và PTNT....................................................................................................................................................6
1. Khảo sát tình hình tổ chức cơng tác văn phịng................................................................................................6
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Bộ.......................................................................................................................................6
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp..................................................................................................................6
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần......................................................................................................7
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ Nông nghiệp và PTNT..8
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị ............................................................................................................9
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo cơ quan.......................................................12
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa cơng sở của Bộ Nông nghiệp và PTNT......13
1.5.1. Công tác triển khai....................................................................................................................................13
1.5.2. Công tác thực hiện....................................................................................................................................14

2. Khảo sát về công tác văn thư .........................................................................................................................16
2.1. Tìm hiểu, nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng
tác văn thư cơ quan.............................................................................................................................................16
2.1.1. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư...............................................................................................16
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.....................................................................................................21
2.1.3. Lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản về công tác văn thư.............23
2.3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn........................23
2.2.3. Các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ..................................................................................................24

PHẦN II.................................................................................................................... 26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN..................26
1. Xây dựng chương trình cơng tác cho Phịng Lưu trữ.....................................................................................26

SV: Lê Thị Phượng
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
1. Chương trình cơng tác năm.............................................................................................................................26
2. Chương trình cơng tác tháng...........................................................................................................................29
3. Chương trình cơng tác tuần.............................................................................................................................32
2.Soạn thảo “ quy chế cơng tác văn thư lưu chữ” của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn .................35
(Xem ở phụ lục07)..............................................................................................................................................35
3.Soạn thảo “quy chế văn hóa cơng sở “ của Bộ Nơng Nghiệp và Phát Triển Nơng Thơn................................35
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. ........................................................................................36
5. Xây dựng mô hình văn phịng hiện đại cho cơ quan. ....................................................................................36
6. Nhận xét ưu, nhược điểm của mơ hình tổ chức bộ máy của văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển
nông thôn............................................................................................................................................................39

PHẦN III................................................................................................................... 40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................................... 40
I. Nhận xét, đánh gía chung về những ưu điểm, nhược điểm trong cơng tác văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và
PTNT...................................................................................................................................................................40
1. Cơng tác văn phịng........................................................................................................................................40
2. Cơng tác văn thư.............................................................................................................................................43
3. Công tác lưu trữ..............................................................................................................................................44
II. Đề xuất và giải pháp.......................................................................................................................................45
1. Công tác văn phịng........................................................................................................................................45
2. Cơng tác văn thư.............................................................................................................................................46
3. Cơng tác lưu trữ..............................................................................................................................................47

KẾT LUẬN............................................................................................................... 48
PHẦN IV..................................................................................................................... 1
PHỤ LỤC................................................................................................................... 1

PHẦN IV. PHỤ LỤC

SV: Lê Thị Phượng
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NĨI ĐẦU
Văn phịng là trung tâm nhận thơng tin và xử lý thông tin. Mọi thông tin
bằng văn bản hay từ các phương tiện khác nhau đều được văn phòng sàng lọc và
đưa ra những kết luận đúng đắn nhất, tối ưu nhất phục vụ cho quá trình hoạt
động của cơ quan. Nhận thấy được tầm quan trọng đó, Trường Đại học Nộ vụ

Hà Nội đã đào tạo một khối lượng sinh viên khá lớn thuộc chuyên ngành quản
trị văn phịng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của tồn xã hội.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng - Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, từ ngày 09 tháng 03 đến ngày 29 tháng 04 năm 2015 tơi được tiếp
nhận thực tập tại Văn phịng Bộ. Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khoá đã
được trang bị những kiến thức ngành Hành chính Văn phịng và đây là dịp tốt để
áp dụng vào thực tế, đã giúp tôi nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ hơn cũng
như các lĩnh vực khác trong cơ quan.
Trong thời gian thực tập tơi có điều kiện thâm nhập vào thức tế, hiểu biết
thêm về công tác Văn thư - Lưu trữ và Quản trị Văn phòng của cơ quan. Qua đó
cịn giúp tơi rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, nâng cao kiến thức chun mơn, có
thể đảm nhiệm tốt cơng việc của người cán bộ Văn thư - Lưu trữ.
Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt tại trường cùng với
khả năng nắm bắt của bản thân qua thực tế, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề có
thể chỉ ở một góc độ nhất định, đồng thời cũng chưa thể nhìn nhận sâu để có một
nhận xét bao quát đúng đắn nhất. Hơn nữa, đây cũng là lần đầu tiên được áp
dụng trên thực tiễn nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót trong các khâu
nghiệp vụ. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cơ quan, thầy cô và
các bạn.

