Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CHI cục văn THƯ lưu TRỮ THÀNH PHỐ hà nội

Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
B.TRANG THÔNG TIN.....................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN
THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI..........................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ
Thành Phố Hà Nội:........................................................................................4
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu
trữ thành phố Hà Nội.....................................................................................4
1.1. Vị trí, Chức năng:...................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:.............................................................................4
2.Tổ chức, bộ máy và biên chế:.....................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội).................................................6
1.Chức năng, nhiệm vụ..................................................................................6
1.1. Chức năng...............................................................................................6
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................6
1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp .................................8
2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp:..............8
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội..............................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chính- Tổng
hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội.......................................11
1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................11
1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ...............................................................12
Nguyễn Thị Mai Phương

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

1.2.1. khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ.......12
1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục
Văn thư – Lưu trữ........................................................................................13
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ...........................................................................14
1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục...............14
1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ...............................................................14
2.Khảo sát về công tác văn thư....................................................................16
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..................................................16
2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan..........................................17
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục Văn
thư – Lưu trữ................................................................................................18
PHẦN II..............................................................................................................20
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH ..........................20
CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ........................................................20
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
thang và năm................................................................................................20
1.1. Công tác tuần........................................................................................20

1.2.Lịch công tác tháng...............................................................................20
1.3. Kế hoạch công tác năm.........................................................................21
2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư –
Lưu trữ.........................................................................................................21
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. .42
4. Xây dựng trình tổ chức hội nghị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ...........48
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.............................48
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ....49

Nguyễn Thị Mai Phương

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN III............................................................................................................51
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................51
I.Nhận xét..................................................................................................51
1.1.Ưu điểm...............................................................................................51
1.2.Nhược điểm...........................................................................................52
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................53
KẾT LUẬN........................................................................................................55
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Mai Phương

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng có vai trò quan trọng
trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy
sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn
và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng
không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần
vào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước. Việt Nam đã từng
bước tiến hội nhập với nền kinh tế bên ngoài nên ngành Quản trị Văn phòng là
một ngành khá quan trọng trong xu hướng xã hội hiện nay.
Lời đầu tiên cho phép em được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy, cô
giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy cô giáo trong khoa Quản
trị Văn phòng : thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng ,…đã trang bị cho
em những kiến thức bổ ích trong suốt thời gian em học tập tại trường để em có
nền tảng lý thuyết cần thiết cho hoạt động thực tiễn.
Qua gần hai tháng thực tập tại phòng Hành Chính Tổng Hợp -Chi Cục
Văn thư –Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụ thành phố Hà Nội, được sự quan tâm
chỉ bảo tận tình của các cán bộ trong phòng đặc biệt là chú Lưu Quang Đạt
trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp và anh Đặng Văn Đinh – cán bộ Văn thư,
người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian em thực tập tại cơ quan, tuy thời
gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những bài học kinh

nghiệm thực tế quý giá để bổ xung vào phần chuyên môn nghiệp vụ của mình,
qua đó đã giúp bản thân em học hỏi được nhiều kiến thức thực tế, kỹ năng
nghiệp vụ phát sinh trong quá trình làm việc, cách giải quyết những tình huống
trong công việc, bản thân cũng đã phần nào tham gia vào công việc chung, cơ
bản của văn phòng, và qua đó cũng rút ra cho bản thân mình những kinh nghiệm
đáng có mà không tác giả nào, thầy cô nào có thể truyền đạt hết.
Được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô và các cán bộ trong cơ quan
em đã hoàn thành bài báo của mình với những phần như sau:
Nguyễn Thị Mai Phương

1

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN
THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦACHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Trong thời gian làm báo cáo, khó tránh khỏi những thiếu sót, một làn nữa
kính mong trưởng phòng hành chính – tổng hợp, các cán bộ trong cơ quan và
thầy, cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đóng góp ý kiến để bài báo cáo
thực tập của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …. tháng … năm 2013

Sinh viên

Nguyễn Thị Mai Phương

Nguyễn Thị Mai Phương

2

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

B.TRANG THÔNG TIN.
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
1. Họ và tên: Nguyễn Thị Mai Phương
2. Ngày sinh: 03/8/1994
3. Quê quán: Cảm Nhân – Yên Bình – Yên Bái
4. Số điện thoại: 01667279981
5. Mã số sinh viên: 1211QTVB042
6. Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B
7. Ngành học: Quản Trị Văn Phòng
8. Khóa: 2012 – 2015
9.Gmail:
THÔNG TIN CƠ QUAN KIẾN TẬP
1. Tên cơ quan đơn vị: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
2. Điện thoại: 0437736750
3. Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng – Đống Đa- Hà Nội

