Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Tổng công ty bảo việt nhân thọ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (674.59 KB, 107 trang )
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................................1
PHẦN I..............................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP......................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập..................4
1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ...................4
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ................5
2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ...................................5
2.1.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát.........................................................................5
2.1.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự..............................................................................5
2.1.3. Trong lĩnh vực xây dựng.........................................................................................5
2.1.4. Trong lĩnh vực Dịch vụ Actuary.............................................................................6
2.1.5. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm........................................................................6
2.1.6. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán...........................................................................6
2.1.7. Trong lĩnh vực Đầu tư.............................................................................................7
2.1.8. Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý.............................................................................7
2.1.9. Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý....................................................................7
2.1.10. Trong lĩnh vực Maketing......................................................................................8
2.1.11. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh...................................................................8
2.1.12. Trong lĩnh vực Bancassurance..............................................................................8
2.1.13. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng.....................................................8
2.1.14. Trong lĩnh vực Chấp nhận bảo hiểm....................................................................8
2.1.15. Trong lĩnh vực Phát hành hợp đồng bảo hiểm.....................................................8
2.1.16. Trong lĩnh vực Giám định xác minh....................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ.................................................9
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng..........................9
Phòng Hành chính Quản trị..............................................................................................9
1. Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị.................................................................9
2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị.................................................................10
3. Quyền hạn...................................................................................................................15
4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị........................................................16
SV: Nguyễn Minh Hải
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I. THôNG TIN CHUNG.................................................................................................17
V. YÊU CẦU nhân sỰ....................................................................................................20
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ...................................................................................21
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................21
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể:
.........................................................................................................................................21
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng
Công ty Bảo Việt Nhân thọ.............................................................................................23
1.3. sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập
sinh viên được tham gia:.................................................................................................24
1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:.................24
1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan:.......................................................................................................24
2. khảo sát về công tác văn thư.......................................................................................28
3. khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ......................................................29
PHẦN II..........................................................................................................................31
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.............31
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý,
năm..................................................................................................................................31
Ths. Thân Hiền Anh................................................................................................43
Ths. Thân Hiền Anh................................................................................................48
2. Soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Lưu Trữ của cơ quan:.....................................48
Ths. Thân Hiền Anh................................................................................................49
3. Soạn thảo Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan.....................................................50
Ths. Thân Hiền Anh................................................................................................50
4 . Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan...................................................50
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan, nhận xét ưu nhược điểm của
mô hình văn phòng:.........................................................................................................52
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng Hành chính Quản trị của Tổng Công ty
Bảo việt Nhân thọ:..........................................................................................................54
PHẦN III.........................................................................................................................57
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT.....................................................................57
SV: Nguyễn Minh Hải
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I. Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Tổng
Công Ty Bảo Việt Nhân Thọ:.........................................................................................57
1. Trong công tác hành chính văn phòng.......................................................................57
II. Đề xuất giải phát để phát huy những ưu diểm và khắc phục những nhược điểm:....59
KẾT LUẬN.....................................................................................................................61
Ths. Thân Hiền Anh................................................................................................97
Ths. Thân Hiền Anh..............................................................................................101
SV: Nguyễn Minh Hải
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta đã biết, hoạt động quản lý nói chung là một hoạt động đòi
hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó nhà quản lý luôn có bộ phận trợ giúp là
Văn phòng. Văn phòng có chức năng hết sức quan trọng trong hoạt động quản
lý, văn phòng giúp cho tổ chức thực hiện các công tác hành chính, tổng hợp,
tham mưu, hậu cần….từ đó giúp tổ chức có thể hoạt động một cách dễ dàng và
hiệu quả.
Ngày nay, cùng với quá trình hội nhập đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính. thì khoa học xã
hội trên tất cả các lĩnh vực nói chung và công tác Văn phòng nói riêng cũng
đang dần phát triển mạnh. Nó góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới đất
nước.
Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát triển
hiện nay và tương lai. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo ra khối
lượng lớn sinh viên trên lĩnh vực công tác hành chính nói chung và công tác Văn
phòng nói riêng không chỉ chất lượng về chuyên môn nghiệp vụ mà còn trang bị
đầy đủ các kỹ năng cần thiết đối với 1 nhân viên văn phòng nói chung và của 1
nhà Quản trị Văn phòng nói riêng. Trong thời gian đào tạo của và trường Đại
học Nội vụ Hà Nội thực tập tốt nghiệp là một khâu vô cùng quan trọng không
thể thiếu, vì đây là quá trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm để có thể
học tập được nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế, được thực hiện các công việc
của 1 nhân viên văn phòng, có cơ hội được áp dụng các kiến thực đã được giảng
dạy trên giảng đường vào công việc thực tế. tự khẳng định mình trước kì thi tốt
nghiệp ra trường và quan trọng hơn là việc chuẩn bị hành trang kiến thức cho
bản thân để tìm kiếm một công việc phù hợp trong tương lai.
