Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Thư viện tại TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lời cảm ơn
Kính thưa các thầy cơ trong Khoa Văn hóa - Thơng tin và Xã hội Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
Em tên là Hoàng Thị Thỏa - sinh viên lớp Cao đẳng KHTV12A, hiện
đang đi thực tập tại Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu
trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - một thư viện với số vốn tài liệu
khá phong phú về chuyên ngành. Tại đây em được tham gia vào tất cả các khâu
nghiệp vụ của thư viện và cơ bản đã tích lũy những kinh nghiệm nhỏ nhoi để sau
này có thể trực tiếp góp một phần nhỏ bé của mình vào sự nghiệp thư viện của
nước nhà.
Trước tiên, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cơ trong
khoa Văn hóa - Thông tin - Xã hội, đã dạy bảo em trong suốt thời gian qua, cùng
với việc tổ chức cho chúng em đi thực tập tám tuần tại Thư viện Trung tâm
Khoa học và Công nghệ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để giúp chúng
em một lần nữa có dịp cọ sát, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và hiểu sâu sắc hơn
môn ngành mà chúng em đang theo học.
Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cơ Hồng Thu Hà - Trưởng
phịng Thơng tin - Tư liệu người luôn luôn hướng dẫn, quan tâm, giúp đỡ cho
em trong tất cả các khâu nghiệp vụ của thư viện và chỉ bảo cho em những kinh
nghiệm quý báu mà cô đúc kết được trong suốt mấy chục năm công tác tại thư
viện.
Và cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình bố mẹ
đã ln động viên, ủng hộ, quan tâm tới em trong thời gian qua cùng bạn bè đã
giúp đỡ em trong quá trình học tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
Xác nhận của cơ quan thực tập

Sinh viên thực tập

Hoàng Thị Thỏa

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
1 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
Lời cảm ơn...........................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
Lời mở đầu...........................................................................................................4
Phần I..............................................................................................................................................5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC.....................................................................................................................................5
1.Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ ...................................................................5
1.1 Nhiệm vụ..................................................................................................................................5
1.2Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................................5
2. Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ....................................................5
2.1 Chức năng, nhiệm vụ................................................................................................................5
2.1.1 Chức năng..............................................................................................................................5
2.1.2 Nhiệm vụ...............................................................................................................................6
2.2 Cơ sở vật chất...........................................................................................................................6
2.3 Vốn tài liệu................................................................................................................................7

2.3.1 Sách.......................................................................................................................................7
2.3.2 Báo, tạp chí, cơng báo............................................................................................................8
2.3.3 Cơ sở dữ liệu trên máy tính và phần mềm quản lý tài liệu tại Thư viện.................................9
2.4 Bạn đọc và nhu cầu tin ...........................................................................................................12
2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện..........................................................................................14
2.6 Nội quy thư viện.....................................................................................................................15
2.7 Đội ngũ cán bộ .......................................................................................................................16
Phần II...........................................................................................................................................18
NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC....................................................................................................................18
1. Các công việc cụ thể..................................................................................................................18
2.Kết quả đạt được.......................................................................................................................22

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
2 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ ......................................................................................................22
2.2 Về tinh thần, thái độ làm việc.................................................................................................23
Phần 3...........................................................................................................................................24
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ..............................................................................................................24
1. Đánh giá chung.........................................................................................................................24
2. Nhận xét...................................................................................................................................24
3. Kiến nghị đề xuất......................................................................................................................26

Phụ lục..........................................................................................................................................28

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
3 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lời mở đầu
Trong suốt tám tuần đi thực tập (từ ngày 02/3/2015 - 24/4/2015) tại Thư
viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước em đã có dịp trao đổi, học hỏi những thơng tin bổ ích về chun mơn
nghiệp vụ của ngành thư viện.
Nếu như trong thời gian đi kiến tập em đã có những cái nhìn đầu tiên và
mới mẻ về ngành, thì khoảng thời gian đi thực tập đã giúp em có thể học hỏi
thêm nhiều từ thực tiễn và những kinh nghiệm mới, những trải nghiệm mới để
hoàn thiện phần nào chuyên ngành mà em đang theo học.
Thư viện thuộc Trung tâm Khoa học và Công nghệ là một thư viện
chuyên ngành bảo quản các tư liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu về ngành
Văn thư Lưu trữ và các ngành có liên quan.
Ngồi lời mở đầu và lời cảm ơn, bài báo cáo thực tập của em gồm ba phần
cơ bản như sau:
Phần 1: Khái quát chung về Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư
Lưu trữ và Thư viện của Trung tâm.
Phần 2: Nội dung thực tập tại thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Cục Văn thư và Lưu trữ.

Phần 3: Nhận xét, kiến nghị.
Bài báo cáo là kết quả đi thực tập trong tám tuần tại Thư viện trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng em
rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cơ để bài bài cáo được
hoàn chỉnh hơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
4 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1. Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ
• Tên gọi: Trung tâm Khoa học và Cơng nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
• Năm thành lập: 1988
• Địa chỉ: Tầng 4 - 12 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội
• SĐT: 04.66636670
1.1 Nhiệm vụ
• Quản lý hoạt động khoa học và cơng nghệ về văn thư, lưu trữ
• Nghiên cứu khoa học và cơng nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
• Thực hiện các dịch vụ tư vấn và chuyển giao khoa học và cơng nghệ về

văn thư, lưu trữ
• Tổ chức thực hiện công tác thông tin khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ
1.2 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư lưu trữ có cơ cấu tổ chức như
sau:
-

