Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NEWTATCO

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO..................................................................3
I.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH
một thành viên Newtatco...............................................................................5
1.Chức năng, nhiệm vụ..................................................................................5
2.Quyền hạn công ty......................................................................................5
3.Cơ cấu tổ chức của công ty ( xem phần phụ lục 1 )...................................6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng........6
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.......................................6
1.1. Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp....................................................7
1.2. Phòng tài chính – kế toán.......................................................................8
2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 2)................................................9
3.Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức - hành chính tổng hợp. 10
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng cơ quan.............................................................................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..................................................11
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty...........................12
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan. ( xem phụ lục 3 )...............................................................14
1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan ( xem phụ lục 4)......15
1.4.Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( xem phụ
lục 5)............................................................................................................15
1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ...........................17

Sinh viên: Bùi Thị Thương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ....................................................21
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên Netatco
Tây Hồ.........................................................................................................21
2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của công ty TNHH một thành viên Newtatco..........................23
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................42
3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................................42
3.2. Xác định giá trị tài liệu.........................................................................44
3.3. Chỉnh lý tài liệu....................................................................................44
3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của cơ quan.........................................44
3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan....................................45
3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ..........................................46
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.............................................................47
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN.......................................................47
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công tác
tháng và năm...............................................................................................47
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan...................49
3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan................................63
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan...................................71
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình văn phòng này.....................................................73
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của công ty.
Nhận xét ưu, nhược điểm ...........................................................................74
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................76

I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ........................................................................76
1. Ưu điểm...................................................................................................76
2. Nhược điểm.............................................................................................78
II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................................79
1. Đối với công ty........................................................................................79
Sinh viên: Bùi Thị Thương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Đối với nhà trường..................................................................................80
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................81
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên: Bùi Thị Thương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay , xã hội ngày càng phát triển hướng tới công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước, thì bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý,
không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại
cơ quan thì còn rất thiếu. Với xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức như hiện
nay thì công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn
vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình

quản lý.Vì vậy đội ngũ văn phòng rất cần thiết cho các cơ quan tổ chức.
Như lời dạy của Bác Hồ vĩ đại “ học đi đôi với hành thì mới có thể làm được
việc” và Mác đã nói “ Thực tiễn phải gắn liền với lý thuyết, lý thuyết mà không
có thực tiễn là lý thuyết suông và thực tiễn mà không có lý thuyết thì là thực tiễn
mù” đó là phương châm giảng dạy và học tập của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
Đối với một sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng cửa Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội được nhà trường tổ chức cho đợt thực tập sau khi đã học xong
những môn học về công tác văn phòng như: Nhập môn quản trị văn phòng,
Nguyên lý thống kê, Nghi thức nhà nước, Nghiệp vụ công tác văn thư,... về cơ
bản đã định hình được một số công việc trong văn phòng. Nhà trường cùng với
khoa đã phối hợp thực hiện việc tổ chức kiến tập cho sinh viên nghành Quản trị
Văn Phòng nhằm một số mục đích như sau:
Thư nhất là: Giúp cho sinh viên vận dụng được những kiến thức cơ bản,
những lý thuyết đã được học tại trường để đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơ
quan, đây là tiền đề cho sinh viên đến với cơ quan thực tập tự tin hơn, có kinh
nghiệm thực tế hơn để đưa vào trong bài học của mình.
Thứ hai là: Thông qua đợt đi thực tập nghành nghề, sinh viên biết vận
dụng lý thuyết vào thực tế để rèn luyện kỹ năng thực hành, để nâng cao tay nghề
rồi sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
Thứ ba là: Cần có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp mà mình đang
theo học, có thái độ nghiêm túc, tích cực trong việc học tập và rèn luyện.
1
Sinh viên: Bùi Thị Thương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thứ tư là: Để nâng cao hiệu quả công việc sau này mỗi sinh viên cần

phải cố gắng hết mình để có thể góp một phần nhỏ của mình cho đất nước.
Đây là cơ hội giúp sinh viên củng cố lại kiến thức đã được học trong nhà
trường và khẳng định lại năng lực của mỗi sinh viên trước khi tốt nghiệp ra
trường. Là sinh viên nghành quản trị văn phòng em thấy rằng quá trình học tập,
tốt nghiệp chính là cơ hội để sinh viên chúng em tập duyệt và rèn luyện tác
phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Sau thời gian tiếp
súc thực tế hai tháng với môi trường làm việc thực tập ở cơ quan, tôi đã học hỏi
được rất nhiều những kinh nghiệm, lý thuyết trên sách vở ở giảng đường để vận
dụng vào thực tế nơi mình làm việc, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho
bản thân để đem lại những tri thức mà mình đã lĩnh hội được trên lý thuyết và
sách vở để phục vụ cống hiến cho chính bản thân mình và cho sự phát triển của
đất nước sau này.
Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của nhà trường, thầy cô giáo trong khoa
Quản trị văn phòng, đồng thời được sự đồng ý tiếp nhận của lãnh đạo công ty
TNHH một thành viên Newtatco, em đã về thực tập tại cơ quan từ ngày
09/03/2015 đến hết ngày 29/4/2015.
Đây là kết quả đầu tiên đánh dấu bước trưởng thành của em sau thời gian học
tập và rèn luyện tại trường. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do kiến thức học ở nhà
trường còn hạn chế so với công việc thực tế và sự thiếu kinh nghiệm của bản
thân nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong quá trình
thực tập tại cơ quan. Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp của các
thầy cô giáo và của cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn
chỉnh hơn, giúp em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và tạo điều kiện
thuận lợi cho em trong quá trình công tác sau này.
Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Bùi Thị Thương

