Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND THÀNH PHỐ bắc GIANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.32 MB, 60 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC....................................................................................................... 1
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................................. 2
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................. 1
PHẦN I.......................................................................................................... 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA........................................................3
UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG......................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang....................3
1. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Giang...........................................................3
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang...............................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân thành phố
Bắc Giang...........................................................................................................................................6
1. Chức năng nhiệm vụ.......................................................................................................................6
1.1. Vị trí, chức năng: .........................................................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ - quyền hạn: ................................................................................................................6
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân
dân thành phố Bắc Giang...................................................................................................................8
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.........................................................................................8
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan và những ví dụ minh họa cho những tình huống cụ thế........8
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường của UBND thành phố
Bắc Giang ( Phụ lục 3).......................................................................................................................10
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Bắc Giang ( Phụ lục 4 )..............13
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( Phụ lục 5 ).................13
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan....................14
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................................16
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Bắc Giang..........................................16
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của UBND thành phố Bắc Giang....................................................................................16
3. Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.......................................................................24
3.1. Công tác chỉnh lý tài liệu............................................................................................................24
3.2. Công tác bảo quản tài liệu.........................................................................................................25
3.3. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu..............................................................25
PHẦN II....................................................................................................... 26
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG MỘT SỐ VĂN BẢN.................................26
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm..................26
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.........................................................37
3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan.....................................................................37
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.........................................................................38
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình
văn phòng này..................................................................................................................................40
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập.
Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính.
.........................................................................................................................................................42
PHẦN III...................................................................................................... 44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...............................................................44
I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
UBND thành phố Bắc Giang..............................................................................................................44
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................................48
KẾT LUẬN................................................................................................... 50
PHẦN PHỤ LỤC............................................................................................ 37
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Song song với việc phát triển Kinh tế chính là việc quản lý và cải cách
hành chính. Đất nước ta đang trong điều kiện phát triển nền Kinh tế hàng hóa
nhiều thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp
quyền. Để xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh. Nhà
nước pháp quyền XHCN, của dân, do dân và vì dân, nhà nước hiện đại hóa, hoạt
động có hiệu quả theo nguyên tắc của nhà nước dưới sự lãnh đạo của Đảng. Bên
cạnh việc xây dựng đội ngũ cán bộ, các cấp có phẩm chất năng lực đáp ứng yêu
cầu của công cuộc cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước.
Tuy nhiên trong thực tế công tác quản lý cán bộ, công chức còn gặp
những bất cập, chính những điều bất cập ấy đã làm giảm tính sáng tạo, tính chịu
trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý cán bộ.
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội với
chuyên ngành được đào tạo là “Quản Trị Văn Phòng”, Thầy - Cô đã giúp cho
chúng em rất nhiều, không chỉ rèn luyện cho chúng em về kiến thức mà hơn nữa
trong quá trình học tập thầy cô còn giảng giải về đạo đức cho chúng em hiểu và
giúp những sinh viên học tập xa nhà có những suy nghĩ và lối sống trong sáng và
lành mạnh, để giúp cho những nhà “Quản Trị Văn Phòng” tương lai có những suy
nghĩ tích cực và yêu nghề của mình hơn .
Với phương châm học tập của Nhà trường “học thật – thi thật và ra đời
làm thật”, nhà trường và thầy cô đã giúp cho những cán bộ Quản Trị Văn Phòng
tương lai nắm vững những kiến thức lý thuyết vào thực tế. Chính vì vậy, trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học sinh, sinh viên năm cuối đi thực tập
tại các cơ quan, đơn vị để nhằm củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang bị
cho sinh viên, hệ thống hóa được những kiến thức cơ quan thuộc chuyên ngành;
giúp cho sinh viên làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực
chuyên môn đã được đào tạo.
