Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH QUẢNG cáo và THƯƠNG mại TUỔI TRẺ VIỆT

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT....................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quáng Cáo
Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt...........................................................................................3
1.1. Giới thiệu về Công ty.................................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................3
1.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................................... 4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp của công ty
TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.............................................................4
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất tổng hợp.......................4
2.1.1 Vị trí của phòng sản xuất Tổng hợp........................................................................4
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:.................................................................................5
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương
Mại Tuổi Trẻ Việt.............................................................................................................. 6
2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp................................................................7
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty TNHH
Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt........................................................................7
3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.............................................7
3.1.1. Đối với công việc tiếp khách...................................................................................7
3.1.2. đối với hoạt động đãi khách...................................................................................8
3.1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học..........................................................................8

SVTT: Đỗ Phương Thảo

K7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3.1.4. Tổ chức hội họp.....................................................................................................9
3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác...................................................................................9
3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi
Trẻ Việt............................................................................................................................. 9
3.2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng................................................9
3.2.2. tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm...................................................10
3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến......................................................11
3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành..............................................................................12

PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG...........................................14
I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG.......................................................................................................................... 14
1.1. Tiếp khách............................................................................................................... 14
1.1.1. Đón khách............................................................................................................ 14
1.1.2. Giải quyết công việc cho khách............................................................................15
1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp..................................................................................15
1.2. Đãi khách................................................................................................................ 15
1.1.1. Lựa chọn hình thức đãi khách..............................................................................16
1.2.2. Chuẩn bị đãi khách...............................................................................................16
1.2.2.1. lập danh sách khách mời..................................................................................16
1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời.............................................................................................16

1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm.............................................................................................16
II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ
QUAN............................................................................................................................. 17

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.1. Chương trình công tác năm....................................................................................18
2.2. Chương trình công tác Quý.....................................................................................18
2.3. Chương trình công tác tháng..................................................................................19
2.4. Chương trình công tác tuần....................................................................................19
III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN....................................................19
3.1. Lập kế hoạch...........................................................................................................19
3.2. Chuẩn bị hội nghị....................................................................................................20
3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị..............................................................20
3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời....................................................21
3.2.3. Chuẩn bị địa điểm................................................................................................21
3.2.4. Chuẩn bị thời gian................................................................................................21
3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị.............................................................................22
3.3. Tiến hành hội nghị...................................................................................................22
3.3.1. Đón đại biểu.........................................................................................................22
3.3.2. Điểm danh đại biểu..............................................................................................22
3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân............................................................22

3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị.............................................................................22
IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN..........................................................................................23
4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác............................................................................24
4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác......................................................................24
4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi......................................................................24
4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi................................................................................25

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

4.2.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu........................................................................................25
4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông....................................................................26
4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ...................................................................................................26
4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác..............................................................26
4.3. Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác...........................26
4.4. Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo..........27
V. MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY TNHH
QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT.........................................................27
5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo..................................................................................28
....................................................................................................................................... 29
5.2. Phòng tổng hợp......................................................................................................30
VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG.

....................................................................................................................................... 32
6.1. Giao tiếp với lãnh đạo.............................................................................................32
6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo..................................................................................32
6.1.2. Cách đi đứng........................................................................................................33
6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp......................................................................33
6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo..............................................................33
6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp.......................................................................................33
6.3. Giao tiếp với khách.................................................................................................34
6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông.........................................................35
6.4.1. Giao tiếp điện thoại..............................................................................................35
6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử...................................................................................35

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................37
I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG
MẠI TUỔI TRẺ VIỆT.......................................................................................................37
1.1. Ưu điểm.................................................................................................................. 37
1.2. Hạn chế................................................................................................................... 38
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG
NHƯỢC ĐIỂM............................................................................................................... 38

KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ngày càng phát triển đi lên nền kinh tế càng vững chắc. Nhờ sự
đổi mới, nhanh chóng bắt nhịp cùng thời đại. Với những chiến dịch mới, lối đi
đúng đắn, công cuộc phát triển đất nước ngày càng mang một tầm cao mới. Hiện
nay cùng vời sự đổi mới cơ chế quản lý của nhà nước, từ cơ chế hóa tập trung
sang cơ chế thị trường. Nền kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển biến
khá vững chắc, Nắm bắt được cơ hội cũng như xu thế phát triển của đất nước.
Nhiều nhà tài ba đã bắt nhịp được cuộc chạy đua này, các công ty, nhà máy, xí
nghiệp….mọc lên ngày càng nhiều. Ở những nơi tập trung từ thành thị tới nông
thôn, tạo lên một thị trường năng động cùng nhau cạnh tranh phát triển vượt bậc.
Trong bất kỳ cơ quan tổ chức cũng cần phải có một bộ phận văn phòng, bất cứ
cơ quan tổ chức hoặc doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động của mình, đều phải
có văn phòng. Hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng văn phòng. Và câu nói
“Nếu giao thông là mạch máu của đất nước thì văn phòng được ví như hệ thần
kinh của con người”. Như vậy văn phòng là trung tâm, cầu nối đảm bảo cho sự

