Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN tây hồ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1015.8 KB, 87 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN IV. PHỤ LỤC..........................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.........................................2
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ..................................................2
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ...........................2
1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ...............................................................................2
2. Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ.................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ.........................................................................4
3.1. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ......................................................................................4
3.2. Phó Chủ tịch UBND quận............................................................................................5
3.3. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc........................................................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG UBND - HĐND....................................................................................................7
1.Chức năng của văn phòng UBND - HĐND.....................................................................7
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND - HĐND..............................................7
2.1. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận......................................7
2.2. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận.................................9
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.....................................................................................10
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.......................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng........................................................................11
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ........................................................11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan ..................................................................................................................................12
1.2.1. Xây dựng chương trình công tác tuần.....................................................................13
1.2.2. Xây dựng chương trình công tác tháng...................................................................13
1.2.3. Xây dựng chương trình công tác quý......................................................................13
1.2.4. Xây dựng chương trình công tác năm.....................................................................13
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp) của UBDN quận
Tây hồ...............................................................................................................................15
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho lãnh đạo cơ quan16
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan..........................................................................................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................19
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm,
nhược điểm)......................................................................................................................19
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan....................................................................................21
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày................................................................................23
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản.................................................................................27
2.2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................................................27
2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................................28
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan..............................................................28
2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................29
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................................30
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ..................................................................30
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu...........................................................................................31
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................31
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...................................................................32
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
CƠ QUAN..........................................................................................................34
1. Giúp cơ quan Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.34
2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan........................................38
3. Soạn thảo “quy chế văn hóa công sở” của cơ quan......................................................49
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND quận Tây Hồ...................................55
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược
điểm của mô hình văn phòng này.....................................................................................56
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ.
Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng............................58
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................61
I. Nhận xét chung. (về quá trình thực tập)........................................................................61
1. Ưu điểm và nhược điểm................................................................................................61
2. Công tác văn phòng:.....................................................................................................63
3. Công tác văn thư - lưu trữ.............................................................................................64
II. Đề xuất những giải pháp ..............................................................................................65
1. Về công tác văn phòng..................................................................................................66
2. Về công tác văn thư - lưu trữ........................................................................................67
3. Ứng dụng công nghệ thông tin......................................................................................68
4. Đối với Trường và Khoa Quản trị văn phòng...............................................................68
KẾT LUẬN........................................................................................................70
PHẦN IV. PHỤ LỤC..........................................................................................1
PHẦN IV. PHỤ LỤC
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đã biết, ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và
người quản lý không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Hoạt động văn
phòng luôn giữ chức năng và vị trí quan trọng. Trong nền kinh tế tri thức như
hiện nay, sự cạnh tranh về thông tin là quan trọng và quyết liệt nhất, chính vì thế
công tác Hành chính văn phòng được ví như “ cây cầu”. Cầu càng vững chắc
bao nhiêu thì càng đảm bảo cho phương tiện và mọi người qua lại an toàn và
hiệu quả bấy nhiêu. Cũng giống như nền Hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ,
chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện cho người dân tiếp cận tin tưởng và
công việc của cơ quan cũng được thông suốt hơn.
Thực tập là một quá trình giúp sinh viên làm quen với các công việc thực
tế, giúp sinh viên có khả năng áp dụng những gì mình đã học hỏi được ở trường
vào các công việc thực tế, tạo cho sinh viên có thể làm quen với môi trường thực
tế trước khi ra trường….. Để đáp ứng phương châm “ học đi đôi với hành” lý
luận gắn liền với thực tiễn, Khoa Quản trị văn phòng đã tổ chức đợt thực tập
ngành nghề cho sinh viên. Là một sinh viên năm cuối của trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội, cũng như bao bạn sinh viên khác trước khi ra trường em có cơ hội đi
thực tập. Địa điểm em xin thực tập là Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, một cơ
quan hành chính nhà nước. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng
như sự giúp đỡ của lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, em được tiếp nhận
thực tập tại Ủy ban nhân Quận Tây Hồ. Trong thời gian thực tập bản thân em đã
cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện
kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học tại
trường và được sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Ủy Ban Nhân Dân nơi đây.
Tuy nhiên, vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn nhiều hạn chế,
do đây là lần đầu tiên em được làm việc tại một cơ quan Nhà nước. Vì vậy, mà
trong quá trình thực tập cũng như trong bản báo cáo thực tập em không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các quý
Thầy, Cô để bản báo cáo của Em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ, ngày
tháng
năm 2015
Sinh viên
Phạm Thị Hoài
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
* Sự ra đời và hình thành.
UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố Hà
Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của
Chính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình
và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện Từ
Liêm.
UBND Quận Tây Hồ bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với
các phường chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú
Thượng, Thụy Khuê, Yên Phụ và Bưởi.
Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.
+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;
+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;
+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;
+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh .
Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7
ha. Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban,
Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ. Đến nay, qua hơn 20 năm xây dựng và
phát triển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốt
nhiệm vụ, quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính
trị, xã hội, an ninh quốc phòng…………UBND quận Tây Hồ luôn đẩy mạnh
mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và có mối quan hệ cộng tác với UBND
Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng bộ quận, HĐND quận và
UBND các phường trên địa bàn.
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN UBND QUẬN TÂY HỒ
1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là cơ quan
hành chính nhà nước thi hành việc quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của
mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực của đời sống
kinh tế, chính trị, xã hội……....UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND quận
và UBND thành phố Hà nội về việc thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình
trong công tác quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn quận Tây hồ và tất cả
các lĩnh vực cụ thể như:
- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm
nghiệp, Văn hóa, Giáo dục……..
- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật. Đảm bảo
thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác.
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
chủ nghĩa quân sự. Quản lý hộ tịch, hộ khẩu của từng Phường.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và công
dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Luật
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các cấp, tổ
chức kinh tế, xã hội đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương.
2. Nhiệm vụ của UBND quận Tây hồ.
UBND quận Tây hồ bên cạnh chức năng là cơ quan hành chính nhà
nước. UBND còn phải chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật tổ chức HĐND
và UBND năm 2003, các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Cụ thể như sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng
năm và lâu dài của quận.
- Xây dựng quy chế của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện
chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
- Kết luận những việc khiếu nại tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND quận quản lý.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân, thành viên của UBND quận hàng năm.
- Tổ chức thực hiện các biện pháp đảm bảo thực hiện thống nhất kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố Hà Nội.
- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa
bàn theo sự phân cấp.
- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất; tổ chức
thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiến đất đai theo
quy định của pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng trên địa bàn
quận.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây hồ.
Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số
20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân công
công tác của các thành viên UBND quận Tây Hồ, hoạt động trên cương vị là
một tổ chức cấp quận có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ
chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận Tây
Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ
cấu trực tuyến.
∗ Tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 03 Phó Chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Văn phòng
+ Các uỷ viên
3.1. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ
- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự.
Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội
đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…
- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm
sát nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê quận.
- Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành
phố, quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân
quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn thể
nhân dân quận.
- Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch
-Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án….
3.2. Phó Chủ tịch UBND quận.
UBND quận Tây Hồ có 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó
01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và
01 Phó Chủ tịch phụ trách về Địa chính - xây dựng.
Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vụ
chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND quận.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận về
những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc
thuộc các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm
về hoạt động của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND
quận.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt
động về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng
Văn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB
& Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hóa gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ
em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công
chính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai,
xây dựng trên địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban
quản lý dự án.
*Phó Chủ tịch phụ trách Địa chính - xây dựng
Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản
lý đô thị và phòng Tài nguyên Môi trường.
3.3. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc
Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND
Thành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộc
UBND. UBND quận Tây Hồ có 13 phòng ban như sau:
1. Văn phòng UBND quận
2. Phòng Tổ chức chính quyền
3. Phòng Thanh tra nhà nước quận
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Giáo dục và Đào tạo
7. Phòng Y tế
8. Phòng Kế hoạch - Kinh tế
9. Phòng Tài chính
10. Phòng Tài nguyên Môi trường
11. Phòng Quản lý đô thị
12. Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao
13. Phòng Văn thư
Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnh
đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập
đỏ, Hội Luật gia. Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường,
Đội thi hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể. Các phòng, ban chuyên môn
trực thuộc UBND quận hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của mình, giúp việc
cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch.
(Xem phụ lục 1)
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND - HĐND.
1. Chức năng của văn phòng UBND - HĐND.
Văn phòng UBND - HĐND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND. Có
chức năng tham mưu và hậu cần cho UBND - HĐND về hoạt động của UBND,
HĐND. Tham mưu cho chủ tịch UBND về mặt tổ chức, điều hành công việc
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc. Là bộ phận phục vụ trực tiếp
các công việc hàng ngày của các ban, ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp,
các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước địa phương,
đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và HĐND.
