Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Phòng nội vụ huyện văn chấn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (464.48 KB, 65 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND....................2
HUYỆN VĂN CHẤN..........................................................................................2
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Văn Chấn.......................................................................................................2
1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Văn Chấn...............................................2
2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Văn Chấn...................................2
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn............................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ
huyện Văn Chấn............................................................................................7
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................7
1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.....................7
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................8
1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn............................12
2. Bản mô tả công việc................................................................................12
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn...................................................................14
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.................................................14
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................................14
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan. (phụ lục 03).......................................................................14
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan. (phụ lục 04). 14
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.............15
1.5. Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của UBND huyện Văn Chấn.......................................................................16
1.6. Xây dựng mô hình làm việc hiện đại của cơ quan...............................16
2. Khảo sát về công tác văn thư:..................................................................17
2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................17
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan:..............................................................................18
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ............................19
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:...........................................19
3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:..........................................................19
3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................20
3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu..........................................................20
PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG................................21
TẠI CƠ QUAN..................................................................................................21
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Văn Chấn: Áp dụng
từ ngày…đến ngày…..................................................................................21
2. Soạn thảo” Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của huyện Văn Chấn.....23
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan.................................46
PHẦN III............................................................................................................53
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................53
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG..............................................53
II.NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC
NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM............................................................................54
KẾT LUẬN........................................................................................................56
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................57
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Yên Bái là một tỉnh miền núi của Việt Nam, với địa hình 90% là đồi núi
trung bình và cao Yên Bái mang trong mình những nét đặc sắc riêng của núi
rừng Tây Bắc. Là một tỉnh gặp nhiều khó khăn về khí hậu, đất đai và nhất là địa
hình đã gây những khó khăn không nhỏ cho quá trình phát triển kinh tế. Tuy
nhiên, con người và nhất là những người lãnh đạo của quê hương Yên Bái luôn
phấn đấu học tập và tu dưỡng đạo đức nâng cao tay nghề và kỹ năng nghề
nghiệp.
Thực tập là quá trình quan trọng cho sinh viên nâng cao kỹ năng hiểu biết
và kỹ năng tay nghề, giúp sinh đại viên vận dụng những lý luận vào thực tế. Với
phương châm “ học đi đôi với hành “ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo
điều kiện cho sinh viên đi thực tế tại các cơ quan ban ngành. Được sự quan tâm
của nhà trường và thầy cô trong khoa em đã đến thực tập tại phòng Nội Vụ
huyện Văn Chấn từ ngày 9 tháng 3 đến ngày 29 tháng 4 năm 2015.
Sau 2 tháng tiếp xúc với công việc và được sự hướng dẫn của anh, chị
trong phòng Nội Vụ huyện Văn Chấn em đã mở mang và hiểu thêm được nhiều
vấn đề. Đặc biệt những vấn đề em chưa hiểu và còn thiếu sót em đã được các
anh, chị tận tình chỉ bảo và giúp đỡ. Tuy nhiên thời gian thực tập 2 tháng không
phải là thời gian dài nhưng em tin với những kiến thức em học được ở thời gian
thực tập sẽ là những kiến thức quý báu làm hành trang cho em sau này có thể tự
tin vững bước sau này.
Để hoàn thành bài báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh,
chị làm ở phòng Nội Vụ huyện Văn Chấn, nhất là người đã trực tiếp giảng dậy
và phân công công việc cho em là chị Trần Thị Thêm. Sau đó em gửi lời cảm ơn
tới thầy cô trong khoa và Ths: Lâm Thu Hằng đã giúp cho em rất nhiều để em
có những hành trang vững vàng cho quá trình đi thực tập, và cuối cùng em xin
gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều
kiện thuận lợi nhất cho sinh viên năm 3 chúng em đi thực tập.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
Văn Chấn, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
1
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND
HUYỆN VĂN CHẤN
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Văn Chấn.
1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Văn Chấn.
UBND huyện Văn Chấn là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
UBND huyện Văn Chấn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác nhau trên địa
bàn huyện Văn Chấn.
UBND huyện Văn Chấn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới địa phương.
