Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA.................................................3
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO
ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................................3
1. Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH......................................................................................3
2. Chức năng.......................................................................................................................3
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ........................................................................3
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................3
3.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................................6
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.......................................6
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:.............................................................................................................6
3.2.3. Tổ chức......................................................................................................................7
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:.......................................7

3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước...................................................8
3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ:................................................................................9
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao độngThương binh và Xã hội.....................................................................................................10
1. Chức năng.....................................................................................................................10
2. Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................11
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH..............................................................12
4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.................................................................12
III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính................................16
1. Chức năng.....................................................................................................................16
2. Nhiệm vụ.......................................................................................................................17
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự............................................................................................17
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.18
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng ......................................................................18
1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp , giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh và Xã hội................................18
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp..............................................................................19
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần của văn phòng..........................................21
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan...................................................................................................................................22
1.2.1. Khái quát về chương trình công tác thường kỳ của Bộ...........................................23
1.2.2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Bộ.................23
1.2.3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế..........................................................................23
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội.....................24
1.3.1. Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm các bước sau:...................................................24

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.2. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Đại hội:.................................................................24
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ.............................................26
1.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác ...............................................................................26
1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác..........................................................................26
1.4.3. Sau chuyến đi công tác............................................................................................26
1.5. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.........................................................................27
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư.........................................................................29
2.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan...................................................29
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội..........................................................................31
2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng........................................................................32
2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội.........................................................................................32
3. Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ..........................................................................34
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................34
3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................................35
3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................35
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................35
3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................35
3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã
hội trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cử cơ quan..................................................37
3.2.1. Trách nhiệm của Bộ trưởng....................................................................................37
3.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ...................................................................37
3.3. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ:...........................38

Phần II................................................................................................................41
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

.............................................................................................................................41
1. Xây dựng bộ mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.......................41
1.1. Xây dựng lịch công tác tuần của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội....................41
1.2. Kế hoạch công tác năm của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội...........................42
2. Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội...................43
3. Quy chế “ Văn hoá công sở “ của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội....................43
4. Quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan.......................................................................43
5. Mô hình văn phòng hiện đại của Bộ.............................................................................45
6. Đánh giá cơ cấu, tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Bộ Lao động Thương binh
Và Xã hội..........................................................................................................................48

PHẦN III............................................................................................................49
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................49
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.......................................49
1.Ưu điểm..........................................................................................................................49
II. ĐỀ XUẤT:...................................................................................................................51

KẾT LUẬN........................................................................................................54
PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện bài báo cáo này em đã nhận được sự giúp đỡ của Ban lãnh
đạo, cán bộ và sự chỉ bảo tận tình của các giảng viên.

Em xin gửi đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và Ban
giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lòng biết ơn sâu sắc vì đã chỉ dạy và
truyền dạy cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại
trường, đặc biệt là về ngành học quản trị văn phòng.
Bài báo cáo này cũng không thể thực hiện nếu không có sự giúp đỡ của
Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội, đặc biệt là Lãnh đạo và các
cán bộ, chuyên viên trong Phòng Hành chính, đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
cho em học hỏi, đi vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ công tác và hoàn thành tốt
những công việc được giao trong suốt quá trình thực tập, giúp em hoàn thành bài
báo cáo này.
Mặc dù đã hết sức cố gắng trong thời gian thực tập, nhưng vì thời gian có
hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế công việc của cơ quan nên
không chỉ trong bài báo cáo này mà còn trong quá trình thực tập không thể tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, em rất mong các thầy cô giáo, Ban lãnh
đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội cùng toàn thể các cán bộ, chuyên viên
trong Văn phòng Bộ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung những
thiếu sót để hoàn thiện, vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ sau khi ra trường./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Như Thuỷ

