Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Công ty cổ phần cơ điện daitec
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (322.82 KB, 45 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............3
I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY......................................................3
1.Lịch sử hình thành và phát triển.....................................................................................3
2.Một số nét khái quát về công ty......................................................................................4
3.Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành................................................................................4
II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty.......................................................................4
1)Chức năng.......................................................................................................................4
2)Nhiệm vụ........................................................................................................................5
III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty..............................................................5
IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.............................................................................7
1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng........................................................................................7
2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.............................................................................7
2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty.....................................................7
2.2) Quản lý trang thiết bị công ty.....................................................................................7
2.3) Thực hiện chính sách nhân sự....................................................................................8
3)Phát triển công tác của Văn phòng.................................................................................8
VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng..........................................13
1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký.....................................................13
2.Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................15
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng..................................................15
2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.................................................................15
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến........................................................................16
2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành.....................................................................................20
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ....................25
VĂN PHÒNG.....................................................................................................25
1.Quy trình tiếp khách, đãi khách....................................................................................25
1.1. Tiếp khách.................................................................................................................25
1.2.Đãi khách...................................................................................................................27
2 .Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của cơ quan...............28
3.Công tác tổ chức hội họp..............................................................................................30
4.Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.......................................................32
Đỗ Thị Lợi
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc............................................33
6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng.................................34
PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................36
1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký..................36
2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký ở công ty.............................37
KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Đỗ Thị Lợi
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khi đất nước đang trong thời kì phát triển, thời kì công nghiệp
hóa – hiện đại hóa để tiến tới hội nhập với kinh tế thế giới, thì sự cạnh tranh,
phấn đấu của các lĩnh vực,các ngành nghề để có được một chỗ đứng vững chắc
trong xã hội sẽ là những vấn đề rất nóng hổi và gay gắt hơn bao giờ hết. Vậy
trong nền kinh tế tri thức ấy, trong công cuộc hội nhập ấy, ‘’ Thư ký’’ một trong
những ngành nghề được coi là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị,
tổ chức sẽ có được một vị trị vững chắc không và có được ưa chuộng không..?.
Thực tế mà nói thì ngành ‘’Thư ký’’ là một ngành đang rất ‘’hót’’ là
người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc
phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Ngành thư ký văn phòng luôn
chiếm một vị trí khá quan trọng trọng xã hội từ trước đến nay, là một ngành
nghề giúp lãnh đạo các cơ quan trong các công việc sự vụ, như vậy Thư ký văn
phòng có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu, đặc biệt là trong thời kỳ phát
triển kinh tế như hiện nay.
Nhận thấy tầm quan trọng của ngành thư ký trong công tác văn phòng,
trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ
và phương pháp đào tao cho sinh viên của trường, góp phần đáp ứng nhu cầu
cần thiết cho xã hội với các ngành nghề như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân
lực, Văn thư –lưu trữ,và đặc biệt la ngành Thư ký văn phòng…
Để làm tốt vai trò là một người ‘’Thư ký’’ giúp lãnh đạo trong các công
việc sự vụ trong cơ quan, thì đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn vững vàng và
chuyên nghiệp,điều quan trọng hơn hết là phải có sự tự tin và khéo léo khi giải
quyết công việc giúp lãnh đạo. Vì vậy, người làm thư ký phải không ngừng học
hỏi để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Là một sinh viên năm cuối được đào tạo với chuyên ngành thư k, thuộc
khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự hướng dẫn, giảng dạy của nhà trường và các
giảng viên trong khoa. Được sự đồng ý tiếp nhận thực tập và sự giúp đỡ của lãnh
đạo Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec. Em đã được cử đến thực tập tại văn
phòng của Công ty từ ngày 16/03/2015 đến hết ngày 05/5/2015. Trong thời gian
Đỗ Thị Lợi
1
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực tập, công ty cũng đã tạo điều kiện giúp đỡ em làm quen với những công
việc trong văn phòng, với những kiến thức được học em đã áp dụng để xử lý
công việc được giao và kèm theo đó là sự quan sát học hỏi cách làm việc của
mọi người trong cơ quan, em đã rút ra cho mình được những kinh nghiệm và bài
học quý báu .Những bài học thực tiễn về những công việc của người thư ký và
bài báo cáo này là kêt quả mà em đã học hỏi và đúc kết trong quá trình thực tập
tại công ty.