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP
1. Họ và tên: Đặng Văn Đinh
2. Chức vụ: Cán bộ Văn thư
3. Nơi công tác: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
4. Số điện thoại: 0985983388

Nguyễn Thị Mai Phương

3

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC
VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu
trữ Thành Phố Hà Nội:
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư
Lưu trữ thành phố Hà Nội.
Ngày 9/9, Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thế Thảo vừa ký Quyết
định số 4415/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội
vụ thành phố Hà Nội.
Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập trên cơ sở hợp nhất
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc Sở
Nội vụ thành phố Hà Nội. Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có
tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp theo

quy định của pháp luật. Trụ sở của Chi cục được đặt tại số 20, phố Huỳnh Thúc
Kháng, quận Đống Đa.
1.1. Vị trí, Chức năng:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội Vụ có chức năng giúp
Giám đốc Sở Nội Vụ, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về
công tác văn thư lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt
động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc
Sở Nội vụ giao.
- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu
trữ.Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cac chế độ quy định về văn thư, lưu trữ,
đồng thời nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
Nguyễn Thị Mai Phương

4

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về
văn thư, lưu trữ;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Xây dựng công
cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư lưu trữ; Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn
thư, lưu trữ;Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện công tác thi
đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ,
tài liệu;
- Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế và bảo hiểm
tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
2.Tổ chức, bộ máy và biên chế:
Chi cục Văn thư Lưu trữ có 01 Chi cục trưởng và 02 phó chi cục
trưởng.và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cơ
cấu tổ chức và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc
Chi cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Các phòng chức năng:
-

Phòng Hành chính – Tổng hợp;
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
Phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu;
Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Nguyễn Thị Mai Phương

5

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

(Xem phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thành
phố Hà Nội)
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng
hợp - Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội)
1. Chức năng, nhiệm vụ
1.1. Chức năng
Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu
trữ, thực hiện chức năng tổ chức các hoạt động chung của Chi Cục; có chức
năng tham mưu, tổng hợp giúp Lãnh đạo Chi Cục phối hợp các hoạt động chung
giữa các phòng chuyên môn trong Chi cục Văn thư –Lưu trữ; Làm đầu mối quan
hệ với các đơn vị khác theo sự phân công của Lãnh đạo Chi Cục; thực hiện công
tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công
tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với Chi Cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo
tính thống nhất, liên tục và đạt hiệu quả.
Tham mưu giúp Lãnh đạo Chi Cục thực hiện chức năng quản lý, công tác
tổ chức viên chức - lao động thực thi công vụ, đào tạo, phát triền nguồn nhân
lực, tiền lương, nâng ngạch, bậc công chức, viên chức, thi đua, khen thưởng, bảo
vệ chính trị nội bộ đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi Cục theo

quy định của Pháp luật.
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu về công tác tổ chức và cán bộ, thực hiện chế độ tiền lương,
chính sách và chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức; tham mưu về công tác tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ thuộc phạm vi
quản lý của Chi Cục theo quy định của pháp luật. Tham mưu thực hiện công tác
thi đua khen thưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản của Chi Cục
theo quy định của Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ;
Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnh
đạo Chi Cục và đôn đốc thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ chức thực hiện các
công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Chi Cục; xây dựng
các quy chế của Chi Cục và theo dõi thực hiện sau khi được ban hành;
Nguyễn Thị Mai Phương

6

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,
phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho các hội nghị, cuộc họp của
Chi Cục;
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật,
phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường trong Chi Cục;
*Các nhiệm vụ cụ thể

