Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY cổ PHẦN sản XUẤT THƯƠNG mại và xây DỰNG tín NGHĨA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (317.29 KB, 57 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA...............................................4
1. Sự hình thành và phát triển của Công ty.....................................................................................4
1.1 Giớ thiệu sơ lược......................................................................................................................4
1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty........................................................................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập...............6
1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng:..............................................................7
1.1 Chức năng.................................................................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ..................................................................................................................................7
1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng.................................................................................................8
2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng....8
2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng...............................................................................8
2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng.............................................9
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập........9
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng............................................10
2. Khảo sát về công tác văn Thư....................................................................................................11
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng...............................................................12
2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm..............................................................................12
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến.....................................................................................13
2.3.1. Tổ chức và quản lý văn bản đi:............................................................................................13
2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến................................................................................................14
2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành..................................................................................................15
Sinh viên: Lê Thị Din
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II..............................................................................................................15
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG............................................................15
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng...........................15
1.1 Tiếp khách:..............................................................................................................................16
1.2 Đãi khách:...............................................................................................................................17
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Những ưu điểm,
hạn chế.........................................................................................................................................19
2.1 Mục đích.................................................................................................................................19
2.2 Phạm vi áp dụng.....................................................................................................................19
2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng chương trình công
tác.................................................................................................................................................20
2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan.............................................20
2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan...........................................21
2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan.............................................21
2.4 Ưu điểm, nhược điểm:............................................................................................................23
3. Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) của cơ quan. Những ưu điểm, hạn chế.............23
3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị........................................................................................................23
3.1.1 Lập kế hoạch Hội nghị..........................................................................................................24
3.1.2 Chuẩn bị Hội nghị.................................................................................................................25
3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian và ghi biên bản Hội nghị.........................................................26
3.1.4 Tiến hành Hội nghị...............................................................................................................27
3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị............................................................................29
3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm..........................................................................................................29
4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.........................29
5. Những ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn
phòng) nơi em thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho hợp lý.........................................................35
6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký văn phòng trong hoạt động văn phòng. Đánh giá những ưu
điểm, hạn chế...............................................................................................................................40
PHẦN III............................................................................................................44
Sinh viên: Lê Thị Din
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...............................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người
Thư ký trong cơ quan....................................................................................................................44
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm..................................45
KÊT LUẬN........................................................................................................46
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................47
Sinh viên: Lê Thị Din
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản
lý tại các cơ quan còn rất thiếu. Nắm bắt được xu thế đó, Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội đã đào tạo một khối lượng lớn sinh viên về công tác Hành chính,
trong đó có Thư ký Văn phòng để đáp ứng nhu cầu của xã hội. Trong thời gian
đào tạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội nói riêng, thực tập là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì đây
là bước khởi đầu giúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm thực tế để có thể có nhiều
kiến thức sau khi ra trường đi làm. Chính vì vậy với phương châm giáo dục của
Đảng “Học đi đôi với hành, lý luận gắn thực tiễn”, trường đã giành một
khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên đi thực tập trước khi bước ra trường
làm việc nhằm giúp cho sinh viên vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất
những kiến thức lý thuyết đã học vào công việc thực tiễn tại các xí nghiệp, các
cơ quan hành chính Nhà nước…và đó cũng chính là dịp sinh viên tập dượt và
rèn luyện đạo đức nghề nghiệp của cán bộ hành chính Văn phòng. Khi được nhà
trường tạo điều kiện cho chúng em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực
tế em đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố
kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể
các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức
Thư ký văn phòng trong tương lai.
Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tại
trường em đã được nhà trường tổ chức kì thực tập để chúng em có thể nâng cao
kiến thức và trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ thư ký văn phòng và
đã được tiếp nhận, tạo điều kiện thực tế và giúp đỡ trong quá trình thực tập tại
“Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa”.
Quá trình thực tập không chỉ là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã
Sinh viên: Lê Thị Din
1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học trong nhà trường vào thực tiễn, mà còn cho em thêm hiểu biết về tác phong
làm việc trong cơ quan, tổ chức văn hóa công sở, và giúp em có định hướng
nghề nghiệp tốt hơn sau khi ra Trường.
Ngành Thư ký văn phòng là một ngành mà em được đào tạo, hơn nữa là
đang thực tập thực hiện vào ngành nghề những gì mình đang học. Nó cũng là
một ngành đang rất cần của xu thế hiện đại ngày nay. Trên tình hình đó cũng
như nhiều cơ quan nhà nước, các công ty doanh nghiệp đang quan tâm và hướng
tới mục tiêu đẩy mạnh nền quảng cáo để con người chúng ta có thể biết thêm
thông tin và mở mang tầm hiểu biết và đầu tư nhiều hơn cho việc đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao chất lượng nhân sự. Trong bài báo cáo này em sẽ giới thiệu
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và người thư ký văn phòng .
