Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND và UBND HUYỆN hạ LANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (378.15 KB, 81 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ
UBND HUYỆN HẠ LANG.................................................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ
Lang...............................................................................................................2
1.Chức năng...................................................................................................2
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................2
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang ................................5
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang.....................5
3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy...........................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND – UBND huyện Hạ Lang. ................................................................6
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. .....................................................6
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. (xem phụ lục 2)....................................10
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Hạ Lang. ............................................................11
1. Khảo sát về tổ chức văn phòng................................................................11
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ cụ thể;
.....................................................................................................................11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ
quan. (Phụ lục 3). ........................................................................................13
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan mà trong quá trình thực tập viên được tham gia hoặc ngiên cứu hồ
sơ. (phụ lục 4). ............................................................................................14
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ cức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo. (phụ lục
5). ...............................................................................................................14
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở
của cơ quan. ................................................................................................14
2. Khảo sát công tác văn thư.......................................................................16
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chưc văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm). ..........................................................................................................16
3. Khảo sát về tình trạng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. .........................19
PHẦN II..............................................................................................................20
CHUYÊNĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.
.............................................................................................................................20
Hoàng Thị Niệm
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
1. Xây bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. .........20
2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan. ................34
ỦY BAN NHÂN DÂN................................................................................36
HUYỆN HẠ LANG....................................................................................36
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM.....................................36
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.....................................................................36
Hạ Lang, ngày tháng năm......................................................................36
3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan...............................58
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................63
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình văn phòng này. ...................................................65
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Hạ
Lang. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy văn
phòng...........................................................................................................67
PHẦN III............................................................................................................69
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................69
I.Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. ............................................69
1. Ưu điểm .................................................................................................69
2 .Nhược điểm ............................................................................................70
II. Đề xuất kiến nghị...................................................................................70
1. Về đội ngũ cán bộ công chức .................................................................71
2. Về quy trình nghiệp vụ ...........................................................................71
KẾT LUẬN........................................................................................................73
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Hoàng Thị Niệm
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ
công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp
một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước. Ngày nay văn phòng với đội
ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ văn
phòng, vừa có trình độ quản lý tại cơ quan còn rất thiếu.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung cấp Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng, công tác văn thư,
công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn cán bộ,
nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị văn phòng.
Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã được tiếp
nhận thận thực tập tốt nghiệp tại UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng. Trong
thời gian 2 tháng thực tập tại cơ quan, em đã nghiên cứu, tìm hiểu về văn phòng
HĐND và UBND huyện Hạ Lang.
Trong thời gian thực tâp, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn chỉ
bảo tận tình của cán bộ trong Văn phòng HĐND – UBHND huyện Hạ Lang.
Đặc biệt là dưới sự hướng dẫn của chị Lê Phương Quỳnh cán bộ hướng dẫn thực
tập, em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực tập được các kỹ năng nghiệp
vụ của công tác văn phòng, tích lũy được những kinh nghiệm trong thực tiễn,
hiểu rõ vaai trò của người cán bộ văn phòng, từ đó em có thể tự tin giải quyết
các công việc sau khị ra trường.
Tuy nhiên do thời gian tương đối ngắn và những kiến thức em tiếp thu
được còn hạn chế, nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong sự góp
ý và chỉ bảo của các anh, chị và các cô, chú cùng các thầy giáo, cô giáo để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Hoàng Thị Niệm
PHẦN I
Hoàng Thị Niệm
1
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ
UBND HUYỆN HẠ LANG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Hạ Lang.
1.Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND các cấp ban hành ngày 26/11/2003
của Quốc hội khóa VI.
Căn cứ pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của HĐND và UBND
các cấp.
Căn cứ nghị địn số 19NĐ – CP ban hành năm 1998 của chính phủ.
Từ những căn cứ trên UBND huyện Hạ Lang có những nhiệm vụ, quyền
hạn sau:
2.1. Chính trị
Thực hiện Nghị quyết của Đảng bộ mối cán bộ Đảng viên trong UBND
huyện Hạ Lang đã tích cực thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao trong
điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn mang tính đặc thù do huyện nằm biên
Hoàng Thị Niệm
2
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
giới về công tác chính trị, an ninh quốc phòng, các đồng chí cán bộ luôn đi sâu
sát với quần chúng nhân dân, nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của nhân dân
nên tình hình luôn được ổn định.
Tuyên truyền giáo dục, pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật
và các văn bản cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết hội đồng nhân dân cùng
cấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân ở địa phương.
2.2. Văn hóa – xã hội
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hi�n các quy định về tiêu chuẩn giáo
viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Hoàng Thị Niệm
3
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
2.3. Kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm trình hội đồng nhân dân.
Phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời
các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
Đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa, quan tâm hỗ trợ kinh tế
hộ gia đình, phục hồi và phát triển các ngành nghề có tiềm năng, vì vậy trong
vài năm trở lại đây nền kinh tế huyện Hạ Lang luôn từng bước phát triển, đời
sống nhân dân được ổn định và ngày càng được nâng cao.