2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO
 Sự ra đời của công ty TNHH một thành viên Newtatco
Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ mới và Du lịch
(viết tắt NEWTATCO) là Doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Viện Khoa học và
Công nghệ Việt nam, tiền thân là Tổng Công ty Phát triển Công nghệ và Du lịch
được thành lập theo Quyết định số 713/VKH - QĐ ngày 5 - 10 - 1991 do Viện
trưởng Viện khoa học ký.
Ngày 27- 5 - 1996 Giám đốc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công
nghệ Quốc gia (nay là Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam) ra quyết định số
1194/QĐ-KHCNQG về việc tổ chức lại Tổng công ty Phát triển Công nghệ và
Du lịch theo mô hình tổ chức Tổng công ty 90.
Ngày 21 - 5 - 2002, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ra
quyết định số 669/KHCNVN - QĐ đổi tên Tổng công ty Phát triển Công nghệ
và Du lịch thành Tổng công ty Ứng dụng Công nghệ mới và Du lịch (viết tắt
NEWTATCO).
Ngày 19 - 6 - 2008, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ký
Quyết định số 1058/QĐ - KHCNVN về tổ chức lại Tổng công ty Ứng dụng
Công nghệ mới và Du lịch - NEWTATCO thành Công ty Ứng dụng Công nghệ
mới và Du lịch - NEWTATCO.
Ngày 01 - 10 - 2010, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam
ký Quyết định số 1266/QĐ - KHCNVN về tổ chức lại Công ty Ứng dụng Công
nghệ mới và Du lịch - NEWTATCO thành Công ty TNHH Một thành viên Ứng
dụng Công nghệ mới và Du lịch - NEWTATCO.
a.Tên Công ty: Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ
mới và Du lịch

- Tên giao dịch quốc tế: New technology application and tourism one
member company limited
- Tên viết tắt:NEWTATCO
Sinh viên: Bùi Thị Thương

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Trụ sở chính:
- 125 Hoàng Văn Thái - Khương Trung - Thanh Xuân - Hà Nội
Điện thoại: 04.35658898
Fax: 04.35666416
Email:
Website: www.newtatco.vn
Logo của công ty:

c. Trụ sở giao dịch
- Trụ sở chính: Số 125 đường Hoàng Văn Thái - Phường Khương Trung
Quận Thanh Xuân - Hà Nội.
- Điện thoại : (84 4) 35658898 - (84 4) 35658848 - (84 4) 35666185
- Fax: (84 4) 3566 6416
- Email: -
d. Tài khoản
• Tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Hà Thành.
- Tiền gửi (VNĐ) : 122.10.000.354820.
- Ngoại tệ (USD) : 122.10.3700.24941.
• Tại NH Công Thương Việt Nam - Chi nhánh NH Công Thương KCN

Bắc HN.
- Tài khoản : 10201.00000.60677.
4
Sinh viên: Bùi Thị Thương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
e. Vốn điều lệ:
+ Vốn điều lệ:

118.211.993.000đ

+ Vốn cố định:91.346.138.000đ
+ Vốn lưu động: 26.865.855.000đ
I.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH một thành viên Newtatco.
1. Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH MTV NEWTATCO Tây Hồ có trụ sở số 41 – Đường Tây
Hồ, Phường Quảng An, Quận Tây Hồ, Tp.Hà Nội . Được thành lập theo giấy
phép kinh doanh số 0105896908 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp.
Hiện nay công ty đang hoạt động theo luật doanh nghiệp. Công ty được
kinh doanh theo giấy phép kinh doanh với những công việc sau:
Dịch vụ chăm sóc duy trì cảnh quản
Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác
Sửa chữa máy móc thiết bị
Kinh doanh Bất động sản, quản lý BĐS, Đại lý bán vé máy bay;
Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ dưỡng, nhà hàng, khu vui chơi giải trí lữ
hội khách hàng

Trách nhiệm và nhiệm vụ công ty do điều lệ công ty quy định
2. Quyền hạn công ty
Theo quy định của pháp luật và luật doanh nghiệp công ty có những
quyền hạn sau đây:
- Chiếm hữu sử dụng định đoạt tài sản của doanh nghiệp.
- Lựa chọn ngành nghề, địa bàn đầu tư, hình thức đầu tư, kể cả liên doanh
góp vốn vào doanh nghiệp khác, chủ động mở rộng quy mô, ngành nghề kinh
doanh.
-