2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Văn Chấn.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
huyện thông qua để trình UBND tỉnh thống kê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà trên địa bàn huyện; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND huyện quyết định
và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND
xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn xã, thị trấn;
- Xây dựng, trình UBND huyện thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm ngiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
2
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình đó;
- Chỉ đạo các UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề thủ công trong toàn huyện;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở sản xuất, tiểu thủ công nghiệp trên các
xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các vùng, các trang trại chăn
nuôi tập trung. Tập trung trồng và quy hoạch các vùng đồi núi kết hợp chăn nuôi
và trồng các cây có giá trị và đạt năng suất cao theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của
UBND tỉnh;
- Tổ chức lập, trình, duyệt hoặc xem xét theo thẩm quyền quyhoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được phê duyệt;
- Quẩn lý, khai thác và sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về đất đai, quản lý
đất và quỹ nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND tỉnh;
- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch vụ,
du lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,
quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trường dạy
nghề, cao đẳng, trung cấp, các trung tâm giáo dục… thực hiện chủ chương xã
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
3
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy
định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng, được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di
tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế, bệnh viện, các phòng khám tư nhân; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ
sức khỏe nhân dân; phòng, chống các dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già,
người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức thực hiện chỉ đạo việc dạy nghề, giả quyết việc làm cho người
lao động, tổ chức phong trào xóa đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện
nhân đạo;
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn
huyện; ngăn chặn sản xuất và lưu hành hàng giả, kém chất lượng tại địa phương;
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- tổ chức đăng ký, khám tuyển dụng nghĩa vụ quân sự, quyết định việc
nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và trường hợp
theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực
lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
4
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về
quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài tại địa phương;
- Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo;
- Tổ chức việc thực hiện bầu cử đại biểu Quốc hội và Đại biểu HĐND
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện;
- Thực hiện các Nghị Quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của huyện thuộc
tỉnh, bảo vệ và phát huy các giá trị thuộc di tích lịch sử - văn hóa, danh lam
thắng cảnh do huyện quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn.
* Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Văn Chấn:
3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện gồm:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Phòng Nội Vụ;
- Phòng Lao động thương binh và xã hội;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài nguyên và môi trường;
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
- Phòng Văn hóa và thong tin;
- Phòng Giá dục và đào tạo;
- Phòng Y tế;
- Thanh tra huyện;
- Trung tâm Văn hóa – thể thao;
- Trạm khuyến nông;
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
5
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đài Phát thanh;
- Ban quản lý các dự án xây dựng;
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất;
- UBND các xã, thị trấn;
- Trung tâm dạy nghề.
3.2. Chủ tịch, các phó chủ tịch bao gồm:
* Đồng chí Hồ Đức Hợp – Phó bí thư huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện
Văn Chấn.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Huyện
ủy, HĐND huyện về việc điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện, trực
tiếp phụ trách các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, công tác đối nội, đối ngoại,
quy hoạch kiến trúc nông thôn, tài nguyên và môi trường;
- Phụ trách các cơ quan, đơn vị gồm: Công an huyện, Ban chỉ huy quan sự
huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Chi cục thi hành án dân sự huyện, phòng
Tài chính – Kế hoạch, phòng Tài nguyên và môi trường;
- Kiêm Chủ tịch hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo sau: Hội đồng nghĩa vụ
quân sự, Hội đồng tuyển dụng công chức, viên chức, Ban chỉ đạo chương trình
quốc gia phòng chống tội phạm, Ban chỉ đạo an toàn giao thông, Ban chỉ đạo
phòng chống lụt bão;
- Giữ mối quan hệ với thường trực HĐND huyện, các ban của Đảng, các
cơ quan thuộc Huyện ủy, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban mặt
trận tổ quốc và toàn thể nhân dân huyện.
* Đồng chí Nông Ích Trấn – Ủy viên ban thường vụ Huyện ủy, Phó chủ
tịch UBND huyện Văn Chấn.
- Phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa – xã hội, Nông nghiệp và phát triển
nông thôn, giải phóng mặt bằng;
- Phụ trách, theo dõi các cơ quan đơn vị gồm: Văn phòng HĐND và
UBND huyện, phòng Giáo dục và đào tạo, phòng Y tế, Bệnh viện đa khoa
huyện, trung tâm Y tế, phòng Lao động thương binh và xã hội, trung tâm Dạy
nghề, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng chính sách xã hội, Hội người mù, các Hội
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
6
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghề nghiệp, phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Trạm khuyến nông,
Trạm bảo vệ thực vật, Trạm thú Y, Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi;
- Kiêm chủ tịch hội đồng và các Ban chỉ đạo sau: Chủ tịch Hội đồng thi
đua khên thưởng, Hội đồng giải phóng mặt bằng, Hội đồng giáo dục quốc phòng
an ninh, Ban chỉ đạo phòng chống ma túy mại dâm, Ban quản lý quỹ đền ơn đáp
nghĩa, Ban chỉ đạo vì sự phát triển của phụ nữ. Tổ trưởng tổ công tác xây dựng
nông thôn mới xã, phó ban Phòng chống lụt bão – chống úng nội đồng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
* Đồng chí Đặng Duy Hiển – Huyện ủy viên, Phó chủ tịch UBND huyện.
- Phụ trách các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, Khoa học công nghệ, Thông
tin truyền thông, tiếp dân giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo;
- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị: Phòng công thương, Ban Quản
lý các dự án xây dựng, Thanh tra huyện, Phòng văn hóa thông tin, trung tâm văn
hóa – thể thao, Đài phát thanh, Chi cục thuế, Kho bạc nhà nước, ngân hàng
thương mại, chi cục thống kê, đội quản lý thị trường, Bưu điện,Viễn thông, Chi
nhánh điện, Hội doanh nghiệp vừa và nhỏ;
- Kiêm chủ tịch hội đồng các ban chỉ đạo sau: Hội đồng khoa học huyện,
Hội đồng định giá tài sản, Ban chỉ đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn
hóa, Ban chỉ đạo thống nhất thu ngân sách huyện, ban chỉ đạo chóng hàng giả,
buôn lậu và gian lận thương mại ban chỉ đạo áp dụng hệ thống chất lượng Iso
9001 – 2000 đối với cơ quan nhà nước cấp huyện;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội
vụ huyện Văn Chấn.
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
* Vị trí, chức năng.
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã thành phố thuộc tỉnh.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
7
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân
Huyện
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp toàn diện về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy
ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức,
biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính;
chính quyền địa phương; địa gới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà
nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ
nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên.
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Phòng ội vụ huyện Văn Chấn cơ nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
+ Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định;
+ Trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quy hoạch, Kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau hi dduocj phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy.
+ Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo quy định của Ủy ban nhân
dân tỉnh;
+ Trình UBND huyện quyết định hoặc tham mưu giúp UBND huyện trình
cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện;
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
8
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp trên có thẩm quyền quyết định;
+ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành theo quy định của pháp luật.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
+ Giúp UBND huyện hướng dẫn, khiểm tra việc quản lý, sử dụng biên
chế hành chính, sự nghiệp;
+ Giúp UBND tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự
chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
thuộc huyện và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.
Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phe
chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình các cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của huyện;
+ Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập,
và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của khu phố, tổ dân phố, thôn bản
trên địa bàn huyện thei quy định; bồi dưỡng công tác cho các chức danh ở khu
phố, tổ dân phố, thôn bản.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫ, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp; xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
9
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức xã cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính:
+ Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và UBND xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở
địa phương;
+ Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và tỉnh.
Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ,quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
- Về công tác tôn giáo:
+ Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
10
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thanh niên:
+ Trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quy hoạch, Kế
hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phe duyệt;
+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên được giao.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn,
Thực hiện triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo chỉ đạo của UBND huyện.
Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực cồn tác khác được giao
trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
11
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn ( phụ lục 02 )
Trưởng phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dỗi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Tưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
Việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định của pháp luật và phâm cấp của tỉnh.
2. Bản mô tả công việc.
BẢN MÔ TẨ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG.
Trưởng phòng Nội Vụ:
- Họ và tên: Hoàng Trọng Thắng
- Bộ phận: Trưởng phòng Nội vụ huyện Văn Chấn.
- Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND và
UBND huyện Văn Chấn.
a.Mục đích công việc:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Nội Vụ. Để
đảm bảo cho công việc của phòng diễn ra thuận lợi và thông suốt thì việc xây
dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng là rất cần thiết.
b.Nhiệm vụ:
- Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác:
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
12
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và
UBND các xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.
+ Xử lý và giải quyết các văn bản đến theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và theo quy định của pháp luật.
+ Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
+ Quản lý các cơ sở vật chất cho bộ máy, đẩm bảo các điều kiện vật chất
ho các hoạt động của Phòng Nội vụ
+ Ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
+ Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước các
quyết định của UBND trong phạm vi của Phòng Nội vụ.
+ Là người truyền đạt các chủ trương của UBND huyện tới các cấp, các
ngành trong huyện khi được UBND huyện ủy nhiệm.
+ Hằng ngày phân công cán bộ về chuyên môn và tổng hợp tham mưu
giúp thường trực UBND huyện về công việc của cơ quan.
+ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu – chi ngân sách của Phòng
Nội vụ the quy định của pháp luật.
+ chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan và bảo vệ bí mật
thông tin giữ liệu.
+ Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ công chức của Phòng Nội vụ.
+ Triệu tập và chủ tọa các công việc của Phòng Nội vụ.
c.Về thẩm quyền.
- Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng Nội vụ.
- Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường để
đôn đốc cácngành, phòng, ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện để
thực hiện công tác được giao.
- Ký giấy giới thiệu cho các cán bộ, chuyên viên của Phòng Nội vụ đi
công tác.
- Ký báo cáo, thông báo, các đề xuất về tổ chức cán bộ, tiền lương, khen
thưởng, kỷ luật cho nội bộ Phòng nội vụ.
d.Về quyền hạn.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
13
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có quyền quyết định các công việc do hai Phó trưởng phòng đề xuất.
- Được cấp trên ủy quyền hoặc ủy cho các cấp dưới trong việc giải quyết
công việc.
- Bố trí công tác văn phòng.
- Được hưởng quyền lợi theo luật quy định hiện hành.
e.Về trình độ.
- Có trình độ từ cao đẳng, đại học chở lên.
- Có kiến thức sâu rộng và khả năng lý luận chính trị tốt.
- Qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ hành chính văn phòng.
- Có khả năng tư duy và năng lực lãnh đạo tốt.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND huyện Văn
Chấn. Nhìn chung, các công tác hành chính văn phòng tương đối tốt đặc biệt là
công tác tham mưu, tổng hợp. Hằng năm văn phòng huyện đã tham mưu hàng
trăm Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm các
phương án tối ưu giúp cho lãnh đạo thực hiện tốt chức năng quản lý, chỉ đạo.
Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hoạt động của cơ quan, nghiên
cứu đề xuất cho lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây
dựng bộ máy văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu
biểu là việc xây dựng các quy chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của
UBND huyện, Quy chế công tác văn thư lưu trữ, mỗi phòng ban đều có quy chế
hoạt động của riêng mình.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. (phụ lục 03).
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cơ quan. (phụ lục 04).
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị: Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị; chuẩn
bị kinh phí, chuẩn bị giấp mời, các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị.
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu (ghi danh
sách, phát tài liệu…); tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do);
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
14
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
làm công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị và
thường trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị).
- Kết thúc hội nghị; Cán bộ van phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết
toán kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị.
Trong thời gian diễn ra hội nghị thì văn phòng có trách nhiệm thường
trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội nghị
diễn ra.
MỤC LỤC HỒ SƠ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CÔNG TÁC ĐẢNG CỦA
UBND HUYỆN VĂN CHẤN.
STT
1
2
3
4
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ
Giấy mời
Diễn văn khai mạc
Báo cáo tổng kết công tác lãnh đạo của Đảng ủy trên các mặt
5
hoạt động của cơ quan
Quyết định khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích
6
trong công tác
Các tham luận thể hiện tinh thần dân chủ thẳng thắn và
7
mang tính xây dựng cao
Diễn văn bế mạc hội nghị
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Sơ đồ hóa quy trình chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 05).