Nhờ có kì thực tập của nhà trường và các thầy cô cùng sự tiếp nhận và
hướng dẫn của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín
Nghĩa. Đã cho em nhiều kiến thức để tiếp tục học tập và làm hành trang sau khi
ra trường.
Em xin chân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản Trị Văn
Phòng, giáo viên chủ nhiệm lớp Cao Đẳng Thư Ký Văn Phòng K7 đã quan tâm
và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập.
Em xin chân trọng cảm ơn Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải
và Xây dựng Tín Nghĩa, đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập , đã
nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về Công ty.
Do thời gian và kiến thức còn có hạn, bản thân lại ít chải qua thực tế công tác
nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong được sự
góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo, cùng các anh chị trong Công ty để bài
báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Lê Thị Din
Sinh viên: Lê Thị Din
2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Lần đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội và đặc biệt là thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn Phòng đã
trang bị cho em những kiến thức và sự dạy bảo tận tình trong quá trình học tập
cũng như đã tạo điều kiện cho em đi thực tập tại cơ quan .
Với thời gian thực tế là 07 tuần (Bắt đầu từ ngày 16/3/2015 đến
5/5/2015). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên
hướng dẫn,và trưởng phòng hành chính trong Công ty, đã tạo cơ hội cho em áp
dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn. Trong suốt thời gian thực
tập tôi đã có cơ hội thực hành các công tác văn phòng như một nhân viên văn
phòng thực thụ. Qua đó em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao
hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghề nghiệp, từ đó nhận thức rõ hơn về
tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị
Văn phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, cô giáo phụ trách bộ
môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình, để em có cơ
sở, nền tảng kiến thức bước ra ngoài xã hội.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn
khổ của bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế sai sót.
Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của nhà trường
cô Nguyễn Thị Kim Chi và cô Nguyễn Thị Thu Hường, trưởng phòng hành
chính của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín
Nghĩa. Đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn tốt bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Lê Thị Din
Sinh viên: Lê Thị Din
3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA
1. Sự hình thành và phát triển của Công ty
1.1 Giớ thiệu sơ lược
Tên đầy đủ của Công ty: Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và
Xây dựng Tín Nghĩa
Tên viết tắt: TIN NGHIA CATP., JSC
Tên giao dịch: TIN NGHIA CONSTRUCTION AND TRANSPORT
TRADING PRODUCTION JOINT STOCK COMPANY
Giấy phép kinh doanh: 0104502886 – Cấp ngày: 01/03/2010
Địa chỉ: thôn 10 xã Thạch Hòa - Thạch Thất - Hà Nội
Số điện thoại: 84989676235
Ngày hoạt động: 15/03/2010
1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa là
một doanh nghiệp được thành lập cách đây hơn 5 năm, với đội ngũ cán bộ nhân
viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành kỹ thuật dân dụng, đã xây dựng, thiết kế
lên nhiều công trình, duy trì cấu trúc tách rời các công trình công cộng như
đường xá, đập cầu cống kênh rạch và các tòa nhà…
Công ty có nguồn tài chính vững chắc, đảm bảo cho việc đầu tư và phát
triển lâu dài. Hiện nay công ty đang trên đường phát triển, với mạng lưới kinh
doanh mở rộng thu hút được nhiều nhà đầu tư về công trình môi trường đô thị
cũng như các nhà đầu tư về lĩnh vực xây dựng. Sự phát triển của công ty đã góp
phần tô đẹp thêm không gian đường phố, thúc đẩy sự phát triển của nước nhà.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập
1. Chức năng:
Tham mưu cho UBND, Đảng bộ thành phố Hà Nội để thực hiện các dự án
đầu tư, các công trình thủy lợi, cầu đường thúc đẩy sự phát triển đi lên của thành
Sinh viên: Lê Thị Din
4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phố nói riêng và cả nước nói chung
2. Nhiệm vụ:
Đảm bảo công tác xây dựng các công trình cầu, đường hợp lý đúng kỹ