- Về nông nghiệp:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Về công nghiệp:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
2.4. An ninh quốc phòng
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
Hoàng Thị Niệm
4
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.5. Thương mại, du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang
3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang
( xem phụ lục 01 )
3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trên
danh nghĩa là do Hội đồng nhân dân huyện sở tại lựa chọn.
Chủ tịch UBND huyện Ông Hà Đức Nhàn là người đứng đầu cơ quan, có
nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Các phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện. Có 2
phó chủ tịch huyện:
- Hoàng Minh Nhất phụ trách về Văn hóa – Xã hội;
- Hà Thị Danh phụ trách Kinh tế - Tài chính
Ngoài ra còn có các phòng chuyên môn giúp việc cho UBND huyện:
- Văn phòng HĐND và UBND
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
Hoàng Thị Niệm
5
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
- Phòng Nông nghiệp-PTNT;
- Phòng Công thương;
- Phòng Tài nguyên - môi trường;
- Phòng Giáo dục- Đào tạo;
- Phòng Văn hóa - thông tin;
- Phòng Y tế;
- Phòng Lao động- Thương binh xã hội;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Thanh tra huyện;
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND – UBND huyện Hạ Lang.
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1.1. Chức năng
Văn HĐND – UBND huyện Hạ Lang (gọi tắt là văn phòng) là cơ quan
tham mưu , tổng hợp, phụng sự lãnh đạo, điều hành công tác của thường trực
cho HĐND và UBND huyện; đảm bảo cơ sở vật chất; kỹ thuật hoạt động của
HĐND – UBND huyện. Chịu trách nhiệm chấp hành các quy định của pháp luật,
các Quyết định chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND huyện. Đồng thời chịu
sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng Hội đồng nhân
dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng.
Tham mưu giúp HĐND – UBND huyện xây dựng kế hoạch làm việc, kế
hoạch công tác hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm; đôn đốc kiểm tra các cơ
quan chuyên môn của huyện về thực hiện chương trình kế hoạch công tác của
HĐND và UBND huyện; Chủ tịch HĐND và UBND huyện.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của HĐND và UBND huyện; Chủ tịch HDDND và UBND huyện
theo quy định của pháp luật.
Có ý kiến thẩm tra ddowcj lập đối với các đề án, các văn bản do cơ quan
Hoàng Thị Niệm
6
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
đơn vị soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo tính hợp lý về nội dung
thể thức theo quy định.
Giúp HĐND và UBND huyện tiếp khách đến liên hệ công tác và trực tiếp
làm công tác tổ chức các kỳ họp. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ,
đột xuất về tình hình nhiệm vụ công tác được phân công trước lãnh đạo Văn
phòng, Thường trực HĐND, UBND huyện và trước pháp luật.
1.3. Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong văn phòng.
1.3.1. Đ/c Nông Văn Thông – Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng phụ trách chung làm việc theo chế độ Thủ trưởng
chỉ đạo điều hành và quản lý chung, toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác
của cơ quan Văn phòng; thực hiện chức năng giúp UBND huyện và chịu trách
nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND huyện; thông báo các văn bản khác gửi
các các cơ quan, đơn vị, cơ sở trong phạm vi huyện.
- Trực tiếp quản lý, thẩm định trình Chủ tịch UBND huyện khi có sửa
chữa, thay thế phụ tùng ô tô, và mua sắm tài sản của VĂn phòng HĐND và
UBND.
- Là chủ tài khoản thứ nhất của Văn phòng.
- Tham gia xây dựng, chương trình làm việc của UBND huyện. Kiểm tra
và xem xét các dự thảo, đề án, các văn bản do cơ quan, đơn vị trình UBND
huyện bảo đảm quy trình xử lý văn bản theo quy định.
- Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện ủy, Ủy ban MTTQ huyện và
các đoàn thể huyện;
- Trực tiếp, chỉ đạo công tác tiếp dân theo quy định.
- Chỉ đạo cán bộ phụ trách công tác tiếp dân;
- Chánh văn phòng ủy quyền một Phó chánh Văn phòng điều hành và giả
quyết các công việc của Văn phòng khi đi vắng.
1.3.1. Đ/c Ngô Kim Khánh – Phó chánh Văn phòng.
- Giúp chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng, phụ trách công tác
tham cho HĐND theo nội dung phân công của Thường trực HĐND huyện tại
văn bản số: 15/HĐND ngày 02 tháng 8 năm 2011; phụ trách công tác bảo đảm
Hoàng Thị Niệm
7
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
tài chính hậu cần, và các điều kiện vật chất phục vụ công tác lãnh đạo chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND huyện;
- Bố trí, xếp lịch điều xe đưa, đón lãnh đạo tham gia các cuộc họp, hội
nghị;
- Trực tiếp quản lý cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND
huyện;
- Quản lý vật tư tài sản chung của cơ quan, đơn vị;
- Quản lý, theo dõi, đối chiếu việc cấp xăng xe hàng tháng và lập chứng từ
thanh quyết toán theo quy định;
- Theo dõi điều hành quản lý Hội trường tầng 3, phòng họp tầng 2 khi các
cơ quan đến liên hệ;
- Tham mưu lãnh đạo văn phòng về quản lý, mua sắm trang thiết bị làm
việc của UBND huyện, Văn phòng;
- Là chủ tài khoản thứ hai của Văn phòng;
- Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng phân công.