Với phương châm giáo dục “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với
thực tiễn”, Nhà trường đã dành cho sinh viên một khoảng thời gian để đi thực
tập nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức. Đây
chính là cơ hội để sinh viên tập dượt và tích lũy kinh nghiệm, khả năng thích
nghi với môi trường làm việc thực tế.
SV: Nguyễn Minh Hải
1
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Là một sinh viên năm cuối của khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự chỉ bảo
và hướng dẫn tận tình của Trưởng khoa Ths. Nguyễn Mạnh Cường cùng các
giảng viên trong khoa Quản trị Văn phòng và Nhà trường. Được sự đồng ý tiếp
nhận và giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ, em đã được cử
đến thực tập tại Phòng Hành chính Quản trị từ ngày 10/3/2014 đến 02/5/2014.
Qua đợt thực tập tại Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ với sự quan tâm
giúp đỡ của cán bộ, nhân viên trong văn phòng em đã có cơ hội được tiếp cận
với những công việc thực tế, củng cố vững kiến thức còn nhiều thiếu sót khi còn
ngồi trên ghế giảng đường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trong
quá trình thực tập em đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm, tích lũy được
nhiều kỹ năng cần thiết đối với 1 nhân viên văn phòng thực thụ và còn áp dụng
linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức quản
lý văn phòng tại cơ quan. Và tại đây em đã củng cố được phần nào kiến thức đã
học trên ghế nhà trường, áp dụng một cách tích cực nhất những kinh nghiệm quý
báu trong công việc cũng như cách ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cách
làm việc của nhân viên Văn phòng.
Qua thời gian gần 2 tháng thực tập tại Tổng công ty Bảo Việt Nhan Thọ
giúp cho với thời gian làm việc thực tế, được thực hiện những công việc cảu 1
nhân viên văn phòng thực thụ. Tất cả những thành quả của quãng thời gian gần
2 tháng học hỏi kinh nghiệm và thực hiện các công việc và tìm hiểu về công tác
Hành chính Văn phòng tại phòng Hành chính Quản trị Tổng Công Ty được đúc
kết tại bản Báo cáo Thực Tập tốt nghiệp. Bản cáo thực tập cũng là kết quả ban
đầu đánh giá bước trưởng thành của em sau gần ba năm học tập và rèn luyện tại
trường. Bài báo cáo còn nhiều hạn chế, vì vậy không tránh khỏi những thiếu sót
nhất định.
Bản báo cáo là kết quả của quá trình tìm hiểu và thực tập tại Tổng Công
Ty Bảo Việt Nhân Thọ. Do vốn kiến thức còn hạn hẹp và quá trình tìm hiểu còn
có nhiều thiếu sót, kính mong nhận được những lời nhận xét từ phía các thầy cô
giáo để bài báo cáo cảu e được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành
cảm ơn các Quý thầy giáo cô giáo trong thời gian 3 năm học đã dạy dỗ và truyền
SV: Nguyễn Minh Hải
2
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạt cho e được nhiều kiến thức quý báu để em có thể bước ra ngoài nhà trường 1
cách tự tin nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày …Tháng 4 Năm2015
SINH VIÊN
Nguyễn Minh Hải
SV: Nguyễn Minh Hải
3
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập
1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ
- Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Trụ sở chính: Tầng 37, Keangnam Ha
Noi Landmark Tower, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: (+84 4) 6251 7777 (máy lẻ 413), Fax: (+84 4) 3577 0958
- Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (tên tiếng Anh: Baoviet Life, tên giao
dịch: Bảo Việt Nhân thọ/Baoviet Life) là công ty thành viên 100% vốn của Tập
đoàn Tài chính và Bảo hiểm Bảo Việt. Vốn điều lệ: 2.000 tỷ đồng.
- Năm 1996, Công ty Bảo hiểm Nhân Thọ được thành lập trực thuộc
Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam ( nay là Tập đoàn Bảo Việt) - Là công ty Bảo
hiểm nhân thọ đầu tiên trên thị trường Việt Nam, Bảo Việt Nhân thọ đi tiên
phong trong việc cung cấp, hoạch định các giải pháp tài chính ưu việt cho khách
hàng nhằm mang lại một cuộc sống an lành và hạnh phúc.
- Trải qua nhiều thời kỳ, năm 2007 Công ty được đổi tên thành Tổng
Công ty Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đoàn Bảo Việt. Bảo Việt Nhân thọ
có hệ thống mạng lưới 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương, có hơn 300 điểm phục vụ khách hàng trên toàn quốc với đội
ngũ hơn 1.500 cán bộ chuyên môn cao và gần 40.000 tư vấn viên chuyên
nghiệp.