SV: Lê Thị Phượng

1
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng

SV: Lê Thị Phượng

2
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NƠNG NGHIỆP &
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông
nghiệp & Phát triển nơng thơn.
1. Sơ lược về lịch sử hình thành Bộ nông nghiệp & PTNT.
Bộ là cơ quan trực thuộc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.
Trong quá trình kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới và tổ chức
các cơ quan hành chính nhà nước, Chính phủ đã đề ra kế hoạch sắp xếp các Bộ
quản lý ngành hiện có theo hướng từ quản lý đơn ngành sang đa ngành, đa lĩnh
vực có chức năng gần giống nhau nhằm giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt của
các Bộ để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp,
Lâm nghiệp, Thủy lợi và Phát triển nông thôn.
Tại kỳ họp VIII ( từ ngày 03/10 – 18/10/1995) Quốc hội X đã thông qua
Nghị quyết về thành lập Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn ( sau đây gọi
tắt là Bộ Nông nghiệp & PTNT) trên cơ sở hợp nhất Bộ Nông Nghiệp, Bộ Lâm
nghiệp và Bộ Công nghiệp thực phẩm – Thủy lợi.
Hiện nay chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nông nghiệp &
PTNT được quy định tại Nghị định 199/2013/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành
ngày 26/11/2013.
2. Vị trí và chức năng
Bộ Nơng nghiệp và PTNT là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực : Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp,

thủy sản, thủy lợi, và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà
nước các dịch vụ công trong các ngành , lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
SV: Lê Thị Phượng

3
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Bộ, cơ Quan ngang Bộ.
Bộ có nhiệm vụ trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của
Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thỏa nghị quyết cuả Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
dự thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp
luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách,
dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ; trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển và các dự
án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn đó, Bộ có một số nhiệm vụ
và quyền hạn về quản lý nguồn vốn, khoa học công nghệ, cơ sở vật chất… đảm
bảo cho các lĩnh vực quản lý của Bộ ổn định và phát triển như quản lý về đầu tư,
xây dựng; nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; phát triển nông
thôn…; quản lý, chỉ đạo các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ, các tổ chức dịch vụ
công, các Hội và Tổ chức phi Chính phủ trong các lình vực mà Bộ quản lý; thực
hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen thưởng theo quy định; thanh tra, kiểm
tra, giải quyết khiếu nại và xử lý các vi phạm theo đúng quy định của pháp luật;

quản lý tài chính, tài sản và thực hiện ngân sách được giao…
Ngoài ra, Bộ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
4. Cơ cấu tổ chức
Bộ Nông nghiệp và PTNT là một cơ quan lớn vì vậy cơ cấu tổ chức của
Bộ tương đối phức tạp, gồm nhiều đơn vị tổ chức và được chia làm 3 khối lớn:
- Các cơ quan quản lý nhà nước: 7 Vụ, 8 Cục, 3 Tổng Cục, Văn phòng Bộ
và Thanh tra Bộ;
- Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ: Viện Chính sách và Chiến lược phát
triển nơng nghiệp nơng thơn, Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và PTNT I,
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và PTNT II, Trung tâm Tin học và Thống
kê, Báo Nông nghiệp Việt Nam, Tạp trí Nơng nghiệp và PTNT.
Vụ Tổ chức cán bộ được tổ chức 6 phịng; Vụ Khoa học, Cơng nghệ và
SV: Lê Thị Phượng

4
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phịng
Mơi trường được tổ chức 5 phòng; Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 4 phòng;
Vụ Pháp chế được tổ chức Phịng kiểm sốt thủ tục hành chính. Cục Bảo vệ thực
vật, Cục Thú y được thành lập chi cục.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và PTNT xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Nơng nghiệp và PTNT.
1. 1. Vị trí, chức năng
- Văn phịng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nơng nghiệp và PTNT có chức năng
tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt

động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật
chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm
việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
- Văn phịng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo
quy định của pháp luật.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng, theo dõi và đơn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch
cơng tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lành đạo Bộ giao cho
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo
điều hành của Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy
chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, địa phương.
- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp
khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.
- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, dơn vị thuộc Bộ; thực hiện
các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thơng tin của cơ quan Bộ theo quy
định.
SV: Lê Thị Phượng

5
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Về quản lý tài chính, tài sản:
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công,

phân cấp của Bộ trưởng.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01 tháng 4 năm 2014 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, cơ
cấu Văn phòng Bộ gồm:
- Lãnh đạo văn phịng: Chánh văn phịng và các Phó Chánh văn phịng do
Bộ trưởng Bộ Nơng nghiệp và PTNT bổ nhiệm và miễn nhiệm theo quy định.
- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
- Đơn vị sự nghiệp công lập
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ xem phụ lục 02)
(Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên phòng lưu trữ xem
phụ lục 03)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành
chính văn phịng của Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và PTNT
1. Khảo sát tình hình tổ chức cơng tác văn phòng
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu
được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và
tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành
cơng việc một cách bình thường.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện các chức
năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,
sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
-Văn phòng Bộ tham mưu, đề xuất trong xây dựng, điều hành công việc
của lãnh đạo Bộ, của cơ quan Bộ cũng như tham mưu, đề xuất trong xây dựng,
SV: Lê Thị Phượng

