Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân QUẬN tây hồ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.81 MB, 62 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ...................................................................................................3
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ............................................................................................................................................3
1.Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ..............................................3
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ............4
1.1.Chức năng.................................................................................................................................4
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ...........................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây
Hồ...................................................................................................................................................6
1. Chức năng của văn phòng...........................................................................................................6
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng..........................................................................................8
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...................................................................................................9
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban
nhân dân quận Tây Hồ..................................................................................................................12
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................12
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.........................12
1.2.Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ.............................13
1.3.Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ............................................14
1.4.Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ................15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở
của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ...............................................................................................15
2.Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................................16
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.....................................................................16
2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của HĐND- UBND quận Tây Hồ........................................................................18
Sinh viên: Đặng Thị Phương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1.Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư...........................18
2.2.2.Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản,
quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành............................................................................................18
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................20
3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.........................................................................20
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................................21
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................22
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................................................................23
PHÂN II..............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................25
1.Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
......................................................................................................................................................25
2.Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ....................................28
3.Soạn thảo “Quy chế văn hó công sở” của UBND quận Tây Hồ..................................................38
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng HĐND-UBND quận
Tây Hồ...........................................................................................................................................39
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm..............39
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây
Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành
chính.............................................................................................................................................43
Phần III..............................................................................................................44
KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................44
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng
của UBND quận Tây Hồ.................................................................................................................44
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........................51
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................53
CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................54
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................55
Sinh viên: Đặng Thị Phương
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong việc đào tạo các chuyên
ngành nói chung và ngành Quản trị văn phòng nói riêng. Với mục đích gắn liền
nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ
chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này sinh viên
có thể học hỏi được thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp,
củng cố thêm kiến thức đã học trong nhà trường, đồng thời có thể nâng cao được
năng lực, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một nhà Quản trị văn
phòng.
Được sự đồng ý của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em được phân về
phòng lưu trữ của cơ quan từ ngày 09/3/2015. Mặc dù nội dung thực tập khá
phức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều điều kiện của
lãnh đạo, sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị tại phòng và sự giúp đỡ nhiệt tình
của giảng viên hướng dẫn cùng với sự lỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt
những yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua quan sát và trực tiếp thực hành
các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ tôi đã hiểu
được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.Trong khoảng thời
gian đó em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng của
mình,xây dựng cho bản thân phong cách của một nhà quản trị trên cơ sở áp dụng
lý thuyết đã học trên trường và sự hướng dẫn nhiệt tình của các giảng viên trong
trường. Mặc dù trong thời gian thực tập em vẫn còn lúng túng trong công việc
anh chị giao nhưng không vì thế mà tôi cảm thấy nản lòng mà càng làm cho em
thêm động lực cố gắng và sự hướng dẫn, chỉ đạo của cán bộ trong phòng ban,
nhờ đó em đã hoàn thành công việc tốt như mình mong muốn.
Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do khả năng vẫn còn hạn chế nên
không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp của các thầy, cô để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn.
Nhân đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa
Sinh viên: Đặng Thị Phương
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản Trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Hoàng Kim Oanh cùng toàn thể các cô,
chú, anh chị cán bộ, chuyên viên trong Ủy Ban nhân quận Tây Hồ đã hướng
dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập cũng như bài
báo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Đặng Thị Phương
Sinh viên: Đặng Thị Phương
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1. Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ
Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kỳ công
nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành –
Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ ra Nghị định số 69/CP về việc
thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động
từ tháng 01/1996.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp
Quận Ba Đình; phía Đông Bắc và Đông Nam giáp huyện Đông Anh và huyện
Gia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy. Trên địa bàn có
những di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên
tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội. Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu
du lịch nổi tiếng của Thủ đô.
Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, sự phối hợp
giúp đỡ của các sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyện bạn, 10 năm
qua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xây
dựng phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ vững an ninh chính trị, tăng cường
quốc phòng. Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huy hiệu quả,
góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Với tinh thần quyết tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc,
phát huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của
Sinh viên: Đặng Thị Phương
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hệ thống chính trị và các nguồn lực, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã có
những bước đi vững chắc.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban
nhân dân quận Tây Hồ
1.1. Chức năng
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốc
phòng Cụ thể như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ
Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của
nhân dân địa phương.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
quận Tây Hồ
Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo hiến pháp, Luật và
các văn bản của cơ quan cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng
cường pháp chế xã hội, chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu,
hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện
tiêu cực của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và
12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:
• Chủ tịch UBND quận: Nguyễn Phúc Quang
Sinh viên: Đặng Thị Phương
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làm
việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo Quy
Định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND Quận.