hoạt động của cơ quan được thông suốt. Vậy nên văn phòng đang ngày càng
khẳng định được vai trò, vị trí của mình trong xã hội.
Nắm rõ được vai trò vị trí của văn phòng, trong xã hội hiện nay. Với xu
thế và yêu cầu cấp thiết của xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã mở rộng
nhiều chuyên ngành khác nhau như: Thư Ký Văn Phòng, Quản Trị Văn Phòng,
Văn Thư Lưu Trữ, Thông Tin Thư Viện….Với uy tín chất lượng đào tạo ngày
càng cao. Trường đã mang tới một đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, bằng cấp
từ thạc sĩ chở lên. Các trang thiết bị hỗ trợ hiện đại phục vụ cho quá trình học
tập của sinh viên. Với mong muốn góp chút sức, đào tạo nên những nhà tài ba
trong tương lai. Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đã đào tạo cho xã hội một đội
ngũ cán bộ văn phòng có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức.
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, nơi gắn bó với em suốt ba năm học, ở
đây em được học tập, rèn luyện….Phát huy những ưu điểm tài năng của mình,
và được thầy cô bạn bè giúp đỡ khắc phục những khuyết điểm thiếu sót của bản
thân. Một ngôi trường khá vững chắc giúp em tự tin hơn, chuẩn bị hành trang
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

1

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

cho cuộc hành trình mới. Để phục vụ cho việc vận dụng kiến thức đã học vào
thực tiễn, giúp sinh viên tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc bên ngoài.
Trường đã tổ chức cho các khóa sinh viên năm cuối đi thực tập, thực tế tại các

cơ quan. Thực hiện quy chế đào tạo của trường, sau khi nhận được Quyết định
thực tập em đã liên hệ và đến thực tập tại văn phòng Công ty TNHH Quảng Cáo
Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 16/03/2015
đến ngày 05/05/2015. Đây là một cơ hội tốt cho em học hỏi và trau dồi kiến
thức, sau này trở thành một cán bộ chuyên nghiệp. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị trong công ty, em đã hoàn thành tốt khóa thực tập của mình. Bài báo
cáo dưới đây là kết quả mà em đã thu được trong quá trình làm việc tại công ty.
Nội Dung Báo Cáo Gồm 3 Phần:
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT.
Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.
Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại
Tuổi Trẻ Việt, đã tạo điều kiện cho em đến thực tập, và làm việc tại công ty. Em
xin cảm ơn các thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt là khoa
Quản trị văn phòng đã giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Do thời gian
thực tập, kiến thức nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên bài báo
cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô
giáo và anh chị trong công ty giúp đỡ, để bài báo cáo của em được hoàn thiện,
và có giá trị ý nghĩa thiết thực hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015
Sinh Viên
Đỗ Phương Thảo

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

2

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.
1.1. Giới thiệu về Công ty.
Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt là công ty mới
nhất hiện nay, đang được sự quan tâm của mọi người. Đây được xem là công ty
tiên phong trong lĩnh vực quảng cáo và thương mại các sản phẩm như: sản xuất
các linh kiện kim loại, in ấn, các sản phẩm nhôm thanh phục vụ cho các công
trình xây dựng và trang trí nội ngoại thất. Công ty được thành lập từ ngày
10/06/2014, tuy công ty mới thành lập vào những năm gần đây, nhưng lại nhận
được rất nhiều sự ủng hộ và tin cậy của người tiêu dùng, ở mọi nơi. Với phương
châm hoạt động của công ty “phát triển vì chất lượng”, công ty luôn mong muốn
được tối đa hóa cho thị trường và người tiêu dùng những sản pẩm hiên đại nhất,
chất lượng nhất với giá cả phù hợp. Từ quá trình thành lập công ty tới nay công
ty đang dần khẳng định vị thế, uy tín của mình trên thương trường.
 Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI
TUỔI TRẺ VIỆT.
 Địa chỉ: SỐ 2 NGÕ 106 – ĐƯỜNG THỤY PHƯƠNG PHƯƠNG,
PHƯỜNG ĐÔNG NGẠC – QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI.
 Tên giao dịch: VIET YOUTH ADVERTISEMENT AND TRADING
COMPANY LIMITED.
 Giấy phép kinh doanh: 0106568071, ngày cấp: 11/06/2014.

