Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN PHÚC THỌ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (309.81 KB, 53 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................................1
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ.........5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ...................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện
Phúc Thọ.......................................................................................................................................10
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng....................................................................................10
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ.......................................................12
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng................................................................................13
2. Khảo sát về công tác văn thư..................................................................................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...........................................................31
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN...................................35
1. Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và
năm...............................................................................................................................................35
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND.....................................................36
huyện Phúc Thọ...........................................................................................................................36
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Phúc Thọ......................................38
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................................................39
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô
hình văn phòng này......................................................................................................................39
5.1. Mô hình văn phòng hiện tại của cơ quan............................................................................39
5.2. Mô hình Văn phòng hiện đại...............................................................................................40
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ. Nhận xét về ưu
điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc
Thọ................................................................................................................................................41
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng
của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ.........................................................................................44
Đỗ Thị Phương
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Đề xuất giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.....................47
KẾT LUẬN.........................................................................................................................................50
PHỤ LỤC
Đỗ Thị Phương
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng
thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy cô giáo
trong khoa đã tổ chức đợt thực tập này. Qua đợt thực tập này em đã rút ra được nhiều
bài học quý báu cho bản thân, đây sẽ là hành trang vô cùng quý báu cho em khi bước
vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Và em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Th.s Lâm Thu Hằng – Giảng
viên Khoa quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Chị Đinh Thị Tố
Uyên – Chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã nhiệt tình giúp
đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn
thể cán bộ, công chức trong Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ và Ủy ban
nhân dân huyện Phúc Thọ đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được thực tập tại Văn
phòng Ủy ban, để em có cơ hội được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc và có những
hiểu biết sâu hơn về ngành Quản trị Văn phòng.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm báo cáo, khó tránh
khỏi những sai sót rất mong các Thầy, cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lí luận và
kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập này của em còn nhiều hanh
chế, thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy, cô để em có thể
học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phúc Thọ, ngày 27 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Đỗ Thị Phương
Đỗ Thị Phương
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ ĐỊNH NGHĨA
STT
Từ viết tắt
Định nghĩa
HĐND
Hội đồng nhân dân
UBND
Ủy ban nhân dân
VH – TT
Văn hóa – Thông tin
MTTQ
Mặt trận tổ quốc
CT
Chủ tịch
HĐND & UBND
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
NTNN
Nông thôn ngày nay
1
2
3
4
5
6
7
Đỗ Thị Phương
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay thì nhu cầu về nguồn lao
động có trình độ chuyên môn cao là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu
của xã hội thì những kiến thức bằng lý thuyết được học trên ghế nhà trường trong
sách vở vẫn chưa đủ đối với mỗi chúng ta, Bác Hồ đã từng nói “Học đi đôi với hành”
nghĩa là bên cạnh việc học lý luận, lý thuyết chúng ta phải có sự kết hợp với thực
hành, thực tế vì qua đó chúng ta sẽ tích lũy được thêm nhiều, kinh nghiệm, kiến thức
thực tiễn, đó là một phần quan trọng tạo nên sự thành công trong sự nghiệp của mỗi
người. Trong quá trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì đợt thực tập
cho sinh viên năm thứ 3 của Khoa quản trị Văn phòng cũng không nằm ngoài mục
đích đó.
Thực tập là thời gian quan trọng để sinh viên có thể làm quen được với những
công việc tại cơ quan, có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ những người đi
trước. Đây còn là cơ hội cho sinh viên trong việc vận dụng những kiến thức lý luận đã
được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè vào áp dụng thực tiễn tại cơ quan, đó còn
là dịp để cũng cố, rèn luyện đạo đức, để đúc rút được những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công việc sau này.
Đối với bản thân em đợt thực tập tốt nghiệp thật sự rất quan trọng, nó giúp em
hiểu biết sâu hơn về công việc, giúp em nâng cao được khả năng chuyên môn nghiệp
vụ, đợt thực tập cũng sẽ rèn luyện cho em về kỹ năng giao tiếp. Em tin rằng những gì
em đã học được sau đợt thực tập sẽ giúp ích cho công việc của em sau này.
Được sự quan tâm của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của Lãnh đạo UBND
huyện Phúc Thọ, đặc biệt là các cán bộ Văn phòng của huyện đã tạo điều kiện tốt nhất
để em hoàn thành đợt thực tập từ ngày 9/3/2015 đến 29/4/2015.
Đồng thời qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến
các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn
Đỗ Thị Phương
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thành bài báo cáo này. Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế nên
em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định, kính mong nhận được sự
thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài báo
cáo được hoàn thiện hơn.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại UBND huyện
Phúc Thọ.