Nội dung của bài báo cáo gồm những nội dung sau:
- Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
- Phần II: Nội dung báo cáo
- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
- Phần IV: Phụ lục
Bài báo cáo còn nhiều sơ suất, kính mong được sự góp ý của thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Đỗ Thị Lợi
Đỗ Thị Lợi
2
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec là một trong những nhà thầu cơ điện
(M&E), được thành lập từ năm 2012, là nơi hội tụ kinh nghiệm và uy tín. Mặc
dù mới được thành lập và đi vào hoạt động, nhưng trong những năm qua công ty
hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực Cung cấp và lắp đặt hệ thống cơ điện. Với
sự phấn đấu, cải tiến, nỗ lực không ngừng nghỉ đã đưa Công ty cổ phần cơ điên
Daitec trở thành nhà thầu cơ điện đáng tin cậy. Bên cạnh đó, là sự gắn bó của
các thành viên dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực thiết kế, tổ chức thi công,
giám sát thi công,…đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo và có
chuyên môn cao, luôn đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu. Công ty đã và đang
trở thành đối tác của các nhà đầu tư lớn của Nhật Bản trong nước như: INAX
VN, STANLEY VN, VIETNAM ARAI, ASAHI INTECC…, luôn đem đến cho
khách hàng những sản phẩm có chất lượng, giải pháp tối ưu và dịch vụ hoàn hảo
là tiêu chí hoạt động của công ty.
- Các hoạt động chính của Công ty hiện nay:
+) Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp.
+) Cung cấp và lắp đặt hệ thống điện- khí- nước, điều hòa không khí, +)
+) Phòng cháy chữa cháy và xử lý nước thải.
+)Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng và công nghiệp.
+)Tư vấn đầu tư xây dựng điện các công trình đường dây và trạm biến áp
có quy mô cấp điện áp đến 35kV.
+) Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp.
+) Dịch vụ tư vấn đầu tư các doanh nghiệp FDI
+) Và một số lĩnh vực khác.
- Phương châm làm việc: “ Luôn cải tiến – đổi mới ”
Bằng sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn thể đội ngũ cán bộ, và
công nhân viên, luôn cập nhật, tích lũy kinh nghiệm, kiến thức công nghệ một
cách năng động chuyên nghiệp. Bằng việc liên tục đầu tư và đổi mới trang thiết
Đỗ Thị Lợi
3
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bị tiên tiến cộng với kế hoạch tài chính chặt chẽ, hợp lý với quản lý hiện đại
nhằm đắp ứng mọi nhu cầu mà khách hàng cần từ công ty.
Định hướng phát triển công ty
Với phương châm “ luôn cải tiến – đổi mới” , đó là động lực, là cơ sở để
công ty đặt ra mục tiêu phát triển trong tương lai đó là: nâng tầm cơ sở vật chất
và mở rộng các chi nhánh trong nước, thiết lập hệ thống quản lý và đội ngũ cán
bộ, công nhân viên nhiệt tình năng động, có chuyên môn và phong cách llafm
việc chuyên nghiệp, đưa công ty ngày một phát triển, tạo dựng uy tín, thương
hiệu đối với khách hàng, các đối tác trong nước và nước ngoài.
2. Một số nét khái quát về công ty
+) Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec
+) Tên giao dịch: DAITEC M&E, JSC
+) Trụ sở chính: số 52 Phố Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống
Đa, Hà Nội.
+) Website:
3. Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành
- Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec được tổ chức hoạt động và điều hành
theo mô hình công ty Cổ phần tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện
hành. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty như sau:
* Sơ đồ tổ chức bộ máy (Xem phụ lục I)
II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty
1) Chức năng
Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec (M&E) đã và đang hoạt động trên nhiều
lĩnh vực, mỗi lĩnh vực có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng cùng hướng tới
một mục tiêu chung là xây dựng công ty để trở thành công ty có thương hiệu
mạnh trong nước và phát triển ra nước ngoài, với đa dạng lĩnh vưc xây dựng,
thiết kế, thi công,…. Tạo dựng sự khác biệt và phát triển vững mạnh.
Công ty có lực lượng chuyên gia, cán bộ kỹ thuật có trình độ cao, có năng
lực và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Đội ngũ
Đỗ Thị Lợi
4
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cán bộ, nhân viên của công ty được đào tạo chính quy, có trình độ chuyên môn
cao, điều đặc biệt là họ luôn luôn có sự nhiệt tình trong công việc tư vấn khách
hàng, luôn đảm bảo được sự hài lòng của khách hàng khi hợp tác với công ty.
Ngoài ra công ty còn có đầy đủ trang thiết bị phục vụ tư vấn thiết kế, thi công,
giám sát thi công và các dịch vụ lâu dài, hứa hẹn có những bước tiến xa và tiềm
năng phát triển lớn.