 ĐT:0974894047
 Giám đốc: Phan Thanh Hải
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Căn cứ vào giấy chứng nhận kinh doanh số: 0106568071 ngày11/06/2014
do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Đã quy
định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty trên lĩnh vực và các
ngành nghề kinh doanh chính. Bao gồm:
 Lĩnh vực quảng cáo và in ấn.
 Lĩnh vực sản xuất và thương mại nhôm thanh trong ngành xây dựng:
 Sản xuất kinh doanh nhôm thanh.
3
SVTT: Đỗ Phương Thảo
Lớp Thư Ký Văn Phòng
K7


Báo cáo thực tập







Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Sản xuất các cấu kiện kim loại.
Bán buôn kim loại và quặng kim loại.
Bán buôn đồ dùng trong gia đình
Đại lý môi giới đấu giá.

Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí, lắp đặt

hệ thống điện…
 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng,xây dựng nhà các loại.
 Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại.
1.3. Cơ cấu tổ chức.
Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, được tổ chức
hoạt động và điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo các quy định
của pháp luật hiện hành.
Công ty mới thành lập nên đang rất cần các cán bộ, đội ngũ nhân viên
kinh nghiệm tâm huyết với nghề. Trong quá trình phát triển và xây dựng, công
ty đã không ngừng học hỏi phát huy thế mạnh của mình. Nhờ sự nỗ lực đó công
ty dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường hơn. Hiện nay công ty đã
có một đội ngũ nhân viên lên tới 150 người. Trong đó 30% cán bộ công nhân đã
có trình độ đại học và sau đại học, trên 70% các công nhân lao động trực tiếp có
trình độ tay nghề cao và đạt bằng trung cấp nghề trở lên.
Sơ đồ bộ máy: (phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng
hợp của công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất tổng
hợp.
2.1.1 Vị trí của phòng sản xuất Tổng hợp.
Là phòng chức năng giúp ban điều hành quản lý và điều hành hoạt động
chung của công ty. Tham mưu, tư vấn giúp việc cho ban điều hành theo chức
năng đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác chính trị, lao
động tiền lương, bảo hiểm xã hội. Và tiến độ thực hiện công tác hoạt động hành
chính.
Nhiệm vụ chính:
− Quản lý hành chính hoạt động văn phòng công ty.
SVTT: Đỗ Phương Thảo

K7

4

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

− Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của công ty, điều phối xe ô tô
trên cơ sở yêu cầu của ban điều hành và từng phòng ban.
− Bảo vệ an toàn cho công ty.
− Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động, phân tích hhiệu
quả lao động của người lao động trong công ty, để sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
Với các chức năng trên Phòng Tổng hợp trợ giúp cho ban điều hành nắm
được các biến động về nhân sự. Tình hình thực hiện các quy định chung của
Công ty, từ đó sẽ có những chính sách phù hợp, để quản lý tốt người lao động và
tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất. Đảm bảo cho sự phát triển phát huy sự sáng tạo
của họ trong công việc.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
a. Quản lý hành chính hoạt động văn phòng Công ty.
− Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với
Công ty.
− Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộ
phận hoặc người được gọi.
− Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý và
chuyển đến đúng người, bộ phận cần nhận.
− Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu.

− Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội bộ Công ty.
− Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc đúng theo quy định của nhà
nước.

− Quản lý, điều phối hoạt động và sử dụng xe ô tô.
− Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, kiểm tra vật dụng cần

thiết ở các phòng ban, trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty.
− Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.
b. Quản lý trang thiết bị Công ty.
− Quản lý kho hàng, vật tư công ty.
− Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản của toàn bộ Công ty, định
kỳ cùng các phòng ban kiểm kê tài sản.
− Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị.
− Thực hiện sự điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình và nhật ký xe.
Theo định kỳ kiểm tra và đánh giá hiện trạng của xe để có kế hoạch tu sửa, bảo
dưỡng.
− Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị Công ty và nhân viên, xử lý kịp
5
SVTT: Đỗ Phương Thảo
Lớp Thư Ký Văn Phòng
K7


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thời các hiện tượng tiêu cực xảy ra.
− Kiểm soát và giữ gìn an ninh trật tự xung làm quanh khu vực làm việc

cuả công ty.
− Tham gia đảm bảo an toàn phòng cháy, chữa cháy, tác nghiệp kịp thời
khi có sự cố xảy ra.
c. Thực hiện chính sách nhân sự.
− Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế, nội dung Công ty.
− Thực hiện các chế độ đời sống (lễ, tết, hiếu, hỉ…)
− Thảo nội quy, quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết cho phù hợp
với tình hình Công ty, thảo các mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý.
− Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự.
− Phân tích đánh giá hiệu quả công việc của người lao động, từ đó phát
triển nguồn nhân sự cho hợp lý.
− Theo dõi và cập nhật biến động nhân sự của từng bộ phận theo tuần.
− Xây dựng các kế hoạch sát hạch nhân sự, sắp xếp, dào tạo, tuyển dụng.
− Xây dựng các chế độ, quy định của Công ty về lao động.
− Kết hợp phòng kế toán xây dựng thang bảng lương và theo dõi thực
hiện.

− Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động như: Bảo hiểm xã

hội, bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép.
− Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của Công ty tổng hợp, và đề
xuất xét khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên.
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng
Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

6

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp.
(xem phụ lục 02)
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn
phòng tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.
3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.
Thư ký Văn phòng là người trợ lý, giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định, thuộc phạm vi, chức năng,nhiệm vụ của văn phòng.
Người thư ký được ví như “chiếc phin pha cà phê để từ đó các vấn đề
được sang lọc và đánh giá sơ bộ”. Chức năng chính của người Thư ký là giải
phóng thủ trưởng khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện, cho khả năng lao
động sang tạo của lãnh đạo. Vì vậy việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo về công
tác tổ chức hành chính như: Tiếp khách, đãi khách, tổ chức phòng làm việc khoa
học, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đao…Là rất quan
trọng.
3.1.1. Đối với công việc tiếp khách.
Thư ký có vai trò:
− Xây dựng lịch hẹn.
− Cung cấp đầy đủ thông tin về vị khách: Họ tên, chức danh, đơn vị công
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

7

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

tác, và mục đich với tới cơ quan.
− Chuẩn bị các tài liệu liên quan để giải quyết vấn đề cho khách.
− Cách thức giao tiếp.
− Phân tích,chắt lọc các thông tin chính cần thiết về đối tượng giao tiếp.
+ Ví dụ: Khi có khách tới Công ty nhờ công ty quảng cáo mặt hàng của
họ, Thư ký có nhiệm vụ thay mặt lãnh đạo giải quyết công việc cho khách. Và
Thư ký sẽ phải cung cấp thông tin về khách hàng cho lãnh đạo: Tên khách, chức
danh, thuộc cơ quan đơn vị nào và mục đích tới là gì? Cung cấp thông tin cho
khách…Sau khi chuẩn bị thông tin cần thiết thì Thư ký lên lịch hẹn cho lãnh
đạo.
3.1.2. đối với hoạt động đãi khách.
Người thư ký có nhiệm vụ:
−
−
−
−

Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách.
Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức.
Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi.
Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành

công đến hoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ.

+ ví dụ: Ngày 05/01/2015 công ty tổ chức tiệc chiêu đãi gặp gỡ các lãnh
đạo công ty bạn từ trong nam ra.Tổ chức tại công ty, người Thư ký phải cung
cấp thông tin về buổi tiệc, cách thức tổ chức phải phù hợp, lịch sự thể hiện sự
tôn trọng khách. Cung cấp cho lãnh đạo về thời gian tổ chức.
3.1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học.
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp. việc tổ chức phải xuất
phát từ những mục đích nhất định, tùy theo nội dung, tính chất công việc và
hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, xí nghiệp. Để tổ chức một phòng làm việc
khoa học người thư ký cần:
− Hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức phòng làm việc.
− Tìm hiểu về các vật dụng, máy móc cần thiết phục vụ cho văn phòng.
− Tìm hiểu về cách bố trí, sắp xếp các vật dụng, máy móc, thiết bị trong
phòng sao cho hợp lý và học.
+ Ví dụ: Trong phòng Tổng hợp của Công ty, các dụng củ cần phải đầy
đủ và sắp xếp gọn gàng ngăn nắp khoa học thuận tiện và hiệu quả. Khi sắp xếp
Thư ký cần phải hiểu rõ cách bố trí như: trên bàn làm việc có máy tính đặt ở
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

8

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

giữa, điện thoại đặt bên trái, máy photo và máy in để gần chỗ làm việc thuận tiện
khi sử dụng…trong phòng luôn có hoa tươi đồ dùng sắp xếp gọn gàng thuận