thuật tiến độ thi công
Đảm bảo công tác lưu thông trong quá trình thi công
3. Quyền hạn:
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của Công ty theo
luật định
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu nhiệm vụ của Công ty
- Đổi mới công nghệ, trang bị phù hợp với yêu cầu phát triển và hiệu quả
kinh doanh của Công ty
- Đặt chi nhánh văn phòng đại diện của Công ty trong nước và ngoài nước
- Kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước
- Quyết định mua giá, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ
chủ yếu
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp
- Đầu tư liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần
- Tuyển chọn thuê mướn sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức
trả lương theo quy định của Bộ luật Lao động
- Được hưởng các quyền với tư cách là đơn vị thành viên của tổng Công
ty quy định tại điều lệ tổ chức hoạt động của tổng Công ty
- Các quyền khác do pháp luật quy định
- Quyền quản lý tài chính của Công ty
- Sử dụng vốn và các quỷ của Công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
4. Mục tiêu hoạt động của Công ty:
- Quản lý và khai thác các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, nâng cao
chất lượng dịch vụ xây dựng các công trình cầu đường,
Sinh viên: Lê Thị Din
5
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Không ngừng nâng cao lợi ích của nhà nước, của Công ty, các cổ đông
và người lao động
- Tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty
- Góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế
xã hội của huyện, thành phố;
- Đảm bảo việc làm đời sống và thu nhập cho người lao động; hoạt động
có hiệu quả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
5. Bộ máy tổ chức của cơ quan:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM
SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
tổ chức
hành
chính
Phòng
tài
chính
kế
toán
Phòng
kỹ
thuật
chất
lượng
Phòng
phát
triển
kinh
doanh
Ban
quản
lý dự
án
Phòng
bảo
dưởng
Phòng
giao
nhận
và
quản
lý vật
tư
Phòng
thương
mại kế
hoạch
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ
Sinh viên: Lê Thị Din
6
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan thực tập.
1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng:
1.1 Chức năng
Tham mưu giúp Lãnh đạo tổng hợp thông tin, quản lý chỉ đạo, điều hành
điều phối quá trình làm việc của các đơn vị phòng ban trong Công ty
Tổ chức các chương trình kế hoạch, công tác hành chính, thi đua khen
thưởng và cải cách hành chính, quản lý công tác tài chính kế toán
1.2 Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm quy chế làm việc,
nội quy của công ty và tổ chức đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi được
ban hành
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị văn thư, lưu trữ, thông
tin, bảo mật của công ty
Trình bày Lãnh đạo kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, quản lý kế hoạch
luân chuyển cán bộ, quy định về quản lý đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm đối
với nhân viên
Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho công ty vào hành năm và kề hoạch
bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, nhân viên
Thực hiện việc lập hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và phói hợp
giải quyết các chế độ thai sản, thôi việc đối với nhân viên Công ty
Thực hiện cải cách hành chính đổi mới về phương thức làm việc, hiện đại
hóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý của
Lãnh đạo, tổ chức quản lý mạng và thông tin điện tử của Công ty
Hướng dẫn thực hiện công tác thi đua khen thưởng
Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của Công ty, thực hiện công tác an ninh trật
tự, phòng cháy chữa cháy tại công ty
Soạn thảo văn bản, tài liệu và in ấn để phát cho nhân viên trong công ty,
quản lý công tác chuyển giao văn bản và quản lý văn bản, chịu trách nhiệm về
tính pháp lý của văn bản do lãnh đạo ban hành
Sinh viên: Lê Thị Din
7
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao
1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng
Chánh văn phòng
Phó văn phòng
Bộ phận
văn thư
Bộ phận
lưu trữ
Bộ phận
tham
mưu
tổng hợp
Bộ phận
kế toán
tài vụ
Bộ phận tiếp
khách và tiếp
nhận hồ sơ hành
chính
2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ
máy của văn phòng.