a) Công tác thông tin tổng hợp, báo cáo.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch, chương trình nhiệm
vụ công tác dài hạn, 5 năm, hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện
nhiệm vụ công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, chống tham nhũng của Chi cục;
- Đôn đốc các phòng thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, tổng
hợp, báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, một năm và theo
chuyên đề;
- Chủ trì phối hợp với các phòng xây dựng các quy trình thực hiện công
việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn TCCLVN ISO 9001 – 2008 trong Chi cục.
b) Công tác tổ chức.
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng các quy chế, quy định, nội
dung làm việc của Chi cục theo đúng quy định;
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng về công tác quản lý công chức, viên
chức, nhân viên trong Chi cục; xây dựng quy hoạch, kế hoạch đao tạo bồi
dưỡng, bố trí, sử dụng, bổ nhiêm, giáng chức, miễn nhiệm, các bộ quản lý và
nghiệp vụ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật,…đối với công chức, viên
chức, nhân viên hàng năm theo quy định;
- Quản lý biên chế lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách
của nhà nước đối với công chức, viên chức, nhân viên theo phân caaos của Sở
và quy định của pháp luật hiện hành;
- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, nhân viên theo quy định.
c) Công tác hành chính – quản trị.
Nguyễn Thị Mai Phương

7

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B

Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Tổ chức thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng
con dấu và chế độ bảo mật theo quy định của Pháp luật;
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…;
- Công tác bảo vệ, an ninh cơ quan, trật tự an toàn, hướng dẫn khách đến
làm việc…;
- Duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo
cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, sử dụng ô tô, cấp phát xăng,
dầu…phục vụ cho hoạt động của cơ quan;
- Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, công
tác vệ sinh môi trường…;
d) Công tác hành chính.
- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản và các trang thiết bị của Chi
cục theo đúng luật ngân sách và các quy định của Nhà nước ( lập kế hoạch, tổng
hợp báo cáo thu, chi ngân sách, mua sắm tài sản, kiểm kê tài sản…);
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án
khoán biên chế và chi phí hành chính của Chi cục.
* Phòng Hành chính – Tổng hợp được tổ chức và làm việc theo chế độ
Thủ trưởng, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng về toàn bộ
công việc của Phòng. Phối hợp với các phòng trong Chi cục và các cơ quan khác
để giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Phòng; đôn đốc
các phòng thực hiện nhiệm vụ theo sự điều hành của Chi cục Trưởng.
1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hà Nội
gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng , 04 chuyên viên, 01 cán bộ văn
thư – lưu trữ, bộ phận quản trị 03 người, 01 nhân viên tạp vụ, đội xe 05 người.
( phụ lục số 02 : sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – tổng hợp )

2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp:
Chức danh : trưởng phòng Hành chính – tổng hợp
Vị trí chức trách : là lãnh đạo trực tiếp của phòng Hành chính – tổng hợp
Nhiệm vụ, quyền hạn
Nguyễn Thị Mai Phương

8

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Trưởng phòng Hành chính – tổng hợp chịu trách nhiệm toàn diện về công
tác của phòng Hành chính – tổng hợp;
Tổ chức thực hiện các chủ trương đường lối và các chế độ, chính sách của
Đảng và Nhà nước trong cơ quan, văn phòng;
Phụ trách các công việc về tổ chức, cán bộ của Chi cục;
Được ủy quyền giải quyết một số ông việc của lãnh đạo cơ quan, thừa
lênh Chi cục trưởng, phó Chi cục trưởng Chi cục ký các văn bản đôn đốc các
đơn vị, phòng ban chuẩn bị đề án, báo cáo trình Chi cục trưởng; ký giấy triệu tập
họp, thông báo ý kiến của Ban lãnh đạo Chi cục, ký sao các văn bản; thẩm duyệt
các văn bản của các đơn vị, phòng ban trước khi in ấn, phát hành.
Giải quyết các chế độ nghỉ việc có lý do trong vòng 01 buổi làm việc cho
công chức, nhân viên văn phòng.
Trưởng phòng Hành chính- tổng hợp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
Chi cục và pháp luật về hoạt động hành chính – tổng hợ của cơ quan, đơn vị;
Trưởng phòng hành chính – tổng hợp có trách nhiệm và thẩm quyền quyết

định tất cả các công tác của phòng mình.
Phẩm chất
Có tinh thần yêu nức, tận tụy phục vụ nhân dân, kiên định mục tiêu độc
lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, phấn đấu thực hiện có kết quả, đường lối cảu
đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, thể hiện bằng hiệu quả và chất lượng
công việc được giao.
Có bản lĩnh vững vàng, dám nghe dám làm và dám chịu trách nhiệm.
cần, kiệm, liêm, chính, trí công vô tư. Không tham nhũng và kiên quyết đấu
tranh chống tham nhũng . Làm việc có hiệu quả, phong cách làm việc trung
thực, dân chủ. Có ý thức tổ chức, kỷ luật, không vi phạm pháp luật và các quy
định của nhf nước, nội quy, quy chế của cơ quan. Có tinh thần đoàn kết, xây
dựng tập thể vững vàng, quan hệ chân tình và bình đẳng với đồng nghiệp, đồng
sự, gắn bó mật thiết với nhân dân.