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ cảu cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài
ngày, ngắn ngày tùy theo công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh
đạo được cán bộ văn phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,
liên hệ nơi lãnh đạo đến công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm
vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại; kinh phí và tài liệu có liên quan;
kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình
hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
15
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5. Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của UBND huyện Văn Chấn.
- Trụ sở làm việc của UBND huyện Văn Chấn được đặt ở trung tâm
huyện với diện tích lớn, cơ sở vật chất khang trang. Đặc biệt cơ quan còn rất chú
trọng tới việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.
- Về Quốc kỳ, Quốc huy: Quốc kỳ, Quốc huy được treo tại nơi trang trọng
nhất của cơ quan, chính giữa sân tại cơ quan.
- Về trang phục: Tất cả các cán bộ, công chức, nhân viên của UBND
huyện Văn Chấn khi đến cơ quan làm việc đều ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ. Nam
mặc áo sơ mi dài tay, giầy đen, quần đen hoạc dép có quai hậu; nữ mặc áo sơ
mi, quần đen hoặc váy công sở.
- Về lễ phục: Lễ phục của nam là quần đen, áo sơ mi; lễ phục của nữ là áo
dài truyền thống.
- Các cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan khi đến cơ quan làm
việc đều phải đeo thẻ, mọi người đến cơ quan giao tiếp lịch sự, tế nhị.
- Nhìn chung việc thực thiện các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở ở
UBND huyện Văn Chấn diễn ra rất tốt, mọi người trong cơ quan luôn tự giác
chấp hành các quy định đề ra. Vì vậy là cơ quan Nhà nước ở địa phương nên các
tác phong, giao dịch đều được diễn ra nhanh chóng và thân thiện. Mọi cán bộ
đều thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình. Không có tình trạng hách
dịch, nhũng nhiễu người dân diễn ra.
1.6. Xây dựng mô hình làm việc hiện đại của cơ quan.
Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan là mô hình văn phòng mà trong
đó giữa các bộ phận, đơn vị trong văn phòng được bố trí, sắp xếp gần nhau, có
sự trao đổi thông tin một cách trực tiếp mà không bị bao bởi 4 bức tường (phụ
lục 06).
a.Ưu điểm:
Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan sẽ giúp cho các đơn vị, bộ phận
trong văn phòng tiện giao dịch, làm việc và trao đổi thông tin với nhau và thông
tin có thể lan truyền một cách nhanh chóng, kịp thời. Bên cạch đó mô hình văn
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
16
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng này còn giúp cho lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý nhân sự và giao
việc cho nhân viên, các đơn vị, bộ phận cấp dưới.
b.Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình văn phòng hiện đại cũng có một số
nhược điểm sau: tất cả các bộ phận, đơn vị trong văn phòng bị quản lý chặt chẽ
do giữa các bộ phận không có không gian riêng. Giữa các đơn vị, bộ phận có sự
để ý thăm dò ý kiến của nhau nên đôi khi gây ra hiện tượng mất đoàn kết nội bộ.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ
cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan. Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm
vụ quan trọng trong việc tạo lập mối quan hệ tốt trong và ngoài cơ quan.
Công tác văn thư của phòng Nội vụ bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản bao gồm: Soạn thảo văn bản, duyệt văn
bản, đánh máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản
đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư ở Phòng Nội vụ huyện Văn Chấn tổ chức theo mô hình
văn bản tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tập chung vào văn thư.
Trong một năm, phòng Nội vụ huyện Văn Chấn đã ban hành một số văn
bản như sau: Báo cáo, Thông báo, Quyết định, Biên bản, Tờ trình, và các văn
bản khác.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
1
Ngày,
2
Số, ký
3
Tên loại
4
5
Người ký Nơi nhận
Tháng
hiệu văn
và trích
văn bản
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
17
6
Đơn vị,
7
Số lượng
người
văn bản
8
Ghi chú
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản
bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
yếu nội
nhận bản
dung
lưu
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
1
Ngày đến
2
Số đến
3
Tác giả
4
Tên loại
5
Ngày
6
Đơn vị
văn bản
văn bản
tháng
hoặc cá
văn bản
nhân
7
Ký nhận
8
Ghi chú
nhận
• Sơ đồ quy trình tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đến (phụ lục)
• Sơ đồ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (phụ
lục)
a.Nhận xét ưu, nhược điểm:
• Ưu điểm:
Phòng Nội vụ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại
phục vụ tốt cho quá trình soạn thảo văn bản.
