Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
PHẦN I...............................................................................................................................2
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA.................................................................2
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................2
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO
ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................................2
1. Khái quát về Bộ...............................................................................................................2
2. Chức năng.......................................................................................................................2
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.........................................................................2
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................2
3.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................................5
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.......................................5
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:.............................................................................................................5
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:.......................................6
3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước...................................................6
3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ:................................................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao độngThương binh và Xã hội.......................................................................................................9
1. Chức năng.......................................................................................................................9
2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH..............................................................11
4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.................................................................11
III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phịng Hành chính................................13
1. Chức năng.....................................................................................................................13
2. Nhiệm vụ.......................................................................................................................13
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự............................................................................................13

IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.14
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng.......................................................................14
1.1. Vai trị của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp , giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh và Xã hội................................14
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp..............................................................................15
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần của văn phịng..........................................17
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của cơ
quan...................................................................................................................................18
1.2.1. Khái qt về chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ...........................................18
1.2.2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ.................19
1.2.3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế..........................................................................19
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội.....................20
1.3.1. Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm các bước sau:....................................................20
1.3.2. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Đại hội:.................................................................20
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo Bộ.............................................20
1.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác.................................................................................21
1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác..........................................................................21
1.4.3. Sau chuyến đi công tác............................................................................................21

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
1.5. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa cơng sở
của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.........................................................................22
2. Khảo sát về tình hình cơng tác văn thư.........................................................................23

2.1 Tìm hiểu về mơ hình tổ chức Văn thư của cơ quan....................................................23
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư
tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội..........................................................................25
2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng........................................................................25
2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ...........26
3. Khảo sát về tình hình cơng tác lưu trữ..........................................................................28
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................28
3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................................28
3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................28
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................28
3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................28
3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã
hội trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cử cơ quan..................................................29
3.2.1. Trách nhiệm của Bộ trưởng....................................................................................29
3.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ...................................................................30

Phần II................................................................................................................31
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................31
1.Xây dựng bộ mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm........................31
1.1Xây dựng lịch công tác tuần của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội......................31
1.2. Kế hoạch công tác năm của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội...........................33
2.Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội.....................33
3.Quy chế “ Văn hố cơng sở “ của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội......................33
4.Quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan.........................................................................33
5.Mơ hình văn phịng hiện đại của Bơ..............................................................................36
PHẦN III...........................................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT..............................................................................................38
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG
CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.......................................38

1.Ưu điểm..........................................................................................................................38
2.Hạn chế:.........................................................................................................................41
II. ĐỀ XUẤT:...................................................................................................................43
1. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản....................................43
2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.............................................43
3. Các giải pháp và đề xuất, kiến nghị khác......................................................................45
KẾT LUẬN.......................................................................................................................47
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................48
PHỤ LỤC............................................................................................................................1

PHỤ LỤC

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
LỜI CẢM ƠN
Nhằm trang bị cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng tiếp cận với thực tiễn
hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan Hành chính nhà nước để kiểm nghiệm kiến thức
đã học, có cái nhìn tổng thể về q trình hoạt động, cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của các cơ quan. Nhận biết được vị trí, vai trị và tầm quan trọng của cơng
tác văn phịng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước cũng như đối với
doanh nghiệp. Vì thế, Trường đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên ngành
Quản trị Văn phịng có đợt thực tập tốt nghiệp. Qua đợt thực tập này Em đã tiếp thu
được nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu để có thể hiểu rõ hơn về ngành học của
mình. Qua đây Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, đặc biệt là thầy cô trong khoa Quản trị Văn phịng đã giảng dạy nhiệt tình, có

những buổi đi thực tế đầy thú vị trong quá trình học giúp em có được những kiến thức
cơ bản để hồn thành tốt đợt thực tập này. Tơi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo
Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đặc biệt là các cơ, chú, anh, chị
làm việc tại phịng Hành Chính Văn phịng Bộ đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ tơi trong
q trình thực tập tại cơ quan, giúp tơi có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng
như nhận biết được trách nhiệm trong công việc của một nhân viên văn phòng sau này.
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu lên báo cáo này cịn có những hạn chế và thiếu
xót, Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy, cơ giáo.
Em xin chân thành cảm ơn....!
Hà nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Văn Khảm

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 1Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khái quát về Bộ
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nýớc trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá

trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 7 Bộ và cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội,
Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội
và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
2. Chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động,
tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã
hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có cơng, bảo trợ
xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phịng chống tệ nạn xã hội
(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội) trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực do Bộ quản lý
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12
năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 2Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
của Bộ đã được phê duyệt, các dự án, đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác
theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động,
người có cơng và xã hội.