Văn phòng có chức năng giúp việc cho lãnh đạo UBND trong xây dựng,
triển khai kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị
của Ủy ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND.
Văn phòng UBND - HĐND quận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của văn phòng UBND cấp thành phố.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND - HĐND
2.1. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận.
- Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng
ban chuyên môn, UBND các phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND và Chủ Tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND
phường theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND quận.
- Có ý kiến thẩm tra đối với các đề án, dự thảo văn bản của các văn phòng,
UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND quận xem xét quyết định.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có liên quan.
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính Nhà nước thuộc pham vi của Văn phòng UBND quận.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của văn phòng theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên
chức của cơ quan.
- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND quận và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật.
- Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND quận.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với quận ủy, thường trực HĐND, UBND, Ủy ban mặt trận tổ quốc quận, các
đoàn thể nhân dân cấp quận, các cơ quan tổ chức của trung ương, thành phố
đóng trên địa bàn quận.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND,
công tác công văn, giấy tờ, văn thư hành chính, lưu trữ, tin học hành chính Nhà
nước của UBND quận.
- Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND quân. Đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND
quận, Chủ tịch UBND và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức viên chức và tài sản
trang thiết bị, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp
quản lý.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao.
2.2. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND quận.
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng
quý, hàng năm của HĐND, Thường trực HĐND. Tổ chức phục vụ việc thực
hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND. Điều hòa mối quan hệ phối hợp hoạt động các phòng ban của HĐND,
đảm bảo việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND. Giúp Thường trực
HĐND giữ mối liên hệ với tổ chức đại biểu và đại biểu HĐND trong hoạt động
đối ngoại.
- Xây dựng báo cáo công tác phục vụ thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị
quyết. Giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh nghị quyết của HĐND.
- Phục vụ HĐND trong hoạt động giám sát, theo dõi, đôn đốc, cơ quan, tổ
chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát.
- Phục vụ tiếp dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân.
- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp, cuộc họp của HĐND.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri.
Giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan,
có trách nhiệm xem xét giải quyết.
- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác giao ban, trao đổi kinh
nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND quận, phường. Phục
vụ HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý
kinh phí hoạt động.
- Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, phục vụ HĐND thực hiện
chính sách chế độ đối với đại biểu HĐND.
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan HĐND.
- Giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận, Thường trực
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quận ủy, UBND, UBMTTQ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan, tổ chức, đoàn thể ở quận.
- Tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn
bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND.
- Phục vụ trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu
HĐND các cấp. Phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
(Xem phụ lục 2)
* Chánh văn phòng: Chánh văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu
trách nhiệm trước ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của phòng của phòng. Lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn
phòng theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định cho văn phòng; Tổ chức thực hiện
các chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước trong cơ quan văn
phòng; Phân công nhiệm vụ cho Phó chánh văn phòng, công chức văn phòng
theo chức năng đã quy định……
* Phó chánh văn phòng: Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về toàn
bộ những công việc mà Chánh văn phòng đã giao cho...
- Các cán bộ, công chức trong văn phòng HĐND - UBND quận.
- Các bộ phận trực thuộc văn phòng gồm có:
+ Bộ phận Tổng hợp.
+ Bộ phận Công nghệ thông tin.
+ Bộ phận lái xe
+ Bộ phận “Một cửa”.
+ Bộ phận bảo vệ
+ Bộ phận văn thư - lưu trữ
+ Bộ phận hành chính - quản trị.
+ Bộ phận giúp việc
Bản phân công nhiệm vụ của lãnh đạo và nhân viên
(phụ lục 03)
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và hoạt
động của cơ quan. Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về mặt chuyên môn
nghiệp vụ của văn phòng HĐND & UBND thành phố Hà Nội.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ.
Có thể nói trong các chức năng của văn phòng thì chức năng quan trọng
hàng đầu cần phải nhắc đến đó là chức năng Tham mưu, tổng hợp. Văn phòng
HĐND - UBND quận đã chủ động tham mưu giúp HĐND - UBND quận xây
dựng chương trình và triển khai thực hiện tốt chương trình, kế hoạch công tác
hàng năm. Tham mưu xây dựng các chương trình đề án cấp ủy, xây dựng báo
cáo đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ KT - XH, phục vụ hội nghị
giao ban của Ủy viên UBND. Chuẩn bị tốt nội dung, điều kiện cơ sở vật chất
phục vụ các kỳ họp, cuộc họp. Tham mưu xây dựng lịch công tác tuần, tháng,
quý, năm của HĐND - UBND, tổng hợp thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột
xuất, văn bản đôn đốc, giao nhiệm vụ được duy trì thực hiện tốt, đảm bảo tiến độ
và chất lượng, đồng thời phối hợp với các phòng ban, chuyên môn để triển khai
các nhiệm vụ được giao của HĐND - UBND.
