Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN DSP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (368.99 KB, 74 trang )
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I...................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP. 3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty..................................3
1. Vài nét Công ty Cổ phần DSP......................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần DSP.........3
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty:............................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty Cổ phần DSP.6
1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng hành chính.....................................6
2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính:..............................................................................9
3. Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng...............................................................9
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Công ty Cổ phần DSP....................................................................................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.....................................................................11
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc
và đảm bảo hậu cần cho công ty:...................................................................................11
1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty (Sơ đồ xem
phần phụ lục)................................................................................................................. 12
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị(Sơ
đồ xem phần phụ lục).....................................................................................................15
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty (Sơ đồ xem
phần phụ lục)................................................................................................................. 16
1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty:. .17
2.Khảo sát về công tác văn thư......................................................................................17
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.......................................................17
2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của
công ty............................................................................................................................ 19
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty:...........................24
3.1. Thực trạng công tác Lưu trữ ở Công ty:..................................................................25
Lê Thị Hoa
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.1. Trong quá trình thu thập:......................................................................................25
3.1.2. Công tác chỉnh lý:.................................................................................................25
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ:......................................................................................25
3.1.4. Tổ chức, sử dụng tài liệu......................................................................................26
Phần II................................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................27
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm......................27
2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần DSP.....................................29
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Công ty Cổ phần DSP.............................50
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần DSP.................................58
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty Cổ phần DSP:............................59
6.Đánh giá cơ cấu tổ chức , bộ máy phòng Hành chính của Công ty Cổ phần DSP. Nhận
xét ưu nhược điểm của cơ cấu, bộ máy của phòng Hành chính....................................61
Phần III..............................................................................................................62
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................62
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính, Quản
trị văn phòng của công ty Cổng phần DSP.....................................................................62
1.Ưu điểm:..................................................................................................................... 62
2.Nhược điểm:............................................................................................................... 63
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm......63
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................65
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Lê Thị Hoa
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đã biết trong hoạt động quản lí nói chung, là một hoạt động đòi
hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lí luôn có một bộ phận trợ
giúp tùy theo quy mô tổ chức mà ở đó là một bộ phận hay một cá nhân.
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
mình vào xu thế đó những năm gần đây ngành Quản trị - Văn phòng có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền hành chính.
Ngành Quản trị - Văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản
lý và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của cơ quan, là một mắt xích quan
trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả
hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Làm tốt công tác Văn phòng sé góp
phần giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất
lượng, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn
bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào sự phát triển kinh
tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng của hoạt
động quản lí văn bản nói chung trong hoạt động quản lí cơ quan nói riêng Đảng
và Nhà nước ta nhiều năm nay đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc
gia trong đó có công tác Quản trị - Văn phòng được tập trung đổi mới và sang
tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Quản trị - Văn phòng đòi hỏi phải nắm
vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ.
Ngày nay công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của
xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển từng ngày đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên,nỗ lực
phấn đấu hết mình, đem năng lực, kiến thức mình đã trau dồi để phục vụ cho xã
hội cho đất nước.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp
cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ
Lê Thị Hoa
1
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan. Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt,
rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ, nhân viên là cơ hội cho sinh
viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau
này.
Thực hiện Kế hoạch của Trường Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt
nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7 – Hệ chính quy (khóa học 2012 –
2015), cùng với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP đã tạo điều
kiện tiếp nhận em về thực tập tai công ty. Thời gian thực tập là hơn 01 tháng bắt
đầu từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015. Nhờ sự giúp đỡ của Ban Lãnh
đạo cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên phòng Hành chính trong Công ty đã
tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn
luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ , từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng.
Bài báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt ngiệp
chuyên ngành tại công ty. Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ, nhân viên
thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức còn hạn chế, nên có những sai xót
nhất định. Em viết bài bài báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị Văn
phòng và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiên của thầy (cô) giáo phụ trách
bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nhiệp vụ của mình để có cơ
sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nhiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ
cho công tác sau này với hi vọng góp một phần nhỏ trong công cuộc đổi mới,
xây dựng quê hương đất nước.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy(cô) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP và cán bộ
phòng Hành chính của công ty, đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực
tập và viết bài báo cáo tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh viên
Lê Thị Hoa
Lê Thị Hoa
2
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1. Vài nét Công ty Cổ phần DSP
Địa chỉ: Số 31tổ dân phố Phú Đô, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm,
Hà Nội.
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại
ngân hàng, có mã số thuế theo quy định của pháp luật.