- Triết lý kinh doanh của Tổng Công ty:
Khách hàng là trung tâm
Con người là tài sản vô giá
Phát triển bền vững
Trách nhiệm với cộng đồng
“ Bảo đảm lợi ích Việt là sứ mệnh phương châm và mục tiêu phấn đấu
của toàn thể cán bộ, nhân viên, tư vấn viên của Bảo Việt Nhân Thọ” .
SV: Nguyễn Minh Hải
4
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ.
- Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt Baoviet Insurance) là doanh nghiệp hạch toán độc lập - thành viên của Tập đoàn
Tài chính – Bảo hiểm Bảo Việt. Với kinh nghiệm hoạt động trên 45 năm trong
các lĩnh vực: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm con người;
với mạng lưới 60 công ty thành viên tại tất cả 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc.
- Bảo hiểm Bảo Việt là Công ty bán bảo hiểm uy tín nhất hiện chiếm gần
32% thị phần và là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ dẫn đầu thị trường bảo
hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam.
- Trách nhiệm với cam kết là triết lý mà Bảo hiểm Bảo Việt cam kết đem
đến cho khách hàng các dịch vụ bảo hiểm và tái bảo hiểm tốt nhất, thông qua
việc sử dụng các kỹ năng và kinh nhiệm lâu năm của bảo hiểm trong nước và
quốc tế.
- Cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ.
- Tư vấn để khách hàng lựa chọn được sản phẩm bảo hiểm thích hợp
nhất, với biểu phí và điều kiện bảo hiểm tối ưu.
Phục vụ khách hàng tận tâm, cung cấp sản phẩm tận nơi theo yêu cầu.
2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
2.1.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát
Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp
luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BVNT. Kịp thời
phát hiện, ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt
động nghiệp vụ.
2.1.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự
Thực hiện công tác tổ chức bộ máy:
- Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ người
tài;
- Công tác lao động tiền lương;
- Các chế độ chính sách cán bộ.
2.1.3. Trong lĩnh vực xây dựng
Thực hiện các công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực hiện đầu tư xây
SV: Nguyễn Minh Hải
5
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng; kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng
các công trình.
2.1.4. Trong lĩnh vực Dịch vụ Actuary
- Sử dụng các công cụ và kỹ thuật actuary để xây dựng kế hoạch kinh
doanh hàng năm và dự báo kết quả kinh doanh từ 3 đến 5 năm;
- Tính toán dự phòng hàng tháng, hàng quý và hàng năm, tính toán khả
năng thanh toán và thực hiện báo cáo tình hình hoạt động với Bộ tài chính và
Lãnh đạo BVNT;
- Thực hiện xem xét, đánh giá và báo cáo về hiệu quả, lợi nhuận của các
hợp đồng có hiệu lực;
- Thực hiện các công việc liên quan đến chia lãi cho chủ hợp đồng, phân
chia lợi nhuận giữa chủ hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ và cổ đông của Công ty.
2.1.5. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm
- Phát triển các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ mới;
- Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện hoặc ngừng triển khai các sản phẩm dựa
trên kết quả điều tra thống kê, phân tích;
- Hướng dẫn triển khai các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ;
- Thực hiện các công việc actuary, đặc biệt các công việc liên quan đến
việc phát triển sản phẩm;
- Xây dựng phương án và tính toán các số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự
phòng chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm.
2.1.6. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán
- Thực hiện công tác kế toán toàn BVNT, công tác quyết toán vốn đầu tư
Xây dựng cơ bản;
- Hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo từng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh;
- Lập báo cáo quyết toán kinh doanh toàn BVNT;
- Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm
và dài hạn;
- Xây dựng chế độ quản lý tài chính trong nội bộ Tổng Công ty; xây
SV: Nguyễn Minh Hải
6
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng các quy định về phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh;
- Quản lý tiền vốn, công nợ... áp dụng trong Tổng Công ty;
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định của Tổng
Công ty và Pháp luật.
2.1.7. Trong lĩnh vực Đầu tư
- Xây dựng chiến lược đầu tư, thực hiện và giám sát các khoản đầu tư,
các chế độ, thể lệ, quy định, chỉ tiêu về hoạt động đầu tư;
- Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư;
- Kiểm tra, thẩm định các dự án đầu tư được phân cấp: Tổng hợp kết quả
và định kỳ đánh giá hiệu quả đầu tư.