1.3.3. Đ/c Hoàng Thanh Sơn – Chuyên viên.
- Trực tiếp theo dõi giúp việc công tác Hội đồng nhân dân, do Thường
trực HĐND phân công công việc chuyên viên tổng hợp tại Văn bản số
15/HĐND ngày 02/8/2011 như sau:
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo hàng tháng, quý, năm, báo cáo kết quả
giám sát của Thường trực HĐND, phối hợp với các Ban HĐND chuẩn bị báo
cáo về hoạt động của HĐND huyện tại kỳ họp, rà soát lần cuối về thể thức, nội
dung vă bản trước khi trình HĐND, Thường trực HĐND xem xét phê chuẩn
hoặc thông qua;
- Tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND, tổng hợp soạn thảo báo
cáo tình hình hoạt động của HĐND hàng tháng, quý, 6 tháng, 1 năm và các báo
cáo đột xuất;
- Lập chứng từ thanh quyết toán tài chính hoạt động của HĐND;
- Giúp việc cho Chánh văn phòng HĐND và UBND về cong tác tổng hợp
báo cáo các nội dung, chuyên đề thuộc lĩnh vực công tác của Chánh văn phòng;
Hoàng Thị Niệm
8
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
- Làm công tác quản trị mạng;
- Thực hiện tiếp công dân khi đến liên hệ công việc;
- Chuẩn bị các điều kiện khi có Hội nghị trực tuyến của huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.4. Đ/c Lê Phương Quỳnh – Chuyên viên.
- Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp, soạn thảo các báo cáo tháng, quý, 6
tháng, 1 năm, báo cáo đột xuất của đơn vị;
- Phụ trách cong tác tham mưu tổng hợp, báo cáo công tác ngoại vụ, biên
giới, thực hiện công việc phiên dịch, biên dịch tài liệu và tham gia Hội đàm với
các đoàn đại biểu của Trung Quốc;
- Thực hiện một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.5. Đ/c Hoàng Thị Hảo – Nhân viên.
- Phụ trách công tác văn thư kiêm thủ quỹ của Văn phòng, thủ quỹ nhà
khách;
- Thực hiện một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công;
- Trực tiếp làm công tác thanh quyết toán kinh phí tiếp khách, mua quà
tặng các đơn vị, Văn phẩm của cơ quan.
1.3.6. Đ/c Lục Sa Sa – Nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68.
- Phụ trách công việc đánh máy, in ấn sao chuyển văn bản của HĐND và
UBND huyện;
- Cấp các giấy tờ đi công tác, lệnh điều xe, giấy giới thiệu cho các bộ, lái
xe và các ngành đến liên hệ công tác.
- Trực tiếp làm công tác lưu trữ, phụ trách quản lý kho lưu trữ;
- Làm công tác vệ sinh tầng 1 các phongfcuar lãnh đạo Phó Chủ tịch
HĐND, UBND, VP;
- Thực hiện công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.7. Đ/c Chu Thị Nga - Nhân viên.
- Phụ trách tạp vụ bên ngoài tầng 1, 2, 3 và tạp vụ bên trong của các
phòng lãnh đạo, quản lý hội trường, phòng họp, các phòng vệ sinh, bảo đảm vệ
sinh môi trường xung quanh, khuôn viên của cơ quan;
Hoàng Thị Niệm
9
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.8. Đ/c Chu Thị Vanh – Kế toán.
- Phụ trách kế toán Văn phòng, theo dõi quản lý tài sản của cơ quan, tài
sản nhà khách.
- Hàng tháng phối hợp với Phó Văn phòng chốt công tơ mét xe ô tô, làm
chứng từ thanh quyết toán theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.9. Đ/c Bế Đình Hướng – Nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68;
- Trực tiếp làm công tác bảo vệ cơ quan. Kiêm quản lý sửa chữa điện,
nước. Làm ma két hội trường, tăng âm loa đài khi có Hội nghị.
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.10. Đ/c Tô Văn Khuyên – Lái xe hợp đồng theo Nghị định 68.
- Trực tiếp quản lý và lái xe 11B – 0541, kiêm tổ trưởng tổ lái xe của
UBND huyện;
- Hàng tháng nộp lệnh điều xe cho Văn phòng để tổng hợp thanh quyết
toán;
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.11. Đ/c Hoàng Văn Đoàn – Lái xe hợp đồng theo Nghị định 68.
- Trực tiếp quản lý và lái xe 11B – 0785;
- Hàng tháng nộp lệnh điều xe cho Văn phòng để tổng hợp thanh quyết
toán;
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
1.3.12. Đ/c Nguyễn Mạnh Hùng – Lái xe hợp đồng theo Nghị định 68.
- Trực tiếp quản lý và lái xe 11B – 0734;
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện thông báo để các cơ quan, đơn vị
biết, phối hợp công tác./.
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. (xem phụ lục 2)
Hoàng Thị Niệm
10
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyện Hạ Lang.