- Chủ tịch UBND là người đứn đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều
hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và đôn
đốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên
môn thuộc quận.
- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về những
nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên
trong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.
• Các Phó Chủ tịch quận: 03
- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệm
quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng
HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận.
-Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòng
VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT.
- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chụi trách nhiệm
trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài
nguyên môi trường.
• Khối nội chính.
Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn
lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.
• Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao
tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra giao
thong công chính và Đội thi hành án.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Góp
Sinh viên: Đặng Thị Phương
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
• Các phòng ban chuyên môn.
Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyên
môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của
mình.
1. Văn phòng HĐND&UBND quận
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Thanh tra
4. Phòng Lao động Thương binh và xã hội
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Văn hóa Thông tin – Thể dục thể thao
7. Phòng Quản lý – Đô thị
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Giáo dục – Đào tạo
10. Phòng Y tế
11. Phòng Tài chính – Kế hoạch
12. Phòng Tài nguyên và môi trường
Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,
Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động
Bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thi
hành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng,
Viện Kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
( Xem phụ lục số 01 )
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND – UBND quận Tây Hồ
1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng Hội đồng nhấn dân - Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị
chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý
Sinh viên: Đặng Thị Phương
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời
chịu sự chỉ đạo kiểm tra - Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội.
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện
các chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức
năng hậu cần.
• Chức năng Tham mưu:
- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạohoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo
đưa ra những quyết định kịp thời nhất.
- Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phườn án tham mưu với lãnh đạo.
Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập trương trình công
tác theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủ trương,
chính sách và cơ chế quản lý cuae UBND quận Tây Hồ.
• Chức năng tổng hợp:
- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra
quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.
- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể
đưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất. Vì vậy bộ phận văn phòng
tổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến hay
nhất.
• Chức năng hậu cần:
- Công tác hậu cần trong văn bản góp phần quan trọng vào việc xây dựng
cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;
nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: máy
tính, máy in, điện thoại…
- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm
việc tốt nhất cho các anh chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh thái
Sinh viên: Đặng Thị Phương
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của hộ
quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.
Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp
UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ
khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Cụ thể là các công việc sau:
- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và
lên lịch làm việc hang tuần, hang tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức
việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng chương trình UBND quận thong qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp
UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cung
cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành
thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND
quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân
chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐNDUBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tập
phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều
kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán
bộ công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, văn
Sinh viên: Đặng Thị Phương
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản theo quy định của công tác lưu trữ.
- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điều
hào trong cơ quan. Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quần
chúng. Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn
an ninh trật tự cho cơ quan.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng
trong hoạt động của văn phòng.
• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc
sau
- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế
toán - Thủ quỹ.
- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường
trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân. truyền đạt các
Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo .
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,
đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn
đại biểu HĐND thành phố.
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm
Sinh viên: Đặng Thị Phương
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Võ Bích Thủy
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúp
chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo
điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,
giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách;
- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ
tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ
tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản
trong phần việc được phân công phụ trách
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai,
trật tự xây dựng đô thị và tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: Công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn
thư – Lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh;
- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiên nghị, khiếu
nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyết
đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân của
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận
- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng
chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây
dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và
Sinh viên: Đặng Thị Phương
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách.
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c
Dương Văn Trường
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các
bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái
xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn,
bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh.
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, ban
thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý
tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện
phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo
điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân
đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy,
vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND –
UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất
lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường.
- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản
trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính,
quản trị.
