Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Công ty cổ phần tư vẫn công nghệ và thiết bị kỹ thuật TECOTEC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.......................................4
NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG....................................................................4
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......4
1. Giới thiệu Công ty.......................................................................................................................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty...............................................5
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp.........................11
3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH:..............................................................................11

3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác
của phòng Hành chính Tổng hợp..................................................................................................16
3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ: ...............................................................................................16
4. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập......27
4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng............................................................27
4.2. Khảo sát về công tác văn thư.................................................................................................28

PHẦN II..............................................................................................................35
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.............35
1.Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng..............................................35
1.1. Trình tự tiếp khách bình thường: ..........................................................................................35
1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: ............................................................................................36

2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan...........................38
2.1. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc.......................................38
2.2. Phân loại quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan........................40
2.3. Quy trình xây dựng chương trình..........................................................................................43
2.4. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác................................................................................44
2.5. Bố cục lịch công tác hàng tuần...............................................................................................45
3.Công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan........................................................................45
4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan............51
5. Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mô hình tổ chức phòng làm việc của cơ quan.......................53
6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng..............................................56

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN III............................................................................................................61
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................61
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký
trong cơ quan thực tập.*Ưu điểm:...............................................................................................61
2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm...................................61
3. Kết luận.....................................................................................................................................62

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó những năm gần đây công tác văn phòng nói chung và
nghiệp vụ thư ký nói riêng có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp
ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao, có kỹ năng sử dụng các công nghệ hiện
đại để làm việc có hiệu quả cao. Để thu thập, xử lý và sử dụng có hiệu quả về
thông tin trong điều kiện hiện đại.
Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và
điều hành công việc, đồng thời là trung tâm phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh
đạo, nói cách khác là tổ chức sự làm việc của lãnh đạo.
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận trực tiếp các hoạt động hàng ngày
như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị các chuyến đi công
tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiện
phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.

Hiệu quả quản lý của cơ quan cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp
phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chế độ…Nắm được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều
năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác
văn phòng được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Ngày nay công tác văn phòng nói chung và thư ký văn phòng nói riêng có
vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể
cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được
vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân
phải tự biết vươn lên, nỗ lực, phấn đấu hết mình, đem năng lực mình đã trau dồi
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được phục vụ cho xã hội cho đất nước.
Là một sinh viên của lớp Thư ký văn phòng K7, sau ba năm học tập rèn
luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn tại trường học, em cũng đã
có những kĩ năng chuyên môn nhất định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,
kiến thức, lý thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại

cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực
hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, Việc
thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng
những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngội trên ghế nhà trường vào
công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố tập hợp
kiến thức, tập duyệt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cấn bộ công
chức, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp
phục vụ cho công tác sau này.
Thực hiện kế hoạch của trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp Thư ký văn phòng K7 cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc
Công ty cổ phần Tư vấn công nghệ và Thiết bị kĩ thuật TECOTEC đã tạo điều
kiện tiếp nhận em về thực tập.

Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làm
công tác văn phòng đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào
thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của
mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức tầm quan trọng về công tác
văn phòng. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Kim Chi và cô
Nguyễn Thị Thu Hường đã truyền cho em long say mê công việc, giúp em nhận
thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của Thư ký văn
phòng nói riêng và công tác phòng nói chung. Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất
đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… và nâng cao năng lực của
bản thân để làm tốt công việc. Bản Báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian
em thực tập chuyên ngành tại công ty. Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán
bộ công chức thực sự nên có nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp, vốn kiến

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức còn hạn chế, bản thân em cũng cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song trong
khuôn khổ bản báo cáo này không thể không tránh khỏi những hạn chế, sai xót
nhất định. Em làm bản Báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng
và kính mong nhận được sự góp ý kiến của các thầy cô giáo giúp em hoàn thiện

hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng bước vào kì thi tốt nghiệp
sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp
phần nhỏ trong công cuộc mới, xây dựng quê hương đất nước
Em xin cám ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy
cô trong khoa Quản trị văn phòng và Công ty cổ phần Tư vấn công nghệ và
Thiết bị kỹ thuật TECOTEC đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo
cáo tốt nghiệp này./.

