Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị nhân lực: Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty CPTM ban mai xanh

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (420.12 KB, 67 trang )

LỜI NÓI ĐẦU
Quãng thời gian gần 2 tháng được đi thực tập tại Công ty Cổ phần
Thương mại Ban Mai Xanh là khoảng thời gian thật sự quý báu. Tại đây người
viết đã tiếp xúc với môi trường mới, những con người với phong cách làm việc
khác nhau nhưng mục tiêu vẫn là hiệu quả công việc. Người viết được làm trực
tiếp các công tác tuyển dụng, tham gia hỗ trợ đào tạo và rèn luyện thêm kỹ năng
giao tiếp, văn hóa ứng xử công sở.... Gần 2 tháng thực tập ngắn ngủi nhưng giúp
người viết càng khẳng định thêm vai trò quan trọng bậc nhất của Quản trị nhân
lực nói chung và Công tác Phân tích công việc nói riêng. Người viết hy vọng
trong các khóa sau, nhà trường cũng như Khoa sắp xếp, bố trí để thời gian thực
tập được dài hơn để sinh viên có thời gian học trải nghiệm nhiều hơn.
Qua đây, người viết cũng xin đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành đến tất
cả các anh chị trong Ban Mai Xanh, thầy Đoàn Văn Tình và cô Nguyễn Thị Hoa
- Khoa Tổ chức và Quản lý nhân lực đã tận tình hướng dẫn người viết trong thời
gian vừa qua để hoàn thành bài báo cáo này.
Do thời gian có hạn nên đề tài còn dừng lại ở việc nghiên cứu tổng quan,
đưa ra thực trạng và những đánh giá cùng một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần
đẩy mạnh công tác phân tích công việc. Đồng thời vì kinh nghiệm và kiến thức
còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Người viết rất mong
nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô giáo để bài viết được hoàn
chỉnh hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, tháng 07 năm 2015

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHỤ LỤC.............................................................................................................4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................2
3.Mục tiêu nghiên cứu.........................................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................................2
5. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu..................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................3
7. Kết cấu đề tài...................................................................................................................3

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN
MAI XANH VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.............4
1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh......................................4
1.1.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh..........................4
1.1.1.1. Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động............................................................4
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động..................................................................................6
1.1.1.3. Quy mô, cơ cấu và chất lượng nhân lực.................................................................7
1.1.2. Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực tại công ty.......................11
1.1.2.1. Công tác Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (KHHNNL) .........................................11
1.1.2.2.Công tác Phân tích công việc................................................................................11
1.1.2.3.Công tác tuyển dụng nhân lực...............................................................................12
1.1.2.4.Công tác bố trí, sắp xếp nhân lực và tổ chức lao động.........................................12
1.1.2.5.Công tác đào tạo và phát triển nhân lực................................................................13
1.1.2.6. Đánh giá thực hiện công việc...............................................................................13
1.1.2.7. Công tác thù lao lao động....................................................................................13
1.1.2.8.Các chế độ đãi ngộ và cách giải quyết các quan hệ lao động...............................14
1.1.3. Những ưu điểm và hạn chế về công tác quản trị nhân lực tại CTCPTM Ban Mai
Xanh..................................................................................................................................14
1.1.3.1. Ưu điểm................................................................................................................14

1.1.3.2. Hạn chế ..............................................................................................................14
1.1.3.4. Những khuyến nghị của bản thân.........................................................................15
1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc.........................................................................15
1.2.1. Khái niệm, mục đích và các trường hợp cần phân tích công việc..........................15
1.2.1.1. Khái niệm.............................................................................................................15
1.2.1.2. Mục đích của phân tích công việc........................................................................16
1.2.1.3. Các trường hợp cần phân tích công việc..............................................................16
1.2.2. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.........................17
1.2.2.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc................................................................17

1.2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc..........................................18
1.2.3. Nội dung và quy trình phân tích công việc.............................................................20
1.2.4. Sản phẩm của phân tích công việc..........................................................................22
1.2.4.1. Bản mô tả công việc.............................................................................................22
1.2.4.2. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.....................................................................22
1.2.4.3. Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc (yêu cầu nhân sự).....................22
1.2.5. Ứng dụng của phân tích công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công
việc....................................................................................................................................23
1.2.5.1. Ứng dụng của phân tích công việc.......................................................................23
1.2.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc....................................................25
1.2.6. Tiêu chí đánh giá hiệu quả phân tích công việc......................................................26

Chương 2............................................................................................................27
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CPTM BAN
MAI XANH........................................................................................................27
2.1. Hệ thống quan điểm và chính sách của Công ty CPTM Ban Mai Xanh về phân tích
công việc...........................................................................................................................27
2.2. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc được áp dụng tại
Công ty CPTM Ban Mai Xanh.........................................................................................27

2.2.1. Thông tin phục vụ thu thập thông tin phân tích công việc tại CTCPTM Ban Mai
Xanh..................................................................................................................................27
2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc tại CTCPTM Ban Mai Xanh
...........................................................................................................................................28
2.2.2.1. Phương pháp phiếu điều tra ...............................................................................28
2.2.2.2. Phương pháp quan sát..........................................................................................28
2.3. Nội dung và quy trình phân tích công việc của Công ty CPTM Ban Mai Xanh.......28
2.4. Sản phẩm và ứng dụng sản phẩm phân tích công việc của Công ty CPTM Ban Mai
Xanh..................................................................................................................................29
2.4.1. Sản phẩm của PTCV...............................................................................................29
2.4.2. Ứng dụng sản phẩm của PTCV vào các công tác khác tại công ty.........................34
2.4.2.1. Đối với hoạt động KHHNNL...............................................................................34
2.4.2.2. Đối với hoạt động tuyển dụng..............................................................................34
2.4.2.3. Đối với hoạt động ĐTPTNNL.............................................................................35
2.4.2.4. Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc..................................................36
2.4.2.5. Đối với hoạt động thù lao lao động......................................................................36
2.4.2.6. Đối với quan hệ lao động....................................................................................37
2.5. Đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc của Công ty CPTM Ban Mai Xanh
...........................................................................................................................................37
2.5.1.Ưu điểm và nguyên nhân.........................................................................................37
2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân.........................................................................................38
2.5.2.1. Hạn chế :..............................................................................................................38
2.5.2.2. Nguyên nhân........................................................................................................40