Nguyễn Thị Mai Phương

9

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Năng lực
Có năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của
Đảng và nhà nước về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao.
Có khả năng nghiên cứu xây dựng các văn bản, đề xuất các giải pháp
kinh tế - kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cho hoạt động quản lý của Chi cục

Có năng lực tham mưu, tổ chức, điều hành cán bộ, công chức trong
phòng phối hợp với các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Hiểu biết
Am hiểu tình hình chính trị, kinh tế- xã hội của đất nước, địa phương .
nắm vững những chủ trương đường lối, chính sách của đảng và pháp luật của
nahf nước về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành. Có kinh nghiệm tổ chức,
quản lý, điều hành.
Trình độ
Đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ từ ngạch chuyên viên trở lên, tốt nghiệp đại
học phù hợp với lĩnh vực chuyên môn, chuyên nagnhf của phòng được phân
công.
Trình độ lý luận chính trị trung cấp trở lên.
Biết một số ngoại ngữ thông dụng ( anh, pháp, nga đức…) trình độ B.
Đã được bồi dững kiến thức về quản lý hành chính nhà nước ngạch
chuyên viên trở lên, sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị văn phòng phục
vụ công tác.
Các tiêu chuẩn khác
Có 5 năm công tác trong ngành trở lên, trong đó it nhất 3 năm làm công
tác về lĩnh vực chuyên môn chuyên ngành được giao. Có sức khỏe để thực hiện
nhiệm vụ được giao.
Quan hệ công tác
Chịu sự giám sát trực tiếp của ban lãnh đạo Chi cục.
Trao đổi và phối hợp với các phòng ban, đơn vị khác trong Chi cục.
Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của lãnh đạo Chi cục.

Nguyễn Thị Mai Phương

10

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B

Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chínhTổng hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội
1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Phòng Hành chính-Tổng hợp có vai trò quan trọng đối với mọi hoạt đông
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, là cầu nối giải quyết mọi vấn đề, tham mưu cho
lãnh đạo các công việc trong Chi cục, hỗ trợ lãnh đạo giải quyết công việc hàng
ngày, tổ chức, sắp xếp và giải quyết các công việc hàng ngày của Chi cục, có thể
nói Phòng Hành chính- Tổng hợp là một phần không thể thiếu của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ.
a. Vai trò của phòng Hành chính – Tổ chức trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Chi cục
Tham mưu- Tổng hợp là một trong những chức năng cơ bản của phòng
Hành chính trong việc trợ giúp Lãnh đạo trong hoạt động hàng ngày. Phòng
Hành chính –tổng hợp là cơ quan tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo, chỉ đạo
công tác của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Phòng có vai trò quan trọng trong hoạt
động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Phòng Hành chính-tổng hợp là đơn đầu
tiên trong trình tổng hợp thông tin, xử lý thông tin cho Lãnh đạo Chi cục để
quản lý, điều hành hoạt động củaChi cục . Trường phòng và các phó Phó Phòng
giúp lãnh đạo Chi cục tổng hợp tình hình hoạt động của Chi cục, các phòng, ban
trực thuộc.Dựa vào những nguồn thông tin được chọn lọc, phòng tham mưu cho
lãnh đạo giải quyết một số công việc trong Chi cục , giúp lãnh đạo xây dựng các
nội quy, quy định, phân công công việc cụ thể trong quá trình làm việc, giúp Chi

cục làm việc đúng với quy định, ổn đinh, nghiêm túc.
b. Vai trò của phòng Hành chính- Tổ chức trong việc thực hiện chức
năng giúp việc và đảm bảo hậu cần Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Bên cạnh chức năng tham mưu, tổng hợp Phòng Hành chính- tổng hợp
còn thực hiện chức năng hậu qua các khâu chuẩn bị, phục vụ các công việc trong
Nguyễn Thị Mai Phương