Ban giám đốc: có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc
Phịng quản lý Khoa học và Cơng nghệ
Phịng nghiên cứu Khoa học và Cơng nghệ
Phịng ứng dụng và chuyển giao Cơng nghệ
Phịng Thơng tin tư liệu
Phịng Hành chính tổ chức

2. Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ
2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ vào Quyết định số 106 QĐ-TTKHCN của Trung tâm Khoa học và
Công nghệ Văn thư, Lưu trữ ban hành ngày 3 tháng 8 năm 2010 về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Thơng tin - Tư liệu, Thư viện
có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
2.1.1 Chức năng
Thu thập, quản lý, tổ chức sử dụng, phổ biến thông tin tư liệu về văn thư,
lưu trữ và các lãnh vực liên quan.
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
5 CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2 Nhiệm vụ
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin, tư liệu về văn thư, lưu trữ và các
lãnh vực có liên quan.
- Thu thập, lưu chiểu các xuất bản phẩm, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ, các
kết quả nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ
quan có liên quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý, thống kê, bảo quản thông tin, tư liệu.
- Xử lý, xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống tra cứu, thực hiện phục vụ sử
dụng thông tin tư liệu.
- Thực hiện các hình thức phổ biến, xuất bản thơng tin về văn hóa, lưu
trữ theo kế hoạch được phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Trung tâm giao.
2.2 Cơ sở vật chất
Thời gian qua cùng với sự trưởng thành của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước cơ sở vật chất của thư viện đã có nhiều thay đổi.
Năm 1988 khi Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ được thành lập,
thư viện được bố trí thành 02 phịng (40m2) dùng làm kho chứa tài liệu và
phòng đọc. Trang thiết bị của thư viện chỉ gồm một số vật dụng thiết yếu như
giá đựng sách (bằng gỗ), tủ mục lục, bàn đọc. Mọi khâu nghiệp vụ của thư viện
từ đăng ký, tra tìm, bảo quản vệ sinh kho tàng, đều thực hiện thủ cơng trong điều
kiện khó khăn chung của đất nước.
Khi trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ đã ổn định về cơ cấu và tổ
chức. Thư viện được trang bị thêm một số máy móc phục vụ công tác chuyên
môn như: máy hút bụi, máy chữ… Đặc biệt, năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước
đã duyệt cho Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ được thực hiện “dự án
nâng cấp thư viện”. Nhờ dự án này, cơ sở vật chất của thư viện đã được khang

trang và hiện đại hơn rất nhiều.
Hệ thống giá đựng tài liệu bằng gỗ bị mọt, được thay bằng hệ thống giá
sắt chuyên dụng cho thư viện. Tủ mục lục gồm 30 ơ phích, thế chỗ cho tủ cũ đã
hư hỏng. Các máy tính, máy in, máy hút ẩm, tủ báo, tủ trưng bày tài liệu cùng
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
6 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

toàn bộ hệ thống bàn làm việc của thủ thư, bàn đọc của độc giả được trang bị
đồng bộ phù hợp với yêu cầu sử dụng của ngành Thư viện. Cơ sở vật chất này
đã trở thành hình mẫu cho một số cơ quan đến tham khảo.

Hệ thống giá đựng tài liệu trong kho kín của thư viện

Ngồi ra, hệ thống chiếu sáng cũng được thư viện đặc biệt quan tâm: hiện
tại thư viện có 6 bóng chiếu sáng, đảm bảo ánh sáng phù hợp cho bạn đọc đến
đọc tài liệu.
2.3 Vốn tài liệu
Ở những ngày đầu khi thư viện ngày nay chỉ là một bộ phận nằm trong
Phòng Chế độ nghiệp vụ thuộc Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng, vốn tài liệu được cán
bộ nghiệp vụ thư viện thu thập, đóng góp từ số sách cá nhân của mình. Nhiều
cuốn sách do cán bộ nghiệp vụ sưu tầm được sau khi học tập và nghiên cứu ở
nước ngoài về. Những bài giảng được biên tập cấp tốc, những tài liệu được dịch
thơ, những đúc kết kinh nghiệm cịn đang ở dạng bản thảo…mang bút tích chữ

ký hoặc lời đề tặng của chủ nhân những cuốn sách đó vẫn được lưu trữ trong
kho đến ngày nay minh chứng cho một thuở sơ khai đầy khó khăn của thư viện.
2.3.1 Sách
Cùng với thời gian, vốn tài liệu của thư viện cũng được bồi đắp thêm tuy
chưa thật viên mãn nhưng những gì có được ngày nay cũng khiến bạn đọc trong
và ngồi Cục khá hài lịng. Theo số liệu thống kê năm 2014, hiện tại thư viện có
8500 cuốn sách trong đó sách Tiếng Việt chiếm khoảng 5500 cuốn gồm các thể
loại phong phú đa dạng như: sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo, tài
liệu tra cứu thuộc các lĩnh vực: triết học, tâm lý học, chủ nghĩa vơ thần - tơn
Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
7 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáo, chủ nghĩa Mác - Lênin, các khoa học xã hội Chính trị, ngơn ngữ học, lý
luận văn học. Đáng chú ý là khối tài liệu chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Quản
trị văn phịng gồm:
- Các giáo trình về công tác Văn thư - Lưu trữ từ ngắn hạn, trung cấp đến
đại học được tập hợp đầy đủ qua các thời kỳ từ khi thành lập Cục Lưu trữ Phủ
Thủ tướng đến nay gồm: các tập bài giảng, giáo trình ngắn hạn, giáo trình dành
cho các học sinh các trường Trung học Văn thư Lưu trữ, giáo trình Đại học…
- Sách chuyên khảo về Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng như: quản
trị hồ sơ, cẩm nang văn khố, kỹ thuật soạn thảo văn bản, sổ tay cơng tác văn
phịng, tin học hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ, nghiệp vụ Hành chính Văn
phịng…