Trải qua quá trình hoạt động và trưởng thành Công ty luôn giữ vững và
phát huy truyền thống đơn vị có công nghệ hiện đại, kỷ cương trong lao động.
Ngày đăng ký kinh doanh
Ngày 09/11/2011 công ty chính thức đi vào hoạt động theo hình thức
công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0305000215 do Sở Kế hoạch
và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ đăng ký là: 2.500.000.000
đồng.
Lĩnh vực kinh doanh của công ty cổ phần DSP
Công ty Cổ Phần DSP ( Tên viết tắt: DSPCo., Ltd) là công ty tích hợp hệ
thống hoạt động trong lĩnh vực CNTT và M&E. Phạm vi hoạt động của BNS
rộng khắp cả nước, không ngừng nâng cao chất lượng về mọi mặt về tư vấn giải
pháp, tích hợp hệ thống hiệu quả, cung ứng và lắp đặt các thiết bị mạng chuyên
dụng tiên tiến đồng thời là một nhà cung cấp thiết bị cũng như dịch vụ bảo trì hệ
thống một cách tối ưu.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần DSP.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty:
a. Chức năng.
- Quan hệ với các Phòng, Ban điều hành dự án, các công ty, đơn vị kinh
tế, chính quyền địa phương những đoàn thể để thực hiên nhiệm vụ của Công ty
giao và các hợp đòng kinh tế tự kiếm.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chế đọ báo cáo thống kê, trích nộp theo quy
Lê Thị Hoa
3
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định của Tổng công ty Nhà nước.
- Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
theo chương trình, nhiệm vu, mục tiêu. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt
động của Công ty.
b. Nhiệm vụ.
1. Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký theo quy
định của pháp luật:
- Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Báo cáo Tổng công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do Công ty
thực hiện.
2. Xây dựng chiếm lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh;
Xây dựng hệ thống quy chế nội bộ phù hợp các quy định của Nhà nước.
3. Thực hiện tốt công tác tiếp thị,mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu
để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty.
4. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy
định của Bộ luật lao động. Chi phí tiền lương và tiền thượng dựa trên hiệu quả
hoạt động kinh doanh.
5. Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản
lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo
thực hiện chiếm lược phát triển và nhiệm vụ của Công ty.
6. Thực hiện đúng các chế độ và các quy định quản lý vốn, tài sản, kế
toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của Nhà
nước, chịu trách nhiệm tính xác thực của các hoạt động tài chính của Công ty.
7. Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định.
8. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền; chịu trách nhiệm về tính xác, trung thực của báo
cáo.
9. Chịu sự kiểm tra, giám sát; tuẩn thủ các quy định về thanh tra của cơ
quan tài chính và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của
Lê Thị Hoa
4
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp luật.
10. Tuẩn thủ các quy định về công tác bảo mật, các thông tin nội bộ theo
quy định của pháp luật.
11. Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi
trường, quốc phòng và an ninh quốc gia.
12. Có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán và
toàn bộ tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty và cải thiện điều kiện làm
việc theo quy định của Nhà nước.
- Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn
cho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập và đời sống cho người lao
động.
- Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước và hoạt động sản xuất kinh doanh phù
hợp với quy định nhà nước.
c. Quyền hạn.
1. Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các nguồn lực khác để
phục vụ hoạt động của Công ty.
2. Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật.
3. Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên
kết hợp tác với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp
luật.
4. Chỉ đạo xây dựng và ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.
Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thành quyết toán các chi phí khoán
đối với công trình, hạng mục công trình theo từng giai đoạn.
5. Thực hiện quản lý giá thành trên cơ sở áp dụng các mức lao động vật tư
đơn giá tiền lương của Nhà nước, nội bộ và các chi phí khác đảm bảo hiệu quả
kinh doanh của công ty và phù hợp với quy định của pháp luật.
Lựa chọn các hình thức và thực hiện tiền lương, thưởng cho người lao
động, phù hợp với yêu cầu kinh doanh, quy định của nhà nước.
6. Được hưởng lơi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc trích
lập và sử dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước.
Lê Thị Hoa
5
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế. Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp
thực hiện theo quy định của đơn vị hạch toán phụ thuộc.
d. Cơ cấu tổ chức.