11

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Chi cục như cung cấp cơ sở vật chất, tài chính, bảo quản tài liệu, tổ chức hội
họp, chuyến đi công tác, tiếp khách…trong Chi cục.
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Lãnh đạo
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thường xuyên có chuyến đi công tác ở các tỉnh,
các cơ quan xa, vì vậy phòng Hành chính- tổng hợp có chức năng chuẩn bị tất cả
nghiệp vụ có liên quan, giúp lãnh đạo có chuyến đi công tác hiệu quả, phòng
Hành chính phải chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, liên hệ trước với chỗ công tác, chuẩn
bị phương tiện, sắp sếp chỗ ăn nghỉ, cán bộ đi công tác cùng.
- Tổ chức phục vụ các cuộc Hội họp, Hội nghị của Chi cục
Trong các cuộc Họp, Hội nghị phòng Hành chính phối hợp với một số
phòng thực hiện công tác chuẩn bị cho cuộc Họp, Hội nghị như chuẩn bị tài liệu
có liên quan, chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ trong cuộc Họp, Hội nghị như loa
míc, nước, bàn ghế…
- Tổ chức mua sắm, quản lí và sử dụng trang thiết bị cho cơ quan.

Phòng Hành chính – tổng hợp lên kế hoạch, trình Lãnh đạo mua sắm cũng
như sửa chữa một số trang thiết bị trong Chi cục, tiến hành kiểm tra tình trạng sử
dụng trang thiết bị để có phương hướng giải quyết và thực hiện.
- Đảm bảo công tác vệ sinh, y tế, vệ sinh, môi trường,…
Phòng Hành chính- Tổng hợp đã thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng hậu
cần cho Chi cục trong các hoạt đông, lĩnh vực liên quan.
c.Ví dụ tình huống cụ thể:
Phòng Hành Chính – Tổng hợp đã tham mưu cho lãnh đạo chi cục ban
hành
Ví dụ 1.Quyết định số 81/QĐ-CCVTLT ngày 26/4/2014 của Chi cục
trưởng về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ củaChi cục Văn thư –
Lư trữ
1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1. khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
Nguyễn Thị Mai Phương

12

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…
Mỗi một cơ quan đều phải xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho

cơ quan mình để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Việc xây dựng chương trình công
tác căn cứ vào mục tiêu hoạt động của cơ quan, để xác định phương pháp thực
hiện mục tiêu đó, và cụ thể hóa các mục tiêu đó, Chi cục xây dựng những
chương trình công tác cụ thể như : chương trình công năm, quý, tháng, tuần
1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ.
(phụ lục số 03: sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ)
Nhận xét:
*Ưu điểm
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục được tổ chức
hợp lý, xác định được mục tiêu, yêu cầu, nội dung của kế hoạch. Nội dung công
việc được sắp xếp theo trình tự đăng ký công việc của các phòng ban, quy trình
làm việc với các phòng, ban, bộ phận từ lúc đăng ký tới lúc lập bảng dự thảo đều
theo quy định.Khâu xử lý văn bản, lập dự thảo đều được phòng Hành chínhTổng hợp thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòng
Hành chính- Tổng hợp đã xử lý kịp thời rồi tổng hợp và hoàn thiện bản dự thảo
trình lên Chi cục Trưởng xin ý kiến phê duyệt.
- Xây dựng quy trình đã giúp Chi cục có cách làm việc khoa học, đảm
bảo cho Lãnh đạo, điều hành công việc được thống nhất, tránh tình trạng sắp xếp
công việc chồng chéo, gây mâu thuẩn trong việc giải quyết, nâng cao hiệu quả
công việc.
- Những kế hoạch của Chi cục đã bám sát vào những công việc cụ thể của
Chi cục , đúng với chủ trương, chính sách của Chi cục đã đưa ra, đảm bảo thực
hiện đúng quy trình đã quy định.
*Nhược điểm
Quá trình lấy ý kiên của các phòng ban còn khó khăn do các phòng, ban
Nguyễn Thị Mai Phương

13

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

chưa chủ động đưa ra ý kiến vì vậy công tác tổng hợp lấy ý kiến dự thảo chưa
đầy đủ , kịp thời so với yêu cầu đề ra.
- Khả năng tổng hợp vấn đề của một số cán bộphòngHành chính- Tổng
hợp còn hạn chế, nên số ít công việc bị tách nhỏ; một số nội dung chương trình
công tác chưa được cụ thể.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
(Xem phụ lục số 04 – Sơ đồ hóa quy trình tổ chức cuộc họp tại Chi cục
Văn thư – Lưu trữ)
+ Công tác tổ chức hội nghị của chi cục
Hội nghị cán bộ công chức, viên chức
-mục lục văn bản hồ sơ hội nghị
stt