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế xã hội cùng với công nghệ hiện đại
tiên tiến của khoa học, đòi hỏi bản thân mỗi người phải tự hiện đại hoá chính
mình để thích nghi và phát triển.
Một văn phòng với đầy đủ trang thiết bị tân tiến, một nhà quản trị đầy tài
năng và nhiệt huyết, một đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình là mục tiêu
phấn đấu của mọi cơ quan và tổ chức. Bởi lẽ văn phòng đóng vai trò và vị trí vô
cùng quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Không dừng lại ở việc thu thập xử
lý thông tin, chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ đảm bảo hậu cần cho cơ
quan, văn phòng hiện đại còn giúp các cấp quản lý suy nghĩ, sáng tạo, dự báo
vấn đề nảy sinh và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách. Để thu hẹp dần
khoảng cách ấy,giúp cho sinh viên khi ra trường không bỡ ngỡ, mơ hồ về
chuyên ngành mình học, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập
bên ngoài trước khi tốt nghiệp. Khoảng thời gian 2 tháng thực tập tại Văn phòng
Bộ Lao động Thương binh Và Xã hội tuy hơi ngắn so với hành trình công tác về
sau nhưng đã giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích. Tại đây em được tiếp xúc
trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với các cán bộ chuyên viên, em đã học được
tác phong và phẩm chất của nhà quản trị, phong cách làm việc khoa học, chất
lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm của một công chức với cơ quan, với công
việc của mình.
Qua thời gian thực tập tại Phòng Hành chính- Văn phòng Bộ em đã được
tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hành chính văn phòng, đây là một giai đoạn
đầy khó khăn, lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều so với những gì
đang diễn ra trên thực tế, nhưng nhờ đó mà em đã trang bị được cho mình những
kinh nghiệm quý báu để làm việc sau này, cũng như những thông tin cần thiết để
hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.
Do thời gian có hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế công

việc của cơ quan nên bài viết của em không thể tránh khỏi những hạn chế nhất
định. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, cùng
các cô chú, anh chị tại Văn phòng Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội để bài
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá
trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 7 Bộ và cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội,
Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội
và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
2. Chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động,
tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã
hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ
xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng chống tệ nạn xã hội
(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực do Bộ quản lý.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12
năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Bộ đã được phê duyệt, các dự án, đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác
theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động,
người có công và xã hội.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công
trình, dự án quan trọng về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; các
dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều

hành của Thủ tướng Chính phủ.
3. Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền
quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực lao động, việc làm:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
b) Thống nhất quản lý về xuất khẩu lao động và chuyên gia, cấp và thu
hồi giấy phép hoạt động xuất khẩu lao động và chuyên gia.
6. Về an toàn lao động:
a) Chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ và
Thủ tướng Chính phủ.
b) Ban hành danh mục công việc nặng nhọc, độc hại, đặc biệt nặng nhọc,
độc hại; danh mục máy, thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động; quy định và hướng dẫn thủ tục đăng ký và kiểm định các loại
máy thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về lao động theo yêu cầu
của Bộ Luật Lao động;
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Phối hợp với Bộ Y tế ban hành các loại danh mục bệnh nghề nghiệp;