Công ty cổ phần DSP hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, cơ quan
cao nhất là Hội đồng cổ đông , dưới Đại hội đồng cổ đông là Ban giám đốc và
các bộ phận chức năng.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Hội đồng cổ đông
Gián đốc điểu
hành
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng kế
hoạch
Phòng kinh
doanh
Phòng kỹ
thuật
Phòng tài
chính kế toán
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công
ty Cổ phần DSP
1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng hành chính
a. Chức năng
Phòng hành chính là một bộ phận vô cùng quan trọng có ý nghĩa không
nhỏ trong hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó phòng hành hích tổ chức có
hai chức năng chính để phục vụ cho nhu cầu làm việc và giải quyết các vấn đề
của công ty đó là: tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
• Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
Lê Thị Hoa
6
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản
lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ
không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính
xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó
có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết
định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu
tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ
giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết
luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án
phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn mang tính
tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong
các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực
tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của
công việc văn phòng. Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát
từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh
vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được.Những thông tin ấy cần
phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của
người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung
công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.
Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì phòng
hành chính có nhiệm vụ là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở
khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt
động của công ty.
• Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phương tiện
ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
Lê Thị Hoa
7
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đây là hoạt động
mang tính đặc thù của công tác của phòng hành chính tổ chức có ý nghĩa quan
trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. phòng phải chăm lo
về cơ sở vật chất của Công ty, phục vụ cho hoạt động của các phòng ban trong
công ty , phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Tóm lại, phòng hành chính tổ chức là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện
các chức năng trên: Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của phòng hành
chính tổ chức trong bộ máy của công ty.
b. Nhiệm vụ của phòng Hành chính:
- Lập kế hoạch công tác của công ty . Tham mưu cho Ban Giám đốc sắp
xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty.
- Tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác quy hoạch, đào tạo bồi
dưỡng đội ngũ các bộ công nhân viên.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với các bộ công nhân viên;
Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Lập kế hoạch về lao động, tuyển dụng (hoặc sa thải); Quản lý hồ sơ
nhân sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
- Tổng hợp kết quả hoạt động của các phòng ban trong công ty. Giúp Ban
giám đốc điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh.
- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp
cổ đông và các hội thảo khách hàng của công ty.
- Thực hiện công tác: hành chính,văn thư, lưu trữ; quản lý các con dấu
theo qui định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự an ninh,
phòng cháy chữa cháy. Đề xuất và thực hiện phối hợp với các đơn vị trong
trường và các địa phương trong công tác giữ gìn an ninh, trật tự trong công ty.
- Quản lý và điều phối sử dụng xe ôtô phục vụ công tác của nhân viên
công ty. Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe.
- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.
Lê Thị Hoa
8
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính:
Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ
chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ
chức sau: (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính)
TRƯỞNG PHÒNG
BỘ PHẬN
VĂN THƯ
– LƯU
TRỮ
BỘ PHẬN
BẢO VỆ
BỘ PHẬN
TẠP VỤ
Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố
trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn
phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên
trong và bên ngoài công ty.
3. Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng
Văn phòng công ty cổ phần DSP bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận văn
thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể của từng bộ
phận trên như sau:
• Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.(bản mô tả công việc)
-Chức danh: trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
-Cán bộ quản lý: Giám đốc
-Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Tổ chức và thực hiện công tác hành chính của công ty.
+ Xây dựng các quy định, quy chế cho công ty.
+ Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
hành chính.
Lê Thị Hoa
9
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
+ Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng.
+ Sắp xếp lịch làm việc, phân công công việc cho nhân viên trong phòng.
+ Giám sát, kiểm tra công tác hành chính
+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên phòng Hành chính.
+ Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hành
chính.
-Tiêu chuẩn:
* Trình độ học vấn, chuyên môn:
+ Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính trở lên.
+ Chứng chỉ văn phòng tương đương loại B trở lên.
*Kỹ năng : lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch,tổ chức và giám sát công
việc,giao tiếp tốt…
*Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong công tác văn phòng.
+ Ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương.
• Bộ phận văn thư lưu trữ.
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên
tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu
thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị
phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,...
• Bộ phận bảo vệ.
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con
người và tài sản của công ty.
Đảm bảo phương tiện đi lại cho lãnh đạo.
• Nhân viên tạp vụ.
Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường
trong công ty, từ phòng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và tất cả
các khu vệ sinh.
Lê Thị Hoa
10
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần DSP
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức cố trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo của lãnh
đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan,
tổ chức đó.
Văn phòng (Phòng hành chính) có 2 chức năng cơ bản chính:
Chức năng tham mưu tổng hợp:
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu
tố chủ quan và yếu tố khách quan, bởi vậy muốn đưa ra quyết định mang tính
khoa học, người ta cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham
gia và các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn
phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh
đạo những thông tin, nhưng án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Trong quản lý kinh tế xã hội, thông tin là chất liệu của mọi quá trình quản
lý và là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý mà văn phòng được xem
như trung tâm của một tổ chức. Kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thong
tin ở cả đàu vào, đầu ravà thong tin dựa trê mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà
văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của
người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phải
tuân thủ theo đúng nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả
thiết thực.
