Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ hải MINH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I............................................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA..........................................................................................3
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH............................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO
CÔNG NGHỆ HẢI MINH...................................................................................................................3
1.Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh......................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh................................................................................................................................4
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................4
2.2. Mục tiêu, phương châm hoạt động.........................................................................................4
2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh...................................5
2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm:...............................................................................5
2.5. Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.......................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH
CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH.............................6
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động
Hành chính văn phòng....................................................................................................................6
1.1.Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng.. 6
1.2.Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ
Hải Minh.........................................................................................................................................7
1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh................................................................................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp........................................................................9
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH...................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng...................................................................................13

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty........................................................13
1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan.................................14
1.3. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh..............................................................................................................................14
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.......15
2.Khảo sát về công tác Văn thư.....................................................................................................16
2.1.Mô hình tổ chức Văn thư công ty...........................................................................................16
2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc chỉ đạo thực hiện công tác
Văn thư của công ty......................................................................................................................16
3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp................18
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ:...........................................................................18
3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ:...........................................................................................18
3.3.Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ:.........................................................................................18
3.4.Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ:.............................................................................19
PHẦN II.........................................................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG
NGHỆ HẢI MINH...........................................................................................................................22
CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM
CỦA CÔNG TY................................................................................................................................23
CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY.........................29

CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ” CỦA CÔNG TY...........................................47
CHỦ ĐỀ 4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ
HẢI MINH......................................................................................................................................53
CHỦ ĐỀ 5. XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO CÔNG TY........................................55
CHỦ ĐỀ 6. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG
TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM...................................................................................................57
PHẦN III........................................................................................................................................57
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................................................................................................58
I.Đánh giá chung về công tác Hành chính Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh.............................................................................................................................................58

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II.Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng...................................................59
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................................62
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................................................1

PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta đã biết hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động đặc
biệt quan trọng trong đời sống xã hội.Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và
chấp hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa lãnh đạo với các
nhân viên trong nội bộ cơ quan. Do đó bộ máy giúp việc hành chính trong cơ
quan là vô cùng quan trọng, là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Trong mục
tiêu đào tạo con người thì việc đào tạo cán bộ, công nhân viên trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng thiết yếu bởi đó là
nguồn nhân lực lâu dài giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt
các nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ, các thủ tục Hành chính, hoạt động
giao tiếp, đối nội, đối ngoại; các quy chế làm việc, công tác hậu cần, quản lý cơ
sở…. trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Để thực hiện mục tiêu đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong
những trường đào tạo cán bộ trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên
nghiệp chính quy, tại chức các chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Quản trị văn
phòng, Quản lý văn hóa, Văn thư - Lưu trữ, Thư ký văn phòng, Hành chính văn
phòng, Thông tin thư viện, Dịch vụ pháp lý, Hành chính học, Tin học nhằm đào
tạo, cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đáp
ứng được cả trình độ lẫn chuyên môn cho sinh viên sau khi tốt nghiệp.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” đồng thời gắn nhà trường
với xã hội, lý luận và thực tiễn đối với các chuyên ngành hệ cao đẳng; nhà
trường có tổ chức một kỳ thực tập cho sinh viên nhằm nâng cao chất lượng, trau
dồi kiến thức còn thiếu cho sinh viên trong quá trình thực tập tại trường để sau
khi ra trường sinh viên có kiến thức để áp dụng thực tế vào công việc cụ thể.
Nhằm tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ, nhân viên
trong cơ quan tổ chức nơi thực tập, trên cơ sở những lý thuyết đã học trong nhà
trường về chuyên ngành Quản trị văn phòng áp dụng vào thực tế để rèn luyện
khả năng nghiệp vụ quản lý Hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã học.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện theo Quyết định số: /QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng 3 năm 2015 của Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc Quyết định cử sinh viên đi thực
tập tốtnghiệp. Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc cơ quan thực tập,
em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh.Trong quá trình thực tập em đã được học hỏi và đúc rút được rất nhiều
kinh nghiệm làm việc, tạo cho em có được những kiến thức, hành trang cần thiết
cho quá trình làm việc sau này. Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc
cơ quan thực tập, em đã đến thực tập tại Công ty từ ngày 09 tháng 3 năm 2015
đến ngày 29 tháng 4 năm 2015; trên cơ sở làm việc thực tế được sự hướng dẫn
tận tình của chị Trần Thị Loan – Cán bộ phòng Hành chính Tổng hợp giúp em
hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian thực tập tại Công ty.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong nội
dung báo cáo em xin đề cập đến công việc trong phạm vi hoạt động cụ thể của
từng bộ phận trong phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty, đặc biệt là công
tác Quản trị văn phòng, nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ. Đây bcungx là nơi em
được tiếp xúc với công việc thực tế nhiều nhằm đưa lại một cái nhìn tổng thể ,
khái quát về chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của hoạt động Văn phòng đối với các
cơ quan nói chung và đối với Công ty nói riêng.
Em xin trân thành cảm ơn các thầy(cô) trong Trường Đại học Nội vụ, các
thầy(cô) trong Khoa Quản trị Văn phòng; các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ
phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập
tại công ty và nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập;
đã cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo

thực tập này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng và có sự chuẩn bị khá kỹ nhưng vẫn
không thể tránh khỏi những thiếu sót; em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của các thầy(cô) trong nhà trường và khoa Quản trị văn phòng để bài báo
cáo này được hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn.
Sinh viên
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hoàng Thị Phượng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ
HẢI MINH
- Tên giao dịch Tiếng Anh: Hai Minh transfer technology joint stock
company.
- Trụ sở giao dịch: Số 8b ngõ 21 tổ 8 đường Giáp Bát, phường Giáp Bát,
quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Văn phòng: Số 42/21 chợ Mễ Trì Hạ, phường Mỹ Đình, quận Từ Liêm,
thành phố Hà Nội;

- Mã số doanh nghiệp: 0106540083;
- Số điện thoại cơ quan:
- Fax: 0437858973;
- Website:
- Email:
- Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh được thành lập và
bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 14 tháng 5 năm 2014. Là một trong những
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm về sản xuất công nghiệp, nông nghiệp,
điện máy trong văn phòng; với đội ngũ kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, được cấp
chứng chỉ đào tạo chuyên ngành cùng sự trang bị về phương tiện, vật chất kỹ
thuật hiện đại đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của thị trường và người tiêu dùng;
- Các ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty:
+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
+ Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến
máy vi tính;
+ Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong các cửa hàng chuyên doanh;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp;
+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông;
+ Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự,
đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh;

+ Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác;
+ Lắp đặt hệ thống điện;
+ Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí;
+ Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình;
+ Sửa chữa thiết bị nghe nhìn, điện tử gia dụng.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng, nhiệm vụ chính của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ
Hải Minh là kinh doanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh. Chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn chính của công ty là:
- Phải tính toán cân đối trong việc ký kết hợp đồng với các công ty đối
tác liên kết kinh doanh;
- Tư vấn lập dự án thiết kế, giám sát, quản lý dự án thi công các công
trình kỹ thuật dân dụng;
- Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm;
- Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất và cung cấp bảng thông tin
điện tử, máy tính, thiết bị ngoại vi;
- Thực hiện các hợp đồng mua bán điện tử dân dụng, các thiết bị máy
công nghiệp, nông nghiệp với các công ty phân phối kinh doanh;
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán;
- Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng;
- Tham gia vận hành thị trường thiết bị nội bộ, thị trường phat triển thiết
bị cạnh tranh.
2.2. Mục tiêu, phương châm hoạt động
Với tình hình phát triển của xã hội, việc xây dựng và phát triển thị trường
cung ứng thiết bị ngoại vi, phần mềm điện tử, đồ dùng dân dụng nhằm mục tiêu
chiến lược:
- Đáp ứng được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn;
- Tăng hiệu quả sản xuất;

- Tăng quyền lựa chọn mua bán cho khách hàng;
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc công nghiệp, thiết bị điện
tử, phần mềm ổn định, tin cậy và chất lượng;
- Phát triển bền vững, phát triển qua từng cấp độ tăng dần tính cạnh
tranh.
2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh
- Hoạt động đoàn thể: Toàn thể công nhân viên trong công ty phải thực
hiện có hiệu quả các phong trào thi đua nhằm khơi gợi ý thức trách nhiệm lao
động sáng tạo của từng cá nhân, phát huy tính sáng tạo và sức mạnh tập thể góp
phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao và nhiệm vụ đơn vị của Công ty.
Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, chống tham nhũng và các tệ nạn xã hội.
- Các hoạt động chung: Song song với các phong trào thi đua trong lao
động sản xuất công ty còn tổ chức các hoạt động tham quan dã ngoại, thể dục
thể thao nhằm nâng cao sức khỏe; đồng thời tạo cơ hội giao lưu, học hỏi tăng
tính đoàn kết giữa các công nhân viên chức trong công ty.
- Hoạt động giao lưu hợp tác Quốc tế: Công ty đã cử các đoàn cán bộ
quản lý, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đi làm việc, tham quan khảo sát, đào tạo
và chuyển giao công nghệ, trao đổi kinh nghiệm về mô hình tổ chức, mô hình thị
trường trong nước và nước ngoài.
2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm:
+