2) Nhiệm vụ
Phát triển bền vững trên cơ sở mang lại lợi ích cho khách hàng, doanh
nghiệp và xã hội
Trở thành cầu nối quan trọng giúp khách hàng và mở rộng phạm vi và
lĩnh vực hoạt động
Phấn đấu trở thành nhà thầu cơ điện lớn mạnh với đa dạng các lĩnh vực
khác nhau, nhưng trọng tâm là tăng cường đẩy mạnh hoạt động xây dựng – cung
cấp – thiết kế và thi công
III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec đã xây dựng được một mô hình quản lý
và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong các
hoạt động thiết kế,và giám sát thi công, có uy tín lớn trên thị trường. Với bộ máy
quản lý gọn nhẹ , các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra
mọi hoạt động của toàn công ty.
Ban lãnh đạo công ty bao gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị Bùi Văn Nghĩa
và Giám đốc điều hành Nguyễn Quyết Thắng. Ban lãnh đạo công ty là người
trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của công ty. Các phòng ban chức năng chịu sự
quản lý của ban lãnh đạo gồm:
- Văn phòng Hội đồng Quản trị: là bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo
thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, tổ chức phối hợp giữa các phòng
trong công ty trong việc thực hiên các quyết định của ban lãnh đạo công ty.
Tham mưu cho ban lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương,
thực hiện các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công
văn, giấy tờ đi, đến, các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
Đỗ Thị Lợi
5
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Hành chính: đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về việc
xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc
của công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, . Giúp ban lãnh đạo trong
công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty.Theo dõi, giám sát việc chấp
hành nội quy lao động, nội quy quy chế của công ty và thực hiện công tác kỷ
luật. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch công tác và báo cáo thống
kê theo quy định và yêu cầu quản trị của công ty.
- Phòng Kinh tế - kế hoạch: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo về
công tác kế hoạch, giúp công ty ký kết,giải quyết và quản lý các hợp đồng của
công ty.
- Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận
chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, định mức kỹ thuật. Xây
dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu Quản lý
công tác kỹ thuật của các hoạt động trong công ty thuộc chức năng của mình,
theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc, lập các báo cáo và dự toán tham gia
đầu tư kế hoạch lớn.
- Phòng tài chính kế toán: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo về công
tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng. Tổ chức công tác
hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cao quản trị
theo yêu cầu của công ty.Thanh toán, quyết toán các công trình đối với đối tác
bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ
công nhân viên trong công ty.
- Trung tâm Tư vấn và Thiết kế: Đây là bộ phận có nhiệm vụ tư vấn và
thiết kế các công trình liên quan đến ngành, lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Phòng quản lý thiết bị: quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, phương
tiện sản xuất, phương tiện đi lại của công ty. Lập kế hoạch sửa chữa bồi dưỡng
định kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị. quản lý về công tác khoa học
công nghệ
Đỗ Thị Lợi
6
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( xem phụ lục II)
2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty
- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với
công ty.
- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển giao các cuộc điện thoại đúng
bộ phận được gọi.
- Tiếp nhận các loại văn bản, tài liệu từ bên ngoài gửi cho công ty, xử lý
văn bản và chuyển giao văn bản đến đúng bộ phận cần nhận văn bản.
- Lập hệ thống quản lý công văn, tài liệu nội bộ công ty.
- Tổ chức việc chuyển giao công văn giấy tờ đảm bảo đúng thời gian yêu
cầu.
- Quản lý dấu công ty,thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về
quản lý dấu
- Tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ở các phòng ban,
trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty
- Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Ban điều hành, và lãnh đạo
công ty
2.2) Quản lý trang thiết bị công ty
- Quản lý kho hàng, vật tư công ty
- Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản của toàn bộ công ty, định kỳ
cùng các phòng ban kiểm kê tài sản
- Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản, trang thiết bị
- Bảo vệ an toàn trang thiết bị của công ty và nhân viên công ty, xử lý kịp
thời các hiện tượng tiêu cực xảy ra
- Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, phản ứng kịp thời khi
có sự cố xảy ra
Đỗ Thị Lợi
7
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3) Thực hiện chính sách nhân sự
- Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế của công ty
- Giữ gìn vệ sinh an toàn trong công ty
- Thực hiện các chế độ đời sống (kì nghỉ, lễ tết…)
- Thảo nội quy, quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết, thảo các mẫ
bảng biểu phục vụ cho công tác quản lý của công ty
- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự. Trên cơ sở phân tích, đánh giá hiệu
quả công việc của người lao động để phát triển nguồn nhân sự sao cho hợp lý
- Xây dựng các kế hoạch sát hạch nhân sự, đào tạo, tuyên dụng, sắp xếp
- Kết hợp phòng Tài chính kế toán xây dựng bảng lương và theo dõi thực
hiện
- Trên cơ sở theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty để đề
xuất khen thưởng, kỷ luật với nhân viên.