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Giới thiệu Công ty
Công ty cổ phần Tư vẫn Công nghệ và Thiết bị Kỹ thuật TECOTEC là
doanh nghiệp chuyên tư vấn, cung cấp các thiết bị khoa học kỹ thuật trong phạm
vi cả nước và đầu tư hợp tác kinh doanh có hiệu quả với nhiều Công ty, Tập

đoàn kinh tế lớn của Việt Nam và trên toàn thế giới.
Tiền thân là một công ty TNHH, được thành lập từ năm 1996, cho đến
nay TECOTEC được biết đến là nhà cung cấp chuyên nghiệp hang đầu và thiết
bị công nghệ cao, thiết bị đo lường và kiểm nghiệm, tích hộ hệ thống và quản lý
các dự án. Với sự nỗ lực không ngừng, chúng tôi luôn hướng tới mục tiêu phát
triển bền vững chi chính công ty và cả hệ thông Khách hàng về việc triển khai
các dự án có quy mô lớn và phức tạp về công nghệ.
Slogan”Measuring Everything- Đo được tất cả” đã nối lên tính chuyên
nghiệp, khả năng cung cấp rộng lớn và tiêu chuẩn cao của thiết bị mà Tecotec
cung cấp.
Hiện tại Tecotec luôn chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển
toàn diện từ cấp quản lý điều hành, hoàn thiện nguồn nhân lực cũng như củng cố

mối quan hệ hợp tác với tất cả các đối tác. Cùng với việc xây dựng thành công
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, TECOTEC đảm bảo cung cấp sản
phẩm và dịch vụ tốt nhất để làm hài long khách hàng. TECOTEC hy vọng sẽ
mang lại nhiều hơn nữa lợi ích cho cộng đồng và đóng góp nhiều hơn nữa vào
sự nghiệp xây dựng phát triển đất nước.
-Tên các Phòng ban:
Phòng quản lý:
1. Phòng Hành chính Tổng hợp
2. Phòng Kế toán

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Phòng Hợp đồng

Phòng chức năng:
1. Phòng Đo và Hiệu chuẩn điện
2. Phòng Cơ điện tử và Điều khiển
3. Phòng Phân tích và Môi trường

4. Phòng Vô tuyến và Tích hợp hệ thống
5. Phòng Tự động hóa – Cơ khí – Hàn
6. Phòng Thiết bị và Giải pháp ngân hàng
-Văn phòng đại diện:
1. Văn phòng đại diện tại Thành phố HCM
2. Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty CP Tư vấn công nghệ và Thiết bị kỹ thuật là một doanh nghiệp tư
nhân có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh các thiết bị thuộc lĩnh vực kỹ thuật,
phù hợp với năng lực của Công ty và đảm bảo hoạt động theo quy định của Pháp
luật.
Kinh doanh các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật công nghệ cao, thiết bị

kiểm tra, đo lường, thí nghiệm, trang thiết bị y tế. Cung cấp dịch vụ hiệu chuẩn
thiết bị kiểm tra và đo lường. Tư vấn các giải pháp, ứng dụng kỹ thuật công
nghệ. Đào tạo về chuyển giao và ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật trong
các lĩnh vực điện, điện tử, cơ khí, tự động hóa, công nghiệp, nông nghiệp, y tế
và đo lường.
Kinh doanh Giáo dục mầm non, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Trung học
cơ sở và Trung học phổ thông. Kinh doanh Đào tạo Cao đẳng. Kinh doanh Giáo
dục nghề nghiệp. Kinh doanh Đào tạo Đại học và sau Đại học.
Cung cấp các dịch vụ Tư vấn đầu tư xây dựng công trình. Thí nghiệm;
Kiểm định chất lượng công trình xây dựng; Chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm
an toàn chịu lực công trình xây dựng và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng
công trình xây dựng, cơ tính. Quan trắc môi trường. Xây dựng công trình kỹ

thuật dân dụng, công trình công ích, công trình đường bộ, nhà các loại.
Quan trắc môi trường. Nghiên cứu khoa học, chuyển giao, ứng dụng công
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

