Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại TRUNG tâm lưu TRỮ QUỐC GIA 3
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (393.19 KB, 66 trang )
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III.....................................................................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III..............................................................................................................................................3
1. Chức năng...................................................................................................................................3
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.....................................................................4
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ
CHỨC..............................................................................................................................................5
1 Chức năng...........................................................................................................................5
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................5
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................7
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III...............................................................................................8
1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.............................................................................8
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể..............................8
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Đánh giá ưu điểm hạn chế..............................................................................................................9
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan . Lập hồ
sơ hội nghị đó...............................................................................................................................10
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan........................11
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của cơ quan..............................................................................................................................12
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................13
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm)...............13
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan...............................................................................................................14
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............................................................................15
Nông Thị Phượng
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.................................................................................16
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ...........................................................................18
2.2..4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ .........................................19
2.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:..................................................................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ............................................................20
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ............................................................................20
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................................20
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................21
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................................................................22
Phần II................................................................................................................23
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................23
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm.......................23
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan’’....................................................29
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở của cơ quan’’.................................................................45
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.....................................................................45
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ư điểm nhược điểm của mô
hình văn phòng này. ....................................................................................................................47
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thược
tập. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng hoặc phòng Hành
chính.............................................................................................................................................48
Phần III..............................................................................................................49
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................49
I.Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III......................................................................................................49
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác
hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.............................................................................53
PHẦN KẾT........................................................................................................57
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Nông Thị Phượng
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong
cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự
phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.
Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn
và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng
không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần
vào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản
trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong
quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan
tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là
đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm
nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn
luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra:
“Học thật đi đôi với Làm thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo phòng Hành chính tổng hợp của Trung
tâm lưu trữ quốc gia III, em được tiếp nhận về phòng Văn thư để giúp cán bộ
văn thư của phòng thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực
hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc
khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong Phòng. Đây là môi trường
thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công
tác Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang
bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực
tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, tôi nhận thức và nắm
rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc
Nông Thị Phượng
1
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ
văn phòng.
Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 9/3 đến ngày 29/4/2015) tại
Phòng Hành chính tổ chức, em đã nhận được sự hướng dẫn của các cán bộ, công
chức trong cơ quan và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếp
hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan
trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo
được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến
đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong cơ quan, các thầy, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2015
Sinh viên
Nông Thị Phượng
Nông Thị Phượng
2
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
Căn cứ quyết định số 86/2009/QĐ-ttg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng
chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục văn
thư lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ nội Vụ, theo đề nghị của Trưởng phòng Tổ
chức- Cán Bộ quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như sau:
1. Chức năng.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức Trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nước
Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Nông Thị Phượng
3
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm.
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
3.1. Lãnh đạo Trung tâm
a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó
Giám đốc.
b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung
tâm.
c) Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và
trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
3.2. Cơ cấu tổ chức
a) Phòng Sưu tầm tài liệu.
b) Phòng Thu thập tài liệu.
c) Phòng Chỉnh lý tài liệu.
d) Phòng Bảo quản tài liệu.
đ) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
e) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
g) Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu.
Nông Thị Phượng
4
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Phòng Tài liệu nghe nhìn.
i) Phòng Đọc.
k) Phòng Hành chính - Tổ chức.
l) Phòng Kế toán.
m) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Xem phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
1 Chức năng.
- Phòng Hành chính tổ chức là tổ chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
có chức năng tham mưu giúp Giám đốc tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ
đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Trung tâm, các cơ
quan, đơn vị thuộc Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ
đạo của Giám đốc Trung tâm; quản lý thực hiện công tác thi đua khen thưởng,
văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính - kế toán,
tài sản quản trị công sở của cơ quan Trung tâm lưu trũ quốc gia III
- Tham mưu giúp Giám đốc công tác điều hành các hoạt động của Trung
tâm; điều hoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Trung
tâm;
- Là cơ quan phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày của Trung tâm; tổ
chức phục vụ các hội nghị của cơ quan. Phát hành các tài liệu văn bản, quản lý
ngân sách, tài chính, tài sản của Trung tâm và đảm bảo các điều kiện, phương
tiện làm việc, hoạt động và thực hiện chức năng quản lý tài chính Nhà nước của
Trung tâm được thường xuyên, liên tục và hiệu quả.