2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các cơng
trình, dự án quan trọng về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; các
dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều
hành của Thủ tướng Chính phủ.
3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thơng tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền
quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực lao động, việc làm:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
b) Thống nhất quản lý về xuất khẩu lao động và chuyên gia, cấp và thu
hồi giấy phép hoạt động xuất khẩu lao động và chuyên gia.
6. Về an tồn lao động:
a) Chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ và
Thủ tướng Chính phủ.
b) Ban hành danh mục cơng việc nặng nhọc, độc hại, đặc biệt nặng nhọc,
độc hại; danh mục máy, thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động; quy định và hướng dẫn thủ tục đăng ký và kiểm định các loại
máy thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về lao động theo yêu cầu
của Bộ Luật Lao động;
c) Phối hợp với Bộ Y tế ban hành các loại danh mục bệnh nghề nghiệp;
d) Thống nhất quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo về tai nạn
xã hội;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 3Quản trị Văn phòng K7C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
7. Về dạy nghề:
a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các chính sách về dạy nghề,
tiêu chuẩn giáo viên dạy nghề và đề án quy hoạch mạng lưới cơ sở dạy nghề;
b) Ban hành điều lệ mẫu của cơ sở dạy nghề;
c) Thống nhất quản lý tiêu chuẩn cấp bậc này danh mục nghề đào tạo;
chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo; quy chế thi tuyển, quy chế cấp
loại văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp; đào tạo giáo viên dạy nghề, cán bộ cơ sở
dạy nghề đánh giá chất lượng nghề.
8. Về cơng tác thương binh liệt sỹ:
Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, chính sách chế độ ưu đãi đối với
người hoạt động cách mạng, liệt sỹ và gia đình liệt sỹ, thương binh, bệnh binh,
người hoạt động kháng chiến và người có cơng giúp đỡ cách mạng, quy hoạch
quy tập mộ, nghĩa trang liệt sỹ đài tưởng niệm và các cơng trình ghi cơng liệt sỹ
chỉ đạo việc kiểm tra nuôi dưỡng, điều dưỡng đối với thương binh, bệnh binh và
người có cơng với cách mạng, việc cung cấp chân tay giả, dụng cụ chỉnh
hình,các phương tiện trợ giúp khác cho thương binh và người có cơng.
9. Về bảo trợ xã hội.
a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chính sách xóa đói giảm nghèo,
cứu trợ xã hội, tổ chức và hoạt động các cơ sở xã hội.
b) Chỉ đạo kiểm tra tình hình thực hiện chính sách xóa đói giảm nghèo,
cứu trợ xã hội đối với người tàn tật, trẻ mồ côi trẻ lang thang người già cô đơn
không nơi nương tựa, người gặp thiên tai, lũ lụt, nạn nhân trong chiến tranh.
10. Về phòng, chống tệ nạn xã hội
Trình Thủ tướng Chính phủ chính sách và giải pháp phòng ngừa tệ nạn
mại dâm, cai nghiện ma túy, tổ chức và hoạt động của các cơ sở chữa trị cai
nghiện, quy hoạch cơ sở cai nghiện cho các đối tượng nghiện ma túy.

Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo
việ làm tái hòa nhập cộng đồng cho các đối tượng mại dâm và nghiện ma túy.
a) Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
b) Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 4Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
thuật vào lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội.
c) Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ
chế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động
– Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các
đơn vị trực thuộc Bộ.
d) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở
hữu phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ
quản lý theo quy định pháp luật.
e) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu
cực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh vã Xã hội.
f) Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
g) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế,chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương
binh và Xã hội ở địa phương.
h) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
được phân bố theo quy định của pháp luật.

3.2. Cơ cấu tổ chức
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh và Xã hội xem trong
phần Phụ lục I)
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:
- Bộ Trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền
- Thứ Trưởng: Huỳnh Văn Tí
- Thứ trưởng: Đào Hồng Lan
- Thứ trưởng: Nguyễn Thanh Hòa
- Thứ Trưởng: Nguyễn Trọng Đàm
- Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp
- Thứ Trưởng: Phạm Minh Huân
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 5Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
3.2.3. Tổ chức
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội gồm 18 ðõn vị thực hiện chức
nãng quản lý nhà nước và 07 ðõn vị sự nghiệp nhà nýớc trực thuộc Bộ.
- Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước bao gồm:
1. Vụ Lao động - Tiền lương

10. Cục Quản lý lao động ngoài nước

2. Vụ Bảo hiểm xã hội

11. Cục an toàn lao động

3. Vụ Hợp tác Quốc tế

12. Cục người có cơng

4. Vụ Bình đẳng giới

13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

5. Vụ kế hoạch tài chính

14. Cục Việc làm

6. Vụ Pháp chế

15. Cục Bảo trợ xã hội

7. Vụ Tổ chức cán bộ

16. Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em

8. Thanh tra

17. Tổng Cục dạy nghề

9. Văn phịng

18. Các Ban Quản lý lao động ngồi

nước

- Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước bao gồm:
1. Viện Khoa học Lao động và Xã hội;
2. Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng;
3. Trung tâm Thơng tin;
4. Tạp chí Lao động và Xã hội;
5. Báo Lao động và Xã hội;
6. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động – Xã hội;
7. Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam.
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:
3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
- Vụ Lao động tiền lương: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lao
động, tiền lương, tiền công, tranh chấp lao động và đình cơng trong khu vực sản
xuất, kinh doanh trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật;
- Vụ Bảo hiểm Xã hội: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo
hiểm xã hội ( bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện) trong
phạm vi cả nước;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 6Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
- Vụ Hợp tác quốc tế: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện, quản lý
thống nhất về hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao động, người
có cơng và xã hội;
- Vụ Bình đẳng giới: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về bình đẳng giới trong phạm vi cả nước;
- Vụ Kế hoạch – Tài chính: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý cơng
tác quy hoạch, kế hoạch thống kê, tài chính kế tốn, đầu tư xây dựng cơ bản,