1. Khảo sát về tổ chức văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ cụ
thể;
Văn phòng là bộ máy bộ máy tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi
thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Bất cứ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ đều có bộ phận tiếp khách, quản
lý văn bản đi – đến, lưu trữ hồ sơ tài liệu, tổ chức sắp xếp hội họp… là cánh tay
đắc lục của cấp quản lý đó chính là văn phòng.
Các công việc trong văn phòng cần phải được tâp trung thống nhất, vì tổ
chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng có ảnh ảnh xuyên suốt
tổ chức, từ văn phòng giám đốc đến các đơn vị, ban ngành, đến nhân viên hành
chính cho nên hoạt đông văn phòng không nên phân tán. Phân tán nghĩa là công
việc hành chính văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản
lý một cách độc lập và vì thế thiếu đi sự phối hợp. Hậu quả là công việc hành
chính văn phòng sẽ trùng lặp, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực nhất là thiếu
sự phối hợp.
Văn phỏng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho lãnh đạo.
- Tham mưu tổng hợp, giúp việc.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn,
góp ý kiến cho lãnh đạovề những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch
định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lý
thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung
Hoàng Thị Niệm
11
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
cấp, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý.
Văn phòng thực hiện việc tham mưu giúp HĐND, UBND huyện soạn
thảo, biên tập các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm, tết nguyên
đán), báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất của cấp trên đảm bảo nội dung theo
yêu cầu; gửi các loại báo cáo đến HĐND, UBND tỉnh, các sở, ngành của tỉnh
đầy đủ kịp thời. Chủ động đôn đốc các phòng ban, cơ quan trực thuộc HĐND,
UBND huyện, thực hiện các nghị quyết của HĐND, các quyết định của UBND
và chủ tịch huyện. Xây dựng và đôn đốc các cơ quan chuẩn bị báo cáo, đề án, kế
hoạch để trình kỳ họp HĐND, hội nghị UBND huyện, tổ chức các kỳ họp
HĐND, hội nghị UBND huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện về công tác văn thư lưu trữ, các l;oại văn
bản đến đều được vào sổ theo dõi công văn đến, chuyển lãnh đạo để được xử lý
kịp thời trong ngày. Quản lý tốt các loại dấu; báo, tạp chí đều được chuyển đến
đúng địa chỉ trong ngày, không để xảy ra thất lạc tồn đọng công văn. Các văn
bản ban hành đều đảm bảo nội dung đúng thể thức, đúng thẩm quyền, trình tự,
thủ tục, kịp thời gian. Công tác lưu trữ tại văn phòng được thực hiện đúng quy
trình từ thu thập, phân loại chỉnh lý, đưa vào tài liệu lưu trữ. Các tác nghiệp về
văn thư, lưu trữ, sản xuất văn bản đến đảm bảo an toàn, bảo mật theo các quy
định hiện.
Công tác tổng hợp và xử lý thông tin là một trong những chức năng quan
trọng. Quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống mạng, thiết bị công nghệ thông
tin hiện có. Văn phòng HĐND và UBND huyện đã nối mạng với UBND tỉnh,
nối mạng Internet đường truyền tốc độ cao đến tất cả các phòng, cơ quan chức
năng của huyện., tất cả các bộ phận từ lãnh đạo đén chuyên viên, văn thư, kế
toán đều có và sử dụng thành thạo máy vi tính và áp dụng vào công việc có hiệu
quả. Ví dụ như: Trong năm 2012 văn phòng chủ trì, phối hợp với các cơ quan
liên quan tham mưu nâng cấp trang thông tin thành cổng thông tin điện tử của
huyện, cập nhật các thông tin lãnh đạo, điều hành của huyện ủy, HĐND, UBND
huyện thực hiện vai trò công tác giao tiếp giữa công dân với các cơ quan nhà
nước; các tin tức , sự kiện nổi bật hàng ngày kịp thời được biên tập, đăng tải góp
Hoàng Thị Niệm
12
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
phần làm phong phú hơn, số lượng người truy cập ngày càng tăng. Đưa vào vận
hành thông suốt phần mềm một cửa điện tử.
- Về công tác hậu cần.
Văn phòng đã làm tốt việc lập dự toán và quyết toán ngân sách theo đúng
chế độ quy định, thực hiện tiết kiệm chống lãng phí và thực hiện tốt chế độ công
khai tài chính theo quy định. Thực hiện đầy đủ chính sách của Đảng, nhà nước
đối với cán bộ viên chức cơ quan. Duy trì tốt các điều kiện làm việc của Thường
trực HĐND, UBND huyện, phục vụ tiếp đón khách chu đáo, quản lý tốt tài sản,
không để hư hỏng mất mát. Thực hiện tốt chế độ bảo quản bảo dưỡng và sử
dụng tài sản. Mua sắm, sửa chữa tài tài đều chấp hành đúng theo quy định của
Luật ngân sách. Duy trì nhà ăn tập thể, phục vụ tốt các hội nghị, tiếp khách, lễ
hội đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, sạch sẽ, không lãng phí. Tổ lái xe luôn
nêu cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo giữ gìn xe sạch sẽ, phục vụ Thường trực
HĐND, UBND huyện đi công tác đúng giờ, an toàn, tiết kiệm xăng dầu. Bộ
phận bảo vệ thực hiện chế độ trực 24/24 giờ, đảm bảo an toàn mục tiêu, thực
hiện tốt án bảo vệ theo quy định.