- Thực hiện chức năng quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo an
toàn hiệu quả.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng trương trình công tác của
Trung tâm trình Giám đốc ban hành; giúp Ban giám đốc theo dõi đôn đốc việc
thực hiện trương trình công tác của Trung tâm.
Nông Thị Phượng
5
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công
tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Trung tâm;
xây dựng và tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân công
của Giám đốc.
- Giúp Giám đốc thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ khác
của thành viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và quy chế
làm việc của Chính phủ.
- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho Lãnh đạo Lãnh đạo trung
tâm:
+ Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của Lãnh
đạo Trung tâm.
+ Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Trung tâm; thực hiện
chức trách theo quy trình ISO đã được Giám đốc ban hành.
+ Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản các cộc họp
giao ban, buổi làm việc của Lãnh đạoTrung tâm.
+ Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh
của báo chí, dư luận xã hội liên quan đến cơ quan.
- Chủ trì phối hợp các đơn vị. Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm và Hội
đồng thi đua khen thưởng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước. Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các
phong trào thi đua trong các cơ quan đơn vị thuộc Trung tâm. Giúp Giám đốc
quản lý thống nhất công tác thi đua khen thưởng của cơ quan. Xây dựng và quản
lý quỹ Thi đua, Khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ:
+ Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc sử lý
văn bản đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi của Trung tâm.
+ Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Trung tâm lưu trữ quốc gia
III ban hành đến các cơ quan liên quan và cơ quan Công báo.
+ Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Sao chụp văn bản tài liệu phục vụ công tác chung của Trung tâm; cung
Nông Thị Phượng
6
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Trung tâm
+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật và
quy chế làm việc của Trung tâm lưu trữ quốc gia III.
+ Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu, văn bản đi, văn
bản đến của cơ quan theo đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở:
+ Trình Lãnh đạo Trung tâm quyết định chủ trương, biên pháp hiện đại
hoá công sở; tổ chức quản trị công sở, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang
thiết bị văn phòng; tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở cơ quan.
+ Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của cán bộ,
công chức, viên chức và cá nhân trong cơ quan theo quy định của pháp luật.
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm cơ
sở vật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ.
+ Thực hiện công tác y tế, vệ sinh, môi trường cơ quan.
+ Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiện
các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, đảm bảo trật tự, an toàn cơ quan.
3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lữu trữ quốc gia III gồm các bộ
phận sau:
- Bộ phận Văn thư
- Bộ phận tài vụ( Kế toán – Thủ quỹ)
- Bộ phận Quản trị
- Bộ phận tổ chức cán bộ
- Bộ phận bảo vệ thường trực.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Tổ chức ( Phụ lục 02)
Nông Thị Phượng
7
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
III
1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ
những tình huống cụ thể.
Phòng Hành chính Tổ chức là bộ phận giúp việc cho Lãnh đạo, có chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là bộ máy
tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý
điều hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan. Là
nơi cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan.
Trong quá trình hoạt động, Phòng Hành chính Tổ chức là cầu nối giữa
nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan, đồng thời cũng
đưa ra những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan.
Phòng Hành chính cũng là nơi lưu giữ toàn bộ văn bản quan trọng của cơ quan,
đó là cơ sở để cũng cấp những thông tin quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải dựa vào những văn bản quan trọng này
nên công tác lưu trữ được Phòng Hành chính thực hiện rất cẩn thận, khoa học.
Không những vậy, Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc
xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ
chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo;
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ
quan. Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với
cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
Ngoài ra, Phòng Hành chính Tổ chức còn là bộ phận trung gian thực hiện
chức năng quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung
tâm. Đây là hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh đạo Trung tâm
không chỉ giao cho Phòng Hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối
quan hệ mà còn nhiều việc được Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ cho Phòng
Nông Thị Phượng
8
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Hành chính trực tiếp xem xét giải quyết. Các hoạt động tiếp khách, chuẩn bị
quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệ trước nơi
công tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp, cung cấp
các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ vô cũng
quan trọng. Tóm lại, công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng và quan tâm,
luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó.