Tìm kiếm thị trường, khách hàng và kí kết hợp đồng.
Lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn.
Kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tuyển, thuê và sử dụng người lao động theo yêu cầu kinh doanh.
Tự chủ kinh doanh, chủ động áp dụng phương thức quản lí khoa học,

hiện đại để nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh.
Sinh viên: Bùi Thị Thương

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn nhân lực không được pháp luật
quy định từ bất kì cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào. Trừ những khoản tự
nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo hoặc công ích.
3. Cơ cấu tổ chức của công ty ( xem phần phụ lục 1 )
Như chúng ta đã biết, mỗi một tổ chức tuy thuộc quy mô và quá trình hoạt

động thì có cơ cấu tổ chức khác nhau.
Về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ
được khái quát như sau:
3.1. Ban điều hành công ty
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Trưởng phòng các đơn vị, phòng ban.
3.2. Các phòng tham mưu giúp việc
- phòng tổ chức - hành chính tổng hợp
- phòng tài chính kế toán
- phòng sản xuất, kinh doanh
- phòng kiểm định chất lượng.
3.3. Các đơn vị trực thuộc
- gồm chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Thành phố Hà Nội.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng
- Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp
việc cho giám đốc trong quản lý, điều hành công việc.
- Kế toán trưởng: giúp giám đốc doanh nghiệp chỉ đạo, tổ chức thực hiện
công tác kế toán, thống kê doanh nghiệp và có các nhiệm vụ quyền hành theo
quy định của pháp luật.
- Các phòng, ban, trung tâm khi ra khỏi cơ quan để giao dịch với các đối
tác ( trong nước và ngoài nước) phải báo cáo với các giám đốc về thời gian, nội
dung công việc và kết quả phải được sự đồng ý của giám đốc.
- Các báo cáo của lãnh đạo các phòng, ban trung tâm lên giám đốc phải
Sinh viên: Bùi Thị Thương

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được soạn thảo và lãnh đạo phòng, ban ký nháy.
- Các văn bản của công ty phải đươc lưu giữ theo đúng quy định bảo mật
thông tin đã quy định.
- Không tự ý cung cấp thông tin, các văn bản, báo cáo có liên quan đến
công ty khi chưa được giám đốc công ty đồng ý. Ai sai phạm sẽ xử lý kỉ luật của
theo quy định của công ty như nhắc nhở, cảnh cáo, buộc thôi việc.
1.1. Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp.
- Xây dựng mô hình tổ chức biên chế quản lý và tổ chức sản xuất phù hợp
với các chức năng nhiệm vụ của công ty; bố trí và sử dụng lao động đảm bảo
tính khoa học.
- Thực hiện chế độ tuển dụng lao động theo đúng quy định của công ty và
Bộ luật lao động. Tham mưu cho giám đốc thực hiện tốt kế hoạch công tác nâng
bậc lương, thi ngạch viên chức hàng năm đối với cán bộ công nhân viên.
- Giúp giám đốc công ty quản lý và nắm chắc chất lượng đội ngũ cán bộ
công nhân viên, tham mưu đề xuất trong việc đề xuất, bổ nhiệm, điều động khen
thưởng và xử lý kỷ luật cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý.
- Xây dựng và thực hiện tốt quy chế tiền lương, tiền thưởng theo đúng
quy định của công ty và pháp luật. Xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền
lương đảm bảo tính khoa học kết hợp với đảm bảo tốt chính sách cho người lao
động tạo động lực thúc đấy sản xuất kinh doanh phát triển.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán
bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt và xây dựng chiến
lược phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Thực hiện chính sách liên quan đến người lao động như: chế độ tiền
lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…xây dựng và sủ dụng có hiệu quả các
quỹ tiền lương, quỹ đào tạo, quỹ phúc lợi.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan đến tư

cách pháp nhân của công ty. Quản lý hồ sơ cảu cán bộ công nhân viên thuộc
quyền quản lý của công ty.
- Phối hợp với công đoàn cơ sở, cùng Giám đốc giải quyết các vấn đề liên
quan đến người lao động như: tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động,
thực hiện chế độ đối với người lao động và tranh chấp lao động (nếu xảy ra).
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị về công
Sinh viên: Bùi Thị Thương

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác đảm bảo an toàn, công tác phòng chống cháy nổ; công tác quản lý thống kê
cơ sở vật chất, trang thiết bị; công tác văn thư bảo mật. Xây dựng hướng dẫn
đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt các quy chế quy định, liên quan đến công tác
chuyên môn.
Xây dựng và thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định
của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện của công ty.
Duy trì mọi hoạt động, thời gian làm việc theo quy chế hoạt động của
công ty.
Xây dựng chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc tuần của công ty.
Thu thập, xử lý thông tin, duy trì thông tin liên lạc thông suốt, đảm bảo
cho mọi thông tin có liên qun đến công ty đều được sử lý kịp thời.
Làm tốt công tác lễ tân đón tiếp khách khi đến liên hệ công tác tại công ty.
Quản lý và điều hành xe ô tô phục vụ cho các nhiệm vụ của công ty.
Tổ chức trực đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự, vệ sinh và phòng
chống cháy nổ của công ty.