01

Số,ký hiệu Ngày, tháng

Trích yếu nội dung

văn bản

năm văn

bản

văn bản

170/KH-

bản
25/3/2015

Chi cục văn

Kể hoạch tổ chức hội

thư – Lưu

nghị cán bộ công

trữ

chức, viên chức

Phòng Hành

v/v chuẩn bị tổ chức

chính –

hội nghị cán bộ công

Tổng hợp

chức, viên chức

CCVTLT

02

Tác giả văn

437/HCTH

15/4/2015

Số tờ

chú
04

08

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục
( Xem phụ lục số 05: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Chi cục)
1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Văn hóa công sở là một trong những yếu tố quan trọng làm nên nét đẹp
Nguyễn Thị Mai Phương

14

Ghi

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

của cơ quan. Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, nhìn chung việc phát triển và thực
hiện văn hóa công sở đã được quan tâm thực hiện tốt ở mỗi cán bộ, công nhân
viên trong cơ quan.Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã và đang thực hiện Quy chế văn
hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ
ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007.
Theo đó tất cả đội ngũ cán bộ, công nhân viên chưc của cơ quan đều thực
hiện tốt các yêu cầu chung như:
Về trang phục: Trang phục thể hiện sự tôn trọng giao tiếp vì vậy mọi cá
nhân trong Chi cục đều ăn mặc gọn gàng, lịch sự, một số phòng của Chi cục có
những trang phục riêng, rất công sở. Mọi người trong Chi cục đều nhận thức
được tầm quan trọng của trang phục nơi cơ quan nên mọi người đều thực hiện
tốt vấn đề trang phục, không có trường hợp ăn mặc phản cảm hay không đúng
qui định tại cơ quan. Trong những ngày lễ đặc biệt, cá nhân đều mặc trang phục
qui định của Chi cục như với nữ mặc áo dài truyền thống, vest nữ, với nam mặc
comple…
Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, mọi người trong Chi cục đề
nhận thức được tầm quan trọng của giao tiếp, việc ứng xử trong giao tiếp giữa
các cá nhân, đơn vị luôn lịch sự, thân thiện, rõ ràng, cụ thể, mọi người luôn lắng
nghe, tiếp nhận ý kiến của đối tượng giao tiếp
Về việc trang trí các biểu tưởng quốc gia được Chi cục Văn thư – Lưu trữ

bài trí theo đúng qui định trong các buổi họp, hội thảo, buổi lễ, tiếp khách tại cơ
quan.
Phòng làm việc của cán bộ, nhân viên trong Chi cục được bố trí sắp xếp
gọn gàng, có sự phân định rõ ràng, khoa học giống mô hình văn phòng hiện đại
và trong thời gian tới thì cơ quan sẽ thực hiện kiểu mô hình văn phòng một cửa.
Về việc tổ chức cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…được phòng Hành chínhTổng hợp tổ chức theo đúng qui chế làm việc của Chi cục.
Việc đi làm đúng giờ được cán bộ, nhân viên thực hiện nghiêm túc, có ý
thức, không có trường hợp thường xuyên đi làm muộn về sớm. Việc đeo thẻ
nhân viên chưa được triển khai cụ thể, rõ ràng nên tình trạng không đeo thẻ vào
Nguyễn Thị Mai Phương

15

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

cơ quan vẫn tồn tại.
Khu vực bảo vệ phương tiên giao thông của cán bộ, nhân viên trong cơ
quan được phân định rõ ràng, bố trí dưới tầng G, đảm bảo an toàn, tránh mưa,
tránh nắng và khu vực của khách.
Tuy nhiên nhìn từ một khía cạnh khác, việc thực hiện vẫn tồn tại ở một số
cá nhân, phòng ban như:
Tồn tại một số cán bộ chưa thực hiện đúng trang phục khi đến cơ quan và
trong các ngày Lễ đặc biệt, các buôi Hội thảo, Hôi nghị. Trong giờ làm một số
cán bộ còn tình trạng đi dép lê trong văn phòng và cơ quan.
Việc đi làm đúng giờ còn hạn chế ở một số cá nhân.