Cụ thể hóa các chương trình, kế hoạch của UBND quận thành các văn bản
chỉ đạo của UBND quận theo từng khối, ngành…Văn phòng HĐND - UBND đã
từng bước nâng cao chất lượng hiệu quả đảm bảo tiến độ về công tác tham mưu,
giúp việc. Cải tiến công tác nắm thông tin và xử lý giúp UBND - HĐND quận
chỉ đạo và giải quyết công việc kịp thời. Thực hiện kế hoạch của UBND về cải
tạo và đầu tư trang thiết bị cải thiện điều kiện làm việc của các phòng ban
chuyên môn. Văn phòng UBND - HĐND quận đã bám sát thực tế đảm bảo kinh
phí hoạt động phục vụ kịp thời các công việc đột xuất của quận, trong quản lý
tài sản Văn phòng đã thường xuyên theo dõi số lượng và giá trị tài sản, kiểm kê
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vào sổ theo dõi chi tiết tài sản từng phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc Văn
phòng quản lý.
Về công tác quản trị, đảm bảo hậu cần giúp việc cho cơ quan luôn được
thực hiện tốt, chu đáo. Trong năm Văn phòng UBND - HĐND quận đã tham
mưu cho lãnh đạo UBND triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND
quận, chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thực hiện có hiệu quả.
Những năm vừa qua Văn phòng UBND - HĐND quận Tây hồ đã đưa ra
phương hướng, nhiệm vụ, từng bước cải thiện tiếp tục nâng cao chất lượng hoạt
động trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp việc và đảm bảo
hậu cần cho cơ quan. Mục tiêu trong những năm tới của UBND quận cùng sự phối
hợp của tập thể cán bộ công nhân viên chức, nhân viên Văn phòng UBND - HĐND
quận đã phát huy truyền thống đoàn kết, nêu cao tinh thần trách nhiệm, khắc phục
mọi khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Văn phòng UBND - HĐND
hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho
hoạt động chung của cơ quan và công tác lãnh đạo, điều hành của các đồng chí lãnh
đạo thuộc khối cơ quan.
Như vậy, Văn phòng là bộ phận tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo cơ
quan thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ các
phòng ban chức năng khác trong cơ quan hoàn thành nhiệm vụ của mình.
* Ví dụ: Văn phòng UBND quận đã xây dựng các văn bản về quy chế
Văn hóa công sở đối với văn phòng. Văn phòng giúp tổ chức tốt các cuộc hội
nghị, hội thảo, hội họp, văn nghệ... Ngoài ra Văn phòng còn giúp Lãnh đạo tổ
chức các chuyến đi công tác thường xuyên và đột xuất. Luôn kiểm tra, đề xuất
sửa chữa những máy móc bị hóng hóc và đảm bảo cơ sở hạ tầng cũng như điều
kiện làm việc tốt nhất cho Chủ tịch UBND quận và các cán bộ trong cơ quan.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan
(Xem phụ lục 04)
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
quận Tây Hồ:
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Xây dựng chương trình công tác tuần
- Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủ
tịch UBND. Văn phòng UBND - HĐND xây dựng chương trình công tác tuần của
Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận. Trình Chủ tịch quyết định chậm nhất vào
thứ năm hàng tuần và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan được biết và thực
hiện.
- Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây dựng,
điều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận. Việc
điều chỉnh chương trình công tác do Chủ tịch UBND quận quyết định, Văn phòng
phải thông báo kịp thời để các thành viên UBND, Thủ trưởng cơ quan có liên quan
để triển khai thực hiện.
1.2.2. Xây dựng chương trình công tác tháng.
- Tổng hợp Báo cáo công tác tháng của UBND quận xong trước ngày 25 hàng
tháng, thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc đơn vị UBND quận, Chủ tịch
UBND căn cứ vào tiến độ chuẩn bị đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công
tác quý, những vấn đề còn tồn tại và phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng
tới đơn vị.