Tiếp thị tìm kiếm đối tác để liên kết liên doanh phù hợp với chức năng
của công ty.
Tiếp khách, phục vụ buồng phòng, dịch vụ ăn uống vệ sinh sân vườn, cây
cảnh, đảm bảo điện nước…
Định biên, chức danh:
Định biên: 08 người.
Trưởng phòng: phụ trách chung, kiêm công tác tổ chức, lương, bảo hiểm
xã hội, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, văn thư lưu trữ.
Phó phòng: phụ trách lễ tân, điện nước, cây cảnh, sân vườn, vệ sinh (03
người).
Phó phòng: phụ trách tiếp thị, kinh doanh, bảo vệ, quản lý tài sản, quan hệ
địa phương (04 người).
1.2. Phòng tài chính – kế toán.
Tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, chiến lược
kinh doanh, hướng kinh doanh, trực tiếp thực hiện các kế hoạch đã được phê
duyệt;
Tham mưu và giúp cho giám đốc trong việc xây dựng và lập kế hoach sản
xuất kinh doanh của công ty hàng quý, hàng năm. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Sinh viên: Bùi Thị Thương

8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sản xuất kinh doanh đã được phê duyệt. Tổng hợp và báo cáo kế hoạch sản xuất
kinh doanh hàng tháng, quý, năm và các loại báo cáo định kỳ theo quy định của
Nhà nước và cấp trên;
Tổng hợp các mặt công tác của công ty trong tuần thông qua giám đốc để

báo cáo lên cấp trên;
Quản lý, kiểm tra theo dõi việc thực hiên các hợp đồng thương mại, và
chịu trách nhiệm về hiệu quả các hợp đồng kinh tế, thương mại;
Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và lập báo cáo tài
chính trung thực, chính xác;
Đăng kí thuế, kê khai thuế nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính
khác theo quy định của pháp luật;
Bảo đảm chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã đăng kí;
Kê khai và định kỳ báo cáo chính xác, đầy đủ các thông tin về doanh
nghiệp và tình hình tài chính của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh;
khi phát hiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo là không chính xác, không
đầy đủ hoặc giả mạo thì phải kịp thời hiệu đính lại các thông tin đó với cơ quan
đăng ký kinh doanh.
Định biên, chức danh: 02 người
Kế toán trưởng: giúp giám đốc doanh nghiệp chỉ đạo, tổ chức thực hiện
công tác kế toán thống kê doanh nghiệp và có các nhiệm vụ quyền hạn theo quy
định.
Nhân viên kế toán: thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao phó.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 2)
Để tồn tại và hoạt đọng được thì bất kỳ mỗi cơ quan, tổ chức nào cũng có
một cơ cấu nhất định. Với cơ cấu tổ chức văn phòng của công ty là một chính
thể gồm các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên
môn hóa được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất địnhvà được bố trí
thành từng cấp nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Với
quy mô của công ty TNHH một thành viên Newtatco thì cơ cấu tổ chức của văn
Sinh viên: Bùi Thị Thương

9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng như sau:
-

Phòng tổ chức - hành chính tổng hợp
Phòng tài chính kế toán
Phòng sản xuất, kinh doanh
Phòng kiểm định chất lượng...

Các phòng có mối liên hệ chặt chẽ vơi nhau giúp trưởng phòng hành
chính nhân sự trong việc tổng hợp các thông tin và tham mưu một cách đầy đủ
và chính xác nhất cho lãnh đạo công ty.
3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức - hành chính tổng
hợp.
a, vị trí và mã số công việc
- Vị trí: Tưởng phòng
- Mã số công việc: TP
b, mức lương: 6.000.000đ
c, Số lượng: 01 người
d, Nhiệm vụ
Lãnh đạo điều hành chung công việc, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
công ty và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động của văn phòng.
Phụ trách chỉ đạo công tác tổ chức, nhân sự, tài chính, quản trị và hành
chính văn thư lưu trữ.
Nghiên cứu đề xuất ý kiến tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác
thuộc chức năng của đơn vị mình và các đơn vị khác có liên quan, giúp Giám
đốc hoạch định kế hoạch công tác chung của Công ty.
Thừa lệnh Giám đốc chủ trì độc lập tổ chức phối hợp với trưởng các đơn

vị khác trong công ty thực hiện những nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm và
quyền hạn được giao.
Bố trí điều động nhân sự, phân công công việc, đánh giá nhận xét,đề nghị
năng bậc lương, đề nghị khen thưởng, kỷ luật các cán bộ công chức, viên chức
thuộc biên chế của đơn vị. Có kế hoạch bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ chuyên
môn và phương pháp công tác, lề lối làm việc... cho cán bộ công chức, viên chức
của đơn vị mình.
Sinh viên: Bùi Thị Thương