chỉnh hình phục hồi chức năng và nghiên cứu khoa học của Bộ theo quy định
của pháp luật;
- Vụ Pháp chế: Có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bằng pháp luật về lao động, người có cơng và xã hội, tổ chức thực hiện
công tác xây dựng pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật kiểm tra việc thực
hiện pháp luật;
- Vụ Tổ chức Cán bộ: Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý và tổ chức thực
hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp luật;
- Thanh tra: Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và
thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lao động người có cơng và xã
hội trên phạm vi cả nước, thanh tra hành chính đối với cơ quan, tổ chức và cá
nhân thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ việc thực hiện chính sách pháp luật
nhiệm vụ của đơn vị phịng chống tham nhũng tiêu cực, tiếp cơng dân giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;
- Văn phịng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của Bộ, thực
hiện cơng tác hành chính văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Bộ;
- Cục Quản lý Lao động ngồi nước: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về người lao động đi làm việc ở nước ngoài
theo quy định của pháp luật;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 7Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP

- Cục An toàn Lao động: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về an toàn lao động, bảo hộ lao động trong phạm vi cả nước theo quy
định của pháp luật;
- Cục Người có cơng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực người có cơng trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật;
- Cục phòng, chống tệ nan Xã hội: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về phòng chống tệ nạn mại dâm, cai nghiện ma túy và phòng
chống HIV/AIDS… thuộc phạm vi trách nhiệm cuả Bộ trên phạm vi cả nước
theo quy định của pháp luật;
- Cục việc làm: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
việc làm, thị trường lao động, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật;
- Cục Bảo trợ xã hội: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về người tàn tật, người cao tuổi, trợ giúp các đối tượng bảo trợ
xã hội, giảm nghèo trong phạm vi cả nước;
3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ:
- Viện Khoa học Lao động và Xã hội: Có chức năng nghiên cứu chiến
lược và nghiên cứu ứng dụng các lĩnh vực: việc làm, lao động tiền lương, bảo
hiểm xã hội, an tồn lao động, người có cơng, bảo trợ xã hội và chăm sóc trẻ
em;
- Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng: Có chức năng điều trị chỉnh
hình, phục hồi chức năng, trang bị dụng cụ chỉnh hình và phương tiện, điều trị,
trợ giúp cho người có cơng và người tàn tật;
- Trung tâm thơng tin: Có chức năng tổ chức các hoạt động thông tin, ứng
dụng công nghệ thông tin và truyền thông phục vụ công tác quản lý nhà nước về
lĩnh vực lao động, người có công và xã hội của Bộ, ngành, cung cấp các dịch vụ
liên quan đến thông tin, ứng dụng công nghệ thơng tin theo quy định của pháp
luật;
- Tạp chí Lao động và Xã hội: Có chức năng thơng tin lý luận, nghiệp vụ,
tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 8Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
động, người có công và Xã hội;
- Quỹ bảo trợ trẻ em Việt Nam: Có chức năng vận dụng các nguồn tài trợ
trong nước và quốc tế để góp phần thực hiện mục tiêu bảo vệ, chăm sóc và giáo
dục trẻ em;
- Báo Lao động Xã hội: Cơ quan ngôn luận thuộc Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội có chức năng tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao động, người có cơng và xã hội;
- Trường Đào tạo - Bồi dưỡng cán bộ cơng chức Lao động Xã hội: Có
chức năng đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ công chức cho Bộ.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 của Bộ trưởng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ, Văn phịng Bộ có những chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
1. Chức năng
Văn phòng Bộ LĐTBXH là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ
trưởng theo dõi, đơn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác của Bộ; thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý
cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều
kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Bộ LĐTBXH có các nhiệm vụ quyền hạn sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng tuần của
Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác đã được Bộ duyệt;
- Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, ngành, các
tổ chức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính
phủ;
- Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 9Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị hành chính; phục vụ
hoạt động chỉ đạo, điều hành cơng việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ;
- Tổ chức chỉ đạo và thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ
sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị
thuộc Bộ, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của
Nhà nước; quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện Bộ;
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan:
quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
- Tổ chức thực hiện cơng tác phịng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt;
phòng chống dịch bệnh và công tác y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác
dân quân, tự vệ cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy
quân sự cơ quan Bộ;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt

động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;
- Về Thi đua – Khen thưởng:
+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện cơng tác thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ
niệm chương vì sự nghiệp Lao động, Thương binh và xã hội; xét tặng các danh
hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;
+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các
danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả khen
thưởng thành tích kháng chiến);
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của
Bộ và cơ quan ngang Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành; giúp Bộ theo
dõi và tổ chức cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các
tổ chức và cá nhân theo quy định của Nhà nước và của Bộ. Chủ trì, phối hợp với
các đơn vị liên quan duy trì hoạt động của trang thơng tin điện tử của Bộ;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ10
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
- Phối hợp với Cơng đồn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán
bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của Nhà nước và của
Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Bộ phân cơng.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ LĐTBXH
- Văn phịng Bộ LĐTBXH có Chánh Văn phịng và các Phó Chánh Văn
phịng;
- Văn phịng Bộ LĐTBXH gồm các đơn vị: Văn phịng đại diện tại

TP.HCM, Phịng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Thư ký tổng hợp, Phòng
Quốc phòng an ninh, Phòng Tuyên truyền thi đua, Phòng Tài vụ, Đội xe, Nhà
khách và Nhà khách người có cơng.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ xem ở Phụ lục 2)
4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng
Người lãnh đạo cao nhất của Văn phòng Bộ Lao Động thương binh và
Xã hội là Chánh văn Phòng. Cũng giống như bất cứ một chức danh nào trong cơ
quan, khi muốn tìm một Lãnh đạo văn phịng tài năng cần phải dựa vào bản mô
tả công việc.
Bản mô tả cơng việc của Chánh Văn phịng là một văn bản mô tả đầy đủ
về những nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan
đến cơng việc của Chánh Văn phịng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội. Cụ
thể:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG

I. Thơng tin chức vụ
1. Chức vụ: Chánh Văn phịng
2. Mã số cơng việc: CVP
3. Hệ số lương: …
4. Mức lương: ….
5. Cấp trên trực tiếp: Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội (Bộ
trưởng, Thứ trưởng)
6. Ban ngành trực thuộc: Phịng Hành chính, Phịng Thư ký-Tổng hợp,
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ11
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên ngành QTVP
Phòng Tuyên truyền-Thi đua, Phòng Quản trị, Phòng Tài vụ, Phòng Quốc
phòng-An ninh, Đội xe, Nhà Khách, Nhà khách người có cơng, Đại diện
Văn phịng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Tính chất công việc: Quản lý cấp cao
II. Khái quát công việc
1. Tóm tắt về cơng việc của Chánh Văn phịng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Bộ Lao động-Thương
binh và Xã hội.
Chánh Văn phòng điều hành, quản lý tồn bộ hoạt động của Văn
phịng, giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực
hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của Bộ; chỉ đạo, kiểm tra cơng tác hành
chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động;
đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2. Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu: + Thạc sĩ
+ Trình độ Tin học và Ngoại ngữ đạt trình B trở lên
- Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm về cơng tác Văn
phịng và 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Nhu cầu năng lực chung:
+ Có phẩm chất chính trị, am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước;
+ Có năng lực lãnh đạo, khả năng tổ chức và sử dụng người tài;
+ Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định;
+ Có năng lực chun mơn và tầm hiểu biết rộng;
+ Luôn chủ động, sáng tạo trong công việc.
3. Nhu cầu thể lực: Có sức khỏe tốt, khơng mắc các bệnh về tim mạch…
4. Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, từ tứ hai đến thứ sáu hàng
tuần ( trừ một số trường hợp đặc biệt như phải đi công tác hoặc hội nghị... )
5. Nơi làm việc: Tại Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.

(Bản phân cơng cơng việc của Chánh văn phịng và các chuyên viên trong Văn
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ12
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
phòng Bộ xem tại phụ lục số 4)
III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phịng Hành chính
Chức năng nhiệm vụ của phịng Hành chính được quy định cụ thể trong
Quyết định số 68/QĐ-VP của Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội
ban hành ngày 04/4/2008.
1. Chức năng
Phòng Hành chính là phịng chun mơn nghiệp vụ thuộc Văn phịng, có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
2. Nhiệm vụ
Phịng Hành chính có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến;
- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phịng
những trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và cơ
quan;
- Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan.
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phịng thực hiện quản lý nhà nước
về cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy

trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ theo quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị
thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ
và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Cơ cấu tổ chức
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ13
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
Cơ cấu tổ chức của phịng Hành chính gồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn thư,
bộ phận lưu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thư viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính được cụ thể hóa qua sơ đồ:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phịng Hành chính xem phụ lục số 3)
Nhân sự:
Phịng Hành chính có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng và một số cơng
chức, nhân viên.Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn
phịng, Trưởng phịng Hành chính phân cơng nhiệm vụ cho Phó trưởng phịng,
cơng chức, nhân viên trong phịng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng.
Hiện nay, Phòng Hành chính có tổng số 12 cán bộ, cơng chức, bao gồm:
có 9 biên chế và 3 hợp đồng theo.
Cụ thể gồm:
Cán bộ quản lý gồm 01Trưởng phịng, 01 Phó trưởng phịng.