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CPTM
BAN MAI XANH...............................................................................................40
3.1. Quan điểm, định hướng của Công ty về phân tích công việc....................................41
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc........................................41
3.2.1. Đào tạo chuyên viên nhân sự chuyên trách thực hiện PTCV..................................41

3.2.2. Nâng cao hiểu biết và nhận thức về PTCV đối với quản lý trực tiếp các bộ phận và
nhân viên trong công ty.....................................................................................................41
3.2.3.Xây dựng quy trình PTCV cho công ty...................................................................42
3.2.3.1. Quy trình PTCV...................................................................................................42
3.2.3.2. Xây dựng các bản kết quả mẫu của PTCV..........................................................45
3.2.4. Ứng dụng triệt để kết quả của PTCV vào các hoạt động khác trong côn g ty........48
3.3. Một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác PTCV tại Ban Mai Xanh.................49
3.3.1. Đối với Ban Giám đốc Công ty ..............................................................................49
3.3.1.1. Nâng cao tầm nhìn và hiểu sâu về PTCV ...........................................................49
3.3.1.2. Nghiêm túc kiểm tra việc thực hiện PTCV và định kỳ kiểm tra lại tính ứng dụng
các kết quả của PTCV.......................................................................................................50
3.3.1.3. Nâng cao trình độ chuyên môn PTCV nói riêng và QTNL nói chung cho chuyên
viên hành chính nhân sự....................................................................................................50
3.3.2. Đối với bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực của Công ty............................50
3.3.2.1.Tự học tập nâng cao trình độ chuyên môn cá nhân về PTCV...............................51
3.3.2.2. Nghiêm túc tự kiểm điểm và rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình PTCV đã
thực hiện ...........................................................................................................................51
3.3.3. Đối với người lao động trong Công ty....................................................................51

KẾT LUẬN........................................................................................................52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................55
PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Stt
1

Từ viết tắt
CTCPTM

Nội dung ý nghĩa
Công ty Cổ Phần Thương mại

2

ĐTPTNNL

Đào tạo phát triển nguồn nhân lực

3

ĐGTHCV

Đánh giá thực hiện công việc

4

HĐQT

Hội đồng quản trị

5

KHHNNL

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

6

MTCV

Bản Mô tả công việc

7

PTCV

Phân tích công việc

8
9
10
11
12

QTNL
THCV
TMĐT
YCNS
TP.HCNS

Quản trị nhân lực
Thực hiện công việc
Thương mại điện tử
Bản yêu cầu nhân sự
Trưởng phòng Hành chính nhân sự

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào khi tiến hành bất kỳ hoạt động
nào cũng đều phải hội đủ hai yếu tố, đó là nhân lực và vật lực. Trong đó, nhân
lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng, có tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp.
Con người được xem là nguồn lực quý báu. Con người là yếu tố cấu thành
doanh nghiệp; bản thân con người vận hành doanh nghiệp và con người quyết
định sự thắng bại của doanh nghiệp. Một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài
chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân
viên của công ty không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù
hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công.
Chính vì vậy mà quản trị nguồn nhân lực (QTNL) đóng vai trò trung tâm
trong quá trình điều hành các hoạt động nói chung và hoạt động sản xuất kinh
doanh nói riêng của các tổ chức, giúp tổ chức có thể tồn tại, phát triển và đi lên
trong cạnh tranh.
Trong tất cả các hoạt động của QTNL, phân tích công việc (PTCV) là
công tác đầu tiên quan trọng bậc nhất; có thể nói rằng đây chính là vấn đề then
chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp, bởi
PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động
QTNL; hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của QTNL. Một
doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa
khóa thành công của doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại (CTCPTM)
Ban Mai Xanh, người viết nhận thấy công tác QTNL chưa thực sự được phát
huy hết vai trò của mình do hoạt động PTCV chưa được quan tâm và đầu tư
đúng mức, cho nên đã bộ lộ những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các
hoạt động khác của QTNL cũng như đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Được sự giúp đỡ của công ty và giảng viên hướng dẫn cùng với sự hiểu biết của

mình về PTCV người viết đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Phân tích
công việc tại Công ty CPTM Ban Mai Xanh” làm chuyên đề tốt nghiệp nhằm
luận giải vai trò, sự cần thiết của PTCV và góp phần hòan thiện cho công tác
1

PTCV tại Ban Mai Xanh.
2.Lịch sử nghiên cứu
Cùng viết về đề tài phân tích công việc trong tổ chức có: “Thực trạng
công tác phân tích công việc công việc tại công ty cổ phần sữa Vinamilk Việt
Nam” của tác giả Phan Thanh Dương. Tác giả đã đi vào nghiên cứu tình hình
công tác PTCV cụ thể của phòng Điều hành Hành chính nhân sự. Và báo cáo tốt
nghiệp “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện –
Điện tử tàu thủy” của tác giả Đàm Thị Phương – Trường Đại học Kinh Tế Quốc
Dân cũng đã đề cập đến công tác PTCV nói chung và đưa ra các kiến nghị nâng
cao công tác cho trong công ty.
Có tham khảo và kế thừa những lý luận của hai tác giả trên, tuy nhiên
người viết đi sâu vào mục tiêu xây dựng được quy trình PTCV và ba bản kết quả
mẫu của PTCV cho CTCPTM Ban Mai Xanh.
3.Mục tiêu nghiên cứu
Qua quá trình thực tập, tiếp xúc thực tế, người viết thấy được mối liên hệ,
khoảng cách giữa lý luận đã học và thực tiễn mà tổ chức áp dụng. Qua đó rút ra
những tồn tại, nguyên nhân và khuyến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện
công tác PTCV nói chung và xây dựng được quy trình PTCV và ba bản mẫu kết
quả PTCV cho công ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Về mặt lý luận: Nâng cao sự hiểu biết về tầm quan trọng của công tác
PTCV và hiệu quả mang lại cho các hoạt động khác trong công ty nói chung,
hoạt đông QTNL nói riêng.
Về mặt thực tiễn:

Phân tích, đánh giá đúng thực trạng phân tích công việc, các nhân tố ảnh
hưởng đến PTCV và xác định những tồn tại cần giải quyết tại công ty CPTM
Ban Mai Xanh.
Đề ra mục tiêu, đề xuất giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
phân tích công việc tại CTCPTM Ban Mai Xanh.
5. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng đề tài: Công tác phân tích công việc của CTCPTM Ban Mai
Xanh.
2

Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian và thời gian: Đề tài nghiên cứu trong công tác PTCV tại
CT CPTM Ban Mai Xanh, giai đoạn 2013 - 2015 bởi đây là giai đoạn đầu công
ty có sự thay đổi lớn trong phương thức hoạt động kinh doanh chuyển từ hình
thức phân phối cho đại lý sang song song với bán lẻ trực tiếp với qua hệ thống
cửa hàng và kênh online rộng khắp cả nước.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp nghiên cứu được áp dụng chủ yếu
là: Phương pháp quan sát: quan sát thực hiện công việc của nhân viên và cách
thức làm việc
Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp phụ trách mảng về nhân sự
trong công ty để hiểu rõ hơn phương pháp, cách thức tiến hành phân tích công
việc thực tế tại công ty.
Phương pháp thu thập thông tin thực tế: Thu thập thông tin trực tiếp tại
công ty, tham khảo tài liệu số liệu lao động của các năm trước còn lưu giữ lại,
các văn bản của công ty.
Phương pháp so sánh: So sánh sự thay đổi về cơ cấu nhân lực, sự phát
triển từ 2013-2015
Phương pháp thống kê số học : Thống kê số nhân viên

Phương pháp phiếu điều tra: Bảng hỏi để thu thập thông tin PTCV
Phương pháp phân tích: Từ các số liệu, thông tin thu hoạch được phân
tích , tổng hợp và đưa ra kết luận cũng như giải pháp cho vấn đề xây dựng bản
mô tả công việc.
7. Kết cấu đề tài
Bố cục của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: : Tổng quan về công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh
và Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Chương 2: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần
Thương mại Ban Mai Xanh
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác
Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh

3

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN
MAI XANH VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh
1.1.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH
Tên tiếng Anh: BAN MAI XANH TRADING JOINT STOCK
COMPANY
Tên viết tắt: BMX., JSC
Trụ sở: Số 54A, ngách 124/22 đường Âu cơ, phường Yên Phụ, quận Tây
Hồ, Hà Nội
Văn phòng: Tầng 2 tòa nhà Indochina, số 59/2 Láng Hạ, Thành Công, Ba
Đình, Hà Nội
Chi nhánh Hồ Chí Minh: Phòng 802, Tòa nhà Vietnam Business Center,

57-59 Hồ Tùng Mậu, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 04 3200 3133 - Fax: 043 9289 259
Email: - Website: www.crownspace.vn
Mã số thuế: 0101993040
Vốn điều lệ: 4 500 000 000 vnđ (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng)
Mệnh giá cổ phần: 100 000 vnđ
Tổng số cổ phần: 45 000
Thành lập ngày: 30/6/2006
Giám đốc: Ông Nguyễn Duy Bình
1.1.1.1. Tầm nhìn, sứ mệnh và lĩnh vực hoạt động
Tầm nhìn công ty: “Nhà cung cấp giày dép trẻ em cao cấp số 1 Việt Nam”
Cùng với sự hội nhập mới nhất là Hiệp định đối tác thương mại Xuyên Thái
Bình Dương (TPP), Ban Mai Xanh đang mở rộng tầm vươn rộng ra khu vực
Đông Nam Á , trở thành nhà phân phối độc quyền các thương hiệu giày dép trẻ
em trên trên thị trường khu vực
Slogan:” Không ai hiểu giày dép trẻ em hơn chúng tôi”
Sứ mệnh “Chia sẻ lợi ích, hướng tới thành công”, CTCPTM Ban Mai
Xanh nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ:

4

Đối với thị trường: Cung cấp các sản phẩm có chất lượng với thiết kế tinh
tế, thoải mải, tiện dụng và không gây hại với sức khỏe trẻ em.
Đối với nhân viên: Mang lại sự thịnh vượng cho cán bộ nhân viên trong
sự thịnh vượng chung của toàn công ty.
Đối với xã hội: Đóng góp cho lợi ích chung của cộng đồng thông qua các
hoạt động từ thiện hướng đến các trẻ em kém may mắn, các trẻ em nghèo có
hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, thể hiện tinh trần trách nhiệm chung với cộng
đồng và sự tự hào dân tộc.