tiện.
3.1.4. Tổ chức hội họp.
Hội họp là nơi để trao đổi và bàn bạc, vì vậy thường có không khí trang
trọng. Nếu cuộc họp không chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả vàng mất
thời gian. Do vậy khi tổ chức cuộc họp người thư ký cần:
− Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
− Cung cấp thông tin cuộc họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chưc,
thành phần của cuộc họp…
− Cung cấp nội dung cuộc họp cho lãnh đạo: các công việc sẽ diễn ra.
− Ghi lại biên bản của cuộc họp.
+ Ví dụ: chuẩn bị có cuộc họp giao ban trong đầu tuần. Vậy nên Thư ký
có vai trò trong cuộc họp cung cấp thông tin cho lãnh đạo về: Thời gian, địa
điểm, thành phần, chuẩn bị phòng họp và ghi biên bản cuộc họp.
3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác.
Khi tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, thư ký cần:
− Xác định rõ mục đích, nội dung của chuyến đi.
− Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác.
− Cung cấp các thông tin liên quan cho lãnh đạo: thời gian, địa điểm,
thành phần tham gia chuyế đi, phương tiện đi lại, chỗ ăn nghỉ…
− Chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến đi.
3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và
Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.
3.2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng.
Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, đã bố trí cán
bộ văn thư có chuyên trách, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn thư. Công
ty cũng đã tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư được tham gia các
khóa đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy các ngiệp vụ được
cán bộ văn thư thực hiện khá tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác, phục vụ công tác quản lý tài liệu của công ty thêm chặt chẽ.
Ngoài ra công ty còn trang thiết bị cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công

9
SVTT: Đỗ Phương Thảo
Lớp Thư Ký Văn Phòng
K7


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

tác văn thư: máy in, máy pho tô, máy vi tính, điện thoại, các gia đựng tài liệu…
tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cán bộ văn thư.
Các cán bộ văn thư của văn thư của công ty TNHH Quảng Cáo và
Thương Mại Tuổi Trẻ Việt đều tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học, có
bằng tin học văn phòng, bằng tiếng anh trình độ A trở lên.
Có các kỹ năng như: chữ đẹp rõ ràng, hiểu biết các quy định hiện hành về
công tác văn thư, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, hiểu biết
về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty có phẩm chất
đạo đức, nhanh nhẹn, trung thực.
3.2.2. tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại
Tuổi Trẻ Việt, em đã tìm hiểu và thống kê được một số văn bản đi và đến công
ty từ năm 2014 đến 2015 như sau:
Tên lọai văn bản
Quyết định
Kế hoạch
Thông báo
Công văn
Biên bản
Hợp đồng

Tổng cộng


SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

Năm 2014
311
47
170
203
70
295
785

10

Năm 2015
227
35
195
150
55
177
612

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

 Bảng so sánh tổng số văn bản đi, văn bản đến từ tháng 6 năm 2014 đến
tháng 4 năm 2015 của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt:

3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến.
 Cách thức quản lý văn bản đi:
Trình tự quản lý văn bản đi của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương
Mại Tuổi Trẻ Việt cơ bản tuân theo các quy định của nghị định 110/2004/NĐCP của Chính phủ ngày 08/04/2008 về công tác văn thư. Theo đó, các văn bản
như: Quyết định, báo cáo, biên bản, công văn, thông báo, kế hoạch… của công
ty bản hành đều phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Công tác
quản lý văn bản đi được thực hiện tốt ở tất cả các khâu: đánh máy in văn bản,
trình ký, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Sau khi văn bản đã có chữ ký văn thư tiến hành đóng dấu, vào sổ văn bản
đi. Ghi lại những thông tin của văn bản, tài liệu: tên, ký hiệu, ngày ban hành…
( Mẫu sổ văn bản đi xem phụ lục 03).
Tất cả các văn bản của công ty sau khi đóng dấu và đăng ký được giữ lại
ít nhất 2 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụ
trách để lập hồ sơ công việc, 01 bản gốc văn bản lưu tại bộ phận văn thư của cơ
quan. Cuối mỗi tháng, văn thư sắp xếp văn bản lưu thành các tập theo tên, loại
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

11

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

và lưu giữ tại văn phòng văn thư phục vụ cho việc khai thác, tra tìm hàng ngày.
Sau mỗi năm, cán bộ văn thư tổng hợp lập thành hồ sơ đến thời hạn nộp vào lưu
trữ cơ quan.
 Cách thức quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản đến công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi
Trẻ Việt đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ văn bản đến. sau đó, văn
bản được chuyển giao đến phòng ban cần bàn giao. Khi bàn giao văn bản cần ký
nhận rõ ràng. Đảm bảo tính khách quan, nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật.
− Quá trình xử lý văn bản
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư ký nhận, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi
văn bản qua nhân viên bưu điện. Sau đó, văn thư phân loại thư, bóc bì văn bản,
văn bản có dấu hỏa tốc thì bóc trước. Đối chiếu, ký hiệu, số lượng văn bản ghi
ngoài phong bì với văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi.
− Công việc vào sổ đăng ký
Sau khi nhận văn bản, văn thư công ty đóng dấu đến và vào sổ văn bản
đến. ghi lại những thông tin về văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lập, không
bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần. Hình thức chính đăng ký của công ty là
dùng sổ. ( mẫu sổ văn bản đến xem phụ lục 04).
− Trình và chuyển giao văn bản
Văn thư trình trưởng phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối tượng
chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản. Văn bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó, bản
gốc được lưu lại tại văn thư.
3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ là công việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội

dung cuối cùng của công tác văn thư, và cũng là mắt xích nối liền giữa công tác
văn thư với công tác lưu trữ.
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty TNHH
Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt được lập thành các hồ sơ và dựa vào
các điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thời
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

12

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, nhằm mục
đích phục vụ cho việc giải quyết công việc của công ty.
Qua thực tế, tôi thấy công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty TNHH
Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt đã đảm bảo yêu cầu, các văn bản, tài
liệu trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc.