d) Thống nhất quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo về tai nạn
xã hội;
7. Về dạy nghề:
a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các chính sách về dạy nghề,
tiêu chuẩn giáo viên dạy nghề và đề án quy hoạch mạng lưới cơ sở dạy nghề;
b) Ban hành điều lệ mẫu của cơ sở dạy nghề;
c) Thống nhất quản lý tiêu chuẩn cấp bậc này danh mục nghề đào tạo;
chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo; quy chế thi tuyển, quy chế cấp
loại văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp; đào tạo giáo viên dạy nghề, cán bộ cơ sở
dạy nghề đánh giá chất lượng nghề.
8. Về công tác thương binh liệt sỹ:
Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, chính sách chế độ ưu đãi đối với
người hoạt động cách mạng, liệt sỹ và gia đình liệt sỹ, thương binh, bệnh binh,
người hoạt động kháng chiến và người có công giúp đỡ cách mạng, quy hoạch
quy tập mộ, nghĩa trang liệt sỹ đài tưởng niệm và các công trình ghi công liệt sỹ
chỉ đạo việc kiểm tra nuôi dưỡng, điều dưỡng đối với thương binh, bệnh binh và
người có công với cách mạng, việc cung cấp chân tay giả, dụng cụ chỉnh
hình,các phương tiện trợ giúp khác cho thương binh và người có công.
9. Về bảo trợ xã hội.
a) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chính sách xóa đói giảm nghèo,
cứu trợ xã hội, tổ chức và hoạt động các cơ sở xã hội.
b) Chỉ đạo kiểm tra tình hình thực hiện chính sách xóa đói giảm nghèo,
cứu trợ xã hội đối với người tàn tật, trẻ mồ côi trẻ lang thang người già cô đơn
không nơi nương tựa, người gặp thiên tai, lũ lụt, nạn nhân trong chiến tranh.
10. Về phòng, chống tệ nạn xã hội
Trình Thủ tướng Chính phủ chính sách và giải pháp phòng ngừa tệ nạn
mại dâm, cai nghiện ma túy, tổ chức và hoạt động của các cơ sở chữa trị cai
nghiện, quy hoạch cơ sở cai nghiện cho các đối tượng nghiện ma túy.
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo
việ làm tái hòa nhập cộng đồng cho các đối tượng mại dâm và nghiện ma túy.
a) Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
b) Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật vào lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội.
c) Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ
chế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động
– Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các
đơn vị trực thuộc Bộ.
d) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở
hữu phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ
quản lý theo quy định pháp luật.
e) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng
tiêu cực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh vã Xã
hội.
f) Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
g) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế,chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương
binh và Xã hội ở địa phương.
h) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách

được phân bố theo quy định của pháp luật.
3.2. Cơ cấu tổ chức
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh và Xã hội xem trong phần
Phụ lục 1)
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ Trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền;
- Thứ Trưởng Thường trực: Nguyễn Thanh Hoà;
- Thứ trưởng: Huỳnh Văn Tí;
- Thứ trưởng: Nguyễn Trọng Đàm;
- Thứ Trưởng: Doãn Mậu Diệp;
- Thứ trưởng: Phạm Minh Huân;
- Thứ Trưởng: Đào Hồng Lan.
3.2.3. Tổ chức
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội gồm 18 đơn vị thực hiện chức
năng quản lý nhà nước và 07 đơn vị sự nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ.
- Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước bao gồm:
1. Vụ Lao động - Tiền lương

10. Cục Quản lý lao động ngoài nước

2. Vụ Bảo hiểm xã hội

11. Cục an toàn lao động

3. Vụ Hợp tác Quốc tế

12. Cục người có công

4. Vụ Bình đẳng giới

13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

5. Vụ kế hoạch tài chính

14. Cục Việc làm

6. Vụ Pháp chế

15. Cục Bảo trợ xã hội

7. Vụ Tổ chức cán bộ

16. Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em

8. Thanh tra

17. Tổng Cục dạy nghề

9. Văn phòng

18. Các Ban Quản lý lao động ngoài

nước
- Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước bao gồm:
1. Viện Khoa học Lao động và Xã hội;
2. Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng;
3. Trung tâm Thông tin;
4. Tạp chí Lao động và Xã hội;
5. Báo Lao động và Xã hội;
6. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động – Xã hội;
7. Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam.
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
- Vụ Lao động tiền lương: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lao
động, tiền lương, tiền công, tranh chấp lao động và đình công trong khu vực sản
xuất, kinh doanh trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật;
- Vụ Bảo hiểm Xã hội: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo
hiểm xã hội ( bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện) trong
phạm vi cả nước;
- Vụ Hợp tác quốc tế: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện, quản lý
thống nhất về hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao động, người