Với vị trí là Sinh viên năm cuối ngành “Quản Trị Văn Phòng” của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn nhiệt tình của thầy, cô
trong khoa em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành
phố Bắc Giang. Trong thời gian thực tập, em đã tiếp thu được một số kinh
nghiệm, cũng như kỹ năng giao tiếp đồng thời đã phát huy được kiến thức đã
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được học ở trường mà các thầy, cô truyền đạt cho. Nhận thấy những khuyết
điểm của bản thân và đã có những biện pháp để khắc phục phù hợp với yêu cầu
thực tế của một cán bộ Quản Trị Văn Phòng.
Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế hơn nữa đây là kết quả đầu tiên và
là công trình đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau 3 năm học tập và
rèn luyện tại trường. Bên cạnh đó, trong bài báo cáo này cũng như công việc
thực tập em vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của nhà trường, của thầy cô giáo và các cán bộ trong
cơ quan để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm được
những kinh nghiệm quý báu trong công việc, và tạo điều kiện thuận lợi cho hành
trình trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!
TP. Bắc Giang, ngày 27 tháng 04 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thảo Linh
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Thành phố Bắc Giang
1. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Giang
Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND & UBND các cấp.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức nãng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nýớc từ trung ýõng tới cõ sở.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức hoạt động theo
nguyên tắc tập chung dân chủ.
2. Nhiệm vụ - quyền hạn.
2.1. Vị trí, vai trò của UBND Thành phố Bắc Giang.
UBND Thành phố Bắc Giang là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp
và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND Thành phố Bắc Giang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn
Thành phố Bắc Giang.
UBND Thành phố Bắc Giang thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
Thành phố thông qua để trình UBND tỉnh thông phê duyệt, tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND
các phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
các phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các phường;
- Xây dựng, trình UBND tỉnh thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được phê duyệt;
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di
tích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính
sách dân số kế hoạch hóa gia đình;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân tỉnh vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biểu HĐND
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính thành phố;
- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của thành phố trên cơ sở quy hoạch chung;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Giang ( Phụ lục 01)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng ủy ban nhân dân thành phố Bắc Giang
1. Chức năng nhiệm vụ.
1.1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND và UBND thành phố là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND thành phố, là cơ quan tham mưu, tổng hợp, tổ chức phục vụ hoạt
động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND các đại biểu HĐND
và UBND thành phố; phối hợp với các phòng, ngành, đơn vị thành phố tham
mưu cho Thường trực HĐND, UBND trong việc tổ chức, chỉ đạo, điều hành
hoạt động trên các lĩnh vực quản lý nhà nước: Tài chính, kinh tế, đất đai, xây
dựng, quy hoạch phát triển đô thị, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng, công tác
tôn giáo, đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu quả của quản lý nhà nước.
Chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND. Thường trực HĐND, Chủ tịch
UBND về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
HĐND và UBND thành phố; đảm bảo ban hành văn bản của HĐND và UBND
không trái với quy định của pháp luật và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính trong cơ quan, đảm bảo hoạt
động giám sát của HĐND và điều hành chung của UBND thành phố theo luật
quy định.
1.2. Nhiệm vụ - quyền hạn:
1. Giúp Thường trực HĐND, UBND xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác định kỳ: tuần, tháng, 6 tháng, năm. Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động
của HĐND - UBND và của Thuờng trực HĐND - UBND thành phố. Theo dõi,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND thành phố HĐND,
UBND các phường, xã thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của HĐND,
UBND thành phố.
2. Nghiên cứu, đề xuất với Thường trực HĐND, UBND xử lý, giải quyết
các công việc thường xuyên thuộc thẩm quyền của Thường trực HĐND và
UBND. Tổ chức phục vụ hoạt động của các Ban của HĐND và đại biểu HĐND
thành phố theo Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐND.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Soạn thảo các đề án, báo cáo do Thường trực HĐND, UBND trực tiếp
giao; Phối hợp với các cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan chuẩn bị đề án,
báo cáo trình HĐND và UBND theo Quy chế tổ chức của HĐND và Quy chế
làm việc của UBND thành phố. Đôn đốc, theo dõi các cơ quan chuyên môn đơn
vị trực thuộc, HĐND, UBND các phường, xã chuẩn bị báo cáo, đề án.