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

13

Lớp Thư Ký Văn Phòng

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH
TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
1.1. Tiếp khách.
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thông
tin thu được góp phần thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Hàng ngày khách đến công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi
Trẻ Việt khá đông, chủ yếu để giao dịch buôn bán nhôm thanh và các sản phẩm
khác. Nên việc tiếp khách của người thư ký là rất quan trọng. để làm tốt công tác
này, người thư ký cần phải tuân thủ một số tiêu chuẩn trong nghiệp vụ tiếp
khách, đó là tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các
bên trong giao tiếp và tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp, có
kinh nghiệm giao tiếp và ứng xử trong mọi tình huống.
Tuy không phải là người đầu tiên trong công ty thiết lập quan hệ giao tiếp
với đối tượng giao tiếp nhưng thư ký là người đầu tiên trong công ty thay mặt
cho lãnh đạo để bước đầu giải quyết công việc cho khách. Để mang lại hiệu quả
trong hoạt động tiếp khách thư ký cần:
−
−
−
−

Xây dựng nội quy tiếp khách.
Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp.

Chuẩn bị các thông tin liên quan.
Xá định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thục hiện hoạt động tiếp

khách.
− Chuẩn bị tư thế tiếp khách.
Tùy vào từng đối tượng giao tiếp, mối quan hệ, hình thức giao tiếp… mà
thư ký xác định các quy trình tiếp khách. Tuy nhiên, với một số quá trình tiếp
khách cụ thể thư ký sẽ phải thực hiện công việc theo trình tự sau:
1.1.1. Đón khách
Đây là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã có khả năng giúp thư
ký bày tỏ tình cảm, sư thiện chí và bước đầu kiểm soát giao tiếp. Khi đón khách,
dù ngôn ngữ được diễn đạt thông qua lời nói hay các thao tác hành vi. Người thư
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

14

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

ký đều phải có khả năng cung cấp cho đối tượng gaio tiếp những thông tin đã
được giả mã bao gồm:
− Những thông tin ban đầu về thư ký và cơ quan, đảm bảo nguyên tắc
xưng danh trong khi giao tiếp.
− Sự chào đón với khách như thực hiện các nghi thức giao tiếp đơn giản,
thể hiện sự chú ý, quan tâm tới khách ( mời khách dùng nước giải khát trong lúc

chờ đợi, hoặc nếu khách ở xã đến có thể mời khách nghỉ tại nhà khách của cơ
quan hay khách sạn).
1.1.2. Giải quyết công việc cho khách
Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt luôn thực hiện
nguyên tắc thân thiện, cởi mở khi khách tới làm việc tại công ty.
Thư ký sau khi đón khách phải chủ động hỏi khách những ý kiến muốn
trình bày. Trong giai đoạn này, thư ký cần:
− Hướng dẫn cho khách về quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giải
quyết công việc cho khách.
− Yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúng các quy trình.
− Trao đổi, kiểm tra các thông tin với khách từ đó xác định khó khăn và
thuận lợi khi giải quyết công việc.
− Giải quyết nhanh yêu cầ của khách trên cơ sở thẩm quyền, khả năng
của cá nhân và sự trợ giúp của các phòng, ban chức năng.
− Xây dựng các lịch hẹn gặp (nếu cần).
1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp.
Trong quá trình này, thư ký công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại
Tuổi Trẻ Việt thường sử dụng hệ thống các công hỏi với mục đích kiểm tra lại
thông tin và thông báo một cách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc.
1.2. Đãi khách
Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến, song đây là một công cụ
quan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở, hiệu quả của hoạt
động này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho
quá trình giải quyết công việc sau này. Để thuiwcj hiện tốt việc đãi khách , thư
ký cần nắm rõ các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và các thông tin về: mục đích, các
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

