Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY cổ PHẦN LK VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (425.38 KB, 85 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................5
PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CTCP LK VN.................................5
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT
NAM. ................................................................................................................5
1.1. Tên gọi và trụ sở:........................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty ..............8
II. PHÒNG TỔ CHỨC – CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH ........................13
1. Các vị trí......................................................................................................13
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT NAM. .....................................................24
1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư kí văn phòng trong công ty ............24
1.2. Khảo sát về công tác văn thư của cơ quan...............................................26
1. Tìm hiểu quy trình tiếp, đãi khách trong hoạt động văn phòng của Công ty
34
1.1. Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.......................36
1.2. Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị của cơ quan......................................38
1.3. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan.....................................................................................................50
1.4. Nhận xét mô hình tổ chức phòng làm việc cơ quan.................................53
1.5. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn
phòng...............................................................................................................55
1.6. Thu hoạch bản thân..................................................................................59
1. Nhận xét....................................................................................................61
1.1. Một số đề xuất kiến nghị..........................................................................63
KẾT LUẬN...........................................................................................................65
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................67
PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM.........................................................................................68
Vũ Thị Linh
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Vũ Thị Linh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận hành theo quy
chế thị trường , nền kinh tế nói chung và nền kinh tế việt nam nói riêng đã có
những biến đổi sâu sắc . Đặc biệt Việt Nam đã gia nhập vào tổ chức thương mại
Thế giới(WTO) nên đã có nhiều bước phát triển mới. Bên cạnh những mật thuận
lợi cũng gặp không ít nhưng khó khăn, thách thức với các doanh nghiệp. Xu thế
khu vực hóa, toàn cầu hóa đã trở thành tất yếu đối vớ nền kinh tế các nước trên
toàn thế giới.
Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển họ cũng phải cạnh tranh, phải
cố gắng giữ uy tín, chiếm giữu thương hiệu trên thị trường. Đặc biệt, để có thể tồn
tại lâu dài thì trước tiên doanh nghiệp phải kinh doanh có lãi. Do đó, các doanh
nghiệp phải thực hiện các phương châm tăng doanh thu lên mức cao nhất và giảm
thiểu chi phí đến mức thấp nhất mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần quan tâm và coi trọng công tác kế toán tập hợp
doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất hiện
vị trí của người Thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu không thể thiếu
được. Ngày nay với vai trò ngày càng quan trọng Thư ký văn phòng đã dần vươn
lên chiếm lấy vị trí chủ thể của mình trước hết là trong xã hội sau đó là củng cố lại
vị trí của mình trong cơ quan, doanh nghiệp. Khẳng định vai trò ấy, ngày nay ngoài
các công việc thông dụng thuộc nghiệp vụ chuyên môn. Thư ký còn đảm nhận các
công việc khác như: kế toán, nhân sự, tổng hợp… thể hiện các công việc của thư
ký là đa chức năng. Trở lại với vấn đề về sự phát triển của nó nghề thư ký có cách
đây hàng trăm năm. Sự ra đời của nó gắn liền với Chủ nghĩa Tư bản. Nhưng ở Việt
Nam nó thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986 khi Đại hội lần thứ 6 của Đảng
diễn ra thay đổi nền kinh tế của ta từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền
kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa – cùng với nó là sự thay đổi
nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người cong
nhân nhân viên và làm công tác trợ giúp lãnh đạo ngày càng mọc nhiều và đó là
bộ phận không thể thiếu trong bộ phận cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước hiện
Vũ Thị Linh
1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành ngày nay .
Với vai trò là người giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất
định , chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Mặt khác, thư ký là người giúp Thủ
trưởng giải quyết những công việc,những sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng
sáng tạo của mình được phát huy và nâng cao đạt được hiệu quả cao khi làm việc
cho lãnh đạo được phát huy. Theo V.I.Lê-nin thì đây là loại lao động: “ để tất cả
các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ”. Thấy được tầm quan trọng của Thư
ký văn phòng trong Xã hội hiện nay, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã mở
nghành đào tạo Thư ký văn phòng cho hàng trăm hàng nghìn sinh viên . Trải qua
một quá trình đào tạo trường đã đào tạo hàng nghìn đội ngũ sinh viên trở thành
những người Thư ký giỏi về chuyên môn cũng như về kỹ năng trong phương thức
làm việc để ngành thư ký luôn là ngành học đáp ứng cho xã hội cho đất nước,
ngành thư ký ngày nay được coi trong hơn được mở rộng kinh nghiệm và trình độ
hơn , thành thạo về kỹ năng nghiệp vụ trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện
chương trình, kế hoạch của cơ quan. Cung cấp thông tin cần thiết bổ ích cho cơ
quan và lãnh đạo, tổ chức, hội nghị, hội họp…Là một người thư ký phải đòi hỏi
nhất và chú trọng nhất là kỹ năng giao tiếp trong công việc và cách ứng sử tốt
trong công việc, thành thạo, tự tin trong văn hóa ứng xử và sử dụng thành thạo các
nghiệp vụ văn phòng cũng như chuyên môn văn phòng của mình .