Sơ đồ cơ cấu tô chức của Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ
( Xem phụ lục số 02 )
Sinh viên: Đặng Thị Phương
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp
Văn phòng HĐND- UBND về việc tham mưu tổng hợp giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan được văn phòng thực hiện tương đối tốt và luôn hoàn
thành tốt công việc được giao. Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho
thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành. Chính vì thế,
Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan. Là nơi cung cấp thông tin
chính xác nhất cho cơ quan, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết
giúp cho lãnh đạo cơ quancó chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan. Hàng năm văn phòng ban hành ra hàng trăm văn bản
như: Kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo, giấy mời …đây là những văn
bản giúp cho lãnhđạo có thể quản lý được một cách tốt hơn. Ngoài ra Văn phòng
còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làm
việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình
công tác, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về
thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ quan.Các hoạt động tiếp khách,
chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo, liên hệ
trước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác, phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,
cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ
vô cũng quan trọng. Nhìn chung công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng và
quan tâm, luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao
phó.Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với cơ
quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
• Tình huống cụ thể về vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần
Tổ chức chương trình 26/3 chào mừng ngày kỉ niệm 84 năm ngày thành
lập Đoàn TNCSHCM. Để chuẩn bị cho chương trình Văn phòng đã có công tác
Sinh viên: Đặng Thị Phương
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuẩn bị đầy đủ về lên kế hoạch tổ chức, giấy mời các đại biểu, sân khấu, ánh
sáng, các tiết mục văn nghệ, lễ tân, lên bảng dự trù kinh phí, …Qua đó cho thấy
bộ phận Văn phòng là rất quạn trọng, không thể thiếu nếu không có bộ phận
Văn phòng thì cơ quan sẽ gặp nhiều vướng mắc và không đạt được kết quả như
mong đợi.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ
Việc xây dựng phải đảm bảo tính thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên,
không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh lịch. Việc xây dựng chương trình công
tác rất quan trọng vì sẽ xác định được các công việc cần phải làm và là tiêu
chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc. Từ đó có hướng giải quyết các vấn
đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung cho chương trình công tác tiếp
theo.
- Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác của đơn vị
mình:
Văn phòng cuối mỗi năm, quý, tháng, tuần sẽ gửi công văn đến các đơn vị
trong cơ quan yêu cầu các đơn vị lập chương trình công tác của tuần, tháng, quý,
năm tiếp theo.
- Các đơn vị lập chương trình công tác của đơn vị mình:
Các đơn vị sau khi nhận được công văn của văn phòng sẽ lập danh mục
chương trình công tác theo yêu cầu, mỗi nhân viên sẽ tự xác định công việc của
mình sau đó tổng hợp thành công việc chung của cả đơn vị. Sau đó gửi lại lịch
cho văn phòng
- Phòng tổng hợp tiếp nhận và tổng hợp chương trình công việc:
Phòng tổng hợp sau khi nhận được lịch công tác của các đơn vị gửi về sẽ
tổng hợp lại và xây dựng chương trình làm việc cho cả cơ quan
- Lãnh đạo văn phòng duyệt:
Sau khi phòng tổng hợp xây dựng chương trình công tác cho cơ quan sẽ
trình lên lãnh đạo văn phòng xem xét. Lãnh đạo văn phòng sau khi xem xét về
nội dung và thể thức nếu thấy đúng thì sẽ ký duyệt và ngược lại nều chưa được
Sinh viên: Đặng Thị Phương
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sẽ gửi lại phòng tổng hợp để chỉnh sửa lại
- Phòng hành chính trình lên lãnh đạo bộ:
Sau khi lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì phòng hành chính có nhiệm vụ
trình chương trình làm việc lên lãnh đạo Bộ
- Lãnh đạo bộ xem xét ký duyệt:
Lãnh đạo bộ sau khi nhận được chương trình sẽ xem xét lần cuối và ký
ban hành. (hoặc lãnh đạo bộ sẽ thừa lệnh cho chánh văn phòng ký ban hành)
• Ưu điểm:
Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận
Tây Hồ được xây dựng hợp lý, chặt chẽ, logic, có tính khoa học cao, đảm bảo
tính thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên, không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh
lịch. Việc xây dựng chương trình công tác rất quan trọng vì sẽ xác định được các
công việc cần phải làm và là tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc. Từ
đó có hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung
cho chương trình công tác tiếp theo.
• Nhược điểm:
Mặc dù xây dựng chương tình công tác thường kỳ nhưng vẫn còn trường
hợp tồn đọng và những kiến nghị chưa được giải quyết.
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ
Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung về chương trình. Cần
chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo. Gửi tài liệu cho đại biểu để đại
biểu có thời gian nghien cứu trước.
Phải có chủ toạ điều khiển và thư ký ghi chép đày đủ.
Trang trí hội trường ( âm thanh, ánh sáng ), chuẩn bị một số tiết mục văn
nghệ.