5
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghệ xử lý, tái chế chất thải, công nghệ thân thiện với môi trường. Lập báo cáo
đánh giá tác động môi trường.

Cùng với sự phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới của đất nước,
Công ty TEOCTEC đã trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển với các
mốc thời gian:
-1996 Thành lập Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học
-1998 Thành lập Phòng đo lường Điện/Điện tử(Phòng đo và hiệu chuẩn điện)
-1999 Thành lập Phòng Cơ lý
-2000 Thành lập Công ty CP Tư vấn Công nghệ Công nghệ và Thiết bị kĩ
thuật TECOTEC
-2001 Thành lập phòng phân tích và môi trường
-2002 Thành lập văn phòng Đại diện tạo TP.Hồ Chí Minh
-2005 Thành lập phòng Cơ khí tự động hóa, sáp nhập với phòng Cơ lý và
đổi tên phòng Cơ Điện và Điều Khiển

-2008 Thành lập văn phòng Đại diện tại Thành phố Đà Nẵng
- 2009 Thành lập Phòng Vô Tuyến và Tích hợp Hệ thống
- 2014 Thành lập Phòng tự động hóa - Cơ khí – Hàn và phòng thiết bị và
Giải pháp Ngân hàng
* Chức năng:
- Là Công ty thương mại chuyên kinh doanh các thiết bị kỹ thuật.
- Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấy
thu bù chi, khai thác các nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động nhằm tăng doanh thu
…
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp
với quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ:

- Thực hiện hoạt động kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ nghiêm
chỉnh các quy định của luật pháp.
- Nghiên cứu giải pháp và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thị
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

6
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường trong các hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Tuân thủ luật pháp Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý nhập khẩu và
giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng buôn bán
ngoại thương và các hợp đồng liên quan đến sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, đầu tư mở rộng
đổi mói trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối xuất nhập khẩu, đảm bảo
thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà
nước.
- Nghiên cứu thực hiện hiệu quả việc nâng cao chất lượng sản phẩm do
Công ty kinh doanh nhằm tăng doanh thu tiêu thụ.
- Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên để phù hợp với hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty và theo kịp sự đổi mới của đất nước.
* Quyền hạn và Nghĩa vụ của Công ty: Thực hiện theo đúng Luật

Doanh nghiệp năm 2005:
Điều 8. Quyền hạn của doanh nghiệp
1. Tự chủ kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình thức
kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh; được
Nhà nước khuyến khích, ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất,
cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích.
2. Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn.
3. Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng.
4. Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu.
5. Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh.
6. Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả
kinh doanh và khả năng cạnh tranh.

7. Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ.
8. Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của doanh nghiệp.
9. Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quy
định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

7
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
10.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

11.

Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tố

tụng theo quy định của pháp luật.
12.

Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Nghĩa vụ của doanh nghiệp
1. Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp
luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
2. Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực,
chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
3. Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ
tài chính khác theo quy định của pháp luật.
4. Bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật
về lao động; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác
cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.

5. Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo tiêu
chuẩn đã đăng ký hoặc công bố.
6. Thực hiện chế độ thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê;
định kỳ báo cáo đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tình hình tài chính của
doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; khi phát
hiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải
kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.
7. Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, an
toàn xã hội, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá và
danh lam thắng cảnh.
8. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

8
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TECOTEC

CHỦ TỊCH HĐQT

CHỦ TỊCH HĐQT

TGĐ

PTGĐ

DỰ ÁN
PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG RSI
(VÔ TUYẾN VÀ TÍCH

HỢP HỆ THỐNG)

PHÒNG HỢP ĐỒNG

PHÒNG EMC
(CƠ ĐIỆN TỬ VÀ ĐIỀU
KHIỂN)

PHÒNG TMC
VPĐD ĐÀ
NẴNG

(ĐO VÀ HIỆU CHỈNH
ĐIỆN)

TÂY THIÊN

TT VHTT TỨ
LIÊN

DỰ ÁN NHÀ TRẺ
SAO HÀ NỘI

VPĐD TP.HCM

PHÒNG ETA
(PHÂN TÍCH VÀ MÔI
TRƯỜNG)

PHÒNG HCTH

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

9
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

10
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính

Tổng hợp
3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH:
KẾ HOẠCH

HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Chức năng:

Chức năng:

- Tham mưu giúp Ban

- Thực hiện công tác Quản trị nhân

Tổng Giám đốc về các chính sách sự;
- Thực hiện công tác Quản trị Hành

đối nội đối ngoại của Công ty.
- Tham

mưu

cho

Ban

Tổng Giám đốc và chịu trách

chính;
- Tổ chức áp dụng Hệ thống quản lý
chất

lượng

theo

Tiêu

chuẩn

ISO

nhiệm làm đầu mối, chủ trì việc

9001:2008;
triển khai thực hiện và quản lý
- Tham mưu, đề xuất lên Ban Lãnh
công tác xây dựng, hoạt động và đạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ

phát triển tổ chức của Công ty chức HCNS.
- Quản lý tài sản cố định (kể cả các
theo quy định của Pháp luật, của
tài sản thuê ngoài của Công ty); Công cụ
Công ty.
dụng cụ; Văn phòng phẩm, …
Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ:
1. Xây dựng chiến lược,

1. Quản trị nhân sự.
- Tuyển dụng và đảm bảo nguồn

kế hoạch, chương trình hoạt
động của Công ty.
- Tổng hợp và truyền đạt
mệnh lệnh, quyết định, các nhiệm
vụ được giao để hướng dẫn, tổ

nhân sự chất lượng theo yêu cầu và chiến
lược của Công ty.
- Tổ chức ký Hợp đồng lao động thử
việc, Hợp đồng lao động cho người lao
động.

chức triển khai, phối hợp, giám

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV

sát, kiểm tra việc thực hiện cùng toàn Công ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất
với các Phòng ban trong Công ty,
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lượng, số lượng đội ngũ CBNV và lập báo

…

- Lên lịch làm việc, lịch cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể
họp giao ban và nội dung làm của Ban Lãnh đạo.
- Tổ chức việc thực hiện đào tạo
việc của Công ty để phổ biến đến

trong Công ty theo chương trình, kế hoạch
các Phòng ban trong Công ty.
đào tạo định kỳ của Phòng KHTH.
- Theo dõi, tổng hợp, lập
- Trực tiếp tổ chức, hướng dẫn việc
kế hoạch, báo cáo đánh giá và
đào tạo cho nhân viên mới vào Công ty về
cung cấp kịp thời để phục vụ
các phần việc liên quan đến Phòng HCNS.
công tác chỉ đạo, điều hành của
- Quản lý việc nghỉ việc riêng, nghỉ
Ban TGĐ.