Các chuyên viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên, đảm bảo thực
hiện tốt công tác văn phòng cũng như soạn thảo và ban hành văn bản.
Hầu hết các văn bản đều trình bày rõ ràng, sạch sẽ, nội dung ngắn gọn
nhưng đầy đủ về nội dung và thể thức, ngôn từ chính xác đạt yêu cầu về câu
chữ.
b.Nhược điểm:
Một số văn bản của phòng đôi lúc còn ban hành sai thể thức, cách trình
bày chưa đạt yêu cầu, quá trình đánh máy còn sai sót.
Một số văn bản khi soạn thảo chưa làm đúng theo Thông tư 01/2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày.
2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan:
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở các nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ
quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Tại UBND huyện Văn Chấn Chánh văn
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
18
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng phải trực tiếp chỉ đạo và thực hiện tốt về các hoạt động, giải quyết những
công việc trong phạm vi quyền hạn của mình được cấp trên giao phó.
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo
cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản khi thủ trưởng cơ quan
giao và ký những văn bản do Văn phòng Hành chính trực tiếp ban hành.
Tham gia việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ
quan.
Tham gia về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản trước khi trình ký
gửi đi
Chánh văn phòng giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một
số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
a.Ưu điểm:
Việc bổ sung tài liệu lưu trữ được cán bộ văn thư giao nộp đầy đủ nên rất
thuận lợi cho việc quản lý và khai thác.
b.Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của Phòng Nội vụ chỉ có 1 người lên công tác thu thập bổ
sung tài liệu lưu trữ còn nhiều khó khăn.
Phòng Nội vụ chưa có kho chứa tài liệu, hầu hết các hồ sơ vẫn còn lưu
nhiều trên kệ trong văn phòng của cơ quan. Hồ sơ chất đống vẫn còn một số ít.
3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng nên được tiến hành
đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy
trình chỉnh lý tài liệu gồm các bước sau:
-
Phân loại tài liệu;
Lập hồ sơ;
Biên mục phiếu tin;
Hệ thống hóa hồ sơ;
Biên mục hồ sơ;
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu;
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
19
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi được chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng
trong các cặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi
cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu.
Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: thông báo tài liệu lưu
trữ, tổ chức phòng đọc tài liệu, triển lãm tài liệu…
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
20
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TẠI CƠ QUAN
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Văn Chấn: Áp
dụng từ ngày…đến ngày…
Thứ, ngày, tháng, năm
Thứ 2 (ngày…)
Thứ 3 (ngày…)
Thứ 4 (ngày…)
Thứ 5 (ngày…)
Thứ 6 (ngày…)
Sáng (từ 7h30 đến 11h30)
………………………….
………………………….
…………………………
…………………………
…………………………
Chiều (từ 13h đến 16h30)
…………………………
………………………….
………………………….
…………………………
…………………………
• Mẫu hóa Tờ trình của Phòng nội vụ huyện Văn Chấn về việc bố trí nhân
sự tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Văn Chấn.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
21
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND HUYỆN VĂN CHẤN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG NỘI VỤ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:…/
Văn Chấn, ngày…tháng…năm…
TỜ TRÌNH
Về việc……………………………
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
22
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Soạn thảo” Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của huyện Văn
Chấn.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYÊN VĂN CHẤN
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Số:…/QĐ-UBND
Văn Chấn, ngày…tháng…năm…
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành”quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Văn Chấn”
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN CHẤN
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân năm 2004;
Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số: 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2012 của
Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số: 03/2014/QĐ-UBND ngày 22/01/2014 của UBND
tỉnh Yên Bái về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản Quy
phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Yên Bái;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội Vụ.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Phương
23
Lớp: CĐ. Quản trị Văn phòng K7A