Đóng góp cho sự phát triển của ngành thời trang nói riêng, sự phát triển
kinh tế của đất nước nói chung.
Với khao khát trở thành người bạn đồng hành cùng trẻ thơ Việt Nam,
trong những năm qua CTCPTM Ban Mai Xanh đã và đang nỗ lực không ngừng
nghỉ để cung ứng cho khách hàng không chỉ là những sản phẩm thời trang cao
cấp, an toàn, chất lượng mà còn là những giá trị về niềm tin, sự tự hào khi tiêu
dùng sản phẩm Việt Nam mà còn là cơ hội trải nghiệm chất lượng dịch vụ bán
hàng ưu việt nhất hiện nay trên thị trường.
Lĩnh vực hoạt động:
Được thành lập từ ngày 30 tháng 06 năm 2006, Công ty CPTM Ban Mai
Xanh ban đầu là doanh nghiệp nhỏ chuyên nhập khẩu và phân phối các mặt
hàng thời trang trẻ em cao cấp với các thương hiệu mạnh đến từ Anh Quốc và
Malaysia.
Xu hướng tăng dần mức thu nhập là tiền đề quan trọng làm gia tăng
không ngừng nhu cầu mua sắm những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu như giày
dép, quần áo,…. Nắm bắt được xu hướng này, Ban Mai Xanh đã nhanh chóng
mở rộng lĩnh vực hoạt động từ việc chỉ tập trung phân phối, nhượng quyền sang
đầu tư thêm mảng bán lẻ với các showroom bán hàng trực tiếp tại các trung tâm
thương mại lớn và các tuyến phố chính. Các điểm bán hàng mang thương hiệu
Crown Space lần lượt được ra đời. Sự nhanh nhạy trong kinh doanh đã đem lại
thành công lớn cho Ban Mai Xanh. Tính từ cuối năm 2012 đến hết tháng
07/2015, Công ty CPTM Ban Mai Xanh là chủ sở hữu hệ thống bán lẻ 11 điểm
bán hàng tại 3 thành phố lớn nhất cả nước là Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng
5

cùng hàng chục đại lý nhượng quyền mang thương hiệu CrownSpace trải dài
trên khắp cả nước với doanh thu hàng tháng đạt từ 3 – 5 tỷ đồng.
Các sản phẩm chính của Ban Mai Xanh phân phối, bán lẻ thuộc các dòng
sản phẩm là giày dép trẻ em nhập khẩu ( Phụ lục 1: Các dòng sản phẩm chính

của CTCPTM Ban Mai Xanh)
Hiện nay, Ban Mai Xanh có hệ thống bán lẻ tại Hà Nội và Hồ Chí Minh
gồm 11 cửa hàng tại các trung tâm thương mại lớn và các đại lý tại một số tỉnh
miền trung. (Phụ lục 2 :Sơ đồ Hệ thống của hàng và đại lý chính của
CTCPTM Ban Mai Xanh)
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động
Công ty CPTM Ban Mai Xanh hoạt động dựa trên nguyên tắc tập trung,
Giám đốc Công ty là người toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty,
đồng thời, Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp
pháp trong mọi hoạt động của công ty.
Về các hoạt động chức năng, công ty được tổ chức thành 02 khối là Khối
Kinh doanh và Khối Hành chính – Tài chính, trong đó: Khối Kinh doanh chịu
trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động thương mại mua bán, đem lại
doanh số chính cho công ty với 3 mảng hoạt động chính là đại lý – nhượng
quyền, thương mại điện tử (bán hàng online) và bán lẻ trực tiếp các sản phẩm tại
các cửa hàng chuyên doanh. Khối Hành chính – Tài chính được ví như hậu
phương của khối kinh doanh với 03 mảng hoạt động chính là kế toán – tài chính,
hành chính nhân sự và kho hàng.

6

Ban Giám đốc

Khối Kinh doanh

Khối Hành chính – Tài chính

P. Kinh
doanh

bán lẻ

P. Kinh
doanh
đại lý

P.
Thương
mại điện
tử

P. Kế
toán

P. Hành
chính –
Nhân sự

Kho
hàng

Trưởng
phòng
và các
nhân
viên

Trưởng
phòng
và các

nhân
viên

Trưởng
phòng
và các
nhân
viên

Trưởng
phòng
và các
nhân
viên

Trưởng
phòng
và các
nhân
viên

Thủ kho
và các
nhân
viên

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức CT CPTM Ban Mai Xanh năm 2015
Mỗi phòng ban trong công ty đảm nhận chức năng và quyền hạn riêng
(Phụ luc 3: Bản phân công chức năng, quyền hạn của các phòng ban trong
công ty CPTM Ban Mai Xanh)

1.1.1.3. Quy mô, cơ cấu và chất lượng nhân lực
Bên cạnh sự lớn mạnh về quy mô hệ thống là sự gia tăng không ngừng
của đội ngũ nhân sự cả về số lượng và chất lượng đảm bảo đáp ứng tối đa nhu
cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
Về mặt số lượng, nhìn chung nhân sự công ty được tổ chức gọn nhẹ với
sự chuyên môn công việc khá cao.
Bảng số liệu thống kê số lượng nhân sự Công ty CPTM Ban Mai Xanh
tính đến hết tháng 07/2015:

7

Bảng 1.1: Quy mô, cơ cấu nhân sự theo phòng ban chức năng
CTCPTM Ban Mai Xanh tháng 7/2015
Cơ cấu nhân sự phân chia

Số

Cơ cấu nhân sự phân

Số

theo phòng ban/ chức danh

lượng

chia theo phòng ban/

lượng

công việc
1. Ban Giám đốc
2. Phòng Kinh doanh đại lý

(người)
02

chức danh công việc

(người)

3. Phòng Kế toán

Trưởng phòng

01

Trưởng phòng

01

NV KD phát triển thị trường
4. Phòng Thương mại điện

04

Kế toán viên
5. P. Hành chính Nhân sự

04

Trưởng phòng

01

tử
Trưởng phòng

01

Nhân viên

03

Marketing

01

Tạp vụ (thuê ngoài)