Là một sinh viên theo học chuyên nghành thư ký văn phòng em rất tự hào
khi mình đi theo đuổi và chọn ngành thư ký văn phòng để cố gắng đạt được mong
ước của mình , bản thân em rất đỗi tự hào cùng niềm kiêu hãnh với hàng nghìn các
bạn sinh viên cũng như các đồng nghiệp Thư ký khác của Trường đã vươn lên
khẳng định nghề của mình cùng với bạn bè năm Châu. Sau hơn 3 năm đào tạo tại
trường các thầy cô trong Nhà trường đặc biệt là đội ngũ giảng viên trong khoa
Quản trị văn phòng đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức chuyên môn và
truyền đạt chau dồi cho chúng em rất nhiều kiến thưc thời gian ngồi trên nghế nhà
trường là quang thời gian chúng em được học hỏi ở thầy cô rất nhiều kiến thức 3
năm được ngồi trên nghế nhà trường chúng em được trang bị cho mình rất nhiều
kiến thức cũng như kinh nghiệm dể sau này bước chân ra ngoài xã hội chúng em
Vũ Thị Linh
2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có thể vận dụng bài giảng của thầy cô ở trên lớp để vận dụng một cách khéo léo
vào trong công việc mà mình lựa chọn về ngành Thư ký văn phòng dưới hình thức
lý thuyết nhằm đào tạo cho sinh viên những kinh nghiệm cơ bản về nghành. Để
khỏi bỡ ngỡ khi đi làm việc Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được tiếp
cận với thực tế, thực tập chính là cơ hội cho chúng em được học hỏi, tìm tòi nhưng
Cái mới lạ áp dụng cũng như phát huy những lý thuyết bấy lâu nay mình được học
tại trường. Qua đợt thực tập này em được làm việc dưới môi trường thực tế của cơ
quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường thực tế
của cơ quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường
làm việc, kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở, điều này rất quan trọng với
em và các bạn những sinh viên sắp ra trường hứa hẹn đầy tương lai trước mắt.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng cùng với sự nhiệt tình
của các cán bộ, công nhân viên làm việc trong Công ty cổ phần LK Việt Nam, đặc
biệt sự quan tâm, chỉ bảo của chị Nguyễn Thị Hiền Trưởng phòng Hành chính –
Tổng hợp , cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của anh chị trong phòng Hành chính –
Tổng hợp đã tạo điều kiện nhận em vào thực tập tại cơ quan và giúp đỡ chỉ bảo em
trong suốt thời gian qua. Thời gian bắt đầu từ ngày 16 tháng 3 năm 2015 đến ngày
05 tháng 5 năm 2015.
Trong thời gian được thực tập ở công ty này tuy thời gian có hạn nhưng
thực sự đã tạo cho em cơ hội học hỏi, trau dồi kinh nghiệm đồng thời bản thân em
phần nào hiểu và đánh giá được sơ bộ bước đầu về hoạt động của cơ quan cũng
như phòng Hành. chuyên nghành Thư ký khác, sau khi tốt nghiệp ra trường trở
thành những người cán bộ năng lực giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo, tự
tin, sáng tạo đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Điều
em nhiệm thu được ở đợt thực tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp Công ty Cổ
phần LKViệt Nam chúng em đã hệ thống tóm tắt được một số nội dung cũng như
các chức năng và các nội dung trong tâm trong bài thực tập này như sau:
PHẦN I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT
NAM
PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Trong thời gian đi thực tập do còn bỡ ngỡ chưa được làm quen nhiều với
Vũ Thị Linh
3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thực tế trong
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc và thành thạo trong công việc và trong công tác văn
phòng , nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận thấy mình còn
rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công việc trong công việc
vẫn còn rụt rè và thiếu năng động. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em
rất mong Ban Giám hiệu, khoa Quản trị văn phòng, cùng các thầy cô giáo bộ môn
góp ý, sửa chữa và giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ
của mình, để em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự
của một người Thư ký văn phòng trong tương lai, để trở thành một người thư ký có
đầy đủ kinh nghiệm, hành trang để bước vào một môi trường mới gặp gỡ nhưng
người mới những đàn anh đàn chị đã làm việc lâu dài trong công ty và đã chỉ bảo
cho em trong thời gian qua.
Và em xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần LK Việt Nam đã tạo mọi
điều kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế
công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này trong thời gian em được thực
tập ở công ty mình em đã học hỏi được ở các anh chi rất nhiều kiến thức bổ ích và
có nhiều trang bị cho mình khi mình bước vào một bước ngoặt mới cho tương lai
sau này em rất mong thời gian ở công ty mình là thời gian không quá dài và cũng
không quá ngắn ngủ để mình chau dồi kiến thức học hỏi được kinh nghiệm . Đồng
thời, em cũng xin chân thành cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Kim Chi, cô Nguyễn Thu
Hường và các thầy cô giáo bộ môn khoa Quản trị văn phòng cùng thầy cô giáo
trong trường Đại học Nội vụ Hà nội đã hết lòng giúp đỡ và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập và được ngòi trên ghế nhà trường
em đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích thời gian đó là thời gian em chau dồi
được nhều kinh nghiệm để mình vận dụng vào công việc mình đang phải chuẩn bị
cho việc làm cho mình sau này để mình có thêm hành trang kiến thức cho mình để
moi trường hợp mọi tình uống mình có thể ứng sử một cách nhanh chóng, mỗi kiến
thức được học trên nghế nhà trường được thầy cô chỉ bảo em đã học hỏi được
nhiều kinh nghiệm và .