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức
- Mục đích, yêu cầu
- Thời gian, địa điểm
- Nội dung, biện pháp
Sinh viên: Đặng Thị Phương
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện
Bước 2: Công tác chuẩn bị
- Triển khai kế hoạch đến các đơn vị liên quan
- Chuẩn bị về nhân sự
- Chuẩn bị về nội dung
- Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất
Bước 3: Tổ chức Hội Nghị
- Chương trình khai mạc
- Chương trình bế mạc
- Điều hành hoạt động
Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị
( xem phụ 04)
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
UBND quận Tây Hồ
(xem phụ lục 04)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức
nhà nước về văn hoá công sở của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Tình hình thực hiện triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá
công sở của HĐND –UBND quận Tây Hồ luôn chấp hành nghiêm túc và tuân
thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Trong văn hoá làm việc: đi làm đúng giờ, trang phục đến cơ quan luôn
gọn gàng, lịch sự, đeo thẻ đúng quy định.Luôn có ý thức tự giác chấp hành
nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, có ý thức tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp
hành sự chỉ đạo,giao nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan.
Trong văn hoá hội họp: đến dự buổi họp đúng giờ quy định, luôn lắng
nghe khi đang phát biểu, không hút thuốc lá trong phòng họp, hội nghị. có thái
độ tôn trọng khi phát biểu, tranh luận.
Trong văn hoá giao tiếp, ứng xử: Khi giao tiếp và ứng xử cán bộ luôn có
thái độ tôn trọng, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể. Giao
tiếp ứng xử với đồng nghiệp luôn có thái độ trng thực, thân thiện, hợp tác. Có
Sinh viên: Đặng Thị Phương
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tinh thần đoàn kết, tương trợ, giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác sinh hoạt.
Trong văn hoá giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọn gàng,
ngăn lắp, vệ sinh phòng làm việc, vệ sinh thiết các trang thiết bị trong phòng làm
việc thường xuyên.Có ý thức bảo quản, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị trong
phòng làm việc. Lau dọn bàn ghế, sáp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng, tắt các đồ
dùng điện khi hết giờ làm việc.
Trong văn hoá sinh hoạt: Tích cực tham gia các phong trào thi đua, Tích
cực thực hiện quy ước nếp sống văn minh, thực hiện nghiêm túc chính sách dân
số Kế hoạch hoá gia đình, tham gia phòng chống các tệ nạn xã hội, luôn chú ý
đến những hành động để không gây ảnh hưởng đến người khác.
Dựa vào nội quy và quy chế làm việc có thể xây dựng được ý thức kỷ
luật, xây dựng được hình ảnh người cán bộ gương mẫu có trách nhiệm tinh thần
với công việc, làm việc nghiêm túc tạo nên một môi trường làm việc tốt.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ là một văn phòng lớn gồm nhiều
đơn vị, bộ phận với nhiều công việc khác nhau chính vì vậy được bố trí sắp xếp
theo mô hình hiện đại nên mỗi một bộ phận được tách riêng thành từng phòng
đảm nhận từng công việc.
Bộ phận văn phòng đặt từ tầng 1 lên tầng 4. Văn phòng là bộ phận
thường xuyên tiếp xúc với dân. Phòng làm việc của Chánh Văn phòng và 3 Phó
Chánh văn phòng được tại tầng 2 của UBND quận Tây Hồ.
Bộ phận văn thư được đặt tại tầng 1bộ phận dễ nhìn thấy nhất và được đặt
ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìn thấy ngay
Bộ phận lưu trữ được bố trí ở tầng 4 một phòng riêng biệt để làm việc và
4 kho để tiện cho việc tài liệu lưu trữ. Bộ phận một cửa là bộ phận dễ nhìn thấy
nhất và được đặt ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìn
thấy ngay. Mỗi phòng làm việc đều được trang bị máy in, máy điện thoại, máy
fax.
Thông qua mô tả trên cho thấy dược nhưng ưu và nhược điểm sau :
Sinh viên: Đặng Thị Phương
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Ưu điểm :
Mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ có
tính bảo mật thông tin cao, số lượng các cán bộ công chức, viên chức trong một
phòng ít sẽ giúp các cán bộ tập trung hơn trong giờ làm việc ; mỗi phòng đều có
các công nghệ hiện đại hỗ trợ quá trình làm việc giúp công việc đạt hiệu quả cao
hơn.
Với kiểu mô hình này các phòng sẽ có điều kiện làm việc riêng không bị
tác động bởi những yếu tố gây ảnh hưởng đến các phòng ban.