2. Hậu cần cho Ban TGĐ.
- Thực hiện các thủ tục

việc của CBNV.
- Bảo vệ lợi ích của người lao động;
Xây dựng và thực hiện các chế độ, chính

sách đối với người lao động.
2. Quản trị hành chính.
doanh; Giấy phép hành nghề và
- Tổ chức Lễ tân, tiếp khách hàng,
đăng ký Giấy phép Đăng ký kinh

các Giấy phép hoạt động khác đối tác trong và ngoài nước. Xây dựng
cho Công ty và các đơn vị trực phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng
thuộc.

bước xây dựng văn hóa riêng cho Công ty
- Tiếp nhận thông tin, xử để tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho

lý thông tin của Ban Tổng Giám Khách hàng.
- Tiếp nhận các loại văn bản đến,
đốc về việc các Dự án; các công
văn bản đi; Phân loại văn bản cho các Bộ

việc đối nội, đối ngoại và các
phận xử lý theo Phiếu xử lý văn bản; Phân
công việc đột xuất, phát sinh.
phối, chuyển giao công văn, tài liệu, báo
- Tổng hợp báo cáo theo
cáo đến các Phòng ban liên quan.
định kỳ (hàng tuần, tháng, quý,
- Đánh máy, phô tô văn bản thuộc
năm) của các Phòng ban, chuẩn
phần việc được giao.
bị tài liệu các cuộc họp, đôn đốc
- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp,

thực hiện công việc, đề nghị các lưu trữ hồ sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu
Phòng ban thực thi công việc.
- Lập

quyết

định:

Bổ

hồ sơ (có danh mục tra cứu).
- Quản lý tổng đài, máy fax theo

quy định.

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giữ bí mật nội dung các công văn,

nhiệm, bãi nhiệm; Thành lập, sáp

nhập Phòng ban; Ủy quyền; Cử đi giấy tờ, tài liệu.
- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.
công tác, …
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý,
- Hoàn thiện các văn bản
lưu trữ và phổ biến các thông tin Kinh tế,
ban hành nội bộ và bên ngoài.
Xã hội, Thương mại, Pháp luật, Công nghệ
- Đánh giá sự tuân thủ
và kịp thời báo cáo, đề xuất lên Ban Lãnh

thực hiện các quy định của Ban
đạo để có quyết định kịp thời.
Tổng Giám đốc của các Phòng
- Xây dựng hệ thống các quy chế,
ban.

quy trình, quy định cho Công ty và giám

3. Hỗ trợ các Phòng ban sát việc chấp hành thực hiện.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện
về công việc kế hoạch.
pháp lý hành chính, hậu cần để các hoạt

- Chủ trì, phối hợp tổ
động thông suốt.
chức, hướng dẫn và đào tạo các
3. Tổ chức áp dụng Hệ thống quản
công việc cho các Phòng ban.
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO
- Hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ
9001:2008.
pháp lý của Công ty và các đối
- Triển khai, cập nhật, áp dụng
tác để phục vụ làm HSDT.
nghiêm túc các Quy trình, Mẫu biểu đã ban

- Liên hệ khách hàng, đối
hành.
tác các công việc trong giới hạn
- Thực hiện các công việc: Kiểm tra,
khả năng của Phòng.
đánh giá, giám sát các công việc theo
- Công tác đấu thầu: Theo
HTQLCL của Công ty.
dõi, giám sát quá trình thực hiện;
- Cập nhật và duy trì Hệ thống quản
Đánh giá các công việc và việc
lý chất lượng ISO 9001:2008.

kiểm tra nội bộ tại các Phòng
4. Quản lý tài sản.
ban; Kiểm tra hoàn thiện hồ sơ dự
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của
thầu.
- Hướng dẫn thực hiện các
biểu mẫu theo quy trình ISO.
4. Thực hiện các công việc
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

Công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc

quản lý và sử dụng các loại tài sản Công ty
của các Phòng ban.
- Thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng
13
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khác theo sự phân công của định kỳ (thường xuyên hoặc đột xuất) theo
Ban Tổng Giám đốc Công ty.

quy định.
- Thực hiện nghiêm túc công tác bảo
vệ, điều động và ký xác nhận bàn giao trực
bảo vệ.
- Thực hiện công tác an ninh, trật tự,
an toàn lao động, vệ sinh lao động và
phòng chống cháy nổ cho Công ty.
- Định kỳ kiểm tra công tác thực
hiện vệ sinh toàn Công ty theo quy định.
- Quản lý và bảo quản, vệ sinh xe để
đảm bảo an toàn.
5. Tham mưu, đề xuất lên Ban

Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực tổ chức HCNS.
- Tham mưu, đề xuất về việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công
ty.
- Tham mưu, đề xuất công tác đào
tạo CBNV trong Công ty.
- Tham mưu, đề xuất về phương án
lương thưởng, chế độ phúc lợi của Công ty.
- Xây dựng chương trình công tác
thanh tra, kiểm tra nội bộ việc thực hiện
của toàn thể CBNV đối với các vấn đề đã

được Công ty quy định.
- Tham mưu, đề xuất tham gia các
chương trình Triển lãm, Hội chợ, …
6. Hỗ trợ các Phòng ban về công
việc HCNS.
- Hỗ trợ về cách thức tuyển dụng
nhân sự, công tác đào tạo nhân viên.
- Làm các thủ tục: In màu, công
chứng tài liệu, hồ sơ pháp lý liên quan đến

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác làm HSDT, …
- Hỗ trợ các công tác hành chính:
Thẻ chấm công, thẻ nhân viên, thủ tục đăng
ký vé xe, …
- Giao nhận tài liệu cho các Phòng
ban.

7. Thực hiện các công việc khác
theo sự phân công của Ban Tổng Giám
đốc Công ty.

Sơ đồ cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp

TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÍNH

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

NHÂN SỰ

KẾ HOẠCH

15
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

IT

QUẢN
LÝ
TRANG

LÁI

TẠP

XE

VỤ

THIẾT
BỊ

LỄ
TÂN
VTLT

3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo
văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp
3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ:
Cơ cấu nhân sự:

TT
Họ và tên
1.
Phạm Thị Hòa
2.
Đào Đức Phong
3.
Nguyễn Tô Hoàng
4.
Thiều Ánh Hồng
5.
Tống Thị Ngoan

6.
Nguyễn Tiến Nam
7.
Đặng Xuân Thành
8.
Lê Thị Vân
9.
Trương Thị Là
10.
Hoàng Minh Tuấn
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

Chức danh/ Công việc
Tình trạng
Trưởng phòng
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Văn phòng
HĐLĐ chính thức
Nhân viên IT
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Văn phòng
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Văn phòng
HĐLĐ chính thức

Nhân viên Lái xe
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Lái xe
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Tạp vụ
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Tạp vụ
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Bảo vệ
HĐLĐ chính thức
16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phân công và Mô tả công việc:
TT
1

Họ và

Nhiệm vụ

Phối hợp

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận công việc của

Các CBNV

Thị Hòa Phòng từ BLĐ, thông tin công việc từ các

trong Phòng

tên
Phạm

Phòng ban/ VPĐD;
- Phân công cho cá nhân chủ trì thực hiện
cùng với các cá nhân hỗ trợ trong nhóm công
việc;
- Đảm bảo việc giao dịch thông tin bên trong
và bên ngoài Công ty liên tục và ổn định;
- Xây dựng nhóm làm việc phù hợp và đạt hiệu
quả;
- Định kỳ báo cáo công việc với Ban Lãnh đạo
về hoạt động của Phòng.
* Công việc Kế hoạch Tổng hợp:

- Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổ
chức triển khai, đôn đốc, giám sát, kiểm tra
việc thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi
được phê duyệt.
- Chủ trì việc tổng hợp, đánh giá và báo cáo
kết quả thực hiện và cung cấp thông tin kịp
thời để phục vụ công tác quản lý của Ban Tổng
GĐ.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục Pháp lý: Đăng
ký kinh doanh; Thành lập Công ty.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký Giấy phép
Đăng ký kinh doanh; Giấy phép hành nghề và

các Giấy phép hoạt động khác cho Công ty và
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

các đơn vị trực thuộc.
- Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổ
chức triển khai, đôn đốc, giám sát, kiểm tra
việc thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi
được phê duyệt.