Hà Nội, ngày04 tháng 5 năm 2015.
Sinh viên
Vũ Thị Linh
Vũ Thị Linh
4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG
PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CTCP LK VN
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT
NAM.
1.1.
Tên gọi và trụ sở:
- Tên gọi: CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT NAM;
- Trụ sở: Số 3/162 đường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
- ĐT: (+84.4) 35510246
-Fax: (+84.4) 35510242
- Website: LKVIETNAM.VN’
2.1 Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
STT
01
Mã ngành
Tên ngành
Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều 2710
02
03
khiển điện
Sản xuất đồ điện dân dụng
2750
Sản xuất thiết bị điện khác: Sản xuất các thiết bị điện hỗn hợp 2790
không phải là máy phát, mô tơ hay máy truyền tải điện năng, pin,
ắc quy, dây dẫn, thiết bị có dây dẫn, thiết bị chiếu sáng và thiết bị
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
điện gia dụng.
Sửa chữa thiết bị điện;
Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp;
Xây dựng nhà các loại;
Xây dựng công trình công ích;
Phá dỡ;
Chuẩn bị mặt bằng;
Hoàn thiện công trình xây dựng;
Đại lý, môi giới;
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng
Bán buôn đồ dung cho gia đình;
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy.
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng
Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận
3314
3320
4100
4220
4311
4312
4330
4610
4663
4649
4659
4663
4651
4652
4931
19
tải bằng xe buýt);
Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
4933
Vũ Thị Linh
5
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
20
21
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bốc xếp hàng hóa
5224
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải: Gửi hàng; 5229
Giao nhận hàng hóa; Thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn;
Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng
không; Môi giới thuê tàu biển và máy bay; Hoạt động liên quan
khác như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên
22
23
24
25
đường vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu, cân hàng hoá.
Chuyển phát
Quảng cáo
Cho thuê xe có động cơ;
Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác: Cho thuê máy
5320
7310
7710
7730
móc và thiết bị nông lâm nghiệp không kèm người điều khiển; Cho
thuê máy móc và thiết bị xây dựng và kỹ thuật dân dụng không kèm
người điều khiển; Cho thuê máy móc và thiết bị văn phòng không kèm
người điều khiển; Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình
26
27
28
29
khác chưa phân vào đâu được sử dụng như hàng hóa trong kinh doanh.
Đại lý du lịch
7911
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
8230
Sửa chữa thiết bị, đồ dùng gia đình.
9522
Giám sát thi công xây dựng: Loại công trình: Đường dây, TBA đến
110KV & Nhà máy thủy điện đến 30MW; Lĩnh vực chuyên môn
30
2.2
giám sát: Lắp đặt thiết bị, công nghệ điện.
Hoạt động xấy dựng: Thiết kế công trình đường dây và trạm biến
áp đến 110KV, nhà máy thủy điện công suất đến 30MW
Công ty được phép hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và Điều lệ này
nhằm đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất cho các cổ đông.
Điều 3: Vốn điều lệ:
Vốn điều lệ của công ty: 18.000.000.000VNĐ (Mười tám tỷ đồng chẵn)
Trong đó: Vốn bằng tiền là: 18.000.000.000 VNĐ
Vốn bằng tài sản là: Không
Số cổ phần: 180.000
- Loại cổ phần: Phổ thông
+ Cổ phần phổ thông: 180.000
+ Cæ phÇn u ®·i : Không
- Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/ 01 cổ phần
6
Vũ Thị Linh
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Điều 4: Cơ cấu và phương thức huy động vốn:
a/ Tỷ lệ góp vốn của các cổ đông sáng lập Công ty:
1. Ông Nguyễn Đức Minh góp 9.000.000.000 VNĐ (Chín tỷ đồng) tương đương
90.000 cổ phần, chiếm 50% tổng vốn điều lệ của Công ty.
2. Ông Nguyễn Văn Nguyện góp 4.500.000.000VNĐ (Bốn tỷ năm trăm triệu
đồng) tương đương 45.000 cổ phần, chiếm 25% tổng vốn điều lệ của Công ty.
3. Ông Nguyễn Ngọc Mai góp 4.500.000.000VNĐ (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng)
tương đương 45.000 cổ phần, chiếm 25% tổng vốn điều lệ của Công ty.
b/ Vốn điều lệ công ty có thể được góp bằng tiền, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá
trị quyền sử dụng đất, giá trị quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, các tài
sản khác.
c/Thời hạn góp vốn: 20/04/2011.
Điều 5: Tăng, giảm vốn điều lệ
5.1
Đại hội đồng cổ đông Công ty quyết định tăng vốn điều lệ của Công ty nếu
thấy
cần thiết thông qua việc: tích luỹ lợi nhuận mà Công ty thu được, các cổ đông đầu
tư
vốn bổ sung, phát hành thêm cổ phiếu gọi thêm các cổ đông mới.