Ví dụ: Để phục vụ tốt cho hội nghị “xây dựng nông thôn mới” diễn ra
vào ngày 24/3/ 2015. Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo về công tác hậu cần,
xây dựng chương trình, ra giấy mời cho tất cả các cơ quan , cá nhân đóng trên
địa bàn huyện và các cơ quan ở vùng lân cận thiết kế dàn dựng chương trình,
chuẩn bị loa đài, băng rôn, khẩu hiệu, mua hoa quả, nước uống, quà, chuẩn bị
bàn ghế…vv.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của
cơ quan. (Phụ lục 3).
Đánh giá ưu điểm và hạn chế.
Ưu điểm: Các phòng ban tự đăng ký công việc phù hợp với chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn của phòng đó. Trong quá trình thực hiện sẽ không bị chồng
chéo và trùng lặp. Trong quá trình thực hiện lãnh đạo cơ quan cũng dễ dàng theo
dõi và giám sát việc hơn. Các bước thực hiện công việc diễn ra một cách khoa
học, theo dõi trình tự, dễ thực hiện. Mỗi phòng, ban tự sắp xếp bố trí công việc
Hoàng Thị Niệm
13
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
một cách tốt nhất. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin cũng diễn ra một
cách nhanh chóng.
Nhược điểm: Công việc được chia nhỏ cho mỗi phòng ban nên phải đợi
công việc. . Nhiều ý kiến trai ngược nhau nên nhiều khi không thống nhất ý
kiến. Khi xảy ra sai sót thì không ai chịu trách nhiệm mà nếu có thì cũng lâu mới
phát hiện ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của cơ quan mà trong quá trình thực tập viên được tham gia hoặc ngiên
cứu hồ sơ. (phụ lục 4).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ cức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo.
(phụ lục 5).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của cơ quan.
Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu
quan, đồng cấp và cấp trên; cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công sở chỉ
đóng vai trò trong quá trình, làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả chính
là yếu tố con người. Con người sẽ quyết định văn hóa công sở, quyết định sự
thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của tổ chức trong quá trình tổ chức hoạt động
vì vậy UBND huyện Hạ Lang cũng đã thực hiện văn hóa công sở một cách
nghiêm túc.
Trong quá trình thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ
tướng Chính phủ, CBCCVC đã có những tiến bộ, cơ bản thực hiện tốt những
quy định về Quy chế văn hóa công sở; giảm hẳn những thói quen trong một bộ
phận CBCCVC như đi trễ về sớm, hút thuốc lá trong phòng làm việc,... từng
bước nâng cao vai trò, ý thức trách nhiệm và đạo đức ứng xử văn hóa của đội
ngũ CBCCVC đối với nhân dân, góp phần tăng cường hiệu lực quản lý, hiệu quả
hoạt động.
Văn phòng HĐND – UBND xác định đây là nội dung quan trọng để xây
dựng đội ngũ CBCCVC có phẩm chất đạo đức tốt, xây dựng hình ảnh tốt đẹp,
trang nghiêm của cơ quan hành chính nhà nước đối với nhân dân. Vì vậy, Văn
Hoàng Thị Niệm
14
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
phòng đã đưa Quy chế văn hóa công sở xây dựng thành Nội quy cơ quan và làm
Bảng niêm yết công khai.
Tuy vậy, việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở vẫn còn một số hạn chế
nhất định. Chẳng hạn như, một số ít công chức trang phục chưa đúng quy định.
Chưa tổ chức bình chọn ra được những cá nhân tiêu biểu thực hiện tốt Quyết
định 129/2007/QĐ-TTg để biểu dương, khen thưởng trong cơ quan
- Văn phòng thường xuyên thực hiện việc mặc trang phục: đối với nữ mặc
áo sơ mi mặc díp, nam là áo sơ mi quần tây. Đặc biệt, vào ngày thứ hai, tất cả
CBCCVC mặc đồng phục quy định.
- 100% CBCCVC thực hiện đeo thẻ khi làm việc, tiếp xúc công dân, tổ
chức. Thẻ được đính trực tiếp bằng kim trên túi áo hoặc trang bị thêm dây đeo;
- Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, không nói tục, nói tiếng lóng;
- Đối với bộ phận CBCCVC thường xuyên tiếp xúc với người dân, bộ
phận một cửa thì luôn có thái độ nhã nhặn, giải thích và hướng dẫn rõ ràng, cụ
thể; thực
Quốc kỳ được treo thường xuyên, trang trọng trước trụ sở cơ quan, đảm
bảo đúng các tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc; không để xảy ra trường hợp
treo quốc kỳ bị cũ, phai màu sắc hoặc bị hư hỏng;
- Biển tên cơ quan được đặt tại cổng chính và nhà chính. Biển tên cơ quan
ghi đúng quy định.