01

Telesale

02

Thiết kế/ Stylist
6. Phòng Kinh doanh bán lẻ

01

Trưởng phòng

1

Thủ kho

01

Quản lý bán lẻ

03

Nhân viên Kho

01

Sale admin

01

Giao vận

01

Cửa hàng trưởng

03

Nhân viên bán hàng (4

48

7. Kho hàng

người/1 gian hàng)
Tổng số nhân sự: 80 người
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự
(Lưu ý: Bảng số liệu trên không bao gồm nhân sự đang làm việc tại các
gian hàng nhượng quyền, các đại lý của Công ty CPTM Ban Mai Xanh trên toàn
quốc).
Về mặt cơ cấu nhân sự, Công ty CPTM Ban Mai Xanh có sự phân hóa rõ
rệt nhân sự theo từng tiêu chí, phản ánh rõ nét đặc thù về lĩnh vực hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời từ năm 2013 đến nay số lượng và chất
lượng nhân sự có sự thay đổi rõ rệt

8

Bảng 1.2: Bảng đánh giá tiêu chí chất lượng nhân sự CTCPTM Ban
Mai Xanh tháng 2013-7/2015
Năm

2013

Tổng số lao
động
Theo độ
tuổi
Trên 40

30- 39
20-29
Theo giới
tính:
Nữ
Nam
Theo trình
độ chuyên
môn:
Lao động
qua đào tạo
Lao động
chưa qua
đào tạo
Theo trình
độ học vấn:
Thạc sĩ
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
THPT

2014

2015

Số lượng
(người)

Tỷ trọng

(%)

Số lượng
(ngươi)

Tỷtrọn
g (%)

Số lượng
(người)

48

100

65

100

80

Tỷ
trọng
(%)
100

02
10
36

4.17
20.83
75

01
09
55

1.67
15
83.33

01
07
72

1.25
8.75
90

35
13

72.92
27.08

50
15

76.92

23.08

67
13

83.75
16.25

43
5

89.58
10.42

61
4

93.85
6.15

79
1

98.75
1.25

1
21
14
7

5

2.08
43.75
29.17
14.58
10.42

1
25
24
11
4

1.54
38.46
36.92
16.92
6.16

03
30
38
08
01

3.75
37.5
47.5
10

1.15

Nhìn vào bảng trên và các sơ đồ cơ cấu theo độ tuổi ( Phụ lục 4); theo
giới tính (Phụ lục 5); theo trình độ chuyên môn (Phụ lục 6); theo trình độ học
vấn (Phụ lục 7), ta dễ nhận thấy, nguồn nhân lực tại CTCPTM Ban Mai xanh
tăng nhanh, liên tục trong giai đoạn từ 2013 – 7/2015 cả về mặt cơ cấu và chất

9

lượng song song với sự mở rộng kinh doanh.
Năm 2013 công ty có tổng 6 cửa hàng với số tổng số nhân sự là 48, năm
2014 công ty tăng lên 65 người, tăng 17 nhân sự (tương ứng 35.42%) so với
2013. Tăng nhân sự là điều thiết yếu khi công ty phát triển thêm 2 cửa hàng tại
Hải Phòng và chú trọng vào mảng TMĐT (Bán hàng online và Marketing thêm
4 nhân sự). Năm 2015, số nhân sự tăng vọt lên 80 nhân sự tăng 66.67 % so với
2013 ( tương ứng 32 người) do công ty mở thêm 03 chi nhánh tại Sài Gòn cùng
với đólà đội ngũ 15 nhân viên và quản lý tại đây hứa hẹn sự mở rộng tại thị
trường miền Nam tiềm năng.
Do đặc thù lĩnh vực hoạt động kinh doanh là thời trang trẻ em nên cơ cấu
nhân sự CTCPTM Ban Mai Xanh có sự chênh lệch rõ rệt giữa cơ cấu lao động
theo giới tính và theo độ tuổi. Cụ thể: số lượng lao động nữ chiếm tỉ lệ áp đảo so
với lao động nam , năm 2015 tỷ lệ nữ 83,75% - 16,25% nam, chênh: 67.5 % ;
lực lượng lao động chủ yếu là lao động trẻ có tuổi đời dưới 40 tuổi (trung bình
chiếm trên 97%), đặc biệt lao động có độ tuổi từ 20 – 29 tuổi trung bình trên
83% trong ba năm 2013-2015
Nguồn lực con người đặc biệt là trí lực chính là yếu tố quan trọng bậc
nhất quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại nền kinh tế tri
thức đang ngày càng phát triển. Nhận thức được điều này, Ban Mai Xanh chú
trọng xây dựng và phát triển đội ngũ nguồn nhân lực theo chiều sâu (đủ về số

lượng và đảm bảo về chất lượng) để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu phát triển
của công ty với tỉ lệ lao động đã qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tăng đều
qua các năm từ 89.58% (2013) đạt 98,75% (2015)
Bên cạnh đó, từ bảng số liệu trên chúng ta cũng có thể thấy được ở Ban
Mai Xanh có sự phân khúc trình độ học vấn khá phù hợp với yêu cầu công việc .
Trong đó, tỷ lệ lao động chưa qua đào tạo giảm đều qua các năm tại,đặc biệt
hiện chỉ có duy nhất 01 nhân sự có trình độ tốt nghiệp trung học phổ thông
(chiếm 1,25%) hiện là nhân viên giao vận; tỉ lệ lao động có trình độ học vấn
trung cấp, cao đẳng chiếm trung bình trên 51% tập trung ở nhóm nhân sự bán
hàng, kho vận; tỉ lệ lao động có trình độ đại học trở lên chiếm trung bình trên 42
10

