Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH dệt VĨNH PHÚC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (902.46 KB, 103 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI NÓI DẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY ............................3
TNHH DỆT VĨNH PHÚC..................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc...............3
1. Vài nét về Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.....................................................................................3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc............4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phòng Hành chính – Tổng
hợp) Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.................................................................................................7
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp............7
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng HC-TH....................................................................................14
3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng HC - TH.......................................................................15
2.1.Các trách nhiệm chính ...........................................................................................................15
2.2. Kết quả công việc cần đạt được ............................................................................................18
3.Các yêu cầu khác đối với Trưởng phòng HC- TH........................................................................18
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty
TNHH Dệt Vĩnh Phúc.....................................................................................................................20
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................20
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..........................................................................................20
1.2. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. Đánh giá ưu
điểm, hạn chế...............................................................................................................................21
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị . Lập mục lục văn bản hồ sơ đó............................22
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.................................23
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở
của Công ty...................................................................................................................................23
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................24
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.........................................................................................24
2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng HC – TH trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công
ty...................................................................................................................................................26
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc...........................27
Phần II................................................................................................................29
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
TNHH DỆT VĨNH PHÚC................................................................................29
1.Xây dựng một số văn bản của công ty.......................................................................................29
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ “ của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc...................39
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc...................................64
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc....................................66
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình văn phòng này.....................................................................................67
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng HC – TH công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.Nhận xét ưu
điểm và nhược điểm.....................................................................................................................73
Phần III...............................................................................................................75
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................75
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của
công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc........................................................................................................75
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........................81
1.Về phía cơ quan thực tập:.........................................................................................................81
2.Về phía nhà trường....................................................................................................................84
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................85
PHỤ LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI DẦU
Ngành giáo dục là một trong những ngành đào tạo quan trọng hàng đầu của
đất nước ta. Sự nghiệp giáo dục của nước ta đang trong quá trình xây dựng và phát
triển nhằm bắt kịp xu thế giáo dục của các nước trong khu vực và trên thế giới. Vì
vậy, công việc học tập đi đôi với thực hành là một biện pháp hiệu quả đúng đắn đã
và đang được áp dụng tại các trường Đại học,Cao đẳng tại Việt Nam.
Ngày nay,việc tổ chức bộ máy Văn phòng với đội ngũ nhân viên và người
quản lý không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Song, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ Văn phòng vừa có trình độ quản
lý tại các cơ quan còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của xã
hội.Với mong muốn đáp ứng được nhu cầu thực tế và khả năng đào tạo, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã thành lập và đào tạo ngành Quản trị Văn phòng.Với
phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa QTVP nói riêng lấy lý luận
làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Do đó, Khoa QTVP đã đề ra kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên
tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm
quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học
khị còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là
dịp để cho sinh viên củng cố, bỗi dưỡng lại kiến thức, tập dược, rèn luyện phẩm
chất, đạo đức của quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, khả năng giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong trường Đại
họcNội vụ Hà Nội và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường – ThS.Giảng
viên, Trưởng Khoa Quản Trị Văn Phòng. Cùng với sự giúp đỡ tận tình của các
cán bộ, anh chị trong cơ quan và đặc biệt là chị:Nguyễn Thị Dáng – Nhân viên
văn thư lưu trữ phòng HC - TH.Trong thời gian thực tập em đã có hơn một
tháng được học tập và làm việc tạc cơ quan,đã có cách nhìn nhận đầy đủ và toàn
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
diện hơn về vai trò và tầm quan trọng của ngành Quản Trị Văn Phòng.Từ đó,
giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm để có thể trang bị cho mình những kiến
thức cơ bản phục vụ cho công việc và học tập sau này.
Trong thời gian thực tập,tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn
kiến thực còn hạn chế cộng với quỹ thời gian còn ngắn ngủi em vẫn không thể
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ
của các thầy cô giáo và các cán bộ trong cơ quan để giúp em có thể hoàn thiện
tốt bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 2 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Hằng
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
TNHH DỆT VĨNH PHÚC
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Dệt Vĩnh Phúc.