- Bố trí, sắp xếp phòng làm việc theo quy định, khuôn viên cơ quan được
bố trí cây cảnh hài hòa, thông thoáng, xanh sạch tạo môi trường làm việc tốt đối
với CBCCVC cũng như đối với khách liên hệ công tác;
- Bố trí khu vực để phương tiện giao thông miễn phí cho CBCCVC và cá
nhân, tổ chức đến liên hệ công tác.
- Treo biển cấm “hút thuốc lá” tại những nơi khách thường xuyên liên hệ
để khuyến khích mọi người cùng thực hiện; treo biển cấm trong phòng làm việc
để thực hiện đúng quy định về cấm hút thuốc lá đối với CBCCVC;
- Triển khai các văn bản về việc cấm hút thuốc lá đến toàn thể CBCCVC.
- Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong phòng làm việc.
Hoàng Thị Niệm
15
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chưc văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ
quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, bất cứ
một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn
thư.
Theo quy định của Nhà nước thì có 3 loại văn thư: văn thư tập trung, văn thư
phân tán và văn thư hỗn hợp.
Văn thư UBND huyện Hạ Lang được tổ chức theo mô hình Văn thủ tập
trung. Tất cả văn bản đi đến của cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư để quản
lý tập trung thống nhất. Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của PVP
để thuận lợi cho công việc.
Ưu điểm:
+ Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự
+ Dễ kiểm tra
+ Tập trung trang thiết bị
+ Đơn giản thủ tục,…
- Nhược điểm:
+ Khó chuyên môn hóa.
+ Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của
từng loại công việc.
+ Trì trệ do chuyển giao công việc,…
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động xử lý văn thư và điều hành các
công việc hành chinh , nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ công
văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin có hiệu quả.
Văn phòng UBND huyện Hạ Lang làm việc theo chế độ thủ Trưởng, chịu
Hoàng Thị Niệm
16
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
sự chỉ đạo, điều chỉnh của cơ quan quản lý Nhà nước, của cấp trên và sự chỉ đạo
trực tiếp của HĐND – UBND huyện, Nên tất cả các vấn đề được HĐND –
UBND, Chủ tịch các phó chủ tịch họp và bàn quyết định đều được thể hiện bằng
văn bản như: Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư… Việc soạn thảo văn
bản cũng được quy định rõ ràng. Văn bản của UBND huyện do nhân viên văn
phòng soạn thảo sau đó Chánh văn phòng chỉnh sửa và ban hành. Còn văn bản
do các phòng ban trong cơ quan soạn thảo thì phải trình Chánh văn phòng kiểm
tra sau đó trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND huyện phê duyệt.
Công tác văn thư của UBND do Chủ tịch quy định. Chánh văn phòng trực
tiếp chỉ đạo thực hiện cho các phòng ban trong cơ quan. Ngoài ra những văn bản
chỉ đạo công tác văn thư của UBND tỉnh, trung tâm lưu trữ tỉnh quy định về
công tác văn thư – lưu trữ.
Chuyên viên công chức trong cơ quan huyện được giao soạn thảo văn bản
phải bám sát vào mục đích, yêu cầu của văn bản. Phải đảm bảo tính thiết thực,
tính hệ thống đáp ứng yêu cấu thực tế của địa bàn., phù hợp với pháp luật hiện
hành. Thể thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, giấy tờ đến cơ cơ quan phải được đăng ký vào sổ
công văn đến của bộ phận văn thư.
Nhìn chung việc tiếp nhận văn bản đến trong cơ quan đã tuân thủ theo
quy định và trình tự thực hiện các công việc tổ chức văn bản đi, đến như Nghị
định 110, 111 về công tác văn thư – lưu trữ, công văn đến , hướng dẫn văn bản
đi, văn bản đến cục văn thư Lưu trữ và thông tư liên tịch số 01/2011/TTLTBNV-VPCP về trình bày thể thức văn bản.
Đối với các văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì, đóng
dấu đến, đăng ký văn bản đến trình bày nhanh chóng, kịp thời chính xác, đúng
thể thức, đúng quy định. Tất cả các văn bản phải được Chánh văn phòng xử lý.
Các văn bản đích danh thì chuyển giao cho người nhận.
b. Quản lý văn bản đi.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi cũng được cán bộ văn thư tiến hành
Hoàng Thị Niệm
17
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
và thực hiện theo thông tư liên tịch số 01/2011-TTLT-BNV-VPCP ngày
29/01/2011 của Bộ nội vụ và Văn phòng chính phủ.
Công văn sau khi soạn thảo, duyệt thì các bộ văn thư phải vào sổ công
văn đi sau đó mới được ban hành để đảm bảo cho công tác lưu trữ và tiện cho
việc tra cứu văn bản khi cần.
Nói chung là công tác thực hiện của bộ phận văn thư về công tác và giải
quyết văn bản đi phải được chuyển giao theo đúng địa chỉ, đúng đối tượng và
đảm bảo kịp thời chính xác.
Những công văn khẩn, hỏa tốc phải được giải quyết trong ngày.
Mọi công văn đi phải được kiểm tra trước khi đóng dấu chuyển đi và lưu
vào sổ công văn đi, cán bộ văn thư phải vào sổ đủ số và ký hiệu văn bản, ngày,
tháng ban hành văn bản đi, nội dung cụ thể của văn bản đó, chức vụ thẩm quyền.
c. Tổ chức và quản lý con dấu.
