Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY cổ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 hà NAM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM..............................................................................3
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ
NAM...................................................................................................................................3
1.Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam...3
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty....................................5
2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay..................................................................5
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.....................................................................................................6
II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP.......................6
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp.......................6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................................6
1.2 Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................7
2.Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp........................................8
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM...................................................................14
1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.................................14
1.1 Đối với công việc Tiếp khách.....................................................................................14
1.2 Đối với hoạt động đãi khách.......................................................................................15
1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học..............................................................................15
1.4 Tổ chức hội họp..........................................................................................................15
1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...................................................................16
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................16

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM...................................................18
CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN
.............................................................................................................................18
I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH.......................................................................................18
II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH.......................................................................................20

CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN...................................................22
I. VAI TRÒ.......................................................................................................................22
1.Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan...............................22
1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ
một số yêu cầu:.................................................................................................................22
1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu
hơn, chia thành hai phần:..................................................................................................23
1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần..................................................................................23
II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ.........23

CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN...........25
I. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ.......25

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp: Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.Lập kế hoạch Hội nghị...................................................................................................25

2.Chuẩn bị hội nghị...........................................................................................................26
3.Chuẩn bị địa điểm của hội nghị.....................................................................................28
4.Chuẩn bị thời gian hội nghị............................................................................................28
5.Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị......................................................................................28
II. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ.............................................................................................29
1.Đón đại biểu...................................................................................................................29
2.Điểm danh đại biểu........................................................................................................29
3.Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận.......................................29
4. Ghi biên bản hội nghị....................................................................................................29
III. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ...............................29
1.Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc..........................................................29
2.Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị...................................................................30

CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ
CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN..............32
I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA.................................................................................................32
II. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH
ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI)..........................................................................................32

CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ
KÝ VĂN PHÒNG..............................................................................................36
I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA.................................................................................................36
II. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC............................37

CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN
PHÒNG CƠ QUAN...........................................................................................39
I. KỸ NĂNG LẮNG NGHE............................................................................................39
1. Đối với cấp trên............................................................................................................39
2. Đối với công việc.........................................................................................................40
3. Đối với khách đến công ty...........................................................................................40

II. KỸ NĂNG NÓI...........................................................................................................40
III. KỸ NĂNG ĐỌC........................................................................................................41
IV. KỸ NĂNG VIẾT.......................................................................................................41
V. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH....................................................................................42
VI. NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ...............................................................................43

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................44
I. ĐÁNH GIÁ CHUNG...................................................................................................44
1. Ưu điểm:......................................................................................................................44
2. Hạn chế:.......................................................................................................................45
II. ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP.............................................................................................46
III. KẾT LUẬN................................................................................................................46

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................48
PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp: Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có một thế
đứng vững chắc như ngày nay khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có
xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với
các đối thủ cạnh tranh. Hòa nhịp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, Việt

Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ
đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế
tri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành
nghề ra đời. Để thực tế hóa điều này, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộng
đào tạo một số nghề có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, trong đó có nghề
Thư ký văn phòng.
Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi
mới và nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc
cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều nay thì việc hoàn thiện các kỹ
năng cho người Thư ký là hết sức quan trọng. Theo đó người Thư ký càng có cơ
hội khẳng định trong công việc. Thực tế công việc cho thấy trong bất cứ một cơ
quan hay doanh nghiệp Nhà nước nào thì thư ký cũng đóng một vị trí, vai trò
quan trọng trong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo.
Để lý thuyết không xa rời với thực tiễn nhà trường đã tổ chức cho sinh viên
đi thực tập tại các cơ quan hành chính, doanh nghiệp để vận dụng những gì đã
học vào làm việc thực tế. Đây là một giai đoạn quan trọng, là nền tảng cho cán
bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. Sản phầm để đánh giá quá
trình thực tập là báo cáo tốt nghiệp- tổng hợp lại những gì quan sát được và làm
được. Đây là khoảng thời gian sinh viên được cọ sát thực tế trước khi đi làm
việc thực sự. Bản thân em cũng đã học được rất nhiều điều khi được thực tập tại
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam. Qua đợt thực tập này, em đã tích
lũy cho mình được những kiến thức cũng như kinh nghiệm, nó sẽ là hành trang
giúp em trong công việc và cuộc sống sau này.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
1 Thư ký văn phòng k7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã tận tụy truyền đạt những kiến thức cần thiết
để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập cũng như hoàn thành được bài
báo cáo này.
Tiếp theo, em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh,chị
trong phòng hành chính- tổng hợp cùng tập thể cán bộ nhân viên của Công ty cổ
phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam đã tạo điểu kiện, đóng góp ý kiến và giúp đỡ
em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin.
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thực tế với thời gian, khả năng nghiên
cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bản thân em không thể tránh khỏi
những thiếu xót. Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê học hỏi, em
rất mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của quý công ty và quý thầy cô
để em có thể học hỏi và rút kinh nghiệm cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Hạnh