5.2
Việc giảm vốn điều lệ công ty do Đại hội đồng cổ đông quyết định trên cơ
sở vốn
còn lại của công ty nhưng vẫn đảm bảo công ty hoạt động bình thường.
Điều 6: Cổ đông sáng lập Công ty
6.1 Ông
Nguyễn Đức Minh
Sinh ngày: 20/09/1979
Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh
Quốc tịch: Việt Nam
CMND số: 012363703 do Công an TP Hà Nội cấp ngày: 31/05/2008;
HKTT: Số 15 ngõ 8, phường Trung Phụng, quận Đống Đa, TP. Hà Nội;
Chỗ ở hiện tại: Số 2c ngách 162/1 ngõ 162 đường Khương Đình, phường Hạ Đình,
quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
6.2 ¤ng
Nguyễn Văn Nguyện
Sinh ngày: 05/08/1986
Vũ Thị Linh
Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh
7
Quốc tịch: Việt
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nam
CMND số: 162777633 do công an tỉnh Nam Định cấp ngày: 17/01/2007
HKTT: Xóm 13, xã Giao Yến, huyện Giao Thủy, tỉnh Nam Định;
Chỗ ở hiện tại: Số 3 ngõ 162 đường Khương Đình, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân,
TP Hà Nội;
6.3 ¤ng Nguyễn Ngọc Mai
Sinh ngày: 24/09/1949
Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh
Quốc tịch: Việt Nam
CMND số: 010362885 do công an TP. Hà Nội cấp ngày 19/04/2010
HKTT: Số 15 ngách 22, ngõ Trung Tả, phường thổ quan, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.
Chỗ ở hiện tại: Số 15 ngách 22, ngõ Trung Tả, phường Khâm Thiên, quận Đống Đa, TP. Hà
Nội.
1.2.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty
1.2.1.1.1. Chức năng
Công ty Cổ phần LK Việt Nam được thành lập theo mô hình công ty Cổ
phần, được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp. Là mô hình chuyên môn
trong lĩnh vực Thiết kế - Kiến trúc – Xây dựng - Sản xuất,lắp đặt và thi công thực
hiện các công trình.
1.2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập,tự chủ về tài chính, bảo
toàn và phát triển vốn, tự bù đắp chi phí và tự chịu rủi ro.Công ty có tài khoản
riêng, có con dấu riêng được sở Thương mại cấp giấy phép hoạt động và được
đăng ký kinh doanh theo luật định.
Công ty được phép tham ra các dự án đầu tư và phát triển ở trong nước và
nước ngoài trên các nguồn vốn của công ty và của nhà nước tham gia đầu tư trong
các hạng mục nhà nước cho phép
1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần LK Việt Nam
i. Ban lãnh đạo
- Hội đồng quản trị: Chủ tịch HĐQT
- Ban Tổng giám đốc: Tổng Giám đốc
Vũ Thị Linh
8
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ii. Kiểm soát viên: 01đ/c
iii. Cơ quan quản lý nghiệp vụ:
- Phòng Kế hoạch.
- Phòng kỹ thuật.
- Phòng Tài chính – kế toán.
- Phòng Thị trường – Dự án.
- Văn phòng.
- Phòng Tổ chức – Chính trị
iv. Các đơn vị sản xuất:
- Các Trung tâm Tư vấn, các công ty con đảm nhiệm các lĩnh vực: Kiến trúc
và quy hoạch; Kết cấu; Hạ tầng kỹ thuật – Giao thông – Thủy lợi và Môi trường
Kinh tế Xây dựng; Khảo sát địa hình, địa chất; Tư vấn Quản lý dự án và Giám sát
công trình; Phòng chống mối và khử trùng.
1.2.1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính- Tổng hợp
a. Chức năng, nhiệm vụ
Ban Chính trị - Hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp
việc Giám đốc Công ty về các công tác tổ chức, lao động tiền lương và công tác
Hành chính quản trị. Các chức năng, nhiệm vụ cụ thể gồm:
* Chức năng quản trị nhân sự:
a) Dự thảo, trình Giám đốc ký các quyết định: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều
chuyển, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ quản lý trong Công ty;
b) Tổng hợp hồ sơ của các bộ phận để đề nghị khen thưởng, kỷ luật các cán
bộ, nhân viên trong Công ty;
c) Phối hợp cùng các bộ phận trong Công ty để xây dựng kế hoạch, tổ chức
thực hiện kế hoạch tuyển dụng lao động hàng năm của Công ty
d) Phối hợp cùng các bộ phận trong Công ty để xây dựng kế hoạch, trình
duyệt và thực hiện kế hoạch đào tạo lao động của Công ty trong từng năm;
e) Liên hệ và giải quyết các quan hệ với các cơ quan chức năng về nhân sự;
f) Quản lý Hợp đồng lao động; Sổ lao động và hồ sơ, lý lịch cán bộ, nhân
Vũ Thị Linh
9
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viên, công nhân trong Công ty (trừ hồ sơ lý lịch của Giám đốc do Hội đồng quản
trị quản lý);
g) Nghiên cứu quy định về hình thức trả lương, xây dựng thang lương, bảng
lương, các chế độ phụ cấp; định mức lao động để áp dụng tại Công ty trong từng
thời kỳ;
h) Lập hồ sơ và giải quyết các thủ tục nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế
cho cán bộ và các loại Bảo hiểm khác (nếu có) cho cán bộ, nhân viên trong Công
ty;
i) Thực hiện các công việc quản lý và quản trị dịch vụ sinh hoạt đời sống
cho CBCNV trong Công ty như: vệ sinh nơi làm việc, vệ sinh môi trường…
j) Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ Y tế chăm sóc sức khỏe cho người lao
động trong Công ty;
- Liên hệ với cơ quan Y tế địa phương để tổ chức khám định kỳ và phòng
bệnh nghề nghiệp cho người lao động;
- Lập tủ thuốc Y tế Công ty luôn sẵn sàng để cấp phát chữa và ứng cứu kịp
thời những tai nạn và bệnh thông thường;
- Kiểm tra hướng dẫn công tác vệ sinh phòng bệnh chung trong Công ty.