2.Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc có liên quan đến
công tác soạn thảo, ban hành, quản lí các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan về quản lí và sử dụng con dấu. Công tác Văn thư – Lưu
trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ được đặt dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư
trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của Chi
cục. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ tương đối đầy đủ với
các trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy in, fax, máy photo…phòng làm
việc được thiết kế một cách khá hợp lí đảm bảo đủ ánh sáng tạo điều kiện cho
cán bộ văn thư làm việc.
Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
được tổ chức theo mô hình tập trung.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý riêng biệt, hoặc thống nhất tại văn thư
theo quy định của pháp luật và hướng dẫn này. Tất cả các văn bản đều phải đăng ký
sổ đi, đến khi nhận được văn bản.
Việc áp dụng mô hình văn thư như kết hợp với các trang thiết bị hiện đại,
mô hình tổ chức văn phòng hợp lí sẽ giúp cán bộ văn thư thao tác nhanh chóng,
Nguyễn Thị Mai Phương

16

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

tạo điều kiện giải quyết công việc hiệu quả hơn.
*Ưu điểm
Vì là mô hình tập trung nên việc quản lý và làm thủ tục ban hành các văn
bản của cơ quan được cụ thể, rõ ràng, hợp logic;
Giúp văn thư của cơ quan theo dõi, kiểm tra, thống kê và quản lí văn bản
đi, văn bản đến được thuận lợi;
Thực hiện, giải quyết các nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước;
Giúp cơ quan tiết kiệm được cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự làm
công tác văn thư;
Việc áp dụng các trang thiết bị hiện đại đã làm tăng năng suất công việc.
*Nhược điểm
Phần lớn cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm lưu trữ nên đôi khi công
việc còn quá tải dẫn đến chất lượng công việc còn chưa cao.Việc sắp xếp tài liệu
còn cồng kềnh, các tài liệu còn phân bổ, chưa được chỉnh lỷ hiệu quả
Sắp xếp các trang thiết bị, nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa khoa học;
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao
công văn đi, đến thực hiện chưa đồng bộ;
Một số phòng ban chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư
vì vậy chỉ đạo điều hành chưa chặt chẽ.
2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung sự chỉ đạo của lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư
– Lưu trữ nói riêng đã có sự quan tâm sâu sắc đến công tác văn thư. Cụ thể là
qua nhiều văn bản liên hệ công tác về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ Văn thư – Lưu trữ được
đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ, ý thức và tinh thần trách nhiệm cao cùng với
kinh nghiệm lâu năm đã đáp ứng được những yêu cầu của công việc.
Về thể thức : các văn bản do Chi cục Văn thư – Lưu trữ ban hành đều
được đảm bảo về mặt thể thức và nội dung. Sau khi soạn thảo văn bản sẽ được

chuyển đến bộ phận văn thư để kiểm tra thể thức, nếu có sai sót sẽ sửa chữa
Nguyễn Thị Mai Phương

17

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

ngay. Do đó đảm bảo được tính hiệu lực pháp lý của văn bản khi ban hành.
Về quản lý văn bản đi, đến : do khối lượng văn bản hang năm lớn nên bộ
phận Văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tiến hành quy trình quản lý văn
bản chặt chẽ. Quản lý và sử dụng con dấu: việc quản lý và sử dụng con dấu
được bộ phận Văn thư quản lý rất chặt chẽ, nghiêm túc . tất cả các con dấu đều
được bảo quản trong tủ khóa do cán bộ Văn thư chị trách nhiệm.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục
Văn thư – Lưu trữ
- công tác thu thâp, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố có trách nhiệm thu thập, thống kê,
quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của thành phố, thành phần tài liệu nộp lưu là những tài
liệu trong quá trình giải quyết xong công việc, lập thành những hồ sơ gọi là hồ
sơ công việc được nộp lưu hàng năm.
Tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ phải được :
-lập biên bản giao, nhận
-chỉ nhận tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý lập thành hồ sơ.
- chỉnh lý tài liệu:

Trong quá trình thực tập em nhận thấy tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ từ năm 2000 đến 2014 , em thấy chất lượng tài liệu trong kho
tương đối tốt, các tài liệu được bảo quản trong kho chủ yêu là các tài liệu có giá
trị vĩnh viễn, 20 năm hay một số tài liệu bản quản có tính thời hạn bằng số lượng
năm.
-bảo quản tài liệu lưu trữ :
Cán bộ làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biên
bản vào sổ nhập tài liệu, có ký nhận của bên giao tài liệu.
Kho lưu trữ cần có đầy đủ các trang thiết bị như máy điều hào nhiệt độ,
máy hút bụi, giái sắt, cặp hộp đựng tài liệu…
Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng quy
định của pháp luật.
Nguyễn Thị Mai Phương