Hoạt động như trên thuộc chức năng tham mưu tổng hợp của công tác văn
phòng. Chức năng này có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại
của cơ quan doanh nghiệp. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các
cơ quan, doanh nghiệp luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn
Lê Thị Hoa
11
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Là chức năng đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương
tiện, thiết bị, công cụ, tài chính,…cho hoạt động quản lý cơ quan, doanh nghiệp
nhắm thực hiện mục tiêu công tác. Ngoài ra văn phòng còn xây dựng các
chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho lãnh đạo cũng như cơ quan, doanh
nghiệp.
Vì vậy văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khảng định
sự cần thiết khách quan tồn tại bộ phận văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định sự
thành bại trong công tác văn phòng.
Ví dụ tình huống cụ thể: Ngày 20/03/2015 Công ty họp Đại cổ đông bất
thường năm 2015. Phòng tổ chức hành chính được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho
cuộc họp. Phòng hành chính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp.
Phòng hành chính đã chẩn bị địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự, giấy
mời, các tài liệu lien quan tới cuộc họp cho lãnh đạo công ty. Ngoài ra, phòng
hành chính còn Thông báo các phòng, ban và cổ đông được biết và chuẩn bị cho
nội dung cuộc họp được tốt nhất.
1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công
ty (Sơ đồ xem phần phụ lục)
Để cho quá trình vân hành hoạt động của công ty và các bộ phận chức
năng trong công ty hoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xây dựng
trương trình công tác thường kỳ (Tuần, tháng, quý, năm). Phòng hành chính là
đơn vị được giao trách nhiệm xây dựng trương trình công tác thường kỳ cho
công ty. Sơ đồ xây dựng chương trình Công tác tuần, tháng, quý, năm của Công
ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng là giống nhau.Trách nhiệm xây dựng
chương trình công tác là của phòng hành chính, Phòng hành chính yêu cầu các
đơn vị đăng ký chương trình công tác. Các Phòng, Ban thuộc công ty lập danh
mục các đề án gửi về văn phòng Công ty, văn phòng tổng hợp dự kiến chương
trình công tác tuần, tháng, quý, năm. Sau khi văn phòng xây dựng chương trình
Lê Thị Hoa
12
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sơ bộ xong gửi bản thảo dự kiến kế hoạch đến các đơn vị tham gia ý kiến xong
gửi lại ý kiến sau khi các phòng, ban thuộc Công ty tham gia ý kiến xong gửi lại
ý kiến về phòng hành chính, phòng Hành chính trình Giám đốc xem xét, Giám
đốc Công ty ký ban hành, phát hành tới các Phòng, Ban, biết và thực hiện.
Sau khi các đơn vị thực hiện gửi báo các kết quả thực hiện và các vấn đề
nảy sinh trong quá trình hoạt động công tác quý sau và gửi đến các đơn vị.
• Trình tự lập chương trình Công tác của Công ty như sau:
- Chương trình Công tác năm:
+ Chậm nhất vào ngày 05/12 hằng năm các đơn vị thuộc Công ty gửi văn
phòng Công ty danh mục những đề án triển khai trong năm, cấp quyết định cơ
quan phối hợp, cơ quan thẩm định, thời hạn trình của từng đề án.
+ Trong vòng 05 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công tác
của Công ty, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi văn phòng
để tổng hợp trình Giám đốc xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, hoàn chỉnh và trình
lãnh đạo Công ty thông qua.
+ Sau khi lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm. Phòng
Hành chính Công ty trình Giám đốc ký ban hành gửi đến các đơn vị để thực
hiện.
- Chương trình Công tác Quý:
+ Chậm nhất vào ngày 25 của thắng cuối mỗi quý các đợn vị phải có Báo
cáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý đó, xét lại các đề án
của quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình công tác
quý sau gửi về phòng Hành chính Công ty.
+ Phòng Hành chính Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý của
Công ty trình Giám đốc quyết định.
- Chương trình Công tác Tháng:
+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trong
chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điều
chỉnh chương trình công tác tháng sau. Các đề nghị này phải gửi văn phòng
công ty chậm nhất vào ngày 27 hàng tháng.
Lê Thị Hoa
13
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phòng Hành chính của Công ty tổng hợp lập chương trình công tác
tháng, trình Giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện.