4. Thẩm định lần cuối cùng về mặt thủ tục hành chính các báo cáo, đề án
do cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND thành phố, UBND các phường, xã
chuẩn bị trình HĐND, UBND, Thường trực HĐND, UBND trước khi quyết
định ban hành. Có quyền đề nghị các cơ quan chủ trì chuẩn bị báo cáo, đề án,
sửa đổi bổ sung, hoàn chỉnh báo cáo, đề án theo đúng yêu cầu chỉ đạo của
Thường trực HĐND, UBND thành phố nếu cơ quan chủ trì chuẩn bị báo cáo, đề
án không nhất trí, thì Văn phòng HĐND, UBND báo cáo Thường trực HĐND,
UBND xem xét, quyết định.
5. Được Thường trực HĐND, UBND uỷ quyền thông báo, truyền đạt các
nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND, quyết định, chỉ thị của
Chủ tịch UBND đến các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND thành
phố, HĐND, UBND các phường, xã và theo dõi kết quả thực hiện các văn bản
trên. Và được uỷ quyền đề nghị các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc
UBND báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật
của Đảng và Nhà nước, các chỉ tiêu kế hoạch nhà nước hàng năm và các văn bản
chỉ đạo của HĐND, UBND, Thường trực HĐND, UBND để tổng hợp báo cáo
Thường trực HĐND, UBND thành phố và cấp trên.
6. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của HĐND, phiên họp của UBND, các hội
nghị của Thường trực HĐND, UBND; các buổi làm việc của Thường trực
HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND với các ngành, đoàn thể, cơ quan trung
ương, tỉnh, huyện bạn; khi được uỷ quyền lãnh đạo Văn phòng HĐND và
UBND được thay mặt Thường trực HĐND và UBDN thành phố tiếp các đoàn
khách đến thăm, làm việc với thành phố.
7. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, UBND,
Thường trực HĐND, UBND. Có quyền yêu cầu các cơ quan chuyên môn, đơn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vị trực thuộc UBND bổ sung, làm rõ những nội dung cần thiết và chỉnh lý lần
cuối cùng về mặt thủ hành chính dự thảo các văn bản do các cơ quan chuyên
môn, đơn vị trực thuộc UBND thành phố soạn thảo, chủ trì trước khi trình
Thường trực HĐND, UBND ký ban hành.
8. Đảm bảo duy trì mối quan hệ làm việc thường xuyên, giữa Thường
trực HĐND, UBND với Uỷ ban MTTQ, các tổ chức chính trị xã hội, Toà án
nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân thành phố theo quy chế tổ chức và hoạt động
của HĐND và Quy chế làm việc của UBND thành phố.
9. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ hồ sơ, tài liệu
của HĐND, UBND thành phố. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND thành phố và HĐND,
UBND các phường, xã.
10. Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chủ tịch HĐND,
UBND thành phố giao.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy
1. Văn phòng HĐND và UBND thành phố có: Chánh Văn phòng và 03
Phó Chánh văn phòng thực hiện chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo
quy định phân cấp quản lý hiện hành của UBND tỉnh Bắc Giang.
2. Đội ngũ cán bộ, chuyên môn, nhân viên thừa hành nhiệm : được bố trí
theo từng lĩnh vực thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hoạt động thường xuyên của
đơn vị.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND thành phố
Bắc Giang (phụ lục 02).
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Giang.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong công việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan và
những ví dụ minh họa cho những tình huống cụ thế.
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năng chính của Ủy ban nhân dân do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.
Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:
Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt
động của Ủy ban nhân dân.
Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách
quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý, lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ.
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật
(chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)
Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng
trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, tổ chức mà ở
đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và đảm
bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó, nhạy bén tham mưu
cho lãnh đạo.