Cơng tác văn thư gồm 03 đồng chí trong biên chế, tốt nghiệp đại học
chuyên ngành VTLT
Công tác lưu trữ gồm 03 biên chế trong đó có 03 đồng chí tốt nghiệp đại
học chuyên ngành VTLT và 01 đồng chí tiếp tục học thạc sĩ chuyên ngành quản
lý hành chính nhà nước.
Các cơng tác khác gồm 02 đồng chí tốt nghiệp Cao đẳng Nội vụ làm hợp
đồng công việc phô tô, đánh máy; 01 cán bộ biên chế, tốt nghiệp đại học chuyên
ngành thư viện làm công tác thư viện.
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG
CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp , giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh và
Xã hội
Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội là bộ máy tham mưu,
giúp việc cho lãnh đạo Bộ trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ14
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
chức năng nhiệm vụ của Bộ và của từng đơn vị.
Cũng giống như văn phịng nói chung, Văn phịng Bộ LĐTBXH có vai trị rất
quan trọng với hai chức năng chính đó là: chức năng tham mưu tổng hợp và
giúp việc, đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Khảo sát thực tế, chúng em thấy rằng
Văn phịng Bộ có 01 Chánh Văn phịng, 03 Phó Chánh Văn phịng và 10 đơn vị

trực thuộc cùng đội ngũ cán bộ, công chức đông đảo. Trong những năm qua, đội
ngũ cán bộ, công chức trong Văn phịng đã có rất nhiều cố gắng để hồn thành
tốt nhiệm vụ được giao, làm tốt chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần phục vụ cho lãnh đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Bộ đã và đang thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho
cơ quan một cách hiệu quả:
Tham mưu có nghĩa là văn phịng đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
giúp cho lãnh đạo Bộ trong việc đưa ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản
lý. Đó cũng là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa ra những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao trong cơng việc. Cịn tổng hợp thơng
tin là văn phịng tổng hợp các ý kiến, thơng tin, tình hình từ các mặt hoạt động.
Các thơng tin ấy được cập nhật liên tục, đảm bảo được tính thời sự, khách quan
và chất lượng. Bởi quá trình tổng hợp thơng tin của văn phịng rất quan trọng, đó
là điều kiện để tham mưu hiệu quả. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn
phòng được thể hiện qua việc:
Thứ nhất, văn phòng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác Văn thư,
lưu trữ của Bộ. Điều này được cụ thể hóa trong chức năng, nhiệm vụ của Phịng
Hành chính - đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng thực
hiện cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Cụ thể là
Văn phòng thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản (Văn phòng đã thực hiện
chức năng tổng hợp tham mưu soạn thảo trình ký ban hành khoảng trên 7.200
văn bản các loại, từ năm 2011 đến thời điểm hiện nay là trên 3.000 văn bản),
quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu. Đó là về cơng tác văn thư,
cịn đối với cơng tác lưu trữ, Văn phịng Bộ khơng chỉ ban hành mà còn tổ chức,
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ15
Quản trị Văn phòng K7C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ của các
cán bộ, nhân viên. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ như: thu thập bổ sung tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng công cụ tra
cứu, bảo quản an tồn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, văn phòng tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua hệ thống
mạng, điện thoại, kênh tiếp dân và tham mưu trong việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin vào cơng tác văn phịng. Tổ chức thông báo, truyền đạt các văn bản
quy phạm pháp luật, chỉ đạo của Chính phủ, của Lãnh đạo Bộ, theo dõi đánh giá
việc thực hiện để tham mưu giúp lãnh đạo Bộ triển khai các Nghị quyết, Chỉ thị,
Quyết định…vào cuộc sống. Cung cấp thơng tin kịp thời chính xác đến các cơ
quan lãnh đạo, cơ quan thông tin đại chúng, cơ quan hữu quan phục vụ cho sự
chỉ đạo, điều hành của cấp trên, giúp lãnh đạo bộ duy trì mối quan hệ làm việc
thường xuyên với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội....
Ví dụ: Văn phịng tổ chức hệ thống thơng tin liên lạc qua điện thoại, máy
tính, tham mưu trong việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản EMOLISA vào
công tác văn thư hay văn phòng giúp Bộ trưởng theo dõi và tổ chức cung cấp
thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng và các đơn vị, tổ chức, cá
nhân theo quy định. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan duy trì hoạt động
của trang thơng tin điện tử của Bộ (molisa.gov.vn).
Thứ ba, văn phòng tổ chức việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp
thơng tin cho lãnh đạo. Cụ thể Văn phịng cung cấp thông tin cho lãnh đạo về
các mặt như: Xây dựng và phản ánh kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Bộ; tổng hợp, báo cáo với lãnh đạo Bộ về hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc theo quy định. Việc tổng hợp, xử lý thông tin được văn phòng
thực hiện chủ yếu bằng văn bản, liên quan chặt chẽ với công tác văn thư, lưu trữ
và tuân thủ nguyên tắc bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ.
Thứ tư, văn phịng (phịng Hành chính) soạn thảo các văn bản theo dõi,