% tập trung ở nhóm nhân sự quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và nhân viên văn
phòng.
Những yếu tố trên đã đảm bảo cho công ty luôn có một đội ngũ nhân sự
vững mạnh, đủ về số lượng và đúng về chất lượng để có thể hoàn thành mọi kế
hoạch sản xuất, kinh doanh với hiệu quả cao nhất.
1.1.2. Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực tại công ty
1.1.2.1. Công tác Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (KHHNNL)
KHHNNL là một trong những công tác đặc biệt được chú trọng tại Ban
Mai Xanh. Bởi sự ổn định, đảm bảo nguồn nhân lực làm việc tại các bộ phận
hiện tại và tương lai phụ thuộc hoàn toàn vào công tác này. Ngoài việc quản lý
nhân viên bằng công nghệ thông tin, hằng năm, các phòng đều triển khai công
tác rà soát, báo cáo danh sách nguồn nhân lực chuẩn bị nghỉ hưu hay nghỉ trước
thời hạn do tình trạng sức khỏe và triển khai lớp nhân lực kế cận, không để tình
trạng chất lượng công việc bị ảnh hưởng bởi thiếu nhân lực.
Phòng Hành chính nhân sự là đơn vị trực tiếp quản lý cũng như tham
mưu về công tác này cho Ban Giám đốc. Tại Ban Mai Xanh, phòng hành chính
nhân sự soạn thảo Quy trình lập kế hoạch nhân sự rõ ràng và tổ chức đào tạo cho

trưởng các bộ phận thực hiện lập kế hoạch nhân sự năm của phòng vào tháng 12
của năm trước và họp cùng với Ban giám đốc về nhu cầu thực tế trên tổng thể
phát triển tại công ty.
1.1.2.2. Công tác Phân tích công việc
Thành lập từ năm 2006 với hướng kinh doanh đại lý là chủ yếu nên các bộ
phận về kinh doanh đại lý và kho hàng là hai bộ phận quan trọng nhất được sự
chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc. Công tác phân tích công việc vào thời điểm
này hầu như không được thực hiện. Các hoạt động kinh doanh nhận chỉ đạo trực
tiếp từ sếp, không có bản mô tả công việc cho các vị trí.
Bước vào năm 2013 đến nay, hoạt động kinh doanh của công ty có sự
thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức cũng như cơ cấu lao động cùng các vị trí công
việc nên phân tích công việc đã được tiến hành thực hiện cho các vị trí nhưng
chưa đầy đủ.
11

Hiện nay công ty đang trong quá trình thực hiện phân tích công việc của
các vị trí với mục tiêu là xây dựng bản mô tả công việc kết hợp bản tiêu chuẩn
công việc và yêu cầu nhân sự . Công tác phân tích công việc được chú trọng
nhiều hơn tại đây.
1.1.2.3.Công tác tuyển dụng nhân lực
Công tác tuyển dụng là công tác thường xuyên nhất tại các doanh nghiệp
thương mại dịch vụ, nhất là trong ngàng bán lẻ thời trang cao cấp. Năm 2015,
Phòng Hành chính nhân sự đã xây dựng được Quy trình tuyển dụng riêng cho
công ty.
Công tác tuyển dụng được phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận, trong đó
bộ phận kinh doanh bán lẻ là nhiều nhất do biến động nhân sự thường xuyên.
Trưởng phòng kinh doanh thường xuyên phải phối hợp với phòng hành chính
nhân sự để trong quá trình phỏng vấn, đánh giá nhân sự cũng như sắp xếp, kiểm
tra tình hội nhập của nhân viên.

Ngoài ra công ty còn có chính sách khuyến khích nội bộ giời thiệu nhân
sự với mức thưởng 200.000k/ ứng viên vào làm việc/ người giới thiệu.
1.1.2.4.Công tác bố trí, sắp xếp nhân lực và tổ chức lao động
Thực hiện công tác bố trí và tổ chức lao động, phòng hành chính nhân sự
tham mưu cho ban giám đốc các văn bản chấn chỉnh, đôn đốc kỷ luật, kỷ cương
hành chính; kế hoạch bố trí sắp xếp, thuyên chuyển, luân chuyển nhân viên phù
hợp với năng lực cá nhân và nhu cầu của công ty.
Công tác bố trí nhân sự được trao đổi với các bộ phận và nhân viên dân
chủ khi có thay đổi lớn và chủ yếu qua mạng lưới email nội bộ.
Bộ phận kinh doanh bán lẻ và kho hàng là hai bộ phận mà công tác bố trí,
săp xếp nhân sự cần có sự linh hoạt và nhanh chóng phù hợp với các chương
trình sự kiện hay tình huống bất ngờ xảy ra.
Công ty có xây dựng các văn bản hành chính mẫu phục vụ cho quá trình
làm việc của nhân viên và để đồng bộ các văn bản theo quy trình giải quyết công
việc chung đã được đề ra.

12

1.1.2.5.Công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên là một yếu tố then chốt trong
chiến lược quản lý phát triển của mỗi tổ chức. Ở Ban Mai Xanh, đây là công tác
được thực hiện rất đầy đủ và hiệu quả. Ban giám đốc công ty xem đào tạo, phát
triển nhân lực là nhiệm vụ trọng tâm, khẳng định sự cần thiết và tầm quan trọng
của việc đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo nhân viên phù hợp với từng giai
đoạn phát triển nghề nghiệp của nhân viên đồng thời luôn song song cùng các
giai đoạn phát triển của công ty.
Các khóa đào tạo chính tại Ban Mai Xanh hiện nay bao gồm: Đào tạo hội
nhập; Đào tạo kỹ năng bán hàng; Đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý;
Đào tạo thẩm mỹ cho nhân viên. Mục đích cuối cùng của đào tạo là nhân viên