Tham mưu là đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo, tổng hợp là tập hợp
những vẫn đề: Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc
đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những
chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị
trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng
năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo
trong hoạt động quản lý điều hành; Tham mưu trong việc tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ của cơ quan; Xây dựng các quy chế, quy định, thủ tục hành chính;
Trong công tác văn thư- lưu trữ; Trong việc tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan
tổ chức; Trong việc xây dựng chương trình công tác, trong việc tổ chức chuyến đi
công tác; Tham mưu trong việc tiếp dân, tiếp khách, đối nội, đối ngoại.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: là trợ giúp, giúp đỡ cho lãnh
đạo trong công tác quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan; Trong
hoạt động của cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như:
Nhà cửa, trang thiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, do vậy văn
phòng phải đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi lúc mọi nơi.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ: khi cơ quan có một cuộc họp thì văn phòng phải có trách nhiệm
đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho cuộc họp, các tài liệu liên quan đến những
vấn đề cần bàn bạc trong cuộc họp, nước uống, ánh sáng.
Ví dụ: trong một cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật
chất, các trang thết bị phục vụ cho quá trình làm việc, của lãnh đạo cơ quan cũng
như lãnh đạo văn phòng hay toàn bộ cơ quan, như: máy tính, máy in, máy fax,
điện thoại, bút, giấy, mực in… chính vì vậy văn phòng có vai trò tất yêu trong
việc đảm bảo hậu cần phục vụ cho lãnh đạo
Ví dụ: tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về xây dựng các quy chế, quy định
thủ tục hành chính (Quy chế công tác văn thư - lưu trữ; Quy chế văn hóa công
sở; Quy chế làm việc...)
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường của UBND thành phố Bắc Giang ( Phụ lục 3).
Nội dung của quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy
ban nhân dân thành phố Bắc Giang
1- Xây dựng chương trình công tác năm:
Bước 1: Chậm nhất vào ngày 30 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường gửi
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố danh mục các đề
án cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành
hoặc trình Hội đồng nhân dân thành phố ban hành trong năm tiếp theo (sau đây
gọi chung là đề án, văn bản). Các đề án, văn bản trong chương trình công tác
phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan
chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình;
Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thành
phố, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến;
Bước 3: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo
chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thành phố, cơ quan được
hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban nhân dân thành phố hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố
xem xét và trình Ủy ban nhân dân vào phiên họp thường kỳ cuối năm;
Bước 4: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm
được Ủy ban nhân dân thành phố thông qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân &
Ủy ban nhân dân thành phố trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên Ủy ban nhân
dân, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban
nhân dân các phường biết, thực hiện.
2- Xây dựng chương trình công tác quý:
Bước 1: Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, cơ quan chuyên môn, cơ
quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân các phường gửi Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố báo cáo đánh giá kết
quả thực hiện chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh,
bổ sung vào chương trình công tác quý sau của Ủy ban nhân dân thành phố.
Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của Ủy ban nhân dân thành
phố và chậm nhất vào ngày 22 của tháng cuối quý, Văn phòng có trách nhiệm
trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt chương trình công tác quý
sau của Ủy ban nhân dân thành phố, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy
ban nhân dân thành phố và Ủy ban nhân dân các phường biết, thực hiện;
3. Xây dựng chương trình công tác tháng:
Bước 1: Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các phường căn cứ vào
tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những
vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng
sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng HĐND và UBND thành phố.
Bước 2: Văn phòng HĐND và UBND thành phố tổng hợp chương trình
công tác hàng tháng của Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình công tác
tháng của UBND thành phố cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch phụ trách giải quyết.
Bước 3: Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng HĐND và
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND thành phố trình Chủ tịch UBND tỉnh duyệt chương trình công tác tháng
sau của UBND thành phố, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
thành phố và UBND các phường biết, thực hiện.