- Văn phòng tổng hợp chương trình công tác hàng tháng của UBND quận.
Chương trình công tác tháng của UBND quận cần được chia theo từng lĩnh vực do
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách giải quyết.
1.2.3. Xây dựng chương trình công tác quý.
- Tổng hợp Báo cáo công tác quý của UBND quận xong trước ngày 10 tháng
cuối quý. Các phòng ban chuyên môn đơn vị thuộc UBND quận, UBND Phường
gửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quản thực hiện chương trình công tác quý, rà
soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình công tác quý của UBND
quận.
- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý của UBND quận.
Trình Chủ tịch UBND phê duyệt và quyết định. Sau đó gửi các phòng ban chuyên
môn, thuộc các đơn vị UBND quận và UBND Phường để triển khai thực hiện.
1.2.4. Xây dựng chương trình công tác năm.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn, cơ
quan đơn vị thuộc UBND quận, UBND Phường gửi Văn phòng danh mục các đề án
cần trình UBND , Chủ tịch UBND quận ban hành hoặc trình HĐND quận ban hành
trong năm tới. Các đề án, văn bản trong chương trình công tác phải ghi rõ số thứ tự,
tên văn bản, tên đề án, nội dung, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình.
- Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo và lập dự kiến chương trình công tác năm
tới của UBND quận, sau đó gửi lại cơ quan tham gia đóng góp ý kiến.
- Sau 1 tuần làm việc, cơ quan đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi
lại cho Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND quận xem xét để trình UBND
-HĐND vào kỳ họp thường kỳ cuối năm.
- Văn phòng trình Chủ tịch UBND ký duyệt, gửi thành viên UBND quận. các
phòng ban chuyên môn thuộc đơn vị UBND quận, UBND Phường để triển khai thực
hiện.
* Đánh giá Ưu điểm, nhược điểm.
- Ưu điểm.
+ Việc xây dựng triển khai kế hoạch công tác của quận rất sát sao. Quận luôn
tạo điều kiện tối đa để cán bộ, viên chức trong quận hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao.
+ Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ của cơ quan, văn phòng đã có
trách nhiệm trong việc tham mưu cho cơ quan trong việc xây dựng cũng như việc
đôn đốc thực hiện chương trình công tác của quận.
+ Văn phòng tổng hợp và trình cho lãnh đạo quận quyết định điều chỉnh và bổ
sung vào chương trình công tác phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành của UBND
quận.
+ Văn phòng có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dung văn bản, đề án đảm
bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự trong việc soạn thảo đề án, văn bản cho cơ quan.
+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch và các thành viên trong UBND quận được
biết và thực hiện.
+ Thủ trưởng các phòng ban chuyên môn đã chủ trì soạn thảo đề án, đề án đảm
bảo đúng thể thức, thủ tục trình tự soạn thảo. Lấy ý kiến tham gia của cơ quan có liên
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan, ý kiến thẩm định của Phòng tư pháp quận và đảm bảo thời hạn trình.
- Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm thì việc thực hiện chương trình công tác thường kỳ
của UBND quận Tây Hồ cũng còn những hạn chế nhất định mà lãnh đạo cơ quan
cũng như các cá nhân cần xem xét để có những phương hướng và chính sách hợp lý
nhằm thúc đẩy cơ quan ngày càng phát triển. Các mặt hạn chế mà UBND quận còn
tồn tại cụ thể đó là:
+ Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhiều khi không phản ánh
đúng với thực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
+ Do chương trình công tác thường kỳ thực chất là một khuôn mẫu, vì thế nên
việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ chưa thực sự khoa học.
+ Khuôn mẫu về lề lối làm việc và các chuẩn mực công tác truyền thống chưa
được phát huy tác dụng theo đúng
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc Hội thảo, cuộc họp)
của UBDN quận Tây hồ.
( Xem phụ lục 05)
Hội họp là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để giải quyết các vấn đề
hoặc quyết định, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện, có mục
đích rõ ràng. Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức
và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp. Nếu không nó
sẽ gây lãng phí rất lớn. Không những vậy còn gây lãng phí về vật chất. Vì vậy,
không nên triệu tập một cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không có ý
kiến tập thể.
Khi tổ chức cuộc họp cần chú ý những vấn đề sau:
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
hành các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay thế cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế đọ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trung thống nhất, thông suốt của cán bộ quản lý các bộ phận.
- Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề,
công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp
một cách hợp lý;
- Tất cả các Lãnh đạo quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan
trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện.