3)Phát triển công tác của Văn phòng
Phòng Tổng hợp là phòng có chứ năng giúp Ban quản lý và điều hành
thực hiện hoạt động chung của công ty. Tham mưu, tư vấn giúp việc cho bộ
phận đảm nhận chức năng như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác
chính trị, tiền lương……..
Nhiệm vụ chính của Văn phòng:
- Quản lý hoạt động hành chính của văn phòng công ty.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của công ty, điều phối xe theo
sự yêu cầu của Ban lãnh đạo và từng phòng ban.
- Phân tích hiệu quả lao động của nhân viên trong công ty để sắp xếp nhân
sự cho hợp lý
- Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động.
- Đảm bảo sự an toàn trong công ty.
Với các chức năng như vậy, Văn phòng trợ giúp cho ban điều hành nắm
được tình hình về nhân sự, tình hình thực hiện các quy định chung của công ty,
để từ đó có những chính sách phù hợp để quản lý tốt người lao động và phát huy
Đỗ Thị Lợi
8
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiềm năng của công ty.
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
I.Thông tin chung
Chức vụ: Trưởng phòng
Bộ phận: Hành chính
Báo cáo: Ban lãnh đạo
II.Mục đích công việc:
Quản lý toàn bộ hoạt động và nhân sự của công ty
III.Trách nhiệm cụ thể:
- Chịu trách niệm tổ chức xây dựng quy trình và chính sach tuyển dụng,
đào tạo, phát triển nguồn nhân lực kịp thời theo nhu cầu phát triển của công ty.
- Hoạch định nguồn nhân lực, xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế
nhân sự, lập ngân sách nhân sự nhăm phục vụ tốt cho hoạt động và chiến lược
của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Xây dựng môi trường hoạt động và văn hóa doanh nghiệp.
- Tổ chức, thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của ban lãnh đạo, soạn thảo các quy trình liên quan đến quản trị
hành chính.
- Cập nhật, phổ biến, cung cấp các văn bản pháp luật cần thiết trong từng
thời kỳ phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Kiểm soát việc thực hiên các thủ tục hành chính pháp lý theo nhu cầu
hoạt động của công ty và yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
- Kiểm soát việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện vè an ninh, trật
tự an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty- các bộ phận và tổ cức thực hiện. Xây
Đỗ Thị Lợi
9
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám sát việc
chấp hành các nội quy đó.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ
chức hoạt động của công ty.
- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo để xử lý các vân đề thuộc lĩnh vực
Tổ chức – Hành chính – Nhân sự.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo về xây dựng các phương án lương bổng,
khen thưởng các chế đọ phúc lợi cho người lao động.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa
ban lãnh đạo và người lao động trong công ty.Hỗ trợ các bộ phận liên quan về
công tác hành chính.
IV.Quyền hạn
1. Phạm vi bộ phận:
- Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng Hành chính.
- Sắp xếp kế hoạch làm việc và phân công công việc cho nhân viên trong
phòng
- Được quyền quyết định tuyển dụng nhân viên cho phòng Hành chính khi
yêu cầu tuyển dụng được duyệt.
- Được quyền ký hợp đồng lao động hay không ký hợp đồng lao động đối
với nhân viên trong Văn phòng trong thời gian thử việc.
- Duyệt ngày phép của nhân viên tử 3 ngày trở xuống và làm them dưới
24 giờ.
2. Phạm vi công ty:
- Được quyền duyệt những đề xuất, đề nghị của các bộ phận phù hợp với
quy định, và chính sách của công ty.
- Được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến công việc được
giao.
- Tham gia vào hội đồng kỉ luật và khen thưởng của công ty.
Đỗ Thị Lợi
10
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH
I. Thông tin chung
Chức vụ: Phó phòng
Bộ phận: Hành chính
Báo cáo : Ban lãnh đạo
II.Trách nhiệm cụ thể
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng , nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Lãnh đạo.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Lãnh đạo để xử lý những vấn đề thuộc lĩnh
vực hành chính.
- Tham mưu cho ban Lãnh đạo về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan về công tác hành chính.
III.Quyền hạn
- Quản lý nhân viên trong phòng
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ cuẩ nhân viên trong phòng.
- Thùa ủy nhiệm của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng truyền
đạt những chủ trương, chỉ thị của ban Lãnh đạo, nhà nước để csn bộ, nhân viên
am hiểu và thực hiện.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của công ty
hoặc của người lao động.
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH
I. Thông tin chung
Vị trí:
Bộ phận: Hành chính
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính
Đỗ Thị Lợi
11
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Mục đích công việc
- Thực hiện hoạt động hành chính của công ty.