4. Xây dựng chương trình công tác tuần:
- Căn cứ vào chương trình công tác tháng, lịch làm việc của các cơ quan
liên quan và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND, Văn phòng HĐND
và UBND thành phố xây dựng chương trình công tác tuần sau của Chủ tịch và
các Phó Chủ tịch UBND thành phố, trình Chủ tịch quyết định chậm nhất vào
chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết,
thực hiện.
- Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch UBND thành phố để giải quyết công việc trong tuần, phải có văn bản đăng
ký với Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố chậm nhất vào thứ năm
tuần trước.
5. Văn phòng HĐND và UBND thành phố có trách nhiệm tham mưu cho
UBND thành phố trong việc xây dựng, điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện
chương trình công tác của UBND thành phố. Việc điều chỉnh chương trình công
tác do Chủ tịch UBND thành phố quyết định, Văn phòng thông báo kịp thời để
các thành viên UBND thành phố, Thủ trưởng cơ quan liên quan biết, thực hiện.
6. Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng HĐND và
UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Văn phòng thành uỷ để không xảy ra
tình trạng chồng chéo hoạt động giữa Bí thư thành uỷ, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch UBND thành phố.
Trong công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
thành phố Bắc Giang có những Ưu điểm:
Từ khi thành lập tới nay, UBND thành phố Bắc Giang đã đạt được nhiều
thành tựu đáng kể về tất cả các lĩnh vực, chương trình công tác thường kỳ của
thành phố khi xây dựng và thực hiện có nhiều ƯĐ:
Giúp cho cơ cán bộ, công chức, viên chức và toàn thể nhân viên trong cơ
quan, nắm được những tình hình trước mắt những công việc đã đạt được trong
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thời gian vừa qua, để từ đó, xác định cho mình, cho cơ quan mục tiêu trong thời
gian tới.
Giúp cho việc thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất, thao trình
tự đã được sắp sẵn.
Trong quá trình hoạt động của UBND, các bộ phận trong UB sẽ nắm rõ
phương hướng trọng tâm trong thời gian tiếp theo của tháng, quý, năm để thực
hiện tốt.
Tuy nhiên ngoài những Ưu điểm trên thì việc xây dựng chương trình công
tác thường kỳ của UBND cũng có một số Nhược điểm:
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan
có nhiều điểm thiếu sót là chưa nói rõ được những mặt họat động chưa làm được
trong thời gian vừa qua, chưa đánh giá sâu sắc những mặt hạn chế trong công
tác quản lý điềuhành.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Bắc
Giang ( Phụ lục 4 )
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề
của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt
động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có
hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan ( Phụ lục 5 )
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của cơ quan nói chung là đa dạng, như đi
dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài. Mỗi
chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiêu phương diện.
Hoạt động của văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ
quan bao gồm các công việc chính sau đây:
1.4.1. Lập kế hoạch đi công tác:
Để chủ động các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi và chủ động thực hiện chuyến đi công tác đó.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến
đi. Xác định mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần,
phương tiện và kinh phí.
1.4.2. Chuẩn bị bước trước chuyến đi.
Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ
trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan đơn vị đoàn sẽ đến
công tác, nội dung thiết yếu gồm có:
- Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;
- Nội dung và lịch làm việc;
- Thời gian đi từ cơ quan;
- Những đề nghị để cơ quan đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn.
1.4.3. Chuẩn bị nội dung công tác.
Nội dung là phần quan trọng nhất của chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội
dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân công cho các đơn vị chuẩn bị. Trách
nhiệm của Văn phòng là đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công
việc, đảm bảo yêu cầu và nội dung và về tiến độ thời gian cho chuyến đi.
1.4.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí.
Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là rất cần
thiết. Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần
xuất phát tư nhiều yếu tố.
Kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải có kinh phí. Việc
chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước. Dáp ứng nhu cầu công
tác và tiết kiệm.