1. Vài nét về Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.
Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc với diện tích: 5000m 2 hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất:Bít tất thời trang xuất khẩu và nguyên liệu sợi dệt kim. Có tiền
thân là công ty Dệt Kim Hà Nội. Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc được thành lập
vào năm 2002 bởi 2 nhà doanh nghiệp tư nhân của Việt Nam đã từng có nhiều
năm kinh nghiệm trong ngành sản xuất bít tất và nguyên liệu sợi dệt kim.Công
ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc ban đầu sản xuất các sản phẩm bít tất nội địa như tất
3
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quân trang …., sợi chun, sợi spandex…phục vụ nhu cầu chủ yếu nhu cầu tiêu
dùng nội địa, phục vụ ngành dệt may trong nước. Thời điểm này số lượng cán
bộ công nhân viên của công ty chỉ có 108 người, số lượng máy dệt bít tất là 48
chiếc chủ yếu là máy cơ khí và máy cuốn sợi chun + sợi spandex là 2 chiếc.
Là một doanh nghiệp trẻ cùng với sự lãnh đạo điều hành của giám đốc
Bùi Khánh Thi và sự lao động sáng tạo hết mình vì sự phát triển cảu công ty của
toàn thể nhân viên trong công ty đến nay công ty đã từng bước phát triển mạnh
mẽ.
Công ty có trụ sở chính tại: Thôn Do Hạ, xã Tiền Phong, Huyện Mê
Linh, Hà Nội.
Điện thoại: 0438178605
Fax: 0438178603
Email:
Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh
số:1902000180.
Đăng ký lần đầu 05/04/2002.
Đăng ký thay đổi lần 1, ngày 14/09/2007.
Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho sự phát triển kinh
doanh, nên việc giao của của khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH Dệt Vĩnh Phúc.
a. Chức năng
Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc hoạt động sản xuất kinh doanh, sản xuất
các sản phẩm bít tất xuất khẩu và sợi dệt kim đáp ứng nhu cầu thị trường.
Xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất kinh doanh theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Chấp hành pháp luật, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử
dụng vốn, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
Tổ chức sản xuất, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kỹ thuật, cải tiến công nghệ nâng cao chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO.
Quản lý toàn diện đào tạo, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên, chăm
lo đời sống,thực hiện phân phối công bằng theo pháp luật cho người lao động.
Thực hiện các chức năng khác theo quy định của pháp luật.
b. Nhiệm vụ
Đăng ký kinh doanh và hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng
ký; Chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu về kết quả sản xuất kinh doanh; Chịu
trách nhiệm trước khách hàng và Pháp luật về công việc do Công ty đảm nhận.
Bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước.
Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và lập báo cáo tài
chính trung thực, chính xác theo quy định hiện hành.
Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác
theo quy định của Pháp luật.
Kê khai và định kỳ báo cáo chính xác, đầy đủ các thông tin về doanh
nghiệp và tình hình tài chính của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh
và các cơ quan có liên quan theo quy định của Pháp luật.
Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ
Luật lao động và theo Thoả ước lao động tập thể.
Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường,
bảo vệ di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh, an ninh quốc gia và công
tác phòng chống cháy nổ.
Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của
pháp luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra kế toán của các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền.
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
c. Quyền hạn
Công ty có quyền quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển các nguồn vốn
do Chủ sở hữu giao quản lý bao gồm: Tài sản, đất đai, tài nguyên và các nguồn
lực khác để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị trực thuộc nhằm tiến hành các hoạt
động sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của Công ty.
Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển và hiệu
quả kinh doanh của Công ty.
Kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm.
Tiếp cận thị trường tìm kiếm việc làm, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp
đồng với các khách hàng trong nước và ngoài nước theo yêu cầu hoạt động kinh
doanh của Công ty và phù hợp với quy định hiện hành của Pháp luật.
Được quyền bảo hộ về quyền sở hữu công nghiệp bao gồm: Các phát
minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp,
tên gọi xuất xứ hàng hoá theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
Đầu tư, liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ
tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp luật với mục đích mở
rộng và phát triển sản xuất kinh doanh.
Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và đào tạo lại lao động
theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Quyết định các hình thức trả lương theo
quy định của Bộ Luật lao động và các văn bản Pháp luật Nhà nước hiện hành.
Có quyền khen thưởng và xữ lý các vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm
kỹ luật lao động theo quy định của Bộ Luật lao động và Điều lệ của Công ty.
Mời và tiếp khách nước ngoài hoặc cử cán bộ, nhân viên của Công ty đi
công tác nước ngoài phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác của Công ty và
các quy định của Nhà nước.
Thực hiện các quyền khác theo quy định của Pháp luật.
d, Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến .
Công ty có 785 cán bộ công nhân viên được chia thành các phòng ban:
-
Giám đốc :01 người.
Phó giám đốc: 01 người
Phòng hành chính – tổng hợp : 10 người
Phòng tài chính- kế toán: 10 người
Phòng kinh doanh : 05 người
Phòng kế hoạch: 09 người
Phòng maketting: 04 người
Phòng mẫu: 08 người
Phân xưởng sản xuất: 741 người, hiện nay công ty vần chưa thành lập
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được chi nhánh khác.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Dệt
Vĩnh Phúc (Phụ lục 1).
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
( phòng Hành chính – Tổng hợp) Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính – Tổng hợp
1.1.Trưởng Phòng
a) Chức năng
Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý công tác tổ chức, tuyển dụng, đào
tạo, công tác cán bộ, lao động tiền lương và các chế độ đối với người lao động.
b) Nhiệm vụ
- Phụ trách điều hành công việc của Phòng.
- Xây dựng các phương án về sắp xếp bộ máy nhân sự phục vụ sản xuất.
- Xây dựng, trình duyệt BGĐ kế hoạch về lao động, tiền lương, đào tạo,
tuyển dụng.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích-kích thích
người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Nghiên cứu, soạn thảo, trình duyệt các quy định, quy chế về nội quy lao
động, chế độ chính sách, an ninh trật tự, vệ sinh lao động thuộc phạm vi chức
năng phòng và giám sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ
chức – hành chính – nhân sự.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần được triệu tập và phát biểu trong
phạm vi thành phần.
- Yêu cầu các phòng ban đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Nhân viên tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân sự
a) Chức năng
Tham mưu giúp Trưởng phòng thực hiện công tác tuyển dụng đào tạo,
quản lý nhân sự.
b) Nhiệm vụ
- Xác định nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển và tiến hành tuyển
dụng.
- Tổ chức đào tạo lao động nâng cao tay nghề, đào tạo lao động mới
tuyển.
- Thực hiện thủ tục cho lao động mới tuyển.
- Quản lý lao động thực tế đang làm việc; Theo dõi, đánh giá ký HĐLĐ
cho các CB-CNV trong diện tiếp tục ký.
- Nắm bắt tình hình sử dụng lao động các đơn vị, thực hiện phân bổ lao
động điều động trong Nhà máy.
- Thực hiện đánh giá nhân sự trong toàn Nhà máy.
- Quản lý, cập nhật hồ sơ CB-CNV theo quy định.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo về tiền lương, lao động, an toàn
lao động- vệ sinh lao động cho các ban ngành liên quan.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.3. Nhân viên thống kê số liệu tính lương
a) Chức năng
Tham mưu giúp trưởng phòng thực hiện công tác quản lý số liệu sản
phẩm tính lương.
b) Nhiệm vụ
- Thống kê số liệu hàng ngày của các phân xưởng, phối hợp các bộ phận
liên quan tính sản phẩm tính lương cho người lao động và giải quyết các vấn đề
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liên quan đến sản phẩm tính lương.
- Cung cấp số liệu tính lương cho lao động tiền lương.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.4.Nhân viên lao động tiền lương.
a) Chức năng
Tham mưu giúp trưởng phòng thực hiện công tác quản lý công, theo dõi
lao động, thanh toán lương cho CB-CNV.
b) Nhiệm vụ
- Kiểm tra, quản lý ngày công cho CB-CNV, tính lương cho toàn Công
ty.
- Quản lý lao động hàng ngày của Công ty.
- Theo dõi ngày nghỉ theo chế độ của CB-CNV (nghỉ phép, nghỉ ốm…).
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến việc tính lương.
- Tính thưởng định kỳ cho CB-CNV.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu liên quan phục vụ công
việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.5.Nhân viên quản trị hành chính, thi đua khen thưởng, kỷ luật.
a) Chức năng
Giải quyết các vấn đề liên quan đến phục vụ sản xuất: điện, nước, hơi…,
an toàn lao động, PCCC, phòng chống lụt bão
- Quản lý người nước ngoài và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách
nước ngoài trong thời gian làm việc tại Công ty.
- Quản lý công tác hành chính của phòng.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý và triển khai công tác quân sự, dân quan tự vệ.
- Chịu trách nhiệm về văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyên truyền, thể dục
thể thao của Công ty.