Giám đốc;
Giúp việc cho Giám đốc có Phó Giám đốc;
Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn nghiệp vụ:
Phòng Hành chính Tổng hợp: Tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty

trong công tác tổ chúc Hành chính cơ quan.
+ Phòng Tài chính kế toán: Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo, điều
hành công tác Tài chính Kế toán, tổng hợp kết quả kinh doanh và hoạch toán
kinh tế;
+ Phòng Kiểm soát chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm sản xuất
kinh doanh, thống kê kết quả hoạt động trong từng lĩnh vực;
+ Phòng thiết kế: Đảm nhận việc thiết kế các mẫu sản phẩm để đưa vào
sản xuất;
+ Xưởng lắp rap;
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đội thi công xây lắp công trình;
+ Kho vật tư.
2.5. Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh
(Phụ lục 1 kèm theo)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG

TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành
chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng.
1.1. Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt
động Hành chính văn phòng.
Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) là bộ máy không thể thiếu
được trong một cơ quan, tổ chức; ở đó nhân viên Văn phòng có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là
bộ máy giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn thể cơ quan, tổ chức.
Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan, tổ chức:
+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt và
tổ chức thực hiện kế hoạch;
+ Tham mưu trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác Văn thư –
Lưu trữ;
+ Tham mưu trong việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại,
giao tiếp với khách hàng….
+ Tham mưu trong việc tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các
đơn vị đoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến….
+ Tham mưu trong việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan duyệt
ban hành;
+ Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần,
tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch. Điều phối các
hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Tổ
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan.
+ Đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện đi lại,
công cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân. Tu sửa nâng cấp cơ sở hạ tầng,
mua sắm bảo dưỡng các trang thiết bị, điều hành phương tiện đi lại cho lãnh đạo
và cán bộ trong cơ quan; quản lý, điều phối hoạt động tài chính cho văn phòng
cơ quan.
1.2. Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ
phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc
cho hoạt động của công ty và lãnh đạo công ty. Phòng Hành chính tổng hợp có
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn công ty,
điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các Phòng, Ban chuyên môn. Đảm
bảo đầy đủ các điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của Công ty.
- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phí
hoạt động và mở tài khoản riêng tại Ngân hang Nhà nước theo quy định;
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, quản lý về các
lĩnh vực:
+ Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, đối ngoại, Lễ Tân, Khánh tiết
và công bố lịch công tác trên cơ sở yêu cầu;
+ Quản lý công tác thi đua, công tác tuyên truyền và quan hệ công chúng;
+ Xây dựng và giáo dục truyền thống, văn hóa doanh nghiệp trong Công
ty và công tác quan hệ Quốc tế.
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty
cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh
Phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh là bộ máy tham mưu tổn hợp, hành chính quản trị, giúp việc và

đảm bảo hậu cần cho toàn thể công ty:
- Trình ban Giám đốc Công ty chương trình làm việc, kế hoạch công tác
tuần, tháng, quý, năm của Công ty. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Công ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối
hợp giữa các Phòng, Ban theo đúng quy chế làm việc của Công ty và quy định
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành của công ty theo quy định của pháp luật. Thực hiện công
tác thong tin, báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của Công ty;
- Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo gửi tới công
ty. Thực hiện rà soát, ghi số và phát hành tài liệu, công văn, quyết định (do các
Phòng soạn thảo) từ công ty đến các cơ quan, đơn vị khác; đảm bảo theo đúng
thủ tục Hành chính theo quy định của Nhà nước, Công ty và Pháp luật;
- Xây dựng và duyệt các Quy định thể thức trình văn bản; Quy định quản
lý và xử lý văn bản; Quy định quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi – đến
của Công ty theo quy định hiện hành;
- Theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban trong Công ty về việc soạn thảo,
chuẩn bị các đề án được phân công, phụ trách;
- Bố trí chỗ làm việc, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ
mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách đến làm
việc với Công ty, đại biểu về dự hội nghị, hội thảo và các lớp đào tạo do Công ty
tổ chức;