* Chức năng quản trị hành chính văn phòng:
a) Nghiên cứu, lập đề án trình Giám đốc về việc thành lập giải thể, chia,
tách, sáp nhập các bộ phận trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Công ty
trong từng thời kỳ;
b) Hoàn tất các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo
của Giám đốc Công ty để thành lập, giải thể, chia, tách, sáp nhập các bộ phận trực
thuộc, Văn phòng đại diện của Xí nghiệp;
c) Đánh máy, in sao các công văn, tài liệu, báo cáo phục vụ giao dịch của
Công ty theo bản thảo được duyệt của Giám đốc (trừ các tài liệu nghiệp vụ chuyên
môn như Hợp đồng kinh tế, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, chứng từ, hóa đơn…
do các bộ phận chuyên trách quản lý);
d) Quản lý đảm bảo tuyệt đối an toàn con dấu của Công ty và kiểm soát việc
sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật và của Công ty trong Quy chế
Vũ Thị Linh
10
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
này;
e) Quản lý và phát hành giấy giới thiệu, giấy công tác;
f) Lưu trữ các công văn đi sau khi đã gửi đi;
g) Lưu trữ các công văn đến sau khi Giám đốc, các Trưởng bộ phận có liên
quan đã xử lý xong những nội dung công văn;
h) Theo dõi việc thiết kế biểu tượng và phát hành các tài liệu giới thiệu về
Công ty (tập gấp, lịch…) theo nội dung trong được Giám đốc phê duyệt;
i) Tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Công ty;
j) Đón, tiếp khách của Công ty được Giám đốc thông báo;
k) Bảo đảm công tác chuyển, phát hành hồ sơ theo yêu cầu của Giám đốc,
các Trưởng bộ ph ận sau khi đã được Giám đốc Công ty đồng ý;
l) Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo mật thông tin trong Công ty;
m) Quản lý và bảo đảm sự hoạt động tốt khi sử dụng đối với hệ thống điện
nước, điện thoại, tổng đài, fax, telex, ô tô, xe máy, và các phương tiện khác do
Công ty đầu tư mua sắm hoặc đi thuê;
n) Lập kế hoạch sửa chữa các tài sản cố định như: nhà, cửa, bàn ghế, các
máy móc, thiết bị, phương tiện… của Công ty;
o) Mua, quản lý, cấp phát văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của Công ty;
p) Tổ chức công tác bảo vệ và vệ sinh trong Công ty;
q) Tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy về phòng
cháy, chữa cháy trong toàn Công ty, bao gồm cả các cơ sở kinh doanh trực thuộc
theo quy định của pháp luật;
r) Là đầu mối giải quyết các quan hệ với cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác của phòng và trình
Giám đốc phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng bao gồm: xây dựng kế hoạch
tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển;
- Chịu trách nhiệm về hoạt động công tác đảng, công tác chính trị..
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và đề
nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ hưu trí, nghỉ
Vũ Thị Linh
11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực;
- Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng và khả năng để xây
dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại cho công nhân viên để nâng cao
chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận, bổ sung kiến thức mới về chế độ, chính sách của
nhà nước mới;
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo
dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực
hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của
các cơ quan nhà nước đến thanh tra, kiểm tra Công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
ii. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ máy cơ quan
- Kỹ sư điện: 5
- Kỹ sư xây dựng: 5
- Kỹ sư cơ khí: 4
Vũ Thị Linh
12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cử nhân kinh tế: 4
- Trung cấp kinh tế: 5
- Trung cấp điện: 8
- Trung cấp cơ khí: 7
- Nhân viên hành chính: 3
II. PHÒNG TỔ CHỨC – CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
Ban Chính trị - Hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp
việc Giám đốc Công ty về các công tác tổ chức, lao động tiền lương và công tác
Hành chính quản trị.
1. Các vị trí
1.1.1.1.1. Trưởng phòng
a. Chức trách
Là người phụ trách, quản lý Phòng Tổ chức - Chính trị - Hành chính của
Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật của Nhà nước về
công tác sắp xếp tổ chức, quản lý nhân sự, tài liệu, tài sản và các hoạt động khác
của Công ty.