- Các kỷ yếu hội nghị hội thảo khoa học được tổ chức theo từng chuyên
đề như: Hội nghị về xác định giá trị tài liệu (1994); Hội nghị về kho lưu trữ cố
định(1997); Hội nghị về thu thập và tổ chức sử dụng tài liệu; Hội nghị về tài liệu
điện tử (2004); Hội nghị về công tác Văn thư trong cải cách nền Hành chính
Nhà nước (2005)…
- Báo cáo kết quả cơng trình nghiên cứu khoa học về Văn thư - Lưu trữ
được thực hiện từ năm 1988 đến nay.
- Luận văn thạc sĩ, tiến sĩ về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ của cán bộ
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Ngoài sách được xuất bản bằng tiếng Việt tại thư viện Trung tâm nghiên
cứu khoa học còn tập hợp một số lượng lớn sách chuyên ngành Văn thư - Lưu
trữ được xuất bản bằng các thứ tiếng Nga (683 đầu sách); tiếng Anh (428 đầu
sách); tiếng Pháp (183 đầu sách); tiếng Đức, Trung Quốc, Bungari, Tây Ban
Nha, Thái Lan (564 đầu sách). Đây là nguồn sách quý được biếu tặng đặt mua
trao đổi do cán bộ trong Cục lựa chọn đem về sau các chuyến cơng tác nước
ngồi.
- Ngồi ra thư viện cịn rất nhiều các sách tra cứu như từ điển, bách khoa
thư, niên giám…
2.3.2 Báo, tạp chí, cơng báo
Mỗi năm thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học cũng lựa chọn khoảng
30 đầu báo, tạp chí do Cơng ty Bưu chính và Phát hành Báo chí Hà Nội cung
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
8 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cấp nhằm đưa tới bạn đọc những thông tin bổ trợ cho công tác chuyên môn. Các
ấn phẩm xuất bản thường xuyên và định kỳ như: báo Nhân dân, báo Hà Nội
mới, báo Lao động, báo Văn hóa, tạp chí Cộng sản, Lịch sử Đảng, Quản lý Nhà
nước, Tổ chức Nhà nước, Ngôn ngữ và Đời sống, Xưa và Nay, Tạp chí Nghiên
cứu lịch sử, Sự kiện và Nhân chứng… đã được các bạn đọc trong và ngoài Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước tìm đọc đáng chú ý hơn là 2 loại ấn phẩm:
- Công báo do Văn phịng Chính phủ ban hành hiện thư viện có một bộ
sưu tập công báo từ năm 1945đến năm 2006. Số cơng báo này được đóng tập và
bảo quản tốt.
- Tạp chí chun ngành: Cơng tác Lưu trữ hồ sơ, Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước xuất bản) được lưu trữ khá đầy đủ từ năm 1966 đến nay. Tạp chí được
đóng bìa cứng và bảo quản chu đáo, những số lưu trữ được phát hành quá lâu,
do sử dụng nhiều bị rách nát đều được cán bộ thư viện tu bổ thường xuyên nhằm
phục vụ độc giả kịp thời khi có nhu cầu.
Các tạp chí xuất bản bằng tiếng nước ngồi cũng là một nguồn khai thác
thông tin quan trọng của cán bộ Văn thư Lưu trữ ở khối tư liệu này có:
- Tạp chí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Nga: “Советские архивы” và
“Отечественные архивы” (từ 1966 - 2006) mỗi năm một tập có từ 5 đến 6 số
loại này được đặt mua hàng năm và khá đầy đủ.
- Tạp chí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Đức “ Archive mitteilungen” có đủ
bộ từ 1960 - 1988, các năm sau từ 1990 - 2001 bổ sung khơng đầy đủ cho từng
năm.
- Mộtsố tạpchí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Anh: “International
Preservation News”do tổ chức IFLA - PAC xuất bản, “Flash What New” do
ICA xuất bản, “L’E’cluse” do BIEF xuất bản…cũng được bổ sung vào kho tư
liệu của thư viện.
Ngoài ra, trong thư viện của Trung tâm còn các loại tài liệu khác như luận
văn, luận án, các bài nghiên cứu, phục vụ đắc lực cho việc tra tìm và nghiên cứu

khoa học, làm cơ sở cho các cơng trình nghiên cứu về mơn ngành.
2.3.3 Cơ sở dữ liệu trên máy tính và phần mềm quản lý tài liệu tại
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
9 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thư viện
a. Cơ sở dữ liệu trên máy tính
Hiện thư viện đã có cơ sở dữ liệu tồn văn cơ sởdữ liệu sách chiếm phần
lớn. Rất nhiều sách đã được số hóa để đưa ra phục vụ bạn đọc trong và ngoài
Cục các sách được thư viện chọn số hóa phải là sách có giá trị cao về mặt nghiên
cứu khoa học. Và phần lớn là sách về các ngành như: Văn thư - Lưu trữ, lịch sử
học, các tài liệu khác…
Thư viện rất chú trọng tới công tác lựa chọn tài liệu để số hóa. Bởi lẽ,
hình thức sử dụng tài liệu hiện đại ngày càng được phổ biến, đa dạng và được
bạn đọc ưa chuộng bởi thông tin nhanh, tiện lợi trong việc sử dụng.
Cơ sở dữ liệu của Thư viện hiện nay đã lên đến hàng ngàn bản, bao gồm:
- CSDL sách
-CSDL toàn văn hội nghị, hội thảo về văn thư - lưu trữ từ 1994 - 2014
- CSDL tồn văn tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam và nước ngoài.
- CSDL toàn văn chuyên đề về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ qua tư liệu
được bảo quản tại thư viện từ khi thành lập đến nay.
b. Phần mềm quản lý tài liệu tại Thư viện
Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã có ảnh hưởng khơng