2.1.8. Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý
- Xây dựng, chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công
tác phát triển và Quản lý Đại lý;
- Công tác quản lý đại lý bao gồm các nội dung:
+ Phát triển, tuyển dụng đại lý;
+ Tổ chức đại lý;
+ Hoạt động đại lý (bao gồm cả thăng tiến);
+ Chính sách thù lao, phúc lợi dành cho đại lý;
+ Quản lý đại lý;
+ Thi đua đại lý;
+ Hỗ trợ đại lý;
+ Khai thác chéo của đại lý;
+ Dữ liệu đại lý.
2.1.9. Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý
- Chỉ đạo, tổ chức hoặc phối hợp thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát
công tác đào tạo Đại lý;
- Xây dựng hoặc phối hợp với các đơn vị đào tạo để xây dựng chương
trình đào tạo Đại lý;
- Tổ chức thực hiện, hỗ trợ đào tạo đối với đại lý; đánh giá hiệu quả đào
tạo và phổ biến các kinh nghiệm đào tạo.
SV: Nguyễn Minh Hải
7
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
2.1.10. Trong lĩnh vực Maketing
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện công tác truyền thông và thương hiệu;
- Công tác xúc tiến bán hàng;
- Công tác nghiên cứu thị trường và quản trị thông tin Marketing.
2.1.11. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh
- Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinh
doanh hàng năm;
- Theo dõi và đánh giá, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của
BVNT. Thống kế số liệu nghiệp vụ;
- Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng.
2.1.12. Trong lĩnh vực Bancassurance
-
Phát triển kênh phân phối Bảo hiểm Nhân thọ qua ngân hàng: Tìm
kiếm và phát triển đối tác ngân hàng;
- Tổ chức kênh phân phối Bancassurance;
- Trực tiếp kinh doanh nghiệp vụ Bancassurance và hướng dẫn Công ty
thành viên triển khai nghiệp vụ Bancassurance.
2.1.13. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác nghiệp vụ bảo
hiểm nhân thọ đối với các Công ty thành viên gồm: Trực tiếp giải quyết yêu cầu
của khách hàng liên quan đến việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng bảo
hiểm nhân thọ
2.1.14. Trong lĩnh vực Chấp nhận bảo hiểm
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác đánh
giá rủi ro và chấp nhận bảo hiểm đối với các Công ty Bảo Việt Nhân thọ thành
viên;
- Đánh giá rủi ro đối với các trường hợp trên phân cấp;
- Trực tiếp đánh giá rủi ro đối với các hồ sơ tham gia bảo hiểm của các
Công ty thành viên theo lộ trình tập trung hoá công tác nghiệp vụ của Bảo Việt
Nhân thọ.
2.1.15. Trong lĩnh vực Phát hành hợp đồng bảo hiểm
- Phát hành hợp đồng Bảo hiểm và thống kê nghiệp vụ;
SV: Nguyễn Minh Hải
8
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý và lưu trữ toàn bộ hợp đồng Bảo hiểm.
2.1.16. Trong lĩnh vực Giám định xác minh
- Thực hiện giám định xác minh các hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi
bảo hiểm của khách hàng;
- Là đầu mối hướng dẫn, chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, đôn đốc, giám sát
công tác giám định xác minh của các Công ty thành viên thực hiện giám định
xác minh đúng các qui định, văn bản hướng dẫn;
- Hỗ trợ nghiệp vụ cho các Giám định viên các Công ty thành viên khi
cần thiết.
3. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
a. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty BVNT bao gồm:
- Tổng Giám đốc
- 04 Phó Tổng Giám đốc
- 04 Khối chuyên môn:
+ Khối Phát triển kinh doanh
+ Khối Quản lý hoạt động
+ Chief of Actuary
+ Khối Quản lý tài chính
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Tổ chức nhân sự
+ Phòng Hành chính Quản trị
+ Phòng Xây dựng cơ bản
+ Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ
b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng Công ty BVNT
(xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Phòng Hành chính Quản trị.
1. Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị
Phòng Hành chính quản trị có chức năng tư vấn, tham mưu, giúp việc cho
Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ trong chỉ đạo, tổ chức, thực hiện, quản lý, kiểm tra
SV: Nguyễn Minh Hải
9
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và giám sát công tác hành chính quản trị của Bảo Việt Nhân thọ. Công tác hành
chính quản trị bao gồm các nội dung công việc chính sau:
a. Công tác hành chính quản trị;
b. Công tác văn thư lưu trữ;
c. Công tác quản trị tài sản.
2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị
a. Nhiệm vụ chung:
- Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tổng Công ty
và các Công ty thành viên.
- Làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết
các đề xuất, đề nghị của các Công ty thành viên liên quan đến chức năng nhiệm
vụ của phòng Hành chính quản trị.
- Tham gia, phối hợp với các phòng khác thuộc Trụ sở chính khi được đề
nghị đối với những nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
Phòng Hành chính quản trị.