kiểm tra về quy trình, thủ tục ban hành văn bản của Bộ. Cán bộ chun mơn có
trách nhiệm thường xun cập nhật văn bản quy định, trực tiếp soạn thảo văn
bản đúng theo nội dung được giao, và tuân theo quy định hiện hành của Nhà
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ16
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
nước (hiện nay các văn bản của Bộ soạn thảo thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính và Thơng tư số 25//2011/TT-BTP ngày
27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch). Sau khi
soạn thảo xong, bản thảo sẽ được trình lên trưởng đơn vị sẽ kiểm tra về nội dung
và ký nháy, tiếp đó Trưởng phịng Hành chính và Chánh Văn phịng sẽ kiểm tra
về thể thức và kỹ thuật trình bày, ký nháy duyệt thể thức trước khi trình lên lãnh
đạo Bộ. Cán bộ văn phòng mà cụ thể là cán bộ văn thư sẽ trực tiếp theo dõi việc
giải quyết văn bản của các đơn vị và báo cáo kết quả lên lãnh đạo.
Thứ năm, văn phòng theo dõi, đánh giá kết quả thi đua, khen thưởng của
Bộ. Cụ thể là văn phịng tổ chức thực hiện cơng tác thi đua, khen thưởng, xét
tặng kỷ niệm chương và danh hiệu thi đua khen thưởng đối với các đơn vị cá
nhân làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua-Khen thưởng của cơ quan Bộ.
Cuối cùng, văn phòng làm nhiệm vụ phân tích, đề xuất với lãnh đạo Bộ
các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của
Văn phòng như đề xuất việc tổ chức cán bộ, hay tổ chức các phòng chức năng
của Văn phòng….

1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần của văn phòng
Văn phòng Bộ thực hiện chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần cho cơ
quan.
Chức năng giúp việc: Văn phịng giúp Bộ đã xây dựng chương trình làm
việc và chương trình cơng tác cho cơ quan và cho lãnh đạo, đồng thời theo dõi,
đôn đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch đó, hướng dẫn các cán bộ chuyên
môn về kỹ thuật và nghiệp vụ. Hơn nữa văn phòng còn tổ chức điều phối các
hoạt động của cơ quan như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách trong nước và
quốc tế.
Ví dụ: Văn phịng đã phối hợp cùng các cơ quan liên quan tham mưu tổ
chức các Hội nghị, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Bộ; tổ chức thành công
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ17
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
nhiều lễ mít tinh kỷ niệm các sự kiện trọng đại, ngày lễ lớn, tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến đối ngoại, sắp xếp chương trình
làm việc giữa Lãnh đạo Bộ với các đoàn khách nước ngồi, đón tiếp các đồn
Đại sứ nước ngồi theo đúng nghi thức ngoại giao.
Chức năng đảm bảo hậu cần: Văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ các
trang thiết bị làm việc cho cơ quan như việc mua sắm, bố trí, sắp xếp các trang
thiết bị trong phịng làm việc (điều hịa, máy tính, bàn ghế, máy photocopy…).
Bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo các điều kiện làm việc tốt cho các
cán bộ nhân viên như về ánh sáng, nhiệt độ, vệ sinh sạch sẽ, cung cấp các thiết
bị y tế, chống ơ nhiễm tiếng ồn và có chế độ chăm sóc sức khỏe các cán bộ,
nhân viên định kỳ. Đồng thời văn phòng cũng đảm bảo cơ sở vật chất, trang

thiết bị, phương tiện kỹ thuật, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn
phòng( đảm bảo cả về số lượng và chất lượng)
Đấy là vấn đề trong tổ chức, còn với việc tiếp xúc, trao đổi cơng việc với
bên ngồi thì sao? Văn phịng Bộ là bộ phận lo công tác hậu cần cho hoạt động
đón tiếp khách, đảm bảo tính chu đáo, trọng thị theo nghi thức nhà nước. Như
vậy chức năng hậu cần của văn phòng Bộ rất quan trọng, đảm bảo cho các hoạt
động của cơ quan được diễn ra ổn định, đem lại hiệu quả cao.
Tóm lại, Văn phịng Bộ là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường
xuyên, liên tục, có vai trị quan trọng trong hoạt động của Bộ. Nó vừa thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, vừa giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan, hai
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Có thể thấy rằng văn
phịng vừa là bộ máy làm việc, vừa là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều
hành của lãnh đạo bộ. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các
đơn vị nói chung và của lãnh đạo Bộ nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của cơ quan
1.2.1. Khái qt về chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ
Chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ là các định hướng, biện pháp lớn
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ18
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
nhằm thực hiện mục tiêu đề ra, hay nói cách khác đó là một lịch trình làm việc
để thể hiện nội dung cơng việc đặt ra của Bộ trong một thời gian nhất định.
Cũng giống như nhiều cơ quan, đơn vị khác Bộ Lao động – Thương binh