- Chương trình Công tác tuần:
+ Căn cứ vào chương trình công tác tháng, sau khi xin ý kiến lãnh đạo
Công ty, phòng Hành chính của Công ty lập chương trình công tác tuần của lãnh
đạo Công ty và thong báo cho các đơn vị thực hiện.
+ Lãnh đạo các đơn vị thuộc Công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
được giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần của Công ty để
lập chương trình Công tác tuần.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty giúp cho
công việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn. Việc gì mang tính chất
quan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì không thực sự đòi
hỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau. Nhờ xây dựng chường trình công tác
thường kỳ của công ty mà bộ phận có thể phối hợp giải quyết công việc được dễ
dàng, hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế trong qúa trình xây dựng
chương trình công tác các bộ phận phòng, ban chức năng còn chưa thu xếp được
công việc hợp lý, các công việc giữa các phòng có sưn khác biệt nên quá trình
giải quyết còn nhiều hạn chế.
Trong quá trình cùng phối hợp giải quyết công việc còn nhiều chi phối
dẫn đến tình trạng ỉ lại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với công
việc làm cho chất lượng cao.
Ưu điểm:
- Xác định công việc chính xác;
- Theo dõi được tiến độ của công việc;
- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thực hiện công việc.
Nhược điểm:
- Chưa xây dựng chương trình đúng thời gian quy định;
- Chưa xác định được thời gian cụ thể.
Lê Thị Hoa
14
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ
hội nghị(Sơ đồ xem phần phụ lục)
Như chúng ta đã biết, việc tổ chức những sự kiện như hội nghi, hội thảo,
hội họp,… là công việc góp phần xây dựng thương hiệu và sản phẩm cho một
công ty, đồng thời thông qua sự kiện đó để tạo cơ hội giao lưu với bạn hàng và
đối tác, các cơ quan truyền thong, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin
hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Hội nghị, hội thảo cũng chính là hình thức cơ bản để phát huy và thực
hiện nền dân chủ Xã hội chủ nghĩa, tinh thần tập thể, tự giác và tính chủ động
trong công việc.
Hội nghị của Công ty Cổ phần DSP bao gồm các hình thức sau: Hội nghị
sơ kết, Hội nghị tổng kết, khen thưởng, kỷ luật hoặc thảo luận 1 vấn đề nào đó,
… Và tất nhiên, các cuộc tổ chức đó luôn được phòng Hành chính chuẩn bị hết
sức chu đáo:
Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo của Công ty như sau:
a. Tổ chức phục vụ trước các cuộc hội nghị:
Công việc thực hiện:
- Chuẩn bị về văn bản như: Quyết định về việc tổ chức hội nghị, kế hoạch,
chương trình, giấy mời,….
- Dự trù kinh phí.
- Chuẩn bị về nội dung tài liệu.
- Lế tân, văn nghệ, ăn ở đi lại cho đại biểu.
b.Tổ chức phục vụ trong khi diễn ra hội nghị:
- Nếu Trưởng phòng trực tiếp làm MC điều hành hội nghi, thì Trưởng
phòng giao cho cấp dưới làm công việc sau:
+ Quản lý hội trường, giám sát hoạt động lễ tân.
+ Quan sát, giám sát hoạt động của thư ký.
- Nếu Trưởng phòng không làm MC thì sẽ trực tiếp là công việc nêu trên.
c. Tổ chức phục vụ sau khi diễn ra hội nghi:
- Tổng hợp kết quả.
Lê Thị Hoa
15
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông báo kết quả.
- Họp rút kinh nghiệm.
- Quyết toán, lập hồ sơ công việc.
NHẬN XÉT: Qua tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị của Công ty tôi
thấy quy trình tổ chức hội nghị của Công ty rất khoa học và đảm bảo về mọi
khâu nghiệp vụ, mọi cuộc hội nghị của Công ty luôn thành công tốt đẹp.
*Hồ sơ hội nghị Đại hội cổ đông bất thường ( văn bản đính kèm phần
phụ lục)
- là tất cả các văn bản giấy tờ quan trọng liên quan tới hội nghị.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty
(Sơ đồ xem phần phụ lục)
Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi công ty.
Chuyến đi công tác của giám đốc cũng như banlanh đạo rất đa dạng có thể đi dài
ngày, ngắn ngày,tùy thuộc vào tính chất công việc. Vì vậy phòng Hành chính
phải chẩn bị hết sức chu đáo.