- Công tác đấu thầu: Theo dõi, giám sát quá
trình thực hiện; Đánh giá các công việc và việc
kiểm tra nội bộ tại các Phòng ban; Kiểm tra
hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
* Công việc Hành chính Nhân sự:
- Tham mưu việc xây dựng, cải tiến và tổ chức
áp dụng cơ chế Quản lý hành chính của Công
ty:
+ Tham mưu, thiết lập cơ chế điều hành, báo
cáo và phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý,
các Phòng ban/ VPĐD.
+ Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện các quy

trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điều
hành nội bộ.
+ Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra,
giám sát các Phòng ban/ VPĐD thực hiện đúng
theo hệ thống đã thiết lập.
- Công tác Văn thư – Lưu trữ; Văn bản đi –
đến; Quản lý thông tin nội bộ:
+ Tổ chức xây dựng, hướng dẫn nhân viên thực
hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu
trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con
dấu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

18
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

+ Kiểm duyệt trước khi trình ký, giám sát thực
hiện quy định sử dụng con dấu.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát
việc thực hiện lưu trữ CSDL file cứng, file
mềm theo quy định.
+ Chỉ đạo, giám sát việc tiếp nhận, xử lý các
thông tin đi – đến (điện thoại, fax, thư tín,

email, ...).
- Công tác nhân sự:
+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng đã
được TGĐ phê duyệt của các Phòng ban/
VPĐD.
+ Tổ chức việc đăng tải thông tin, phân loại hồ
sơ và sơ tuyển ứng viên, trình Ban TGĐ phỏng
vấn lựa chọn cuối cùng.
+ Đáp ứng nhu cầu nguồn lực yêu cầu và
nguồn nhân sự dự phòng.
- Công tác quản trị trang thiết bị, phương tiện
và cơ sở hạ tầng của Công ty:

+ Cập nhật thông tin, đề xuất và trình Tổng GĐ
xét duyệt công tác thay sửa, mua mới trang
thiết bị của Công ty.
+ Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và
giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc,
trng thiết bị văn phòng.
+ Tổ chức theo dõi hoạt động của máy móc,
trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng và khắc
phục sửa chữa các sự cố.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

19

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

+ Điều động trực văn phòng; Điều động và
kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa,
bảo hiểm của xe ô tô.
+ Giám sát việc thực hiện công tác bảo dưỡng
và bảo trì trang thiết bị theo quy định của Công
ty.
- Công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài
sản, vệ sinh môi trường làm việc:
+ Tham mưu hình thức, giải pháp và kế hoạch

bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh
môi trường các khu vực của Công ty.
+ Giám sát chặt chẽ việc thực hiện công tác vệ
sinh đã quy định.
+ Xử lý nghiêm khắc các vụ việc vi phạm theo
quy định và theo chỉ đạo của Ban TGĐ.
+ Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty
cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn dẹp, vệ
sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang,
khuôn viên của Công ty.
- Thiết lập, tạo dựng và phát triển uy tín,
thương hiệu của Công ty:

+ Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách
đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty.
+ Tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng và
chuyển đến Ban TGĐ hoặc các Phòng ban liên
quan giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết
công việc theo yêu cầu của Ban TGĐ.
+ Tham mưu và hỗ trợ việc xây dựng các văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

bản, tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ
chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình
ảnh của Công ty.
+ Tham mưu và theo dõi, thực hiện các thủ tục,
làm việc với các đối tác, khách hàng, ...
- Quản lý, giám sát công việc HCNS:
+ Thiết lập mục tiêu, phân công công việc, lập
chương trình và kế hoạch thực hiện cho CBNV
trong Phòng.
+ Phổ biến quy định và cập nhật việc thay
đổi ...