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
2 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU 277 HÀ NAM
1. Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần xuất nhập
khẩu 277 Hà Nam.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam là một công ty thuộc loại hình
doanh nghiệp vừa và nhỏ, thành lập và hoạt động theo hình thức công ty cổ
phần.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam.
Tên giao dịch: HÀ NAM 277 IMPORT_EXPORT jsc.
Trụ sở chính: Khu Công nghiệp Bắc Thanh Châu, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà
Nam.
Văn phòng đại diện: số 104 Cù Chính Lan- Quận Thanh Xuân- Hà Nội.
Mã số thuế: 0603000063 ngày 24/04/2004 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà
Nam cấp.
Telephone: 03513.851.059
Fax: 03513.850.865
Email:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam trưởng thành và phát triển từ
tiền thân là xí nghiệp của thương binh thanh niên - một xí nghiệp thành lập từ
năm 1969 hoạt động trong lĩnh vực may mặc với mục đích giải quyết việc làm
cho con em thương bệnh binh. Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn
về tất cả các mặt như: đội ngũ lao động, trang thiết bị kĩ thuật. Trải qua nhiều
năm tồn tại và phát triển với những đóng góp tích cực cho xã hội, công ty đã đổi
tên nhiều lần cho phù hợp với điều kiện mới, với đặc điểm và quy mô kinh
doanh ngày càng mở rộng.
* Các giai đoạn phát triển:
- Giai đoạn 1969-1994: Từ năm 1969 công nhân và cán bộ lãnh đạo của

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
3 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty chủ yếu gồm thương binh và con em thương binh, hoạt động với quy mô
nhỏ, sản xuất chủ yếu phục vụ cho quân tư trang quân đội, và một phần phục vụ
thị trường Liên Xô. Khi mới thành lập công ty chỉ có mấy chục công nhân, trình
độ chuyên môn hầu như không có, trang thiết bị nghèo nàn đa phần là các sản
phẩm bằng thủ công. Sau hơn 20 năm hoạt động tình hình công ty cũng không
có phần cải thiện nhiều, số lượng công nhân cũng chỉ dừng lại ở con số vài chục
người, trang thiết bị vẫn nghèo nàn.
- Giai đoạn 1994-2004: Năm 1994 đổi tên thành "Công ty may 277 Hà Nam"
sau đó năm 1999 đổi tên công ty thành "Công ty xuất nhập khẩu 277 Hà Nam".
Tính đến thời điểm đó công ty vẫn thuộc hình thức sở hữu của Nhà nước. Lúc
đó đội ngũ công nhân và quản lí của công ty không chỉ còn là thương binh và
con em của họ nữa mà công ty đã tuyển thêm nhiều lao động phổ thông với sức
khỏe và tay nghề tốt, đội ngũ lãnh đạo cũng là những người được nhà nước
tuyển chọn và đề bạt. Số lượng công nhân lúc này cũng tăng lên đáng kể, từ con
số vài chục người thì lúc này công ty đã có gần 400 công nhân. Sản phẩm của
công ty lúc này cũng không chỉ là các mặt hàng tư trang phục vụ cho quân đội
nữa mà còn bao gồm cả những mặt hàng như: áo phông, áo jacket, quần
kaki...để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, trong thời gian này tình
hình hoạt động của công ty cũng không có nhiều khời sắc, nguyên nhân là do
cách quản lí bao cấp, không có sự đổi mới trong chính sách.