Báo cáo gồm 4 phần:
Phần thứ I: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ.
Phần thứ II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính của UBND huyện Phúc Thọ.
Phần thứ III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần thứ IV: Phụ lục.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phúc Thọ, ngày 28 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Thị Phương
Đỗ Thị Phương
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN PHÚC THỌ
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật. Chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế, công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan chuyên ngành
thuộc UBND thành phố Hà Nội.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Phúc Thọ
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ
1.1. Chức năng:
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính
nhà nươc tại địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước và Nghị quyết HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chính sách khác
trên địa bàn.
UBND huyện Phúc Thọ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
(Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ được căn cứ theo Luật Tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội)
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Phúc Thọ thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Đỗ Thị Phương
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện
Phúc Thọ thông qua để trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt; tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa
phương, quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương ;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát
triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn;
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở
các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất
sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ
sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện Phúc Thọ
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Đỗ Thị Phương
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch
xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, tổ chức, kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo
dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực
hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân
đạo.
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường,
UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Đỗ Thị Phương
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên
tai, bão lụt;
1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND
huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý
lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác
huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các
biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;
2. Cơ cấu tổ chức
Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ hoạt động trên Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội.
Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Phúc Thọ có 1 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch
- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các
nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND & UBND đã quy định, Chủ tịch
UBND huyện Phụ trách các lĩnh vực sau:
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn.
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân
sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân;
+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế, lề
lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về thi đua
khen thưởng;
+ Công tác đối nnội, đối ngoại của huyên;
Đỗ Thị Phương
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 01 Chủ tịch UBND huyện Phúc Thọ phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp –
PTNT, Lâm nghiệp, Thủy lợi, thủy sản, Công nghiệp, khoa học công nghê, thương
mại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ
tịch Hội đồng GPMB các dự án.
- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục – đào tạo, Y tế,
dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghê, chính sách xã hội,
BHXH, Xóa đói giảm nghèo.
- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thông tin, thể thao,
du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình.
Về bộ máy: UBND huyện Phúc Thọ có 12 phòng chuyên môn và 7 đơn vị sự
nghiệp:
* 12 Phòng chuyên môn gồm:
1. Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Văn hóa – Thông tin
4. Phòng Y tế
5. Phòng lao động, thương binh, xã hội
6. Phòng Kinh tế
7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
9. Phòng Thanh tra huyện
10. Phòng Tài nguyên Môi trường
11. Phòng Giáo dục và đào tạo
12. Phòng Tài chính – Kế hoạch
* 7 đơn vị sự nghiệp gồm:
1. Trung tâm dân số huyện
2. Đài phát thanh
3. Ban bồi thường GPMB
4. Trung tâm dạy nghề
5. Trung tâm văn hóa
Đỗ Thị Phương
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Hội chữ thập đỏ
7. Thanh tra xây dựng.
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 Phó thủ trưởng và
các viên chức giúp việc khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND & UBND huyện Phúc Thọ.
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện
Phúc Thọ được quy định tại Quyết định số: 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của
UBND huyện Phúc Thọ như sau:
a. Chức năng
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Phúc Thọ, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND & UBND về
hoạt động của HĐND & UBND; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND;
- Văn phòng HĐND & UBND huyện có chức năng tham mưu giúp UBND
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tải khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:
1. Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn
Đỗ Thị Phương
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn
theo quy định của pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị cho báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của
pháp luật;
3. Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;
4. Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp
công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ
huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của
Thành phố đóng trên địa bàn huyện;
5. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND
huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện các
văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn;
6. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND huyện;
7. Quản lý toàn diện bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả ở UBND huyện.
Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành
chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện;
8. Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác dân tộc, thực hiện các chính sách cho đồng bào dân tộc thiểu số trên địa bàn;
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao cho.
Đỗ Thị Phương
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối Với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND & UBND, Thường
trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ có các nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
2. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục
vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban
của Hội đồng nhân dân; đôn đốc, cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp của Ban của Hội đồng
nhân dân;
3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựng
báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự
thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết của
Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồng
nhân dân;
4. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử
tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
5. Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự
án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành phố;
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
7. Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,
lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ (Phụ Lục 02)
Đỗ Thị Phương
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng HĐND & UBND gồm 01 chánh văn phòng, 03 phó chánh Văn
phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật.
a. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND, Chủ
tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
b. Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Chánh văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng được
Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan.
c. Các bộ phận chuyên môn gồm có:
- Bộ phận chuyên viên tổng hợp.