- Phối hợp giải quyết các đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện liên quan đến
hoạt động của phòng Hành chính quản trị.
- Quản lý và khai thác, đề xuất hoàn thiện các công cụ phần mềm liên
quan đến công tác hành chính quản trị.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của Lãnh đạo
Bảo Việt Nhân thọ.
b.Thực hiện công tác hành chính, quản trị:
Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về quản
trị, hành chính:
Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp
dụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: quy trình
cung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trình
quản lý tài sản, quy trình quản lý và sử dụng xe ôtô cơ quan; quy trình quản lý
hành chính, ấn chỉ, vật phẩm.
Hướng dẫn triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát và đề xuất chấn chỉnh
SV: Nguyễn Minh Hải
10
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc thực hiện các quy định, quy trình trên tại Trụ sở chính và các Công ty thành
viên.
Thực hiện công tác hành chính tại Trụ sở chính:
Thực hiện công tác lễ tân, trang trí cảnh quan và kiểm soát an ninh tại Trụ
sở chính.
Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ nhu cầu di chuyển của Lãnh đạo và
cán bộ Trụ sở chính theo đúng quy định sử dụng xe ô tô tại Trụ sở chính.
Tìm kiếm đối tác, đàm phán, trình ký hợp đồng, theo dõi, thực hiện và
giải quyết các vấn đề phát sinh, làm thủ tục thanh toán, thanh lý các hợp đồng
cung cấp dịch vụ thường xuyên thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị bao gồm
nhưng không giới hạn ở việc: thuê địa điểm làm việc, điện thoại, điện sinh hoạt,
internet, vệ sinh, nước uống phục vụ nhu cầu làm việc và hoạt động của Trụ sở
chính.
Tìm kiếm các đối tác, tham khảo giá trên thị trường đồng thời thực hiện
thủ tục mua sắm, quản lý và cấp phát ấn chỉ, vật phẩm, quà tặng, văn phòng
phẩm và các dịch vụ in ấn (ngoại trừ các vật phẩm, quà tặng vinh danh đại
lý/phục vụ cho hoạt động khai thác của đại lý thuộc chức năng của phòng Hỗ
Trợ Đại lý và các trường hợp riêng biệt mà phòng khác được giao làm đầu mối
thực hiện) cho Trụ sở chính và các Công ty thành viên theo quy định.
Thực hiện và/hoặc làm thủ tục thanh toán các chi phí tiếp khách, chi phí
hành chính khác do Lãnh đạo và/hoặc phòng Hành chính quản trị thực hiện.
Thực hiện công tác chuẩn bị điều kiện vật chất phục vụ các sự kiện của
Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trong nước và nước ngoài: :
Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếp phương tiện
di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước, internet, điện thoại,
vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:, photo tài liệu,cung cấp
dụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trong
nước và nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hội nghị, hội thảo, các lớp
huấn luyện, các chương trình tham quan du lịch…) phù hợp với các tiêu chuẩn
theo quy định của Bảo Việt Nhân thọ hoặc tiêu chuẩn đã được cấp có thẩm
SV: Nguyễn Minh Hải
11
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
quyền phê duyệt.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tìm kiếm đối tác và tham khảo giá dịch vụ trên thị trường đồng thời là
đầu mối thực hiện thủ tục lựa chọn đơn vị du lịch, đơn vị cung cấp dịch vụ tổ
chức sự kiện, đàm phán, trình ký hợp đồng với đơn vị được lựa chọn (ngoại trừ
các sự kiện liên quan đến đại lý do Phòng Hỗ trợ đại lý thực hiện và các trường
hợp riêng biệt mà phòng khác được giao làm đầu mối thực hiện) phù hợp với
quy định của Bảo Việt Nhân thọ và/hoặc quy định của pháp luật có liên quan;
Giám sát việc thực hiện hợp đồng của các đơn vị được lựa chọn, giải quyết các
vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng ,thực hiện thủ tục thanh toán và thanh
lý hợp đồng.
Phối hợp thực hiện các hạng mục công việc do Trụ sở chính tự đảm trách
(nếu có) trong quá trình tổ chức các sự kiện riêng biệt mà phòng khác được giao
là đầu mối thực hiện, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc: thuê địa điểm, bố
trí ăn, ở, mua sắm các dụng cụ, vật phẩm.
Là đầu mối đàm phán, trình ký hợp đồng, theo dõi và giải quyết các vấn
đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng
với đối tác để tổ chức các sự kiện nêu trên.
c. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ:
Xây dựng văn bản, hướng dẫn, công tác thống kê, báo cáo về công tác
văn thư lưu trữ:
Nghiên cứu phương án tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ toàn hệ thống. Đề
xuất hệ thống phông lưu trữ, phương án thực hiện lưu trữ tài liệu của toàn hệ
thống.
Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:
quy định về sử dụng con dấu, quy định về thể thức văn bản, quy chế văn thư lưu
trữ, quy định về danh mục tài liệu mật, quy trình văn thư đi, đến, quy trình lưu
trữ và bảo quản tài liệu. Soạn thảo các công văn hướng dẫn thực hiện và kiểm
tra giám sát việc thực hiện các quy định, quy trình.
Xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ toàn
hệ thống. Hướng dẫn việc lập danh mục tài liệu cho toàn hệ thống.
SV: Nguyễn Minh Hải
12
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nghiên cứu xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu lưu trữ, phương thức phục
vụ khai thác tài liệu.
Công tác văn thư đi:
Lưu giữ, bảo quản và sử dụng con dấu của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân
thọ và các dấu chức danh của Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ phù hợp với các quy
định của Bảo Việt Nhân thọ và quy định của pháp luật.
Tiếp nhận và kiểm soát thể thức văn bản, đóng dấu, lấy số, lưu hành, gửi
và lưu trữ các hợp đồng, thỏa thuận, văn bản đi của Trụ sở chính.
Thực hiện sao y bản chính (đối với các văn bản do Tổng Công ty ban
hành) theo yêu cầu của Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ và các phòng chức năng tại
Trụ sở chính, Công ty thành viên.
Công tác văn thư đến:
Tiếp nhận, vào sổ công văn đến (đối với văn bản giấy), phân loại và
chuyển văn bản đến cho phòng chủ trì và các phòng liên quan để giải quyết.
Thực hiện việc lưu vào hệ thống bảo việt điển trên lotus note các văn bản
chuyển đến bằng thư điện tử và quét lưu các văn bản đến bằng giấy theo đúng
danh mục lưu trữ đã quy định.
Công tác lưu trữ :
Xây dựng các danh mục tài liệu, quy định, quy trình lưu trữ tài liệu áp
dụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ.
Thưc hiện công tác lưu trữ tại Trụ sở chính:
+ Hướng dẫn các phòng thuộc Trụ sở chính lập danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban
hành;
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên thuộc các phòng Trụ sở chính lập hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
+ Hướng dẫn các phòng Thuộc Trụ sở chính thực hiện chỉnh lý tài liệu;
+ Thu thập tài liệu từ các phòng, thực hiện phân loại, xác định giá trị tài
liệu, biên mục, sắp xếp tài liệu đưa vào kho lưu trữ;
+ Xây dựng các công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;
SV: Nguyễn Minh Hải
13
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực hiện các biện pháp bảo
quản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;
+ Thực hiện số hóa, nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý lưu trữ;
+ Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ cho Lãnh đạo Bảo Việt Nhân
thọ và các phòng ban thuộc Trụ sở chính theo đúng đối tượng quy định;
+ Thực hiện báo cáo Tập đoàn, Bộ Tài Chính về công tác lưu trữ của
Tổng Công ty.
Quản lý tập trung công tác lưu trữ tại Công ty thành viên:
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên lập danh mục hồ sơ, tài liệu hình
thành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban thuộc Công ty thành viên
lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện chỉnh lý, tổ chức khoa học
tài liệu;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên tổ chức khoa học tài liệu trong kho
và thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy
trình;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên xây dựng công cụ phục vụ tra cứu
hồ sơ, tài liệu;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các Công ty thành viên về
kho lưu trữ Tổng Công ty;
+ Tổ chức khoa học tài liệu đã thu từ các Công ty thành viên tại kho lưu
trữ Tổng Công ty;
+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện báo cáo công tác lưu trữ
về Tổng Công ty.
d.Công tác quản trị tài sản
Xây dựng, triển khai thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về
công tác quản trị tài sản:
Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình về mua sắm, quản lý, bảo
trì bảo dưỡng, thanh lý tài sản cố định và công cụ lao động.
SV: Nguyễn Minh Hải
14
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Soạn thảo các công văn chung, các hướng dẫn các công ty thành viên
những vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy trình mua sắm, quản trị tài
sản.
Kiểm tra, giám sát các Công ty thành viên trong việc thực hiện các quy
định, quy trình quản trị tài sản.
Mua sắm, quản lý, sửa chữa, thay thế và thanh lý tài sản tại Tổng Công
ty:
Tham gia xây dựng kế hoạch mua sắm công cụ lao động và tài sản hàng
năm của Bảo Việt Nhân thọ.