- Giai đoạn 2004 đến nay:
Với lý do đó và phương án bán doanh nghiệp của nhà nước năm 2004 Công
ty xuất nhập khẩu 277 Hà Nam đã được phê duyệt cổ phần, công ty quyết định
chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần cho phù hợp với thế vận và chủ
động hơn trong sản xuất kinh doanh trước một nề kinh tế đang dần hoàn thiện ở
Việt Nam cũng như sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế thế giới. Công ty cổ phần
xuất nhập khẩu 277 Hà Nam chính thức được ra đời sau quyết định cổ phần hóa
doanh nghiệp nhà nước. Nhận thấy thời kì này doanh nghiệp nào muốn lớn
mạnh, phát triển thì phải có tầm nhìn xa, ban lãnh đạo của công ty đã quyết định
mở rộng thị trường ra nước ngoài, đặc biệt là qua quá trình tìm hiểu khách hàng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
4 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty cũng đã có những mối liên hệ với đối tác nước ngoài. Trong thời gian
này công ty cũng đã có rất nhiều thay đổi cả về quy mô lẫn cách thức quản lí tổ
chức. Số lượng công nhân lúc này đã lên con số vài nghìn người với trình độ kĩ
thuật cũng được cải thiện đáng kể để có thể cạnh tranh. Ban lãnh đạo của công
ty cũng được thay đổi đều là những cán bộ linh hoạt, có tầm nhìn khả năng quản
lý tốt.
Và cho đến nay, công ty đã trở thành một thương hiệu lớn mạnh có chỗ đứng
trên thị trường đặc biệt là khẳng định được vị thế của mình ở các thị trường mà
công ty hướng tới như Mỹ, EU...
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay
Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 06000063 do sở kế hoạch và đầu tư
tỉnh Hà Nam cấp ngày 24/04/2004, nhiều ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Sản xuất, kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu và nội địa
- Sản xuất các sản phầm từ gỗ
- Xuất nhập khẩu nguyên, phụ liệu, máy móc, thiết bị ngành may, đồ gỗ dân
dụng
- Xây dựng công trình, hạng mục công trình: dân dụng, công nghiệp, giao
thông, trang trí nội thất, ngoại thất...
- Mua bán hàng hóa vật liệu xây dựng (gạch, ngói, đá sỏi...)
Hiện nay nhiệm vụ chính, chủ lực của công ty là sản xuất kinh doanh hàng
may mặc xuất khẩu và nội địa, xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
5 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Đại hội cổ đông
Ban kiểm soát

Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị

Phòng kế
hoạch tài
chính

Phòng kế
hoạch
sản xuất

Phòng tổ
chức
hành
chính

Phân xưởng 1

Phân xưởng 2

Phòng
thị
trường
XNK

Phòng kĩ
thuật

Phân xưởng 3

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng

II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG
HỢP
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng
hợp
1.1 Chức năng, nhiệm vụ.
- Tham mưu cho Gíam đốc Công ty về công tác: Tổ chức lao động, quy
hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy
chế khác trong nội bộ công ty.
- Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất trình
Gíam đốc xét duyệt vê công tác sắp xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
6 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm cán bộ, sử dụng cán bộ (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao động
đảm bảo kịp thời có chất lượng.
- Trực tiếp tham mưu cho Gíam đốc công ty về thực hiện giải quyết các chế
độ chính sách có liên quan đến người lao động, chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau,
thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức hưu trí, tử tuất),
chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, chế độ nâng lương, nâng bậc hàng năm,
khen thưởng, kỷ luật đúng chế độ chính sách của nhà nước quy định.
- Trực tiếp quản lý hồ sơ lý lịch Cán bộ công nhân viên, sổ Bảo hiểm Xã hội
của Cán bộ Công nhân viên- Lao động thuộc danh sách công ty quản lý đảm bảo
đúng nguyên tác quy định.

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lo động, phòng
chống cháy nổ tại các đơn vị, công trình và đề nghị xử lí các trường hợp vi
phạm. Thực hiện tốt công tác y tế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch,
theo dõi hồ sơ sức khỏe của từng cán bộ công nhân viên- lao động trong công ty.
- Trực tiếp quản lý các con dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ, tiếp
nhận các loại công văn, giấy tờ gửi đến phòng và chuyển kịp thời đến nơi đảm
bảo bí mật và đúng nguyên tắc.
- Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý các khu dân cư, quản lý nhân khẩu,
quản lý và sử dụng điện năng trong phạm vi công ty.
- Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản của công ty như: ô tô con, đồ dùng,
dụng cụ, thiết bị văn phòng.
- Thực hiện công tác thi đua tuyên truyền, khánh tiết, phục vụ các Hội nghị,
Đại hội của công ty, những ngày nghỉ lễ, kỉ niệm của đất nước.
- Công tác bảo vệ, quân sự, thanh tra pháp chế, phòng chống cháy nổ trong
phạm vi toàn công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao.
1.2 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng: 01 người
- Phó phòng: 02 người
- Chuyên viên, cán sự: 05 người
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
7 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lái xe: 01 người
- Bảo vệ, nhân viên phục vụ khác: 02 người
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