6

Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về
các lĩnh vực hoạt động khác nhau của cơ quan Bộ như “ Quy chế làm việc của
Bộ”, “Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ”, “Quy chế xây dựng, ban hành và
kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quản lý hành chính của
Bộ”, “Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ”; hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc
thực hiện.
-Là đầu mối cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng cũng
như cá tổ chức, các nhân theo quy định và phân công của Bộ trưởng.
-Tổ chức thực hiện các nội dung về cải cách hành chính được lãnh đạo Bộ giao.
-Chủ trì xây dựng các quy chế, quy định về chế độ làm việc trình lên Bộ trưởng.
-Hướng dẫn, đơn đốc và kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định của Bộ.
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phịng với
tồn bộ cơ quan, đơn vị. Với chức năng này văn phịng Bộ có một vị trí quan
trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của cơ quan. Muốn vận hành
được cơ quan phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết và
các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy
đủ, kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan.
Văn phòng Bộ là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như sau:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc tuần, tháng, quý,
năm;
- Theo dõi các đơn vị về việc thực hện chương trình, kế hoạch;
- Tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức hội
nghị, hội họp của cơ quan;

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và các cán bộ trông cơ
quan;
- Hướng dẫn các cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp;
- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.
SV: Lê Thị Phượng

7
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Nó tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan;
- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ
quan. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị…nếu được
quản lý, sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hóa những
hoạt động của con người và tăng cường hiệu năng của thiết bị;
- Các loại công việc khác như: phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại của cán
bộ lãnh đạo; phục vụ ăn uống hàng ngày cho các phòng làm việc; phục vụ việc
tiếp khách cơ quan; phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan; phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ;
bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Ví dụ:
Khi tổ chức hội nghị phịng Tổng hợp ( Văn phịng Bộ) sẽ thu thập, chọn
lọc những thơng tin liên quan đến hội nghị để lãnh đạo Bộ đưa ra thảo luận
trước hội nghị, đưa ra những ý kiến chỉ đạo hợp lý. Hàng năm phòng Quản trị y tế ( văn phòng Bộ) sẽ thống kê, kiểm tra các trang thiết bị văn phòng nếu cần
sửa chữa thì sẽ tiến hành sửa chữa, thiếu thì sẽ báo cáo lãnh đạo mua bổ sung.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của Bộ Nơng nghiệp và PTNT.
Chương trình cơng tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn

nhằm thực hiện các mục đích đặt ra. Chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ
Nông nghiệp và PTNT được ban hành để giúp cho công tác chỉ đạo điều hành
của Bộ có kế hoạch, các lĩnh vực được triển khai chủ động và đảm bảo mục tiêu
đề ra.
Quy trình xây dựng chương trình cơng tác bao gồm các bước:
- Tiếp nhận chương trình cơng tác của các đơn vị (qua phần mềm), xây
dựng chương trình cơng tác của Bộ: chun viên Tổng hợp chung – Phịng Tổng
hợp xây dựng chương trình cơng tác.
- Xem xét, trình Lãnh đạo Văn phịng: Trưởng phịng Tổng hợp xem xét,
trình Chánh Văn phịng Bộ;
SV: Lê Thị Phượng

8
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Chánh văn phịng phê duyệt, ký trình Lãnh đạo Bộ;
- Phê duyệt: Bộ trưởng/Thứ trưởng phụ trách công tác văn phịng phê
duyệt chương trình cơng tác năm, Thứ trưởng phê duyệt chương trình cơng tác
tháng;
- Phát hành lưu trữ: sau khi Lãnh đạo Bộ phê duyệt chương trình cơng tác,
Phịng Tổng hợp chuyển phịng Hành chính nhân bản phát hành. Chuyên viên
Tổng hợp chung Phòng Tổng hợp đưa bản file lên Website Văn phịng Bộ.
(Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ Nơng
nghiệp và PTNT – Xem phụ lục 04)
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị
Tổ chức Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ
chức. Đây là một hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, cùng với hình thức

thu thập truyền đạt thơng tin khác để đảm bảo cho thông tin được lưu truyền
thông suốt.
Hàng năm Bộ NN&PTNT đã tổ chức hàng trăm các hội nghị lớn, nhỏ
nhằm mục đích trên. Trong thời gian thực tập tại phòng Lưu trữ của Bộ
NN&PTNT em đã được tham dự một số hội nghị nên đã nắm rõ phần nào về
quy trình tổ chức hội nghị.
Quy trình tổ chức hội nghị:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức:
+ Lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương tổ chức hội nghị.
+ Phịng Tổng hợp xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức trình Lãnh đạo Bộ
phê duyệt.
+ Phịng Hành chính nhân bản và chuyển tờ trình kế hoạch tổ chức đã
được phê duyệt tới các đơn vị liên quan.
+ Chánh Văn phòng Bộ quyết định thành lập Ban tổ chức Hội nghị. Ban
tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và thành viên.
- Chuẩn bị hôi nghị:
+ Đăng ký lịch tổ chức hội nghị với Văn phòng Bộ.
SV: Lê Thị Phượng