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, xây dựng kế hoạch
bồi dưỡng nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật. Phối hợp cùng các Phòng, Ban
kiểm tra tổ chức thi nâng bậc cho công nhân kỹ thuật;
- Lập chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của công ty và của
lãnh đạo Công ty;
- Thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, khám sức khỏe định kỳ cho cán
bộ, viên chức trong Công ty; cấp phát thuốc đối với các bệnh thông thường;
- Thực hiện công tác quản trị của Công ty bao gồm: quản lý trụ sở làm
việc, các trang thiết bị, dụng cụ làm việc và phương tiện đi lại của Công ty.
Quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng, quản lý mọi tài sản khác của Công ty;
- Tổ chức, quản lý công tác an ninh trật tự, bảo vệ tài sản trong phạm vi
trụ sở của Công ty. Thực hiện các quy định của chinhd quyền địa phương nơi
công ty đóng trụ sở, thay mặt lãnh đạo Công ty làm việc vói chính quyền địa
phương để giải quyết những công việc có lien quan;
- Lập kế hoạch, tổ chức mua sắm và cấp phát các phương tiện, dụng cụ
làm việc, trang bị bảo hộ lao động. Tổ chức quản lý kiểm kê định kỳ, thanh xử
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý vật tư thiết bị và tài sản trong Công ty theo quy chế hiện hành;
- Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, miễn
nhiêm, nâng lương cán bộ theo phân cấp của Công ty và quy định của Nhà nước;
- Trưởng phòng thừa lệnh Giám đốc Công ty ký các văn bản liên quan
đến giấy đi đường, giấy giới thiệu… và các văn bản khác có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của của Văn phòng.

- Thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì;
- Theo dõi, đôn đốc các phòng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo Công
ty giao phó;
- Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp.
(Phụ lục 2 kèm theo)
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ
Hải Minh bao gồm:
• Trưởng phòng;
• Phó phòng;
• Chuyên viên Văn phòng.
- Chức trách của từng cá nhân trong Văn phòng:
+ Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp: là người lãnh đạo mọi hoạt
động của phòng, thực hiện các nhiệm vụ của Phòng theo đúng pháp luật của nhà
nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:
• Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;
• Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các
Phòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp;
• Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một số
công việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giáy đi
đường, giấy mời dự họp…. Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giám
đốc ký ban hành;
• Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác
Văn thư – Lưu trữ;
• Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn
phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công
chức, viên chức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao trình độ cho cán bộ, nhân viên trong phòng.
+ Phó phòng Hành chính Tổng hợp:
• Phụ trách hành chính, giúp Trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật
chất phục vụ cho hoạt động của Công ty;
• Thay Trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty,
thực hiện nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng;
• Giúp Trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở hạ
tầng, nơi làm việc, trang thiết bị, tài sản cho các Phòng, Ban đổi mới khang
trang trụ sở làm việc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả;
• Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình
Giám đốc phê duyệt;
• Được Trưởng phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết, ký
thay Trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho hoạt động của Công ty và ban Giám đốc;
• Theo dõi quản lý về hoạt động y tế chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công
nhân viên, công tác thi đua khen thưởng.
+Chuyên viên phòng Hành chính Tổng hợp:
• Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân
công theo dõi;
• Chịu trách nhiệm cá nhân trước Ban Giám đốc, Trưởng phòng và trước
pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ chất lượng, hiệu quả công việc được giao;
• Giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức quản lý, tiếp nhận giấy tờ, công
văn đi – đến theo đúng thể thức quy định và nhanh chóng chuyển đến người có
trách nhiệm giải quyết. Thực hiện công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ,

thực hiện nghiêm tuc quy chế bảo mật. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm
bảo thể thức văn bản của Công ty khi phát hành và văn bản của các Công ty
khác khi gửi đến Công ty;
• Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản
lý sử dụng con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;
• Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công
ty;

• Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế

làm việc của công ty.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP
Chức danh
Bộ phận
Cán bộ quản lý trực tiếp
Thời gian làm việc
Ngày nghỉ