15

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hình thức lựa chọn, thông tin về đại biểu…
Trong quá trình đãi khách, các thư ký văn phòng phải thực hiện các công
việc sau đây:
1.1.1. Lựa chọn hình thức đãi khách.
Thông thường công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt
sử dụng 3 hình thức đãi khách cơ bản, giải khát, tiệc và chiêu đãi. Thư ký phải
dựa vào những thông tin tổng hợp để lựa chọn hình thức đãi khách sao cho phù
hợp với việc giải quyết mối quan hệ giữa công ty với khách.
1.2.2. Chuẩn bị đãi khách.
1.2.2.1. lập danh sách khách mời.
Trong bước này, có thể thư ký sẽ gặp phải những khó khăn khi lựa chon
đại biểu, từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quên một số khách
mời quan trọng. do đó, khi lập danh sách khách mời người thư ký phải xây dựng
hệ thống các tiêu chuẩn và căn cứ cho phép lựa chọn. Đồng thời, cần đảm bảo
một số tiêu chuẩn sau: tính khách quan và tính thứ bậc.
1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời.
Thư ký cần phải lựa chọn hình thức mời sao cho phù hợp với mục đich, vị
trí, chức vụ của người được mời. Phần lớn các thư ký công ty TNHH Quảng Cáo
và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt thường sử dụng hình thức văn bản khi soạn thảo
giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin.
Trong một số trường hợp khẩn cấp thì cũng có thể sử dụng điện thoại để chuyển
lời mời nhưng rất hạn chế.
1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm.

Căn cứ vào mục đích tổ chức và trên cơ sở các thông tin có liên quan như:
−
−
−
−
−
−

Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia
Hình thức tiệc.
Sự thuận tiện trong đi lại.
Chi phí tối đa được phép chi trả.
Chức vụ của đại biểu.
Các nghi thức buộc phải thực hiện.

Địa điểm được lựa chọn phải là phương án tối ưu nhất trên cơ sở giải
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

16

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quyết các thứ tự yêu tiên trên.
Một điều quan trọng nữa trong công tác đãi khách đó là người thư ký phải

bố trí chỗ ngồi thích hợp, đúng cấp bậc cho từng đối tượng giaop tiếp. Theo
quan sát của em thì khi tiến hành chiêu đãi, vị trí chỗ ngồi quan trọng nhất
thường được các thư ký bố trí ở bên phải của người chủ tiệc. Người quan trọng
thứ hai ở bên trái và cứ tiếp tục như vậy, ngoài ra nam giới còn được xếp xen kẽ
với nữ giới.
II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan là yêu cầu
bắt buộc của bất kỳ cơ quan nào, để đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu qur.
Cần thực hiện các mục đích mà cơ quan đó đặt ra, căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của
cấp trên, chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì quy trình xây dựng chương trình
công tác thường kỳ được thực hiện theo quy trình:
Bước 1: yêu cầu các đơn vị, phòng ban đăng ký những việc ở đơn vị
nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo cơ quan. Những việc này là
những công việc quan trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch,
công tác chung của cơ quan.
Bước 2: dựa vào căn cứ để ;lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trên
cơ sở các thông tin thu được, phòng tổng hợp trực tiếp dự thảo chương trình
công tác thường kỳ của cơ quan.
Trong quá trình dự thảo, không nên sử dụng thông tin một cách máy moc,
rời rạc. Chương trình kế hoạch và lịch làm việc phải được tập trung giải quyết
những vấn đề cơ bản, tránh những chi tiết quá vun vặt. Mặc dù chương trình, kế
hoạch, lịch làm việc cần thống nhất khi xác đình mục tiêu cơ bản, song việc lựa
chọn biện pháp để thực hiện mục tiêu cần linh hoạt. Sự máy móc, bảo thủ khi
lựa chọn giải pháp có khả nagw ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện chương
trình, kế hoạch, lịch làm việc sau này.
Xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiện
chương trình, kế hoạch. Nên tránh việc quy định chung chung, vì điều này sẽ
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

17

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

gây khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện khi áp dụng biện
pháp điều chỉnh.
Bước 3: Sau khi dự thảo xong, phòng tổng hợp gửi bản dự thảo đến các
phòng trong công ty để lấy ý kiến đóng góp.
Bước 4: Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, phòng tổng hợp sẽ
hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
Trên cơ sở sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, cần tiến hành: đảm bảo tính
công khai khi thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. tạo điều kiện cho
các đối tượng thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc nhận rõ giá trị và
ý nghĩa của chương trình kế hoạch.
Bước 5: Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác cho lãnh đạo.
Xây dựng báo cáo về tiến độ thực hiện công việc, áp dụng các biện pháp
đảm bảo cho chế độ này được thực hiện.
Xây dựng các quy định về công tác kiểm tra.
Sau khi chương trình, kế hoạch công tác được triển khai thực hiện. phòng
tổng hợp sẽ giúp lãnh đạo đánh giá kết quả thực hiện. cơ sở của việc đánh giá
này là phải dựa vào sự so sánh giữa kết quả thực tế thu được sau khi chương
trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan được thực hiện và các chỉ
tiêu đặt ra khi xây dựng chương trình, kế hoạch.