* Quá trình tổ chức hội họp gồm các bước sau:
Bước 1. Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầu
giải quyết các công việc hàng ngày. Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo xây dựng và
quyết định tổ chức cuộc họp lớn trong năm, tháng... Phân công trách nhiệm tới
các đơn vị chuẩn bị về cơ sở và vấn đề liên quan khác.
Bước 2. Các đơn vị chuẩn bị nội dung hội nghị: Tổng hợp các số liệu,báo
cáo phương hướng, nhiệm vụ và yêu cầu cần giải quyết các công việc.
Bước 3. Các đơn vị gửi toàn bộ các yêu cầu của Hội nghị về Văn phòng
quận để đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 1 tuần.
Bước 4. Tiến hành tổ chức hội nghị.
Bước 5. Kết thúc hội nghị:
- Tiễn đoàn, thu dọn và quyết toán kinh phí.
- Thông báo kết quả.
- Hoàn thiện hồ sơ.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho công tác cho
lãnh đạo cơ quan
( Xem phụ lục 06)
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một trong những công việc
của Văn phòng cơ quan. Thời gian đi công tác của Lãnh đạo chiếm tỉ lệ khá lớn
trong thời gian làm việc của Lãnh đạo và sự trợ giúp của Văn phòng trong các
chuyến đi này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định đến sự thành công quá trình
đi công tác.
* Nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng trong chuyến đi công tác:
- Trước khi lãnh đạo đi công tác:
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác, thành lập đoàn đi công tác,thông
báo cho các đơn vị về thời gian lãnh đạo đi công tác.
+ Hoàn tất các văn bản trình giấy tờ lãnh đạo ký, hoàn tất các văn bản ủy quyền,
thu thập tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác.
+ Chuẩn bị kinh phí, giấy đề nghị tạm ứng, chỗ ăn, chỗ ở, phương tiện đi lại…..
- Nếu đi cùng lãnh đạo:
+ Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho lãnh đạo.
+ Nếu tham dự buổi làm việc: Ghi biên bản, chuẩn bị đầy đủ và thu thập các tài
liệu cần thiết có liên quan.
+ Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của lãnh đạo cơ quan
+ Nhanh chóng tìm phương án để giải quyết các tình huống đột xuất.
- Nếu không đi cùng lãnh đạo:
+ Xin ý kiến lãnh đạo về việc ủy quyền giải quyết công việc ở nhà.
+ Chuyển cho lãnh đạo tất cả các văn bản, giấy tờ cần thiết.
+ Ghi sổ những cuộc điện thoại quan trọng, những người cần gặp lãnh đạo và
kịp thời thông báo cho lãn đạo để xin ý kiến.
+ Sắp xếp cẩn thận các công văn, tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội, việc thực hiện
trang phục đảm bảo tính trang nghiêm, phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với
nét văn hóa truyền thống ở Việt nam. Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nề
nếp khoa học, có kỉ cương và có dân chủ. Qua tìm hiểu thì quận chưa có quyết định
ban hành riêng về quy chế văn hóa công sở tại cơ quan…. Nhưng trên thực tế việc
thực hiện nề nếp văn minh nơi công sở, kỷ luật làm việc, thái độ ứng xử với nhân
dân, UBND quận Tây hồ đã duy trì thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở. Kèm theo
đó là triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở một cách rõ nét
như:
- Về trang phục cán bộ, công viên chức của Sở đã đảm bảo tính trang trọng,
lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của một cán bộ.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đối với giao tiếp:
+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minh
lịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ, hòa
nhã, bình tĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tục
hoặc có thái độ cục cằn... không cung cấp tùy tiện các thông tin của quận, của
cán bộ viên chức cho người khác biết.
+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ
uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gây mất đoàn kết nội bộ. Luôn có thái
độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không suồng sã, nói tục trong
giao tiếp. Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nước
quy định.
- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học.
- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chức
của quận.
- Phòng làm việc có biển ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh của cán
bộ, công chức, viên chức.
- Không vi phạm các hành vi cấm trong Quy chế văn hóa công sở của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Văn hóa giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Cách sắp xếp bài trí văn phòng
ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, hợp lý. Phòng làm việc có thùng đựng rác và bỏ rác
vào đúng nơi quy định. Thực hành tốt việc tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra về.
Lau dọn bàn ghế, sắp xếp tài liệu và hồ sơ gọn gàng, thực hiện tốt công tác phòng
cháy chữa cháy.