Tìm kiếm các đối tác và tham khảo giá trên thị trường đồng thời thực
hiện thủ tục mua sắm công cụ lao động và các tài sản của Bảo Việt Nhân thọ
(bao gồm nhưng không giới hạn ở việc mua sắm trang thiết bị làm việc, ô tô,
thiết bị IT, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại Trụ sở chính của Bảo Việt Nhân
thọ) phù hợp với quy định của Bảo Việt Nhân thọ và/hoặc quy định của pháp
luật có liên quan.
Đàm phát, trình ký, theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong
quá trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng với đối tác trong
việc mua sắm công cụ lao động và các tài sản nêu trên.
Quản lý, cấp phát, điều chuyển công cụ lao động và các tài sản của Bảo
Việt Nhân thọ.
Thực hiện bảo hành, bảo trì, sửa chữa, thay thế công cụ lao động và các
tài sản của Trụ sở chính.
Kiểm kê, đánh giá công cụ lao động và tài sản, thực hiện thủ tục thanh
lý tài sản của Trụ sở chính.
3. Quyền hạn
Phòng Hành chính quản trị có các quyền hạn sau:
Yêu cầu các Công ty thành viên gửi báo cáo, dữ liệu, biểu thống kê, thông
tin phục vụ cho việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của
Phòng Hành chính quản trị.
Đề nghị các phòng chức năng tại Trụ sở chính cung cấp các thông tin, dữ
SV: Nguyễn Minh Hải
15
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu cần thiết và hỗ trợ nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị và phối hợp, tham gia các công việc do
Phòng Hành chính quản trị chủ trì, làm đầu mối.
Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng
Hành chính quản trị theo Quy định phân cấp quyền hạn và trách nhiệm duyệt, ký
văn bản của Trụ sở chính và theo phân cấp, ủy quyền của Lãnh đạo Bảo Việt
Nhân thọ (nếu có).
Chủ động đề xuất với Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ về những vấn đề liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị và những vấn đề
có liên quan đến hoạt động chung của Bảo Việt Nhân thọ; đưa ra các kiến nghị,
góp ý với các phòng khác.
4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị
a. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị gồm:
- Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng
- Các bộ phận chức năng:
+ Bộ phận Hành chính
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
+ Bộ phận Lễ tân
+ Bộ phận Quản trị thiết bị
+ Bộ phận Bảo vệ, Lái xe
b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị
(mục lục 02)
c. Bản mô tả công việc của Trưởng Phòng Hành chính Quản trị.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
Hà nội,ngày….tháng….năm….
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHỨC DANH TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
SV: Nguyễn Minh Hải
16
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
I. THÔNG TIN CHUNG
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức vụ
Trưởng phòng hành chính
Chế độ làm việc
Theo Quy định nội bộ của Công ty
Chế độ báo cáo
Báo cáo Ban giám đốc
II. TỔNG QUAN CÔNG VIỆC
- Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện Công tác hành chính đảm
bảo các hoạt động hành chính trong Công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng
được hình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài Công
ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động
của Phòng.
III. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Tham mưu cho Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng
cơ chế quản lý hành chính của Công ty.
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các
cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty.
- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ
quản lý, điều hành nội bộ
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo hệ
thống đã thiết lập.
2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong Công
ty, thông tin đến và đi
- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối
trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử
dụng con dấu.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ,
chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại,
fax, thư tín, email… ) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại,
fax, thư tín, email… ) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
SV: Nguyễn Minh Hải
17
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng Công
ty
- Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm,
máy móc, trang
thiết bị văn phòng.
- Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố.
- Ký duyệt lệnh điều động và kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo
hiểm... phương
tiện vận chuyển (xe ôtô).
- Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị,
phương tiện… theo quy
định của Công ty.
4. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường
làm việc
- Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ
tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc… của Công ty.
- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự,
bảo vệ tài sản…
và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện.
- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và
hướng dẫn, giám
sát nhân viên thực hiện.
- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản của
Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương
giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
- Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn
dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của Công ty.
5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương
hiệu của Công ty.
SV: Nguyễn Minh Hải
18
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại
Công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp
phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng các
văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện
quảng bá hình ảnh Công ty.
- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước.
Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác,
khách hàng…
6. Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty
- Chỉ đạo các hoạt động phục vụ bữa ăn ca tại Công ty cho người lao động.
- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động:
Văn hoá – văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen thưởng…
7. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc
- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ, nhân viên
trực thuộc.
- Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực. Phổ biến
chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản lý trực
thuộc.
- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất thưởng, nâng hạ
lương, điều chuyển.... phù hợp.
- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn
nhân lực phụ trách.
8. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu:
- Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của Công ty.
- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêu
cầu.
- Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo.