Phòng Hành chính cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi:
Liên hệ với đơn vị mà thủ trưởng công tác để chuẩn bị đầy đủ tài liệu lien quan,
chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và chuẩn bị các nội
dung liên quan khác như: Tổ chực cuộc họp bàn giao công việc khi thủ trường đi
công tác.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của công ty như sau:
- Tổ chức phục vụ Lãnh đạo trước chuyến đi:
+ Lập kế hoạch;
+ Liên hệ với nơi đến công tác;
+ Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị thủ tục, phương tiện đi lại;
+ Cử người đi cùng như: thư kí, vệ sĩ, lái xe.
- Tổ chức phụ vụ Lãnh đạo khi đi công tác:
+ Nếu Trưởng phòng đi công tác cùng lãnh đạo Công ty thì Trưởng phòng
như một người thư kí;
Trưởng phòng cần chuẩn bị tài tài liệu, sắp xếp lịch làm việc, ghi chép kết
Lê Thị Hoa
16
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả, tham mưu…
+ Nếu Trưởng phòng không đi cùng lãnh đạo Công ty thì phải thường
xuyên liên hệ với thư kí để nắm tình hình.
- Tổ chức phục vụ sau chuyến đi:
+ Tổng kết chuyến đi;
+ Thông báo kết quả;
+ Lập hồ sơ công việc, thanh toán;
+ Phân công công việc;
1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở
của công ty:
Nhìn chung việc thực hiện theo quy định của nhà nước về văn hóa công
sở thì Công ty Cổ phần DSP thực hiện rất nghiêm túc phù hợp với truyền thống
và bản sắc văn hóa người Việt, phù hợp với điều kiện kinh tế của cán bộ công
nhân viên trong công ty, vừa đảm bảo theo quy định của pháp luật mặt khác còn
đảm bảo tính trang nghiêm và lịch sự.
Công ty Cổ phần DSP đã xây dựng được một phong cách ứng xử chuẩn
mực cho nhân viên. Nhìn chung các nhân viên trong công ty đều thực hiện tốt
quy chế văn hóa công sở mà Công ty đã đặt ra, không sử dụng đồ uống có cồn
khi làm việc và hút thuốc tại nơi làm việc, trang phục của nhân viên gọn gàng,
không nấu ăn, lập bàn thờ tại công ty. Trong giao tiếp và ứng xử với đồng
nghiệp đều thể hiện sự tôn trọng, có thái độ trung thực than thiện và hợp tác.
2.Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty
Trong hoạt động quản lý, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng. Có
thể xem công tác văn thư là “nền tảng” trong quá trình quản lý. Công tác văn thư
được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động
văn phòng một cách hiệu quả và khoa học.
Hoạt động công tác văn thư là nội dung chính trong công tác Văn phòng,
là cầu nối liên hệ thông tin giữ lãnh đạo công ty với người lao động, khách hàng
hoặc làm nhiệm vụ liên lạc thông tin trong và ngoài cơ quan.
Lê Thị Hoa
17
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tập
trung. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)
cũng như văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan.
Công tác Văn thư của Công được tổ chức theo hình thức Văn thư tập
trung với 02 nhân viên văn thư, được đào tạo về trình độ chuyện môn, đào tạo
bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu
cầu của Văn thư hiện đại.
Tất cả các văn bản do các cơ quan khác gửi đến để liên hệ công việc và
văn bản do Công ty ban hành đều phải thông qua văn thư cơ quan. Văn thư
Công ty quản lý các loại sổ là: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến,
sổ chuyển giao văn bản ra ngoài Công ty và sổ chuyển giao văn bản cho các đơn
vị trong cơ quan.
Phòng làm việc của văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,
thiết bị hiện đại như: Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo,
tủ đựng tài liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu công tác văn thư chính xác,
nhanh chóng, an toàn, bí mật.
- Ưu điểm:
+ Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là “bộ mặt của
công ty” vì vậy luôn được sự quan tâm, chỉ đao kịp thời của ban lãnh đạo công
ty. Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có những lớp bồi dưỡng cho các cán bộ
tham gia tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
+ Văn thư đã thực hiện đúng chắc năng, nhiệm vụ của mình, giúp giám
đốc giải quyết việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lý
con dấu chặt chẽ, việc đăng ký văn bản đứng quy định của Nhà nước.
+ Tổ chức Văn thư theo hình thức tập trung đã giúp công ty quản lý thông
nhất văn bản đi – đến. Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm văn
bản, kiểm tra chất lượng, quy trình trách nhiệm dễ dàng, thuận tiện cho cán bộ
văn thư công ty.
Lê Thị Hoa
18
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhược điểm:
Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu
trữ cơ quan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính chất tạm thời.
2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác
văn thư của công ty.