phải thực hiện được tốt công việc với các kỹ năng trong ngành.
1.1.2.6. Đánh giá thực hiện công việc
Theo Quy trình đánh giá thực hiên công việc của công ty, hàng tháng, mỗi
nhan viên đều tiến hành tự đánh giá quá trình làm việc trong tháng. Sau đó, quản
lý trực tiếp đánh giá, nhận xét tiếp vào bản tự đánh giá của nhân viên gửi về.
Quá trình đánh giá được tiến hành công khai, dân chủ, tự do và có sự trao đổi
giữa mỗi cá nhân với quản lý trực tiếp.
Sau khi công tác tổ chức đánh giá ở các phòng ban hoàn thiện, gửi kết quả
về phòng hành chính nhân sự tổng hợp và tổ chức đánh giá toàn công ty. Buổi
đánh giá toàn công ty có sự tham gia của ban giám đốc, trưởng phòng hành
chính nhân sự và trưởng các bộ phận, quản lý bộ phận. Đồng thời Ban Mai xanh
còn áp dụng quy định đánh giá chéo giữa các phòng ban và nhân viên góp ý cấp
quản lý. Ngoài ra, hằng năm, Công ty thực hiện đánh giá năm để khen thưởng
đối với cá nhân có thành tích xuất sắc
1.1.2.7. Công tác thù lao lao động
Là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại,
CTCPTM Ban Mai Xanh thực hiện công tác xây dựng hệ thống thù lao rất chi
tiết và chặt chẽ liên quan chặt chẽ với đánh giá thực hiện công việc đồng thời
đây cũng là công cụ thúc đẩy động lực cho nhân viên làm việc rất hiệu quả.
13

Công ty đảm tiền lương, thưởng, phụ cấp theo đúng chính sách pháp luật
của nhà nước Việt Nam. Đồng thời, Ban Mai Xanh cũng nghiên cứu, xây dựng
hệ thống trả lương theo 3P, chú trọng đến hiệu quả công việc nhằm khuyến
khích năng lực của nhân viên.
Ban Mai Xanh thực hiện chính sách bí mật lương với từng nhân viên.
1.1.2.8. Các chế độ đãi ngộ và cách giải quyết các quan hệ lao động
Công ty có hệ thống đãi ngộ qua lương thưởng theo kết quả công việc là
chủ yếu. Với bộ phận kinh doanh được áp dụng chế độ linh hoạt về thời gian

làm việc, được linh hoạt 30 phút buổi sáng khi đến công ty.Hằng năm công ty
cũng tổ chức đi du lịch cho nhân viên có thời gian làm việc thực tế tại công ty từ
6 tháng trở lên.
Về giải quyết quan hệ lao động, phòng hành chính nhân sự là bộ phận giải
quyết chính tất cả các thắc mắc của nhân viên.
1.1.3. Những ưu điểm và hạn chế về công tác quản trị nhân lực tại CTCPTM
Ban Mai Xanh
1.1.3.1. Ưu điểm
Công tác hoạch định nhân lực CTCPTM Ban Mai Xanh được tiến hành
khá tốt, đảm bảo đủ nguồn nhân lực cho các bộ phận trong hiện tại.
Chế độ trả lương, thưởng theo đúng pháp luật. Đồng thời áp dụng lương
3P thức đẩy nhân viên làm việc hiệu quả.
Các chính sách về đào tạo và phát triển giúp nhân viên có cơ hội được
nâng cao trình độ chuyên môn, củng cố tổ chức.
Đánh giá quá trình làm việc của nhân viên chặt chẽ giúp khắc phục được
nhược điểm, phát huy những ưu điểm, có chí phấn đấu,vươn lên lập thành tích
trong công việc.
Các chế độ đãi ngộ và cách giải quyết các quan hệ lao động giúp giải
quyết được phần nào vướng mắc của nhân viên.
1.1.3.2. Hạn chế
Về công tác Phân tích công việc, công ty chưa có quy trình cũng như mới
đang trong quá trình xây dựng. Trong khi tất cả các công tác khác liên quan như :
14

Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, lương... đều liên quan mật thiết
đến công tác phân tích công việc. Điều này gây ra cho nhân viên vẫn còn nghi ngờ
vì không có tiêu chuẩn quy định rõ ràng.(Những tiêu chuẩn đang áp dụng lấy từ
đâu?!)
Còn bị trùng lặp công việc

Quá trình giải quyết các quan hệ lao động đều do phòng hành chính nhân sự
thực hiện. Ví dụ: Nhân viên hỏi về lương cũng qua phòng hành chính nhân sự. Hay
các thắc mắc về trách nhiệm của các phòng còn chưa rõ, nhân viên phải đi hỏi
nhiều phòng, nhiều lần... Đây là vấn đề cần được khắc phục.
Quá trình đánh giá còn chưa thật sự công minh, vẫn còn thái độ nể nang,
quan điểm bình quân, đánh giá cho qua việc. Và nhất là thiên vị người nhà, con
cháu.
Các chính sách đãi ngộ chưa thực sự chú ý đến vấn đề tinh thần của nhân
viên. Chính sách trả lương 3p theo hiệu quả công việc tuy nhiên nhân viên lại bị
soi xét khắt khe quá mức về thời gian.
1.1.3.4. Những khuyến nghị của bản thân
Quan tâm và ưu tiên hàng dầu cho công tác phân tích công việc; xây dựng
lại bản phân công công việc rõ ràng hơn, nên phân quyền và trách nhiệm cụ thể
cho từng người.
Mở rộng các chính sách đãi ngộ nhằm khích lệ nhân viên làm việc và kích
thích khả năng làm việc sáng tạo;
Nhân viên ở tầm quản lý cấp trung nên có chương trình đào tạo phát triển
kỹ năng quản lý và phát triển bản thân.
1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc
1.2.1. Khái niệm, mục đích và các trường hợp cần phân tích công việc
1.2.1.1. Khái niệm
Phân tích công việc: là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên và các máy móc, phương tiện sử
dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành
15

công việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích
công việc: bản MTCV, YCNS, TCCV.