1.4.5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của cơ quan
Tử khi hình thành xã hội loài người đến nay, con người có những nhu cầu
tự thân tối thiểu gồm: ăn, mặc và nhu cầu giao tiếp, trong đó nhu cầu gio tiếp
cùng với quá trình lao động đã làm cho tư duy trí tuệ, tư duy ngôn ngữ của loài
người phát triển như ngày nay. Đồng thời quá trình đó đã hình thành nên nét đẹp
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn hóa ứng xử trong từng cộng đồng người. Các nhà nghiên cứu xã hội cho
rằng: muốn cải tạo cộng đồng xã hội thì trước hết phải biết chấp nhạn cộng đồng
đó. Đây cũng là một cách ứng xử văn hóa. Văn hóa ứng xử xét một cách bao
quát nhất, là toàn bộ những nét đẹp hành vi, cử chỉ, ngôn ngữ tiếp nhận và tác
động trở lại giữa con người với con người, con người với sự vật, giữa con người
với thiên nhiên được cộng đồng xã hội chấp nhận coi đó như là chuẩn mực. Các
Mác đã từng nói: Xét về mặt xã hội, con người là tổn hòa các mối quan hệ xã
hội. Điều này hoàn toàn đúng, xét đến cùng thì con người hình thành nhân cách
tốt đẹp hay tha hóa về mặt nhân cách đều ở trong một môi trường xã hội nhất
định và chịu tác động của môi trường đó. Và ngày nay nét đẹp trong văn hóa
ứng xử được tiếp tục phổ biến trong xã hội và dần hình thành nên nét đẹp văn
hóa công sở trong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà
nước nói riêng. Chính vì vậy với tư cách là một cơ quan hành chính nhà nước
UBND thành phố Bắc Giang cũng là một môi trường văn hóa công sở, thực hiện
một ách nghiêm túc những nội quy quy định của cơ quan khi làm việc và thực
hiện tốt văn hóa công sở quy định chung trong các cơ quan hành chính nhà
nước. Hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên trong cơ quan đều
thực hiện tốt nét đẹp văn hóa công sở, về cách đi đứng, nói chuyện với đồng
nghiệp, với lãnh đạo, hay với khách quan tới làm việc với cơ quan, trong ăn mặc
theo đúng quy định văn hóa công sở tại các cơ quan nhà nước khi tới cơ quan
làm việc: Đối với nữ áo sơ mi có cổ, quần vải sẫm màu, váy công sở, bộ vets
công sở, không mặc váy quá ngắn, đi dép có quai hậu. Đối với nam quần vải
sẫm màu, đi giày, áo sơ mi màu sắc thanh lịch nhã nhặn không quá màu mè kiểu
cách. Về giờ làm việc tại cơ quan đa phần các cán bộ, công chức, viên chức và
nhân viên trong cơ quan đã thực hiện tốt, tuy nhiên vẫn có một số nhỏ cá nhân vì
có con nhỏ nên giờ đi làm hơi chận so với quy định. Nhưng nhìn một cách tổng
thể thì việc thực hiện văn hóa công sở tại UBND thành phố Bắc Giang đã đúng
chuẩn mực trong văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Bắc
Giang
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn
thư vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nó là một
phần không thể thiếu và chiếm một phần lớn trong nội dung của công tác văn
phòng.
Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Giang được xây
dựng theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một
chuyên viên phụ trách. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản
đến, văn bản đi và quản lý và sử dụng con dấu của UBND. Tất cả các văn bản
đến và đi đều phải qua bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với
văn bản đi) hoặc chuyển giao đến các đơn vị (đối với văn bản đến).
* Ưu điểm:
Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND
được đảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp
thời , chính xác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
* Nhược điểm:
Mô hình công tác văn thư của UBND thành phố gần như không bộc lộ
mặt hạn chế. Tuy nhiên, năng lực thực hiện công tác văn thư cũng như cũng như
việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản còn nhiều hạn
chế. Công tác đào tạo bề dưỡng nghiệp vụ về văn thư cho các cán bộ chưa đạt
yêu cầu chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn nên kỹ năng nghiệp vụ còn yếu.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND thành phố Bắc
Giang.