Trưởng phòng
Phòng Hành chính
Giám đốc

Hành chính
Chủ nhật, ngày lễ theo quy định của
pháp luật

I. MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC:
Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính của
Công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đối
tác và tổ chức bên ngoài công ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
II. CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
1. Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty.
2. Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
3. Chỉ đạo công tác Văn thư - lưu trữ và quản lý thong itn nội bộ trong
công ty.
4. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng
công ty; Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản, trang thiết bị của Công ty.
5. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về trất tự an
toàn lao động, vệ sinh an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
6. Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực hành chính.
7. Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
8. Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
9. Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính.
10. Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân
viên trong phòng.
11. Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
12. Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên
trong phòng.
13. Giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận khác dựa trên
nội quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành.
14. Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ
thị của Ban Giám đốc, nhà nước để nhân viên trong công ty thực hiện.
15. Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
16. Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng
Hành chính.
17. Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến
các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiên theo đúng nội
dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
1. Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ công ty được
quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định.
2. Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát.
3. Công tác y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnh
được đầy đủ.
4. Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn định,
phát hiện và sửa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định.
5. Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, chế độ báo cáo của phòng.

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng
1.1. Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc
thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần
trong công ty.
1.1.1. Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:
- Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận tham mưu giúp việc cho thủ
trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập xử lý thông
tin hôc trợ cho các hoạt đọng quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở
vật chất kỹ thuật toàn bộ hoạt động của cơ quan.
- Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin đề từ đó tổng hợp, báo
cáo. Thực hiện vai trò tư vấn cho Giám đốc về nội dung và thể thức của văn bản.
Ghi chép, quả lý hồ sơ, tài liệu cho các phiên họp;
- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết các văn bản, giấy tờ.
Quản lý tổ chức công tác nhân sự trong nội bộ Công ty;
- Giữ vai trò trong việc tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, xử lý và
tổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo nguồn thông tin chính xác,
tin cậy.
Ví dụ:
Giám đốc ban hành Quyết định về công tác thi đua khen thưởng thường

kỳ, phòng Hành chính Tổng hợp sẽ có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo lấy
đề xuất của bộ phận phụ trách về nhân sự và lập danh sách 03 nhân viên xuất sắc
nhất để khen thưởng.
1.1.2. Vai trò trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
- Giúp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác Lễ tân phục vụ trong hội
nghị, hội họp;
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tu sửa cơ sở
vật chất kỹ thuật, phương tiện đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế bảo vệ sức khỏe cho cán bộ, công
nhân viên; đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty.
- Tổ chức các cuộc hội họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cho
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo. Giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trình công tác để
tiến hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc chồng chéo, theo dõi
các đơn vị thực hiện kế hoạch.
Ví dụ:
Khi công ty có cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợp phải
chuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinh phí, tài
liệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ,… cho cuộc họp.
1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ
quan
(Phụ lục 04 kèm theo)
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan. Các chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan cần phải chuẩn bị
trước một cách cẩn thận và chu đáo.
1.3. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công
ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
- Chương trình công tác thường kỳ là văn bản của Công ty nó thể hiện các
mục tiêu đề ra các phương pháp để hoàn thiện mục tiêu đó. Chương trình công
tác thường kỳ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty.
- Nó giúp cho thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó
cơ quan sẽ hoạt động tốt hơn. Chương trình công tác phải phù hợp với khả năng
chuẩn bị và thời gian chuẩn bị.Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự
phòng việc đột xuất.
- Quy trình xây dựng Công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyển
giao Công nghệ Hải Minh được thực hiện như sau:
+ Thu thập và xử lý thông tin: thu thập các thông tin từ các chủ trương,
chính sách của Nhà nước; các thông tin từ các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc
Công ty và các thông tin từ nguồn thực tế của công ty.
+ Xử lý thông tin;
+ Xây dựng bản thảo;
+ Lấy ý kiến đóng góp từ các văn bản gửi đến từ các đơn vị trong Công
ty;
+ Chỉnh sửa bản thảo;
+ Trình Trưởng phòng duyệt;
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Trình Giám đốc Công ty ký, ban hành.
=>Đánh giá:
• Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh nhìn chung là tương đối phù
hợp với quá trình hoạt động của Công ty và tình hình phát triển chung của xã
hội, việc xây dựng chương trình công tác đã tạo tiền đề thúc đẩy cho sự phát
triển của công ty. Chương trình công tác thường kỳ giúp công ty xác định được
mục tiêu phương hướng, mục đích để triển khai công việc cụ thể, giúp công ty
tăng tính chủ động giảm bị động trong công việc. Phối hợp cho việc hoạt động
giữa các phòng , ban chức năng trong công ty và sự quản lý chỉ đạo của giám
đốc.

• Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cơ bản như

các công việc được đưa vào chương trình công tác thường kỳ vẫn còn đôi chút
chồng chéo, các thông tin thu nhập để xây dưng báo cáo thường kỳ vẫn chưa
hiệu quả cụ thể và vẫn còn trùng lặp, nhiều công việc vẫn còn tồn đọng chưa
giải quyết xong.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công
ty
(Phụ lục 03 kèm theo)
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao
Công nghệ Hải Minh.
Công tác tổ chức Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà
nước, là một khâu quan trọng của nghiệp vụ Hành chính. Đó là một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp thực hiện
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền
theo quy định của pháp luật.
Công tác tổ chức cuộc họp được phòng Hành chính Tổng hợp chuẩn bị
chu đáo, lập Kế hoạch trình Giám đốc phê duyệt.

Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với các phòng, ban
có liên quan để chuẩn bị cho cuộc họp; chuẩn bị các tài liệu có liên quan, chuẩn
bị các cơ sở vật chất kỹ thuật trong các cuộc họp, chương trình Đại hội.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác Văn thư
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư công ty
Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước. Công tác Văn
thư là bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ
quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc
vào công tác Văn thư làm tốt hay không. Vì vậy công tác Văn thư trong cơ quan,
các tổ chức ngày ngày được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công tác quản
lý hành chính Nhà nước, công tác Văn thư là một trong những trọng tâm được
tập trung đổi mới.
Công tác Văn thư của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh
được đặt dưới sự quản lý Phòng Hành chính Tổng hợp với mục đích nâng cao
hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu
cầu thực tế của Công ty, công tác Văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, giám
sát, đôn đốc của lãnh đạo và trưởng phòng Hành chính Tổng hợp đã làm tốt
công tác này.
Công tác văn thư được tổ chức dưới hình thức tập trung, tất cả văn bản
đến văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận Văn thư công ty, sau đó cán bộ
văn thư sẽ làm các khâ nghiệp vụ như tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản…

(đối với văn bản đến), xin chữ ký, đóng dấu…(đối với văn bản đi).
Trong quá trình hoạt động Công ty đã ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo, hướng dẫn công tác Văn thư, đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này. Thực hiện
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính.
2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty.
Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý của phòng Hành
chính Tổng hợp và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc.
Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan
trọng để thiết lập thể chế nền hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý,
chỉ đạo điều hành công việc của công ty. Những văn bản quy định về những vấn
đề lớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do Giám đốc
công ty ký văn bản hoặc Phó Giám đốc ký thay khi được Giám đốc công ty ủy
quyền.
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉ
đạo nhân viên trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dung
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

như: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan chủ quản, số ký hiệu, Địa danh… Thực
hiện tốt việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban
hành; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty phải thực hiện theo
đúng thẩm quyền quy định, tránh tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quả lý văn bản đến – văn bản
đi của cơ quan theo đúng hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18/07/2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản
lý văn bản đi – đến. Việc quản lý và giải quyết văn bản của Công ty, Văn phòng
và các đơn vị khác luôn được bảo quản tốt, đúng quy trình; đảm bảo đúng về
thẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản trước khi ký ban hành đáp ứng phù
hợp với nhu cầu công việc.
- Quản lý con dấu: được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con
dấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ cồn an
và ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị
định số 58. Con dấu của công ty được cất giữ cẩn thận trong cũng như goài giờ
làm việc, dấu được để trong ngăn kéo đặt trong tủ và khóa chắc chắn.
- Lập hồ sơ hiện hành: Mặc dù đã được lãnh đạo văn phòng hướng dẫn
về cách lập hồ sơ nhưng một số phòng, ban vẫn chưa thực hiện tốt.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
=>Đánh giá: Nhìn chung trong quá trình thực hiện việc quản lý, chỉ đạo
công tác Văn thư trong Công ty đã được tổ chức thực hiện rất tốt. Tuy nhiên để