Hàng tuần, hàng tháng Phòng Hành chính Tổ chức còn phải lên lịch công
tác tuần, công tác tháng cho lãnh đạo cơ quan. Qua đó, lãnh đạo cơ quan có thể
sắp xếp lịch trình công việc sao cho hợp lí, thống nhất và có hiệu quả nhất. Có
thể nói, Phòng Hành chính Tổ chức có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là
bộ phận gắn liền với sự tồn tại cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tại
Phòng Hành chính Tổ chức mà thông qua đó em có thể thấy rõ được chức năng
tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn phòng là đoàn
tham quan giáo viên và sinh viên trường lớp Lưu trữ học hệ vừa học vừa làm
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Vào ngày. Trước đó, Phòng Hành chính Tổ
chức đã có công tác chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho buổi tham quan quan và thông
báo cho các đơn vị để chuẩn bị . Qua đây, chúng ta có thể thấy nếu không có bộ
phận Văn phòng thì vấn đề đối ngoại sẽ không thành công như vậy.
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế.
Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ
quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc đó do Văn
phòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được thực hiện qua
các bước:
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giải
quyết của Thủ trưởng cơ quan.
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận
Nông Thị Phượng
9
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Trung tâm.
- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý
kiến đóng góp.
- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Phòng Hành chính hoàn
chỉnh dự thảo lần cuối và trình Giám đốc phê duyệt, ban hành.
Ưu điểm: Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã xây dựng và tổ chức tố
chương trình công tác thường kỳ, có đầy đủ các bước để có một cương chình
công tác hoàn chỉnh theo đúng quy định.
Nhược điểm: các bước thực hiện chưa rõ ràng chi tiết.
Sơ đồ quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III Phụ lục (03)
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc
họp)của cơ quan . Lập hồ sơ hội nghị đó.
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi
sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị
thường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục
đích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá
những kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc
chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Chuẩn bị Hội nghị:
Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế
hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo trung tâm theo dõi, đôn đốc các
đơn vị chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong Hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự
thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với
lãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó.
Lãnh đạo phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương trình
làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ, tài
liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo
cáo tham luận, giấy mời và văn bản khác (nếu có).
Nông Thị Phượng
10
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Thuộc trách nhiệm của mình, Phòng Hành chính phải chuẩn bị đầy đủ, tốt
nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
- Trong quá trình Hội nghị làm việc:
Lãnh đạo phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Phòng Hành chính cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội
nghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác
thường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị
làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Sau khi Hội nghị bế mạc:
Phòng Hành chính đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông
báo kết quả hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung những
công việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Trung tâm lưu trữ quốc gia III (Phục
lục 04)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:
- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác:
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần,
phương tiện giao thông và kinh phí.
- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi:
Nông Thị Phượng
11
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được Thủ trưởng giao, văn phòng thông
báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn
và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan.
- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:
Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽ
phân công đơn vị chuẩn bị. Biết sự phân công của Lãnh đạo, văn phòng đôn đốc
các đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiến
độ.Tổ chức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác.
- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:
Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tính
chất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm.
- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan:
Trong trường hợp Lãnh đạo cơ quan đi công tác dài ngày thì văn phòng phải
tổ chức tốt các việc sau:
- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn
vị chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.
- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, Phòng Hành chính báo cáo tóm tắt
công tác của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc
công phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trung
tâm (phụ lục 05)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III khá nghiêm túc và tuân theo quy định của
pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã xây dựng nội quy cơ quan và quy
chế làm việc dựa theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm
Nông Thị Phượng
12
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại
các cơ quan hành chính nhà nước. Dựa vào nội quy cơ quan và quy chế làm
việc, Lãnh đạo Trung tâm đã yêu cầu các các bộ công chức, viên chức, nhân
viên trong Trung tâm nghiêm túc chấp hành. Điều đó tạo cho những cán bộ công
chức, viên chức làm việc tại trung tâm có tinh thần trách nhiệm hơn với công
việc, thái độ làm việc nghiêm túc và tạo một nề nếp, môi trường làm việc tốt.
Khi tới cơ quan, các cán bộ công chức, viên chức trong Trung tâm luôn ăn
mặc gọn gàng, lịch sự : cán bộ nữ luôn ăn mặc giản dị nhưng lại thể hiện sự tôn
trọng với người đối diện, trang điểm nhẹ nhàng chứ không lòe loẹt ; cán bộ nam
ăn mặc nhã nhặn, lịch sự. Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ công chức, viên chức
trong Trung tâm huyện luôn luôn hòa đồng, vui vẻ với đồng nghiệp, kính trọng
cấp trên. Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc và theo đúng quy định
của pháp luật. Trong giờ làm việc tại Trung tâm, mọi người không được sử dụng
rượu bia, những chất kích thích để trách ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Không được hút thuốc trong giờ làm việc để tránh ô nhiễm môi trường và ảnh
hưởng tới sức khỏe của người xung quanh.
Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức trong Trung tâm thực hiện
nội quy, quy chế rất nghiêm túc. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộ
chưa thực sự chấp hành nội quy của cơ quan, vẫn luôn tồn tại tình trạng đi sớm
về muộn của một số cán bộ tại các phòng, đơn vị ; trong giờ làm việc vẫn còn
một số cán bộ ra ngoài làm việc riêng ; nhiều cán bộ nam rất hay hút thuốc trong
giờ làm việc, cán bộ nữ vẫn còn thường xuyên tụ tập để nói chuyện.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm
nhược điểm).
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ
đạo điều hành công việc của cơ quan. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức
công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó
văn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản đến các nơi nhận.
công tác văn thư tại phòng văn thư ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do 02 cán
Nông Thị Phượng
13
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ chuyên trách có trình độ Đại học Quản trị văn phòng và Trung cấp Văn thư –
Lưu trữ đảm nhận.Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn
thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan. Mô hình văn thư tập trung có nhiều ưu điểm và
hạn chế sau:
Ưu điểm: Cách tổ chức theo mô hình văn thư tập trung này giúp văn thư cơ
quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc.
Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời
nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, tiết kiệm
được trang thiết bị, nguồn nhân lực, bộ phận văn thư được sẽ được sắp xếp ở 1
phòng riêng tạo một không gian yên tĩnh, tập trung cho nhân viên văn thư không
gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Văn
thư.
Hạn chế: bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình văn thư tập trung còn có
nhiều hạn chế sau: do tổ chức theo mô hình văn thư tập trung là tất cả các văn
bản của cơ quan trước khi phát hành điều tập trung tại văn thư nên rất nhiều
công việc cần giải quyết mà các trang thiết bị cơ sở vật chất nguồn nhân lực vẫn
chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Do đó dẫn đến nhiều công việc còn tồn
đọng, công việc không được giải quyết nhanh chóng ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc.
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Trong suốt quá trình hình thành và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ
chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia III, công tác văn thư được xem là một bộ phận
góp phần quan trọng vào hoạt động chung của cơ quan. Là bộ phận đảm bảo năng
suất chất lượng cho Văn phòng. Hiện nay trong nền mở cửa cải cách hành chính
Việt Nam, công tác văn thư đang dần chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Chính vì
vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cách
nhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ quan.
Công tác Văn thư là hoạt động thông suốt các văn bản chỉ đạo, điều hành
Nông Thị Phượng
14
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
của Trung tâm. Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên
trách. Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được tổ chức theo
hình thức tập trung. Có nghĩa là tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt
động của cơ quan đều tập trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu
nghiệp vụ về công tác văn thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng,
đơn vị trong cơ quan.
Nhìn chung, lãnh đạo Văn phòng thực hiện rất tốt trách nhiệm của mình
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại cơ quan. Lãnh đạo Văn phòng
đều là người có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thư
vững vàng. Vì vậy, công tác quản lý diễn ra suôn sẻ, luôn tuân theo trình tự nhất
định và không gặp nhiều trở ngại. Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ của
công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III như sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản ở Trung tâm có sự thống nhất. Từng khâu
trong quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, thể hiện sự phối hợp đồng nhất
trong công tác hành chính của các bộ phận phòng, đơn vị trong cơ quan.
Mặc dù quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện thống nhất và hợp lý
nhưng những văn bản của Trung tâm không hoàn toàn hoàn chỉnh, vẫn có lúc
văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng. Một phần do chuyên viên
chưa kịp làm, một phần do Giám đốc Trung tâm đi công tác và chưa kịp ủy
quyền cho các Phó Giám đốc ký ban hành. Đôi khi là do lỗi kỹ thuật về trang
thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian, kéo dài thời
gian ban hành văn bản.