III.
Nhiệm vụ cụ thể
- Thực hiện các công việc hành chính do Trưởng phòng hoặc phó phòng
giao.
- Lập kế hoạch công tác hàng tuần, chuyển trường phòng duyệt vào thứ
bảy hàng tuần.
- Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận có liên quan.
- Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện
hoạt động hành chính văn phòng.
- Lập biên bản các tòa nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần trình
trưởng phòng phương án sửa chửa.
- Quản lý các laoij hợp đồng, lập file để lưu hợp đồng theo thứ tự trong
danh mục.
- Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm
tra số lượng bản đăng ký kinh doanh còn để lập kế hoạch công chứng tiếp.
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch của tiếp tân.
- Photo giấy tờ theo yêu cầu của ban Giám đốc, lãnh đạo văn phòng.
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý điện thoại, thư tín, fax…
- Thực hiện các công việc khác do Ban Giám đốc , Trưởng phòng phân
công.
IV.
TIÊU CHUẨN
1. Trình độ học vấn chuyên môn
- Có băng trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thư
lưu trữ, thư ký văn phòng.
- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
- Tiếng Anh trình độ A trở lên.
- Có kiến thức về công tác hành chính.
2. Kỹ năng
Đỗ Thị Lợi
12
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel.
- Chữ viết đẹp, rõ ràng.
3. Phẩm chất cá nhân
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn
- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng
1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký
- Thư ký là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên
môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Có vai trò
quan trọng trong việc giải phóng Lãnh đạo cơ quan khỏi những công việc sự vụ,
là mắt xích nối liền mối quan hệ giữa người lãnh đạo với cán bộ, nhân viên
trong cơ quan và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnh
đạo.Trên cơ sở chức năng của văn phòng người Thư ký văn phòng có 2 nhóm
chức năng cơ bản sau:
+) Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra
việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của thủ trưởng…
+) Nhóm chức năng thuộc về công tác hành chính bao gồm: Tổ chức
tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị những chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ
chức nhân sự.
Trong hoạt động văn phòng thực tiễn thì việc tiếp khách luôn đóng một
vai trò quan trọng, là người đầu tiên tiên của Công ty tiếp xúc với khach, ấn
tượng của khách đối với cơ quan tốt hay xấu đều phần lớn dựa vào cách giao
tiếp, ứng xử của người Thư ký , chính vì vậy đòi hỏi ở người Thư ký phải có sự
nhạy bén, thành thạo và thấu hiểu trong giao tiếp.
Khi đón khách, người thư ký phải chào hỏi một cách lịch sự với thái độ
vui vẻ, niềm nở. Bất cứ người khách nào cũng có thể là nhân vật quan trọng đối
Đỗ Thị Lợi
13
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với công ty, vì vậy dù cho người thư ký có đang bận điện thoại hoặc làm một số
việc gì khác không thể dừng lại được mà khách đến người thư ký vẫn phải chào
hỏi để khách biết là thư ký sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc. Ví dụ: “ Xin lỗi,
ông ( bà) vui lòng ngồi ghế đợi tôi trong chốc lát.”
Nếu khách lần đầu tiên đến công ty, người thư ký phải giới thiệu tên mình
trước và khéo léo hỏi tên khách. Ví dụ “ Thưa ông ( bà), xin ông ( bà) cho biết
tên và mục đích của công việc để tôi báo cáo với ban Lãnh đạo”.. Hoặc, đối với
khách đến gặp Giám đốc mà không hẹn trước, nếu Giám đố không có mặt hay vì
một lý do nào đó mà không tiếp khách được, người thư ký phải thanh minh một
cách lịch sự, ghi vào sổ công tác là khách đến từ đâu, cần bàn việc gì để trình lại
với Giám đốc. Ví dụ: “ Tôi rất lấy làm tiếc là ông (bà) không cho biết trước về
thời gian nên Giám đốc của chúng tôi vừa đi công tác sáng nay khoảng 14 giờ
chiều mai ông ấy sẽ trở về, xin ông (bà) quay lại lúc 15 giờ chiều mai hay ông (
bà) có điều gì muốn nhắn tới Giám đốc tôi sẽ thua lại ngay khi ông ấy trở về
công ty”.
Khi tiếp khách thì không thể thiếu hoạt động đãi khách, hoạt động đãi
khách là thể hiện sự ân cần, chu đáo đến đối tác được thể hiện qua một số hình
thức như:
+) Giải khát: đây sẽ là hình thức chiêu đãi ngay trong cuộc tiếp khách
bằng trà, coffee, hay là nước ngọt tùy vào sở thích và mong muốn của đối tác.