+ Thực hiện việc đánh giá đúng quy định. Đề
xuất thưởng, điều chỉnh lương, điều chuyển
phù hợp, ...
+ Bố trí nhân sự đúng việc nhằm đảm bảo hiệu
quả sử dụng nhân lực.
- Công tác ISO:
+ Giám sát việc thực hiện và duy trì HT QLCL
ISO 9001:2008.
- Công tác hậu cần:
+ Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, trang
thiết bị sử dụng ổn định.
+ Điều động xe phục vụ công việc.

+ Tổ chức đón tiếp khách đến giao dịch; Tổ
chức các Hội thảo, ...
+ Tham gia tổ chức các hoạt động cho người
lao động: Phong trào đoàn thể, thăm hỏi, ...
- Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

yêu cầu:

+ Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ Công ty theo
chuyên đề công việc.
+ Tham gia họp, thảo luận của Công ty.
+ Tham gia thực hiện các công việc, dự án theo
2

Đào
Đức
Phong

chỉ đạo.
* Công việc Hành chính nhân sự:

A.Lâm,

- Phụ trách việc in màu, đóng dấu.
- Thực hiện các công việc được giao: Liên hệ

A.Hoàng,
Ngoan, Hồng

và giải quyết các công việc hành chính liên
quan đến các đơn vị, bộ phận trong Công ty:
+ Đăng ký và rà soát vé gửi xe cho CBNV;

+ Thanh toán chi phí điện nước của Công ty.
+ Đặt báo cho Công ty.
- Hỗ trợ các Phòng ban khi cần thiết.
- Phối hợp thực hiện công tác Công đoàn Công
ty.
- Công tác hậu cần của Phòng.
* Công tác quản trị CS vật chất, trang thiết
bị, XDCB:
- Thực hiện công tác quản lý và đề xuất giải
pháp nhằm đảm bảo an toàn về con người, tài
sản các khu vực của Công ty.
- Tập trung làm tốt mảng công việc về Quản trị

cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, trang thiết bị
của Công ty.
- Giám sát việc thực hiện bảo hành, bảo trì
trang thiết bị theo đúng Quy định.
* Hỗ trợ công tác giấy tờ, hồ sơ:
- Chuẩn bị HS pháp lý, HS năng lực.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT
3

Họ và

Nhiệm vụ

tên
Nguyễn
Tô

Hoàng

Phối hợp

- Kiểm tra HSDT, hỗ trợ hoàn thiện HSDT.
* Công việc IT:
- Quản trị mạng của Công ty:
- Quản trị Website của Công ty: Cập nhật và

Ngoan, Hồng,
A.Lâm

xử lý Website của công ty và các vấn đề liên
quan khác như Email, dữ liệu trên Website,
Quản lý thông tin của website cũng như thông
tin của tổng đài điện thoại, ...
- Bảo trì, bảo dưỡng máy tính của toàn thể
CBNV trong Công ty.
- Thiết kế các mẫu giấy tờ theo yêu cầu của
Ban Lãnh: Thẻ nhân viên, phong bì, thiệp chúc
mừng, …
- Lưu trữ Cơ sở dữ liệu file mềm, phân cấp
khai thác thông tin theo Quy định của Công ty.
- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết.

* Công việc khác:
- Hỗ trợ trực Lễ tân cho nhân viên Lễ tân.
4

Tống
Thị
Ngoan

- Công tác hậu cần của Phòng.
* Công tác hành chính (Lễ tân, Văn thư –
Lưu trữ):

A.Lâm,
A.Hoàng,

- Lễ tân, trực tổng đài.

Hồng,

- Tiếp nhận văn bản; Phân loại; Chuyển giao

A.Phong

văn bản tài liệu đến các Phòng ban.

- Thực hiện các công việc: Soạn thảo Công
văn, Thông báo, Quyết định.
- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp, lưu trữ hồ
sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu hồ sơ (có danh
mục tra cứu).
- Công chứng giấy tờ cho công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

23
Lớp: Thư ký Văn phòng K7