Cán bộ được phân công quản lý và sử dụng phải đảm bảo và tuân thủ theo
đúng quy định nhà nước.
Trước khi đóng dấu phải xem văn bản đó có đúng thể thức hay không,
không được đóng dấu khống chỉ , đóng dấu vào những văn bản không đúng, sai
thể thức. Những trường hợp đóng dấu treo phải được sự đồng ý của lãnh đạo,
Thủ trưởng cơ quan.
Con dấu do cán bộ văn thư quản lý, cán bộ văn thư không được mang dẩu
rời khỏi cơ quan, trừ trường hợp đặc biệt phải giải quyết việc quan trọng xa trụ
sở thì được phép mang con dấu đi, nhưng phải được sự đồng ý của lãnh đạo,
Thủ trưởng cơ quan.
Đóng dấu theo nguyên tắc quy định của Nhà nước, không lạm dụng con
dấu để giải quyết công việc riêng, con dấu phải thường xuyên vệ sinh và bảo
quản giữ gìn cẩn thận.
Cần lưu ý con dấu không được để cho người khác tùy tiện đóng, người
không có chuyên môn sử dụng. Như vậy việc đóng dấu văn bản sẽ không đảm
bảo thủ tục, quy định của Nhà nước. Tránh tình trạng kẻ xấu lợi dụng con dấu
vào những việc phi pháp.
Hoàng Thị Niệm
18
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình trạng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ, văn bản. tài liệu được nhân viên văn thư làm tương đối
cụ thể, việc phân loại, sắp xếp văn bản lưu được rõ ràng theo tên cơ quan được
ban hành, tên gọi, tháng, quỹ, tình trạng văn bản và vị trí lưu trữ dễ dàng cho
việc tra cứu và bảo quản tài liệu.
Đối với những văn bản hết giá trị hoặc không cần thiết phải được Hội
đồng các định tài liệu kiểm tra chặt chẽ trước khi hủy tình trạng hủy các tài liệu
vẫn còn giá trị sử dụng, và tránh việc lãng phí công sức, ngân sách để bảo quản.
Công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu được UBND huyện rất coi trọng,
hàng năm UBND huyện thường xuyên đôn đốc các cơ quan, ban, ngành được
lưu tài liệu và kho lưu trữ huyện.
Hoàng Thị Niệm
19
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊNĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.
1. Xây bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.
* Mẫu lịch công tác tuần.
ỦBND HUYỆN HẠ LANG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG HĐND – UBND
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /LCTT-VP
Hạ Lang, ngày… tháng… năm…
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA THƯỜNG TRỰC HĐND - UBND
HUYỆN HẠ LANG
(Tuần thứ 20 ngày 14/4/2015)
Thứ /ngày
Thứ 2
14/4
Sáng
Nội dung công
việc
7h30: Họp giao
ban Thường
trực huyện ủy
Chiều 14h00: Dự chia
tay cán bộ đồn
Qang Long
Thứ 3
15/4
Sáng
7h00: Đi công
tác
Chiều 14h00: Đi giám
sát
Thứ 4
16/4
Sáng
Hoàng Thị Niệm
8h00: Hội nghị
trực tuyến
Người
Địa
Thành phần
chủ trì
điểm
Đ/c Nhàn Phòng
- Đảng ủy,
(CT)
họp tầng LĐ HĐND –
2
UBND, các
ban ngành
Đ/c Nhất HT
Phó CVP,
(Phó CT) UBND chuyên viên
xã Qang
Long
Đ/c Danh Xã Thái - Chuyên
(Phó CT) Đức
viên phòng
Tài chính
(Đ/c Mào Xã Thị - Chuyên
Phó CT
Hoa
viên HĐND
HĐND)
- P.Chánh
VP,
- Ban kiểm
tra
Đ/c Nhất Phòng
- Thường
(PCT)
họp trực trực Huyện
tuyến
ủy
20
Lái xe
Đ/c
Đoàn
Đ/c
Hùng
Đ/c
Khuyê
n
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
tầng 2
Thứ 5
17/4
Thứ 6
18/4
Chiều 2h00: Họp Ban
chỉ đạo nông
thôn mới
Sáng 7h30:Đi công
tác
Chiều 2h00: Đi công
tác
Sáng
7h30: Làm việc
với lãnh xã Cô
Ngân
Chiều Họp giao ban
- Thường
trực HĐND
huyện
- Đại diện
lãnh đạo.
Ban chỉ đạo
Đ/c Danh Phòng
họp tầng
3
Đ/c Nhàn Cao
(CT)
Bằng
Đ/c Mào Thái
- LĐ UBND,
(PCTHĐ) Đức
Văn phòng,
Phòng Nội
vụ
Đ/c Nhất UBND
xã Cô
Ngân
Đ/c Nhàn Phòng
- Đảng ủy,
họp
ủy ban và
các ban
ngành, đoàn
thể.
Nơi nhận:
Đ/c
Hùng
Đ/c
Khuyê
n
TL. CHỦ TỊCH
- TT Huyện ủy, HĐND – UBND huyện;
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện;
- Chánh Văn Phòng;
(Đã ký)
- Lưu: VT-TH.