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đại diện văn phòng công ty quan hệ với các đơn vị thuộc công ty, và các
đối tượng trong và ngoài nước.
Lên kế hoạch xây dựng chương trình công tác của Lãnh đạo công ty.
Chỉ đạo việc tổ chức các hội nghị, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo công
ty.
Quản lý sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị của cơ
quan theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo công ty ủy quyền.
e, Quyền hạn:
Làm chủ tài khoản của văn phòng
Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, ổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của văn phòng
f, Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:
-

Tốt nghiệp đại học trở lên đúng với chuyên nghành của công ty
Tiếng anh B, Tin học B trở lên
Là chuyên viên chính 5 năm trở lên
Am hiểu đường lối chủ trương của Đảng, Pháp luật và nhà nước.
Có năng lực lạnh đạo tổ chức tổ chức các đơn vị
Có khả năng tổng hợp báo cáo, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch
Có khả năng giao tiếp tốt
Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác văn phòng

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng cơ quan
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Tùy thuộc vào quy mô của công ty có cơ cấu văn phòng phù hợp với tình
hình hoạt động của công ty. Văn phòng là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh
đạo công ty, ở đó diễn ra các hoạt động văn thư, lưu trữ, là nơi giao tiếp thu thập
xử lý thông tin phục vụ có hiệu quả trong công tác quản lý của lãnh đạo và đảm
bảo công tác hậu cần cho công ty. Và thiết lập nên phòng tổ chức - hành chính
tổng hợp là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với công ty.
Trong cơ quan tổ chức mỗi bộ phận, mỗi con người đều giữ nhiệm vụ
nhất định để cùng hoàn thiện mục tiêu chung của tổ chức chính vì thế trong tổ
Sinh viên: Bùi Thị Thương

11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức của một văn phòng cũng có sự sắp xếp và bố trí những công việc phù hợp
với từng đối tượng

Đứng đầu là Trưởng phòng tổ chức – hành chính tổng hợp là người chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về công tác văn phòng và cũng là người trực
tiếp quản lý về công tác văn phòng. Và văn phòng hoạt động theo nguyên tắc
hành chính.Bên cạnh trưởng phòng tổ chức – hành chính tổng hợp là trưởng các
bộ phận trong văn phòng trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng về
công việc mà bộ phận mình đang đảm nhiệm. Còn các nhân viên trong văn
phòng trực tiếp chịu sự quản lý của các trưởng bộ phận để hoàn thành tốt công
việc của mình.
Trong quá trình hoạt động của công ty phòng tổ chức – hành chính tổng
hợp đã thực hiện chức trách của mình trong những công việc cụ thể và vô cùng
quan trọng đối vơi sự phát triển của công ty được thể hiện rõ ở những vấn đề
sau:
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty.
Văn phòng cơ quan là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ
chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh
đạo.văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo,
chỉ đạo của lãnh đạo. Nói cách khác là tổ chức nhân sự giúp việc cho lãnh đạo.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây
dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế giúp lãnh đạo xây dựng
và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
đạo, thẩm định về phạm vi yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án
kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan tổ chức , biên
tập kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục thể thức của văn bản...
Ngoài ra chức năng tham mưu của văn phòng trong công ty còn được thể
hiện trong việc tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý thuộc thẩm
quyền toàn công ty để phù hợp với yêu cầu thực tế và lâu dài. Tham mưu về bố
Sinh viên: Bùi Thị Thương

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trí nhân lực phù hợp với mô hình bộ máy sản xuất kingh doanh của toàn công ty
và quản lý lao động theo đứng quy định của pháp luật.
Tham mưu xây dựng hệ thống văn bản quản lý về công ty, bổ sung, thay
thế hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với từng thời kỳ .
Tham mưu hướng dẫn về thực hiện quy trình văn thư – lưu trữ, soạn thảo
văn bản. Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc xây dựng quy hoạch cán
bộ, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng để bổ sung phát triển nguồn nhân lực đáp ứng
yêu cầu sản xuất kinh doanh trước mắt và lâu dài của công ty.
Do được hoạt động trong công ty nên chức năng tham mưu của văn phòng
thể hiện khá rõ vai trò và tầm quan trọng của mình. Hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty không ngừng phát triển, giá trị sản lượng và lợi nhuận sản
xuất kinh doanh của năm nay cao hơn năm trước. Điều đó thể hiện chức năng vị
trí đặc biệt quan trọng trong công ty.
Ví dụ: Trong những tháng có ngày lễ đặc biệt văn phòng đã tham mưu
cho lãnh đạo thực hiện chiến lược nhằm thu hút lượng khách hàng, thực hiện
chính sách giảm giá 10% cho tất cả các loại mặt hàng.
Nói tóm lại việc kết hợp hài hòa giữa tham mưu và tổng hợp giúp việc
đảm bảo hậu cần cho cơ quan sẽ tạo nên một thành công tốt trong mọi mặt của
công ty, giúp cho công ty ngày càng phát triển bền vững.