Trưởng phòng

Phó
phòng

Phó
phòng

Chuyên viên, cán sự
(05 người)
2. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp
Theo quyết định của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam tôi được
chỉ đạo thực tập tại phòng Hành chính tổng hợp. Dưới đây là bản mô tả công
việc của trưởng phòng:
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
Bộ phận: phòng hành chính tổng hợp
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính tổng hợp
1. Mục đích của công việc
Tham mưu cho Gíam đốc và tổ chức thực hiện Công tác hành chính đảm bảo
các hoạt động hành chính trong công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được
hình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài công ty. Phụ
trách chung và chịu trách nhiệm trước Gíam đốc về toàn bộ hoạt động của
Phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
8 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Các trách nhiệm chính
2.1 Tham mưu cho Gíam đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa
các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong công ty.
- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục
vụ quản lý, điều hành nội bộ.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo
hệ thống đã thiết lập.
2.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong
Công ty, thông tin đến và đi
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con
dấu...
- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần
cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về
sử dụng con dấu.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ,
chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện
thoại, fax, thư tín...) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
2.3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng

Công ty.
- Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng
phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
- Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ
tầng văn phòng và khắc phục sửa chữa sự cố.
- Ký duyệt lệnh điều động và kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa,
bảo hiểm...phương tiện vận chuyển
- Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
9 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bị...theo quy định của Công ty.
2.4 Chỉ đao công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi
trường làm việc.
- Tham mư các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo
vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc...của Công ty.
- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật
tự, bảo vệ tài sản...và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện.
- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và
hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện.
- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm gây rối, thất thoát tài sản
của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa
phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.

- Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện
việc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của
Công ty
2.5 Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín,
thương hiệu của Công ty
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc
tại Công ty
- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/ các bộ phận giải quyết.
Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng
các văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự
kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà
nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các
đối tác, khách hàng...
2.6 Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty
- Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sóc
sức khỏe. Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người lao
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
10 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động.
- Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn ca tại Công ty

cho người lao động. Trực tiếp duyệt thực đơn các bữa ăn hàng tháng và giám sát
nhà ăn, tổ chức nấu ăn và phục vụ cho CBCNV công ty.
- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao
động: Văn hóa - văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen
thưởng....
2.7 Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc
- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ, nhân
viên trực thuộc.
- Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực. Phổ
biến chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản lý
trực thuộc.
- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất thưởng, nâng hạ
lương, điều chuyển....phù hợp.
- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn
nhân lực phụ trách.
2.8 Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và
yêu cầu.
- Tham gia thực hiện các công việc, dự án theo chỉ đạo.
3. Kết quả công việc cần đạt được
- Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ Công ty được
quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt.
- Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát chặt
chẽ và hạn chế tối thiểu các vụ việc mất trật tự, mất cắp...xảy ra
- Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn hoạt động ổn định, không
làm ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác. Phát hiện, sửa chữa kịp
thời các sự cố phát sinh. Kế hoạch duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, máy
móc...được lập, trình phê duyệt đúng thời hạn và giám sát theo đúng yêu cầu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
11 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công tác ý tế, khám chữa bệnh, phục vụ bữa ăn ca, vệ sinh môi trường
được thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và Công ty.
- Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật, chế độ báo cáo của
phòng. Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá và đề xuất khen
thưởng, xử phạt công bằng, khách quan đúng quy định.
4. Tiêu chuẩn của một Trưởng phòng Hành chính- tổng hợp

Trình

độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, hành chính, luật.
Chứng chỉ: nếu có
Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về tổ chức và quản lý
Kiến thức: Có kiến thức về quản trị hành chính. Hiểu về các quy định pháp
luật có liên quan. Có kiến thức về các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty
Kỹ năng: Giao tiếp tốt, tổ chức tốt
Khả năng: Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan
hệ. Làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc cao. Xử lý các xung đột và
mâu thuẫn trong tổ chức
 Đối với các Chuyên viên, cán bộ
Vị trí: chuyên viên, cán bộ văn phòng

Nhân viên hành chính có vị trí vai trò quan trọng trong các hoạt động của
Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được
thực hiện hiệu quả.
Nhân viên hành chính báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công
việc. Có các nhiệm vụ chính gồm: công tác văn thư, công tác lễ tân, công tác hỗ
trợ dự án, công tác quản trị tài sản, các công viêc hành chính khác.
1.Trách nhiệm công việc
1.1 Công tác văn thư
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền
giải quyết.
- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
12 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu
liên quan.
- Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về
sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép...).
- Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty.
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.
- Thu xếp in ấn, photo copy tài liệu khi cần thiết.
1.2 Công tác lễ tân
- Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty.

- Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ tại Công ty.
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
1.3 Công tác hỗ trợ dự án
- Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên
trong và ngoài công ty tham gia thầu dự án.
- Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các cơ quan (đặt phương tiện
đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết...)
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại cơ quan ( giấy đi đường, các
mẫu chứng từ...)
- Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết.
1.4 Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,
thiết bị tại văn phòng.
- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty.
- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
1.5 Các công việc hành chính khác
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy
bay...)
- Mua sắm các nhu yếu phẩm ( trà, cafe...) cho văn phòng Công ty.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
13 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
2.Các tiêu chuẩn cần thiết.
- Có trình độ từ caao đẳng trở lên.
- Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm tới mọi người.
- Phong cách làm việc trung thực, tận tâm, quan tâm đến từng chi tiết của
công việc.
- Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức ép
cao.
- Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B). Nghiên cứu,
dự thảo văn bản đi.
- Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản.
- Đóng dấu
- Duyệt, ký.
- Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM.
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.
1.1 Đối với công việc Tiếp khách.
- Cung cấp thông tin về vị khách: Họ là ai? Đến từ đâu? Mục đích mà họ tới
- Thông tin về cách thức tiếp
- Thông tin về lịch hẹn
- Thông tin về việc giải quyết vấn đề
- Giảm bớt các khâu không cần thiết và thời gian cho lãnh đạo tập trung vào
công việc chính
- Phân tích, chắt lọc các thông tin chính, cần thiết về đối tượng giao tiếp.
Ví dụ:
Vị khách A đến Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam để trao đổi
về giá cả, mẫu mã sản phẩm, đơn hàng. Người thư ký sẽ phải cung cấp những

thông tin cần thiết cho lãnh đạo: Thông tin về vị khách A, thông tin về các thắc
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
14 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mắc, yêu cầu đối với công ty.... Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết thư ký
cần ghi lại biên bản công việc (nếu cần thiết) và xây dựng lịch hẹn cho lãnh đạo.
1.2 Đối với hoạt động đãi khách
- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách.
- Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức.
- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi.
- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành công
đến hoạt động đãi khách.
Ví dụ:
Ngày 26/07, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam có tổ chức tiệc
chiêu đãi toàn thể các lãnh đạo, công viên chức tại công ty nhân dịp chào mừng
ngày 27/07. Người thư ký sẽ phải chuẩn bị các thông tin cho lãnh đạo: thông tin
về mục đích tổ chức sự kiện, thông tin về cách thức tổ chức tiệc, thông tin về
những thành viên tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức...và thông tin vê kế
hoạch tổ chức bữa tiệc.
1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học
- Cung cấp thông tin về các vận dụng, máy móc, đồ dùng, trang thiết bị có
trong phòng.
- Cung cấp thông tin về cách bố trí, tổ chức, sắp xếp các vận dụng, máy móc

thiết bị trong phòng khoa học và hợp lý.
Ví dụ:
Trong phòng làm việc của người lãnh đạo không thể thiếu được máy tính,
máy fax, máy điện thoại...để phục vụ cho hoạt động tiến hành công việc được
hiệu quả và năng suất. Thư ký cần thu thập và cung cấp những thông tin hữu ích
về cách sắp xếp chúng: máy tính để sang phía tay trái của lãnh đạo, tay trái để
điện thoại, khoảng trống giữa bàn dùng để các tài liệu, máy photo (fax) nên để
gần nơi lãnh đạo làm việc để tiện cho hoạt động công việc.
1.4 Tổ chức hội họp
- Cung cấp thông tin về mục đích cuộc họp
- Cung cấp thông tin về nội dung cuộc họp: Các công việc diễn ra khi họp
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
15 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cung cấp thông tin liên quan: Thời gian họp, địa điểm họp, cách thức tổ
chức cuộc họp
- Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia cuộc họp
Ví dụ:
Đê chuẩn bị cho cuộc họp sơ kết 6 tháng đầu năm trong tuần tới. Thư ký cần
chuẩn bị những thông tin liên quan cho lãnh đạo: mục đích họp, thời gian, địa
điểm họp, nội dung các chương trình họp, thành phần tham gia nhằm nâng cao
hiệu quả cuộc họp cũng như giúp người lãnh đạo có thể nắm rõ các vấn đề thông
tin liên quan góp phần thành công cho cuộc họp.