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác cụ thể cho từng vị
trí của phòng trình Giám đốc phê duyệt.
- Sắp xếp lịch trình làm việc cho Giám đốc.
- Theo dõi và đôn đốc các công việc do Giám đốc phân công.
- Thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Phòng và các nhiệm vụ
khác khi được Giám đốc phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác của phòng trình
Giám đốc phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng bao gồm: xây dựng kế hoạch
tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển.
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và đề
nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ hưu trí, nghỉ
mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
Vũ Thị Linh
13
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực.
- Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng và khả năng để xây
dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên để nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận, bổ sung kiến thức mới về chế độ, chính sách
của nhà nước mới Công ty hành.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo
dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực
hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của
các cơ quan nhà nước đến thanh tra, kiểm tra Công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
- Sắp xếp lịch trình làm việc của Giám đốc.
- Soạn thảo các văn bản cho Giám đốc.
- Ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến các cuộc họp của Công ty.
- Đôn đốc các Phòng, Công ty thực hiện các công việc của Giám đốc
phân công.
- Thực hiện các công việc khác được Giám đốc phân công.
iii. Yêu cầu về phẩm chất và năng lực
- Nắm vững và biết vận dụng đúng đắn, sáng tạo những vấn đề cơ bản về
quan điểm của Chủ nghĩa Mác-Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối chủ
trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, chỉ thị của Giám đốc vào
thực hiện nhiệm vụ.
- Biết tổ chức, tổng hợp, thu thập và phân tích số liệu cần thiết cho việc tham
mưu về tổ chức, quản trị công ty.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và nắm chắc các nội dung của Bộ luật Dân sự, Luật Tố tụng hình sự,
Luật Doanh nghiệp, Pháp lệnh Thanh tra, Luật Khiếu nại tố cáo, Luật phòng chống
tham nhũng và một số văn bản pháp quy khác về thi hành Pháp luật của Nhà nước.
Vũ Thị Linh
14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Thông thạo về trình tự việc giải quyết các vụ việc thanh tra khiếu nại, tố
cáo theo thẩm quyền và Pháp luật của Nhà nước hiện hành. Có phương pháp điều
tra, phân tích đánh giá các vụ việc cán bộ công nhân viên tố cáo, khiếu nại các việc
làm vi phạm nội quy, pháp luật của một tổ chức, cá nhân.
- Biết làm công tác dân vận, vận động quần chúng phát hiện và tố cáo các
hành vi sai trái, làm sai pháp luật của từng cá nhân.
- Hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng ứng xử và quan hệ xã hội tốt.
iv. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học.
- Các chứng chỉ về quản lý hành chính, nhân sự, quản trị doanh nghiệp.
- Sử dụng máy tính và ứng dụng các phần mềm thiết kế và quản lý thành
thạo.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh từ B trở lên.
- Kinh nghiệm: >2 năm.
- Gia đình và bản thân có nguồn gốc rõ ràng, trung thực, nhiệt tình, năng
động và quyết đoán, chịu trách nhiệm đến cùng.
1.1.1.1.2. Phó trưởng phòng
a. Chức trách
- Tham mưu giúp việc Trưởng phòng trong công tác sắp xếp tổ chức, quản
lý nhân sự, tài liệu, tiền lương, bảo hiểm, tài sản… và các hoạt động khác của Cơ
quan là người thay thế và quản lý Phòng khi Trưởng phòng đi vắng và ủy quyền.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Trưởng phòng về công việc chuyên môn.
cùng Trưởng phòng quản lý, xây dựng phòng đoàn kết, vững mạnh và hoàn thành
các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo công ty phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Trưởng phòng về công tác tuyển dụng bao gồm: xây dựng
kế hoạch tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển.
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và đề
nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ hưu trí, nghỉ
Vũ Thị Linh
15
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực.
- Chịu trách nhiệm về hoạt động công tác đảng, công tác chính trị..
- Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng và khả năng để xây
dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên để nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận, bổ sung kiến thức mới về chế độ, chính sách
của nhà nước mới.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo
dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực
hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của
các cơ quan nhà nước đến thanh tra, kiểm tra Công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
- Sắp xếp lịch trình làm việc của Giám đốc.
- Soạn thảo các văn bản cho Giám đốc.
- Ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến các cuộc họp của Công ty.
- Đôn đốc các Phòng, Công ty thực hiện các công việc của Giám đốc phân
công.
- Thực hiện các công việc khác được Giám đốc phân công.
iii. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học.
- Các chứng chỉ về quản lý hành chính, nhân sự, quản trị doanh nghiệp.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh từ B trở lên.
- Kinh nghiệm: >2 năm.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Nắm vững và thông thạo quy trình, thủ tục hành chính, luân chuyển và các
Luật, Nghị định, thông tư hướng dẫn của Nhà nước trong công tác tổ chức, lao
Vũ Thị Linh
16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động và quản lý Doanh nghiệp.