Sinh viên: Bùi Thị Thương

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. ( xem phụ lục 3 )
Xây dựng chương trình là công việc quan trọng trong hoạt động của văn
phòng,đây là công việc đầu tiên đặt cơ sở tồn tại cho công ty
Thường xuyên nắm bắt thông tin, xử lý kịp thời cung cấp cho lãnh đạo
trong việc quản lý và đưa ra những quyết định phù hợp nhất đúng thời cơ trong
quá trình hoạt động của cơ quan, những đơn vị, tổ chức. Bởi bất cứ tổ chức nào
tồn tại dựa trên mục tiêu của nó, chức năng, nhiệm vụ của nó chứ không phải
tồn tại vì tổ chức, cơ cấu của nó.
Để xây dựng một chương trình công tác thì phòng tổ chức – hành chính
tổng hợp luân dựa trên những điểm sau:
+ Dựa vào chức năng, nhiệm vụ chung của công ty. Dựa vào chủ trương
chính sách của Đảng và Pháp luật của nhà nước có liên quan trong từng thời kỳ.
Căn cứ vào chương trình công tác ý kiến chỉ đạo của cáp trên. Căn cứ vào yêu
cầu đề nghị của các đơn vị trực thuộc Công ty. Căn cứ vào tình hình chung của
công ty, căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất của công ty, căn cứ vào quỹ thời
gian và các yếu tố môi trường tác động đến.
Sau đó phòng tổ chức - hành chính tổng hợp yêu cầu các đơn vị chức
năng đăng ký công việc về cho văn phòng. Văn phòng tổng hợp thành chương
trình công tác chung cho toàn cơ quan. Lấy ý kiến góp ý của các đơn vị. Hoàn
chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình công ty duyệt. Hoàn tất các thủ tục cần thiết
khác ( đăng ký, photocopy, đóng dấu )
Đối với năm sau phải chuẩn bị từ tháng 10 và ban hành vào tháng 11 của
năm trước đối với quý sau thì chuẩn bị vào ngày 25 tháng và ban hành vào 25
của cuối quý trước. Đối với tuần sau thì chuẩn bị và ban hành vào ngày thứ sáu
của tuần trước
• Ưu điểm

Tạo sự thống nhất công việc không bị chồng chéo nhiệm vụ giữa các bộ
phận trong công ty và giữa các nhân viên trong cùng bộ phận
Sinh viên: Bùi Thị Thương

14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tránh được sự thiếu sót trong bản mô tả công việc của mỗi đơn vị
Xây dựng do các đơn vị đăng ký công việc văn phòng tổng hợp nên chính
xác cao giảm được số lượng công việc phát sinh
• Nhược điểm
Do hoạt động của công ty nên phát sinh thêm công việc trong
một năm là rất nhiều vì vậy mặc dù các đơn vị lên kế hoạch văn phòng
tổng hợp thành chương trình công tác của cơ quan nhưng vẫn có thể bổ sung
thay thế. Như vậy việc xây dựng chương trình kế hoạch của cơ quan theo hình
thức này chỉ đạt được 70% chương trình công việc đã đề ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan ( xem phụ lục 4)
Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp là những chương trình làm việc
thường xuyên diễn ra tại cơ quan, khâu chuẩn bị tổ chức thuộc về văn phòng đây
là tầm quan trọng giúp cho hội nghị làm việc được thành công
Văn phòng chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức hội nghị, hội
thảo, cuộc họp của công ty. Từ khâu chuẩn bị hội nghị đến hội nghị làm việc,
kết thúc hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan hoàn thành nốt công việc liên
quan đến hội nghị ( lập hồ sơ hội nghị, hoàn thành kinh phí cho hội nghị )
• Các bước tiến hành hội nghị gồm:
Bước 1: Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầu
giải quyết các công việc hàng ngày. Thủ trưởng cơ quan phân công trách nhiệm

các đơn vị chuẩn bị về tổ chức hội nghị.
Bước 2: Các đơn vị được chuẩn bị nội dung hội nghị
Bước 3: Tiến hành tổ chức hội nghị
Bước 4: Kết thúc hội nghị
+ quyết toán kinh phí
+ thông báo kết quả hội nghị
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( xem
phụ lục 5)
Mục đích của chuyến đị công tác cho lãnh đạo bao giờ cũng gắn với chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một
Sinh viên: Bùi Thị Thương

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ. Phạm vi chuyến đi công tác của
mỗi cơ quan là khác nhau. Vì vậy, với các công ty việc thực hiện chuyến đi công
tác cho lãnh đạo phù hợp vào tiềm lực của cơ quan và các quy định khung pháp
lý do Nhà nước quy định
Phòng tổ chức - hành chính tổng hợp xác định rõ mục đích của chuyến đi
công tác cho thủ trưởng từ đó tiến hành từng công việc cụ thể
Trưởng phòng luôn đưa ra những phương án tối ưu và có tính khả thi cao
Luôn xác định rõ mục đích nội dung, tác giả, thời gian, địa điểm, thành
phần tài liệu, kinh phí, phương tiện,các giấy tờ cần thiết khi đi công tác
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo gồm 3 bước cụ thể như
sau: trước, trong và sau chuyến đi công tác
Trước hết cần phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác đó là cơ sở để