2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng
Là người lãnh đạo của một văn phòng đòi hỏi phải có nhiếu kỹ năng, kiến
thức về các lĩnh vực tổ chức, sau đây em sẻ mô tả những công việc cụ thể của
một Chánh văn phòng trong Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và
Xây dựng Tín Nghĩa
Công việc của Chánh văn phòng là chỉ đạo, điều hành và giám sát mọi
hoạt động của văn phòng Công ty
Sinh viên: Lê Thị Din
8
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bố trí công việc cho từng cán bộ nhân viên, phù hợp với năng lực, trình
độ chuyên môn, sở trường của từng người đảm bảo phát huy hết năng lực, khả
năng sáng tạo
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về Quản trị hành chính văn phòng
Xây dựng nội quy, quy chế quản lý của Công ty
Thay mặt Công ty quan hệ, giao dịch với một số cơ quan hành chính nơi
Công ty liên kết
Chuẩn bị công tác lễ tân, bố trí nơi ăn uống, nghỉ ngơi cho khách
Xây dựng phương án an ninh, phòng chống mất mát cho Công ty
Xử lý các vấn đề liên quan đến an ninh nội bộ như: ma túy, đánh
nhau, mất cắp tài sản, cờ bạc tại đơn vị cơ quan
Chuẩn bị hội trường, phòng họp, đồ dùng cho các cuộc họp, hội nghị
Mua sắm trang thiết bị văn phòng, cấp phát, bảo hành, bảo trì sửa chữa
trang thiết bị văn phòng
Chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ văn bản của Công ty
2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng
Bộ phận văn thư – lưu trữ có tránh nhiệm soạn thảo văn bản, hợp đồng,
tìm kiếm thu thập thông tin, bài viết trên internet, lập các hồ sơ công việc, tiếp
nhận và quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến, quản lý tài liệu hồ sơ giấy tờ
Bộ phận tham mưu tổng hợp có trách nhiệm thu thập, sử lý thông tin đưa
ra những ý kiến đóng góp có giá trị cao trong công việc
Bộ phận kế toán tài vụ có trách nhiệm tổng hợp các hóa đơn mua bán mọi
trang thiết bị trong công ty, tổng hợp lương cho nhân viên trong công ty, giải
quyết các vấn đề công nợ của Công ty
Bộ phận tiếp khách và tiếp nhận hồ sơ hành chính: công việc chính của bộ
phận này là tiếp đón khách khi có khách đến Công ty, giải quyết các thắc mắc
của khách, những yêu cầu về công việc, nhận hồ sơ tuyển dụng nhân sự cũng và
một số hồ sơ khác
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại
Sinh viên: Lê Thị Din
9
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan thực tập.
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.
Người thư ký văn phòng thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnh
đạo công tác tổ chức hành chính, người thư ký văn phòng có 2 nhóm chức năng
cơ bản sau:
Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao
gồm : Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,
kiểm tra và thực hiện các Quyết định và chỉ thị của Thủ trưởng…
Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về tổ chức công tác hành chính bao gồm:
Tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ
chức nhân sự… Sau đây là một số nhiệm vụ thuộc về tổ chức công tác hành
chính mà người Thư ký phải thực hiện
Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
Tiếp khách, đãi khách. Đây là một khâu vô cùng quan trọng bởi nó sẽ thể
hiện bộ mặt của công ty, người Thư ký sẽ phải cung đầy đủ thông tin về khác
cho lãnh đạo từ đó lên kế hoạch tiếp đãi khách. Đối với khách xả giao thì cần
phải tiếp đón như thế nào cho phù hợp để vẫn giữ được các mối quan hệ, còn
với khách quan trọng thì cần phải tiếp đãi chu đáo hơn, cẩn thận hơn. Hay việc
tổ chức phòng làm việc khoa học cho lãnh đạo thì cần phải tìm hiểu về phong
thủy, độ tuổi những sở thích của lãnh đạo, cần sắp xếp phòng làm việc theo 4
tiêu chí dể tìm, dể thấy, dể lấy và dể sử dụng. Cũng như việc tổ chức hội họp, tổ
chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, hướng dẫn một cách khái quát công việc
cho những cán bộ tham gia chuyến đi công tác, người Thư ký cần phải thu thập
và xử lý thông tin từ đó lập bản kế hoạch cụ thể.
Nghiệp vụ công tác văn thư soạn thảo văn bản, và giúp thư trưởng ban
hành văn bản
+ Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với lãnh đạo, chuẩn bị
triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc thảo luận do lãnh đạo triệu tập.
Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản:
Sinh viên: Lê Thị Din
10
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ
trưởng, vào sổ bưu phẩm đi và đến
+ Chăm lo việc giao và luân chuyể văn bản giữa các bộ phận
+ Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng,
đánh máy công văn trao đổi của thủ trưởng.
+ Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình thủ
trưởng ký
- Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
+ Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng… của lãnh đạo
+ Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng
- Những nhiệm vụ khác:
+ Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc
+ Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơ
quan, đơn vị
+ Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo việc chuyển
tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng
+ Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên
quan đến thủ trưởng như phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng
+ Thực hiện các công việc khác khi được thủ trưởng phân công
Nhìn chung người Thư ký đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong
việc thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, giúp việc cho lãnh
đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ
của Văn phòng.
Ví dụ: Ngày 22/03/2015 Lãnh đạo Công ty thông báo sẻ có một chuyến
đi công tác 3 ngày trong thành phố Hồ Chí Minh để ký kết hợp đồng từ ngày
12/04 – 15/04/2015, Thư ký sẽ bắt đầu lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh
đạo và chuẩn bị nội dung cũng như tất cả tài liệu có liên quan trong chuyến đi.