1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Cung cấp thông tin về mục đích, nội dung của chuyến đi.
- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác.
- Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia chuyến đi công tác
- Cung cấp thông tin liên quan: thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại, chỗ
ăn ngủ nghỉ, kinh phí và các giấy tờ có liên quan tới chuyến đi.
Ví dụ:
Lãnh đạo công ty đi công tác Thái Bình vào tuần tới, thư ký cần phải chuẩn
bị, thu thập các thông tin đến chuyến đi: xác định mục đích, thời gian, địa điểm,
thành phần đi, phương tiện, kinh phí, giấy tờ liên quan đến chuyến đi để đảm
bảo cho chuyến đi diễn ra thành công và hiệu quả.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
- Có 2 năm kinh nghiệm trở lên
- Trình độ chuyên mon từ hệ cao đẳng trở lên.
2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.
- Số văn bản đến của Công ty khoảng >_600 văn bản/năm.
- Số văn bản đi của Công ty khoảng >_500 văn bản/năm.
2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến
 Đối với văn bản đến:
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
16 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản.
- Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến.
- Bước 4: Đăng ký văn bản đến và sao
- Bước 5: Trình và sao văn bản đến
- Bước 6: Chuyển giao văn bản đến.
- Bước 7: Giải quyết văn bản đến.
Sau khi tiến hành các thủ tục như trên ta sẽ quản lý văn bản đến bằng cách
lập hồ sơ, những văn bản nào có cùng một vấn đề ta đưa vào lập hồ sơ công việc
đến, và những văn bản khác ta đưa vào lập hồ sơ "Sổ quản lý văn bản đến". Rồi
sau đó bảo quản bằng cách đưa văn bản vào các cặp, hộp, sếp ngay ngắn vào tủ
hoặc giá đựng đồ.
 Đối với văn bản đi
- Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Bước 2: Ghi sổ ngày tháng văn bản và nhân bản.
- Bước 3: Đóng dấu văn bản
- Bước 4: Đăng ký văn bản.
- Bước 5: Làm thr tục chuyển phát nhanh văn bản và theo dõi chuyển phát
văn bản.
- Bước 6: Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu
Sau khi ban hành văn bản đi, cán bộ văn thư họ sẽ lập danh sách các văn bản
đi theo thứ tự nhất định, sau đó đưa các danh sách đó và cặp, hộp đựng và ghi rõ
tên "Sổ quản lý văn bản đi" đưa lên giá để bảo quản và phục vụ cho mục đích
khai thác, sử dụng thông tin.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
17 Thư ký văn phòng k7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM
CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN
Tiếp khách - Đãi khách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt
động của mỗi cơ quan điều đó không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp cho công ty
mà còn hơn thế nữa, đó là những mối quan hệ hợp tác lâu dài đối với các bên, và
một phần thể hiện qua hình ảnh người thư ký- bộ mặt của cơ quan.
I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH
Tiếp khách là một công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày đối với các cơ
quan, tổ chức nói chung và đối với Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà
Nam nói riêng. Thư ký sẽ là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp để
đón khách. Ấn tượng đầu tiên với khách là do người thư ký tạo nên, những ấn
tượng tố luôn tạo ra những đánh giá tốt. Vì vậy yêu cầu đối vứi người thư ký là
phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc với khách.
1. Đón khách
Công tác đón tiếp là một hoạt động phức tạp, tinh tế, vừa đòi hỏi có tính
khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật cao.
Khi có khách đến phòng, sau tiếng gõ của nhân viên trong phòng thường có
những câu mời: Xin mời vào, vào đi ạ....
Trong trường hợp người thư ký đang bận (nói chuyện điện thoại) thì có thể
dùng các cử chỉ phi ngôn ngữ: đứng dậy và chỉ tay mời khách ngồi và đợi trong
giây lát.
Niềm nở tự động chào hỏi, mời khách ngồi sau đó tự giới thiệu về mình, để
cuộc giao tiếp diễn ra được hiệu quả hơn, nhân viên thể hiện sự quan tâm của
mình bằng cách mời khách dùng nước...để họ thấy thoải mái hơn.