18

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

-những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác lưu trữ:
+Công văn số: 228/CCVTLT-TTCL ngày 29/8/2012 Về việc thẩm tra tài
liệu hết giá trị của văn phòng Đoàn đại biểu QH và HĐND thành phố Hà Nội.
+Công văn số:109/CCVTLT-QLVTLT ngày 07/06/2013 Về việc kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kế hoạch số: 307/ KH- CCVTLT ngày 15/5/2014 về việc Kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

Nguyễn Thị Mai Phương

19

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác thang và năm.
1.1. Công tác tuần
Lịch công tác tuần là văn bản thể hiện những công việc cần phải thực hiện
của cơ quan trong một tuần, bao gồm các công việc mà Chi cục trưởng, phó Chi
cục trưởng, các bộ phận phòng ban phải giải quyết hàng ngày.
Lịch công tác tuần được xây dựng và phát hành vào chiều thứ sáu để đảm
bảo cho việc thực hiện công việc được tốt, các cán bộ định hình khối lượng công
việc của tuần tới, và có hướng thực hiện tốt hơn. Nội dung của lịch công tác
được phòng Hành chinh- Tổng hợp xây dựng cụ thể, phân công từng đơn vị,
phòng ban và thời gian thực hiện cụ thể.
Nhìn chung, việc xây dựng lịch công tác diễn ra hàng tuần làm việc, nên
các cán bộ thực hiện được phân công rõ ràng, đến thơi gian cụ thể xem lại lịch
làm việc của tuần tới, và như thế công việc giải quyết ổn định hơn.
Tuy nhiên trong quá trình xây dựng lịch công tác tuần, không phải tuần

nào cán bộ phòng Hành chính- Tổ chức cũng xây dựng theo đúng thời gian quy
định, vẫn tồn tại một số tuần bị chậm tiến độ, dẫn đến ảnh hưởng hoạt động của
toàn bộ cơ quan trong tuần làm việc đó. Hơn nữa thông tin được thông báo
chậm, việc xử lý công việc cũng bị ảnh hưởng.
(xem phụ lục số 06: mẫu kế hoạch công tác tuần )
1.2.Lịch công tác tháng
-Kế hoạch công tác tháng Kế hoạch công tác tháng là văn bản cụ thể hóa
chương trình kế hoạch công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý,
bao gồm những công việc mà cơ quan cần phải bổ sung, điều chỉnh và thực hiện
trong tháng. Những công việc cần thực hiện trong một tháng phải được ưu tiên
sắp xếp theo mức độ quan trọng.
( xem phụ lục số 07 mẫu kế hoạch công tác tháng)
Nguyễn Thị Mai Phương

20

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

1.3. Kế hoạch công tác năm
Kế hoạch công tác năm là văn bản thể hiện những nhiệm vụ, phương
pháp của Trung tâm trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, đề án về cơ chế
chính sách, quy hoạch,…. Bản kế hoạch công tác năm phải đảm bảo thành phần
thể thức cũng như nội dung quy định, đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ cụ
thể để tiến hành thực hiện trong những năm tiếp theo, và dựa vào đó các phòng
có thể hình dung ra được nhiệm vụ cơ bản và đưa ra phương pháp thực hiện sao

cho hiệu quả dựa vào kế hoạch công tác năm đó.
( xem phụ lục số 08: mẫu kế hoạch công tác năm)
2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ.
SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
________________________________________________

____________________________

QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CCVTLT ngày tháng năm 2015
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ )

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu
trữ tại Chi cục;
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Chi
cục; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư;

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
Nguyễn Thị Mai Phương

21

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của Chi cục
2.Đối tượng áp dụng
Cán bộ, công chức, viên chức và những người được giao thực hiện nhiệm
vụ (gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức) tại Chi cục.
Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1.Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu tr
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền;
2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp
a, giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư – lưu trữ tại Chi cục; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng thuộc Chi cục;
b, xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
3.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của
cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục phải thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 4. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Nguyễn Thị Mai Phương

22

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B