2. Khảo sát về công tác văn Thư
Sinh viên: Lê Thị Din
11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng
Biên chế: Do biên chế ít nên Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại và
Xây dựng Tín nghĩa chỉ có một nhân viên văn thư
Trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư: Nhân viên văn thư của Công ty
phải tốt nghiệp các Trường đại học hoặc cao đẳng trở lên, chuyên ngành về văn
thư
Là một nhân viên văn thư phải đáp ứng được 2 mặt lý luận nghiệp vụ và
kỹ năng thực hành, tuy nhiên không phải nhân viên văn thư nào cũng đáp ứng
được đầy đủ 2 nghiệp vụ đó và nhân viên văn thư trong Công ty mà em đang
thực tập cũng còn rất nhiều hạn chế về nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về
nghiệp vụ thì khâu soạn văn bản đôi lúc còn chưa chính xác về nội dung, một số
khâu sử lý thông tin còn chưa được chọn lựa kỹ, thao tác thực hành còn chậm,
sử dụng máy tính còn chưa thành thạo
2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lực
pháp lí cao nhất, Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại vận tải và xây dựng Tín
Nghĩa luôn chú trọng với công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản luôn
tuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo đúng quy định.
Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuận
lợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết. Những văn bản mà Công ty ban
hành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới.
Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữa
trước khi ký.
Khi có phát hiện sai sót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặc
hủy bỏ.
Căn cứ vào phần mềm quản lý văn bản đi và đến thì tổng số văn bản ban
hành và nhận được trong một năm như sau:
Tên văn bản
Sinh viên: Lê Thị Din
Số lượng
12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nghị quyết
Quyết định
Chỉ thị
Báo cáo
Công văn
Thông báo
Kế hoạch
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đi
71
95
65
90
91
100
100
Văn bản đến
69
81
80
76
86
95
87
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến
2.3.1. Tổ chức và quản lý văn bản đi:
Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của công ty những người làm công
tác văn thư của công ty phải tổ chức giải quyết một khối lượng văn bản đi khá
lớn để gửi đến các đối tác, khách hàng kịp thời. Để đảm bảo tính chính xác về
thể thức, tính khả thi, thống nhất, các đơn vị sau khi soạn thảo văn bản sẽ trình
lên cho thư ký phê duyệt và sau đó sẽ trình lên cho lãnh đạo phê duyệt một lần
nữa và lãnh đạo sẽ là người ký trực tiếp lên trên văn bản.
Với trình độ chuyên môn, cùng kinh nghiệp lâu năm thư ký văn phòng có
thể đóng dấu văn bản nếu như văn bản đó chuẩn hóa về tất cả mọi mặt, khi đóng
dấu văn bản phải rõ ràng, sạch sẻ không tẩy xóa đóng trùng lên 1/3 chữ kỳ về
phía bên trái
Sau khi đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, cán bộ văn thư
tiếp tục đăng ký đầy đủ các thông tin vào trong phần mềm quản lý văn bản đi
được thiết lập trên máy tính, mặc dù số lượng văn bản sản sinh ra trong một
ngày rất nhiều nhưng với kinh nghiệm và hình thức đăng nhập văn bản đi rất dể
dàng giúp người làm công tác văn thư hoàn thiện công việc nhanh chóng.
Ngoài phần mềm quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư phải lập
riêng một quyển sổ đăng ký chuyển giao văn bản, nhằm tránh mất mát những
thong tin mật, cán bộ văn thư chỉ sử dụng quyển sổ này để chuyển giao văn bản,
còn phần mềm quản lý văn bản trên máy tính sẽ được bảo mật chỉ mình cán bộ
văn thư mới sử dụng được. Khi chuyển giao văn bản, những người thuộc trách
Sinh viên: Lê Thị Din
13
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm sử lý văn bản sẻ đến ký nhận văn bản trước khi lấy văn bản về làm việc,
đây cũng là một phần hạn chế trong việc chuyển giao văn bản.
Văn bản sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc qua fax.
2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến
Mỗi loại văn bản gửi tới Công ty cán bộ văn thư phải vào sổ và lưu giữ
trên hệ thồng phần mềm quản lý văn bản đến trừ sách báo và thư riêng thì sẽ
không nhập vào hệ thống máy tính, việc tổ chức giải quyết văn bản đến của
Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa được cán
bộ văn thư giải quyết theo thứ tự các bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc
bì, đóng dấu đến, trình văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến:
Cũng như các loại văn bản của các cơ quan, công ty khác những văn bản
gửi về Công ty rất phong phú và đa dạng được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đã
được cán bộ văn thư sử lý rất nhanh đảm bảo nhu cầu chỉ đạo, điều hành của
công ty. Tất cả các văn bản theo đường bưu điện, fax đều tập chung vào văn
phòng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bí và đóng dấu
Việc kiểm tra văn bản đến của công ty được cán bộ văn phòng kiểm tra kỹ
càng, nếu văn bản gửi sai địa chỉ, hoặc rách bì thì cán bộ sử lý đúng theo quy
định của nhà nước, của công ty.