và Xã hội có các chương trình cơng tác thường kỳ sau: Chương trình cơng tác
năm, chương trình cơng tác q, chương trình cơng tác tháng, chương trình cơng
tác tuần.
1.2.2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ
của Bộ
Gồm 5 bước:
Bước 1. Chuẩn bị lập chương trình cơng tác;
Bước 2. Xây dựng chương trình cơng tác dự thảo;
Bước 3. Trưng cầu ý kiến về chương trình cơng tác dự thảo;
Bước 4. Thảo luận thơng qua chương trình cơng tác dự thảo;
Bước 5. Ban hành chương trình cơng tác trong cơ quan, đơn vị.
(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ xem
tại Phụ lục số 5)
1.2.3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế
a. Ưu điểm
- Nhìn chung chương trình cơng tác thường kỳ của Bộ đã được xây dựng
theo quy trình thống nhất, đúng thẩm quyền và trách nhiệm của các cá
nhân liên quan.
- Các chương trình công tác hầu hết đều đảm bảo về chất lượng, cơng
khai, minh bạch, có tính khả thi cao.
b. Nhược điểm
- Việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra của Bộ còn chưa đạt được
hiệu quả như mong muốn (tức là mức độ hồn thành chương trình kế hoạch chỉ
đạt khoảng 70%);
- Việc ban hành chương trình cơng tác đơi khi còn chưa đúng tiến độ đề
ra, việc thực hiện các nội dung trong chương trình cịn chưa kịp thời. Khi ban
hành chương trình cơng tác muộn, đồng nghĩa với việc những tháng đầu năm
cơ quan rất ít việc, càng gần tới cuối năm thì khối lượng cơng việc càng nhiều,
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ19
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
đó là một nghịch lý cần phải khắc phục trong việc xây dựng và thực hiện
chương trình cơng tác của Bộ;
- Vẫn cịn hiện tượng “tham việc” khi xây dựng chương trình kế hoạch.
Đó là chương trình đề ra q nhiều việc, trong khi đó lại khơng tính đến yếu tố
cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có nhiều
việc chưa thể thực hiện được theo chương trình đề ra;
- Cơ quan đơi khi cịn bị động bởi chương trình cơng tác (ví dụ: đơi khi cơ
quan phải hoãn cuộc họp do lãnh đạo Bộ đi công tác đột xuất)
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội
( Sơ đồ công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Bộ
Lao động- Thương binh và Xã hội xem Phụ lục 06)
Trong thời gian thực tập tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, em đã
được tham dự Đại hội Cơng đồn Văn phịng Bộ.
1.3.1. Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị hội nghị gồm các công việc sau:
- Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị: Đại hội Cơng đồn Văn phịng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
- Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức đại hội
Chuẩn bị: in ấn tài liệu, phát hành thư mời; chuẩn bị hội trường, khẩu
hiệu, âm thanh, máy móc;
Bước 2. Tổ chức đại hội: - Đón tiếp đại biểu; Phát tài liệu; Điều khiển,
dẫn chương trình đại hội; Bỏ phiếu bầu Ban chấp hành Cơng đồn nhiệm kỳ mới
Bước 3. Kết thúc đại hội: Đọc biên bản đại hội; Ra mắt Ban chấp hành
mới nhiệm kỳ 2015- 2020

1.3.2. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Đại hội:
STT
1
2
3
4
5
6
7

Nội dung
Kế hoạch Đại hội
Thơng báo, giấy mời
Chương trình tổ chức Đại hội
Tài liệu của chương trình Đại hội
Biên bản Đại hội
Báo cáo kết quả Đại hội
Hồ sơ quyết toán Đại hội
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo Bộ

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ20
Quản trị Văn phòng K7C

Ghi chú


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP

(Xem quy trình tổ chức chuyến đi công tác tại Phụ lục số 7)
1.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác
a. Chuẩn bị về nội dung:
- Các đơn vị lập kế hoạch chuyến đi, xác định mục đích, nội dung, địa
điểm và thành phần tham gia chuyến đi cơng tác;
- Văn phịng liên hệ, thông báo trước cho nơi tiếp nhận chuyến đi cơng tác
mục đích, nội dung chuyến đi, thành phần, thời gian chuyến đi, và những đề
nghị để cơ quan, đơn vị tiếp nhận chuyến đi giúp đỡ đồn;
- Văn phịng chuẩn bị nội dung chuyến đi;
- Chuẩn bị tài liệu, tư liệu: Văn phòng đánh máy, sao in văn bản phục vụ
chuyến đi (Ví dụ: Bản dự thảo, bản hợp đồng, hồ sơ dự án, hợp đồng…tùy theo
mục đích, nội dung và tính chất phức tạp của cơng việc) và các giấy tờ khác
phục vụ chuyến đi (như các giấy tờ tùy thân, vé máy bay, visa…);
- Chánh Văn phòng thông báo thời gian lãnh đạo đi công tác tới các đơn
vị để tiến hành việc trình ký văn bản trước khi lãnh đạo Bộ đi công tác.
b. Chuẩn bị về cơ sở vật chất
- Về kinh phí: Văn phịng dự trù kinh phí phục vụ cho chuyến đi cơng tác,
bao gồm cả kinh phí thực tế và kinh phí dự phòng;
- Về các điều kiện khác: Văn phòng chuẩn bị phương tiện đi lại, bố trí nơi
ăn nghỉ cho lãnh đạo.
1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác
Văn phòng cần phải:
- Thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo, để đảm bảo quá trình quản lý
vẫn diễn ra bình thường, thơng suốt;
- Giám sát các hoạt động của cơ quan và ký thừa ủy quyền (TUQ) một số
văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1.4.3. Sau chuyến đi cơng tác
- Văn phịng báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan khi lãnh đạo đi vắng;
- Bổ sung nội dung cơng tác vào chương trình cơng tác của cơ quan;
- Thu thập tài liệu chuyến đi công tác lập thành hồ sơ công việc.