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của Công ty; Theo dõi, giám sát, kiểm tra
việc quản lý và sự dụng các loại tài sản Công ty của các bộ phận.
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản, bảo trì thường xuyên
và đột xuất.
- Chịu trách nhiệm quản lý, giải quyết các vấn đề liên quan đến an ninh,
kiểm soát, các đơn vị liên quan.
- Quản lý đội xe, lịch trình của từng xe trong ngày, tháng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng giao.
b) Nhiệm vụ
- Định kỳ theo dõi, kiểm soát thi đua khen thưởng, kỷ luật các đơn vị.
- Giải quyết kỷ luật lao động.
- Quản lý giải quyết các sự vụ hàng ngày khi có vấn đề vi phạm nội quy
lao động.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu liên quan phục vụ công
việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.6. Nhân viên chế độ chính sách.
a) Chức năng
Tham mưu giúp trưởng phòng trong công tác BHXH, BHYT, chế độ
chính sách.
b) Nhiệm vụ
- Thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động
theo quy định.
- Thanh toán các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động.
- Giải quyết chế độ cho lao động nghỉ việc.
- Tham mưu, triển khai thực hiện xây dựng chính sách chế độ theo quy
định.
- Nắm bắt diễn biến của người lao động về tiền lương, tiền thưởng; Tính
toán, đánh giá, đề xuất chính sách lương hợp lý, kịp thời từng bộ phận.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng giao.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu liên quan phục vụ công
việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.7- Nhân viên văn thư lưu trữ.
a) Nhiệm vụ
- Soạn thảo, đánh máy các văn bản hành chính, tổ chức của Phòng và các
công công việc Ban giám đốc giao.
- Gửi, tiếp nhận fax, thư, hàng, sách báo…, chuyển phát và lưu trữ theo
quy định.
- Quản lý, theo dõi các thiết bị văn phòng: Máy tính, máy in, máy copy…
- Chịu trách nhiệm việc đăng ký, mua, cấp phát văn phòng phẩm cho Nhà
máy.
- Phô tô các mẫu biểu phục vụ sản xuất theo yêu cầu.
Thực hiện các công việc của văn thư, công tác hành chính khối văn
phòng.
b) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu liên quan phục vụ công
việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.8.Nhân viên Y tế
a) Chức năng
Tham mưu giúp trưởng phòng trong công tác chăm sóc sức khoẻ, vệ sinh
môi trường, VSCN, Bảo hộ lao động.
b) Nhiệm vụ
- Thực hiện các công việc về y tế, điều trị sơ cứu ban đầu, sơ cấp cứu
khẩn (nếu có).
- Chịu trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch mua thuốc, cấp phát thuốc theo
quy định.
- Quản lý sức khoẻ toàn công ty.
- Quản lý lao động thai sản, bệnh phụ nưc, kinh nguyệt, nuôi con nhỏ…
- Quản lý tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của người lao động, giải
quyết các vấn đề liên quan đến tai nạn lao động, sức khoẻ lao động.
- Cộng tác nhân viên chế độ chính sách cấp phát thẻ BHYT, giải quyết các
vấn đề thanh quyết toán cho người lao động.
- Tổ chức triển khai KSK định kỳ, nghề nghiệp, đột xuất cho người lao
động
- Quản lý tổ vệ sinh công nghiệp, đôn đóc công tác vệ sinh môi trường.
- Tổ chức triển khai đo đạc môi trường, xét nghiệm nước uống…
- Quản lý mua sắm dụng cụ vệ sinh công nghiệp, giấy vệ sinh.
- Quản lý đăng ký ăn ca, kiểm tra chất lượng – VS ATTP.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến Nhà ăn theo chuyên môn và thẩm
quyền.
- Quản lý, cấp phát bảo hộ lao động cho CB-CNV.
c) Quyền hạn
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Yêu cầu các phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.9.Nhân
viên kiểm soát an toàn , an ninh
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a) Chức năng
Tham mưu giúp Trưởng phòng thực hiện công tác quản lý việc thực hiện
nội quy lao động, bảo vệ tài sản của công ty.
b) Nhiệm vụ
- Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, các quy định về nội quy an
toàn lao động, vệ sinh lao động, trật tự doanh nghiệp, trách nhiệm vật chất, chấp
hành thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo vệ tài sản doanh nghiệp của CBCNV.