công tác Văn thư trong cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,
đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn nữa.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng
Hành chính Tổng hợp.
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được Giám đốc và
lãnh đạo văn phòng rất quan tâm. Để bảo quản tài liệu được tốt và thuận tiện cho
việc tra tìm tài liệu, lãnh đạo cơ quan có quy định trong bản Nội quy, quy chế
chức năng nhiệm vụ phân cấp quản lý và chế độ làm việc của Công ty yêu cầu
tại các phòng ban lưu trữ văn bản, tài liệu của đơn vị mình một cách cẩn thận.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ:
Công tác Lưu trữ của Công ty cổ phần chuyển giao Công nghệ Hải Minh
được tổ chức dự theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của
Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp. Tài liệu trong Công ty chủ yếu là tài liệu
sản sinh trong quá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ;
tài liệu chủ yếu là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ của
Công ty.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo một
phương án phân loại. Công ty lựa chọn phương án chỉnh lý: “thời gian – mặt
hoạt động”.
Các bước chỉnh lý tài liệu được Công ty tiến hành như sau:
- Phân chia tài liệu chỉnh lý;
- Lập hồ sơ;
Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gài
gắn vào hồ sơ. Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thức
vào bìa hồ sơ; nội dung trên bìa hồ sơ phải được ghi rõ: Tên phông lưu trữ, tên
đơn vị tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì, thời
hạn bảo quản, số lưu trữ, sắ xế tài liệu trên giá tủ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ:
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảo quản tài liệu lưu trữ là biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi
thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc
rất quan trọng và cần thiết cần thiết nhằm tránh cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát.
Ở công ty tài liệu sau khi được sắp xếp xong thì Trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp có trách nhiệm giao cho chuyên viên văn phòng bảo quản tài
liệu vào cặp, hộp hồ sơ để trên giá hoặc tủ. Đối với những tài liệu quan trọng thì
phải bảo quản cẩn thận và đưa vào tủ khóa lại tránh tình trạng mất mát, lạc hồ
sơ. Ngoài ra, để bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ thì công ty cần có những
thiết bị chuyên dụng, thiết bị phòng cháy nổ, thiết bị chống ẩm mốc…
3.4. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp các thong tin từ Tài
liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử
và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của lưu trữ nhằm biến những thông tin trong quá
khứ thành tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa,
khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán
bộ trong và ngoài công ty. Những sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện và chấp
hành đúng nội quy và chỉ được khai thác những tài liệu liên quan đến công tác
nghiên cứu của mình. Cán bộ ngoài cơ quan khi đến khai thác tài liệu thì phải có
giấy giới thiệu của người có thẩm quyền.
=>Nhận xét và giải pháp kiến nghị về công tác Văn thư Lưu trữ của

Công ty:
Trong quá trình được thực tậ tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưu
trữ của công ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đang
dần đi vào nề nếp.Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị của
cấp trên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trách nhiệm cao
và có trình độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư Lưu
trữ ngày càng đi vào nề nếp ổn định.
Bên cạnh đó em cũng xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý và nhận xét về
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty như sau:
+ Ưu điểm:
• Nhận thức rõ về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác Văn thư
lưu trữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác Văn thư Lưu trữ một cách
thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp;
• Công ty đã có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ,
đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo
phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong
những năm tiếp theo;
• Đội ngũ cán bộ Văn thư Lưu trữ đã được quan tâm và được bồi dưỡng
nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách nhiệm trong
công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng;
• Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã xây dựng
các quy chế xử lý công tác quản lý Văn thư Lưu trữ theo đúng quy định của nhà

nước và quy định của Cục Văn thư Lưu trữ của Nhà nước.
+ Hạn chế:
• Mặc dù công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty đã được thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước, xong vẫn còn những hạn chế sau:
- Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để bảo quản Tài
liệu lưu trữ, nhất là việc khôi phục tài liệu, nghiên cứu xử lý những sự cố đối với
kho lưu trữ tài liệu;
- Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệu
giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất
lượng;
- Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng tham
gia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên khong thể làm được các bước theo
yêu cầu nghiệp vụ;
- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khó
khăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có
trong kho lưu trữ;
- Việc hiện đại hóa công tác Văn thư Lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụng
công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hồ sơ tài liệu nhưng vẫn còn gặp
những khó khăn nhất định.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và năm
của Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ”
3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở”
4. Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan.
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại.
6. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phần
Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C