Tài liệu, thư riêng của phòng nào thì gửi về phòng đó, sách báo của Giám
đốc sẽ chuyển về phòng Giám đốc
Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ vă thư bóc bì và đóng dấu đến và ghi rõ
số đến, ngày tháng lên văn bản vào sổ văn bản đến đầy đủ chính xác.
Đăng ký văn bản đến và chuyển giao văn bản
Sau khi đóng dấu văn bản đến, cán bộ văn thư bắt đầu ghi đầy đủ thông
tin vào phần mềm quản lý văn bản đến và lưu vào máy tính, cũng như cách thức
quản lý văn bản đi cán bộ văn thư cũng lập riêng một quyển sổ nhập văn bản
đến và mọi người đến lấy văn bản đến sẽ ký vào sổ nhận văn bản đến.
Sinh viên: Lê Thị Din
14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc chuyển giao văn bản đến cũng có thể chuyển trực tiếp, qua Email
Với cách thức quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản giúp cho
việc quản lý và tìm kiếm văn bản dể dàng thuận tiện.
2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành
Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình
giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp
nhất định.
Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến
hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo
văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt
yêu cầu.
Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành
khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ
sơ. Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn
xộn.
Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện
hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội
dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với
giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa,
hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ.
Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó
khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ…
Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất
lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được
dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí.
PHẦN II
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng
Sinh viên: Lê Thị Din
15
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1 Tiếp khách:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm
đáp ứng như cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu
thập được đóng vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì vậy
tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty, xí nghiệp, phòng, ban
nào, chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình
thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của công ty trong con mắt đối tác và về
lâu dài hay gián tiếp sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn những cái lợi không
nhỏ.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó
sự hiểu biết của người Thư ký là vô cùng quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của người Thư ký diển ra dưới các hình thức như:
Giao tiếp bằng điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức hội nghị, Hội thảo…
Nhưng ở bất kỳ hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng với đối tượng giao
tiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.
Phải quan tâm ngay từ khâu đón khách đến. Có nhiều cách tiếp khách
khác nhau, tùy theo loại đơn vị, quy mô to nhỏ vị trí cấp quản lý và thói quen
của đơn vị, ở nhiều cơ quan, đơn vị, vai trò của việc tiếp khách thường là thư ký
giám đốc, có sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân.
Khi Thủ trưởng làm việc tại cơ quan:
Đối với khách có hẹn trước:
Khi tới công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm
hướng dẫn khách tới gặp bộ phận lễ tân hoặc Thư ký.Trong việc tiếp khác của cơ
quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại
diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bước đầu giải quyết
công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách là do người
Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn tạo ra sự đánh giá tốt, hiệu quả trong
hoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc
của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một
Sinh viên: Lê Thị Din
16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt từ
những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách tới điều đầu tiên người Thư ký phải chào hỏi khách một cách
niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tỉnh, không được hoảng sợ. Sau đó đưa
khách vào phòng tiếp khách, pha trà mời khách uống nước, rồi hỏi khách đến
gặp ai ? nếu khách trả lời: Tôi gặp anh Tuấn – Giám đốc lúc này Thư ký sẽ tra
lại lịch các cuộc hẹn trong ngày của Giám đốc. Sau đó Thư ký sẽ trả lời lại với
khách là: Có phải anh là anh Quang đến từ công ty TNHH Hà Anh và Thư ký sẽ
hỏi khách đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách
mua hàng, khách chào hàng, hay khách mua hàng tương lai…Khi khách đã trình
bày rỏ ràng thì tuy theo mức độ quan trọng của công việc người Thư ký cần liên
hệ với Thủ trưởng, nếu trong trường hợp đặc biệt Thủ trưởng đang có cuộc họp
quan trọng không tiếp được thì lúc này Thư ký phải đưa ra phương án giải quyết.