- Gia đình và Bản thân có lý lịch rõ ràng, ứng xử và quan hệ xã hội tốt, chịu
trách nhiệm trước trưởng phòng và Giám đốc những công việc đảm nhiệm.
1.1.1.1.3. Trợ lý chính trị
a. Chức trách:
Tham mưu giúp ban Giám đốc về công tác đảng, công tác chính trị; hướng
dẫn, đôn đốc, kiểm tra đơn vị thực hiện công tác đảng, công tác chính trị đã được
phê duyệt; thực hiện các hoạt động thi đua, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao…;
thống kê tổng hợp, báo cáo các hoạt động của đơn vị theo chế độ quy định.
ii. Nhiệm vụ:
1. Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng và Giám đốc Công ty về toàn bộ
hoạt động công tác Đảng, công tác chính trị của Công ty.
a. Công tác Đảng:
- Tham mưu, giúp việc cho Bí thư, Phó Bí thư xây dựng dự thảo nghị quyết
thường kỳ và chuyên đề. Nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và phục vụ cấp trên kiểm tra,
giám sát Chi bộ.
- Theo dõi đề nghị phát triển đảng viên, chuyển đảng chính thức; đăng ký
tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ cho đảng viên chuyển đến và đảng viên chuyển đi.
b. Công tác chính trị:
* Công tác Tuyên huấn:
- Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng và Giám đốc Công ty xây dựng
kế hoạch giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ, công nhân viên, người lao động
trong toàn Công ty.
- Xây dựng kế hoạch thi đua, khen thưởng và theo dõi thi đua, khen thưởng.
* Công tác Tổ chức, Cán bộ:
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc tuyển dụng,
sắp xếp nhân sự; điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ.
- Rà soát cán bộ đến niên hạn đề nghị xét đề bạt thăng quân hàm, nâng
lương, nâng nghạch bậc.
* Công tác Dân vận, Bảo vệ:
Vũ Thị Linh
17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc giữ vững mối
quan hệ, tiếp xúc với chính quyền, nhân dân địa phương, đơn vị bạn.
- Kết hợp giải quyết đơn, thư khiếu lại, tố cáo (nếu có).
- Làm tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
* Công tác Chính sách:
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc xây dựng kế
hoạch tham gia các phong trào, cuộc vận động do cấp trên, Công ty tổ chức.
- Đề nghị chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên, người lao động
trong Công ty
- Theo dõi, đề nghị làm bảo hiểm xã hội, y tế cho cán bộ, công nhân viên,
người lao động; bảo hiểm y tế cho thân nhân Sĩ quan.
* Công tác quần chúng:
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc lãnh đạo, chỉ
đạo Công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên cơ sở, Hội phụ nữ cơ sở thực hiện tốt
nhiệm vụ.
- Trực tiếp hướng dẫn Đoàn thanh niên cơ sở, Hội phụ nữ cơ sở trong quá
trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
+ Hướng dẫn xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch các phong trào hoạt động
chào mừng các ngày lễ lớn và kế hoạch của cấp trên.
+ Hướng dẫn phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, sinh hoạt của BCH
Đoàn cơ sở và Hội phụ nữ cơ sở.
+ Duy trì, kiểm tra quá trình thực hiện nhiệm vụ của BCH Đoàn cơ sở và
Hội phụ nữ cơ sở.
2. Tuân thủ các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan trong việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và
Ban Giám đốc Công ty.
4. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giám đốc Công ty về toàn
bộ nhiệm vụ mà bản thân đã thực hiện.
iii. Điều kiện cần
Vũ Thị Linh
18
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng.
- Đã qua lớp đào tạo chuyển loại về Chính trị.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh B trở lên.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Nắm vững nguyên tắc, chế độ công tác đảng, công tác cính trị, sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Bí thư Đảng ủy, cơ quan chính trị cấp trên, chỉ thị, nghị quyết của
Đảng, hướng dẫn của thủ trưởng cơ quan và tình hình nhiệm vụ của đơn vị để đề
xuất kế hoạch công tác đảng, công tác chính trị
- Sử dụng máy tính thành thạo, sử dụng tốt các thiết bị điện tử như máy Fax,
điện thoại, máy photo.
- Có kinh nghiệm về công tác Đảng, công tác Chính trị.
- Kinh nghiệm công tác: > 3 năm, trong đó có 1 năm làm công tác Đảng,
Công tác Chính trị.
1.1.1.1.4. Trợ lý nhân sự
a. Chức trách
- Tham mưu giúp việc Trưởng, phó phòng và Ban Giám đốc trong công tác
sắp xếp tổ chức, quản lý nhân sự, tài liệu, tiền lương, bảo hiểm, tài sản… và các
hoạt động khác của Cơ quan, Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc
chuyên môn. Cùng Trưởng phòng quản lý, xây dựng phòng đoàn kết, vững mạnh
và hoàn thành các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo công ty phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Trưởng, phó phòng về công tác tuyển dụng bao gồm: xây
dựng kế hoạch tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển.
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và
tham mưu đề nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ
hưu trí, nghỉ mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ
luật lao động.
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực.
- Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng và khả năng để xây
Vũ Thị Linh
19
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại cho cán bộ, công nhân viên để nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận, bổ sung kiến thức mới về chế độ, chính sách
mới của nhà nước.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Kết hợp giải quyết đơn, thư khiếu lại, tố cáo (nếu có).
- Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước đến
thanh tra, kiểm tra Công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự của công ty.
- Ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến các cuộc họp về tổ chức, quản
lý nhân sự, tài liệu, tiền lương, bảo hiểm, tài sản… chế độ của Công ty.
- Thực hiện các công việc khác được Trưởng, phó phòng và Giám đốc phân
công.
iii. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học/cao đẳng
- Các chứng chỉ về tổ chức, nhân sự, quản trị doanh nghiệp.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh từ B trở lên.
- Kinh nghiệm: >3 năm.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Nắm vững và thông thạo quy trình, thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân
chuyển cán bộ và các Luật, Nghị định, thông tư hướng dẫn của Nhà nước trong
công tác tổ chức, lao động và quản lý Doanh nghiệp.
- Gia đình và Bản thân có lý lịch rõ ràng, ứng xử và quan hệ xã hội tốt, chịu
trách nhiệm trước phòng về chức trách nhiệm vụ của mình.
1.1.1.1.5. Nhân viên Hành Chính – Hậu cần
a. Chức trách
Giúp việc cho Trưởng phòng trong việc Phối hợp cùng các đồng chí trong
phòng chuẩn bị phục vụ hội nghị, cùng tổ Hậu cần trong công tác chế biến món ăn,
Vũ Thị Linh
20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bảo đảm đủ tiêu chuẩn, định lượng theo qui định. Duy trì, đôn đốc nhắc nhở nhân
viên, người lao động trong Xí nghiệp dọn dẹp vệ sinh, duy trì nền nếp chế độ làm
việc hàng ngày. Theo dõi kiểm tra quân số vào mỗi buổi sáng qua máy chấm công
thường xuyên, tổng hợp số liệu để báo cáo Trưởng phòng hoặc Giám đốc. Nhận
nhiệm vụ và giải quyết công việc đột xuất khi được Trưởng phòng phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Phối hợp cùng bộ phận Hậu cần trong công tác chế biến món ăn, bảo đảm
đủ tiêu chuẩn, định lượng theo qui định.
- Khi nhận được kế hoạch giao ban, hội họp phối hợp cùng các đồng chí
trong phòng chuẩn bị phục vụ hội nghị bảo đảm chất lượng .
- Duy trì, đôn đốc nhắc nhở nhân viên, người lao động trong Công ty dọn
dẹp vệ sinh hàng ngày.
- Theo dõi, kiểm tra bộ phận bảo vệ trong duy trì gác sách, sắp xếp bố chí xe
máy Công ty.
- Nắm bắt tình hình quân số Công ty vào mỗi buổi sáng qua máy chấm công
tổng hợp số liệu để báo cáo Trưởng phòng hoặc Giám đốc.
- Theo dõi kiểm tra hệ thống điện, nước Công ty luôn bảo đảm tốt.
- Phối hợp với các nhân viên trong phòng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có
liên quan.
- Nhận nhiệm vụ và giải quyết công việc đột xuất khi được Trưởng phòng
giao.
iii. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng.
- Đã qua lớp đào tạo về công tác Hành chính - Hậu cần.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh B trở lên.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Sử dụng máy tính thành thạo, tốc độ đánh máy nhanh, sử dụng thành thạo
các thiết bị điện tử như máy Fax, tổng đài điện thoại, máy photo…
- Có kinh nghiệm trong việc nghe và trả lời điện thoại.
Vũ Thị Linh
21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kinh nghiệm công tác: > 3 năm, trong đó có 2 năm làm công tác Hành
chính-Hậu cần.
1.1.1.1.6. Văn thư tổng hợp
a. Chức trách
Giúp việc cho Trưởng phòng công việc đánh máy, phát hành, luân chuyển,
lưu trữ công văn, tài liệu sổ sách, báo chí đi, đến trong và ngoài công ty, quản lý
con dấu theo quy định của Pháp luật, lưu trữ các hiện vật, tranh ảnh của Công ty.
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ, chuyên môn và hoàn thành
nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
- Giúp Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo công ty xem xét, duyệt, ký
Công ty ban hành.
- Khi tiếp nhận công văn, tài liệu phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật bảo đảm đúng
quy định.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên.
- Bảo quản sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
- Thực hiện nghiêm quy chế bảo vệ nội bộ, bí mật bảo đảm an toàn để phục
vụ hoạt động của Công ty.
- Phối hợp với các nhân viên trong phòng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có
liên quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
iii. Điều kiện cần
Vũ Thị Linh
22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng.
- Đã qua lớp đào tạo về công tác văn thư lưu trữ.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh B trở lên.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Sử dụng máy tính thành thạo, tốc độ đánh máy nhanh, sử dụng thành thạo
các thiết bị điện tử như máy Fax, tổng đài điện thoại, máy photo…
- Có kinh nghiệm trong việc nghe và trả lời điện thoại.
- Kinh nghiệm công tác: > 3 năm, trong đó có 1 năm làm công tác văn thư
lưu trữ.
Vũ Thị Linh
23
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