9
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
+ Dự thảo giấy mời (theo danh sách đã được duyệt) trình lãnh đạo
Bộ/lãnh đạo Văn phịng Bộ ký, chuyển phịng Hành chính nhân bản, phát hành.
+ Phịng Hành chính: nhân bản và phát hành giấy mời theo danh sách
trong tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; tổng hợp số lượng đại biểu mời; tiếp
nhận tài liệu, báo cáo đã được lãnh đạo Bộ phê duyệt nhân bản; tổng hợp số

lượng đại biểu mời; chuẩn bị văn phịng phẩm; đóng gói tại liệu phục vụ hội
nghị và chuyển ban tổ chức.
+ Phịng Kế tốn: lập dự tốn chi tiêu, cấp kinh phí hội nghị.
+ Phịng Quản trị - y tế: chuẩn bị hội trường, trang trí, âm thanh, điều hịa
nhiệt độ; chuẩn bị hậu cần y tế; liên hệ nơi ăn, ở cho đại biểu.
+ Phịng Truyền thơng: chuẩn bị cung cấp thông tin, gửi giấy mời cho cơ
quan thông tấn báo chí trước hội nghị; nhận tài liệu từ phịng Hành chính phát
cho báo chí.
+ Phịng Tin học: chuẩn bị trang thiết bị phục vụ hội nghị
+ Đội xe: bố trí xe đưa đón
- Tổ chức hội nghị:
+ Văn phòng Bộ: tổng hợp thành phần, số lượng đại biểu dự trình Chánh
văn phịng và đơn đốc các đơn vị còn thiếu. Theo dõi diễn biến hội nghị, ghi kết
luận của lãnh đạo Bộ.
+ Phòng Quản trị - y tế: lễ tân phục vụ hội nghị, hướng dẫn các đại biểu
địa điểm họp và để xe; phịng truyền thơng đón tiếp và phát tài liệu cho phóng
viên báo chí, chụp ảnh, ghi âm, đưa tin lên website và Phòng Tin học vận hành
các thiết bị phục vụ hội nghị.
- Sau hội nghị:
+ Phịng Tổng hợp soạn thảo thơng báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ
tại hội nghị trình Bộ trưởng phê duyệt trước khi ký.
+ Phịng Hành chính nhân bản, phát hành thông báo đã được phê duyệt.
+ Ban tổ chức họp rút kinh nghiệm
+ Phịng Hành chính lập hồ sơ, nộp cho phòng Lưu trữ.
SV: Lê Thị Phượng

10
Lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
( Quy trình tổ chức hội nghị xem phụ lục 05)
Lập hồ sơ hội nghị
- Phịng Hành chính lập hồ sơ hội nghị và bàn giao cho phòng Lưu
trữ lưu.

SV: Lê Thị Phượng

11
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng

STT
1
2
3
4
5

Loại hồ sơ
Tờ trình kế hoạch
tổ chức hội nghị
Các báo cáo
Chương trình
hội nghị
Thơng báo kết luận

của hội nghị
Các hóa đơn
chứng từ liên quan

Người/phịng

File lưu

lưu

( nếu có )

Hành chính
Hành chính
Tổng hợp
Hành chính
Kế toán

Thời gian lưu

Ghi
chú

Trong năm
diễn ra hội nghị
Trong năm
diễn ra hội nghị
Trong năm
diễn ra hội nghị
Trong năm

diễn ra hội nghị
Trong năm
diễn ra hội nghị

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Văn phịng Bộ là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, Lãnh đạo Bộ cũng thường xuyên đi công tác tại các tỉnh, trung tâm, bộ
phận thường trực Bộ. Vì thế khâu tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo là
một trong những khâu khá quan trọng, mục đích của chuyến đi cơng tác là
thường hội họp, hội thảo, hội nghị bao giờ cũng gắn kết với giải quyết công việc
và thiết lập các mối quan hệ cho cơ quan, tùy vào tính chất,mức độ của chuyến
đi để lựa chọn các phương tiện sao cho phù hợp như: tàu,ô tô, máy bay.Tất cả
các chuyến đi công tác của Lãnh đạo đều được giao cho cán bộ Văn phòng sắp
xếp và đưa vào lịch làm việc. Đồng thời cũng giúp cho người thư ký chuẩn bị tài
liệu nhanh và tốt hơn.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo cơ quan – Xem
phụ lục 06)
Nhận xét :
- Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo của Bộ được thực
SV: Lê Thị Phượng

12
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
hiện chặt chẽ ở tất cả các khâu, phân chia trách nhiệm cho từng đơn vị một cách
rõ ràng.

- Các giai đoạn trong quy trình được thực hiện đảm bảo sự chính xác,
tránh được mọi sai sót, giúp cho chuyến đi công tác thuận lợi và đạt kết quả cao
nhất.
- Giảm thiểu tối đa sự lãng phí về tài chính.
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa cơng
sở của Bộ Nơng nghiệp và PTNT.
1.5.1. Cơng tác triển khai
Xây dựng văn hóa cơng sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỷ cương và dân chủ. Nó địi hỏi các nhà lãnh đạo và các thành viên trong cơ
quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như
thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan
trong cư xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung,
chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Nắm được tính quan trọng trong việc thực hiện văn hóa cơng sở tại cơ
quan đồng thời nhằm thể hiện sự quan tâm đến đời sống cá nhân của các công
chức, viên chức trong cơ quan, Bộ trưởng Bộ NN&PTNT đã ban hành quy chế
văn hóa cơng sở của Bộ để các cá nhân, tổ chức xây dựng cho mình một phong
cách giao tiếp chuẩn mực trong quá trình thực thi nhiệm vụ, hướng tới mục tiêu
xây dựng đội ngũ cơng chức, viên chức có lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo
đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao đồng thời đảm bảo tính trang
nghiêm và hiệu quả hoạt động của Bộ.
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa cơng sở tại cơ quan hành chính nhà
nước, Bộ Nông nghiệp và PTNT đã ban hành Quy chế văn hóa cơng sở của Bộ
để “bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của Bộ và xây dựng
phong cách giao tiếp chuẩn mực cho công chức, viên chức có phẩm chất đạo
đức tốt, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao”. Quy chế này được ban hành kèm
SV: Lê Thị Phượng