nhỏ đến ngành thư viện, bởi thế mà hiện tại có rất nhiều phần mềm giúp cho
việc quản lý tài liệu của thư viện được nhanh chóng chính xác và hiện đại hơn.
Thư viên Trung tâm Khoa học và Công nghệ cũng vậy, hiện nay thư viện
đang sử dụng phần mềm do thư viện phối hợp cùng với phòng Tin học của trung
tâm viết, phần mềm này dễ sử dụng, thay thế và xóa biểu ghi khi nhập bị lỗi.
Việc tìm kiếm, quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và khoa học hơn.

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
10 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giao diện phần mềm quản lý tài liệu trong thư viện

Biểu ghi nhập tài liệu

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
11 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.4 Bạn đọc và nhu cầu tin
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, việc nâng cao trình độ chuyên mơn, trình
độ văn hóa là rất cần thiết. Tuy vậy, số lượng bạn đọc đến với thư viện thì càng
giảm mạnh. Theo số liệu thống kê mới năm 2012 tại thư viện Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ về tổng số lượt bạn đọc trên năm là:
Giai đoạn
2005 – 2008
2008 – 2010
2010 – 2012

Tổng số lượt bạn đọc
1300 – 1500
1000 – 1200
800 – 900

Qua bảng thống kê trên ta thấy rằng: Số lượt bạn đọc đến với thư viện
giảm qua các năm, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
- Do sự phát triển mạnh mẽ của internet dẫn đến tình trạng bùng nổ
thơng tin.
- Do đây là thư viện chuyên ngành, nên số lượng bạn đọc thường là
những người trong ngành.
Đối tượng dùng tin thường xuyên của Thư viện bao gồm:
- Các cán bộ lãnh đạo Cục và chuyên viên các phòng, ban chuyên môn
nghiệp vụ trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Đội ngũ cán bộ những người làm công tác nghiên cứu khoa học bao
gồm: các cán bộ công chức, các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, cán bộ văn thư lưu trữ chuyên ngành, giảng viên và sinh viên ngành Văn
thư Lưu trữ thuộc các trường đại học, cao đẳng như: Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, trường Đại học Nội Vụ, Học viện Hành chính Quốc gia và

các học viên cao học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phịng.
-Cán bộ cơng nhân viên chức có nhu cầu đọc sách báo để giải trí và nắm
bắt tình hình thời sự, kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa…của đất nước.
Trước đây, số độc giả đến với thư viện để đọc báo và giải trí khá nhiều
(chiếm hơn 50% lượt độc giả đến thư viện). Song gần đây, do các phương tiện
thông tin truyền thông đa dạng, phong phú hơn, do mạng internet được sử dụng
rộng rãi nên việc đọc tin tức qua báo chí đã giảm. Nhóm độc giả đến thư viện để
khai thác thông tin phục vụ Quản lý và nghiên cứu chiếm ưu thế (khoảng 70%
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
12 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lượt độc giả).
Như vậy, tại thư viện thường có hai nhóm bạn đọc chính là: cán bộ lãnh
đạo, cơng chức - viên chức các phịng ban chun mơn nghiệp vụ thuộc Cục và
đội ngũ những người làm công tác nghiên cứu khoa học.
Nhóm 1: Các cán bộ lao động các chuyên viên sử dụng các sản phẩm
thông tin tư liệu để phục vụ công tác quản lý. Đây là những người điều hành
cơng việc và bộ máy hành chính, thực hiện chức năng Quản lý nhà nước về công
tác văn thư lưu trữ, nhiệm vụ của học gồm:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về lưu trữ.
- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia.