+) Tiệc thường được chiêu đãi theo mô hình tiệc đứng hoặc tiệc ngồi
Đãi khách góp phần tạo thêm những ấn tượng tốt với đối tác, tạo được
những mối quan hệ cho cơ quan.
- Công tác tổ chức phòng làm việc khoa học
Nhìn chung, công tác tổ chức phòng làm việc tại cơ quan đã được thực
hiện theo nguyên tắc tổ chức phòng làm việc khoa học mà em đã được học tại
trường, đó là nguyên tắc: thuận tiện – kinh tế - thẩm mỹ - độ chiếu sáng và tiền
đề tiếp khách.
Mọi phương tiện, công cụ phục vụ cho hoạt động văn phòng được sắp
xếp gọn gang, dễ thấy, dễ tìm và dễ sử dụng.
Đỗ Thị Lợi
14
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các trang thiết bị cho mỗi phòng làm việc đều phù hợp với yêu cầu về
tài chính của công ty, sự phát triển của tiến bộ khoa học, khả năng của người sử
dụng, phù hợp với công việc, đắp ứng được nhu cầu phục vụ cho hoạt động của
công ty.
Mọi đồ dùng, trang thiết bị đều được sắp xếp khoa học, hợp lý. Màu sắc
và kiểu dáng trông đẹp mắt và hài hòa phù hợp với ngành nghế của công ty.
Trong các cuộc hội họp hay các chuyến đi công tác của lãnh đạo Công ty
thì người Thư ký có trách nhiệm tìm hiểu thông tin nội dung liên quan đến cuộc
hội họp hay chuyến công tác sau đó tiến hành lập kế hoạch, vạch ra những yêu
cầu cần và đủ, đối với các cuộc hội họp thì cần lực chọn địa điểm, sắp xếp hoặc
trang trí cho phù hợp, đối với các chuyến đi công tác thì phải liên hệ với cơ quan
tiếp nhận chuyến đi, thông báo cho lãnh đạo về các thông tin liên quan đến
chuyến đi. Phối hớp với các phòng ban chức năng có liên quan để thực hiện
công việc đạt hiệu quả cao.
2.Khảo sát về công tác văn thư
- Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công
việc, là một bộ phận không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt
quản lý của các cơ quan một phần phụ thuộc vào công tác văn thư.
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
Công ty đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong phòng đúng
về chuyên môn nghiệp vụ, tại các phòng ban của Công ty đã bố trí cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
theo quy định, được định biên phù hợp với nhu cầu công tác của Công ty.
2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Văn bản đi: trong năm 2013 Công Ty Cổ phần Cơ Điện Daitec ban hành
khoảng 410 văn bản, đến năm 2014 ban hành 500 các văn bản Thông báo, Báo
cáo, Quyết định, Công văn, Công văn mời, giấy mời…..cho các đơn vị, cá nhân,
các cấp, cơ sở.
Và nhận 540 văn bản năm 2013 và 600 văn bản năm 2014, chủ yếu là các
văn bản Hành chính như: Thông tư của Bộ Công Thương, Quyết định của Thủ
Đỗ Thị Lợi
15
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tướng Chính Phủ,Quyết định của Cục Điều tiết Điện lực….và các loại văn bản
thông thường khác đến tư các đơn vị, các ngành, các cấp, các cơ sở
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến
a) Văn bản đi
Là những văn bản do Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec ban hành nhăm
phục vụ và quản lý mọi hoạt động của công ty, bao gồm: các văn bản áp dụng
quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường. Được thực hiên theo
đúng chuyên môn, thẩm quyền mà nhà nước quy định.
- Kiểm tra thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành một văn bản do các
chuyên viên hoặc các đơn vị soạn thảo thì bộ phận văn thư kiểm tra lại về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót sẽ kip thời báo cáo
người có trach nhiệm xem xét và giải quyết.
- Ghi số văn bản và ngày tháng văn bản
Sau khi đã đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày và có chữ ký chính
thức của lãnh đạo sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan.
Đối với văn bản “ mật” được đánh số và đăng ký riêng.
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật(nếu có)
Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giữ con dấu và đóng dấu lên các văn bản
mà do cơ quan soạn thảo và ban hành, trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác
nhau, bao gồm: dấu dấu tròn cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, đấu
công văn đến, dấu chỉ mức độ khẩn, mật.…
- Đăng ký văn bản đi
Vì số lượng văn bản do cơ quan ban hành không nhiều nên tất cả các
loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp.
Tại Công ty thương được sủ dụng 2 loại sổ quản lý văn bản đi, một sổ
dành cho các loại hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng, các văn bản hành
chính khác được đăng ký ở sổ còn lại. Văn bản mật đi được đăng ký và đánh số
theo hệ thông số riêng.