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III nói chung rất có
hệ thống, áp dụng các văn bản quy định về soạn thảo văn bản, thực hiện Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày
Nông Thị Phượng
15
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
quy phạm pháp luật.
c. Thẩm quyền ban hành văn bản
Nhìn chung, việc ban hành văn bản của Trung tâm
là đúng thẩm
quyềnGiám đốc là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. Ngoài ra Giám đốc còn ủy
quyền giao cho các Phó Giám đốc, giải quyết và ký các văn bản khác mà Phó
giám đốc đó phụ trách, giao ký thừa lệnh cho Trưởng Phòng.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản đến Trung tâm dù dưới bất kỳ hình thức nào đều được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Khi nhận được văn bản của bất kỳ
đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,
chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước. Việc tổ chức
quản lý và giải quyết văn bản đến tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III được các
lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình và nguyên tắc.
a. Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộc
Phòng Hành chính – Tổ chức của trung tâm. Theo nhiệm vụ được giao, văn thư
cơ quan tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửi đến
Tất cả các văn bản nói trên đều được kiểm tra, xem xét thận trọng, kiểm
tra xem văn bản đó có phải gửi đến cơ quan mình không, nếu phát hiện văn bản
gửi sai đối tượng hoặc bì văn bản bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài
liệu… thì báo ngay cho Trưởng phòng để có ý kiến giải quyết thậm chí phải lập
biên bản đối với người giao. Đối với những văn bản gửi qua máy Fax cũng phải
kiểm tra số lượng trang, tờ văn bản…
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Sau khi đã phân loại và bóc bì văn bản đến (đối với những văn bản văn
thư được quyền bóc), cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản.
Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là để xác nhận văn bản đó được chuyển đến
cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, ngoài ra còn giúp Chánh Văn phòng ghi ý
Nông Thị Phượng
16
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
kiến giải quyết về phân phối và giải quyết văn bản đến.
c. Đăng ký văn bản đến
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện việc đăng ký văn bản đến bằng
cả 2 phương tiện đăng ký là máy vi tính và vào sổ. Khối lượng văn bản đến của
cơ quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng ký văn bản phải phân loại làm
nhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản.
d. Trình văn bản đến
Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III ,tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký
cán bộ văn thư của cơ quan phải trình ngay cho lãnh đạo xem xét và nghiên cứu
để quyết định phương hướng để giải quyết, lãnh đạo văn phòng ghi rõ văn bản
được chuyển đến đơn vị hay cá nhân giải quyết; Văn thư cơ quan căn cứ vào đó
để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
Ý kiến giải quyết của lãnh đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến
khi đã có ý kiến giải quyết văn bản được gửi trả lại cho văn thư để vào mục
“đơn vị hoặc người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến. Sau tất cả các thủ tục
như đã trình bày ở trên thì cán bộ văn thư mới tiến hành chuyển văn bản đến bộ
phận có trách nhiệm giải quyết.
e. Sao văn bản đến
Khi văn bản đã có ý kiến của lãnh đạo về việc sao văn bản thì cán bộ văn
thư sẽ chuyển văn bản cho bộ phận đánh máy thuộc Văn phòng để vào sổ sao và
tiến hành theo một trong hai hình thức ở trên tuỳ theo từng văn bản. Sao văn bản
ở Trung tâm có 2 loại là sao y bản chính và sao lục.
f. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, văn thư cơ
quan phải chuyển đến đúng đối tượng có trách nhiệm xứ lý, giải quyết.
g. Giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản các đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm giải quyết kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và theo quy
định cụ thể của cơ quan.
Việc theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc
Nông Thị Phượng
17
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liên
quan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin phản hồi, sau đó báo cáo lãnh
đạo văn phòng để khi cần thiết có thể trả lời cơ quan gửi.
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Việc tổ chức quản lý văn bản đi tại Trung tâm được tuân theo nguyên tắc
chung là nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo
quy trình mà Nhà nước đã quy định cụ thể:
a. Trình văn bản
Việc trình ký văn bản là một hoạt động ít liên quan trực tiếp đế cán bộ văn
thư chuyên trách mà do người soạn thảo trình và xin chữ ký sau đó chuyển cho
văn thư để hoàn thiện về thể thức rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao văn bản.
b. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản
Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thư
được thực hiện tương đối, có thể do nhiều khi công việc quá nhiều mà cán bộ
văn thư không kiểm tra được hết các văn bản, một số văn bản trước khi trình ký
vẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức.
c. Đóng dấu cho văn bản đi
Khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và hoàn thiện về mặt
thể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản.
d. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi của Trung tâm được thực hiện bằng cách đăng
ký vào máy vi tính. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bản, hồ
sơ tài liệu nhanh chóng, chính xác.
e. Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiến
hành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và được
thực hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời.
f. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu
Văn bản sau khi được vào sổ, lấy số, đóng dấu và phát hành, văn thư phải
giữ lại bản gốc để cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan. Bộ phận soạn thảo văn bản
Nông Thị Phượng
18
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
cũng phải gửi 01 bản để tiện theo dõi quá trình giải quyết văn bản và lập hồ sơ
công việc sau khi đã giải quyết xong công việc.