Trưởng phòng có trách nhiệm giúp Giám đốc chỉ đạo về công tác văn thưlưu trữ của công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư –
lưu trữ ở Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty tôi thấy trách nhiệm của
người lãnh đạo văn phòng ở đây thật sự là một người năng động, tâm huyết và là
một người có trách nhiệm với công việc.
Đối với cơ quan nói chung và phòng Hành chính nói riêng Trưởng phòng
đều thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ nhưng quy định của cơ quan và cấp
trên giao phó. Đối với công việc trong phòng Hành chính Trưởng phòng là một
người có năng lực thực hiện công việc chỉ đạo về văn thư đến cán bộ trong
phong Hành chính chính xác, hiệu quả theo quy định của nhà nước và cơ quan.
Những văn bản, tài liệu giấy tờ của cơ quan Trưởng phòng chỉ đạo cán bộ văn
thư thực hiện nghiêm túc. Mọi văn bản, tài liệu đến cơ quan đều được Trưởng
phòng xem xét trước khi chuyển đến văn thư giải quyết theo quy định hiện hành.
Công tác Văn thư của Công ty Cổ phấn DSP được tổ chức một cách tập
trung, thống nhất. Tức là các phòng ban, bộ phận trong công ty không có bộ
phận văn thư riêng mà tập trung vào một nơi do văn thư đảm nhiệm thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu ở công ty tôi thấy công tác văn thư của
công ty tổ chức rất khoa học, hợp lý, phù hợp với công việc, có tổ chức chặt chẽ.
Việc sử dụng phần mềm quản lý văn thư giúp cho việc quản lý văn bản đi, văn
bản đến … được dễ dàng, chính xác phục vụ cho việc triển khai hay tìm kiếm
được nhanh chóng.
Hằng năm, công ty phải tiếp nhận cũng như xử lý rất nhiều văn bản của
các cơ quan, ban, ngành liên quan nên bộ phận văn thư sử dụng phần mềm quản
lý để theo dõi văn bản, ngoài ra bộ phận văn thư còn lập sổ theo dõi văn bản đi,
đến để trình Giám đốc xử lý. Trên cơ sở nội dung của văn bản mà Giám đốc chỉ
Lê Thị Hoa
19
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo nhân bản và gửi đi cho các đơn vị trực thuộc.
Dối vơi Luật, Nghị định của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật
được nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc công ty và phòng chắc năng xử
lý còn bản gốc lưu lại văn thư.
Các văn bản chỉ đạo hoặc giao dịch, liên hệ của các Sở, Ban, Ngành trên
địa bàn hoặc doanh nghiệp khác thì tùy tính chất mà nhân bản cho các bộ phận
xử lý.
Về ưu điểm: Trách nhiệm của người đứng đầu công ty trong qua xử lý
của Giám đốc do đó một mặt Giám đốc nắm được tất cả mọi nguồn thông tin,
nhưng diễn biến trong quá trình tổ chức thực hiện công việc hàng ngày tại công
ty, mặt khác Giám đốc chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với yêu cầu của nvawn
bản đối với từng phòng chức năng và đơn vị trực thuộc.
Cán bộ văn thư là người giúp việc cho Giám đốc công ty và Trưởng
phòng hành chính và giải quyết các văn bản có sổ theo dõi và phần mềm quản lý
nên thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm văn bản khi có yêu cầu.
Cán bộ trong công ty tùy theo chức năng nhiệm vụ được giao có trách
nhiệm giúp Giám đốc giải quyết vấn đề cụ thể, chính xác. Đúng với nhiệm vụ
của mình bởi vì văn bản đó đã được sự chỉ đạo xử lý của Giám đốc.
Về nhược điểm: Văn bản được tập trung cho Giám đốc công ty xử lý
không ủy quyền cho Phó Giám đốc xử lý cụ thể ở nhưng loại văn bản nào nên
khi Giám đốc đi công tác vắng thì xử lý văn bản bị chậm.
Cán bộ phòng Hành chính chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong
việc giúp Giám đốc xử lý văn bản.
Trình độcủa cán bộ văn thư còn chưa thực sự tốt.Quá trình xử lý văn bản
ở phòng hành chính còn nhiều thiếu sót cần phải khắc phục.
Giám đốc và Trưởng các bộ phận có liên quan thương xuyên kiểm tra đôn
đốc việc thực hiện nghiệp vụ văn thư . Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn
thận và khoa học nên rất được quan tâm.Có thể coi đây là cầu nối giữ Tổng giám
đốc công ty với nhân viên, giữ công ty với công ty khách hàng nên mọi công
việc đòi hỏi sự chính xác cao, tốc đọ xử lý nhanh để giúp Giám đốc nắm bắt
Lê Thị Hoa
20
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được tình hình nhanh nhất và có hướng chỉ đạo thích hợp.