Đối với khách không có hẹn trước:
Sau khi khách được hướng dẫn tơi gặp Thư ký, Thư ký sẽ mời khách ngồi,
pha trà mời khách và hỏi khách đến gặp ai, địa chỉ và đến liên hệ công tác về
việc gì. Khi khách trả lời người Thư ký có trách nhiệm liên hệ với người mà
khách muốn gặp, trong trường hợp liên hệ không được hoặc họ từ chối không
gặp thì Thư ký phải nói lại với khách là không liên hệ được và sẽ liên hệ lại với
khách sau.
Khi Thủ trưởng đi công tác
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà.
Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là tiếp khách mà còn trực tiếp giải
quyết yêu cầu của khách là người trịu trách nhiệm hoành toàn của buổi giao tiếp
đó. Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong trường
hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc
của một người Thư ký.
1.2 Đãi khách:
Sinh viên: Lê Thị Din
17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây là một công cụ quan
trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở. Hiệu quả của hoạt động
này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ thực hiện cho quá
trình giải quyết công việc sau này. Vì thế lựa chọn nên hay không nên áp dụng
hình thức đãi khách và lựa chọn hình thức chiêu đãi nào thực không đơn giản.
Trong công tác văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc họp, Hội
nghị bàn bạc trên nguyên tắc, người Thủ trưởng, người Thư ký cũng phải coi các
bữa tiệc là một hình thức thực hiện công việc. Kiến thức trong đãi khách không
chỉ dành cho người Thủ trưởng, người Thư ký mà còn dành cho những ai tham
gia công tác đối ngoại trong hoạt động công sở. Thực tế cho thấy hiệu quả công
việc đạt được rất cao sau những bữa tiệc, vì trong ăn uống con người ta sẽ dể
dàng nói chuyện, trao đổi với nhau một cách thân thiện cởi mở hơn.
Có nhiều hình thức đãi khách tuy nhiên trong công sở hiện nay thường sử
dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và chiêu đãi.
Mỗi hình thức lựa chọn đều có ưu điểm, nhược điểm, khó khăn và thuận
lợi trong kỹ thuật tổ chức . Trên cơ sở các thông tin tổng hợp và trợ giúp, người
Thư ký phải lựa chọn hình thức chiêu đãi phù hợp với việc giải quyết mối quan
hệ hai chiều giữa cơ quan và khách.
Khi chuẩn bị đãi khách người Thư ký phải lập danh sách khách mời.Thư
ký có thể gặp khó khăn từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quên
một số khách mời quan trọng. Quyết định sẽ thuộc về Thủ trưởng cơ quan song
Thư ký là người chịu trách nhiệm lập danh sách. Trong một số tiệc chiêu đãi,
việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi, tính cân đối về thứ bậc, vị trí của từng khách, vai trò
của người chủ tiệc và khả năng thiết lập mối quan hệ… Do yêu cầu đặt ra khi lập
danh sách khách mời người Thư ký phải xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và
các căn cứ cho phép lựa chọn. Khi xây dựng danh sách phải đảm bảo một số tiêu
chuẩn sau:
Tính khách quan: Khi lên danh sách đại biểu Thư ký cần phải xác định
tổng số khách và lập danh sách khách mời. Tính khách quan sẽ buộc người Thư
Sinh viên: Lê Thị Din
18
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ký giải quyết vấn đề trên phải căn cứ vào những thông tin cụ thể như: mục đích,
ý nghĩa của việc tổ chức, các nghi thức buộc phải thực hiện, vị trí của khách
trong mối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện.
Tính thứ bậc: Vị trí của khách có ảnh hưởng đến sự lựa chọn người Thư
ký. Mục đích của việc giao tiếp sẽ bị ảnh hưởng nếu như Thư ký không đảm bảo
sự tương ứng về chức vụ, địa vị của đại biểu.Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao
hơn trong thứ tự lễ tân, trong những người có cùng cấp bậc hay chức vụ thì
người nào có thâm niên nắm giữ chức vụ đó lâu hơn thì xếp vị trí cao hơn.
Người nhiều tuổi hơn được ưu tiên xếp trước người có cùng chức vụ trẻ tuổi hơn
nếu chức vụ ngang nhau hoặc không chênh lệch nhau nhiều.
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan. Những ưu điểm, hạn chế.
2.1 Mục đích.
Quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá
kết quả thực hiện phần chương trình công của người Thư ký nhằm đảm công tác
chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng; công tác triển khai thực hiện theo
chương trình, kế hoạch đúng tiến độ; tham mưu đôn đốc kịp thời công tác lãnh
chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng; góp phần thực hiện cải cách hành chính.