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Đối tượng này cần cung cấp thông tin về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế,
pháp luật, thống kê, hạch tốn, phân tích kinh tế… Cụ thể, khi đến thư viện
nhóm người dùng tin này thường cần đọc và tra tìm những khối tư liệu như:
Cơng báo, Hiến pháp và các bộ luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam, các tập văn bản quy phạm pháp luật nhà nước về lĩnh vực mà bản thân họ
đảm nhiệm: Giáo dục - Đào tạo, Tổ chức - Cán bộ, tài chính kế tốn, lao động
tiền lương, văn thư lưu trữ… Các quy trình quy phạm về xây dựng cơ bản, quản
lý tài chính, quản lý ngành; các giáo trình chuẩn và mới nhất về cơng tác Văn
thư Lưu trữ, các từ điển thuật ngữ, các kỷ yếu hội nghị khoa học, hội nghị tổng
kết công tác, các tài liệu giới thiệu về thực tiễn ngành Văn thư - Lưu trữ trên thế
giới…; các sách chuyên khảo về công tác Văn thư - Lưu trữ.
Những thơng tin mà nhóm đối tượng này cần dùng phải chính xác, linh
hoạt, có hàm lượng thông tin và khoa học cao, đảm bảo tính nhất quán, khách
quan. Bởi mỗi quyết định của họ phải được tổng hợp từ thực tiễn và thông qua
các số liệu chứng minh, mạch lạc, rõ ràng. Đặc trưng của nhóm đối tượng này là
Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
13 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sử dụng những loại tài liệu mang tính chất chỉ đạo.
Nhóm 2: Những người làm cơng tác nghiên cứu khoa học: Đến khai thác
thông tin tư liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa học đa dạng hơn về thành
phần, địa điểm công tác… Nguồn tin tra cứu bao gồm:
- Các cán bộ làm nghiên cứu khoa học: Đây là những người được đào tạo
về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ hoặc một số ngành kế cận, có quan tâm đến
các vấn đề thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ và thường đứng ra làm chủ nhiệm,
thành viên, một đề tài cấp ngành hoặc cấp bộ nhằm:
+ Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn thuộc lĩnh vực khoa học kỹ
thuật về Văn thư - Lưu trữ và các ngành có liên quan.
+ Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu khoa học và tiến bộ kỹ
thuật trong và ngoài ngành kể cả quốc tế vào các mặt hoạt động của ngành trong
phạm vi cả nước.
Thực tế, trong những năm qua thư viện đã phục vụ đông đảo bạn đọc là
những người làm công tác trong các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, các cán bộ làm công tác văn thư trong các bộ ngành, các giảng viên,
sinh viên các trường đại học cao đẳng… trực tiếp làm công tác nghiên cứu khoa
học.
2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện
Dịch vụ thông tin của thư viện chủ yếu là các dịch vụ mang tính truyền
thống, thư viện có một số dịch vụ như:
+ Tổ chức kho mở: đây là phương thức phục vụ thuận tiện nhanh chóng
tuy nhiên do diện tích có hạn nên thư viện tổ chức xếp kho mở đối với sách
ngoại văn.
+ Dịch vụ “hỏi đáp” thông tin: việc hỏi đáp trao đổi thông tin được diễn ra
thường xuyên trong thư viện, bạn đọc đến với thư viện thường hỏi về những tên
tài liệu xung quanh đề tài mà họ quan tâm.
+ Dịch vụ photo tài liệu.
+ Dịch vụ mượn tài liệu về nhà.
+ Giới thiệu sách: Mỗi khi có tài liệu mới nhập về hoặc nhân dịp kỷ niệm

những ngày trọng đại của dân tộc, thư viện sẽ chọn ra một số tài liệu có giá trị,
Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
14 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

để giới thiệu và trưng bày.
2.6 Nội quy thư viện
Cũng như những thư viện khác thư viện trung tâm nghiên cứu Khoa học
và Cơng nghệ cũng có nội quy riêng:
Điều 1. Thư viện Trung tâm Khoa
học và Công nghệ văn thư, lưu trữ phục vụ
nhu cầu tham khảo tư liệu vì mục đích cơng
tác, học tập, nghiên cứu khoa học nghiệp vụ
của cán bộ, công chức, viên chức thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 2. Độc giả khơng thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có nhu cầu sử
dụng tư liệu tại thư viện cần có giấy giới
thiệu của cơ quan chủ quản kèm theo chứng
minh thư nhân dân và chỉ được tham khảo
tại chỗ. Trường hợp đặc biệt cần mượn phải
đặt lệ phí ký cược sau khi đã được Giám
đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn
thư, lưu trữ phê duyệt.

Điều 3. Để mượn tài liệu, độc giả
cần làm thủ tục mượn. Mỗi người không
quá 3 cuốn tài liệu; thời gian không quá 10
ngày. Hết, nếu muốn mượn tiếp, độc giả
phải mang tài liệu đến xin gia hạn và chỉ
được mượn tài liệu mới khi đã trả tài liệu
cũ.
Điều 4. Độc giả có trách nhiệm giữ gìn trật tự vệ sinh chung và khơng hút thuốc trong
thư viện; không mang tài liệu ra khỏi phòng đọc khi chưa được sự cho phép của cán bộ thư
viện; không trao đổi, cắt xén, đánh dấu làm rách nát, hư hỏng tài liệu. Không viết nháp và ghi
chép vào các trang sách, báo, tạp chí, các tài liệu khác.
Điều 5. Khi sử dụng công cụ tra cứu, độc giả phải thao tác theo sự hướng dẫn của cán
bộ thư viện.
Điều 6. Độc giả phải nghiêm chỉnh chấp hành những quy định trên đây. Mọi vi phạm
tùy theo mức độ sẽ chịu xử lý theo các hình thức kỷ luật: nhắc nhở, cảnh cáo, đình chỉ quyền

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
15 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sử dụng thư viện, bồi thường thiệt hại, …
Điều 7. Hoan nghênh bạn đọc thực hiện tốt nội quy của thư viện. Các ý kiến đóng góp
xin gửi về: “hịm thư góp ý” tại khu vực phục vụ.
Điều 8. Lịch làm việc của thư viện: tất cả các ngày trong tuần, trừ ngày nghỉ trong

tuần
Sáng: từ 8h - 11h30
Chiều: từ 13h30 - 16h

2.7 Đội ngũ cán bộ
Hiện phịng Thơng tin - Tư liệu gồm có 05 cán bộ trong đó có 01 cán bộ
làm cơng tác thư viên, 04 cán bộ còn lại làm nhiệm vụ biên dịch tư liệu của
tiếng Anh, Đức, Nga và Trung Quốc.

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
16 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hoàng Thu Hà

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội



Trưởng phòng
Thư viện viên
Nguyễn Thị Hương



Biên dịch viên tiếng Đức

Nguyễn Thị Thu Hương



Biên dịch viên tiếng Nga
Vũ Thị Thu Hiền



Biên dịch viên tiếng Trung
Kiều Thị Ngọc
Biên dịch viên tiếng Anh

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa



Lớp:
17 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II

NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1. Các công việc cụ thể
Trong tám tuần thực tập, em đã được thực hiện những công việc sau:

- Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, tình hình bổ sung và sắp xếp vốn tư
liệu, công tác xử lý nghiệp vụ, phục vụ độc giả và các loại hình sản phẩm, dịch
vụ thơng tin tại Thư viện thực tập.