có công và xã hội;
- Vụ Bình đẳng giới: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về bình đẳng giới trong phạm vi cả nước;
- Vụ Kế hoạch – Tài chính: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý công
tác quy hoạch, kế hoạch thống kê, tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản,
chỉnh hình phục hồi chức năng và nghiên cứu khoa học của Bộ theo quy định
của pháp luật;
- Vụ Pháp chế: Có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bằng pháp luật về lao động, người có công và xã hội, tổ chức thực hiện
công tác xây dựng pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật kiểm tra việc thực
hiện pháp luật;
- Vụ Tổ chức Cán bộ: Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý và tổ chức thực
hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp luật;
- Thanh tra: Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và
thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lao động người có công và xã
hội trên phạm vi cả nước, thanh tra hành chính đối với cơ quan, tổ chức và cá
nhân thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ việc thực hiện chính sách pháp luật
nhiệm vụ của đơn vị phòng chống tham nhũng tiêu cực, tiếp công dân giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn phòng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ

chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, thực
hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Bộ;
- Cục Quản lý Lao động ngoài nước: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về người lao động đi làm việc ở nước ngoài
theo quy định của pháp luật;
- Cục An toàn Lao động: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về an toàn lao động, bảo hộ lao động trong phạm vi cả nước theo quy
định của pháp luật;
- Cục Người có công: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực người có công trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật;
- Cục phòng, chống tệ nan Xã hội: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về phòng chống tệ nạn mại dâm, cai nghiện ma túy và phòng
chống HIV/AIDS… thuộc phạm vi trách nhiệm cuả Bộ trên phạm vi cả nước
theo quy định của pháp luật;
- Cục việc làm: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
việc làm, thị trường lao động, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật;
- Cục Bảo trợ xã hội: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về người tàn tật, người cao tuổi, trợ giúp các đối tượng bảo trợ
xã hội, giảm nghèo trong phạm vi cả nước;
3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ:
- Viện Khoa học Lao động và Xã hội: Có chức năng nghiên cứu chiến
lược và nghiên cứu ứng dụng các lĩnh vực: việc làm, lao động tiền lương, bảo
hiểm xã hội, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội và chăm sóc trẻ
em;
- Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng: Có chức năng điều trị chỉnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hình, phục hồi chức năng, trang bị dụng cụ chỉnh hình và phương tiện, điều trị,
trợ giúp cho người có công và người tàn tật;
- Trung tâm thông tin: Có chức năng tổ chức các hoạt động thông tin, ứng
dụng công nghệ thông tin và truyền thông phục vụ công tác quản lý nhà nước về
lĩnh vực lao động, người có công và xã hội của Bộ, ngành, cung cấp các dịch vụ
liên quan đến thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định của pháp
luật;
- Tạp chí Lao động và Xã hội: Có chức năng thông tin lý luận, nghiệp vụ,
tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao
động, người có công và Xã hội;
- Quỹ bảo trợ trẻ em Việt Nam: Có chức năng vận dụng các nguồn tài trợ
trong nước và quốc tế để góp phần thực hiện mục tiêu bảo vệ, chăm sóc và giáo
dục trẻ em;
- Báo Lao động Xã hội: Cơ quan ngôn luận thuộc Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội có chức năng tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao động, người có công và xã hội;
- Trường Đào tạo - Bồi dưỡng cán bộ công chức Lao động Xã hội: Có
chức năng đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ công chức cho Bộ.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2013 của Bộ trưởng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, Văn phòng Bộ có những chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
1. Chức năng
Văn phòng Bộ LĐTBXH là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ
trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý
cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Bộ LĐTBXH có các nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng tuần của
Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác đã được Bộ duyệt;
- Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, ngành, các
tổ chức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính
phủ;
- Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành
theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị hành chính; phục vụ
hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ;
- Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ
sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị

thuộc Bộ, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của
Nhà nước; quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện Bộ;
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan:
quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt;
phòng chống dịch bệnh và công tác y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác
dân quân, tự vệ cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy
quân sự cơ quan Bộ;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt
động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;
- Về Thi đua – Khen thưởng:
+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
niệm chương vì sự nghiệp Lao động, Thương binh và xã hội; xét tặng các danh
hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;
+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các
danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả khen
thưởng thành tích kháng chiến);
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của
Bộ và cơ quan ngang Bộ;