Lãnh đạo văn phòng giao cho bộ phận văn thư – lưu trữ tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan: Về việc ban hành các văn bản của cơ quan về công tác văn
thư – lưu trữ ( quy chế công tác VT - LT, và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ);
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thường xuyên cập nhật các văn bản quy định của Nhà nước về công tác VT LT; Giám sát kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện các nghiệp vụ VT - LT
theo quy định của cơ quan; Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VT- LT;
Tổ chức công tác thi đua khen thưởng về VT - LT; Lãnh đạo văn phòng có trách
nhiệm thẩm định các văn bản của cơ quan ban hành ( thể thức, nội dung ).
Lãnh đạo văn phòng đã làm đúng thẩm quyền trách nhiệm của mình trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan. Tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư- Lưu trữ.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến cũng đều thực hiện đúng
theo quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, có nghĩa là việc thực
hiện đúng theo trình tự thủ tục nhất định cụ thể như sau:
1. Quản lý văn bản đi.
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức tùy
theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách thức chuyển giao (được thực hiện tại Văn
thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển tới các đơn vị, cá nhân), các cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải lập sổ đăng ký văn
bản đi để theo dõi việc chuyển giao văn bản; khi chuyển giao văn bản cho các cá
nhân, đơn vị nội bộ thì người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, đều được đánh số theo hệ thống số
chung của cơ quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
* Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ
chức: Cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân trong nội bộ,
người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: Tất cả văn bản đi do
cán bộ văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng
ký vào sổ . Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển
phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản,
phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ. Các trường hợp gửi
bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh phải đề xuất ghi rõ nội dung cần gửi và được
Chánh văn phòng thừa lệnh Cục trưởng phê duyệt đề xuất.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax
hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản
có giá trị lưu trữ.
- Công văn,tài liệu cần gửi phải chuyển văn thư trước 16h30 các ngày làm
việc ( trừ trường hợp khác được Thủ trưởng cơ quan cho
phép ), nếu chậm hơn
văn thư được để lại và gửi bưu điện vào ngày làm việc tiếp theo.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi,
cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
* Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác Văn thư; Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền.
Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các lạo văn bản do
UBND thành phố và Văn phòng HĐND & UBND thành phố ban hành. Riêng
đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND, Văn
phòng HĐND & UBND thành phố thì lưu thêm 02 bản chính.
Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thỏa
lưu 01 bản để theo dõi thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộ lưu vào
lưu trữ theo quy định
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết bảo vệ,
bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu
sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi
có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo vệ bí
mật Nhà nước.
2. Quản lý văn bản đến
2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư
phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có), v.v... trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan ngay; trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của các cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do Chánh văn phòng bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ đơn thư khiếu nại, tố cáo ( do Phòng Kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố
cáo vào sổ theo dõi ) và các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
"Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng đấu ''Đến". Khi nhận được bản chính của
bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu
''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm
đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu "Đến" mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu "Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
d) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ theo dõi công văn đến.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng…
2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho Thủ trưởng cơ
quan xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Thủ trưởng cơ quan căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các
đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi
đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn
giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết
văn bản đến kèm theo Quy trình này.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu " Khẩn" và
"Hoả tốc" thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo thời hạn Lãnh
đạo yêu cầu.
Khi trình Thủ trưởng cơ quan cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải
quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Cán bộ văn thư lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Hàng
tháng, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm:
tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn
nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo Lãnh đạo cơ quan.
3. Quản lý và sử dụng con dấu.
3.1. Quản lý con dấu.
Văn phòng HĐND & UBND thành phố có trách nhiệm quản lý con dấu
của UBND thành phố và Văn phòng HĐND & UBND thành phố.
Chánh Văn phòng và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách
nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
3.2. Sử dụng con dấu.
Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể
thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu
phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho
người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của
người có thẩm quyền.
Lập hồ sơ và giao nộ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Sau khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên trách tiến hành lập hồ sơ
Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc. Công việc
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Linh
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