- Giám sát về thời gian làm việc, giờ ăn ca, giám sát chất lượng hàng hoá
nguyên liệu thực phẩm nhập của Nhà ăn.
- Đôn đốc các đơn vị về thực hiện các quy định an toàn lao động, vệ sinh
lao động nơi sản xuất.
- Hàng ngày ghi chép các diễn biến xảy ra trong sổ giao ca.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng giao.
c) Quyền hạn
- Nhắc nhở, yêu cầu các cá nhân, đơn vị thực hiện đúng quy định của
Công ty.
- Lập biên bản với bất cứ CB-CNV nào vi phạm các nội quy, quy định của
Công ty.
- Tham gia các cuộc họp theo thành phần triệu tập.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.10.Nhân viên lái xe
a) Chức năng
Thực hiện công tác vận chuyển, quản lý xe.
b) Nhiệm vụ
- Đến công ty đúng giờ, ngồi đúng vị trí, sẵn sàng lái xe khi có yêu cầu.
- Lái xe đúng hành trình theo lệnh điều xe.
- Theo dõi việc sửa chữa, bảo dưỡng xe được giao.
- Thường xuyên lau chùi xe được giao.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phụ giúp việc giao hàng, bốc xếp hàng khi cần thiết.
c) Quyền hạn
- Từ chối yêu cầu của người đề nghị xe, người bốc xếp không đúng theo
lệnh điều xe.
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
1.11.Nhân viên vệ sinh công nghiệp
a) Chức năng
Thực hiện công tác vệ sinh khối văn phòng, vệ sinh chung của Nhà máy.
b) Nhiệm vụ
- Thực hiện công việc vệ sinh các khu vực được phân công.
- Thu gom, phân loại phế liệu; Phụ giúp việc bán phế liệu
c) Quyền hạn
- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng HC-TH
Phòng HC – TH của công ty được sắp xếp theo cơ cấu chức năng, các
chức năng,nhiệm vụ được phân chia rõ ràng cho từng cá nhân, phù hợp với năng
lực và trình độ của mỗi người.
Cơ cấu phòng HC – TH gồm: Đứng đầu là Trưởng phòng sau là nhân viên
phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau:
-
Nhân viên tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân sự
Nhân viên thống kế số liệu tính lương
Nhân viên lao động tiền lương
Nhân viên quản trị hành chính, thi đua khen thưởng, kỷ luật
Nhân viên chế độ chính sách
Nhân viên văn thư lưu trữ
Nhân viên Y tá
Nhân viên kiểm soát an toàn , an ninh
Nhân viên lái xe
Nhân viên vệ sinh công nghiệp.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức(phụ lục 02).
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng HC - TH
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH- TỔNG HỢP
BỘ PHẬN
CHỨC DANH
MÃ CÔNG VIỆC
CÁN BỘ QUẢN LÝ TRỰC TIẾP
PHÒNG HC-TH
TRƯỞNG PHÒNG HC-TH
HR-HRM
GIÁM ĐỐC, PHÓ GIÁM ĐỐC
2.1.Các trách nhiệm chính
2.1.1 Tham mưu Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty.
Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa
các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty.
Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục
vụ quản lý, điều hành nội bộ.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo
hệ thống đã thiết lập.
2.1.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong
Công ty, thông tin đến và đi.
Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con
dấu…
Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần
cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về
sử dụng con dấu.
Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ
sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin
(điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. 3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ
tầng Công ty.
Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng
phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở
hạ tầng văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố.
Ký duyệt lệnh điều động và kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa,
bảo hiểm... phương tiện vận chuyển (xe ôtô).
Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị,
phương tiện… theo quy định của Công ty.
2.1. 4. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi
trường làm việc.
Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự,
bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc… của Công
ty.
Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật
tự, bảo vệ tài sản… và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện.
Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản
và hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện.
Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài
sản của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền
địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện
việc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của
Công ty.
2.1.5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín,
thương hiệu của Công ty.
Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm
việc tại Công ty.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết.
Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng
các văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự
kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà
nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các
đối tác, khách hàng…
2.1. 6. Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty
Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm
sóc sức khoẻ. Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người
lao động.
Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn ca tại Công ty
cho người lao động. Trực tiếp duyệt thực đơn các bữa ăn hàng tháng và giám sát
nhà ăn tổ chức nấu ăn và phục vụ bữa ăn cho CBCNV Công ty.
Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao
động: Văn hoá – văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen
thưởng…
2.1.7. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc
Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ,
nhân viên trực thuộc.
Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực.
Phổ biến chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản
lý trực thuộc.
Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất thưởng, nâng hạ
lương, điều chuyển.... phù hợp.
Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng
nguồn nhân lực phụ trách.
2.1.8. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của Công ty.
Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định
và yêu cầu.
Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo.
2.2. Kết quả công việc cần đạt được
Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ Công ty được
quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt.
Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát chặt
chẽ và hạn chế tối thiểu các vụ việc mất trật tự, mất cắp... xảy ra.
Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn hoạt động ổn định, không
làm ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác. Phát hiện, sửa chữa kịp
thời các sự cố phát sinh. Kế hoạch duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy
móc… được lập, trình phê duyệt đúng thời hạn và giám sát thực hiện đúng yêu
cầu.
Công tác y tế, khám chữa bệnh, phục vụ bữa ăn ca, vệ sinh môi trường
được thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và Công ty.
Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật, chế độ báo cáo của
phòng. Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá và đề xuất khen
thưởng, xử phạt công bằng, khách quan, đúng quy định.
3.Các yêu cầu khác đối với Trưởng phòng HC- TH
* Học vấn: Kỹ sư dệt hoặc cử nhân kinh tế
* Kỹ năng
- Hiểu biết, vận dụng những quy định của pháp luật, các văn bản pháp quy
của Nhà nước trong lĩnh vực công việc được giao.
- Có khả năng tổng hợp, phân tích, tổ chức, làm việc theo nhóm.
- Có khả năng thương thuyết trong vấn đề giải quyết nhân sự.
* Kinh nghiệm
- Có thâm niên làm việc trong các đơn vị sản xuất: 03 năm.
- Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương 03 năm.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên phòng HC – TH
(phụ lục 3).
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần là hai chức
năng chủ yếu và cơ bản nhất của văn phòng. Qua việc thực hiện hai chức năng
này, Văn phòng đã thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với các hoạt động
của cơ quan, đặc biệt là hoạt động quẩn lý, điều hành.
a. Thực hiên chức năng tham mưu tổng hợp
Tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc với hai chức năng như đã nói ở trên,
văn phòng Công ty có rất vai trò quan trọng đối với các hoạt động của công ty.
Văn phòng đã giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác tham mưu, tổng hợp các ý
kiến, giải quyết các vướng mắc cho ban giám đốc..... Là bộ phận đóng vai trò
không nhỏ trong việc thực hiện mục tiêu của công ty.
Tình huống :Một nhân viên của Phòng Kinh doanh đang dự định sẽ xin
nghỉ việc vì cảm thấy chế độ khen thưởng của Công ty chưa xứng đáng với thực
lực làm việc của mình. Sản lượng bán hàng trong tháng vượt chỉ tiêu trong khi
Công ty lại thưởng lương ngang bằng với một nhân viên khác chỉ mới đạt chỉ
tiêu. Nắm bắt được vấn đề này và nhận thấy nhân viên này rất có năng lực tìm
kiếm và chiếm lĩnh thị trường kinh doanh, Trưởng phòng HC – TH đã đóng góp
ý kiến với Giám đốc công ty nên có sự thay đổi về chế độ khen thưởng của
Công ty, tăng mức thưởng với những ai vượt doanh số bán hàng.Một mặt là để
giữ chân nhân viên kinh doanh kia giải quyết vấn đề trước mắt,mặt khác khích
lệ, tạo động lực cho các nhân viên khác không chỉ đạt chỉ tiêu mà còn tăng vượt
sản lượng kinh doanh so với chỉ tiêu đặt ra.
b. Thực hiện chức năng giúp việc và hậu cần
Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong công tác giúp việc và
đảm bảo hậu cần. Văn phòng đảm bảo các công tác hỗ trợ, cơ sở vật chất, trang
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiết bị,… cho các phòng, ban, bộ phận trong Công ty, giúp Công ty vận hành
một cách thuận lợi để thực hiện mục tiêu, chiến lược kinh doanh của mình.
Với phương pháp làm việc như vậy phòng HC- TH luôn nhân được sự
đánh giá cao từ phía giám đốc và các đơn vị trong công ty cũng như từ phía
khách hàng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc, tôiđã được
chứng kiến nhiều tình huống cho thấy vai trò quan trọng của văn phòng trong
việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần đối
với hoạt động của Công ty.