Trung tâm Lưu trữ qốc gia III cũng đã áp dụng 2 hình thức sắp xếp: theo
thời gian ban hành văn bản và theo tên loại văn bản (mỗi một tập lưu tương ứng
với một tên loại nhất định).
Bản lưu sau khi sắp xếp được đưa vào tờ bìa hồ sơ và đánh số tờ bằng bút
chì đen ở góc phải phía trên của tờ văn bản.
2.2..4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Hiện nay ở Trung tâm, công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ,
phòng, đơn vị vẫn chưa được coi trọng, quan tâm. Trong quá trình giải quyết
công việc của mình thì các bộ phận mới chỉ sắp xếp tài liệu theo thứ tự tên loại
văn bản, theo ngày tháng năm của văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao hồ sơ
vào lưu trữ.
2.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Về quản lý và sử dụng con dấu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực
hiện theo quy định của pháp luật:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy đinh
việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng
dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản ,sử dụng con dấu của các
cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ;
- Nghị định số 110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
Các loại Con dấu Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử
dụng. Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quy
định, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Các loại con dấu được văn thư cơ
quan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào két và khoá cẩn thận.
Nông Thị Phượng
19
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ được thực
hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài
liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Phòng chỉnh lý tài liệu đã
tổ chức chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại
là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp
lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý
tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực
hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm
2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc
chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân
loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị
hình thành tài liệu.
Lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó
là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình
này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện
hơn. So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có
sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớt
một số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời
gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục
hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa
Nông Thị Phượng
20
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng,
nhanh chóng.
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng
trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng
tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ
hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh
phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý
tài liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ
Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ
thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó
quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp
luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho
lưu trữ. Kho lưu trữ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt các biện
pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III thường xuyên cải tạo sửa chữa kho tàng và
đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các trang thiết
bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạt
thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiện
nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Trung tâm
cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều
Nông Thị Phượng
21
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
kiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan còn
khiêm tốn. Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá
kệ, số lượng hộp). Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làm
công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứu
thường xuyên.
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Trong những năm gần đây, Lưu trữ Trung tâm đã phục vụ kịp thời, có hiệu
quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ trong xã hội. Số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa
ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong
phú. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, cho
mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông
tin đại chúng.
- Nhược điểm:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài
liệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra
tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong
phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm
quan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
Nông Thị Phượng
22
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác
tháng và năm.
a) LỊCH CÔNG TÁC TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY … CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
NGÀY, THÁNG SÁNG (Giờ làm việc từ 8h00’ đến
Thứ hai (ngày,
CHIỀU (Giờ làm việc từ 13h00
12h00)
đến 17h00)
- 10h00:
- 14h00:
- 8h00: Hội nghị phổ biến, quán
- 14h00: Họp giao ban Trung
tháng, năm)
Thứ ba
(ngày,tháng,năm) triệt và thực hiện Nghị quyết Hội
tâm lưu trữ quốc gia III. Thành
nghị Trung ương 10(khóa XI).
phần: Ban giám đốc, Trưởng
Thành phần: Toàn thể Đảng viên
các đơn vị, Đại diện Ban chấp
thuộc trung tâm. Địa điểm hội
hành công đoàn, Đại diện đoàn
trường lớn tầng 2, trụ sở Bộ Nội
Thanh niên, Địa điểm: Phòng
vụ.
họp tầng 9 nhà A1.
- 8h30: Bà Trần Việt Hoa – Giám
đốc và bà Vũ Thị Kim Hoa – Phó
giám đốc làm việc tại Văn phòng
quốc Hội.
Thứ tư
- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm
(ngày,tháng,
lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015 định các quyết định chức năng
năm)
- 14h00: Họp hội đồng thẩm
-2017 phiên trù bị. Thành phần:
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Toàn thể Đảng viên thuộc Trung
P.TCCB, P.HC-TC. Thành
tâm. Địa điểm: Phòng họp tầng 9
phần: Bà Trần Việt Hoa –
Nông Thị Phượng
23
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