Các cán bộ nhân viên đều được đào tạo chính quy tại các trường đại học,
cao đẳng về chuyên nghành Quản trị văn phòng. Lãnh đạo văn phòng sắp xếp,
bố trí nhân sự trong các phòng dựa theo trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ
và ưu điểm sở trường của từng người. Chính vì vậy việc bố trí sắp xếp nhân sự
của văn phòng tương đối hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc giải quyết thực hiện
công việc
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình hiện đại mang lại thì vẫn còn những
bất cập như vì là phòng làm việc khép kín các bộ phận không gần kề nhau nên
lãnh đạo khó nắm bắt tình hình, kiểm tra, chỉ đạo công việc, kiểm soát quá trình
làm việc của nhân viên dẫn đến việc nhân viên thiếu ý thức tự giác.
Chưa hợp lý về tổ chức theo mô hình nhiều phòng làm việc sẽ gây lãng
phí diện tích và trang thiết bị văn phòng mà hiệu quả công việc lại không cao.
Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyết phải mất thời gian đi lại từ phòng
này sang phòng kia, giải quyết công việc không theo dây chuyền và không có
tính liên hoàn vì vậy hiệu quả công việc không cao. Không có tính gắn kết giữa
các cán bộ công chức, viên chức trong văn phòng.
Ngoài ra còn gây mất thời gian khi thực hiện các công việc chung cần sự
phối hợp giữa các phòng ban với nhau, đôi khi còn gây ỷ lại, chồng tréo công
vệc. Bên cạnh đó cách bố trí này còn rất tồn diện tích và lãng phí đồ dung, trang
thiết bị.
Phòng kho lưu trữ tài liệu vẫn chưa đáp ứng được để gây ra tình trạng
Sinh viên: Đặng Thị Phương
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiếu chỗ cất giữ tài. Quy định phòng kho lưu trưc tài liệu mỗi giá đựng tài liệu
chỉ được để tối đa 5 giá đựng nhưng vì chưa đáp ứng được nên phải trồng lên
quá số tầng giá quy định.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND- UBND quận Tây
Hồ
2.2.1. Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác
văn thư
Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND quận tổ chức
thực hiện công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ
văn thư ở các bộ phận thuộc Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng có trách
nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư,
thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể do Chánh Văn phòng giao cho trong phạm vi
quyền hạn của mình. Là bộ phận đảm bảo năng suất chất lượng cho văn phòng,
làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cách
nhanh chóng và đảm bao hiệu quả công việc của cơ quan.
Tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt động của cơ quan đều tập
trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn
thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng, đơn vị trong cơ quan.
Công tác văn thư giúp cho hoạt động điều hành công việc thường xuyên
của cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Lãnh đạo văn phòng
thường xuyên cập nhật và thực hiện theo những văn bản của Nhà nước về công
tác này. Bên cạnh đó văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành những
văn bản chỉ đạo cho công tác văn thư.
2.2.2. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành
• Công tác soạn thảo văn bản và ban hanh văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc quan trọng, thường
xuyên trong hoạt động quản lý và điều hành .Với khối lượng công việc lớn thì số
lượng văn bản sinh ra rất nhiều, vì vậy khi soạn thảo và ban hành văn bản phải
Sinh viên: Đặng Thị Phương
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo một trình tự nhất định.vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết
nhanh chóng. Nhìn chung việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của văn phòng HĐND –UBND hiệu quả.
Lãnh đạo các chú trọng vào việc soạn thảo cả về nội dung và thể thức,
chuyên viên có trình độ chuyên môn về kỹ năng soạn thảo, thực hiện tương đối
theo các bước về soạn thảo và ban hành văn bản như : xây dựng bản thảo, trình
ký văn bản, lãnh đạo ký ban hành và văn thư làm thủ tục ban hành.
Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế
trong một số khâu như:
- Vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng.
- Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn
bản còn chậm, mất thời gian
- Văn bản ban hành còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nội
dung văn bản, viết sai tên loại, sai thẩm quyền ban hành,
- Các văn bản còn chưa qua văn phòng thẩm định mà đã đóng dấu ban
hành
• Quản lý và giải quyết văn bản
Công tác văn phòng được thực hiện theo quy định của nhà nước và Bộ đề
ra, có sổ theo dõi văn bản đi, đến,có biên bản bàn giao văn bản cho lưu trữ. Việc
quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành chặt chẽ ở tất cả các đơn vị, đảm
bảo sự tập trung tại văn thư, phân cấp hợp lý, thực hiện theo quy trình ISO đã đề
ra
Văn bản đến tại quận HĐND- UBND Tây Hồ dù dưới bất kỳ hình thức
nào đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Khi nhận
được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng
ký, giải quyết kịp thời, chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà
nước. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Yên
Định được các lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình và
nguyên tắc.Hàng năm văn phòng thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về công
tác hành chính văn phòng để nâng cao ký năng nghiệp vụ cho cán bộ.