Trưởng phòng Hành chính thường xuyên kiểm tra về trình độ cán bộ văn
thư cũng như công việc để đảm bảo việc xử các văn bản không bị chậm
trễ.Ngoài ra Trưởng phòng còn áp dụng các phần mềm quản lý văn bản giúp
giảm gánh nặng sổ sách thủ công cho cán bộ, năng cao chất lượng công việc.
Cho đi học các lớp tập huấn nghiệp vụ và khích lệ, khen thưởng với
những nhân viên có thành tích cao trong công việc cũng giúp nhân viên văn
phòng nói chung, bộ phận văn thư nói riêng không ngừng phấn đấu, nâng cao
năng lực bản thân, phục vụ và cống hiến cho công ty.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định
của nhà nước, bao gồm các văn bản sau:
- Luật Doanh nghiệp năm 2013 ;
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2002, 2008;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bản hành chính;
- Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực
hiện như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng
văn bản.
- Đóng dấu Công ty (gồm dấu Công ty và các loại dấu khác)
- Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đến:
Tất cả văn bản sau khi đã có chữ ký, dấu, ghi số ngày tháng và đăng ký,
cán bộ văn thư có nhiệm vụ chuyển phát ngay văn bản đến đối tượng có liên
quan trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo đồng thời nguyên tắc chính xác, nhanh
chóng, kịp thời, đúng đối tượng.
Trước khi chuyển giao văn bản đi, văn thư cần chọn bì bà trình bày bì cho
thích hợp. Khi chuyển giao văn bản đến đối tượng có liên quan văn thư phải lập
sổ chuyển giao văn bản đi.
Lê Thị Hoa
21
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
+ Sắp xếp bản lưu:
Mỗi văn bản do Công ty ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành,
quản lí nên ít nhất phải lưu ít nhất 02 bản chính; 01 ở đợn vị soạn thảo và 01 lưu
ở văn thư Công ty.
Nhân viên văn thư có trách nhiện sắp xếp bản lưu thật khoa học và dễ
dàng tra tìm.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực
hiện theo các bước sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Bộ phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản, văn bản đến từ
bất kỳ nguồn nào (kể cả do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn thư để
làm thử tục đăng ký, giải quyết văn bản. Sau khi văn thư nhận được công văn
nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra bì văn bản xem văn bản có dấu hiệu bị bóc
chưa và kiểm tra có phải văn bản gửi cho Công ty mình hay không sau đó mới
tiến hành phân loại công văn rồi mới bóc bị bà vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ TRình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ công tác văn
thư của công ty mà cán bộ lựa chọn việc trình báo văn bản cho phù hợp.Văn thư
trình Lãnh đạo xem xét toàn bộ văn bản để xin ý kiến phân phối giải quyết văn
bản đến. Sauk hi đã có ý kiến của lãnh đạo công ty về việc giải quyết văn bản
nhân viên văn thư có trách nhiệm chuyenr giao văn bản đến các cá nhân, tổ chức
có trách nhiệm giải quyết văn bản.
- Sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ;
Lê Thị Hoa
22
Lớp: CĐ QTVP K7C
Báo cáo Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty và nhận xét ưu
nhược điểm:
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản
đối với mỗi cơ quan hành chính Nhà nước của Công ty. Công ty luôn cập nhật
nhưng văn bản về bảo quản và sử dụng con dấu như: Nghị định 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa
đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
Công ty có các loại con dấu sau: Dấu tròn khắc tên pháp nhân của Công
ty, dấu chức danh, dấu họ và tên, dấu đến,…
Dấu được để tại Văn phòng của Văn thư – Lưu trữ trong tủ có khóa chắc
chắn. Con dấu được giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định trong văn bản của công ty
như sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của Giám đốc.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty.
Chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ “ký tắt” của
Trưởng đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản và chữ ký của người có thẩm
quyền, theo đúng chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định tại quy
chế tổ chức và hoạt động của Công ty.
Đóng dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, sạch sẽ và con dấu phải trùm lên 1/3
chữ ký về phía bên trái.
Không đóng dấu khống chỉ.
Khi dấu dóng bị mòn, mất nét phải báo cáo với lãnh đạo để xin khắc lại dấu.
- Nhận xét:
+ Ưu điểm:
Được quy định bằng văn bản nên chỉ có người được công ty quy định mới
Lê Thị Hoa
23
Lớp: CĐ QTVP K7C