Tìm hiểu mục đích đến công ty của khách...xem họ đến gặp ai?. Công việc
gì?. Và trong trường hợp khách không chủ động biết lý do hoặc cố tình không
nhắc đến mục đích viếng thăm, người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiên
nhẫn tìm hiểu điều đó. Nếu cần thiết phải làm cho khách hiểu đây là nguyên tắc
làm việc, nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hện sự kiên quyết và nụ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
18 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cười trên môi.
Đối với khách không có lịch hen, hoặc Trưởng phòng chưa có mặt ở phòng
để có thể giải quyết công việc cho khách, thì trước tiên thư ký mời khách ngồi
đợi bằng việc đưa báo hay tài liệu có liên quan mà khách muốn quan tâm trong
thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của cấp trên, cá nhân có chức năng
giải quyết.
2. Giải quyết công việc cho khách
Sau khi đón khách và tìm hiểu qua mục đích, lý do đến thư ký nhanh chóng
chủ động hướng dẫn thông qua các quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giải
quyết công việc cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo tạo ra môi trường giao tiếp
thoải mái cho khách, không nên quá căng thẳng, gò bó hy tỏ ra bất hợp tác khi
khách nhờ hướng dẫn công việc. Điều này gây mất thiện cảm mà khách dành
cho mình cũng như công ty mình.
Thể hiện sự quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn, chỉ dẫn một cách chi tiết về các
quy trình, thủ tục giải quyết công việc và yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúng

theo quy trình để công việc diễn ra một cách trình tự và khoa học.
Trao đổi và luôn luôn kiểm tra lại thông tin với khách để từ đó tìm ra được
khó khăn cũng như thuận lợi khi giải quyết công việc để có thể cùng khách hỗ
trợ tìm ra giải pháp một cách hiệu quả nhất.
Xây dựng lịch hẹn gặp.
3. Kết thúc quá trình giao tiếp.
Phải để cho khách thấy được sự thỏa mãn khi giao tiếp, sự nhiệt tình trong
khi giải quyết công việc cho khách. Vui lòng khách đến vừa lòng khách đi là
phương châm người thư ký cần phải làm được.
Trước khi khách ra về người thư ký cần tiến hành kiểm tra lại các thông tin
thông qua các câu hỏi một cách chuẩn xác nhất và ghi lại biên bản công việc.
Khi khách ra về, thư ký đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ. Nếu công
việc vẫn chưa hoàn tất thì thư ký phải có trách nhiệm hứa, thông báo với khách
về thời hạn giải quyết công việc.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
19 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH
Đãi khách là hình thức ngoại giao phổ biến nhất trong hoạt động của các cơ
quan nói chung và của cơ quan Công ty CPXNK 277 Hà Nam nói riêng, nhằm
thiết lập mối quan hệ, thể hiện tình cảm của cơ quan đối với khách, thỏa mãn
nhu cầu của khách một cách tinh tế và lịch sự. Để hoạt động đãi khách được

thành công đòi hỏi người thư ký lên kế hoạch tổ chức tuân theo một quy trình
nhất định làm sao cho phù hợp với mục đích tổ chức tiệc của lãnh đạo và quan
trọng hơn nó còn là sự đánh giá của mọi người về công ty mình.
1. Lựa chọn hình thức đãi khách
Có rất nhiều hình thức đãi khách tùy vào mục đích, nội dung của buổi tiệc để
có thể lựa chọn: giải khát, tiệc và chiêu đãi.
* Giải khát: Trà, bánh ngọt. Áp dụng đối với những buổi tiệc đơn giản, thời
gian, số lượng người tahm gia.
* Tiệc: Tiệc đứng, tiệc ngồi, tiệc mặn, tiệc ngọt.
2. Chuẩn bị đãi khách
2.1 Lập danh sách khách mời
Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình đãi khách: Mời ai?, mời
những người như thế nào mới đúng để đảm bảo tính lịch sự cũng như không gây
rạn nứt trong các mối quan hệ xã giao.
Đầu tiên: thư ký lên căn cứ vào những thông tin cụ thể như: Mục đích, ý
nghĩa của việc tổ chức, các nghi thực buộc phải thực hiện, vị trí của khách trong
các mối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện.
Cần xác định tổng số khách và lập danh sách khách mời, khi lập danh sách
khách mời cần chú ý các thông tin cá nhân liên quan đến vị khách.
Ví dụ: Đơn vị Công ty cổ phần may mặc Lan Mai