- Tìm hiểu về các bảng/khung phân loại hiện được sử dụng tại Thư
viện.
- Tìm hiểu về trang thiết bị và viện ứng dụng thiết bị KHKT vào công
tác chuyên môn.
- Thực hiện việc xử lý tài liệu sách theo các bước:
+ Phân loại sách mới bổ sung theo chiều cao của sách: VV và VL
+ Đóng dấu Thư viện vào trang tên sách và trang 17
+ Vào sổ đăng ký cá biệt, dán nhãn, mơ tả phích
+ Xếp sách mới bổ sung lên giá.
- Mơ tả phích và phân loại tài liệu theo Bảng phân loại 19 lớp
- Thực hiện mơ tả trích các bài đăng trên tạp chí Văn thư và Lưu trữ
Việt Nam
- Tìm hiều và làm thư mục về thông báo sách mới.
- Trưng bày tài liệu về đợt kỷ niệm ngày 30/4/1975 trong thư viện theo
các bước:
+ Tìm kiếm tài liệu về chủ đề trưng bày được bảo quản trong kho
+ Lựa chọn những tài liệu tiêu biểu
+ Trưng bày các tài liệu đã lựa chọn theo: Trật tự thời gian và logic: từ
khái quát đến cụ thể
- Tập sử dụng phần mềm thư viện điện tử: Nhập thông tin mô tả tài liệu
theo biểu ghi sau và thực hiện tra tìm tài liệu theo hướng dẫn của cán bộ Thư
viện
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
18 CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện củng cố kho sách: Thay và dán lại nhãn sách bị mờ do tác hại
của ánh sáng từ cửa sổ chiếu vào kho sách
Do đặc thù của thư viện ngành, đối tượng bạn đọc là cán bộ lãnh đạo, các
cán bộ nghiệp vụ và nhà giáo tới tìm tài liệu phục vụ cơng tác quản lý, nghiên
cứu giảng dạy thường công tác tại cùng cơ quan, khi đến thư viện ít khi tự tra
cứu và làm đầy đủ các thủ tục mượn tài liệu, cán bộ Thư viện thường làm thay
việc này. Nếu không quen việc sẽ rất khó khăn trong cơng tác phục vụ bạn đọc,
do đó sinh viên thực tập khơng được giao thực hiện các hoạt động phục vụ bạn
đọc, mượn - trả tài liệu.
a. Đăng ký tài liệu
Tại thư viện em được cô Hà hướng dẫn rất tỉ mỉ về việc xử lý nghiệp vụ
đối với tàTại thư viện em được cô dạy cho cách đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký
cá biệt: sổ này đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện, mỗi
quyển sách đều được tính là một đơn vị tài liệu độc lập việc đăng ký vào sổ đăng
ký cá biệt phải được tiến hành thường xuyên và liên tục nhằm giúp cho cán bộ
thư viện có thể quản lý được vốn tài liệu có trong kho, thống kê được số lượng
sách để kiểm kê vào dịp cuối năm và lên được danh mục sách thiếu để từ đó kế
hoạch bổ sung cho phù hợp và đầy đủ hơn. Sổ đăng ký cá biệt được ghi vào số
thứ tư bắt đầu từ số 01, sổ này được ghi liên tục từ năm này qua năm khác, từ
cuốn này đến cuốn tiếp theo. Đồng thời, đăng ký cá biệt mỗi tài liệu được ghi
trên một dòng và được ghi bằng những ngôn ngữ xuất bản của nước đó.
Bởi đây là thư viện của ngành Văn thư Lưu trữ nên các tài liệu có trong
kho thư viện hầu hết là các tài liệu liên quan đến ngành Lưu trữ học phục vụ đắc
lực cho việc nghiên cứu. Do đặc điểm của các loại tài liệu khác nhau nên trong

thư viện cứ mỗi loại hình đó là một quyển sổ đăng kí riêng và có kí hiệu kho
riêng. Ví dụ như: từ điển, sách, sách ngoại văn, các luận văn, luận án, tài liệu
tham khảo, tài liệu về kỷ yếu hội thảo…
b. Đóng dấu Thư viện.
Đóng dấu Thư viện là cơng đoạn quan trọng trong thư viện, vì nó chứng
minh tài liệu là tài sản của thư viện. Việc thực hiện đóng dấu thư viện phải được
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
19 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện cẩn thận, đóng dấu phải ngay ngắn và vng góc với tài liệu. Con dấu
được đóng vào trang tên sách và và trang thứ 17 của cuốn sách.
Đóng dấu thư viện là khâu bắt buộc và quan trọng trong tất cả các khâu
nghiệp vụ của thư viện. Đây là một trong những công đoạn không bao giờ bỏ sót
trong thư viện và chỉ được thực hiện 1 lần cho một cuốn sách.
Thư viện Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư và Lưu trữ cũng vậy,
việc đóng dấu thư viện được cán bộ thư viện rất chú ý và quan tâm.
c. Mô tả tài liệu
Một trong những khâu không thế thiếu trong việc xử lý tài liệu trong thư
viện đó là mơ tả tài liệu.
Mơ tả tài liệu là công đoạn khá chi tiết trong các khâu nghiệp vụ trong thư
viện, nó cho bạn đọc biết được các thông tin chi tiết về tài liệu 1 cách khái quát
nhất, từ tác giả, nhan đề, các thông tin về xuất bản, đặc trưng vật lý… của tài
liệu, nhằm mục đích chính là giúp bạn đọc tra tìm đúng tài liệu mà họ cần.