13

Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ
Nơng nghiệp và PTNT.
Quy chế gồm có 3 chương và 16 điều quy định các nộ dung cụ thể như:
- Ngun tắc thực hiện văn hóa cơng sở;
- Các hành vi bị cấm;
- Trang phục, lễ phục, thẻ, phù hiệu;
- Giao tiếp, giao tiếp với nhân dân, giao tiếp qua điện thoại;
- Bài trí cơng sở.
Ngày 4 tháng 12 năm 2013 Bộ Nông nghiệp và PTNT đã ban hành quyết
định số 2853/QĐ-BNN-VP về việc thành lập Đoàn kiểm tra thực nhiện xây
dựng đời sống văn hóa cơng sở cơ quan Bộ năm 2013.
1.5.2. Công tác thực hiện
a) Ưu điểm
Việc thực hiện quy chế văn hóa cơng sở tại Bộ những năm qua đã đạt
được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan,
đơn vị và tạo sự chuyển biến rõ rệt trong nhận thức, ý thức trách nhiệm về tu
dưỡng rèn luyện, chấp hành chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp
luật của nhà nước trong đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức.
Ngun tắc thực hiện văn hóa cơng sở
- Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội.
- Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuyên
nghiệp, hiên đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa
nền hành chính nhà nước.
- Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và Quy chế cơng vụ
của Bộ.

- Các công chức, viên chức trong cơ quan Bộ hầu hết đều ăn mặc gọn
gàng, lịch sự khi đến làm việc tại cơ quan.
- Trang phục của cán bộ nam là bộ comple, thắt cravat, đi giày da; Trang
phục của cán bộ nữ là bộ comple hoặc váy công sở.
SV: Lê Thị Phượng

14
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Các cán bộ phải đeo thẻ khi đến cơ quan. Thẻ có ảnh, họ tên, chức danh
và số hiệu.
- Trong giao tiếp và ứng xử các cán bộ, nhân viên trong cơ quan có thái
độ lịch sự, hịa nhã, thân thiện và tơn trọng đối tượng giao tiếp. Khơng nói tục,
nói tiếng nóng, ngơn ngữ rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu.
- Khi giao tiếp với đồng nghiệp có thái độ trung thực, hợp tác và chia sẻ
kinh nghiệm trong công việc.
- Khi giao tiếp với nhân dân có thái độ thân thiện, biết lắng nghe, giải
thích rõ ràng, cụ thể mọi thắc mắc của người dân.
- Khi giao tiếp qua điện thoại thì nói chậm dãi, rõ ràng, nói đủ nghe, tập
trung vào nội dung công việc. Lời lẽ nhẹ nhàng, tôn trọng người nghe.
- Các vấn đề như quốc hiệu, biển tên trong cơ quan đều được đặt theo
đúng quy định, tiêu chuẩn đã đề ra.
- Phòng làm việc của các cán bộ bày trí gọn gàng, ngăn nắp và khoa học.
Phù hợp để các cán bộ có thể giải quyết công việc dể dàng, thuận tiện nhất.
b) Nhược điểm
Việc thực hiện văn hóa cơng sở là u cầu tất yếu của quy luật xã hội.
Tuy nhiên trong thực tế hiện nay một số cán bộ trong cơ quan vẫn còn mắc phải

những sai lầm đáng kể như:
- Thái độ thiếu nhã nhặn, ăn nói cộc lốc với dân,cấp dưới, với đồng
nghiệp thì thiếu sự hợp tác vẫn cịn tồn tại ở một số cán bộ;
- Chưa thực hiện nghiêm túc việc đeo thẻ trong khi thực hiện công vụ;
- Vẫn cịn tình trạng đi muộn về sớm;
- Một số cán bộ còn hút thuốc trong phòng làm việc;
- Việc nấu ăn và ăn trong phòng làm việc chưa được quán triệt;
- Tình trạng thờ cúng, thắp hương trong phòng làm việc vẫn còn;
- Sử dụng điện thoại ở cơ quan vào việc cá nhân;
- Một số công chức, viên chức mang con nhỏ tới cơ quan làm ảnh hưởng
tới chất lượng công việc;
SV: Lê Thị Phượng

15
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Kéo bè phái, gây mâu thuẫn giữa các đồng nghiệp với nhau.
c) Giải pháp
- Có các biện pháp cưỡng chế nghiêm khắc đối với các trường hợp vi
phạm quy chế văn hóa cơng sở.
- Các cán bộ, nhân viên phải biết xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng
với mọi người trong và ngoài cơ quan. Phải biết lắng nghe những chia sẻ, giúp
đỡ đồng nghiệp lúc gặp khó khăn.
- Chú ý đến lời ăn, tiếng nói trong giao tiếp hàng ngày với mọi người.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu, nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư cơ quan.