Tình huống :Trong quá trình đến dự Hội họp, Đoàn Đại biểu cấp cao
không về kịp do trên đường đi gặp phải một tai nạn giao thông, làm ùn tắc tuyến
đường đến Công ty. Nhận được thông tin này, Trưởng phòng HC - TH đã nhanh
chóng sắp xếp, đẩy tiết mục văn nghệ lên nhằm ổn định vị trí cho các thành viên
đến dự, đồng thời kéo dài thời gian chờ đợi Đoàn Đại biểu đến kịp. Tiếp đó văn
phòng tiến hành rà soát lại các nội dung trong cuộc họp và cắt giảm một số nội
dung không cần thiết để cuộc họp vẫn giữ đúng tiến độ.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều cần có các chương trình công tác
thường kỳ cho cơ quan nói chung và cho từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp
công việc cho khoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc.
Hiện nay công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc có các loại chương trình sau đây:
- Chương trình công tác năm;
- Chương trình công tác quý ( 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm);
- Lịch công tác tháng;
- Lịch công tác tuần;
- Lịch làm việc hàng ngày.
*Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công
ty (phụ lục 04).
*Đánh giá ưu điểm, hạn chế:
- Ưu điểm:
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương trình công tác thường kỳ của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc
được xây dựng với nội dung khoa học, có sự sắp xếp theo một trình tự logic,
nhất định.
Quá trình tổng hợp thông tin nhanh nhạy, kịp thời, chính xác, biết sắp xếp
thứ tự ưu tiên công việc, thường xuyên báo cáo với giám đốc tiến độ thực hiện
chương trình kịp thời nhận được sự chỉ , điều hàn từ giám đốc.
Chương trình công tác ban hành đã được đưa vào hoạt động và diễn ra
liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra trong kế hoạch.
Xây dựng chương trình công tác bảo đảm sự chủ động của công ty với sự
biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững của công ty.
Xây dựng chương trình công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm
soát hoạt động của công ty.
- Hạn chế:
Nội dung xây dựng chương trình công tác không có sự phân công đều cho
các cá nhân liên quan mà tập trung vào nhân viên Tổng hợp và trưởng phòng
Hành chính-Tổ chức, sẽ tạo sự chồng chéo trong giải quyết công việc. Trưởng
phòng Hành chính-Tổ chức có thể giao nhiệm vụ gửi bản thảo lấy ý kiến đóng
góp của các đơn vị, phòng, ban để san sẻ công việc.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty thực chất có
tính khuôn mẫu, nên việc thực hiện và phản ánh chưa có tính khoa học và chưa
thực sự khả thi vì có thể phù hợp với cơ quan này nhưng không phù hợp với cơ
quan khác.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty còn chưa
thực sự phản ánh đúng bản chất với thực tế, do đặc thù của công ty và những
khó khăn khách quan riêng.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị . Lập mục lục văn bản hồ sơ
đó.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc tôi đã được tham
gia vào cuộc họp về Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản phẩm.
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Qua đó tôi thấy được các khâu chuẩn bị và tổ chức cho cuộc họp của Công ty
đều rất chu đáo và chuyên nghiệp. Sự thành công của cuộc họp này không thể không
nói đến công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo công ty và công tác tổ chức của
Trưởng Phòng HC – TH phối kết hợp với các phòng, ban liên quan.
*Sơ đồ công tác tổ chức cuộc họp Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản
phẩm (phụ lục 05).
* Mục lục văn bản hồ sơ cuộc họp (phụ lục 06).
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công
ty.
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào thì lãnh đạo cơ quan cũng
cần có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình hình bên
ngoài cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đao cơ quan, hay trưởng các bộ phận là một công tác cần được chuẩn bị kỹ
lưỡng và chu đáo. Nhiệm vụ này thuộc về văn phòng.
Tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo Công ty được chuẩn bị khá chu đáo và tiến hành rất hiệu quả. Công tác này đã
được đã được sơ đồ hoá thành quy trình tổ chức một cách đầy đủ.
*Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty (phụ
lục 07).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hoá công sở của Công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc, theo đánh giá
một cách khác quan về việc triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty
tương đối tốt.
Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc đã triển khai phù hợp với truyền thống,
bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướng xây dựng đội
ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, hiện đại, các quy định của pháp luật
và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành
Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