- Bộ phận Văn thư, lưu trữ, đánh máy và quản trị mạng tin học.
- Bộ phận Tài vụ (kế toán – thủ quỹ)
- Bộ phận hành chính quản trị (lái xe, bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp).
Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng (Phụ luc 03)
Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 4)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần
Văn phòng là một bộ phận hết sức quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quan
trọng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan
nào, văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, tổ chức.
Nhắc đến Văn phòng là ta nghĩ ngay đến chức năng Tham mưu, Tổng hợp và
hậu cần, trong đó:
Đỗ Thị Phương
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu được hiểu là việc đóng góp ý kiến, tư vấn có tính chất chỉ đạo giúp
người lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đặt ra.
Tổng hợp là phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề để cung cấp cho lãnh
đạo trong hoạt động quản lý.
Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở, vật chất, kĩ thuật, môi trường, vệ sinh, y tế và
những yếu tố khác liên quan đến hoạt động của cơ quan, mà ở đây là liên quan đến
hoạt động của UBND huyện Phúc Thọ.
Những chức năng này hết sức quan trọng trong hoạt động của lãnh đạo UBND
huyện Phúc Tho, bởi lẽ một người lãnh đạo không thể hoàn toàn là một người có thể
tự biết mọi việc, tự giải quyết mọi vấn đề, mà phải có sợ chợ giúp của Văn phòng,
nhờ có chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng người lãnh đạo sẽ có sự sáng
suốt hơn trong việc giải quyết công việc của mình.
Chức năng tham mưu của Văn phòng đươc khẳng định trong hoạt động thực tế
và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan,
Đảng, Nhà nước.
Chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc
trong cơ quan. Điều đó được thể hiện thông qua những công việc mà Văn phòng
UBND huyện Phúc Thọ đảm nhiệm, cụ thể như sau:
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó của cơ quan.
Ví dụ: Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tiến hành xây dựng quy
chế làm việc cho UBND huyện Phúc Thọ, để tiến hành xây dựng quy chế trước hết
Văn phòng tiến hành thu thập, xử lý thông tin qua các văn bản hướng dẫn, qua pháp
luật và qua một số quy chế làm việc của các cơ quan khác, sau đó tổng hợp lại và
trình lãnh đạo cơ quan xem xét về nội dung, sau đó tiến hành xây dựng quy chế, và
trình lãnh đạo (Chủ tịch) phê duyệt, ban hành. Khi văn bản được ban hành, thì văn
phòng phải tổ chức triển khai thực hiện quy chế đó, lãnh đạo Văn phòng sẽ thay mặt
Đỗ Thị Phương
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lãnh đạo huyện kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt động
của cơ quan theo một nguyên tắc nhất định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoach công
tác tuần, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịch
làm việc và các quyết định quản lý.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ ban hành kế hoạch công tác văn thư,
lưu trữ số: 274/KH-UBND, sau khi kế hoach được ban hành thì Đồng chí Lê Thị Kim
Phương – Chánh văn phòng, chỉ đạo các bộ phận, cá nhân trong Văn phòng thường
xuyên đi theo dõi, kiểm tra các cá nhân, đơn vị có liên quan đế đã thực hiện theo đúng
kế hoạch hay chưa.Nếu chưa thực hiện thì sẽ đôn đốc, nhắc nhở,.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo các công tác thường kỳ của
UBND huyện.
Ví dụ: Kết thúc tháng 3 năm 2015 Văn phòng HĐND & UBND huyện tiến
hành tổng kết công tác trong tháng 3 của các phòng, ban trong UBND huyện Phúc
Thọ sau đó trình Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo.
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng
soạn thảo.
Ví dụ: Phòng Nội vụ soạn thảo văn bản về việc khen thưởng đối với Trường
Tiểu học Tam Thuấn vì đã có nhiều thành tích tốt trong công tác học tập và giảng dạy,
trước khi trình lãnh đạo phê duyệt thì Phòng Nội vụ phải chuyển qua bộ phận Văn thư
thuộc Văn phòng để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, rồi mới trình lãnh
đạo ký ban hành.