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ21
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
1.5. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hóa cơng sở của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội đã và đang triển khai thực hiện
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
việc ban hành Quy chế văn hóa cơng sở tại cơ quan hành chính Nhà nước. Bộ đã
quán triệt tốt việc thực hiện quy chế văn hóa cơng sở đến tồn thể cán bộ, công
chức trong cơ quan, đưa quy định thực hiện văn hóa cơng sở vào Quy chế làm
việc của Bộ để tổ chức thực hiện hiệu quả.
Qua đánh giá kết quả thực hiện, nhìn chung cán bộ, cơng chức, viên chức
đều có trang phục lịch sự, đeo thẻ cơng chức khi ra vào cơ quan, thi hành nhiệm
vụ, tạo sự thuận lợi trong quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức xã hội và
công dân; thực hiện nghiêm túc giờ làm việc; thực hiện nghiêm những điều công
chức không được làm theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Quy chế
làm việc của Bộ. Các cán bộ cơng chức, viên chức có thái độ lịch sự, nhã nhặn
trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, với khách và nhân dân, nhất là công
chức được phân công làm việc tại "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả". Bên cạnh
đó Bộ cịn xây dựng và ban hành Chuẩn mực đạo đức của cán bộ, công chức,
Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức trong thực thi cơng vụ.
Bên cạnh đó, cán bộ, cơng chức, viên chức đều tạo mối quan hệ tốt đẹp
với dân cư nơi cơ quan, đơn vị đặt trụ sở và nơi cư trú; đoàn kết, tương thân
tương ái, giúp đỡ đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác; gương mẫu thực
hiện đúng nội quy, quy chế cơ quan; có lối sống lành mạnh, tiết kiệm, văn minh,

có ý thức phịng, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu.
Cùng với cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, xây dựng "Môi
trường không thuốc lá", các cơ quan, đơn vị đã quan tâm hơn trong việc bài trí
cơng sở. Quốc huy, Quốc kỳ được treo ở vị trí trang trọng, đúng tiêu chuẩn và
quy định. Trụ sở làm việc đảm bảo thoáng mát, sạch đẹp; được đầu tư khá đầy
đủ trang thiết bị , thực hiện tốt "5S" theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000. Trụ
sở làm việc của Bộ có phịng tiếp dân, tiếp khách; niêm yết công khai, minh
bạch các thủ tục hành chính liên quan và các quy định về văn hóa cơng sở như:
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ22
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức theo Quyết định số
03/2007/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ; mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000; nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân; lịch công tác, Quy ước xây
dựng nếp sống văn hóa của cơ quan...
Qua đây có thể khẳng định rằng tại Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội,
văn hóa cơng sở đã được thực hiện tương đối tốt đúng theo nghi thức nhà nước,
ngày càng đạt được những kết quả đáng ghi nhận, tạo được mối quan hệ tốt đẹp
với nhân dân và nhận được khen thưởng, biểu dương của các đồng chí lãnh đạo
Bộ.
2. Khảo sát về tình hình cơng tác văn thư
2.1 Tìm hiểu về mơ hình tổ chức Văn thư của cơ quan
Hoạt động công tác Văn thư của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội
được tổ chức theo mơ hình mở theo hình thức tập trung. Việc áp dụng mơ hình
văn thư tập trung ở Bộ đều dựa vào những điều kiện hiện có của cơ quan như:

các đơn vị thuộc bộ đều được bố trí gần nhau, số lượng văn bản đi và đến cơ
quan không quá nhiều… nên việc áp dụng mơ hình này ở Bộ là khá phù hợp tạo
điều kiện cho hoạt động cơng tác Văn thư nói chung và hoạt động của cơ quan
nói riêng. Văn thư là nơi trực tiếp quản lý thông tin đầu ra và đầu vào của cơ
quan nhằm đảm bảo tính chính xác thông tin cho lãnh đạo. Hiện nay, bộ phận
văn thư của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được đặt dưới sự quản lý của
phịng Hành chính và có ba cán bộ làm cơng tác văn thư chun trách với trình
độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ 100%.
Công việc chủ yếu của cán bộ văn thư ở đây bao gồm hai việc chính:
+ Quản lý văn bản đi, đến của Bộ;
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
Đặc biệt, tại Bộ đã và đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong
công tác văn thư. Phần mềm này có tên là “ Emolisa “, phần mềm này do chính
Trung tâm Tin học của Bộ nghiên cứu và đưa vào sử dụng vào tháng 7 năm
2008. Phần mềm này là sự nâng cấp, hoàn thiện từ phần mềm quản lý văn bản
“Molisa” trước đây, với việc nghiên cứu và ứng dụng thành công phần mền này
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ23
Quản trị Văn phòng K7C