Sau khi mô tả tài liệu xong thì em được cơ kiểm tra lại rồi đánh máy và in
ra, song sau đó em phải cắt phiếu mô tả và sắp xếp chúng theo thứ tự vần chữ
cái a,b,c…z.
Trong thư viện phiếu mô tả tài liệu được chia ra làm 2 loại:
- Phiếu mô tả sắp xếp theo các chủ đề trong thư viện như:
+ Tư liệu tham khảo: Tổng loại, Triết học, Tâm lý học, Logic học, Chủ
nghĩa Mác - Lênin, Khoa học xã hội, Chính trị, Pháp luật, Ngôn ngữ, Khoa học
tự nhiên, Nghệ thuật, Văn học, Lịch sử.
+ Tư liệu nghiệp vụ: Lưu trữ học, Hướng dẫn nghiệp vụ Microfirml số
hóa, Hợp tác quốc tế, Thuật ngữ thông tin phục vụ lịch sử ngành, Tổ chức - cán
bộ, Thu thập bổ sung phân loại, Xác định giá trị, Thống kê tài liệu, Chỉnh lý tài
liệu, Công cụ tra cứu, Bảo quản tài liệu, Công bố sử dụng tài liệu thanh tra kiểm
tra, Công tác Văn thư, Hành chính - thư ký văn phịng.
-Ngồi ra, thư viện cịn sử dụng phiếu mơ tả sắp xếp theo vần chữ cái
bằng tất các chủ đề gộp lại, tên tài liệu từ năm 1994 đến nay, và các sách thuộc
tiếng nước ngoài như: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc… đảm
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
20 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bảo cho bạn đọc tra tìm tài liệu dễ dàng và thuận tiện hơn.
d. Phân loại tài liệu
Trong bất kỳ một thư viện nào thì khâu phân loại tài liệu luôn luôn được
coi trọng, bởi lẽ phân loại tài liệu giúp cho bạn đọc xác định nội dung của tài

liệu
Phân loại là phân chia sắp xếp tài liệu theo mơn ngành mà tài liệu đó đề
cập đến, việc phân loại là 1 khâu quan trọng để giúp cho cán bộ thư viện xác
định việc tổ chức kho.
Ở thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ việc tổ
chức và sắp xếp kho được sắp xếp theo 2 hình thức song song đó là kho kín và
kho mở:
- Kho kín được xếp theo sổ đăng ký cá biệt và xếp theo hình thức của tài
liệu, ví dụ như: VV, VL…
- Kho mở được xếp theo chủ đề của tài liệu hoặc theo ngơn ngữ của nó.
Ở thư viện Trung tâm Khoa học và Cơng nghệ thì các cán bộ thư viện xếp tài
liệu ngoại văn theo kho mở nhằm giúp bạn đọc tìm và tra cứu tài liệu một cách
dễ dàng theo nội dung và ngôn ngữ mà tài liệu đó đề cập đến.
e. Dãn nhãn và xếp giá.
Dãn nhãn và xếp giá là 2 công đoạn cuối cùng trong các khâu nghiệp vụ
của thư viện, việc dán nhãn giúp cho việc tìm kiếm tài liệu của bạn đọc cũng
như cán bộ thư viện thuận tiện và nhanh chóng chính xác hơn
f. Nhập tin vào cơ sở dữ liệu của thư viện
Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng được thư viện đặc biệt quan tâm,
bởi đây cũng là xu thế mà tất cả các thư viện đang chú ý đến và xây dựng, thư
viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ cũng vậy.
Do kinh phí dành cho bổ sung tài liệu của thư viện còn rất hạn hẹp, chỉ
khoảng vài triệu trên năm nên tiền mua bản quyền phần mềm là khơng có. Tuy
vậy, khơng thể phủ nhận những ưu điểm mà thư viện hiện đại mang lại vì lẽ đó
mà Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ quyết định
phối hợp cùng phòng Tin học trong trung tâm viết ra 1 phần mềm dành riêng
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
21 CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho thư viện, để quản lý tài liệu trong thư viện.
Phần mềm này đã hỗ trợ đắc lực cho cán bộ thư viện, giúp tiết kiệm thời
gian, công sức, việc tra cứu và kiểm tra tài liệu trở nên dễ dàng hơn, khả năng
cập nhật, sửa chữa và thay thế trở nên nhanh chóng…
Tại thư viện em được cơ Hà hướng dẫn nhập tin vào cơ sở dữ liệu trong
thư viện. Điều đặc biệt là thư viện của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn
thư Lưu trữ sử dụng phần mềm do thư viện tự viết. Việc nhập tin cũng khá là
linh hoạt, dễ sửa chữa thay thế biểu ghi, và rất dễ sử dụng để tra tìm.
Biểu ghi khi nhập tài liệu của thư viện