đánh giá kết quả của chuyến đi
Các chuyến đi công tác thường phải đưa vào kế hoạch công tác năm của
đơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã xác định trước. Đảm bảo 3 yêu cầu
cơ bản: thể thức văn bản, tính khá thi của việc thực hiện, các nội dung thông tin
cơ bản.
Thông thường kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác sẽ bao gồm các nội
dung thông tin sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Mục đích
Nội dung
Thành phần
Địa điểm
Thời gian
Tài liệu, tử liệu,dự thảo hợp đồng...
Kinh phí
Phương tiện
Các giấy tờ cần thiết

Sau khi kế hoạch được thủ Trưởng duyệt, kế hoạch được chuyển tới các
đại biểu tham gia chuyến đị và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc
tổ chức chuyến đi công tác.

Tiếp theo cần phải tiến hành một số công việc cụ thể như sau:
Sinh viên: Bùi Thị Thương

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
+ Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác
+ Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
+ Chuẩn bị về phương tiện giao thông
+ Chuẩn bị giấy tờ
+ Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác
Trong thời gian lãnh đạo đi công tác, cần tổ chức họp bàn giao công
việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan. Trên cơ sở kết quả của cuộc
họp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi công tác
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên công việc được giao hoặc
được ủy quyền
Lưu giữ các văn bản giấy tờ có liên quan, ghi nhật ký công tác
Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc giám sát các phòng ban chức năng thực
hiện đúng chương trình kế hoạch
Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác
Sau chuyến đi công tác của lãnh đạo thì cần giải quyết các vấn đề liên
quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu. Tổ chức
các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi và triển khai
công việc.
Trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng,
xin ý kiến thủ trưởng để giải quyết các công việc còn tồn đọng. Và cuối cùng là

soạn thư cảm ơn tới nơi công tác.
1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ
Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác là
một loại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối
quan hệ khác.
Văn hóa công sở còn là một hệ thống được hình thành trong quá trình
hoạt động của đơn vị tạo niềm tin và thái độ làm việc của cán bộ công chức,
Sinh viên: Bùi Thị Thương

17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viên chức bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hiệu quả
hoạt động.
Văn hóa công sở đóng một vai trò quan trọng bởi nó là một trong những
yếu tố tạo nên thành công cho một công ty
Hiểu được tầm quan trọng của nó nhà nước ta đã ban hành Quyết định số
129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng chính phủ về việc ban hành
quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước hiện nay. Điều đó
không chỉ được áp dụng trong các cơ quan nhà nước mà các doanh nghiệp công
ty đều triển khai thực hiện.
Công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ được hình thành và
phát triển như ngày hôm nay chính là nhờ sự đóng góp rất nhiều của tất cả cán
bộ và công nhân viên trong công ty. Để sự phát triển đó mãi bền vững và khẳng
định được thương hiệu là một nhà sản xuất độc quyền thì văn hóa công sở là
khâu quan trọng tạo nên ấn tượng tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.

Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao
gồm trình đôn nhận thức, phương pháp quản lý, tổ chức, môi trường cảnh quan,
phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của
toàn bộ cán bộ công nhân viên trong tổ chức nhằm xây dựng một công sở văn
minh, lịch sự hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao
Chính vì thế việc triển khai thực hiện về văn hóa công sở được công ty
rất quan tâm
Nhìn chung các cán bộ, nhân viên trong công ty đều ăn mặc gọn gàng,
lịch sự
Lễ phục của cán bộ nam là bộ comple, áo sơ mi, cravat
Lễ phục của nữ giới là áo sơ mi trắng, chân váy màu đen không quá ngắn
Các cán bộ khi đến cơ quan phải đeo thẻ có ảnh, họ tên, chức danh, số
hiệu
• Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân viên
Trong giao tiếp và ứng xử các cán bộ, nhân viên có thái độ lịch sự, tôn
Sinh viên: Bùi Thị Thương

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trọng. Ngôn ngữ rõ ràng mạch lạc không nói tục, nói tiếng lóng
Trong giao tiếp với khách có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải
thích rõ ràng, cụ thể về quy định liên quan đến giải quyết công việc. Sự thành
công trong công việc phụ thuộc rất lớn vào cách ứng xử giao tiếp của mỗi nhân
viên trong công ty
Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiên,
hợp tác