2.1.1. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư
Cơng tác văn thư là hoạt động thường xuyên, liên tục trong cơ quan nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho mọi hoạt động của Bộ; quản lý và
phát hành văn bản; tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến...
Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư ở văn phịng Bộ NN&PTNT theo mơ
hình văn thư tập trung, nghĩa là các văn bản, tài liệu được gửi đến hay gửi đi đều
phải qua bộ phận văn thư của Bộ.
Khối lượng công việc của văn thư tương đối cao. Trung bình một ngày
cán bộ văn thư nhận từ 70 - 80 văn bản, gửi đi 50 - 60 văn bản. Cán bộ văn thư
phải nhập đầy đủ các văn bản đến và đi trong một ngày.
a) Soạn thảo và ban hành văn bản:
Bộ Nông nghiệp và PTNT là cơ quan Bộ đầu tiên xây dựng quy chế hoạt
động, làm việc theo quy trình ISO 9001-2000. Việc tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản đến của Bộ được giải quyết nhanh chóng và chính xác. Quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước như: soạn thảo, thẩm tra, thẩm
định văn bản; trình ký văn bản; lãnh đạo Bộ ký ban hành; làm thủ tục ban hành.
Nhìn chung việc soạn thảo văn bản đạt yêu cầu chất lượng, đúng thẩm quyền và
thể thức theo quy định, đáp ứng thời gian yêu cầu công việc. Lãnh đạo ở các đơn
SV: Lê Thị Phượng

16
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
vị quan tâm đặc biệt đến chất lượng soạn thảo văn bản, kỹ năng soạn thảo văn
bản, thực hiện đầy đủ các quy định.
Mỗi năm Bộ ban hành khoảng trên 16000 văn bản, trong đó có các văn
bản do lãnh đạo Bộ ký và các văn bản do lãnh đạo Cục, Vụ ký.

- Các văn bản do lãnh đạo Bộ ký:
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Quyết định cá biệt
+ Cơng văn hành chính
+ Chỉ thị, thơng tư
+ Văn kiện hợp tác quốc tế.
- Các văn bản do lãnh đạo Cục, Vụ ký
+ Cơng văn hành chính
+ Quyết định cá biệt
+ Các văn bản, giấy tờ khác.
Lưu đồ quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ( Xem phụ lục 06)
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:
Bộ đã ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản (ban hành
kèm quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Nông nghiệp và PTNT).
Hàng năm Bộ phát hành trung bình khoảng trên 20000 văn bản các loại,
các đơn vị phát hành từ 300 – 1200 văn bản các loại; các khâu nghiệp vụ thực
hiện đúng quy định. Việc lưu văn bản được thực hiện theo quy định ngay tại
Văn thư, văn thư lập hồ sơ nộp vào lưu trữ đơn vị.
Tuy nhiên hiện nay công tác tiếp nhận và xử lý văn bản còn nhiều tồn
đọng như những văn bản do điều kiện thời gian hoặc do lãnh đạo đi vắng nên
việc trình ký chậm chạp hoặc khơng đúng quy định.
Quy trình tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi được tiến hành như sau:
Bước 1. Văn bản sau khi soạn xong sẽ chuyển lên xin ý kiến lãnh đạo văn
phòng; Lãnh đạo văn phòng xem xét nếu khơng có vấn đề gì thì chuyển lên cho
SV: Lê Thị Phượng

17
Lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
chuyên viên tổng hợp để xin ý kiến lãnh đạo Bộ.
Bước 2. Chuyên viên tổng hợp trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo kèm
theo ý kiến của lãnh đạo Bộ ký duyệt hoặc yêu cầu sửa lại.
Bước 3. Sau khi văn bản được ký, đơn vị soạn thảo chuyển văn bản cho
văn thư để làm thủ tục phát hành. Văn thư sẽ thực hiện việc ghi số, vào sổ văn
bản đi và phát hành văn bản.
Bảng 1: Mẫu sổ đăng ký cơng văn đi
Số

Ký

Ngày

CV

hiệu

VB

1

2

3

Trích yếu
4

Đơn vị

Người

Nơi

thảo

ký

nhận

5

6

7

c) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Văn bản đến được văn thư Bộ xem xét và phân loại mỗi ngày 4 lần.Cơng
tác quản lý văn bản đến tuy cịn thiếu xót và hạn chế nhưng về cơ bản cán bộ,
công chức trong tổ văn thư đều thực hiện một cách nghiêm túc. Các văn bản đến
hàng ngày đều được văn thư phụ trách văn bản đến nhập vào máy tính cẩn thận,
chuyển giao đúng thủ tục. Mỗi loại văn bản đến đều được nhập vào một loại sổ
riêng biệt để dễ dàng quản lý và theo dõi.
- Hàng ngày văn thư tiếp nhận và xử lý 70 – 120 văn bản, giấy tờ đến; văn
thư các đơn vị cũng tiếp nhận trung bình 15 – 20 văn bản, các loại giấy tờ đến.
Mồi năm bình quân đăng ký và tiếp nhận từ 24000 – 25000 văn bản.
*Quy trình giải quyết và xử lý văn bản đến được tiến hành như sau:

- Văn thư tiếp nhận văn bản đến, bóc bì kiểm tra, nhập vào máy, dán kèm
phiếu xử lý vào văn bản gốc, chuyển văn bản cho lãnh đạo văn phòng xin ý kiến.
Sau khi nhận được ý kiến của lãnh đạo văn phòng tiếp tục chuyển văn bản cho
các đơn vị rồi chuyển cho lãnh đạo Bộ xin ý kiến.
Sau khi xin xong ý kiến của các lãnh đạo văn thư phân loại văn bản và
cập nhật vào máy tính.
SV: Lê Thị Phượng

18
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Nếu là văn bản chuyển trực tiếp cho các đơn vị thì để vào ơ cho các đơn
vị trực tiếp đến lấy.
- Nếu là văn bản xin ý kiến lãnh đạo Bộ thì chuyển cho chuyên viên tổng
hợp; chuyên viên tổng hợp sẽ chuyển lên xin ý kiến của lãnh đạo Bộ.
- Lãnh đạo Bộ cho ý kiến vào phiếu xử lý, nếu văn bản chuyển trực tiếp
cho các đơn vị thì chuyên viên tổng hợp trả lại cho văn thư.
- Văn thư nhận lại văn bản văn bản có ý kiến lãnh đạo Bộ từ chuyên viên
tổng hợp và chuyển đến cho các đơn vị.

Số ký

Ngày

Tên loại và trích yếu

Nơi nhận,

hiệu VB

tháng VB

nội dung

người ký

1

2

3

4

Người
nhận bản

Ghi chú

lưu
5

6

d) Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Đây là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là nguồn bổ sung
chủ yếu không bao giờ cạn cho công tác lưu trữ. Năm 2008, Văn phòng Bộ là cơ

quan đầu tiên trong ngành tổ chức việc tập huấn và hướng dẫn cho tồn thể cán
bộ, cơng chức trong Văn phịng Bộ lập hồ sơ cơng việc để áp dụng thí điểm sau
đó sẽ tiến hành tổng kết và triển khai rộng rãi trong toàn cơ quan Bộ nhưng đến
nay việc hướng dẫn lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ chưa được thực hiện thường
xuyên, đúng quy định.
e) Quản lý và sử dụng con dấu:
Các cơ quan được sử dụng thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân
của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành
chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và cơng dân. Vì vậy
cần phải quản lý và sử dụng con dấu cẩn thận và theo đúng quy định của nhà
SV: Lê Thị Phượng

19
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
nước. Bộ NN&PTNT cũng như nhiều cơ quan khác đã giao việc quản lý và sử
dụng con dấu cho văn thư Bộ, cán bộ văn thư được giao trách nhiệm đã thực
hiên rất tốt nhiệm vụ này. Dấu có hai loại:
- Dấu có hình quốc huy, dấu chức danh: dấu này khẳng định giá trị pháp lý
- Dấu tiêu đề: là dấu có in chữ ngày, tháng, mật, hỏa tốc... các loại dấu
này được sắp xếp trên một giá nhỏ theo một trật tự do văn thư sắp xếp theo thói
quen làm việc.
Các loại dấu mang tính pháp lý được đặt cẩn thận, gọn gàng trong ngăn tủ
có khóa, các dấu tiêu đề có thể đặt ngay trên bàn làm việc. Khi làm việc các cán
bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ con dấu của Bộ luôn tuân thủ các nguyên
tắc khi sử dụng con dấu:
+ Dấu phải do chính cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng

con dấu đóng.
+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm
quyền, tuyệt đối khơng đóng vào giấy trắng.
+ Dấu đóng vào văn bản luôn rõ ràng, đúng mầu mực dấu theo quy định
chung của nhà nước.
f) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Phần mềm quản lý văn bản đang được tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp, với
yêu cầu tiện ích và phục vụ tốt hơn việc quản lý, tra cứu thông tin, theo dõi và
đôn đốc qua trình xử lý văn bản, khép kín từ thơng tin văn bản đến, q trình xử
lý và kết quả xử lý, quản lý văn bản phát hành từ chuyên viên soạn thảo đến các
cấp ký trình, các cấp văn thư đến kính chuyển phát hành, lưu và chuyển lưu trữ.
Phần mềm sẽ được chuyển giao đến các đơn vị trong cơ quan Bộ để thống nhất
việc quản lý và phát hành văn bản.
Ưu điểm:
- Cơng tác Văn phịng thực hiện tốt, cử cán bộ làm công tác quản lý văn
bản của Bộ đảm nhiệm, thực hiện tốt quy định của Nhà nước, có sổ theo dõi
cơng văn đi, đến, có cán bộ quản lý con dấu của Văn phòng.
SV: Lê Thị Phượng

20
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Công tác văn thư được tiến hành nhanh gọn, hiệu quả, cung cấp thông
tin kịp thời
+ Việc tiếp nhận và xử lý văn bản thuận tiện, dễ dàng
+ Tra tìm văn bản nhanh, chính xác
+ Cách làm việc khoa học, tiết kiệm sức lao động, giảm stress trong công việc

+ Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng, đầy đủ hơn, tránh mất mát tài
liệu.
- Việc tổ chức, quản lý giải quyết văn bản đi của Bộ được tiến hành chặt chẽ
ở tất cả các cơ quan đơn vị, đảm bảo có sự tập trung và phân cấp hợp lý, thực hiện
theo đúng quy trình ISO thể hiện tính nghiêm minh trong hoạt động quản lý.
Nhược điểm:
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ tuân thủ nghiêm ngặt về quy
trình nhưng trên thực tế vẫn cịn một số tồn tại trong một số khâu nhỏ trong việc
soạn thảo và ban hành văn bản như:
- Một số văn bản do lãnh đạo đi vắng nên việc trình xin ý kiến lãnh đạo chưa
đảm bảo về mặt thời gian.
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều sai sót về thể thức, thủ
tục phát hành và thời gian xử lý chưa đúng với quy định
+ Do số lượng văn bản nhiều nên một số văn bản chuyển giao chưa đúng
địa chỉ hoặc chưa thực hiện đúng quy định tập trung đầu mối đăng ký, xử lý văn
bản thông qua văn thư Bộ.
- Việc theo dõi càng gặp khó khăn hơn khi chưa thể hiện được yêu cầu, thời
gian phải hồn thành xử lý cơng việc để cùng trong văn bản.
Ví dụ: chuyên viên Tổng hợp chưa cập nhập được hạn trả lời của văn bản
hoặc hạn trả lời của lãnh đạo Bộ đối với các văn bản chuyển cho các đơn vị xử lý.
( Lưu đồ quá trình soanjthaor và ban hành văn bản xem phụ luc 06)
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phịng trong
việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn
SV: Lê Thị Phượng

21
Lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Do đặc thù là một Bộ lớn cơ quan Bộ có nhiều đơn vị được sáp nhập từ 04
Bộ: Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm, Bộ Lâm nghiệp, Bộ Thủy lợi
và Bộ Thủy sản nên khối lượng và trách nhiệm công việc tương đối nặng nề nên
lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo Văn phòng rất quan tâm và chú trọng đến cơng
tác hành chính, văn thư.
Trách nhiệm của chánh Văn phịng Bộ:
- Xem xét tồn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo cho lãnh đạo Bộ về những việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được Bộ trưởng giao và ký
những văn bản do Văn phịng hoặc phịng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Chỉ đạo Phó Chánh Văn phịng Bộ phụ trác cơng tác hành chính, văn
thư, lưu trữ thực hiện các công việc về văn thư như:
+ Xử lý các văn bản đến hàng ngày của Văn phịng Bộ như: tiếp nhận
cơng văn, văn bản đến từ văn thư nội bộ; đọc, phân loại công văn, văn bản đến;
dự thảo phân công, xử lý công văn, văn bản đến; trình Chánh Văn phịng Bộ xử
lý những công văn, văn bản vượt phạm vi quyền hạn; chuyển cho văn thư nội bộ
chuyển công văn, văn bản đến các cá nhân và đơn vị thực hiện theo phân cơng.
+ Tham mưu cho Chánh Văn phịng Bộ về các nội dung liên quan đến
công tác văn thư như: kiểm duyệt cơng văn, giấy tờ do Phịng Hành chính gửi
Chánh Văn phịng Bộ duyệt; góp ý dự thảo văn bản liên quan đến cơng tác văn
thư;…
- Chỉ đạo Trưởng phịng Hành chính và Phó Trưởng phịng Hành chính
phụ trách cơng tác văn thư điều hành trực tiếp công tác văn thư: đôn đốc, hướng
dần và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư đối với
các đơn vị thuộc Bộ;đôn đốc việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ,

công chức trong phòng.
SV: Lê Thị Phượng

22
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác văn thư.
Chánh Văn phịng đã thường xun đơn đốc và kiểm tra đột xuất cơng tác
văn thư tại phịng Hành chính. Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo từ phía lãnh đạo văn
phịng mà cơng tác văn thư tại cơ quan đã tiến hành một cách thông suốt và đảm
bảo đúng quy định của nhà nước và quy định chung của cơ quan.
2.1.3. Lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành
các văn bản về công tác văn thư
- Văn bản số 1521/BNN-VP ngày 4/6/2007 về việc triển khai thực hiện
Chit thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ trướng Chính phủ trong ngành nơng
nghiệp và PTNT;
- Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông
nghiệp và PTNT (ban hành kèm Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP ngày
28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT);
- Chỉ thị 1275/CT-BNN-VP ngày 12/5/2008 của Bộ trưởng về tăng cường
quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;
- Công văn số 572/BNN-VP ngày 06/3/2008 quy định tên viết tắt, ký hiệu
tên đơn vị trong văn bản hành chính của Bộ;
- Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ (ban hành
kèm quyết định số 1798/QĐ-BNN-VP ngày 25/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Nông
nghiệp và PTNT sửa đổi, bổ sung các quy chế của Bộ);
- Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản của Bộ (ban hành kèm

quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 03 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT);
- Công văn số 4326/BNN-VP ngày 5/9/2012 về việc kiểm tra công tác xây
dựng, ban hành và quản lý văn bản tại đơn vị trực thuộc Bộ.
2.3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn
Công tác lưu trữ là việc thu thập, lựa chọn, và lưu giữ lại các văn bản, hồ
sơ, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
SV: Lê Thị Phượng

23
Lớp QTVP K7A