Đỗ Thị Lợi
16
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sơ dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính. Dù đăng ký bằng cách nào thì cán bộ văn
thư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin theo quy định .
Mẫu đăng ký văn bản đi:
Số/ký
Ngày
Tên
hiệu
tháng
văn
văn
bản
(1)
bản
(2)
Nơi
Đơn
Số
Ghi
trích yếu nội ký
nhận
vị,người
lượn
chú
dung văn bản
văn bản
nhận
g bản
(5)
bản lưu
(6)
(7)
(3)
loại
và Người
(4)
(8)
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Tùy vào kích thước và số lượng văn bản để lựa chọn phong bì.
Gấp và cho văn bản vào bì, ghi tên và địa chỉ cơ quan, tên cá nhân,đơn
vị và địa chỉ nơi nhận văn bản. Đóng dấu khẩn, mật và các dấu khác lên bì ( nếu
có).
Chuyển phát văn bản đi: văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành sau đó được chuyển cho giao liên chuyển trục tiếp cho các đơn vị nhận văn
bản. tất cả các văn bản chuyển giao đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao
văn đi, khi văn bản được chuyển tới người nhận văn bản phải ký vào sổ.
Trong trường hợp nơi nhận ỏ xa cơ quan, việc chuyển phát văn bản đi
được thực hiện bằng đường Bưu điện, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân
viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ( nếu có).
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax sau đó gửi bản chính.
- Lưu và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Mỗi văn bản đi đều được lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp
xếp thứ tự đăng ký.
Cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp
Đỗ Thị Lợi
17
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét và giải
quyết.
b) Văn bản đến
- Tổ chức quản lý văn bản đến:
Tất cả các văn bản từ cơ quan khác gửi đến, những tài liệu quan trọng
mang về từ hội nghị, hoặc từ các chuyến đi công tác đều được gọi là văn bản
đến. Nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến thường rất đa dạng, phức tạp.
Sauk hi nhận các văn bản thi cán bộ văn thư cần kiểm tra phân loại sơ bộ, sau đó
đóng dấu đến, ghi số đên, ngày đến, làm sổ đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến,
ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý theo một số trường hợp: Loại văn bản
thường; Loại văn bản chỉ mức độ khẩn; Loại văn bản chỉ mức độ mật. Các loại
văn bản khi gửi tới Công ty mà không đúng thể thức hành chính thì Công ty sẽ
gửi trả lại nơi ban hành để thực hiện đúng theo đúng quy định nhà nước hiện
hành.
Văn bản được chuyển đến Công ty ngày nào thì sẽ được chuyển ngay
đến bộ phận có liên quan hoặc chậm nhất là ngày hôm sau để kịp thời giải quyết.
Vì số lượng các phòng ban trong Công ty không nhiều cho nên tất cả các văn
bản đều được chuyển đến các phòng ban theo đúng chức năng cụ thể. Văn bản
chuyển đến Công ty có nhiều loại, ngoài những văn bản hành chính thông
thường thì những công văn, giấy tờ có đóng dấu khác với dấu bình thường như:
hỏa tốc, thượng khẩn thì sẽ được gửi ngay đi và phân phối ngay lúc nhận được.
Những công văn có đóng dấu “mật”, “tối mật” thì cán bộ văn thư chỉ được phép
bóc bì ngoài hoặc vào sổ theo ký hiệu và nội dung bên ngoài bì. Chuyển văn bản
đến cho đúng người nhận theo địa chỉ ghi ngoài bì, không được bóc xem hoặc
chuyển cho đối tượng khác không phải là người nhận. Các văn bản chuyển đi
phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Theo dõi việc giải
quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng trong mỗi cơ quan, đặc biệt
trong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý. Đối với mỗi cơ quan thì việc
ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa rất quan trọng, vì vậy mỗi văn bản
đi hoặc đến, ngào việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, chính xác đến các đối
Đỗ Thị Lợi
18
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tượng có liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ sẽ mang
lại hiệu quả thực sự trong công tác quản lý của mỗi coq quan.
Trong Công ty có một số mẫu sổ quản lý các văn bản đến:
- Sổ đăng ký văn bản đến
- Sổ chuyển giao văn bản đến
- Sổ đăng ký giấy mời
Được thực hiện và quản lý theo đúng mẫu mà em đã dược học tai trường
và nó đáp ứng nhu cầu thực tế
Mẫu sổ dăng ký văn bản đến trong công ty.