Trong giao tiếp qua điện thoại rõ ràng, tập trung vào nội dung công việc,
lời lễ nhẹ nhàng tôn trọng người nghe
Trong công ty do có nhiều thế hệ, nhiều trình độ khác nhau tính cách cũng
khác nhau nhưng mọi người luôn xây dựng mối quan hệ hòa đồng với nhau và
luôn giữ nguyên tắc lấy công việc làm trọng.
Bên cạnh đó cán bộ, công chức, viên chức đều tạo mới quan hệ tốt đẹp
với dân cư nơi cơ quan và các cơ quan khác đơn vị đặt trụ sở và nơi cư trú đoàn
kết, tương thân tương ái giúp đỡ đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác,
gương mẫu thực hiện đúng nội quy, quy chế cơ quan
• Bài trí khuân viên công sở
Phòng làm việc có tên ghi rõ đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ,công
nhân viên. Cách săp xếp bài trí phòng làm việc luôn đảm bảo gọn gàng sạch sẽ,
ngăn nắp khoa học hợp lý
Ngoài ra công ty còn thực hiện cuộc vận động xây dựng cơ quan văn
minh, xây dựng “ Môi trường không thuốc lá” cơ quan đơn vị đã quan tâm hơn
trong việc bài trí công sở. Trụ sở làm việc đảm bảo thoáng mát, sạch sẽ, được
đầu tư khá đầy đủ trang thiết bị
Tóm lại tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan vẫn được quan tâm thực hiện thường xuyên và liên tục.
Văn hóa thực hiện trong phong cách làm việc, tác phong của nhân viên cả trong
công việc cũng như trong cuộc sống. Không chỉ kế thừa văn hóa truyền thống
dân tộc công ty còn xây dựng văn hóa của riêng mình. Văn hóa công ty đã và
Sinh viên: Bùi Thị Thương

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đang trở thành một chỉ số nhận dạng để phân biệt công ty này với công ty khác.

Sinh viên: Bùi Thị Thương

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên
Netatco Tây Hồ
Cũng như ở nhiều các cơ quan, tổ chức khác thì công tác văn thư ở Công
ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ cũng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt
động quản lý của công ty. Công tác văn thư luôn đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho việc trao đổi thông tin trong mọi hoạt động đầu tư, sản xuất
kinh doanh của công ty. Ngoài ra, công tác văn thư còn phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành từ ban Giám đốc đến các đơn vị, cá nhân trong công ty.
Để tổ chức công tác văn thư được hợp lý, khoa học thì công ty phải lựa chọn
được hình thức tổ chức văn thư phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và khối lượng văn bản ban hành hàng năm của công ty.
Với quy mô vừa, cơ cấu tổ chức không phức tạp, khối lượng văn bản ban
hành hàng năm không nhiều công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ đã lựa chọn
hình thức tổ chức văn thư tập trung. Việc tiếp nhận, xử lý văn bản đi – đến của
công ty đều do bộ phận văn thư đảm nhiệm dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng
Tổ chức – Hành chính. Theo hình thức này thì tất cả văn bản đến và đi của công
ty đều được tập trung tại một đầu mối là bộ phận văn thư để tiếp nhận và giải
quyết. Tổ chức hình thức văn thư này sẽ giúp cho văn bản tài liệu của công ty
được quản lý chặt chẽ, khoa học, đảm bảo thông tin cho hoạt động của công ty

và phục vụ cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết của ban Giám đốc, các đơn vị,
cá nhân trong công ty được thuận tiện, dễ dàng.
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là
hoạt động quản lý của từng cơ quan, đơn vị nói riêng. Bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào muốn làm tốt công tác văn thư ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, lựa
chọn cán bộ làm văn thư có trình độ thì việc chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp
thời từ cấp trên là rất quan trọng góp phần làm cho công tác văn thư đạt được
hiệu quả cao.
Nhận thức được tầm quan trọng đó của công tác văn thư nên lãnh đạo
Sinh viên: Bùi Thị Thương

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công ty đã rất quan tâm đến công tác văn thư của công ty mình. Công ty đã áp
dụng những văn bản của Nhà nước về công tác văn thư như sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVĐP ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi-đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.

Đối với việc soạn thảo văn bản hiện nay ở công ty do cán bộ chuyên môn
từng bộ phận đảm nhận và trực tiếp soạn thảo rồi trình Trưởng phòng Tổ chức –
Hành chính ký duyệt về thể thức và trình lãnh đạo công ty ký ban hành văn bản.
Vì vậy các văn bản soạn thảo ra đều chính xác về mặt nội dung tuy nhiên về thể
thức thì chưa đảm bảo. Để văn bản tài liệu chính xác hơn về cả nội dung và thể
thức thì cán bộ chuyên môn cần nắm rõ thể thức trình bày văn bản để hồ sơ tài
liệu đưa vào lưu trữ sẽ được chính xác và độ tin cậy cao hơn.
Như vậy việc chỉ đạo công tác văn thư ở công ty có vị trí quan trọng và
ngày càng được chú trọng hơn đó là công ty đã lập ra quy chế về công tác văn
thư để quy định cụ thể về công tác văn thư cho cả cơ quan..
• Ưu điểm
+ Với mô hình tổ chức văn thư tập trung của cơ quan làm cho việc thống
nhất tập trung mà công văn giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanh
chóng kịp thời, chính xác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
+ Thông tin truyền đạt đúng đối tượng chính xác và hiệu quả
+ Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp quản lý bảo quản và
Sinh viên: Bùi Thị Thương

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B