2. Kết quả đạt được
Trong q trình thực tập, do cịn lạ lẫm với môi trường làm việc nên em
không tránh khỏi những sai sót nhưng được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các
cán bộ tại Thư viện, em đã nhận thức được những mặt hạn chế cần phải thay đổi
ở bản thân để thích nghi với mơi trường làm việc và hồn thành những cơng việc
được giao. Cụ thể là:
2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ
Kỳ thực tập tốt nghiệp là dịp để chúng em vận dụng những kiến thức đã
học trên giảng đường trong suốt ba năm qua vào thực tiễn cơng việc, củng cố
Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
22 CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiến thức chuyên ngành, trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng làm việc. Em đã
có cơ hội quan sát và thực hành trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp;
đồng thời tiếp thu, học hỏi từ các thế hệ cán bộ thư viện đi trước những kinh
nghiệm nghề nghiệp quý báu.
2.2 Về tinh thần, thái độ làm việc
Thực tập tại nơi đây, em được rèn luyện về tinh thần, thái độ làm việc đối
với công việc: nghiêm túc, cẩn thận, nhiệt tình, linh hoạt. Đặc biệt, chúng em
học hỏi được rất nhiều về cách ứng xử, giao tiếp trong công việc; cách làm việc
cởi mở, thân thiện giữa các đơn vị, phòng ban với nhau; cách thức tạo nên bầu
khơng khí vui vẻ, thoải mái nhưng nghiêm túc, hiệu quả nơi làm việc; nắm bắt
được kỹ năng làm việc nhóm, làm việc tập thể có sự phân cơng nhiệm vụ, trách
nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng,
đoàn kết trong cơng việc.

Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
23 CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần 3

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
1. Đánh giá chung
Nhìn chung, thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và Cơng nghệ Văn
thư Lưu trữ có nhiều nỗ lực trong q trình xây dựng và phát triển nguồn lực
thơng tin từ khi thành lập cho đến ngày hôm nay.
Thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối phong phú với
kho tài liệu hạt nhân là những tài liệu về ngành Văn thư Lưu trữ.
Tích cực triển khai các dịch vụ thông tin truyền thống và bước đầu tổ
chức các dịch vụ thông tin hiện đại, khai thác tối đa nguồn lực thơng tin hiện có,
đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin.
Cán bộ thư viện có trình độ chun mơn cao, năng động, nhiệt tình, tâm
huyết với nghề.
Vốn tài liệu của thư viện không nhiều, kinh phí bổ sung thì cịn hạn hẹp.
2. Nhận xét
a.Ưu điểm
Thư viện được hình thành trong bối cảnh khó khăn của cả đất nước nói
chung và của Cục Lưu trữ phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà
nước) nói riêng. Tuy cơ sở vật chất cịn quá thiếu thốn, nhưng trong suốt thời
gian qua, Thư viện luôn luôn xác định phương hướng hoạt động và nỗ lực hồn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, đảm bảo công tác phục vụ thông tin tư liệu trong lãnh vực văn thư - lưu trữ cho đối tượng người dùng tin trong và
ngồi Cục. Thư viện ln chủ động tích cực triển khai các hoạt động về thu
thập, bổ sung, củng cố, phát triển và phổ biến thông tin - tư liệu. Có được những
thành quả đó là bởi tinh thần cố gắng, nỗ lực, ý chí, quyết tâm cao của các thế hệ
cán bộ tại Thư viện. Tiếp nối truyền thống đó, đội ngũ cán bộ hiện nay ln nỗ
lực phấn đấu để khẳng định vị trí của Thư viện dù cho đôi khi Thư viện chưa
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

Lớp:
24 CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhận được sự quan tâm đúng mức cần thiết từ phía lãnh đạo. Các cán bộ hiện tại
cơng tác tại Thư viện có trình độ chun mơn nghiệp vụ, khơng thiếu sự nhiệt
tình và tâm huyết với nghề chính là nền tảng quan trọng làm nên Thư viện với
bộ mặt như hiện nay.
Là một trong bốn thành tố làm nên Thư viện (cán bộ thư viện, vốn tài liệu,
cơ sở vật chất, người dùng tin), vốn tài liệu của Thư viện ln được chú trọng bổ
sung, củng cố, hồn thiện, đặc biệt là tài liệu chuyên ngành. Nhóm tài liệu
chuyên ngành của Thư viện được lưu giữ hệ thống và tương đối đầy đủ, đáp ứng
nhu cầu quản lý, nghiên cứu khoa học của đông đảo đối tượng đến với Thư
viện.Thư viện đã sưu tầm và lưu trữ được khá đầy đủ các bộ sưu tập tạp chí
chuyên ngành có giá trị trong và ngồi nước. Bên cạnh đó, Thư viện lưu giữ
được đáng kể những tư liệu xuất bản từ những ngày đầu thành lập Cục, những
tài liệu mang dấu ấn cá nhân của Thư viện, của Trung tâm hay của các thế hệ
cán bộ nghiệp vụ trước đây.
Công tác thu thập tài liệu được tiến hành nghiêm túc, tập hợp thường
xuyên các tài liệu về lãnh vực văn thư - lưu trữ. Tài liệu được bổ sung về thư
viện được xử lí nhanh, kịp thời đưa ra phục vụ bạn đọc.
Thư viện đã thực hiện nghiêm ngặt các quy định về chế độ bảo quản.
Trang thiết bị của thư viện bước đầu đáp ứng được những yêu cầu về điều kiện
bảo quản tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm, chất lượng khơng khí, …)
b. Hạn chế
Thư viện cịn tồn tại một số vấn đề hạn chế như sau:
- Lực lượng cán bộ thực hiện nghiệp vụ thư viện mỏng (1 cán bộ), ít được
giao lưu, bổ túc kiến thức với các hội thư viện trong và ngoài nước
- Diện tích kho tàng hiện khơng cịn đủ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu

ngày một gia tăng của Thư viện.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa vào cơng tác thư viện
chưa sâu rộng. Thư viện khơng có OPAC trực tuyến và chưa có hệ thống máy
Sinh viên: Hồng Thị Thỏa

Lớp:
25 CĐ Khoa học Thư viện 12A