2.2 Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho việc xây dựng chwong trình kế hoạch công tác năm, tháng,
tuần của Văn phòng
Phòng Hành chính – Tổ chức, các phòng, các đơn vị và toàn thể cán bộ
nhân viên trong cơ quan Văn phòng cùng tham gia xây dựng và áp dụng triển
khai thực hiện
Sinh viên: Lê Thị Din
19
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây
dựng chương trình công tác
- Tuân thủ các quy định về xây dựng
- Thống nhất về ngôn ngữ về mục tiêu
- Nội dung phải bán sát và thực hiện đúng định hướng của Công ty trong
thời điểm xây dựng chương trình công tác
- Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp
logic và khao học tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn
cho Thủ trưởng và cơ quan. Đói với nhiệm vụ công việc lớn Thư ký phải xác
định quy mô và tính chất của công việc
- Lập lịch công tác cho Thủ trưởng, cơ quan phù hợp với khả năng, thời
gian, tính khả thi chứ không phải đề ra nhiệm vụ mà không thực hiện được
- Đối với chương trình công tác năm Thư ký phải xây dựng công phu, kỹ
lưỡng để tránh tình trạng sai sót, cần phải chia thành những phần nhỏ như: xác
định nhiệm vụ, mục tiêu, vạch ra kế hoạch chiến lược trong năm
- Khi đưa ra bản kế hoạch, chiến lược kinh doanh, Thư ký sẽ giúp Lãnh
đạo chuyển bản kế hoạch tới các phòng ban để họ nhận được thông tin công
việc. Vì làm việc trong môi trường kinh doanh nên việc xảy ra những biến cố và
có những công việc dề ra sẽ không thực hiện được, vì thế Thư ký phải bổ xung,
chuyển hướng chiến lược để đảm bảo an toàn cho Công ty
- Đối với chwong trình công tác tháng, tuần Thư ký triển khai công việc
trực tiếp và thường xuyên cho Lãnh đạo và toàn bộ các bộ phận trong Công ty
2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan
Mô tả:
- Hằng năm căn cứ đăng ký chương trình đề án công tác năm kế tiếp của
cán bộ công chức, viên chức của đơn vị mình, trưởng phòng các đơn vị tổng hợp
gửi các đăng ký chwong trình công tác năm sau cho Thư ký trước ngày 12/12
năm trước
Sinh viên: Lê Thị Din
20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thư ký căn cứ chương trình công tác năm của Công ty và phiếu đăng ký
chương trình công tác của cá đơn vị thực hiện xây dựng dự thảo chwong trình
xây dựng công tác năm của Văn phòng gửi Chánh văn phòng và trưởng các đơn
vị tham gia đóng góp ý kiến trước ngày 15/12 sau đó tổng hợp lại Thư ký sẽ phê
duyệt ban hành trước ngày 22/12
2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan
Mô tả:
Từ tình hình thực hiện chương trình công tác trước của Công ty mình, ý
kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty, Thư ký sẽ xây dựng chương trình công tác
tháng tiếp theo gửi cho các phòng ban trong Công ty trước ngày 20 hàng tháng
2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan
Mô tả:
Từ chương trình công tác tháng , lịch công tác tuần Công ty và yêu cầu
công việc thực tế được giao, Lãnh đạo, trưởng phòng các bộ phận công ty tiến
hành đăng ký lịch công tác tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại phòng
hành chính tổ chức. Việc dăng ký lịch tuần của Lãnh đạo Văn phòng được thực
hiện thường xuyên hằng ngày và chậm nhất là 16 giờ 30 phút ngày thứ 6
Sinh viên: Lê Thị Din
21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO
Từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 04 năm 2015
Thứ/ngày Sáng
Chiều
Ghi
chú
Hai/6
Thời gian
8h - 8.30h
Nội dung
Họp giao ban
Thời gian
14h – 15h
8.30h - 11h Làm việc tại
Ba/7
Tư/8
8h – 11h
8h – 9h
Nội dung
Họp với đối tác
Làm việc tại
Công ty
Làm việc tại
15h – 17h
14h – 17h
Công ty
Dự lễ kỉ niệm
Công ty
thành lập Công ty
Có buổi ký kết
Long An
Làm việc tại
14h – 17h
hợp đồng với
Công ty
Công ty cổ
phần MTĐT
9h – 11h
Làm việc tại
Công ty
Năm/9
Sáu/10
8h – 11h
Làm việc tại
8h – 11h
Công ty
Dự hội nghị tại
14h – 17h
Làm việc tại
14h – 17h
Công ty
Làm Việc tại
UBND Thạch
Công ty
Thất
Bảy/11
8h – 11h
Làm việc tại
14h – 17h
Công ty
Sinh viên: Lê Thị Din
Làm việc tại
Công ty
22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