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành; giúp Bộ theo
dõi và tổ chức cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các
tổ chức và cá nhân theo quy định của Nhà nước và của Bộ. Chủ trì, phối hợp với
các đơn vị liên quan duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử của Bộ;
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán
bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của Nhà nước và của
Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Bộ phân công.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH
- Văn phòng Bộ LĐTBXH có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phòng;
- Văn phòng Bộ LĐTBXH gồm các đơn vị: Văn phòng đại diện tại
TP.HCM, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Thư ký- tổng hợp, Phòng
Quốc phòng an ninh, Phòng Tuyên truyền thi đua, Phòng Kế toán – tài chính,
Phòng Quản lý xe, Nhà khách và Nhà khách người có công.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ xem ở Phụ lục 2)
4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng
Người lãnh đạo cao nhất của Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và
Xã hội là Chánh Văn phòng. Cũng giống như bất cứ một chức danh nào trong cơ
quan, khi muốn tìm một Lãnh đạo văn phòng tài năng cần phải dựa vào bản mô
tả công việc.
Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng là một văn bản mô tả đầy đủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về những nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan
đến công việc của Chánh Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội. Cụ
thể:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG

I. Thông tin chức vụ
1. Chức vụ: Chánh Văn phòng
2. Mã số công việc: CVP
3. Hệ số lương: …
4. Mức lương: ….
5. Cấp trên trực tiếp: Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội (Bộ
trưởng, Thứ trưởng)
6. Ban ngành trực thuộc: Phòng Hành chính, Phòng Thư ký-Tổng hợp,
Phòng Tuyên truyền-Thi đua, Phòng Quản trị, Phòng Kế toán – tài chính,
Phòng Quốc phòng-An ninh, Phòng Quản lý xe, Nhà Khách, Nhà khách người
có công, Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Tính chất công việc: Quản lý cấp cao
II. Khái quát công việc
1. Tóm tắt về công việc của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Bộ Lao động-Thương
binh và Xã hội.
Chánh Văn phòng điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng,
giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; chỉ đạo, kiểm tra công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động; đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
1. Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu: + Thạc sĩ

+ Trình độ Tin học và Ngoại ngữ đạt trình B trở lên
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm về công tác Văn
phòng và 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Nhu cầu năng lực chung:
+ Có phẩm chất chính trị, am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước;
+ Có năng lực lãnh đạo, khả năng tổ chức và sử dụng người tài;
+ Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định;
+ Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng;
+ Luôn chủ động, sáng tạo trong công việc.
3. Nhu cầu thể lực: Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh về tim mạch…
4. Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, từ tứ hai đến thứ
sáu hàng tuần ( trừ một số trường hợp đặc biệt như phải đi công tác hoặc hội
nghị... )
5. Nơi làm việc: Tại Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.
• Bản phân công công việc của Chánh Văn Phòng và một số Phòng trong
Văn phòng Bộ
Chức Vụ

Nhiệm Vụ
- Tiếp nhận xử lý văn bản, phân công và
điều phối công việc thuộc Văn phòng,

Chánh Văn Phòng

tham gia điều phối công việc toàn cơ
quan theo thẩm quyền được giao;
- Soát xét, điều chỉnh các văn bản do
Văn phòng soạn thảo và các văn bản do
phòng, ban khác tham mưu thuộc thẩm
quyền soát xét của Văn phòng trước khi
trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành;
- Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các
văn bản tham mưu về quy hoạch, tuyển