(Hiểu rõ hơn về khái niệm phân tích công việc có thể xem Phụ lục 8)
1.2.1.2. Mục đích của phân tích công việc
Mục đích chủ yếu của PTCV là cung cấp thông tin về yêu cầu, đặc điểm
công việc cho các hoạt động quản lý khác. Một người quản lý hiểu được những
yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người vào
đúng vị trí làm việc của công ty vào thời điểm hiện tại và trong tương lai dài
hạn.
Mục đích của PTCV là để trả lời các câu hỏi sau đây:
Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ, công việc và trách nhiệm gì?
Khi nào công việc được hoàn tất?
Công việc được thực hiện ở đâu?
Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
Để thực hiện công việc đó cần có những tiêu chuẩn trình độ nào cho nhân
viên?
Những máy móc, thiết bị,công cụ nào được sử dụng?
Những mối quan hệ nào được thực hiện?
1.2.1.3. Các trường hợp cần phân tích công việc
Sau đây là một số trường hợp thực tế doanh nghiệp thường tiến hành
PTCV:
Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp mới được thành lập hoặc thay đổi cơ
cấu tổ chức
Khi mới được thành lập khi đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, ta cần tiến
hành PTCV từng công việc của từng vị trí trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất
của các công việc đó để tiến hành mọi hoạt động khác của tổ chức trong đó công
tác đầu tiên là tuyển dụng nhân lực cho công việc đó
Hoặc khi tổ chức doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức (chia tách, hợp
nhất, sáp nhập) thì biến động về công việc, khối lượng công việc, yêu cầu công
16

việc thay đổi đòi hỏi cần PTCV để định biên lại nhân sự .
Trường hợp thứ hai: Khi doanh nghiệp có các công việc mới:
Khi có công việc mới ta tiến hành PTCV làm rõ bản chất của công việc
đó – đây có thể coi là cơ sở quan trọng để tuyển dụng đúng người cho công việc
mới đó.
Trường hợp thứ ba: Công việc trong doanh nghiệp bị thay đổi do thay đổi
chiến lược sản xuất kinh doanh:
Tổ chức, doanhnghiệp tiến hành rà soát lại tất cả công việc hoặc do ảnh
hưởng của nền khoa học kỹ thuật. Vì vậy cần tiến hành lại PTCV đó cho phù
hợp với tình hình thực tế để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
1.2.2. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
1.2.2.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các
loại thông tin dưới đây:
Thông tin về tình hình thực hiện công việc:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện
công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các
yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn,
trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện
công việc, các thuộc tính cá nhân.
Thông tin về công cụ liên quan trực tiếp đến công việc:
Các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các
máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất
lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc
thực hiện công việc của nhân viên.

Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
17

Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự
cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức
hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
1.2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Tuỳ vào từng đối tương, khả
năng và công việc ta lực phương pháp thu thập thông tin phù hợp:
Quan sát
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu
phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện
công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các
thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong
khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công
việc…
Quan sát thường được áp dụng cho công việc liên quan đến máy móc,
công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động thể hiện ra bên ngoài, lặp đi
lặp lại và dễ dàng quan sát được.
Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ,
phong phú, sát với thực tế công việc. Nhưng nhược điểm là tốn thời gian, thông
tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và
người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được
quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc.
Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp chuyên viên PTCV tiến hành hỏi trực tiếp từng
người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng
vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra.
Chuyên viên PTCV chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng

vấn.
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao
động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà
hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng
18

tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất…
Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác
nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về
công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn).
Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ
phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn.
Phiếu điều tra
Theo phương pháp này, bản câu hỏi được chuyên viên PTCV thiết kế sẵn
gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có
trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn.
Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo
phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời
gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người
lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có
thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý
trên phần mềm máy tính.
Nhưng việc thiết kế bản câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí. Một
bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích
công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu
thập được bị hạn chế, không sâu sắc. Có những trưòng hợp người lao động điền
không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn
đến thông tin thu được có độ chính xác không cao.

Nhật ký công việc
Nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại
những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với
những mục đã được thiết kế sẵn.
Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực
tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhưng độ chính xác của
thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi
19

chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán.
Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận
về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am
hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực
tiếp các bộ phận, phòng, ban…
Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông
tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục
đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.
1.2.3. Nội dung và quy trình phân tích công việc

GIAI ĐOẠN 3: THU THẬP DỮ
LIỆU VÀ PTCV:
Thu thập dữ liệu công việc
Phân tích thông tin
Báo cáo kết quả cho tổ chức
Định kỳ kiểm tra thông tin PTCV

GIAI ĐOẠN 2:
CHUẨN BỊ PTCV:

Xác định loại thông tin
Xác định nguồn thông tin
Lực chọn phương pháp cụ thể của
PTCV

GIAI ĐOẠN 1:
XÁC ĐỊNH PHẠM VI PTCV
Xác định mục đích
Xác định công việc cần phân tích
Xác định người thực hiện công
việc

GIAI ĐOẠN 4: ĐÁNH GIÁ GIÁ
TRỊ CHUNG CỦA PTCV
Đánh giá kết quả dựa trên tiêu chuẩn
về lợi ích, chi phí và tính hợp pháp

Sơ đồ 1.4 : Quy trình thực hiện phân tích công việc
Giai đoạn 1: Xác định phạm vi phân tích công việc: trong đó cần xác
định ba điểm chính: Mục đích của phân tích công việc; Xác định những công
việc cần phân tích; Ai tiến hành phân tích công việc
Cần xác định mục đích PTCV vì đây chính là kim chỉ nam xuyên suốt quá
trình PTCV – quyết định đến thông tin về công việc cần phân tích, phương pháp
thu thập thông tin. Thêm vào đó, các công việc nên được phân tích khi rơi vào
các trương hợp như đã được làm rõ ở mục “1.2.1.3. Các trường hợp cần phân
20

Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị nhân lực: Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty CPTM ban mai xanh

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về