Sinh viên: Đặng Thị Phương
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Những hạn chế: Việc đôn đốc giải quyết văn bản đi vẫn còn hạn chế, đặc
biệt là gửi văn bản ngoài cơ quan. Một số văn bản còn chưa đảm bảo về mặt
thời gian ban hành do lãnh đạo đi vắng. Văn bản đến chưa được xử lý nhanh
chóng còn gây ùn tắc công việc.
• Công tác quản lý con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định của
Nhà nước và Bộ đề ra. Con dấu được giao cho cán bộ Văn thư giữ và đóng dấu
tại cơ quan, không mang về nhà hay giao cho người khác.
Các con dấu họ tên, chức danh, chức vụ được khắc theo công nghệ mới,
liền mực, hiện đại dễ sử dụng, tiết khiệm thời gian và có tính thẩm mỹ cao.
Bên cạnh đó việc đóng dấu cũng không được cẩn thận, vẫn còn bị đóng
mờ, nhòe, lệch, sai dẫn đến tốn kếm thời gian, công sức, tiền bạc.
• Công tác lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ, phòng, đơn vị vẫn chưa
được coi trọng, quan tâm. Trong quá trình giải quyết công việc của mình thì các
bộ phận mới chỉ sắp xếp tài liệu theo thứ tự tên loại văn bản, theo ngày tháng
năm của văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao hồ sơ vào lưu trữ.
Người được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ đúng thể
thức văn bản, hoàn thành đúng thời hạn, không viết sai chính tả, có tinh thần tự
giác,trách nhiệm với công việc được giao.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định
của bộ ban hành. Tổ chức công tác lưu trữ là một trong những khâu quan trọng
của văn phòng , để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu
quả thì phòng lưu trữ đã triển khai theo quy trình đã đề ra: thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
- Ưu điểm:
Sinh viên: Đặng Thị Phương
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ
được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú,
ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Văn phòng Bộ đã tổ chức
chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa
thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất, đây là việc tổ chức lại
tài liệu cơ quan, phân loại một cách khoa học, sửa chữa, phục hồi và làm mới hồ
sơ. Các cán bộ của phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được
đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm nê việc thực hiện tương
đối hiệu quả. Song do có nhiều hồ sơ cũ đã bị ẩm mốc, thiếu sót, rách nên gây
khó khăn cho việc chỉnh lý.
- Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý
tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực
hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5
năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc
chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân
loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị
hình thành tài liệu.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ
được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú,
ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng
Sinh viên: Đặng Thị Phương
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng
tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ
hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh
phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý
tài liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ
Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ
thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó
quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp
luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho
lưu trữ. Kho lưu trữ của Bộ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt
các biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ, sắp xếp
các loại giá trong kho. Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp có cặp nhãn, ký
hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá, thuận tiện cho việc
khai thác và di chuyển khi cần thiết. Hiện nay lưu trữ bộ có 5 kho, mỗi kho gồm
khoảng 30 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút ẩm, hút bụi, bình chữa
cháy. Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài liệu được đặt ở tầng 1 dẫn
đến tài liệu dễ ẩm mốc. Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêu
chuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn. Hơn nữa lại có nhiều tài liệu hình thành từ
rất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối mọt, số liệu mờ, khó đọc gây
khó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất lượng giấy đã tốt hơn và có
nhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và tốt hơn.
Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã quan tâm đến việc cải tạo sửa chữa
kho tàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các
trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều
hoà, quạt thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu
Sinh viên: Đặng Thị Phương
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ thực hiện nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở
Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều
kiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan Bộ
còn khiêm tốn. Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách
giá kệ, số lượng hộp). Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên
làm công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra
cứu thường xuyên.
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Trong những năm gần đây, Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị trực thuộc đã
phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội. Số lượng người khai thác tài liệu và số
lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu
ngày càng đa dạng, phong phú. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng
đọc phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài
cho các cơ quan thông tin đại chúng.
- Nhược điểm:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài
liệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra
tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong
phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm
quan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
Sinh viên: Đặng Thị Phương
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B