Chức năng hậu cần là nền tảng phát triển của cơ quan, chức năng chính của hậu
cần là mua bán, vận chuyển, vệ sinh, y tế…chính nhờ chức năng hậu cần của Văn
phòng mà các hoạt động của cơ quan mới có thể thuận lợi được, như bộ phận Bảo vệ
Đỗ Thị Phương
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luôn Thường trực 24/24 giờ trong ngày để đảm bảo an ninh trật tự cho Ủy ban nếu
không có bộ phận bảo vệ thì hoạt động của cơ quan không thể diễn ra xuôn sẻ được.
+ Bộ phận Nhà ăn thì phụ trách sinh hoạt ăn trưa cho cán bộ, đảm bảo thời
gian, chế độ, vệ sinh an toàn thực phẩm...Nếu không có bộ phận Nhà ăn thì cán bộ,
công chức trong Ủy ban sẽ tốn kém hơn rất nhiều vì buổi trưa phải ra ngoài ăn, hơn
nữa ra ngoài ăn cũng không đảm bảo vệ sinh...
Ví dụ: Tháng 12/2015 Chủ tịch Hoàng Mạnh Phú sẽ sang Thụy sỹ tập huấn và
học tập lãnh đạo Văn phòng sẽ phải chỉ đạo cán bộ trong Văn phòng liên hệ với Thụy
sỹ trước khi chủ tịch đi, chuẩn bị phương tiện đi lại, chỗ ăn, nghỉ cho Chủ tịch trước
và sau chuyến đi, Chuẩn bị tài liệu cho chủ tịch. Trong thời gian Chủ tịch đi vắng thì
cán bộ tạp vụ vẫn thường xuyên làm vệ sinh phòng làm việc của chủ tịch.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND huyện Phúc Thọ
Chương trình là công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Phát huy
được trí tuệ tập thể lãnh đạo cơ quan và chủ động trong công cuộc xây dựng chương
trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được của bất kỳ một cơ quan
nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả, là những nhiệm vụ của cơ quan
phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định
Chương trình công tác mang một ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan và việc
xây dựng chương trình công tác cũng theo một quy trình nhất định.
Tại UBND huyện Phúc Thọ, không xây dựng chương trình công tuần cho toàn
cán bộ, nhân viên trong ủy ban mà chỉ tiến hành xây dựng lịch công tác tuần cho Chủ
tịch và các Phó chủ tịch.
(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND huyện Phúc Thọ - Phụ lục 5)
Ưu điểm và hạn chế:
* Ưu điểm:
Đỗ Thị Phương
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã thực hiện đầy đủ các quy
trình để xây dựng chương trình công tác cho UBND huyện;
Các chương trình công tác đều dựa trên tình hình thực tế của Ủy ban, nên các
công việc đều sẽ được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên, rõ ràng, công việc có tính
trọng tâm, trọng điểm, có tính khoa học trong công việc, giúp lãnh đạo Ủy ban nhân
dân huyện Phúc Thọ có thể thu xếp thời gian hợp lí đối với các công việc;
Các chương trình công tác mà Văn phòng xây dựng đều hướng đến mục tiêu,
định hướng phát triển của cơ quan, và đảm bảo tính khả thi trước khi thực hiện,
chương trình công tác Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đều gửi bản thảo
chương trình công tác thường kỳ đến các phòng, ban để lấy ý kiến đóng góp rồi mới
chỉnh sửa hoàn thiện và trình lãnh đạo duyệt thì mới ban hành.
* Nhược điểm:
Bên cạnh đó việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan vẫn
còn tồn tại những nhược điểm:
Mặc dù xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan theo quy trình
trên nhưng việc tổ chức thực hiện chương từng bước của quy trình đó thì vẫn chưa
được tôt. Đặc biệt là việc tổng hợp ý kiến để hoàn thiện bản chương trình công tác
nhiều phòng, ban, đơn vị còn chưa có ý thực tốt trọng việc đóng góp ý kiến. Trong
quá trình thực hiện còn có một số công việc đột xuất xảy ra ngoài dự kiến làm giảm
hiệu quả công việc.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
UBND huyện Phúc Thọ. Lập hồ sơ hội nghị.
Hội họp là một hình thức hoạt động của 1 cơ quan hoặc 1 tổ chức nhằm họp
bàn hoặc triển khai phổ biến chủ trương, chính sách của cấp trên, hội họp thường có
các hình thức khác nhau như: Hội nghị, hội thảo,đại hội....
Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều công việc như:
Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, địa điểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất...khi hội
nghị bắt đầu cần thực hiện một số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh
đại biểu, triển khai hội nghị, ghi biên bản...
Đỗ Thị Phương
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ em
cũng đã được tham gia hội nghị Tổng kết Lễ hội Chọi trâu huyện Phúc Thọ - Báo
NTNN năm 2015.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục
6).