NÔNG VĂN THÔNG
Hoàng Thị Niệm
21
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
* Kế hoạch công tác tháng
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN HẠ LANG
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 07/KH-UBND
Hạ Lang, ngày 19 tháng 01 năm 2015
KẾ HOẠCH
Công tác của UBND huyện tháng 01 và quý I năm 2015
Ngày 15 tháng 01 năm 2015, UBND huyệ đã tổ chức phiên họp thường
kỳ tháng 01 để thông qua Chương trình công tác năm 2015 của UBND huyện và
bàn triển khai thực hiện những nhiệm vụ, công việc đầu năm. Để thực hiện
thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng
an ninh cả năm 2015 đã đề ra, UBND huyện lập kế hoạch chỉ đạo, thực hiện một
số nhiệm vụ công tác trọng tâm trong tháng 01 và quý I như sau:
I. KINH TẾ
1. Nông nghiệp và PTNT
- Thực hiện tốt các các điều kiện phục vụ sản xuất vụ đông xuân 2014 –
2015; tập trung thực hiện kế hoạch trồng cây mía, thuốc lá vụ xuân năm 2015; tổ
chức thu mua, xuất khẩu mía nguyên liệu theo kế hoạch bảo đảm chặt chẽ. Thực
hiện có hiệu quả các chính sách hỗ trợ sản xuất theo Nghị quyết 30a, Chương
trình 135 nguồn vốn năm 2014 phục vụ sản xuất vụ xuân. Tăng cường công tác
phòng chống đói rét cho gia súc; dịch bệnh gia súc, gia cầm, cây trồng.
- Tiếp tục bố trí kinh phí hỗ trợ, khắc phục hậu quả thiên tai xẩy ra trong
năm 2014, trước mắt bố trí kinh phí hỗ trợ, khắc phục hậu quả mưa đá cho các
hộ trước Tết nguyên đán Ất Mùi.
- Triển khai kế hoạch trồng rừng, bảo vệ rừng, phòng chống cháy rừng.
Tiếp tục giải quyết đường vận xuất để tổ chức khai thác rừng thông xã Vinh
Hoàng Thị Niệm
22
Lớp quản trị văn phòng k7b
Báo cáo thực tập
Trường Đại học nội vụ Hà Nội
Quý.
Tổ chức họp Ban chỉ đạo phát triển vùng mía nguyên liệu trong tháng
01/2015.
(Các nội dung trên do Phòng Nông nghiepj và PTNT, Hạt kiểm lâm, các
đơn vị khối nông nghiệp chủ trì tham mưu, thực hiện).
Hoàn chỉnh hồ sơ, thẩm định, phê duyệt các đề án, đồ án quy hoạch xây
dựng nông thôn mới tại các xã chưa phê duyệt; đẩy mạnh công tác tuyên truyền
thực hiện chương trình, tiếp tục quán triệt những nội dung hộ gia đình tự làm,
những việc xóm, xã làm; tổ chức hướng dẫn, công bố các đồ án quy hoạch đã
phê duyệt theo quy định (Phòng Nông nghiệp và PTNT, Phòng Công Thương
chủ trì thực hiện).
2. Đầu tư xây dựng, tài nguyên môi trường, công thương.
- Đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình chuyển tiếp, chuẩn bị thủ tục
đầu tư đối với công trình khởi công mới; thi công hoàn thành công trình cải tạo,
nâng cấp Tỉnh lộ 207 (Thị trấn Thanh Nhật – Thị Hoa), trong đó có đoạn đường
bê tông bổ sung đầu tuyến thuộc Thị trấn Thanh Nhật; cải tạo, sửa chữa các
tuyến đường bị sạt lở do mưa lũ năm 2014; rà soát các công trình thực hiện
chậm tiến độ để tiếp tục đôn đốc các nhà thầu và có biện pháp, phương án điều
chỉnh, xử lý kịp thời. Tổ chức nghiệm thu bàn giao, nghiệm thu bảo hành để đưa
các công trình vào sử dụng (Tổ chức đi kiểm tra tiến độ, chất lượng thi công một
số công trình); tiếp tục thanh toán vốn đầu tư năm 2014 đối với các dự án đã có
khối lượng hoàn thành, đủ thủ tục hồ sơ trong tháng 01/2015 (Ban quản lý dự án
ĐTXD huyện, Phòng Công Thương và các cơ quan chức năng chủ trì, thực
hiện).
- Đôn đốc nhà thầu thi công hoàn thành công trình thoát nước và môi
trường tại thị trấn Thanh Nhật (Trước khi nghiệm thu Phòng Công Thương,
UBND thị trấn Thanh Nhật phải kiểm tra việc hoàn trả mạt bằng thi công trình,
kể cả đối với dự án cấp nước).
- Xây dựng kế hoạch hỗ trợ xây dựng đường giaop thông nông thôn theo
nghị quyết của HĐND huyện bằng các nguồn vốn năm 2015; triển khai thực
Hoàng Thị Niệm
23
Lớp quản trị văn phòng k7b