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại, nghỉ việc, kỷ luật đối với cán bộ
công chức và lãnh đạo các đơn vị trực
thuộc.
- Tham mưu đánh giá cán bộ công
chức; lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán
bộ công chức hàng năm( có sự hỗ trợ
thêm của chuyên viên)
- Chủ trì tham mưu xây dựng các đề án

về tổ chức; sữa đổi. bổ sung quy chế
làm việc của cơ quan.
- Triển khai việc lập và đôn đốc các
phòng, ban thực hiện kế hoạch soạn
thảo văn bản quy phạm pháp luật.
Phó Chánh Văn Phòng

- Lập kế hoạch, tham mưu các văn bản
xây dựng, triển khai thực hiện các văn
bản luật; tham mưu soạn thảo các văn
bản có chứa đựng quy phạm pháp luật,
quy chế làm việc, cải cách hành chính.
- Chủ trì soạn thảo các văn bản tham
mưu liên quan đến công tác đối ngoại;
- Chủ trì tổng hợp và đốc thúc các
phòng rà soát văn bản QPPL đề nghị
sửa đổi, bổ sung; theo dõi, tổng kết việc
thực hiện chính sách, pháp luật của cơ
quan;
- Tham mưu cho Chánh văn phòng về
công tác thi đua khen thưởng
- Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh
văn phòng phân công.

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Làm nghiệp vụ và tham mưu các văn bản về
tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, xác
nhận quỹ tiền lương cho cho cán bộ công

Phòng Quản Trị

chức, viên chức;
- Tham gia công tác quản trị hành chính văn
phòng theo nhiệm vụ chung của Văn phòng.

- Quản lý, sử dụng con dấu; tiếp nhận
công văn đi, đến, sao (quét) văn bản,
đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi,
phát hành và lưu văn bản;
- Đóng dấu văn bản đi, hồ sơ, đóng dấu
Phòng Hành Chính

….
- Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp
nhận và phát hành điện thoại, fax, bưu
phẩm,bưu kiện;
- Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng
phẩm,các loại giấy phép;
- Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu
trữ : Phân loại, hỉnh lý tài liệu; tổ chức
lưu trữ theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ
công việc và hồ sơ lưu trữ cho các

phòng, ban đơn vị trực thuộc; làm thủ
tục huỷ hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ
sơ về kho lưu trữ tỉnh; quản lý, bảo
quản tài liệu lưu trữ.

III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính
Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính được quy định cụ thể trong
Quyết định số 68/QĐ-VP của Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội
ban hành ngày 04/4/2008.
1. Chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng, có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
2. Nhiệm vụ
Phòng Hành chính có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến;
- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng những
trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và
cơ quan;

- Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo
quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra
cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có
yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính gồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn
thư, bộ phận lưu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thư viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính được cụ thể hóa qua sơ đồ:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính xem phụ lục số 3)
Nhân sự:
Phòng Hành chính có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số công
chức, nhân viên.Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn
phòng, Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng,
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng.
Hiện nay, Phòng Hành chính có tổng số 12 cán bộ, công chức và nhân
viên bao gồm: có 9 biên chế và 3 hợp đồng.
Cụ thể gồm:
Cán bộ quản lý gồm 01Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng.
Công tác văn thư gồm 03 người, trong đó có 01 công chức tốt nghiệp đại
học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 01 công chức tốt nghiệp ngành thư viện, 01
nhân viên chuyên ngành quản trị văn phòng
Công tác lưu trữ gồm 04 người trong đó có 03 công chức tốt nghiệp
chuyên ngành VTLT, 01 nhân viên tốt nghiệp chuyên ngành quản trị văn phòng.
Các công tác khác gồm 01 đồng chí tốt nghiệp Cao đẳng Nội vụ làm hợp
đồng công việc phô tô, đánh máy; 01 cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm
làm công tác thư viện.
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp , giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ Lao đông Thương binh và
Xã hội
Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội là bộ máy tham mưu,
giúp việc cho lãnh đạo Bộ trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện
chức năng nhiệm vụ của Bộ và của từng đơn vị.
Cũng giống như văn phòng nói chung, Văn phòng Bộ LĐTBXH có vai trò
rất quan trọng với hai chức năng chính đó là: chức năng tham mưu tổng hợp và
giúp việc, đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Khảo sát thực tế, chúng em thấy rằng
Văn phòng Bộ có 01 Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh Văn phòng và 10 đơn vị
trực thuộc cùng đội ngũ cán bộ, công chức đông đảo. Trong những năm qua, đội
ngũ cán bộ, công chức trong Văn phòng đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thành
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tốt nhiệm vụ được giao, làm tốt chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần phục vụ cho lãnh đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Bộ đã và đang thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho
cơ quan một cách hiệu quả:
Tham mưu có nghĩa là văn phòng đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
giúp cho lãnh đạo Bộ trong việc đưa ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản
lý. Đó cũng là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa ra những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao trong công việc. Còn tổng hợp thông
tin là văn phòng tổng hợp các ý kiến, thông tin, tình hình từ các mặt hoạt động.
Các thông tin ấy được cập nhật liên tục, đảm bảo được tính thời sự, khách quan
và chất lượng. Bởi quá trình tổng hợp thông tin của văn phòng rất quan trọng, đó
là điều kiện để tham mưu hiệu quả. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn
phòng được thể hiện qua việc:
Thứ nhất , Văn phòng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của Bộ.
Điều này được cụ thể hóa trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành
chính - đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng
thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Cụ
thể là Văn phòng thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản, Văn phòng đã thực
hiện chức năng tổng hợp tham mưu soạn thảo trình ký ban hành khoảng trên
6.000 văn bản các loại, quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu. Đó

là về công tác văn thư, còn đối với công tác lưu trữ, Văn phòng Bộ không chỉ
ban hành mà còn tổ chức, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ
như: thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê kiểm tra tài liệu,
xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
Thứ hai, Văn phòng tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua hệ thống
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mạng, điện thoại, kênh tiếp dân và tham mưu trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn phòng.
Văn phòng thực hiện công tác tổ chức thông báo, truyền đạt các văn bản
quy phạm pháp luật, chỉ đạo của Chính phủ, của Lãnh đạo Bộ, theo dõi đánh giá
việc thực hiện để tham mưu giúp lãnh đạo Bộ triển khai các Nghị quyết, Chỉ thị,
Quyết định…vào cuộc sống. Cung cấp thông tin kịp thời chính xác đến các cơ
quan lãnh đạo, cơ quan thông tin đại chúng, cơ quan hữu quan phục vụ cho sự
chỉ đạo, điều hành của cấp trên, giúp lãnh đạo bộ duy trì mối quan hệ làm việc
thường xuyên với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội....
Ví dụ: Văn phòng tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, máy
tính, tham mưu trong việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản EMOLISA vào
công tác văn thư hay văn phòng giúp Bộ trưởng theo dõi và tổ chức cung cấp
thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng và các đơn vị, tổ chức, cá
nhân theo quy định. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan duy trì hoạt động

của trang thông tin điện tử của Bộ (molisa.gov.vn).
Thứ ba, Văn phòng tổ chức việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp
thông tin cho lãnh đạo.
Cụ thể Văn phòng cung cấp thông tin cho lãnh đạo về các mặt như: Xây
dựng và phản ánh kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;
tổng hợp, báo cáo với lãnh đạo Bộ về hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc
theo quy định. Việc tổng hợp, xử lý thông tin được văn phòng thực hiện chủ yếu
bằng văn bản, liên quan chặt chẽ với công tác văn thư, lưu trữ và tuân thủ
nguyên tắc bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ.
Thứ tư, Văn phòng (phòng Hành chính) soạn thảo các văn bản theo
dõi, kiểm tra về quy trình, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.
Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thường xuyên cập nhật văn bản quy
định, trực tiếp soạn thảo văn bản đúng theo nội dung được giao, và tuân theo
quy định hiện hành của Nhà nước (hiện nay các văn bản của Bộ soạn thảo thực
hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số
25//2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật
liên tịch). Sau khi soạn thảo xong, bản thảo sẽ được trình lên trưởng đơn vị sẽ
kiểm tra về nội dung và ký nháy, tiếp đó Trưởng phòng Hành chính và Chánh