Khi kết thúc hội nghị cán bộ văn thư tiến hành lập hồ sơ để đáp ứng nhu cầu
công tác, bảo quản tài liệu của UBND.
(Bìa của hồ sơ Phụ lục 7)
Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng
và xếp trước các văn bản của hồ sơ.
Mục lục văn bản hồ sơ Hội nghị tổng kết Lễ hội chọi trâu huyện Phúc Thọ Báo NTNN năm 2015 (Phụ lục 8)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND
huyện Phúc Thọ.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
Ủy ban. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác động rất lớn đến hoạt động của
Văn phòng, khi lãnh đạo đi công tác thì Văn phòng phải phục vụ lãnh đạo trước, trong
và sau chuyến đi như: Xây dựng lịch, kế hoạch cho chuyến đi, giải quyết các thủ tục
giấy tờ, chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn, Liên hệ với nơi lãnh đạo đi công tác để
chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ và làm việc cho lãnh đạo, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí,
lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà và chuẩn bị những nội dung khác có liên
quan.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – Phụ lục 9)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Phúc Thọ
Văn hóa công sở luôn là một đề tài nóng đối với mọi cơ quan tổ chức nhà nước
nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Điều này đã được chứng minh rõ hơn khi
Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg, ngày 02/8/2007 về
Đỗ Thị Phương
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước. Tuy không
ban hành quy chế riêng về văn hóa công sở nhưng UBND huyện Phúc Thọ luôn thực
hiện theo những quy định của Nhà nước về Văn hóa công sở và những quy định của
Ủy ban về giờ giấc và thái độ làm việc, nhờ vậy nề nếp văn hóa công sở của UBND
huyện nhìn chung khá tốt, được thể hiện ở các mặt sau:
- Về trang phục, thẻ cán bộ, công chức: nhìn chung UBND huyện Phúc Thọ đã
thực hiện nghiêm chỉnh, đúng quy định của nhà nước, gần như 100% cán bộ, công
chức đều đeo thẻ khi đến cơ quan.
- Hầu như không diễn ra các hoạt động chơi bài, chơi cờ bạc, hút thuốc lá, chơi
game, sử dụng đồ uống có cồn, quảng cáo thương mại tại cơ quan.
- Về giao tiếp và ứng xử: Khi giao tiếp với nhân dân nhìn chung các cán bộ,
công chức của UBND huyện đều thể hiện thái độ nhã nhặn, văn minh, lịch sự. Đối với
đồng nghiệp thì luôn có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau. Khi
làm việc thì đa số cán bộ đều để chế độ điện thoại rung để không làm ảnh hưởng đến
công việc.
- Về chấp hành nội quy, quy định giờ giấc làm việc: đa số cán bộ, công chức
tuân thủ giờ giấc sinh hoạt, làm việc của cơ quan, ít phát sinh trường hợp cán bộ bỏ
giờ làm việc vì mục đích cá nhân.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộ vẫn chưa chấp hành đúng với
quy định như chưa đeo thẻ khi đến cơ quan, một số cán bộ chưa thực sự nghiêm túc
khi làm việc, vẫn còn trường hợp không tuân thủ giờ giấc làm việc của cơ quan,
nhưng đấy chỉ là một số ít cán bộ còn đa số đã chấp hành nghiêm chỉnh theo nội quy,
quy định của cơ quan và của nhà nước, điều này đã góp phần tạo nên môi trường làm
việc khoa học, lịch sự, là tiền đề cho huyện nhà phát triển.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Phúc Thọ
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ, sự chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan. Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tổ chức
Đỗ Thị Phương
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư theo mô hình tập trung, đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển
giao vản bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát
chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc, đồng thời cũng nâng cao trách
nhiệm của nhân viên khi làm công tác này. Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ do 02 cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học Khoa học Xã
hội và nhân văn đảm nhận.
Ủy ban nhân dân huyên Phúc Thọ cũng đang hướng tới mô hình tổ chức văn
phòng hiện đại nhằm cải thiện, nâng cấp bộ máy văn phòng truyền thống, như trước
năm 2012 bộ phận văn thư vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản truyền thống là
ghi vào sổ đăng ký văn bản đi và văn bản đến, nhưng đến năm 2013 bộ phận văn thư
đã bắt đầu làm việc bằng phần mềm quản lý văn bản điều này đã rút ngắn thời gian
trong việc giải quyết thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó phòng Văn thư cũng được đặt ở trung tâm thuận tiện cho hoạt
động xử lí và chuyển giao văn bản.
Mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban có những ưu điểm và nhược điểm nhất
định:
- Ưu điểm:
+ Trang thiết bị khá đầy đủ lên công việc thực hiện một cách nhanh chóng,
thuận tiện, đúng thời gian.
+ Phòng văn thư được đặt ở vị trí thuận lợi giúp cho việc trao đổi làm việc được
dễ dàng.
+ Cách bố trí phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng gần như là phù hợp,
thuận tiện.
+ Phòng làm việc làm việc của văn thư là một phòng kép kín, được trang bị các
trang kỹ thuật chuyên môn như: Máy tính, máy in, điện thoại, máy scan, điều này đã
tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cán bộ văn thư, không gây ảnh
hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác văn thư.
Đỗ Thị Phương
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Cán bộ thực hiện công tác văn thư có phẩm chất chính trị, có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ và có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên khả năng giải quyết công
việc nhanh chóng, chính xác.
+ Tất cả văn bản đến đều được tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao
xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại văn thư cơ quan, điều này
đã tạo nên được sự thống nhất trong quá trình làm việc của UBND huyện.
- Nhược điểm:
+ Phòng Văn thư thường xuyên phải sử dụng đến máy photo nhưng mỗi lần sử
dụng thì đều phải chạy sang phòng máy để photo, điều này làm tốn thời gian và làm
giảm hiệu quả công viêc;
+ Tuy phòng làm việc sạch sẽ, trí ngăn nắp nhưng phòng không có cửa sổ nên
không khí nhiều lúc ngột ngạt, khó chịu (quy mô của cơ quan không cho phép);
+ Phòng làm việc cũng chật hẹp lại có nhiều người ra vào nên công tác quản lý
tài liệu đôi khi gặp khó khăn;
+ Thiếu gia, cặp hộp để tài liệu nên cần trang bị thêm cặp hộp và giá hộp.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng, và chịu sự giám sát trực tiếp
của Lãnh đạo Ủy ban. Lãnh đạo văn phòng trực tiếp quản lý bộ phận văn thư của ủy
ban. Công tác văn thư của Ủy ban được trực tiếp thực hiện theo Quyết định số
2104/QĐ-UBND, ngày 07/7/2014 của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ về việc ban
hành quy chế văn thư lưu trữ của UBND huyện Phúc Thọ
Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Phúc Thọ có trách nhiệm giúp Chủ
tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc;
2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Đỗ Thị Phương
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, UBND huyện Phúc thọ đã tuân
thủ theo các quy định trong Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003, Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND & UBND ngày 03/12/2004…
Bên cạnh đó trước khi ban hành văn bản Lãnh đạo Văn phòng (sau đây xin gọi
là Chánh Văn phòng) đã tham mưu cho lãnh đạo những văn bản của pháp luật quy
định về quy trình và cách thức soạn thảo văn bản như: Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; thông tư số 01/2011/TT-BNV,
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính…
Chánh Văn phòng còn tiến hành tham mưu cho lãnh đạo trong việc soạn thảo
Quy chế công tác văn thư.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trong việc thẩm tra đề án, các văn bản do
UBND huyện soạn thảo trình HĐND & UBND huyện để đảm bảo nội dung và thể
thức văn bản theo quy định.
2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Chánh Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ có trách nhiệm giám sát kiểm tra về
công tác soạn thảo văn bản đảm bảo văn bản được ban hành theo đúng quy trình, thể
thức và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Trước khi trình lãnh đạo, Chánh Văn phòng phê duyệt, kí nháy vào văn bản để
đảm bảo đúng quy trình, tính pháp lí. Sau khi lãnh đạo ký duyệt Chánh Văn phòng
giao cho cán bộ văn thư đóng dấu và ban hành.
- Các văn bản được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc đã được
quy định: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh,
ngày tháng năm; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,
chứ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổ chức; nơi nhận văn bản
Ngoài 9 thành phần thể thức bắt buộc còn có một số thành phần thể thức bổ sung
Đỗ Thị Phương
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc, dấu dự thảo, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượng
phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch.
- Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng quy định của nhà
nước.
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
a. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật số
31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Thể thức văn bản thực hiện tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b. Soạn thảo văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
như xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý
thông tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện hành
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
- Cán bộ tại các phòng, ban, đơn vị khi được phân công soạn thảo phải tuân thủ
theo các quy định của nhà nước về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;
- Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
- Chọn thể loại văn bản;
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đỗ Thị Phương
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