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
20 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT

Họ và tên

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức vụ

Đặng Công Bình Trưởng
1

Hành

Số điện thoại

Ghi chú

phòng 0982.xxx.xxx
chính-

tổng hợp
2

Nguyễn Thị Lan Phó phòng Hành 0977.xxx.xxx
chính-tổng hợp

3

Đặng

Kiều Chuyên viên

0984.xxx.xxx

Trang
4

..........................

....................

.....................

2.2 Chuẩn bị giấy mời
Tùy vào từng vị trí, chức vụ của khách được mời mà thư ký lên chuẩn bị các
loại giấy mời: giấy mời đặc biệt, thư mời, hoặc công văn mời.
Khi chuẩn bị giấy mời cần lưu ý đúng thể thức và đảm bảo được những yếu
tố sau:
- Tên cơ quan, đơn vị, hoặc người đứng ra mời
- Họ tên, chức vụ của người được mời
- Lý do được mời
- Thời gian và địa điểm
- Một số lưu ý
2.3 Chuẩn bị địa điểm
Địa điểm diễn ra tiệc đãi khách: thể hiện quyền lực, vị thế của cơ quan và để
chọn được địa điểm phù hợp ta cần chú ý:
- Căn cứ vào số lượng khách mời
- Căn cứ vào hình thức dự tiệc (tiệc đứng, tiệc mặn, tiệc ngọt, tiệc ngồi)
- Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan
- Căn cứ vào chức vụ đại biểu
- Các nghi thức buộc phải thực hiện

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
21 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN
 Khái niệm:
Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, một tháng, một năm...
I. VAI TRÒ
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa
học nói chung, và của công ty nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua
chương trình có thể đạt được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý.
Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp
cho việc triể khai được thuận lợi, là yếu tố quyết định đến hiệu quả công việc
của thủ trưởng nói riêng và của cơ quan nói chung. Chương trình công tác
thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo công ty có thể điều hành hoạt động được thống
nhất. Tránh chồng chéo, giảm bớt những thiếu sót và sơ suất trong hoạt động
quản lý, và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo.
1. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan
1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký
cần tuân thủ một số yêu cầu:
- Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng

- Thống nhất về ngôn ngữ
- Thống nhất về mục tiêu
- Các nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hướng của Công ty trong
thời điểm xây dựng chương trình công tác.
- Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp logic
và hợp lý để tránh tình trạng chống chéo giữa các công việc. Lập lịch công tác
ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng phải phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời
gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thực hiện được.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
22 Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải
xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần:
- Phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính cần phải thực
hiện.
- Vạch ra kế hoạch để thực hiện nhưng đòi hỏi phải chi tiết và cụ thể hơn.
Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn. Thư ký giúp
Thủ trưởng yêu cẩu các phòng ban đăng ký nội dung công việc của phòng mình
phải làm. Thư ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chương trình công tác năm
và đưa vào lịch đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến Thủ trưởng.
Vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, có nhiều công
việc bất thường xảy ra và có những việc đề ra nhưng không giải quyết được dẫn

đến phải thay đổi và bổ sung chương trình công tác.
1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần
Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn, hoặc trong
trường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng thì có thể bỏ lịch
cũ thay lịch mới.
Thư ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không được thay
thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung.
Thư ký giúp thủ trưởng ghi lại lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và
đôn đốc thực hiện chương trình, đồng thời giúp thủ trưởng phối hợp các phòng
cùng tổ chức thực hiện. Sau khi thực hiện chương trình Thư ký có trách nhiệm
tổng hợp tình hình, viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc
họp và phải nêu lên việc đã làm xong và việc chưa làm xong.
Lịch được kẻ thành nhiều bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
quan ban hành....
II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC
THƯỜNG KỲ
1. Ưu điểm:
- Việc lập công tác thường kỳ cho từng tuần, tháng, quý, năm sẽ giúp cho
các hoạt động văn phòng của công ty, lãnh đạo được diễn ra một cách có hệ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh

Lớp:
23 Thư ký văn phòng k7