IV. QUYỀN LỢI
SV: Nguyễn Minh Hải
19
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Được hưởng quyền lợi tương ứng với công việc đảm nhiệm và năng lực, theo
qui định của công ty.
- Yêu cầu các phòng ban và bộ phận có liên quan phối hợp, cung cấp dữ liệu,
chứng từ cấn thiết để hoàn thành công việc được giao.
- Được trang bị thiết bị và dụng cụ để thực hiện nhu cầu của công việc.
- Được đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công việc.
- Có quyền đề xuất ý kiến và phương pháp để hoàn thiện công việc chuyên môn
đảm nhiệm và công việc chung của toàn công ty.
- Mức lương được hưởng: 8.000.000đ - 10.000.000đ
V. YÊU CẦU NHÂN SỰ
Về trình độ, kinh nghiệm :
- Kinh nghiệm 03 năm ở vị trí tương đương.
- Có kiến thức về quản trị Hành chính trong các doanh nghiệp kinh doanh
thương mại.
- Am hiểu các quy định pháp luật có liên quan.
- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý con người, kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.
- Tiếng anh giao tiếp tốt, phần mềm văn phòng thành thạo ( Word, Excel, Power
point
- Tuổi 30-45, tốt nghiệp đại học, cao học các ngành kinh tế, QTKD, Marketing.
- Trên 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các các công ty lớn.
- Kỹ năng quản lý, điều hành thành thạo.
- Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc cao.
Kĩ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng ra quyết định
- Liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
- Làm việc độc lập
- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức./.
Hà Nội, ngày.... tháng.... năm.....
SV: Nguyễn Minh Hải
20
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
PHÒNG NHÂN SỰ
GIÁM ĐỐC
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NGƯỜI LAO ĐỘNG
(bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Phòng Hành chính
Quản trị mục lục 09)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ
tình huông cụ thể:
Phòng Hành chính − Quản trị là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham
mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Lãnh đạo cơ quan quản lý và thực hiện các
mặt công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạt
động của các đơn vị trong Tổng Công Ty. Quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản giao dịch
chính vì vậy Văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ có mối quan hệ
mật thiết với lãnh đạo và các bộ phận trong Công ty.
Về chức năng tham mưu Phòng Hành chính Quản trị thực hiện các công
việc Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp dụng
tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: quy trình cung
cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trình quản lý
tài sản, quy trình quản lý và sử dụng xe ôtô cơ quan; quy trình quản lý hành
chính, ấn chỉ, vật phẩm. Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của
Tổng Công ty và các Công ty thành viên. Ngoài ra Phòng Hành chính Quản trị
còn tổng hợp điều phối hoạt động của Công ty theo chương trình, kế hoạch công
tác tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản trị, lễ
tân, hợp tác quốc tế, thi đua khen thưởng và phụ trách về việc ứng dụng ISO
trong hoạt động quản lý theo quy trình làm việc của Tổng công ty. Phòng Hành
SV: Nguyễn Minh Hải
21
Lớp: QTVP K7B
Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính Quản trị còn thực hiện công tác pháp chế: Hệ thống hóa toàn bộ các văn
bản pháp quy; đầu mối giải quyết đơn thư thắc mắc, khiếu nại, tố cáo của khách
hàng, đại lý, người lao động và tổ chức, cá nhân có liên quan khác.
Ngoài chức năng tham mưu thì Phòng Hành chính Quản trị còn có chức
năng tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo
việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Đối với chức năng Tổng hợp Phòng hành chính Quản trị Làm đầu mối
tiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các đề xuất, đề nghị của
các Công ty thành viên liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng Hành
chính quản trị, Tham gia, phối hợp với các phòng khác thuộc Trụ sở chính khi
được đề nghị đối với những nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của Phòng Hành chính quản trị.
Chức năng tham mưu tổng hợp là hai công việc cùng nhằm một mục đích
thống nhất là trợ giúp lãnh đạo có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản
lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Tổng công ty.
Về vai trò giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Tổng công ty Phòng
Hành chính Quản trị Đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách, vệ sinh công ty, và phụ
trách việc phục vụ các buổi họp, hội nghị cảu cơ quan tổ chức trong và ngoài
nước. Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếp phương tiện
di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước, internet, điện thoại,
vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:, photo tài liệu,cung cấp
dụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trong
nước và nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hội nghị, hội thảo, các lớp
huấn luyện, các chương trình tham quan du lịch…).
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng
ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các cuộc hội nghị, hội họp,
các chuyến đi công tác của lãnh đạo, các hoạt động chuyên môn của các phòng,
bộ phận; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công tác của cơ quan. Như vậy, Văn
phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thực hiện chức
năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phòng ban khác trong
SV: Nguyễn Minh Hải
22
Lớp: QTVP K7B