+ Văn hóa trong hội họp: Tổ chức họp và đến họp đúng giờ, giữ thái độ tôn
trọng, từ tốn, không làm việc riêng, không nói chuyện riêng, không hút thuốc, uống
rượu bia trong cuộc họp.
Như vậy việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND
quận Tây hồ đã được thực hiện rất nghiêm túc, phù hợp với quy định về văn hóa
công sở của Nhà nước, Bộ Nội vụ và đồng thời cũng phù hợp những định hướng
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại có phẩm
chất đạo đức và lối sống tốt,... để góp phần xây dựng hình ảnh đẹp của cơ quan.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh
giá ưu điểm, nhược điểm)
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước và
ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Đây là một mắt xích quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Vì vậy công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức. Công tác văn
thư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộ
công việc liên quan đến ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho sự hoạt động và trao
đổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước.
Công tác Văn thư - Lưu trữ quận Tây hồ được tổ chức theo mô hình tập
trung nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư tiếp
nhận, đăng ký và chuyển giao. Nhìn chung trình độ cán bộ đều đã được bồi
dưỡng về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên và đáp ứng
được yêu cầu công việc.
Phòng Văn thư của quận được bố trí ngay tại tầng 1 khu nhà 5 tầng, gần
cửa chính ra vào. Việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyết
công việc. Phòng có 01 cán bộ văn thư được bố trí theo chuyên môn và sự phân
công của lãnh đạo văn phòng.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hình 1. Hình ảnh Phòng Văn thư của UBND quận Tây Hồ.
Việc tổ chức bộ phận văn thư theo mô hình tập trung khép kín có một số ưu
nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh thoải
mái, phát huy tinh thần làm việc tập thể, mang lại tinh thần làm việc tập trung
cao cho tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bản mật, khả
năng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối đa.
+ Cán bộ văn thư đều đã được bồi dưỡng đầy đủ các kiến thức chuyên
môn về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Mỗi cán bộ văn thư đề có phẩm chất tốt, hoàn thành tốt các công việc,
phục vụ kịp thời cho mọi hoạt động văn thư của Sở.
+ Được trang bị các trang thiết bị đại để phục vụ tốt cho việc chuyển lưu,
cập nhật thông tin và bảo quản tài liệu, hồ sơ, con dấu tốt.
+ Việc phát hành công văn đi, xử lý, cập nhật các văn bản đến được thực hiện
theo đúng quy trình. Văn bản sao y, nhân bản tài liệu đảm bảo phục vụ kịp thời công
tác chỉ đạo của UBND - HĐND quận
- Nhược điểm:
+ Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị trong phòng làm việc, tốn diện
tích mà hiệu quả công việc không cao, khó cho công tác quản lý.
+ Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh hưởng đến
quá trình giải quyết công việc cũng như mỹ quan phòng làm việc.
+ Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo
dõi và giải quyết văn bản………. chồng chéo, giải quyết công việc còn chậm
+ Phòng văn thư được đặt gần nơi có nhiều người qua lại nên gây ồn ào
dẫn đến mất tập trung trong công việc...
+ Việc đảm bảo thống nhất trong công tác chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ còn rất
nhiều khó khăn do mỗi đơn vị đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung công tác văn thư của UBND quận Tây hồ thực hiện tương đối
tốt. Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan thực hiện
nhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ
công tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo
Văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật
về công tác Văn thư.
Công tác Văn thư của quận cũng có nhiều đổi mới, áp dụng được công
nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm các cán bộ Văn thư được học tập
các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao tay nghề.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của quận. Lãnh đạo Văn phòng
chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy mà
công tác văn thư của quận đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao
năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo
công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan
liêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, làm tốt công tác Văn
thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá, giải quyết công
việc một cách nhanh chóng, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ
cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và
phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước
về công tác Văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư.
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác Văn thư.
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư.
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác Văn thư.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư.
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư.
* Chánh Văn phòng trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với Lãnh đạo cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hội một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực
tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo của cơ quan.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.
- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụng
theo quy định hiện hành. Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đều
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ.
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sở
sửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiện
trong việc soạn thảo ban hành văn bản.
* Nhận xét ưu, nhược điểm
- Ưu điểm
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với
quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. UBND quận
Tây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính.
+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang
tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý.
+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sống
kinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,...
+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn.
+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính.
Sinh viên: Phạm Thị Hoài
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