Việc tổng kết sẽ giúp phòng tổng hợp rút ra những kinh nghiệm về
phương pháp, kỹ thuật tổ chức, giá trị biện pháp điều chỉnh, giá trị công tác
giám sát… trong việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và lịch
làm việc của cơ quan.
2.1. Chương trình công tác năm.
Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm các phòng ban gửi danh mục,
các đề án cho phòng tổng hợp. Phòng tổng hợp có nhiệm vụ dự kiến chương
trình công tác năm rồi trình lên ban lãnh đạo duyệt. Sau khi có chữ ký phê duyệt
của ban lãnh đạo phòng Tổng hợp, tiến hành gửi đến các phòng ban của công ty.
2.2. Chương trình công tác Quý.
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

18

Lớp Thư Ký Văn Phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Chương trình công tác quý của công ty được cụ thể hóa từ chương trình
công tác năm. Chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối quý, các phòng ban gửi
báo cáo kết quả thực hiện công tác quý và bổ sung chương trình quý sau. Phòng
Tổng hợp xây dựng chương trình quý sau trình ban lãnh đạo duyệt, và ban hành
chậm nhất vào ngày 20 của tháng mỗi quý.
2.3. Chương trình công tác tháng.
Chương trình công tác tháng được triển khai cụ thể của chương trình công
tác quý. Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo kết quả hoạt động tháng trước và

lên chương trình cho tháng sau. Sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và gửi đến các
phòng ban có liên quan.
2.4. Chương trình công tác tuần.
Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần và yêu cầu thực tế
công việc được giao, trưởng các đơn vị và các bộ, công chức, viên chức. Cơ
quan tiến hành đăng ký lịch công tác tuần của lãnh đạo văn phòng,trực tiếp tại
phòng Tổng hợp. Việc đăng ký lịch tuần của lãnh đạo văn phòng được thực hiện
thường xuyên, hằng ngày.
Chuyên viên phòng Tổng hợp, tổng hợp xây dựng lịch công tác tuần của
lãnh đạo văn phòng tuần sau, trình giám đốc phê duyệt trước thứ 7 hàng tuần.
III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN.
Hội nghị được xem là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực
hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi hội nghị khi tổ
chức đều có nhiều mục đích khách nhau.
Bên cạnh công tác tiếp khách, đãi khách thu thập cung cấp thông tin thì
công tác tổ chức hội nghị là công tác rất quan trọng của người Thư ký.
3.1. Lập kế hoạch.
Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra
khi tổ chức hội nghị, việc lập kế hoạch có thể được hoặc không được tiến hành
hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Mỗi kế hoạch tổ
chức hội nghị đều đảm bảo các nội dung cơ bản đó là: Thể thức văn bản, tính
khả thi khi triển khai và thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau
SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

19

Lớp Thư Ký Văn Phòng

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

khi kế hoạch được duyệt Thư ký phải sao gửi cho các bộ phận, cá nhân có liên
quan để phối hợp thực hiện triển khai.
3.2. Chuẩn bị hội nghị.
Trong giai đoạn này thư ký cần chuẩn bị cụ thể các công việc như sau:
3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị.
Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các công
việc sẽ được tiến hành tại hội nghị, do đó chương trình nghị sự phải đảm bảo
một số yêu cầu sau:
− Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
− Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiễm soát diễn biến hội nghị.
Về cơ bản chương trình nghị sự được xây dựng thành 2 mẫu, một mẫu
dành cho những người tổ chức và chương trình nghị sự công khai. Dù có sự
khác biệt về ký thuật xây dựng xong trong hai mẫu chương trình nghị sự, về cơ
bản đều phải trình bày các nội dung thông tin như: Trình tự các vấn đề trình bày,
nội dung vấn đề, thời gian để thực hiện từng vấn đề. Chương trình nghị sự hội
nghị thường có các nội dung như:
 Các hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp và được sắp xếp theo trình tự
thời gian.
 Người được giao nhiệm vụ thực hiện hoặc phụ trách điều hành các hoạt
động trong hội nghị hoặc trong cuộc họp.
 Thời gian bắt đầu và kết thúc dành cho từng hoạt động.
Sau khi lập chương trình các bộ văn phòng cần phát trước cho khách mời,
đại biểu để người dự chủ động trong việc tham gia góp ý kiến, đọc tham luận,
báo cáo. Tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, hội
nghị liên quan đến vấn đề gì thì sẽ mời các phòng ban đơn vị, cá nhân sẽ chịu
trách nhiệm thực hiện vì mục tiêu chung của công ty.

SVTT: Đỗ Phương Thảo
K7

20

Lớp Thư Ký Văn Phòng