Ngày/thán
Số
Nơi
Số/kí
Ngày/
Nơi
g đến
đến
gửi
hiệu
tháng
nhận/
văn bản
người
dung
(5)
nhận
(6)
(7)
(1)
(2)
(3)
(4)
Tên loại và
Ký
trích yếu nội nhận
(8)
Mẫu dấu đến tại cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến mà e được
biết khi học tại trường về nội dung:
Dấu được học tại trường:
Tên cơ quan
Số:………..
ĐẾN
Ngày:…/…/….
Chuyển: ……
Dấu thực tế tại Công ty:
Công văn đến
Đỗ Thị Lợi
19
Lớp Thư ký văn phòng k7
Ghi
chú
(9)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Số:…………
Ngày:..../…/…….
2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vầ đề, một sự
việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Hồ sơ
được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, là sản phẩm của toàn bộ
quá trình giải quyết công việc.không phải chờ khi công việc kết thúc xong mới
lập hồ sơ hoặc đợi đến khi chỉnh lí mới lập hồ sơ. Đồng thời chỉ các cơ quan, cá
nhân có thẩm quyền mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép
làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập,
được tíên hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện
hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi
nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. Lập hồ sơ chỉnh lí do cán bộ lưu trữ lập trong quá
trình chỉnh lí những tài liệu rời lẻ.
Lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học,
quản lí chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất
ý kiến, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học.
Nội dung lập hồ sơ gồm có:
*Mở hồ sơ.
Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ
như: ký hiệu hồ sơ,tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ…
a, Người mở: Chị Đỗ Thị Chung cán bộ phụ trách văn thư.
b, Cách mở:
- Lấy một tờ bìa do văn thư cơ quan phát
Căn cứ Danh mụ hồ sơ, điền các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ:
Đỗ Thị Lợi
20
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+) Tên cơ quan, đơn vị;
+) Số, ký hiệu hồ sơ;
+) Tiêu đề hồ sơ
+) Thời hạn bảo quản;
Đối vớ những công việc mới chưa có danh mục hồ sơ thì ghi tên gọi của
công việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ.
* Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ.
Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quuyeets
công việc để đua vào hồ sơ.
Tài liệu đưa vào hồ sơ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp có giá
trị như bản chính.
Tài liệu về việc nào phải đư vào đúng hồ sơ của việc đó, không đua nhầm
vào hồ sơ khác.
*Kết thúc hồ sơ
a, Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hố sơ
có trách nhiệm;
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ
Xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản thỏa nếu đã có bản
chính , bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không phải lưu giữ.
b,Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Để cố định trật tự văn bản, tài liệu, đảm bảo mối liên hệ giữa các văn
bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề,sự việc một cách rõ ràng.
Tùy theo từng hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù hợp như: sắp xếp theo trình tự
giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản.
Sắp xếp theo thứ tự thời gian: là những văn bản, tài liệu nào có ngày,
tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước, văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm
sau thì sắp xếp sau. Áp dụng để sắp xếp hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề, vụ
việc là một đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc.
Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp
Đỗ Thị Lợi
21
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản, văn bản có số nhỏ xếp lên trên, văn bản có số lớn xếp xuống dưới số
nhỏ. Áp dụng đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: nếu mỗi loại văn bản có số
lượng ít thì phải ghép nhiều loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một
hồ sơ. Trong hồ sơ các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng
thể loại văn bản, trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp xếp theo thứ tự ngày tháng
ban hành chúng.
Sắp xếp theo quá trình giải quyết cong việc: đi tư phát sinh, phát triển
đến kết thúc giải quyết vấn đề. Những văn bản đề xuất, đạt vấn đề xếp trước,
đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản tài liệu kết
thúc vấn đề. Áp dụng với đa số hồ sơ công việc như hồ sơ thah tra, hồ sơ hội
nghị, hội thảo.
- Viết mục lục văn bản
Là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ “ mục
lục văn bản” nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được
sắp xếp, đánh số.
Mẫu mục lục văn bản:
ST
Số, kí hiệu
Ngày,
Tác giả
Trích yếu nội dung
Tờ
Gh
T
văn bản
tháng văn
văn bản
văn bản
số
i
bản
ch
ú
01
52/2014/TT-
16/12/2014
BCT
Bộ Công
Quy chuẩn kỹ thuật
Thương
Quốc gia về an toàn
đường ống dẫn hơi và
nước nóng nhà máy
02
572014/TTBCT
19/12/2014
Bộ Công
điện
Thông tư quy định
Thương
phương pháp trình tự
xây dựng và ban hành
khung giá điện
Đỗ Thị Lợi
22
Lớp Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
03
122/QĐĐTĐL
Đỗ Thị Lợi
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
27/12/2014
Cục Điều
V/v ban hành Quy trình
tiết Điện
lập kế hoạch vận hành
lực
năm, tháng và tuần tới
23
Lớp Thư ký văn phòng k7