Văn phòng sẽ kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày, ký nháy duyệt thể thức
trước khi trình lên lãnh đạo Bộ. Cán bộ văn phòng mà cụ thể là cán bộ văn thư
sẽ trực tiếp theo dõi việc giải quyết văn bản của các đơn vị và báo cáo kết quả
lên lãnh đạo.
Thứ năm, Văn phòng theo dõi, đánh giá kết quả thi đua, khen thưởng
của Bộ.
Văn phòng tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, xét tặng kỷ
niệm chương và danh hiệu thi đua khen thưởng đối với các đơn vị cá nhân làm
nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua-Khen thưởng của cơ quan Bộ.
Ngoài ra, Văn phòng làm nhiệm vụ phân tích, đề xuất với lãnh đạo Bộ các
biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Văn
phòng như đề xuất việc tổ chức cán bộ, hay tổ chức các phòng chức năng của
Văn phòng.
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần của văn phòng
Văn phòng Bộ thực hiện chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần cho cơ
quan.
a. Chức năng giúp việc
Văn phòng giúp Bộ đã xây dựng chương trình làm việc và chương trình
công tác cho cơ quan và cho lãnh đạo, đồng thời theo dõi, đôn đốc các đơn vị
thực hiện các kế hoạch đó, hướng dẫn các cán bộ chuyên môn về kỹ thuật và
nghiệp vụ. Hơn nữa văn phòng còn tổ chức điều phối các hoạt động của cơ quan
như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách trong nước và quốc tế.
Ví dụ: Văn phòng đã phối hợp cùng các cơ quan liên quan tham mưu tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức các Hội nghị, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Bộ; tổ chức thành công
nhiều lễ mít tinh kỷ niệm các sự kiện trọng đại, ngày lễ lớn, tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến đối ngoại, sắp xếp chương trình
làm việc giữa Lãnh đạo Bộ với các đoàn khách nước ngoài, đón tiếp các đoàn
Đại sứ nước ngoài theo đúng nghi thức ngoại giao.
b. Chức năng đảm bảo hậu cần
Văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cơ
quan như việc mua sắm, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
(điều hòa, máy tính, bàn ghế, máy photocopy…).
Bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo các điều kiện làm việc tốt cho các
cán bộ nhân viên như về ánh sáng, nhiệt độ, vệ sinh sạch sẽ, cung cấp các thiết
bị y tế, chống ô nhiễm tiếng ồn và có chế độ chăm sóc sức khỏe các cán bộ,
nhân viên định kỳ. Đồng thời văn phòng cũng đảm bảo cơ sở vật chất, trang
thiết bị, phương tiện kỹ thuật, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn
phòng( đảm bảo cả về số lượng và chất lượng)
Đấy là vấn đề trong tổ chức, còn với việc tiếp xúc, trao đổi công việc với
bên ngoài thì sao? Văn phòng Bộ là bộ phận lo công tác hậu cần cho hoạt động
đón tiếp khách, đảm bảo tính chu đáo, trọng thị theo nghi thức nhà nước. Như
vậy chức năng hậu cần của văn phòng Bộ rất quan trọng, đảm bảo cho các hoạt
động của cơ quan được diễn ra ổn định, đem lại hiệu quả cao.
Tóm lại, Văn phòng Bộ là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường
xuyên, liên tục, có vai trò quan trọng trong hoạt động của Bộ. Nó vừa thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, vừa giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan, hai
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Có thể thấy rằng văn
phòng vừa là bộ máy làm việc, vừa là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều
hành của lãnh đạo bộ. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các
đơn vị nói chung và của lãnh đạo Bộ nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ.

1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

22

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A